Una guida completa alla trasformazione digitale della contabilità fornitori

Una guida completa alla trasformazione digitale della contabilità fornitori

Timestamp: 15 novembre 2023 2:10 AM
Una guida completa alla trasformazione digitale nella contabilità fornitori PlatoBlockchain Data Intelligence. Ricerca verticale. Ai.

I processi di contabilità fornitori (AP) sono una funzione importante per ogni azienda, poiché supervisionano i pagamenti in uscita a fornitori e venditori. Tradizionalmente affrontata attraverso processi manuali, la trasformazione digitale è ora in prima linea nell’AP, con tecnologie come l’intelligenza artificiale e il machine learning che rivoluzionano il modo in cui le aziende gestiscono le proprie finanze. 

In un’era in cui la trasformazione digitale sta rimodellando ogni aspetto delle operazioni aziendali, anche il ruolo dei conti fornitori (AP) sta subendo un’evoluzione significativa. L'automazione AP mondiale mercato si prevede che crescerà da 2.6 miliardi di dollari nel 2021 a 7.5 miliardi di dollari entro il 2030 con un CAGR del 12.5%.​​

Questa trasformazione non è solo una tendenza; è un indicatore per le aziende che mirano a rimanere competitive, ridurre i costi e migliorare l'efficienza operativa che la soluzione risiede nell'automazione e nella trasformazione degli AP. In questo articolo, approfondiamo le sfumature della trasformazione AP e come si tratti di una mossa strategica nelle operazioni finanziarie che aiuta le aziende a rimanere competitive in un panorama economico in continua evoluzione.

Che cos'è la trasformazione digitale nella contabilità fornitori?

La trasformazione digitale in AP è l'integrazione di tecnologie avanzate come l'apprendimento automatico (ML), l'intelligenza artificiale (AI) e l'automazione dei processi robotici (RPA) nel processo per lo streaming e l'automazione dei processi di back-office. Questa trasformazione elimina la dipendenza dai flussi di lavoro manuali, migliorando significativamente l’efficienza e riducendo il rischio di frodi ed errori. Man mano che sempre più CFO e team di gestione finanziaria adottano la trasformazione digitale AP, scoprono che i loro sistemi diventano più intelligenti, risparmiando tempo e denaro e migliorando al contempo i controlli finanziari e la conformità alle normative globali. 

​Importanza della trasformazione digitale nella contabilità fornitori

L’importanza della trasformazione digitale nella contabilità fornitori (AP) trascende la semplice adozione della tecnologia. Rappresenta un cambiamento fondamentale nel modo in cui le aziende gestiscono le proprie operazioni finanziarie. In un’era caratterizzata da rapidi progressi tecnologici, la digitalizzazione dei processi AP è essenziale affinché le organizzazioni possano rimanere al passo con questi cambiamenti e rimanere competitive. 

I metodi manuali tradizionali per l'elaborazione AP non solo richiedono molto tempo, ma sono anche soggetti a errori e inefficienze. La digitalizzazione in AP non solo semplifica i flussi di lavoro, ma migliora anche la visibilità del processo all’interno dell’organizzazione. Consente un maggiore controllo sulle transazioni finanziarie, portando a un processo decisionale più informato. 

Ciò è fondamentale in un panorama imprenditoriale caratterizzato da una crescente inflazione e da una carenza di forza lavoro, fattori che sono stati particolarmente evidenziati durante la pandemia di COVID-19. La pandemia ha sottolineato la necessità di flessibilità e adattabilità nelle operazioni aziendali, e i dipartimenti AP digitalmente avanzati sono in grado di navigare negli ambienti moderni di lavoro a distanza e di effettuare transizioni più agevolmente.

È importante sottolineare che i sistemi AP digitali consentono alle aziende di sfruttare la potenza dell’analisi dei dati, fornendo informazioni critiche sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle opportunità di risparmio sui costi. Questo livello di analisi è impossibile con i metodi AP tradizionali, sottolineando il valore strategico della trasformazione digitale in questo campo. In sostanza, la digitalizzazione dell’AP non è solo un aggiornamento tecnologico ma un investimento strategico che consente alle aziende di essere più agili, resilienti e finanziariamente astute in un panorama economico in continua evoluzione.

Vantaggi dell'automazione AP

Adottando moderni strumenti di automazione AP, le organizzazioni si posizionano per tenere il passo con la digitalizzazione e migliorare continuamente il proprio funzionamento nel tempo, indipendentemente da dove si trovano attualmente nel percorso di digitalizzazione e AP.

  1. Efficienza e precisione migliorate: L'automazione AP riduce l'immissione manuale dei dati, minimizzando gli errori umani e riducendo così il tempo impiegato nell'immissione e nel controllo degli errori delle informazioni. Ciò porta a una gestione dei dati più accurata e a un’elaborazione efficiente delle fatture.
  2. Risparmio di tempo e costi: Automatizzando l'acquisizione delle fatture e i pagamenti digitali, le organizzazioni risparmiano tempo e risorse significativi. Questa efficienza si estende anche alla gestione di maggiori volumi di fatture senza necessità di personale aggiuntivo. L’organizzazione ha così liberato risorse per affrontare compiti a maggior valore aggiunto.
  3. Scalabilità migliorata: Man mano che un'azienda cresce, aumentano il volume delle fatture e la complessità delle transazioni finanziarie. L'automazione degli AP consente alle aziende di adattare le proprie operazioni senza problemi. Grazie alla capacità di gestire un numero maggiore di fatture in modo efficiente, le aziende possono crescere senza aumentare proporzionalmente il personale AP, mantenendo così un'attività snella ed efficiente.
  4. Gestione ottimizzata del flusso di cassa: L'automazione degli AP offre un maggiore controllo sui tempi e sui metodi di pagamento. Pianificando strategicamente i pagamenti, le aziende possono gestire meglio il proprio flusso di cassa. Anche l’uso di metodi di pagamento elettronici come le carte virtuali e la pianificazione automatizzata dei pagamenti aiuta a evitare ritardi nei pagamenti. Ciò consente alle aziende di usufruire di sconti per pagamenti anticipati, ottimizzando la salute finanziaria complessiva dell’azienda.
  5. Miglioramento delle relazioni con i fornitori: I processi AP automatizzati portano a pagamenti più tempestivi e accurati, migliorando la fiducia e la soddisfazione dei fornitori. Grazie a funzionalità come la fatturazione elettronica e processi di pagamento semplificati, i fornitori riscontrano meno ritardi ed errori, rafforzando il rapporto azienda-fornitore. Il software AP consente alle aziende di memorizzare le preferenze e le valute dei fornitori, garantendo che il processo di pagamento sia fluido ed equo.
  6. Maggiore visibilità e controllo: L'automazione AP fornisce visibilità in tempo reale sul processo AP, dalla ricezione della fattura al pagamento. Questa trasparenza consente un migliore monitoraggio, controllo e pianificazione finanziaria. I manager possono monitorare i processi AP in modo più efficace, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni basate sui dati.
  7. Prevenzione e conformità alle frodi: I sistemi automatizzati sono attrezzati per identificare discrepanze come fatture duplicate o modelli di pagamento insoliti, migliorando la prevenzione delle frodi. Inoltre, questi sistemi aiutano a mantenere la conformità con varie normative finanziarie garantendo una tenuta dei registri accurata e tempestiva.
  8. Analisi e reportistica dei dati: gli strumenti di automazione AP spesso sono dotati di funzionalità di analisi avanzate. Possono generare report e parametri preziosi, offrendo approfondimenti sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle potenziali aree di risparmio sui costi. Questi dati sono cruciali per la pianificazione finanziaria strategica e il processo decisionale.
  9. Benefici ambientali: Il passaggio dai processi cartacei alle soluzioni digitali contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità di un’organizzazione. Questa riduzione dell'utilizzo della carta non solo aiuta l'ambiente, ma riduce anche i costi di archiviazione e gestione associati ai documenti fisici.

In sintesi, l’automazione degli AP trasforma il processo di contabilità fornitori in una funzione più efficiente, conveniente e strategica, cruciale per le aziende che mirano a prosperare nell’ambiente economico competitivo e frenetico di oggi.

Quali funzioni AP possono essere automatizzate?

La trasformazione digitale all’interno del processo AP può e deve avere molteplici sfaccettature. Ecco alcune delle numerose funzioni che possono essere automatizzate:

  1. Onboarding dei fornitori e conformità fiscale: L'automazione semplifica il processo di onboarding dei fornitori, garantendo che tutti i dati necessari, comprese le informazioni fiscali, siano raccolti e gestiti accuratamente. Ciò include controlli automatizzati per la conformità fiscale e altri requisiti normativi.
  2. Acquisizione dati fatture fornitore: L'automazione AP utilizza tecnologie come l'OCR per acquisire e classificare automaticamente i dati dalle fatture dei fornitori, riducendo in modo significativo l'inserimento manuale.
  3. Elaborazione fattura: Ciò include l'automazione dell'intero flusso di lavoro dell'elaborazione delle fatture dalla ricezione alla registrazione. L'automazione garantisce che le fatture vengano elaborate in modo efficiente, seguendo regole preimpostate per approvazioni ed eccezioni.
  4. Processi di corrispondenza: L'automazione aiuta nell'abbinamento bidirezionale e tridirezionale confrontando le fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute di consegna, garantendo il monitoraggio e l'accuratezza dei pagamenti e prevenendo anche pagamenti in eccesso.
  5. Approvazione fattura: I flussi di lavoro automatizzati indirizzano le fatture al personale appropriato per l'approvazione, in base a regole predefinite, garantendo un'elaborazione tempestiva ed efficiente delle fatture.
  6. Gestione delle spese: L'automazione aiuta a classificare e tenere traccia delle spese rispetto ai budget, migliorando la visibilità e la gestione delle spese.
  7. Pagamenti globali: Le soluzioni di automazione AP facilitano pagamenti globali senza soluzione di continuità, gestendo diverse valute e rispettando le normative sui pagamenti internazionali.
  8. Riconciliazione dei pagamenti: I sistemi automatizzati riconciliano i pagamenti con gli estratti conto bancari, garantendo che tutte le transazioni siano accuratamente registrate e contabilizzate.
  9. Monitoraggio dello stato del pagamento delle fatture: I sistemi AP tengono traccia dello stato di ogni pagamento di fattura, fornendo visibilità in tempo reale nel processo AP.
  10. Generazione di metriche e tendenze KPI: Gli strumenti di automazione forniscono funzionalità di analisi e reporting, generando approfondimenti sulle prestazioni degli AP, sulla gestione dei fornitori e sulla pianificazione finanziaria.

Passaggi della contabilità fornitori che possono essere automatizzati

Come per le funzioni del processo AP, anche i singoli passaggi del processo AP possono essere automatizzati. Ecco come:

  1. Ricezione, acquisizione e codifica delle fatture: Gli strumenti di automazione acquisiscono e classificano i dati delle fatture al momento della ricezione, riducendo la gestione manuale e il rischio di errori.
  2. Abbinamento dell'ordine di acquisto (PO).: I sistemi AP intermedi automatizzano l'abbinamento delle fatture ai corrispondenti PO, garantendo che i pagamenti vengano effettuati a fronte di acquisti verificati.
  3. Corrispondenza a tre vie: Ciò comporta la corrispondenza di fatture, ordini d'acquisto e ricevute di consegna per confermare che gli ordini sono stati evasi correttamente prima che venga effettuato il pagamento.
  4. Facilitare la comunicazione: I sistemi avanzati colmano il divario tra il team AP e gli altri dipartimenti, consentendo l'elaborazione collaborativa delle fatture e il processo decisionale.
  5. Automazione end-to-end: I sistemi AP più sofisticati offrono un'automazione completa, gestendo ogni fase dall'acquisizione delle fatture all'elaborazione dei pagamenti. Forniscono flessibilità nei metodi di pagamento e semplificano la riconciliazione, rendendo l'intero processo AP efficiente e facile da usare.

Conclusione

La trasformazione della contabilità fornitori attraverso l'automazione non è solo una tendenza, ma un cambiamento fondamentale nella gestione finanziaria per le aziende che vogliono rimanere competitive in un panorama lavorativo in continua evoluzione. Adottando l'automazione AP, le aziende migliorano l'efficienza, l'accuratezza e la scalabilità, ottenendo al contempo risparmi sui costi e migliori relazioni con i fornitori. 

Questo spostamento verso la digitalizzazione nei processi AP fornisce alle organizzazioni la capacità e gli strumenti per affrontare le complessità della finanza moderna, favorendo un migliore processo decisionale, relazioni e pianificazione strategica. Mentre il mondo si muove rapidamente verso un approccio digitale, il ruolo dell’automazione degli AP diventa sempre più importante, posizionando le aziende adattabili per il successo.

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