Qual è la procedura di appalto?

Qual è la procedura di appalto?

Timestamp: 9 dicembre 2023 6:03
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La natura intrinseca della gestione di un'impresa richiede di trasformare anche le azioni quotidiane più banali in strutture basate su processi o sistemi per gestire la conformità, prevenire le frodie fai funzionare la tua nave senza intoppi. A tal fine, anche se sei abituato a strisciare una carta o a consegnare contanti quando devi acquistare beni o servizi a casa, l'ottenimento della stessa nell'ambito di una struttura aziendale trasforma una semplice transazione in il processo di appalto.

 

Ma, sebbene l'acquisizione sia più lunga e richieda più tempo e attenzione rispetto al semplice passaggio di una carta, non deve essere difficile o spiacevole. Se hai esperienza in ruoli simili, particolarmente abile nella gestione di funzioni burocratiche o sfrutta molte delle attuali piattaforme di procurement automatizzato, sei sulla buona strada per diventare un professionista degli appalti.

Ma è necessario prima avere una solida conoscenza di ciò che comporta il processo di appalto, delle procedure di appalto, delle fasi del processo di appalto e delle insidie ​​​​comuni associate all'appalto, nonché delle tecniche per orientarsi al loro interno.

Che cos'è l'approvvigionamento?

L'approvvigionamento è la tecnica formalizzata, codificata e basata su processi per ordinare materiali, beni o servizi per conto della propria azienda. L'approvvigionamento è spesso anche la frase associata a una connessione più profonda con i fornitori, quindi gestire il processo di approvvigionamento dei fornitori interagendo con i fornitori è fondamentale.

In passato, l'approvvigionamento era un processo manuale che richiedeva montagne di documenti e il bene più prezioso sul posto di lavoro: il tempo. Anche gli sviluppi più recenti, come i fogli di calcolo digitali e la posta elettronica, sono troppo lenti per tenere il passo con il ritmo aziendale odierno e possono avere un effetto sostanziale sui profitti se l'approvvigionamento non è ottimizzato.   

Alla fine, a strategia di approvvigionamento di qualità soddisfa le tue esigenze (materiale, merce, servizio, ecc.) con una serie ottimizzata di flussi di lavoro che riducono i costi, vengono eseguiti rapidamente e mantengono ottimi rapporti con i team dei fornitori.

Tipi di appalti

Durante gli appalti specifiche variano ampiamente, l'approvvigionamento della tua azienda rientrerà probabilmente in uno dei tre principali ambiti:

Appalti diretti

Questo è effettivamente ciò che è il tuo conto economico costo delle merci riflette. L'approvvigionamento diretto comprende qualsiasi acquisto di oggetti materiali che contribuiscono direttamente ai ricavi e alle vendite. A seconda del settore, potrebbero trattarsi di materie prime come legname per la produzione o inventario all'ingrosso per la rivendita.

Acquisti indiretti 

Questi elementi rientrerebbero SG&A spese sul conto economico. Includono qualsiasi cosa comprata, acquistata e procurata per uso interno all'azienda. Le voci potrebbero includere il biglietto aereo per una conferenza, nuovi mobili per ufficio o utilità quotidiane come acqua ed elettricità. Sebbene necessari per l'azienda, gli elementi di approvvigionamento indiretto non influiscono direttamente sulle entrate. 

Approvvigionamento di servizi

Il tipo di approvvigionamento finale include tutto ciò che migliora la produttività, l'efficienza o la qualità del lavoro del dipendente o dell'azienda. Questi includono abbonamenti software, servizi di consulenza una tantum o anche collaboratori temporanei per coprire cicli aziendali impegnativi.

Qual è il processo di approvvigionamento?

Il processo di approvvigionamento descrive la procedura operativa standard (SOP) specifica dell'azienda per l'esecuzione dell'approvvigionamento dei fornitori. Codificare un processo formale di approvvigionamento, rispetto allo spargere denaro o al dare a ogni dipendente una carta di addebito, presenta alcuni vantaggi specifici e quantificabili:

  1. Previene frodi, sprechi e abusi.
  2. Aiuta a mantenere una traccia cartacea per la conformità normativa.
  3. Nel corso del tempo, osservare da vicino i processi di approvvigionamento rivela inefficienze o sprechi organizzativi da eliminare, migliorando in definitiva i profitti.

Anche in questo caso, il processo specifico di approvvigionamento dei fornitori varierà in base alla SOP, al ruolo e al settore della vostra azienda. Se hai successo, però, un ottimo processo di approvvigionamento: 

  1. Crea un'intesa condivisa tra la tua azienda e i fornitori, in cui ciascuna parte segue le regole e i sistemi reciprocamente concordati.
  2. Dispone di punti di contatto con dipendenti e management appena sufficienti per garantire acquisti di qualità senza sprechi, mantenendo il flusso di lavoro abbastanza snello da essere efficiente e rapido.
  3. Dispone di parametri di archiviazione e archiviazione che organizzano e conservano in modo efficace la documentazione dalle fasi all'interno del processo.

Fasi del processo di procurement: come funziona?

Poiché ci assicuriamo che il nostro processo di approvvigionamento mantenga la documentazione dei passaggi coinvolti, dovremo coprire anche quelli. Ricorda: le fasi specifiche dell'approvvigionamento potrebbero variare, ma probabilmente seguiranno un quadro molto simile:

  1. Individuare il bisogno: all'interno dell'azienda, un dipendente o un manager identifica un bisogno e avvia l'approvvigionamento con a requisire.
  2. Richiesta di acquisto: il dipendente che ha avviato il progetto completerà il file Richiesta di acquisto prima di inviarlo lungo la catena per la revisione e l'approvazione.
  3. Sollecitazione: Una volta approvato dall'autorità di approvazione, il team contraente dell'azienda avvia la sollecitazione degli appalti. A seconda di quanto sia complessa la necessità, potresti ritrovarti con a Richiesta di preventivo (RFQ) nel caso di casi di appalto molto semplici e diretti o una richiesta di proposta completa (RFP) se stai procurando un sistema più grande o un servizio complesso.
  4. Valutazione e avvio del contratto: Una volta che il tuo team avrà valutato tutte le proposte e le offerte, lo farai selezionare un fornitore, informa tutti i candidati e inizia l'onboarding del fornitore. Questo è anche il momento in cui i contratti e la documentazione legale vengono completati. La fase termina quando il fornitore riceve e firma la propria Ordine di acquisto (PO).
  5. Ciclo dell'ordine: Quindi, a seconda della SOP della tua azienda, riceverai l'articolo e la fattura prima dell'instradamento flussi di lavoro di approvazione delle fatture e pagando per intero. Questo passaggio varia in complessità in base agli articoli acquistati e alla modalità di gestione dell'azienda è possibile pagare per questi account transazioni.
  6. Gestione della documentazione e dei record: Quindi ti assicurerai che tutti i documenti siano completati correttamente e in ordine prima dell'archiviazione: ti consigliamo però di trovare una piattaforma di archiviazione digitale di qualità piuttosto che conservare decenni di vecchi dati di approvvigionamento nelle scatole delle banche!

Sfide comuni che le aziende devono affrontare durante gli approvvigionamenti

 Come per qualsiasi cosa che coinvolga più di due persone, il procurement pone alcune sfide uniche alla tua azienda, soprattutto se non sei consapevole delle potenziali insidie ​​​​e non pianifichi in modo proattivo di affrontarle.

Relazioni con venditori e fornitori non sincronizzate

Un segno distintivo di una macchina ben oliata nel mondo aziendale sono le relazioni complete e fruttuose con i tuoi fornitori. Ogni punto di contatto che la tua azienda ha con un fornitore (onboarding, gestione delle fatture e altro) rappresenta un'opportunità per migliorare o peggiorare tale rapporto.

In definitiva, la gestione degli approvvigionamenti di qualità contribuisce notevolmente a mantenere elevata la qualità delle relazioni. Dopo la sollecitazione e l'onboarding iniziali, il flusso di lavoro di approvvigionamento potrebbe essere la parte più frequente delle operazioni che il fornitore vede. Vuoi che il tuo fornitore sia entusiasta quando vede un ordine di acquisto filtrare nella sua piattaforma, o preferiresti immaginarlo sospirare frustrato mentre affronta un altro ciclo di approvvigionamento inutilmente complesso e contorto? 

Sebbene la gestione dei fornitori sia semplicemente un buon affare, mantenere alta la qualità dell’approvvigionamento induce anche sconti, una prima possibilità di vendite di valore e una migliore posizione negoziale quando i contratti vengono rinnovati. 

Frode, sprechi e abusi

 Sebbene un processo formale di appalto annulli gran parte delle palesi frodi sul posto di lavoro, la natura umana (e l’errore umano) a volte crea sprechi o spese inutili. Questa è talvolta chiamata anche spesa anticonformista, che è prevalente quando ci sono pochi controlli sui committenti e sui loro articoli ordinati.

La spesa anticonformista è, per sua natura, il risultato di pratiche di approvvigionamento inadeguate. Quando più dipendenti hanno un potere di spesa incontrollato e operano al di fuori di una serie di parametri, possono facilmente iniziare a spendere in eccesso o a spendere voci non correlate alla fornitura di valore all’azienda, anche con le migliori intenzioni. 

Visibilità e tracciamento

Non riusciamo a capire ciò che non misuriamo, ma le aziende che utilizzano processi di approvvigionamento manuali rischiano di perdere l'opportunità di aggregare e valutare i dati per migliorare l'efficienza. Allo stesso modo, meno informazioni hanno i dirigenti e il management, meno sono capaci di governare adeguatamente la nave. 

Allo stesso tempo, processi scarsamente tracciati o appalti a visibilità limitata pongono rischi normativi e di conformità che possono causare molti grattacapi e problemi durante gli audit.

Conclusione

 Anche se gli appalti possono essere difficili, di nuova generazione automazione finanziaria la tecnologia sta rapidamente semplificando anche i flussi di lavoro di approvvigionamento più complessi. Se ti stai rivolgendo all'automazione del procurement o vuoi vedere quali opportunità sono disponibili, ricorda che le ottime piattaforme di procurement:

  1. Centralizza dipendenti, fornitori, stakeholder e management in un unico flusso di lavoro per la massima visibilità.
  2. Consenti l'aggregazione dei dati e l'analisi basata sull'intelligenza artificiale per individuare gli sprechi, generare report e aiutare a guidare il processo decisionale strategico.
  3. Sono sufficientemente personalizzabili da consentirti di adattare il sistema al tuo settore specifico o ai requisiti normativi, pur rimanendo sufficientemente intuitivi da consentire a tutti i dipendenti di apprendere facilmente.
  4. Integrati all'interno del tuo ecosistema e, cosa altrettanto importante, con lo stack dei tuoi fornitori durante l'esecuzione onboarding iniziale del fornitore.
  5. Crea cicli di feedback iterativi per migliorare i flussi di lavoro di approvvigionamento e la situazione finanziaria.

Mentre sì, tu può non dovresti mantenere i flussi di lavoro di procurement in esecuzione manualmente, soprattutto alla luce del rischio connesso e della facilità di adottare nuove piattaforme che rendono le fasi del processo di procurement un gioco da ragazzi.

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