Creare margini: come i pagamenti digitali stanno promuovendo l'efficienza nei viaggi aziendali

Creare margini: come i pagamenti digitali stanno promuovendo l'efficienza nei viaggi aziendali

Timestamp: 24 agosto 2023 11:09
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I viaggi aziendali sono stati bloccati con la forza durante la pandemia, con le società di gestione dei viaggi (TMC) che hanno sospeso le operazioni poiché gli ordini di "lavoro da casa" sono stati emessi dai governi (e dalle aziende) di tutto il mondo. È stata una sfida anche per le TMC di maggior successo e la sopravvivenza è diventata la parola d’ordine. Innovazione e progresso sono diventati secondari, fino ad ora.

Mentre i viaggi aziendali continuano la loro ripresa, i nuovi sfidanti del mercato vedono opportunità per guadagnare terreno sugli operatori tradizionali attraverso servizi e tecnologie a valore aggiunto che li aiutano a competere sui prezzi per acquisire nuovi affari.

Il settore è pronto al decollo, ma si prevede qualche turbolenza

Riaccendere un intero settore non sarebbe mai stato facile dopo una pausa di due anni e anche adesso, la carenza di personale delle compagnie aeree, le restrizioni variabili per il COVID e i timori continui che i piani di viaggio possano essere interrotti in qualsiasi momento incombono sul settore.

Questa incertezza porta alla complessità; e dal punto di vista dei pagamenti, ciò comporta una complessità notevolmente maggiore. I pagamenti dei viaggi aziendali non sono mai stati semplici: le TMC devono gestire pagamenti a più terze parti, spesso con diverse compagnie aeree, treni e taxi, hotel e intermediari di assicurazioni di viaggio; e ciascuno di questi terzi può accettare pagamenti in valute diverse e trattare in lingue straniere. Se aggiungi i clienti che desiderano modificare o cancellare la loro prenotazione, ti ritroverai di fronte a un incubo amministrativo che costa tempo e denaro. L’elaborazione dei pagamenti per i servizi di viaggio può richiedere fino a 90 giorni, presentando notevoli sfide in termini di flusso di cassa, con conseguenti maggiori possibilità di uno storno di addebito se le circostanze cambiano. C’è da meravigliarsi che il 62% delle compagnie di viaggio citi i pagamenti B2B come un punto critico significativo?

Allo stesso tempo, le banche acquirenti, cercando di proteggere i propri beni, continuano a mettere in guardia sui pagamenti di viaggio. L’approccio tradizionale che prevede l’utilizzo di una carta di credito per prenotare i viaggi ha portato a un numero senza precedenti di richieste di chargeback durante la pandemia. Di conseguenza, in alcuni casi le banche acquirenti hanno sospeso l’onboarding di nuove TMC; semplicemente non possono più sopportare le perdite. In altri casi, le banche chiedono di trattenere i depositi o di ritardare il regolamento, per proteggere i propri asset. Per le PMI nel settore dei viaggi, ciò non fa altro che aumentare i seri problemi di flusso di cassa.

Le avversità generano innovazione: la prima tappa è la sicurezza

Questa corsa al contante significa che i pagamenti sono un elemento chiave di differenziazione per il successo aziendale. È più importante che mai che le TMC vengano pagate in tempo e che si creino efficienze nei processi di contabilità clienti (AR) che alleggeriscano i costi quotidiani di gestione di un'impresa. Accettare carte commerciali – una carta di credito emessa dai datori di lavoro attraverso la quale i dipendenti effettuano acquisti aziendali – è un modo per raggiungere questo obiettivo, poiché consente ai clienti aziendali di pagare rapidamente, accedendo al tempo stesso a una linea di credito anticipata per proteggere i propri flussi di cassa.

In molti modi, la pandemia ha fatto sì che i viaggi entrassero in uno stato di “inerzia attiva”. Nuovi operatori sono arrivati ​​sul mercato con pratiche modernizzate e hanno iniziato in condizioni di parità con gli operatori storici. Un approccio incentrato sulla tecnologia ha portato a margini migliori, dando loro la capacità di offrire prezzi competitivi ai clienti.

Ciò si ottiene in parte riducendo i lunghi processi AP. Le TMC che possono accettare carte commerciali attraverso un gateway basato su cloud, gestito da un processore di pagamenti, non hanno più bisogno di impegnare risorse per chiamare e inviare e-mail ai clienti per eseguire i pagamenti e registrare manualmente le fatture.

Un'altra tecnologia dirompente in questo settore è il cosiddetto servizio di collegamento di pagamento. È qui che una TMC invia in pochi secondi un collegamento a un cliente (tramite e-mail, SMS o fattura elettronica) che lo porta poi a una pagina di pagamento ospitata. Richiede meno tempo rispetto all'ordine per corrispondenza/telefono (MOTO) ed è anche più sicuro, poiché TMC non ha mai bisogno di vedere o gestire i dati della carta di un cliente. Ciò aiuta a ridurre l'onere di conformità alla sicurezza (PCI-DSS) su una TMC, che può avere l'ulteriore vantaggio di ridurre i costi del servizio commerciale e, di conseguenza, il costo di accettazione della carta. È anche estremamente conveniente per i clienti. Il PCI è particolarmente importante nei viaggi poiché la International Air Transport Association (IATA) spesso richiede alle agenzie di viaggio certificate di seguire attentamente il regolamento.

Le transazioni online ospitate in modo sicuro su un gateway di pagamento sono considerate dalle autorità di regolamentazione più sicure rispetto ai metodi tradizionali, poiché devono essere conformi alla SCA (Strong Customer Authentication) in Europa, come parte della Seconda Direttiva sui servizi di pagamento (PSD2). Ciò può essere ottenuto sfruttando funzionalità di sicurezza come EMV® 3-D Secure, che consente ai clienti di autenticarsi senza problemi con l’emittente della carta quando effettuano acquisti online.

Per i clienti abituali, il processore di pagamento di terze parti può archiviare in modo sicuro i dettagli della carta per evitare passaggi di immissione dati ripetuti e non necessari. Il risultato? Un processo molto più semplice, veloce e semplice per i clienti, riducendo le barriere agli acquisti successivi.

I dati sono l’elemento di differenziazione

Con le aziende che rientrano (con cautela) nel mondo dei viaggi aziendali, più informazioni può offrire una TMC, più i clienti saranno rassicurati. E i pagamenti non sono diversi. I dati di viaggio migliorati che possono essere trasmessi tra i fornitori durante un viaggio – ad esempio tra prenotazioni di taxi, viaggi in treno e compagnie aeree – non solo aiutano ad allineare la logistica, ma possono aiutare l’acquirente a conciliare le spese di viaggio.

Maggiori informazioni e dati sono fondamentali affinché le aziende sappiano esattamente quanto viene speso per i viaggi, quando e dove. Ciò aiuta con le tasse, poiché in alcuni casi le entrate sono evidenti, ma anche con il budget. Pagamenti più rapidi consentono una visione più accurata del flusso di cassa e, poiché le aziende cercano di riorganizzare i viaggi in uscite annuali, coloro che sono ben informati sulla spesa possono fare piani migliori a lungo termine per i budget di viaggio. Il reporting automatizzato può alimentare il processo di approvazione interno di un'azienda per garantire che gli acquisti di viaggi vengano approvati rapidamente.

La modernizzazione non si limita solo ai viaggi a lunga distanza; Si prevede che anche le compagnie ferroviarie e di taxi accettino pagamenti con carta e stiano anche raccogliendo i frutti e le opportunità di buoni dati, aggiungendo valore ai clienti offrendo ricevute digitali istantanee che possono essere più facili da condividere con il loro dipartimento finanziario. Per competere con Uber, i taxi in particolare devono essere in grado di accettare carte e offrire valore aggiunto come un’app user-friendly.

Il viaggio B2B è molto lontano dalla sua destinazione finale, ma potrebbe arrivare in un posto migliore di prima

Come in molti settori, la pandemia ha portato a uno spostamento verso i pagamenti basati sul cloud. Per garantire la corretta configurazione e gestione di tali servizi, le API sono venute alla ribalta. Le API (interfacce di programmazione delle applicazioni) rappresentano un modo per due interfacce di scambiare informazioni e quindi sono fondamentali per lo sviluppo e la funzionalità dei servizi di pagamento digitale. Nei viaggi d'affari, tali integrazioni possono aiutare i commercianti a scegliere il modo in cui desiderano accettare i pagamenti. Ancora più importante, queste piattaforme danno anche il controllo all’acquirente, superando sia i problemi di sicurezza che quelli di flusso di cassa grazie a una linea di credito anticipata, rafforzando e mantenendo buoni rapporti commerciali.

Mentre il settore dei viaggi potrebbe essersi fermato durante il lockdown, l’innovazione dei pagamenti digitali ha subito un’accelerazione per necessità. Gli acquisti online sono la norma. I precedenti timori relativi ai lunghi tempi di sviluppo sono ora alleviati dalle rapide integrazioni API. I processori esperti possono configurare il gateway di accettazione dei pagamenti di TMC nel giro di poche ore, con un'interruzione minima o nulla dell'attività. Il ritmo dei pagamenti dei viaggi d’affari ora corrisponde al ritmo delle nostre vite digitali altrove.

Forse stiamo tornando al “business as usual”, ma è evidentemente una “nuova normalità”. Le TMC di successo del futuro saranno quelle che agiranno più velocemente, utilizzando processi moderni per creare efficienze interne che creino i margini necessari per offrire ai clienti le migliori offerte e garantire il rilancio dei profitti.

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