Modello di flusso di lavoro Contabilità clienti

Mantieni un flusso di cassa sano con promemoria di pagamento tempestivi, riscossione dei pagamenti semplificata e registri finanziari aggiornati con il modello di flusso di lavoro Contabilità clienti di Nanonets.

Informazioni sul modello di flusso di lavoro Contabilità clienti

Aggiorni i tuoi registri finanziari ogni volta che effettui una vendita a credito? Disponi di un processo semplificato per acquisire tutti i tuoi crediti in una volta sola?

In caso contrario, è ora di cambiarlo. Automatizza, migliora la visibilità ed elimina gli errori nel processo di contabilità clienti utilizzando un modello di flusso di lavoro automatizzato per la contabilità clienti in pochi minuti. Velocizza la contabilità clienti con fatturazione periodica e solleciti tempestivi. Ottieni rapporti AR in tempo reale con uno scambio di dati continuo con il tuo software di contabilità. Sapere sempre dove sono i tuoi flussi di cassa con il modello di flusso di lavoro Nanonets AR.

Passaggi nel modello di flusso di lavoro Contabilità clienti Nanonets

Per utilizzare il modello di flusso di lavoro dei conti clienti di Nanonets, log in al tuo account Nanonets o crea un account gratis se non l'hai già fatto.

fatturazione

Crea e invia automaticamente fatture una volta che un cliente acquista utilizzando integrazioni di terze parti. Utilizza i flussi di lavoro per determinare se l'acquisto è ricorrente, una tantum, meritevole di credito o rischioso.

Processo di pagamento

Applica gli oneri finanziari, le tasse o gli sconti sui pagamenti anticipati necessari in base ai tuoi criteri. Invia la fattura o l'estratto conto dell'addebito finanziario al cliente con tutti i dettagli.

Aggiorna i record finanziari

Sincronizza i dettagli di pagamento con il tuo software di contabilità come Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite e altri utilizzando integrazioni perfette.

Vantaggi dell'utilizzo del modello di flusso di lavoro della contabilità clienti di Nanonets

I crediti in sospeso possono avere effetti a catena sui flussi di cassa. Gestisci i tuoi crediti, monitora il tuo flusso di cassa e velocizza i tuoi pagamenti con Nanonets. Con il modello di flusso di lavoro dei conti clienti di Nanonets, puoi farlo

Ridurre al minimo l'errore umano

Sincronizza automaticamente i dati con il tuo software di contabilità con integrazioni perfette. Riduci a 0 gli errori di immissione manuale dei dati.

Flussi di lavoro automatizzati

Imposta flussi di lavoro automatizzati con pochi clic. Utilizza i modelli di flusso di lavoro, personalizza i tuoi flussi di lavoro o lascia che il nostro team li configuri per te.

Collo di bottiglia di contanti individuati

Ottieni una visione completa dei flussi di cassa con dati in tempo reale sul tuo software di contabilità senza fogli di calcolo o documenti.

Promemoria automatici

Velocizza i pagamenti, le approvazioni e la rendicontazione finanziaria con promemoria automatici per le parti interessate.

Integra, automatizza e ricevi pagamenti puntuali, sempre

Automatizza ogni fase del ciclo dalla fattura all'incasso con flussi di lavoro intelligenti. Nanonets si integra con tutti i principali software di contabilità per rimanere al passo con la contabilità clienti con monitoraggio approfondito, promemoria automatici e visibilità completa.

Accelera i tuoi flussi di cassa con i flussi di lavoro AR oggi!

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Mettiti in contatto con i nostri esperti di automazione, o prova a creare tu stesso un flusso di lavoro per la contabilità clienti.

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Che cos'è la contabilità clienti?

AR, noto anche come Contabilità clienti, è il denaro che l'azienda riceve dai suoi clienti dopo i loro servizi. Per una facile comprensione, prendiamo un esempio dalla vita reale. Immagina di aver preso in prestito denaro dal tuo collega per pagare l'ordine perché allora non avevi soldi. Questo potrebbe essere chiamato Contabilità clienti, poiché lo ripagherai più tardi. Ora tornando al lavoro, il conto clienti è il credito concesso dall'azienda, che può variare da pochi giorni a persino un anno, ed è il "pagherò".

Dopo aver effettuato lo stesso o fornito i servizi, se la società non ha ancora ricevuto il denaro dal cliente, si parla di crediti della società. Molte aziende offrono questo servizio per la comodità dei clienti di pagarli in seguito. Ad esempio, un produttore di stoviglie consegna le posate al negozio al dettaglio. Dopo aver fatturato al negozio le cose, il pagamento viene registrato direttamente nella contabilità clienti. E quando il negozio al dettaglio riceve gli articoli, li pagherà.

I processi AR possono essere complicati se gestiti manualmente, quindi un'azienda dovrebbe disporre di un processo AR automatico. Aiuta l'azienda a gestire il flusso di reddito in modo efficiente e consente all'azienda di crescere. Inoltre, i pagamenti ricevuti e quelli rimasti sono chiaramente indicati nel conto, quindi diventerà facile per i dipendenti tenere traccia dell'importo.

Qual è il processo di contabilità clienti?

La maggior parte delle aziende ha il proprio processo di contabilità clienti. Questo li aiuta a gestire e monitorare facilmente il pagamento. Pertanto, la creazione e l'utilizzo di una soluzione di contabilità automatica per gestire e tenere traccia del processo di contabilità clienti consente all'azienda di mantenere le transazioni senza intoppi. Le fasi del processo di gestione dei crediti sono le seguenti:

Stabilire pratiche di credito

La creazione di una procedura di richiesta di credito in azienda è il primo passo nel processo di contabilità clienti. Sulla base della reputazione di qualsiasi organizzazione o singolo cliente, l'azienda deciderà se fornire i propri beni a credito. Inoltre, l'azienda deve stabilire i termini e le condizioni per l'offerta del credito in base alle esigenze e alle esigenze dei clienti. Il documento indica chiaramente i tassi di interesse e le condizioni di credito in dettaglio in modo che non si verifichino discrepanze.

La cosa successiva nel processo di credito include il periodo per il quale un'organizzazione presta credito al cliente. Le grandi aziende possono prestare credito per periodi più lunghi, mentre le piccole aziende hanno bisogno di più liquidità.

Fatturazione Clienti

Il passaggio successivo nel processo di contabilità clienti include l'invio di una fattura ai clienti. Una fattura è un documento che indica i dettagli del prodotto, i costi, la data di pagamento e altri dettagli bancari. Potrebbe essere inviato immediatamente dopo l'invio della merce in modo che il pagamento possa essere effettuato il prima possibile.

Monitoraggio della contabilità clienti

Un addetto alla contabilità clienti tiene traccia del pagamento dell'ordine. Il ruolo di un funzionario AR è controllare l'importo depositato sul conto bancario, inserire i dati nel sistema AR e assegnarlo a una fattura. Inoltre, deve riconciliare la contabilità clienti per garantire che tutti i pagamenti siano registrati correttamente e deve emettere rendiconti mensili ai clienti.

C'è una differenza tra il processo di tracciamento per organizzazioni grandi e piccole. Le grandi organizzazioni assumono un team di funzionari AR che utilizzano un sistema software di tracciamento avanzato. Ciò riduce il tempo e lo sforzo e fornisce risultati accurati. D'altra parte, le piccole organizzazioni di solito necessitano di un sistema avanzato, quindi eseguono il processo di tracciamento manualmente. Questo può essere eseguito da un contabile professionista o da un team di loro.

Contabilità dei crediti

Il passaggio successivo prevede che l'addetto alle riscossioni fissi la data di scadenza del pagamento. Quindi devono tenere un diario per registrare gli ordini dopo aver organizzato i dati per i debiti non pagati. Questo processo viene utilizzato per contabilizzare il debito non pagato e identificare gli sconti per pagamenti anticipati.

Perché la contabilità clienti è così importante?

La procedura standard di restituzione del denaro è solo un mito. Le persone devono seguire la procedura ideale, motivo per cui il processo di contabilità clienti diventa essenziale. Se il pagamento viene ritardato, potrebbe portare alla caduta dell'organizzazione e l'intero sistema di flusso di cassa potrebbe arrestarsi. Inoltre, potrebbe portare a una scarsità di liquidità da investire per ulteriori produzioni e pagamenti agli azionisti. Pertanto, la procedura dei crediti è essenziale per il buon funzionamento di qualsiasi organizzazione. Mostra la quantità di denaro che devi ricevere e la sequenza temporale per mantenere un flusso di cassa sano.

Come automatizzare la contabilità clienti?

Procurement

L'ufficio acquisti compie il primo passo nel processo di automazione. Effettua l'ordine e invia una copia dell'ordine di acquisto al reparto contabilità clienti. Quindi l'organizzazione invia una fattura indicante il pagamento e altri dettagli dopo aver ricevuto l'ordine.

Elaborazione fattura

L'elaborazione delle fatture potrebbe essere eseguita sia manualmente che elettronicamente. Tuttavia, l'elaborazione manuale è una procedura che richiede molto tempo, pertanto si consiglia di optare per l'elaborazione automatica dei dati. Questo aiuta a ridurre gli errori e fornire precisione, che a sua volta aiuta a eseguire l'intero processo senza intoppi.

Approvazione fattura

Analogamente all'elaborazione delle fatture, l'approvazione delle fatture potrebbe essere condotta manualmente ed elettronicamente. Ciò comporta la corrispondenza delle informazioni con l'ordine di acquisto in modo che il pagamento ricevuto corrisponda accuratamente all'ordine. Quindi vengono preparati i documenti sul costo, il tempo di consegna, il numero di volte e altri dettagli essenziali.

Pagamento

Poi arriva il pagamento, che potrebbe essere ricevuto in contanti, e un assegno potrebbe essere elaborato automaticamente. Un responsabile della contabilità clienti deve approvare il pagamento e svolgere tutte le formalità in modo che il pagamento possa essere ricevuto senza problemi.

Gestione concessionari

È necessario verificare con il cliente se deve affrontare qualsiasi problema relativo al pagamento. È compito del reparto contabilità clienti verificare se la fattura è ancora in fase di approvazione o se il pagamento è stato ricevuto.

Aggiornamenti del sistema

Per automatizzare il processo di contabilità clienti, è essenziale mantenere aggiornato il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) installando nuove versioni del software come richiesto dal team per condurre il processo di pagamento senza intoppi.

Segnalazione e analisi

L'ultimo passaggio nel processo di automazione della contabilità clienti è la rendicontazione dei fogli preparati per gli ordini inviati e i pagamenti ricevuti dal reparto AP. Successivamente, analizza le transazioni e controlla le prestazioni del dipartimento in modo che possano apportare modifiche se c'è qualcosa dietro di loro. Ancora una volta, questo aiuta a gestire l'organizzazione senza intoppi.

Suggerimenti per migliorare la contabilità clienti

Mantieni i dettagli dettagliati del consumatore

Supponiamo che un'organizzazione utilizzi l'inserimento manuale dei dati; potrebbe portare a errori che incidono sulla procedura di fatturazione. Pertanto, il sistema automatico di contabilità clienti dovrebbe caricare tutti i dettagli essenziali, in particolare i termini di pagamento e di credito. Il processo AR automatizzato aiuta a mantenere l'accuratezza nel controllare regolarmente il database, informare le scadenze e formare il personale per gestire correttamente i dettagli in modo che il flusso di cassa sia regolare.

Offri incentivi positivi e negativi

Gli incentivi potrebbero fare miracoli per l'intera procedura di flusso di cassa. È lo stesso dell'esempio di vita reale dell'acquisto di beni; quando vengono offerti sconti, le vendite aumentano. Allo stesso modo, gli incentivi positivi e negativi funzionano per rifiutare denaro da aziende e privati. Un esempio di incentivo positivo potrebbe essere l'offerta di cesti regalo se il pagamento viene ricevuto in anticipo. Un esempio di incentivo negativo potrebbe essere quello di penalizzarli con costi aggiuntivi in ​​caso di ritardo nel pagamento. Ciò potrebbe instillare un po' di paura e iniziare a prendere sul serio i pagamenti, il che potrebbe avvantaggiare la tua organizzazione.

Assicurati che le tue politiche di credito siano chiare e concise

Prima di prestare denaro per qualsiasi bene e servizio, assicurati che la tua organizzazione disponga di una solida serie di politiche di credito. Questo è importante affinché il flusso di credito venga mantenuto correttamente. Questo è il dovere del team finanziario e di vendita di stabilire limiti di credito e sanzioni se la data viene prorogata. Il personale dovrebbe anche programmare riunioni per garantire che le politiche soddisfino le mutevoli condizioni economiche.

Rimani in contatto con i tuoi clienti

Molte volte capita che i clienti debbano ricordarsi di pagare l'ordine poiché questo è un comune istinto umano. Oppure, altre volte, possono avere validi motivi per non pagare le bollette in tempo. Qualunque sia la ragione, potrebbe essere risolta con una sana comunicazione. Con l'aiuto del processo di contabilità clienti, questo potrebbe essere risolto. Puoi inviare promemoria, in modo che si ricordino del pagamento o chiamarli direttamente per trovare la soluzione.

Usa tariffe mensili regolari anziché fatture standard

Si consiglia sempre di inviare fatture mensili se l'ordine è enorme o c'è una transazione regolare tra le imprese. A differenza delle fatture irregolari, le fatture mensili sono più produttive per qualsiasi organizzazione. Aiuta l'azienda a regolare il flusso di cassa, migliorando il processo produttivo e aiutando l'azienda a crescere. Inoltre, le fatture mensili consentono ai clienti di pagare con addebito diretto, semplificando l'intera procedura di pagamento.

Semplifica il tuo flusso di lavoro di fatturazione

Per agevolare il processo di contabilità clienti, è essenziale essere privi di errori. Gli errori possono variare da errori di ortografia a dettagli completamente errati. Pertanto si consiglia di utilizzare modelli di fattura che contengano un formato in modo da poter ricordare cosa includere e cosa no. Questo, a sua volta, accelera l'intero processo di contabilità clienti e aiuta nel buon funzionamento di qualsiasi organizzazione.

Offri opzioni di pagamento ai tuoi clienti

Un'organizzazione dovrebbe offrire ai propri clienti opzioni di pagamento per ricevere tempestivamente il denaro. Li mette a proprio agio nell'effettuare pagamenti nella modalità che desiderano prima del denaro tempestivo. Le opzioni di brevetto includono assegni, contanti, carte di debito, carte di credito, addebito diretto e bonifici bancari. Tra queste opzioni, l'addebito diretto è il più efficace in quanto è un pagamento pull anziché un pagamento push. Ciò implica che è pre-approvato e che il cliente non deve procedere per ratificare il pagamento.