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I documenti sono ormai da secoli parte integrante delle imprese. Man mano che le organizzazioni si espandono e i processi aziendali diventano più complessi, le esigenze di documentazione aziendale si sono moltiplicate e si sono rivelate sempre più impegnative. L'intelligenza artificiale e le sue tecnologie avanzate hanno reso possibile l'automazione dei documenti, facilitando i noiosi e ingombranti processi di documentazione manuale e influendo sul modo in cui le aziende gestiscono la documentazione.
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Cos'è l'automazione dei documenti?
L'automazione dei documenti comunemente denominata assemblaggio di documenti implica l'uso di sistemi e tecnologie software per produrre documenti elettronici con una dipendenza umana minima.
Dati e testo estratti da diverse fonti vengono utilizzati come input per la creazione di nuovi documenti. Le regole sono definite sotto forma di modelli predefiniti che possono fungere da guida per la creazione di un documento finale.
L'automazione dei documenti può essere:
Elaborazione dei documenti
Coniato come automazione del processo documentale, comporta l'identificazione, l'estrazione e la convalida di informazioni rilevanti da vari tipi di documenti e la loro trasformazione in dati arricchiti per l'utente finale.
Generazione di documenti
Ciò comporta l'acquisizione di informazioni esistenti o estratte e il loro utilizzo come input per creare documenti che possono essere fatture, contratti, lettere commerciali, proposte e altro ancora.
Importanza dell'automazione dei documenti
L'automazione dei documenti riduce al minimo le attività ripetitive che riducono il tempo e lo sforzo dei dipendenti. La scansione, l'estrazione dei dati, la classificazione e l'archiviazione dei dati dei documenti sono importanti per il funzionamento efficace di qualsiasi azienda. L'automazione dei documenti fa tutto questo e molto altro.
Può eliminare le incoerenze e semplificare l'elaborazione dei documenti utilizzando modelli personalizzati per ridurre il tempo dedicato alla documentazione. Questo aiuta l'organizzazione a stabilire un processo di documentazione che ogni dipendente può semplicemente seguire per rendere produttivo il proprio tempo e fatica.
L'automazione dei documenti è fondamentale per risparmiare tempo e manodopera, ridurre la manutenzione dei file fisici e ridurre il rischio di indisponibilità e imprecisione dei documenti. Oltre a ciò, consente anche un flusso di lavoro fluido tra i reparti e migliora l'organizzazione generale per gestire i processi aziendali in modo efficiente.
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Informazioni sul software di automazione dei documenti
Il software di automazione dei documenti è uno strumento che utilizza tecnologie avanzate per aiutare le aziende a ottenere facilmente l'automazione dei documenti. La sua capacità di integrarsi con altre tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), l'apprendimento automatico (ML), ecc., e la sua capacità di lavorare con i sistemi di gestione dei documenti (DMS) e altri software, lo rende una misura ideale per molte organizzazioni.
A seconda dei tipi di documenti con cui le organizzazioni lavorano, anche i requisiti di automazione possono variare notevolmente. Mentre alcune piccole imprese richiedono un semplice software per gestire documenti come contratti, lettere o proposte, altre aziende come studi legali o società finanziarie potrebbero aver bisogno di soluzioni di automazione che gestiscano un'ampia varietà di documenti, da quelli semplici a documenti complessi che può comportare clausole o calcoli. Possono anche "assemblare" i documenti associati come uno unico per aumentare il valore. Un esempio è l'inclusione di una polizza assicurativa con prestiti o documenti referenziati, reperti, ecc. nei contratti legali.
Sebbene tali software possano essere progettati con una gamma di funzionalità adatte a qualsiasi organizzazione, tutti esercitano l'uso di modelli per facilitare la creazione e la generazione di documenti. I modelli possono contenere dati statici e dinamici che consentono modifiche appropriate al contenuto per rendere i documenti mirati.
Il software di automazione dei documenti aiuta a:
- Crea modelli che possono essere riutilizzati, duplicati e modificati secondo i requisiti dell'organizzazione
- Assembla documenti diversi con dati popolati automaticamente da fonti pertinenti
- Semplifica i flussi di lavoro con un processo di creazione dei documenti più semplice
- Rispettare le norme di conformità ove richiesto e ridurre i rischi di violazione
Come funziona l'automazione dei documenti?
I modelli predefiniti sono al centro dell'automazione dei documenti. Gli input di dati, incluso il testo popolato da diverse origini, vengono inseriti in sezioni di questi modelli per creare nuovi documenti. I modelli possono contenere una serie di elementi che includono frammenti di testo, tabelle, numeri, loghi o altre immagini.
L'automazione dei documenti può differire nell'elaborazione e nella generazione dei documenti.
Elaborazione automatizzata dei documenti
Ci sono principalmente 3 passaggi nell'elaborazione automatizzata dei documenti. Sono:
Estrazione
Il primo passo per ottenere dati rilevanti è estrarre le informazioni necessarie da documenti che possono essere strutturati, semi-strutturati o non strutturati.
- Documenti strutturati – Ottenere le informazioni richieste da documenti strutturati come fogli Excel, sondaggi o questionari è piuttosto semplice poiché la maggior parte delle informazioni è organizzata. Il software di automazione con l'aiuto delle funzionalità OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) può estrarre informazioni corrette anche se i documenti sono presenti come immagini e li ha popolati per l'uso.
- Documenti semistrutturati – Documenti come fatture o ordini di acquisto non hanno campi dati impostati e quindi l'estrazione diventa leggermente difficile. Il software di automazione dei documenti, in questi casi, utilizza una combinazione di OCR e DL (deep learning) per raccoglierli e organizzarli in dati strutturati.
- Documenti non strutturati – Con pochissimi campi dati strutturati, l'estrazione di dati da documenti come contratti, note, lettere, ecc., può essere sempre più complessa. Tuttavia, OCR e DL possono essere utilizzati per ottenere i dati richiesti, con una maggiore attenzione agli aspetti importanti che aggiungono valore al processo di documentazione.
Convalida
Il passaggio successivo all'estrazione consiste nel verificare l'accuratezza e la qualità dei dati di origine in base alle regole aziendali, alle politiche interne e agli standard dei dati esterni.
- Con regole aziendali – Verifica se non ci sono duplicazioni di dati, come è comune con le fatture, e se i dati acquisiti sono sincronizzati con le esigenze aziendali
- Con politiche interne – Un'organizzazione può impostare criteri durante la convalida dei dati. Ciò include la verifica della conformità dei dati estratti alle linee guida dell'azienda per ottenere e inserire informazioni in campi appropriati come data, importo, ecc.
- Con standard di dati esterni – La maggior parte dei documenti ha linee guida standard che devono essere seguite durante la loro realizzazione e anche queste diventano una parte importante del processo di convalida. Ad esempio, le fatture possono differire ma hanno campi comuni come data fattura, numero fattura, indirizzi destinatario e mittente, data di fornitura, descrizione della merce e importo totale.
Arricchimento
L'arricchimento dei dati si riferisce al processo di aggiunta di valore alle informazioni interne per rendere più completi i dati esistenti. Ciò si ottiene principalmente utilizzando origini dati esterne. Questo può essere fatto da:
- Aggiunta di attributi con metadati per completare la documentazione.
- Informazioni integrative per un quadro più completo. Esempio: fornire codici postali o di avviamento postale completi
Generazione automatizzata di documenti
Gli strumenti di automazione possono aiutare le organizzazioni a ottenere i dati richiesti e a trasformarli nei tipi di documenti necessari. L'intero processo può essere reso agevole, semplice e privo di errori per generare un numero maggiore di documenti in un tempo di consegna inferiore.
Il processo di generazione dei documenti è il seguente dettagliato:
Ottenere i dati di input da unire ai modelli
Gli strumenti di automazione estraggono prima le informazioni richieste da database o sistemi appropriati. Dati di esempio come nomi, numeri, indirizzi, ecc.
Scelta del formato di output desiderato
Seleziona i documenti in cui l'automazione sarà necessaria ed efficace. Questi documenti possono comprendere contratti legali, fatture, ordini di lavoro e comunicazioni ai clienti e possono comprendere più di un tipo di documento, con modelli specifici per ciascuno di essi.
Converti i dati in un formato specifico
Una volta che i dati di input sono pronti e il documento per la generazione automatizzata è stato scelto, le informazioni selezionate sono quindi pronte per essere inserite in modelli predefiniti. Ciò può comportare la trasformazione dei dati da un tipo all'altro. Esempio dall'immagine al testo.
Controllare il contenuto per incongruenze o modifiche
Prima di generare l'output finale, i sistemi di automazione documentale verificano la presenza di anomalie o adeguamenti nel contenuto richiesto. Un esempio possono essere i caratteri di un campo che superano i limiti impostati. Il software è in grado di rilevare tali incongruenze e apportare le modifiche necessarie prima che il documento finale sia pronto.
Genera documenti
Una volta che il documento è tutto pronto e pronto, il software procede alla generazione del documento completo nel formato desiderato e lo memorizza in cartelle, sistemi di gestione dei documenti (DMS) o Enterprise Information Systems (EIM), ecc., per un uso futuro.
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Chi ha bisogno dell'automazione dei documenti?
L'automazione dei documenti è molto essenziale per gli utenti che devono creare o generare frequentemente documenti per vari scopi. I settori che si occupano di flussi di lavoro complessi, interdipendenti e ad alta intensità di documenti possono trarre vantaggio dall'automazione dei documenti.
Indipendentemente dal settore, le soluzioni di automazione dei documenti mirano a ridurre il carico di lavoro e le attività amministrative e logistiche di un'organizzazione. Questo aiuta a creare e condividere documenti che sono estremamente accurati, coerenti, conformi e sono costantemente necessari per rendere i flussi di lavoro aziendali fluidi ed efficaci.
L'automazione dei documenti è necessaria laddove la produttività è di primaria importanza. Quando i dipendenti sono liberi da "tempi di attesa", consente loro di essere più produttivi. Qualsiasi utente con autorizzazioni di accesso può creare e generare i documenti richiesti poiché vengono digitalizzati e/o utilizzati quelli archiviati da database centralizzati per completare rapidamente le attività.
Mentre le piccole aziende che richiedono pochissimi documenti potrebbero non trarre vantaggio dall'utilizzo di un sofisticato sistema di automazione dei documenti, le grandi organizzazioni con più reparti che utilizzano numerosi documenti possono trarre vantaggio diretto dall'utilizzo di un software di automazione dei documenti adatto e personalizzabile.
I vari vantaggi dell'automazione dei documenti
Le soluzioni di automazione dei documenti sono un mezzo per risolvere i problemi affrontati con l'elaborazione e la generazione dei documenti. Con il numero crescente di transazioni commerciali, molte organizzazioni trarranno vantaggio dallo sfruttamento delle funzionalità del software di automazione dei documenti per rendere la creazione dei documenti un gioco da ragazzi. I vantaggi più importanti sono dettagliati di seguito:
Creazione più rapida di documenti
Il principale vantaggio dell'automazione è che semplifica le ardue attività di creazione di documenti ogni singola volta da zero. L'automazione dei documenti aiuta a velocizzare la creazione/generazione di documenti, facendo risparmiare tempo prezioso ai dipendenti. Il roll out dei documenti standard è molto più rapido e anche se ci sono vari documenti che richiedono più copie, il lavoro di massa viene gestito in modo efficiente e rapido dal software di automazione.
Facilità d'uso
L'automazione può aiutare a eliminare infiniti tempi di attesa per gli esperti per creare i documenti necessari. Gli utenti possono utilizzare le funzionalità del software di automazione dei documenti per creare o generare i documenti richiesti con elevata precisione in un batter d'occhio. Ciò riduce le perdite di tempo e porta a una chiusura più rapida di contratti, vendite, ecc. con una maggiore efficienza aziendale.
Minore incidenza di errori
La creazione manuale di documenti può comportare il copia-incolla o quelli più recenti possono presentare incoerenze che richiedono ripetute correzioni e uno sforzo umano esauriente che causa inutili ritardi nei flussi di lavoro. L'automazione può aiutare a eliminare o ridurre significativamente questo tipo di errori con una precisione garantita. L'uso di modelli predefiniti e tecnologie basate sull'intelligenza artificiale che utilizzano acquisizione dati, aiutano a ottenere facilmente le informazioni richieste e inviano avvisi al personale competente in caso di dati mancanti.
Mantieni standard e coerenza
I documenti creati manualmente potrebbero non essere sempre coerenti nel loro formato. Ad esempio, una proposta di vendita creata da due persone può invariabilmente differire nei loro stili. Questo può creare confusione per le parti che lo ricevono e difficile da rintracciare per l'azienda. Con l'automazione, i modelli forniscono la struttura e potrebbe essere necessario modificare solo alcuni dati di input. Ciò garantisce che qualsiasi tipo di documento, indipendentemente dal numero di persone che lo gestiscono, sia sempre accurato e coerente.
Risparmio sui costi
Le spese ridotte sono un vantaggio assicurato che le organizzazioni possono ottenere dall'automazione della creazione/generazione dei documenti. Oltre a migliorare il controllo organizzativo, l'automazione può ridurre significativamente le spese complessive come la stampa di documenti, la creazione di armadi di archiviazione per documenti fisici, ecc. I documenti digitalizzati creati o generati possono essere archiviati in posizioni centralizzate con tutti i dati richiesti, facilitando il risparmio di tempo e costo per le aziende.
Produttività migliorata
La generazione di documenti, soprattutto dello stesso tipo, è un'attività faticosa e ripetitiva che può prosciugare i dipendenti del loro tempo prezioso. Poiché l'automazione utilizza modelli e estrae facilmente i dati da altri sistemi integrati, riduce il carico di lavoro sui dipendenti. Liberando tempo prezioso, consente loro di evitare compiti così ingombranti e poco qualificati e di concentrare l'attenzione su compiti più importanti o complessi con efficienza, portando a una migliore soddisfazione sul lavoro e livelli di produttività migliorati.
Aumenta la privacy e la sicurezza
I documenti cartacei sono generalmente conservati in armadi fisici o file soggetti a danni. I sistemi di automazione dispongono di spazi di archiviazione digitali integrati con autorizzazioni di accesso appropriate per prevenire la perdita di documenti e migliorare la sicurezza dei dati. Le soluzioni di automazione che dispongono di controlli di sicurezza aggiuntivi aiutano settori come i servizi legali o l'assistenza sanitaria a proteggere i dati sensibili da violazioni e perdite. Questo aiuta le organizzazioni a conformarsi alla conformità, prevenire le violazioni e mantenere la sicurezza dei documenti per tutti i loro documenti in un unico posto.
Migliora le relazioni commerciali e le esperienze dei clienti
Qualsiasi azienda prospera grazie a buone relazioni, siano esse interne, fornitori o clienti. La creazione manuale di documenti può avere un impatto sul mantenimento di buone relazioni se sono soggette a errori, ritardi e incoerenze. L'automazione semplifica tutto quanto sopra. Facilita la creazione/generazione rapida e semplice di documenti e li rende prontamente disponibili in una posizione centralizzata. La chiusura dei processi di vendita, le approvazioni automatizzate e la firma di contratti digitali con firme elettroniche sono tutti possibili con l'automazione dei documenti. L'accesso abilitato ai documenti online rende più facile e sicuro collaborare con più fornitori e raggiungere più clienti. La comodità di accedere ai documenti ovunque e in qualsiasi momento migliora le relazioni e contribuisce a esperienze personalizzate dei clienti.
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Sfide nell'implementazione dell'automazione dei documenti
Sebbene l'automazione dei documenti sia estremamente vantaggiosa, ci sono alcune sfide che molte organizzazioni possono affrontare nella digitalizzazione dei processi di documentazione. Quelli comuni sono dettagliati di seguito:
Requisiti di pianificazione e processi di documentazione
Spesso il punto di partenza dei processi di automazione è il più difficile. Molta pianificazione è essenziale per selezionare il dipartimento o il processo aziendale che deve essere automatizzato affinché sia vantaggioso per l'organizzazione. La pianificazione include la selezione dei processi, il tempo necessario per introdurre/formare il personale per l'uso e l'adeguamento all'automazione dei documenti e il costo che dovrà essere sostenuto per configurarlo. Significa anche scegliere una soluzione di automazione flessibile, completa, personalizzabile e integrabile con i sistemi esistenti.
Un altro problema nella pianificazione è quanti processi devono essere automatizzati. In una grande organizzazione, diversi reparti potrebbero preferire che processi diversi siano automatizzati. Sebbene le soluzioni di automazione siano in grado di gestire più processi, il tempo e lo sforzo necessari per questo saranno enormi. Inoltre, se l'automazione viene trovata inadatta o inefficiente, l'azienda sarà gravata da spese aggiuntive. Dare priorità ai processi e scegliere l'automazione per uno o due processi inizialmente e poi espandersi gradualmente può aiutare le organizzazioni a evitare insidie e rendere più fattibile l'automazione dei documenti.
Comprendere e accettare il cambiamento
Apportare modifiche ai processi di documentazione tramite l'automazione può essere molto difficile se i dipartimenti oi dipendenti interessati si oppongono. Gli utenti che non conoscono il software di documentazione potrebbero non capire come funzionano davvero queste soluzioni o potrebbero essere riluttanti verso l'idea di automazione.
Per documentare l'automazione realizzabile, i leader possono prendere input dai dipendenti e prima farli abituare all'idea di passare all'automazione. La comunicazione bidirezionale, il coinvolgimento del top management/responsabili e la spiegazione dei loro vantaggi sono alcuni dei modi per garantire la comprensione e l'accettazione globali per mantenere l'attuazione regolare dell'automazione dei documenti.
Test e implementazione
La realtà tra la pianificazione e l'implementazione di un software di automazione può essere molto diversa. Le tempistiche possono differire, il coordinamento tra i team e le parti esterne può essere incoerente e qualsiasi cambiamento nei processi pianificati può influenzare le tappe fondamentali per l'effettiva attuazione,
La fase di test aiuterà a escludere lacune e apportare modifiche ove necessario per una transizione graduale all'automazione dei documenti. Stabilire delle tappe fondamentali per raggiungere la fase di go-live è essenziale per rendere efficace l'implementazione delle soluzioni di automazione dei documenti.
Manutenzione e miglioramenti
Il software di automazione comporta anche miglioramenti man mano che l'organizzazione inizia ad abituarsi. L'aggiunta di più processi significa una revisione approfondita, perfezionamento dei processi automatizzati esistenti e costi aggiuntivi che potrebbero dover essere sostenuti per aumentare le funzionalità e mantenere l'efficacia della soluzione.
Questo tipo di sfida è comune e può comportare difficoltà iniziali per semplificare la soluzione, ma potrebbe rivelarsi utile per ottenere un'automazione dei documenti più fluida che può aiutare con un flusso di lavoro più fluido e una maggiore produttività.
Sicurezza
Una delle principali sfide nell'implementazione dell'automazione dei documenti critici è garantire che siano sicuri e protetti. I documenti manuali vengono gestiti individualmente. Sebbene possano essere soggetti a errori umani, la loro sicurezza di solito non è compromessa. Con l'automazione, le cose possono essere completamente diverse.
Le organizzazioni che non optano per una nota soluzione di automazione dei documenti possono rischiare di perdere documenti o affrontare problemi di conformità. La maggior parte dei settori come l'assistenza sanitaria, i servizi legali e i servizi finanziari si occupano di dati sensibili che non possono essere compromessi. La sfida consiste nella scelta di un sistema con integrazione basata su cloud in grado di contrastare i problemi di sicurezza, supportare la condivisione sicura di documenti critici e garantire la conformità.
Documenti adatti per l'automazione dei documenti
L'automazione dei documenti può essere adatta a una moltitudine di settori. A seconda della natura del lavoro, le esigenze di automazione possono variare. Alcuni dei documenti comuni richiesti frequentemente da molte aziende e che si adattano perfettamente all'automazione dei documenti sono:
- Preventivi di vendita
- Accordi come accordi di non divulgazione (NDA), contratti di servizio, contratti di prestito
- Contratti come contratti di fornitori, contratti di lavoro
- Lettere come lettere di comunicazione con i clienti, fatture di offerte
- Fatture
- Diversi tipi di rapporti
A parte i documenti generici, i documenti che possono essere automatizzati possono variare tra i settori. Ecco un elenco di alcuni documenti, a livello di settore, che possono essere automatizzati per una gestione più semplice.
Servizi legali
- Accordi di lavoro
- Documenti di segreteria aziendale
- Condividi contratto di acquisto
- Accordi normativi
- Contratti di testamenti e trust
- Lettere di parere legale
SANITARIETÀ
- Cartelle cliniche dei pazienti
- Piani di trattamento
- Prescrizioni
- Report
- Timesheet
Amministrazione
- Fatture
- Ordini d'acquisto
- polizza di carico
- Documenti di conformità
Risorse umane (HR)
- Buste paga
- Lettere di offerta dei dipendenti
- Lettere di comunicazione interna
- Il manuale dell'impiegato
Banche
- estratti conto
- Lettere di benvenuto
- Lettere di regolamento
- Contratti di prestito
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Scelta di uno strumento di automazione dei documenti
Le soluzioni di automazione dei documenti sono progettate per semplificare i processi aziendali estraendo dati e utilizzandoli per creare documenti, il che può far risparmiare tempo e fatica preziosi per quel reparto. Tuttavia, non tutte le soluzioni di automazione sono uguali. Quindi un'attenta pianificazione e una ricerca adeguata in base alle esigenze aziendali possono aiutare nella scelta del software giusto.
Le soluzioni di automazione possono variare ampiamente nelle loro offerte. Mentre un software potrebbe richiedere competenze tecniche, un altro potrebbe non supportare tutti i tipi di documenti. Un altro ancora potrebbe avere troppe capacità di cui un'azienda potrebbe non aver mai bisogno.
Con così tante opzioni sul mercato tra cui scegliere, selezionare la giusta soluzione di automazione dei documenti può essere scoraggiante. Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si sceglie un buon software:
Facilità d 'uso
Quando si sceglie un software di automazione, la prima cosa da verificare è quanto sia intuitivo. Gli utenti dovrebbero essere in grado di capire come funziona e usarlo in modo efficiente anche se non sono tecnicamente forti. Qualsiasi software che non semplifichi il lavoro e in effetti lo complichi di più sarebbe un fallimento totale.
Il software di automazione dei documenti dovrebbe consentire una facile creazione di modelli, utilizzare quelli esistenti così come sono e facilitare la navigazione facile per gli utenti attraverso le sue funzionalità senza dover chiamare esperti.
La maggior parte dei fornitori di soluzioni di automazione dei documenti sarebbe felice di offrire una versione di prova per periodi limitati per ottenere potenziali clienti. Usali per capire come il software può soddisfare le esigenze dell'azienda e dei dipendenti per aumentare l'efficienza nell'automazione dei documenti.
Integrazioni con i sistemi aziendali esistenti
Anche la migliore soluzione di automazione dei documenti può essere inutile se non prevede una buona integrazione con i sistemi esistenti utilizzati da un'azienda.
Un buon software di automazione ha capacità integrate per ottenere dati da varie fonti. L'integrazione con sistemi CRM, CMS, sistemi di archiviazione file, software di analisi, software di elaborazione dei pagamenti e software di comunicazione sono i più ricercati.
Un sistema di automazione dei documenti che facilita la facile integrazione può aiutare a acquisire dati accurati da varie fonti per creare o generare documenti di valore. Verificare con il provider le capacità di un software di integrare e raccogliere dati da varie fonti può aiutare le organizzazioni a decidere l'utilità di una soluzione di automazione.
Accessibilità
Una delle caratteristiche moderne che possono contraddistinguere un software di automazione è la sua accessibilità. Al giorno d'oggi, molti rappresentanti di un'azienda sono in movimento e richiedono soluzioni in grado di creare o generare rapidamente documenti da presentare a potenziali clienti o stakeholder.
Immagina un responsabile vendite che deve creare proposte per concludere un accordo con un cliente interessato. L'utilizzo di una soluzione di automazione dei documenti compatibile con dispositivi mobili, tablet o altri dispositivi consente di creare i documenti necessari e condividerli in movimento.
Supporta diversi formati di documenti
Quando si sceglie una soluzione di automazione dei documenti, è meglio verificare se il software supporta diversi tipi di formati di documenti come file di testo, file di immagine, PDF, documenti protetti da password, ecc., che potrebbero essere richiesti in un'azienda.
Il sistema selezionato dovrebbe anche essere in grado di supportare diverse automazioni di documenti, vale a dire in blocco, interattivo e su richiesta. La generazione in blocco di documenti implica la produzione di numerose quantità di uno o più tipi di documenti per scopi aziendali specifici.
L'automazione interattiva dei documenti avviene quando il software crea automaticamente un modulo basato su un modello e quindi crea un documento estraendo i dati dal modulo nel modello. L'automazione su richiesta, come suggerisce il nome, si riferisce a un documento creato in risposta a una "domanda dell'utente" quando vengono inviate le informazioni richieste.
Focus sulla sicurezza
Le organizzazioni devono preoccuparsi della sicurezza quando cercano una soluzione di automazione dei documenti. I documenti aziendali sono unici e devono essere protetti contro il furto di dati per evitare vulnerabilità e per proteggere gli interessi aziendali. L'assemblaggio e la condivisione dei documenti dovrebbero essere possibili senza la preoccupazione di perdere dati. La protezione con password o la crittografia end-to-end sono alcune funzionalità che possono garantire la sicurezza dei dati. Sebbene le autorizzazioni di accesso possano favorire la protezione dei dati dall'uso improprio, non dovrebbero costituire un ostacolo al mantenimento di flussi di lavoro fluidi.
Assistenza clienti soddisfacente
Come con qualsiasi prodotto, anche gli utenti dell'automazione dei documenti trarranno grande vantaggio da un buon supporto clienti da parte del provider. Le valutazioni delle recensioni e del supporto degli utenti anche durante l'utilizzo delle versioni di prova possono fornire informazioni dettagliate sul modo in cui un'azienda risponde e supporta gli utenti.
Avere più di un canale di comunicazione, inclusi e-mail, telefono, chat online, ecc. può essere più efficace quando si hanno dubbi o problemi che devono essere risolti rapidamente per evitare interruzioni nei flussi di lavoro aziendali.
Vuoi automatizzare le attività manuali ripetitive? Risparmia tempo, fatica e denaro migliorando l'efficienza!
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Automazione dei documenti con nanonet
Nanonets è un software OCR basato sull'intelligenza artificiale che, insieme alle funzionalità di ML, può aiutare nell'estrazione automatizzata di dati strutturati e non strutturati da documenti PDF, file scansionati, immagini e altro ancora. Rispetto al tradizionale software OCR, Nanonets è vantaggioso in quanto non esistono regole e modelli separati per ogni tipo di documento.
L'algoritmo AI e i modelli OCR utilizzati in Nanonets apprendono continuamente nel tempo, rendendo la gestione di tipi di documenti semi-strutturati o addirittura invisibili, un gioco da ragazzi. Questi possono essere addestrati più volte, possono essere personalizzati per estrarre i dati in base a specifiche esigenze aziendali e sono abbastanza facili da eseguire senza la necessità di un team interno di sviluppatori.
L'uso di Nanonets può portare una serie di vantaggi che includono risparmi sui costi, facilità d'uso, precisione e scalabilità. I vantaggi più esclusivi che contraddistinguono Nanonets sono:
- Nessun codice richiesto
- Funziona perfettamente con i dati personalizzati
- Algoritmi di apprendimento continuo
- Non è richiesta alcuna post-elaborazione
- Gestisce i vincoli di dati con facilità
- Funzionalità multilingue
- Uscite personalizzate
Takeaway
L'automazione dei documenti può portare una moltitudine di vantaggi alle aziende che fanno affidamento su documenti cartacei per le loro operazioni. È una soluzione efficace per eliminare le inefficienze, ridurre i carichi di lavoro manuali sui dipendenti e consentire una transizione graduale dei flussi di lavoro. L'automazione dei documenti con strumenti basati sull'intelligenza artificiale può semplificare l'intero processo di creazione dei documenti per ottimizzare l'efficienza e la redditività aziendale.
FAQ
Cosa significa automatizzare un documento?
L'automazione di un documento si riferisce all'estrazione di informazioni significative da documenti non strutturati e/o semi-strutturati mediante uno strumento digitale. L'informazione così estratta da un documento è un formato organizzato che può essere successivamente elaborato o archiviato per i posteri.
Puoi automatizzare i documenti di Word?
In una parola – Sì! I documenti possono essere sotto forma di documenti di elaborazione testi come documenti MS Word. La maggior parte delle aziende richiede i dati nei documenti per l'elaborazione successiva. Ad esempio, le aziende possono richiedere i dettagli presenti in una fattura basata su Word per la successiva elaborazione degli ordini online. L'automazione dei documenti comporta il caricamento del documento in un software e l'estrazione di informazioni pertinenti da archiviare in una forma adatta per un'ulteriore elaborazione.
Come si crea un documento di automazione?
L'automazione di un documento prevede i seguenti passaggi:
- Conversione del documento dalla sua forma cartacea a una versione digitale da cui possono essere estratti dati significativi.
- Distinguere gli elementi del documento per identificare contenuti significativi
- Classificazione del documento attraverso l'analisi dei contenuti individuati
- Estrarre il contenuto rilevante dal documento
- Elaborazione successiva dei dati sia attraverso strumenti di analisi dei dati per l'archiviazione per i posteri.
Che cos'è l'automazione intelligente dei documenti?
Quando lo strumento digitale che estrae dati significativi da un documento utilizza funzionalità di intelligenza artificiale come ML, l'automazione diventa "Intelligent Automation", il processo stesso viene definito Intelligent Document Processing (IDP). Combina l'estrazione dei dati con la gestione e l'orchestrazione dei file e coinvolge non solo l'estrazione dei dati, ma anche le funzioni di categorizzazione, convalida e archiviazione. Questi strumenti che compongono IDP possono funzionare in modo indipendente o in sinergia per estrarre dati non strutturati da vari tipi di documenti e convertirli in informazioni strutturate e significative.
var contentTitle = “Sommario”; // Imposta qui il tuo titolo, per evitare di creare un'intestazione per esso in seguito var ToC = “
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“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
nanonet OCR online e API OCR hanno molti interessanti casi d'uso tche potrebbe ottimizzare le prestazioni della tua azienda, risparmiare sui costi e aumentare la crescita. Scoprire come i casi d'uso di Nanonets possono essere applicati al tuo prodotto.
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- combinazione
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- Comunicazioni
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- azienda
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- complesso
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- Trasferimento da aeroporto a Sharm