Modello gratuito per la riconciliazione delle carte di credito

Il nostro modello gratuito di riconciliazione bancaria fornisce un modo semplice per riconciliare il tuo libretto di cassa con il tuo estratto conto bancario. Premi il pulsante di download e segui la nostra guida per saperne di più.

Esempio del nostro modello di riconciliazione della carta di credito Excel:

Come fare la riconciliazione della carta di credito?

La riconciliazione della carta di credito è il processo di corrispondenza dei record della carta di credito con il registro aziendale. Si tratta di un processo di routine svolto dai team finanziari per garantire che i registri finanziari dell'azienda siano accurati e per rilevare eventuali errori o frodi.

Iniziamo con il processo:

1. Raccogli documenti

   Avrai bisogno del libro mastro generale della società e dell'ultimo estratto conto della carta di credito. Scaricali in formato CSV e incollali nei singoli fogli Excel. Inoltre, trovi tutte le fatture/ricevute relative ai pagamenti con carta di credito. In caso di discrepanze, ciò ti aiuterà a confermare i dettagli della transazione, l'autorizzazione della transazione e la categorizzazione delle spese.

2. Abbina i documenti

   Dobbiamo scoprire le transazioni corrispondenti nell'estratto conto della carta di credito e nella contabilità generale. Puoi eseguire una corrispondenza esatta se la tua GL registra l'ID della transazione.

   Se l'ID della transazione non è registrato, puoi abbinare la transazione in base ad altre informazioni come data, importo o descrizione.

   Esempio: abbiamo un addebito Uber di $ 50 registrato nel registro aziendale; la transazione può essere abbinata all'estratto conto della carta di credito utilizzando l'ID transazione.

3. Creare un estratto conto di riconciliazione della carta di credito.

Creare un estratto conto di riconciliazione che contrassegni tutte le transazioni corrispondenti e tenga traccia di tutte le transazioni senza corrispondenza. È possibile aggiornare la contabilità generale per riflettere eventuali transazioni valide che potrebbero essere state perse. In caso di transazioni non autorizzate o errori bancari, contatta la tua banca.

Perché la riconciliazione delle carte di credito?

Le carte di credito offrono pagamenti globali istantanei e una linea di credito, rendendole popolari nel mondo aziendale. Le carte di credito aziendali sono il metodo preferito dai dipendenti per effettuare spese legate al lavoro.

Tuttavia, le carte di credito sono soggette a furti e frodi. È la frode bancaria più comune, con centinaia di migliaia di casi ogni anno e miliardi di valore rubati. È essenziale riconciliare gli estratti conto delle carte di credito per rilevare eventuali errori, frodi o transazioni non autorizzate.

Automatizza la riconciliazione delle carte di credito

L'utilizzo di strumenti come Excel richiede molti interventi manuali. Se desideri ampliare il tuo processo, devi esaminare un software in grado di automatizzare il tuo processo end-to-end. Ciò richiederebbe l’aggregazione di dati provenienti da più fonti finanziarie, l’estrazione di dati rilevanti dai documenti, la corrispondenza dei dati tra diverse fonti e il controllo delle frodi.

Il software di riconciliazione può automatizzare 3 elementi chiave per te:

1. Raccolta dei dati – I software di automazione come Nanonets possono integrarsi perfettamente con il tuo ERP o la posta elettronica per raccogliere documenti come estratti conto di carte di credito, fatture, ricevute e contabilità generale dell'azienda. Il software estrarrà solo le informazioni rilevanti da ciascun documento tramite la tecnologia OCR.
2. Corrispondenza dei dati – Senza automazione del codice, puoi facilmente impostare regole per abbinare i due documenti. Puoi impostare nuove regole con il tempo e non devi lottare con le formule.
3. Identificazione degli errori e controllo delle frodi – Imposta flag per identificare qualsiasi tipo di transazione irregolare, duplicata o transazione non autorizzata.

Trovare il giusto software di riconciliazione in base alle tue esigenze aziendali e se lo strumento ha le funzionalità di cui hai bisogno.

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