OCR in finanza e contabilità

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I documenti finanziari e contabili svolgono un ruolo fondamentale nella guida i processi di business. Le aziende gestiscono e verificano vari o finanziari contabilità documenti come fatture, ricevute o ordini di acquisto come parte dei loro flussi di lavoro quotidiani. E man mano che le aziende crescono, devono gestire ed elaborare molti di questi documenti finanziari.

Le organizzazioni tendono ad avere team di contabilità dedicati (o squadre AP esternalizzate) per controllare i documenti finanziari, inserire i dati nel software di contabilità, verificare i dati rispetto alla documentazione di supporto e infine elaborare le transazioni se necessario.

Ad esempio, un'organizzazione potrebbe dover verificare la fattura di un fornitore rispetto a un ordine di acquisto (PO) che aveva effettuato prima di approvare/elaborare la fattura; ciò comporterebbe un processo di verifica che abbini ciascuna voce della fattura con una voce corrispondente nell'ordine di acquisto, in altre parole un end-to-end processo AP.

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Tali elaborati interventi e verifiche sono imposti da requisiti normativi ed etici. E questi vengono spesso eseguiti manualmente perché i vari documenti contabili e finanziari non sono sempre leggibili dalla macchina!

Spesso condivisi come scansioni, PDF o cartacei, questi documenti richiedono notevoli sforzi manuali per entrare nei flussi di lavoro digitali che alimentano le aziende oggi. Questi interventi manuali da parte del personale finanziario e contabile tendono a richiedere molto tempo e sono soggetti a errori (su larga scala), assorbendo risorse che potrebbero essere utilizzate meglio.

Ed è qui che l'OCR, o riconoscimento ottico dei caratteri, può aiutare! (Cos'è l'OCR? E a cosa serve? Per una spiegazione dettagliata sull'OCR e sui suoi casi d'uso, fare riferimento a questo guida.)

OCR in finanza e contabilità

OCR finance o OCR accounting si riferisce all'applicazione della tecnologia OCR per automatizzare l'estrazione di dati finanziari/contabili dai documenti.

L'OCR può riconoscere ed estrarre automaticamente testo, caratteri, campi o dati da documenti e immagini scansionati. E poiché i documenti in questione presentano principalmente dati strutturati in formati standard, la finanza OCR automatizzata o la contabilità OCR potrebbero ridurre notevolmente i tempi di elaborazione per ciascun documento.

Ad esempio, un software OCR potrebbe estrarre e presentare campi (o voci) di interesse da ordini di acquisto, fatture e ricevute correlati in modo che i team di contabilità possano fare un lavoro rapido ed efficiente Partita a 3 vie. O il software OCR potrebbe convertire estratti conto bancari PDF in Excel o CSV per semplificare l'elaborazione a valle.

Ciò evita tutto lo sforzo manuale che sarebbe stato altrimenti necessario per estrarre i dati rilevanti da questi documenti finanziari. Il software OCR automatizzato può quindi funzionare senza problemi connettersi con contabilità o ERP software per creare un file completamente flusso di lavoro digitale.

finanziamento OCR o OCR applicazioni di automazione contabile consentire agli analisti finanziari e ai contabili di concentrarsi su attività di livello superiore, più tecniche o specializzate, che apportano più valore alle loro organizzazioni. L'OCR introduce anche un maggiore livello di accuratezza e precisione nelle attività di routine che altrimenti sarebbero state eseguite manualmente.

Vantaggi delle applicazioni finanziarie OCR e contabilità OCR

Analisti e contabili stanno sfruttando sempre più l'OCR per spostare la loro attenzione e il loro tempo dall'immissione dei dati alla revisione dei dati; questo migliora l'efficienza e la produttività complessive dei dipendenti. L'implementazione di soluzioni OCR porta quindi la propria quota di vantaggi esclusivi:

• Riduci i costi – Riduci i costi operativi eliminando i processi inefficienti di immissione e verifica manuale dei dati. Elimina i relativi costi di archiviazione ed elaborazione dei documenti.
• Migliora la velocità di elaborazione – OCR automatizzato software di automazione della contabilità può estrarre e verificare i dati in pochi minuti; un compito che altrimenti avrebbe richiesto molte ore di lavoro. L'OCR può aiutare le organizzazioni a ridurre il tempo dedicato alle scartoffie manuali di oltre il 75% o più.
• Semplificare l'elaborazione dei pagamenti: software di finanza OCR e contabilità OCR (o Software di automazione AP) può aiutare ad automatizzare o semplificare debiti verso fornitori (AP), contabilità clienti (AR) ed elaborazione degli assegni tra gli altri processi di pagamento interni.
• Elabora i documenti in modo intelligente: il software OCR basato sull'intelligenza artificiale come Nanonets può classificare tipi di documenti specifici da un gruppo misto indipendentemente dal formato. Anche se presentati con una serie di documenti "sconosciuti", il software OCR automatizzato può classificare in modo intelligente i documenti per tipo (fattura, ricevuta, fattura ecc.) o fonte (fornitore, fornitore, interno ecc.) per ulteriori elaborazioni ed estrazione dei dati.
• Migliora la precisione dei dati: il software OCR sfrutta gli algoritmi di intelligenza artificiale e le capacità di ML per offrire un elevato grado di precisione durante l'estrazione dei dati dai documenti. Una migliore precisione porta a una riduzione degli errori e delle rielaborazioni che alla fine fa risparmiare tempo e denaro!
• Scalabilità semplice: il software finanziario OCR automatizzato può gestire facilmente volumi molto elevati di documenti.
• Salva l'ambiente: le organizzazioni possono ridurre l'uso di documenti cartacei o rinunciare alla carta poiché l'OCR è in grado di gestire i formati di documenti digitali.
• Mantieni la motivazione dei dipendenti: i processi manuali e le pratiche burocratiche possono essere estremamente noiosi, soprattutto per contabili e analisti finanziari. Le organizzazioni che adottano casi d'uso OCR possono trasformare la propria forza lavoro verso compiti più impegnativi o coinvolgenti.

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Casi d'uso di OCR Finance e OCR Accounting

La finanza OCR e la contabilità OCR hanno molti casi d'uso interessanti rispetto ai flussi di lavoro di elaborazione dei documenti. Poiché i documenti contabili e finanziari trattano principalmente dati strutturati presentati in formati standardizzati, l'OCR può gestire praticamente qualsiasi documento relativo a queste discipline.

I casi d'uso OCR più comuni per i documenti finanziari sono fattura OCR (conosciuto anche come scansione delle fatture & elaborazione automatica delle fatture) E ricevuta OCR. L'estrazione di campi di dati rilevanti da fatture o ricevute può aiutare le organizzazioni a elaborare le transazioni più rapidamente, evitando ritardi e potenziali multe. Ecco un argomento di studio su come la più grande società di costruzioni del Minnesota ha migliorato la sua produttività AP con la finanza OCR.

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I casi d'uso bancari includerebbero l'elaborazione di varie richieste (per prestiti, nuovi conti o richieste di assegni) o l'esecuzione di verifiche KYC. Il software OCR può eseguire la scansione dei moduli di domanda, estrarre i campi pertinenti e compilare gli stessi nel software bancario per un'elaborazione più rapida. OCR della carta d'identità or identità OCR attualmente alimenta la maggior parte dei processi KYC basati su dispositivi mobili offerti dalle banche moderne. Questi casi d'uso OCR consentono alle banche di accelerare i processi che potrebbero trasformarsi in potenziali punti deboli dei clienti. Eccone un altro argomento di studio su come una piattaforma KYC ha sfruttato l'OCR per elaborare più di 50,000 licenze di driver al mese.

Allo stesso modo, le compagnie di assicurazione possono automatizzare l'elaborazione dei reclami con l'aiuto della tecnologia OCR. OCR assicurativo può accelerare la verifica dei reclami e elaborazione dei reclami, a vantaggio sia dei consumatori che delle compagnie assicurative. Oltre all'elaborazione di documenti relativi all'assicurazione, è possibile utilizzare anche l'OCR valutare i danni fisici relative a richieste di risarcimento.

L'OCR può essere utilizzato anche per semplificare i processi relativi alla contabilità integrandosi con il software di contabilità. Ecco un interessante argomento di studio su come un'azienda utilizzava il software OCR per semplificare i processi contabili relativi a QuickBooks.

Le aziende utilizzano anche l'OCR contabile per migliorare gli audit e i rapporti sulle spese. Strumenti OCR confrontare e abbinare vari percorsi di documenti per aiutare i contabili segnalare addebiti fraudolenti e spese aziendali. Di seguito sono riportati alcuni esempi di potenziali addebiti fraudolenti che le aziende potrebbero incontrare: ricevute vuote per transazioni non commerciali, ricevute spese duplicate, fatture gonfiate o disallineamenti di importo.

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nanonet OCR online e API OCR hanno molti interessanti casi d'uso tche potrebbe ottimizzare le prestazioni della tua azienda, risparmiare sui costi e aumentare la crescita. Scopri come i casi d'uso di Nanonets possono essere applicati al tuo prodotto.

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Nanonet OCR

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Nanonets è un software OCR basato su AI facile da configurare e utilizzare, che offre pratici modelli pre-addestrati per i casi d'uso OCR finanziario e contabile OCR più diffusi. Estrai dati finanziari / contabili in pochi secondi o addestra un modello OCR personalizzato per soddisfare le tue specifiche esigenze di estrazione dei dati.

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I vantaggi dell'utilizzo di Nanonets rispetto ad altri parser software OCR (come Power automatico) vanno ben oltre una migliore automazione, precisione e capacità AI/ML. Ecco alcuni dei vantaggi esclusivi di Nanonets:

• Nanonets OCR non è basato su modelli. Oltre a offrire modelli pre-addestrati per i casi d'uso più diffusi, il suo algoritmo di elaborazione dei documenti intelligente può anche gestire tipi di documenti invisibili!
• Maniglie Nanonet dati non strutturati, vincoli di dati comuni, documenti multipagina, tabelle ed elementi multilinea con facilità.
• Nanonets non è un codice piattaforma di automazione intelligente che può continuamente riqualificarsi e imparare da set di dati personalizzati. Gli output non richiedono quasi alcuna post-elaborazione.
• Ogni aspetto di elaborazione dei documenti può essere personalizzato con Nanonets. Dal riconoscimento dei documenti e dall'estrazione dei dati agli stili e formati di output!
• Nanonets è stato creato per un'integrazione senza problemi, anche con i sistemi legacy. Puoi anche integrare facilmente Nanonets con la maggior parte dei CRM, ERP o RPA Software.

Documentazione sulle nanotecnologie

Se stai cercando di formare i tuoi modelli finanziari OCR o di contabilità OCR, dai un'occhiata a API Nanonets. Nel documentazione, troverai esempi di codice pronti all'uso in Shell, Ruby, Golang, Java, C# e Python, oltre a specifiche API dettagliate per diversi endpoint.

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Aggiornanento Giugno 2021: questo post è stato originariamente pubblicato in Marzo 2020 e da allora è stato aggiornato.

Ecco una diapositiva riassumendo i risultati di questo articolo. Ecco un versione alternativa di questo post.