Conformità RPA: tutto quello che devi sapere sull'automazione dei processi robotici in conformità

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Conformità RPA: tutto ciò che devi sapere sull'automazione dei processi robotici in conformità

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Il panorama della conformità sta diventando sempre più complesso nel tempo. I continui cambiamenti nell'ambiente normativo, la mancanza di comprensione delle misure di conformità, le capacità tecnologiche limitate e le restrizioni Internet senza compromessi sono i motivi principali per cui le aziende sono alla ricerca di forti misure di conformità.

Inoltre, la conformità diventa sempre più sofisticata con il passare del tempo, rendendo più difficile e costosa la conformità per le aziende. I costi normativi nel settore bancario sono saliti dal 4% al 10% delle entrate bancarie lo scorso anno. Ora, per garantire una gestione della conformità di successo, una strategia basata sull'automazione o l'uso di robot è la strada da percorrere.

In questo articolo, ti diremo tutto su cos'è l'RPA, come aiuta nella conformità aziendale, quali sono i suoi vantaggi e come puoi implementare in modo efficace ed efficiente l'RPA nella tua organizzazione aziendale. Iniziamo.

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Che cos'è l'RPA (Robotic Process Automation)?

RPA sta per Automazione di processo robotizzata ed è una tecnologia software che consente a chiunque di automatizzare le operazioni digitali.

RPA consente agli utenti di software di sviluppare robot software, o "bot", in grado di apprendere, imitare e quindi eseguire operazioni aziendali in base a regole. Gli utenti possono costruire bot utilizzando l'automazione RPA monitorando le azioni digitali umane.

In breve, dimostra cosa vuoi che facciano i tuoi robot, quindi lasciali fare.

I robot software di Robotic Process Automation possono interagire con qualsiasi applicazione o sistema nello stesso modo in cui gli esseri umani possono interagire, con l'eccezione che i robot RPA possono lavorare 100 ore su XNUMX, senza interruzioni, molto più velocemente e con il XNUMX% di accuratezza e precisione.

Che cos'è la conformità? Dove può aiutare l'automazione?

Detto semplicemente, la conformità implica il rispetto di leggi, politiche e regolamenti al fine di proteggere l'integrità dei dati, la sicurezza dei dati e la privacy di dipendenti e clienti. Dipartimenti e settori diversi hanno problemi di conformità diversi.

I mandati governativi e le politiche aziendali interne sono i due tipi più comuni di conformità. Di seguito sono riportati esempi di conformità governative comuni per settore/area di attività:

SANITARIETÀ – Gli atti di conformità del governo proteggono la privacy dei pazienti richiedendo alle organizzazioni sanitarie di salvaguardare le informazioni sui pazienti. La pianificazione, la fatturazione, la gestione dei record, l'assistenza remota, la digitalizzazione dei documenti e l'immissione dei dati sono aree critiche per l'automazione.
Settore bancario – Equal Credit Opportunity (ECO) vieta ai prestatori di discriminare i richiedenti credito, stabilisce procedure per la raccolta e la valutazione delle informazioni sul credito e impone una notifica scritta quando il credito viene rifiutato. L'onboarding dei clienti, la produzione di report, il finanziamento commerciale, la riconciliazione bancaria e l'elaborazione delle domande sono tutte aree cruciali per l'automazione in quest'area.
Servizi assicurativi e finanziari – Il Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) federale disciplina il modo in cui gli istituti finanziari e le loro società collegate proteggono le informazioni personali dei propri clienti e consumatori. Preventivo per incassare, procurare per pagare e registrare per segnalare sono tutte aree in cui la finanza può essere automatizzata.
Ai datori di lavoro di tutti i settori è vietato adottare misure sfavorevoli all'occupazione basate su razza, colore, sesso, origine etnica, handicap o età ai sensi delle leggi antidiscriminatorie. Il monitoraggio e l'aggiornamento delle informazioni sui dipendenti, l'onboarding, la gestione delle prestazioni e il libro paga sono tutte aree in cui l'automazione può aiutare.

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In che modo l'RPA aiuta nella conformità?

L'automazione consente alle aziende di diversi settori di ottenere una conformità di livello mondiale.

Una volta che un robot ha appreso una procedura aziendale, la ripeterà allo stesso modo, ogni volta, con una precisione del 100%, consentendo alle aziende di mantenere elevati livelli di conformità su tutta la linea.

Le organizzazioni possono utilizzare l'RPA per sviluppare procedure di conformità solide e di alto livello. L'automazione fornisce un nuovo livello di controllo, consentendo alle aziende di tracciare e controllare le proprie operazioni aziendali interne. Questi registri possono essere controllati e monitorati in qualsiasi momento, consentendo alle aziende di affrontare rapidamente eventuali problemi di conformità che si verificano.

I robot registrano ogni loro attività e quella degli esseri umani con cui interagiscono, fornendo alle aziende una traccia di controllo accurata al 100% a cui gli auditor possono accedere in qualsiasi momento in caso di audit di conformità.

Quali sono i vantaggi di RPA in conformità?

Ecco alcuni modi in cui l'RPA avvantaggia le organizzazioni:

1) Migliore gestione della conformità

L'installazione di RPA può migliorare molte aree delle operazioni di conformità. Ad esempio, la capacità dell'RPA di recuperare e aggregare dati da molte fonti può migliorare l'efficienza del reporting normativo riducendo il tempo impiegato per raccogliere, sintetizzare e riassumere grandi quantità di dati.

RPA semplifica inoltre la mappatura delle policy per regole, procedure e processi aziendali, assicurando al contempo che l'attività di automazione sia conforme.

2. Maggiore produttività

Tradizionalmente, i team di conformità devono eseguire una serie di test separati per verificare se le loro operazioni sono conformi a regole, leggi e regolamenti specifici e modificare le politiche interne secondo necessità.

Migliaia di questi test devono essere eseguiti da una grande azienda. Per ogni test sono richiesti pianificazione, raccolta di documenti/prove, esecuzione del test e reporting.

L'implementazione dell'RPA può migliorare il coinvolgimento dei dipendenti automatizzando attività manuali e ripetitive come il monitoraggio e i test. Di conseguenza, le attività dei dipendenti possono essere rifocalizzate su aspetti come la garanzia della qualità e il monitoraggio e i test basati sul giudizio.

3. Aumento della verificabilità

Un audit può avvenire in qualsiasi momento e tenere traccia dell'attività del personale è fondamentale. Tuttavia, questo monitoraggio può risentire dell'errore umano e le aziende potrebbero non ottenere risultati accurati.

I robot o RPA, d'altra parte, salvano tutte le loro azioni in un registro delle attività e forniscono alle aziende un audit trail che mostra correttamente quali procedure sono state completate e come e quando sono state prodotte le eccezioni e come i dipendenti sono intervenuti per risolvere le difficoltà.

Inoltre, l'RPA aiuta a ridurre i costi, migliorare la qualità e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. Le organizzazioni possono eliminare le preoccupazioni legali ed evitare contenziosi e sanzioni pecuniarie automatizzando la conformità.

Le organizzazioni possono anche incorporare misure di sicurezza interne che potenziano le operazioni quotidiane garantendo la conformità e rispettando le responsabilità legali. L'RPA aiuta anche le aziende a creare un ambiente di lavoro sicuro migliorando la fidelizzazione di clienti e dipendenti.

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Quali processi di conformità sono rilevanti per l'RPA?

Qualsiasi procedura molto ripetitiva, in generale, è una prospettiva per l'automazione RPA.

L'immissione dei dati e la convalida dei dati sono due esempi, ma i bot potrebbero essere utilizzati anche per la produzione e la diffusione di report, inviare e-mail ai clienti, inviare fatture, gestire le buste paga, organizzare appuntamenti e molto altro.

Ci sono varie attività nella conformità interna in cui Robotic Process Automation può fornire un grande aiuto, come ad esempio:

Le attività di Robotic Process Automation possono essere costruite per raccogliere dati e inserire informazioni in uno strumento di valutazione del rischio che valuti ulteriormente l'audit. Con i bot, questa raccolta e valutazione possono essere eseguite indefinitamente e il risultato è una valutazione del rischio continua e una pianificazione dell'audit. L'output può essere programmato per formulare una raccomandazione ed essere configurato per suggerire un programma di conformità basato su regole come la programmazione delle priorità e gli incarichi basati sulle competenze.
Inoltre, i test automatizzati e le relative eccezioni possono essere forniti ai proprietari del controllo per i controlli più elementari. L'obiettivo finale del test è eliminare gli audit dall'equazione. Ad esempio, i compiti di Robotic Process Automation potrebbero essere svolti dall'azienda e i robot verrebbero quindi messi alla prova come controllo.
I rapporti, così come i promemoria per gli aggiornamenti delle azioni correttive, possono essere codificati per l'automazione e la distribuzione automatica.

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Le 5 maggiori opportunità per l'automazione dei processi robotici per favorire la conformità interna

1. Raccolta e pulizia dei dati analitici

Un Center of Expertise (CoE) RPA può generare e standardizzare i dati per analisi personalizzate, nonché estrarre dati per revisori interni ed esterni, inclusi i controlli di automazione per la completezza del campo, i duplicati e la validità, tra le altre cose. Di conseguenza, la conformità interna non dovrà più dedicare tempo al coordinamento e all'acquisizione dei dati.

2. Valutazione del rischio

I bot possono aiutare ad automatizzare le fasi di raccolta e classificazione dei dati del processo annuale di valutazione del rischio. Lo fanno ottenendo un input precoce dai partecipanti e identificando le tendenze chiave. Ciò consente alle discussioni di persona di concentrarsi sull'analisi delle tendenze e di approfondire le preoccupazioni dell'organizzazione.

3. Controllo della popolazione

I bot possono aiutare nell'elaborazione delle popolazioni di dati durante il campionamento e la raccolta iniziale di prove per prove standard per i controlli. Per non dimenticare, i robot automatizzati possono farlo in modo più efficiente e preciso degli umani. Questo è molto utile quando si ha a che fare con grandi popolazioni che richiedono molto tempo di elaborazione, come l'esame di centinaia di documenti.

4. Controlla l'automazione

I bot possono eseguire test di controllo, specialmente nelle sezioni standardizzate in cui i ticket e i campi vengono utilizzati di routine. L'audit interno non è più necessario per completare quei segni di spunta di routine.

5. Aree del Project Management Office (PMO) per l'audit interno.

RPA può aiutare in una serie di aree, tra cui:

Identificare gli elementi aperti, inviare e-mail di follow-up e tenere traccia dello stato, tra le altre cose
Monitoraggio dell'avanzamento in relazione a un piano di progetto o a un piano di audit annuale (è possibile utilizzare l'RPA per monitorare i KPI nel processo)
Automazione dei report: modelli di report, diapositive del comitato di audit e così via

Impatto dell'RPA sulla promozione del valore nella conformità interna

Copertura migliorata

Gli esperti di conformità interna possono ricevere una copertura aggiuntiva in tutta l'organizzazione (più dati, transazioni, ecc.) senza aumentare il tempo o l'FTE necessari per analizzare enormi popolazioni di dati facendo in modo che un bot gestisca e guidi l'intera analisi. L'RPA consente inoltre ai team di identificare valori anomali nei dati/transazioni e concentrarsi su di essi.

Il tempo e il denaro risparmiati possono essere destinati a interazioni a maggior valore aggiunto.

L'RPA è particolarmente vantaggioso per i team di conformità interni che si impegnano e si coordinano costantemente con l'azienda e i revisori esterni. La conformità interna può spostare la sua attenzione dal supporto di operazioni di conformità esterne come la raccolta di prove e la raccolta di campioni a revisioni operative con l'azienda, grazie all'automazione degli audit.

Accesso su richiesta alle informazioni sulle prestazioni di un dipartimento

L'automazione nel reporting e nel monitoraggio dei progetti consente la visibilità on-demand delle prestazioni, sia in termini di piano che di singoli KPI.

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Casi d'uso RPA per la conformità

Il monitoraggio del rischio, i controlli del rischio e la rendicontazione del rischio sono aree in cui viene utilizzato l'RPA.

Di seguito sono riportati alcuni dei casi d'uso specifici che ora stanno vedendo molta adozione dell'RPA nelle organizzazioni:

Avvisi antiriciclaggio (AML).

La maggior parte dei processi per la ricerca e la gestione degli avvisi di riciclaggio di denaro sono manuali o semiautomatici, il che rende l'RPA un'opzione praticabile.

Onboarding di KYC

Collegare dati diversi da numerosi sistemi interni e fonti esterne durante il processo di acquisizione di know-your-customer è un'impresa impegnativa.

L'RPA ha il potenziale per essere utile anche in questo dominio. Questi robot, ad esempio, possono raccogliere e recuperare dati da organizzazioni di regolamentazione come la Securities and Exchange Commission (SEC) e dalle forze dell'ordine come l'FBI e l'Interpol, oltre a fornire assistenza nel processo di onboarding. Inoltre, l'RPA è stato utilizzato da diverse banche nel processo KYC, come la raccolta e la convalida dei documenti.

Reporting interno ed esterno

In molte banche il processo di ottenimento dei dati e di predisposizione dei report normativi interni ed esterni è in gran parte manuale. Ad esempio, la copertura giornaliera della liquidità e le segnalazioni di insolvenza vengono spesso create manualmente nelle banche e possono essere automatizzate tramite RPA.

Gestione dei limiti

I responsabili del rischio valutano e chiudono le violazioni o le violazioni dei limiti come parte del processo di gestione dei limiti. Poiché la risoluzione comporta l'assimilazione manuale dei dati da diverse fonti e l'analisi manuale per arrivare a giudizi, le soluzioni cognitive RPA possono aiutare nel processo di gestione dei limiti utilizzando l'RPA per l'assimilazione dei dati e gli approcci di apprendimento automatico per aiutare il processo decisionale.

Riconciliazione

Le riconciliazioni avvengono a molti livelli nel settore bancario e sono anche una parte importante del reporting gestionale interno ed esterno. Tuttavia, la maggior parte delle operazioni di riconciliazione, in particolare nella raccolta e nella preparazione dei dati, sono di natura manuale e potrebbero beneficiare dell'RPA.

Risanamento dei mutui

I prestiti ipotecari, in particolare, rappresentano una parte significativa delle entrate degli istituti di credito al dettaglio.

In questi scenari di riparazione, sia le banche che le autorità di regolamentazione vogliono garantire che l'interazione con i clienti sia gestita in modo responsabile. Ora pratiche come l'utilizzo del tasso di interesse, il calcolo delle commissioni per il sovrapprezzo/detrazioni per pagamenti in ritardo o le detrazioni per rate mensili equiparate (EMI) o la gestione dei reclami dei clienti richiedono molto lavoro e precisione.

Inoltre, a causa dell'enorme volume, il completamento di tutte le fasi correttive, a partire dalla definizione dell'ambito di un rimborso o una modifica del cliente, potrebbe richiedere mesi.

RPA può risolvere questi problemi automatizzando tutti i processi mantenendo la precisione.

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Metodologia per implementare l'RPA nella conformità interna

1. Fai un elenco dei processi che desideri automatizzare.

L'RPA non è appropriato per molti processi aziendali. Al contrario, le aziende dovrebbero escogitare una strategia per selezionare i processi migliori e quindi assegnare loro la priorità in base a fattori quali la complessità e il ritorno sull'investimento. Quindi, considera come apparirà l'automazione di queste attività, cosa realizzerà, il contesto aziendale in cui verrà utilizzata e come si adatterà alle operazioni aziendali future o al percorso generale di automazione.

2. Eseguire un'analisi di fattibilità

Eseguire un'analisi di fattibilità per ogni processo per determinare quanto può essere automatizzato.

Questo è un processo in due fasi che prevede l'esame del processo e la determinazione della fattibilità tecnica. Questa valutazione dovrebbe essere effettuata dall'utente dell'operazione, da una PMI (Esperto in materia) e da un esperto RPA.

3. Apportare le modifiche necessarie

Determinare se le procedure non sono strutturate, standardizzate, ottimizzate, registrate o implementate come pianificato in base allo studio di valutazione di fattibilità. Tentare di riottimizzare e ristrutturare il processo a questo punto.

4. Raccogli le testimonianze degli utenti

Una user story definisce gli aspetti di un'applicazione che sarà costruita dal punto di vista dell'utente finale. Esamina tutte le esigenze dell'utente in modo molto approfondito. È anche fondamentale ottenere una descrizione completa di ogni operazione che verrà automatizzata. Sviluppare un documento di descrizione del processo con processi RPA definiti per il team di sviluppo sulla base di queste informazioni.

5. Avviare la procedura di sviluppo

Il processo di sviluppo inizia in questa fase, a seconda dei flussi di lavoro RPA che sono stati generati. Utilizzando strumenti RPA come UiPath, Blue Prism e altri, gli sviluppatori generano script automatizzati e codice di programma. Poiché ogni soluzione RPA ha il proprio insieme di capacità, le aziende dovrebbero essere molto particolari quando scelgono lo strumento giusto per i loro scopi.

6. Convalida del processo RPA

Condurre test approfonditi per esaminare le prestazioni in tutti i possibili scenari e per identificare i guasti quando viene eseguita la procedura. Invia eventuali problemi di prestazioni o bug al team di sviluppo per la risoluzione.

7. Ricontrolla e distribuisci

Una volta che i team di sviluppo hanno corretto i test e i problemi iniziali, ricontrolla i risultati e distribuisci l'intera soluzione RPA.

FAQ

Quali passaggi devo adottare per garantire che i miei sistemi RPA siano conformi?

Sposta i dati critici e le credenziali privilegiate dagli script e da qualsiasi altra area vulnerabile a una posizione centrale crittografata.
Applicare il grado di privilegio più basso ai bot RPA e concedere loro l'accesso privilegiato solo quando è assolutamente necessario per completare un'attività specifica che richiede l'accesso a un'applicazione sicura o a un'origine dati.
Proteggi l'accesso alla tua tecnologia RPA utilizzando credenziali complesse che vengono costantemente riviste dagli amministratori RPA, oltre a isolare e monitorare i processi RPA per attività sospette.
Crea avvisi che interromperanno tutte le attività se si verifica una di queste cose.

Quali sono alcune sfide nell'implementazione dell'RPA?

Aspettative sbagliate di RPA
Usando gli strumenti sbagliati
Lavorare con un partner RPA inesperto
Impossibilità di calcolare il ROI
Identificazione dei processi sbagliati per l'implementazione dell'RPA
Questioni tecniche e operative
Fermarsi prima dell'intero processo end-to-end
Mancanza di supporto da parte della leadership
Carenza di squadra qualificata
Preparare la forza lavoro per un cambio di carico di lavoro

Qual è la differenza tra RPA e soluzioni di automazione tradizionali?

La “capacità di apprendere” è il principale fattore che distingue l'automazione di processo robotica dall'automazione classica.

L'algoritmo di apprendimento del bot riduce al minimo il numero di falsi positivi e offre risultati più accurati nel tempo. Tuttavia, il vero vantaggio dell'automazione dei processi robotici deriva dalla maggiore efficienza ottenuta man mano che l'automazione diventa più precisa.

Quali sono alcune considerazioni chiave prima di implementare l'RPA?

Prima di implementare l'RPA, ci sono alcune cose che devi tenere a mente, come ad esempio:

1. Definire in dettaglio la visione e la strategia dell'automazione. Per fare ciò, cerca procedure che:

Avere un ritorno sull'investimento (ROI) (ROI) ben definito
Riguardare un'area in cui l'azienda deve affrontare un'attività significativa
Ottieni dati affidabili e di alto livello
Sono basati su regole e in gran parte coerenti in tutto
Sono dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori umani?

2. Identificare i test e le procedure più praticabili per l'automazione definendo ruoli, responsabilità e strutture.

3. Sviluppare documentazione e processi standardizzati per l'approvazione di progetti e metodologie di implementazione. Non dare per scontato che le procedure manuali esistenti siano conformi alle policy o pronte per essere automatizzate. Prima di implementare un nuovo sistema, potrebbe essere necessario affrontare alcune inefficienze.

4. Collabora con il tuo team di sicurezza per stabilire meccanismi di autenticazione bot e sviluppare normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.

5. Definire chiaramente i processi e le procedure di gestione del cambiamento.

6. Testare e monitorare regolarmente.

Allo stesso modo, ci sono alcuni fattori da considerare dopo l'implementazione dell'RPA. Dai un'occhiata a tutti:

Considera le metriche e come monitorarle. Ad esempio, come calcolerai il ROI nel corso della vita dei bot?
Prendere in considerazione la creazione di un centro robotico di eccellenza (CoE) per una migliore governance dopo lo sviluppo e l'implementazione di successo.
Elabora una strategia se i bot non funzionano come previsto.

In che modo RPA aiuta a condurre controlli in background e prevenire le frodi?

Le norme antiriciclaggio richiedono alle banche di verificare che la fonte dei fondi dei propri clienti sia legittima. Inoltre, la valutazione del rischio di riciclaggio di denaro richiede un monitoraggio e uno screening regolari dei clienti. Purtroppo, questi compiti necessari e critici possono richiedere una notevole quantità di tempo.

Puoi utilizzare i bot RPA per eseguire in modo rapido ed efficiente controlli in background, di credito e di rilevamento delle frodi su ciascun cliente, avvisandoti di eventuali indicazioni di pericolo. I report possono quindi essere archiviati in un'area centralizzata in modo da poter dimostrare la conformità quando necessario.

Quali sono alcune conseguenze della non conformità?

Ripercussioni/penalità finanziarie: Il mancato rispetto ha un prezzo elevato. Il costo medio di un singolo evento di non conformità è di $ 4 milioni, mentre il costo totale della non conformità è di $ 14 milioni.
Verifiche di conformità: l'audit di conformità sottrae tempo alle attività generatrici di entrate per gli imprenditori e il personale.
Sospensione o licenziamento: a una società non conforme potrebbe essere richiesto di cessare l'attività o di chiudere completamente, a seconda della gravità della violazione.

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nanonet OCR online e API OCR hanno molti interessanti casi d'uso tche potrebbe ottimizzare le prestazioni della tua azienda, risparmiare sui costi e aumentare la crescita. Scoprire come i casi d'uso di Nanonets possono essere applicati al tuo prodotto.

Timestamp: 20 Giugno 2022

Timestamp: APRILE 10, 2023

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Che cos'è l'RPA (Robotic Process Automation)?

Che cos'è la conformità? Dove può aiutare l'automazione?

In che modo l'RPA aiuta nella conformità?

Quali sono i vantaggi di RPA in conformità?

1) Migliore gestione della conformità

2. Maggiore produttività

3. Aumento della verificabilità

Quali processi di conformità sono rilevanti per l'RPA?

Le 5 maggiori opportunità per l'automazione dei processi robotici per favorire la conformità interna

1. Raccolta e pulizia dei dati analitici

2. Valutazione del rischio

3. Controllo della popolazione

4. Controlla l'automazione

5. Aree del Project Management Office (PMO) per l'audit interno.

Impatto dell'RPA sulla promozione del valore nella conformità interna

Copertura migliorata

Il tempo e il denaro risparmiati possono essere destinati a interazioni a maggior valore aggiunto.

Accesso su richiesta alle informazioni sulle prestazioni di un dipartimento

Casi d'uso RPA per la conformità

Avvisi antiriciclaggio (AML).

Onboarding di KYC

Reporting interno ed esterno

Gestione dei limiti

Riconciliazione

Risanamento dei mutui

Metodologia per implementare l'RPA nella conformità interna

1. Fai un elenco dei processi che desideri automatizzare.

2. Eseguire un'analisi di fattibilità

3. Apportare le modifiche necessarie

4. Raccogli le testimonianze degli utenti

5. Avviare la procedura di sviluppo

6. Convalida del processo RPA

7. Ricontrolla e distribuisci

FAQ

Quali passaggi devo adottare per garantire che i miei sistemi RPA siano conformi?

Quali sono alcune sfide nell'implementazione dell'RPA?

Qual è la differenza tra RPA e soluzioni di automazione tradizionali?

Quali sono alcune considerazioni chiave prima di implementare l'RPA?

In che modo RPA aiuta a condurre controlli in background e prevenire le frodi?

Quali sono alcune conseguenze della non conformità?

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