האם אתה מנהל ציות כקופסה שחורה?

לפי ויקיפדיה, "במדע, מחשוב והנדסה, קופסה שחורה היא מערכת שניתן לצפות בה במונחים של התשומות והתפוקות שלה, ללא כל ידע על פעולתה הפנימית. היישום שלו הוא "אטום" (שחור). ההפך מקופסה שחורה היא מערכת שבה הרכיבים הפנימיים או ההיגיון זמינים לבדיקה, המכונה בדרך כלל כאל
קופסה לבנה (המכונה לפעמים גם "קופסה שקופה" או "קופסת זכוכית")".

אם נביא את הרעיון להקשר של ניהול סיכונים ותאימות, זוהי מטאפורה מצוינת לתוכניות לא יעילות, לפעמים מבוצעות בצורה גרועה, שהן:

• לא מתועד היטב

• קשה למדידה וחסר מעקב

• תגובתי - ולא פרואקטיבי

• מסתמך אך ורק על כישוריהם של אנשים על פני מערכות ותהליכים. 

האם כל אלה מצלצלים בפעמון? אם כן, ייתכן שהגיע הזמן להעריך מחדש כמה מתהליכי התאימות שלך כדי שיוכלו להפוך ל"קופסה לבנה" במקום זאת. באינטראקציות שלנו עם מוסדות שירותים פיננסיים וארגונים אחרים בפיקוח כבד, לעתים קרובות החוליה החלשה היא בתהליכי ניהול מסמכי תאימות ידניים ולא יעילים. השקעה בפלטפורמה מתאימה למטרה נדחתת לפעמים כ"נחמד להיות" או כ"אני אעשה את זה בשנה הבאה", אבל למען האמת, חברות שעדיין מסתמכות על גיליונות אלקטרוניים, רשתות דוא"ל וכלים גנריים חשוף לסיכוני ציות גדולים יותר על ידי פעולה במודל "קופסה שחורה".

להלן 9 שאלות שאתה יכול לשאול את עצמך כדי להבין האם זה המצב בחברה שלך:

1. האם אתה מסוגל לפקח ביעילות על התפתחויות רגולטוריות ולהעביר עדכונים במהירות לכל המסמכים הרלוונטיים - מדיניות, נהלים, בקרות ואחרים?

2. האם אתה יכול למפות תלות במסמכים ברמה פרטנית, ולאפשר לך להניע בצורה חלקה את השינויים הדרושים?

3. האם יש לך תהליכים מוצקים לניסוח, סקירה ואישור מסמכים ללא כאב ובזמן?

4. האם אתה עומד בעקביות במועדי בדיקת מסמכים?

5. האם תהליכי ניהול המסמכים שלך חכמים ואוטומטיים, שנועדו למנוע טעויות אנוש?

6. האם אתה יכול לרשום נתיב ביקורת מלא של כל השינויים שבוצעו במסמכי התאימות שלך?

7. האם אתה מסוגל להעביר במהירות מדיניות ונהלים חדשים ומעודכנים לצוות?

8. האם המערכות הקיימות שלך מאפשרות לך לאסוף אישורים מעובדים כדי להוכיח תאימות?

9. האם אתה מסוגל להדגים תאימות ולהפיק תובנות באמצעות דוחות על מחזור החיים של המסמכים בלחיצת כפתור?

אם ענית "כן" לשאלות אלו, אתה יכול להיות סמוך ובטוח שמסמכי התאימות שלך מנוהלים בצורה "קופסה לבנה" ואתה מצמצם את החשיפה של החברה שלך לסיכונים של אי ציות. עם זאת, אם תשובתך הייתה "לא" לחלק - או לרוב - מהשאלות הללו, אז אני ממליץ לך להעלות את הנושא בפגישת הצוות הבאה שלך ולנסות לקבל רכישה פנימית כדי לעשות משהו בנידון - לפני זה. הופך לאירוע גדול.

האם אתה מוכן לעשות את הצעד ולחזק את תוכנית הציות שלך או שאתה בסדר עם לפעול כ"קופסה שחורה" ולהסתכן מול המועצה והרגולטורים?

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. רכב / רכבים חשמליים, פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• BlockOffsets. מודרניזציה של בעלות על קיזוז סביבתי. גישה כאן.
• מקור: https://www.finextra.com/blogposting/24445/are-you-managing-compliance-as-a-black-box?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs