איך לארגן קבצים דיגיטליים בצורה יעילה?

שמירה על ארגון הקבצים הדיגיטליים שלך היא מטלה, מטלה מייגעת מאוד והכרחית. קבצים מאורגנים מקלים על איתור, תיעוד ושימוש במידע ביעילות. כיצד תשתמש במסמך אם אינך מוצא אותו בזמן הנכון?

ולכן, יש להתייחס ברצינות לארגון התיקים. אבל איך כדאי להתחיל? ואם זה מייגע, האם אתה יכול להפוך את זה לאוטומטי?

בבלוג זה, אענה על שאלות ניהול הקבצים שלך ואתן לך דרך בטוחה לבצע אוטומציה ולארגן קבצים דיגיטליים בטייס אוטומטי! אז הבה נתחיל.

---

איך לארגן קבצים דיגיטליים?

בלוג זה ידון בשתי דרכים לארגון קבצים:

• מיון ידני של קבצים על שולחן העבודה
• ארגון אוטומטי של קבצים.

בואו נסתכל על השלבים המעורבים.

איך לארגן קבצים באופן ידני?

זה קל ומייגע באותה מידה. יכול להיות שאתה כבר עושה את זה.

אבל הנה איך לעשות את זה טוב יותר.

• אסוף את הקבצים ממיילים או קבל את המסמכים מהמקור באופן ידני.
• ברגע שמגיע אליך תיק, לשנות את שמו. שנה את שמו כראוי בהתבסס על התוכן, התאריך או כל מינוח שנקבע על ידי המשרד שלך.
• בדוק אם יש וירוסים בקובץ.
• שים אותו בתיקייה המתאימה. ודא ששם התיקיה מסביר את הקבצים הקיימים בתוך התיקיה. הימנע משימוש בשמות גנריים; במקום זאת, היו ספציפיים בעת מתן שמות לתיקיות ולקבצים.
• ודא שאתה מעלה את הקובץ בכל מקום במסד הנתונים כנדרש. למשל, יש להעלות חשבונית לקוח ב-CRM, ולאחסן אותה בפרופיל הלקוח, ולהעלות את הפרטים למאגר המכירות.
• ודא שאתה מתעד ומנהל יומן לגבי היכן אתה מאחסן את הקבצים כך שעמיתיך יוכלו למצוא אותם בקלות.
• כעת, חזור על כל פעם שאתה מקבל קובץ חדש.

---

איך לארגן קבצים באופן אוטומטי?

השאלה הראשונה היא, האם אתה יכול לארגן קבצים באופן אוטומטי ללא שגיאות?

ובכן כן. אתה יכול להפוך את התהליך כולו לאוטומטי קל יותר אם יש לך תהליך מתאים לשמות קבצים, מיקומי תיקיות ודרישות עיבוד נתונים.

רב מערכות ניהול מסמכים, כמו Nanonets, יש את כל התכונות הדרושות המהפכות את ארגון הקבצים כולו בצורה חלקה.

כך תיראה הזרימה עם Nanonets:

• הקובץ מועלה אוטומטית לננונטים עם אפשרויות העלאת מסמכים. אתה יכול להעלות מסמכים באופן אוטומטי מאימיילים, ממחשבים שולחניים, מ-Drive Sharepoint ועוד.

• מיון אוטומטית כל הקבצים הנכנסים שלך בקלות עם א מסווג מסמכים, שימיין קבצים על סמך התוכן, השם או הסוג שלהם ללא עזרתך.
• שנה את שם הקובץ על סמך תוכן- בהתבסס על סוג המסמך, הקובץ שלך יישלח למודל OCR שבו הנתונים יחולצו מהמסמך. בהתבסס על נתונים אלה, שם הקובץ שלך ישונה. למשל, ניתן לשנות את שם החשבוניות ל- "תאריך,"- "שם ספק"- "מספר חשבונית"
• שמור את המסמך בתיקייה הרצויה - בהתבסס על המידע, זרימות עבודה יכולות להעלות אוטומטית את המסמכים למיקום רצוי כמו Drive, CRM או ERP ולסנכרן נתונים בקלות בזמן אמת.
• צור מסד נתונים שניתן לחיפוש - בפעם הבאה שאתה רוצה לחפש קובץ, פשוט הקלד את השם, ותדע את מיקומו.

---

באיזו תוכנה להשתמש כדי למיין קבצים באופן אוטומטי?

ניתן להשתמש במערכות ניהול מסמכים כדי למיין את הקבצים הדיגיטליים שלך בטייס אוטומטי. חפש בתוכנה את התכונות הבאות כדי לארגן קבצים בקלות:

• ואינטגרציות - זה חובה מכיוון שאתה צריך להעלות ולייצא מסמכים בצורה חלקה.
• זרימת עבודה אוטומציה - זרימות עבודה מבוססות כללים מאפשרות לך להפוך את משימות המסמך שלך לאוטומטיות מבלי להידרש להתערבות חיצונית.
• סיווג מסמכים - כדי לארגן קבצים, עליך למיין מסמכים נכנסים לקטגוריות שונות. מסווג מסמכים עוזר לך לעשות בדיוק את זה.
• OCR – כדי לעבד מסמכים, אתה צריך להבין מה יש במסמכים האלה. OCR מחלץ את הנתונים ומסייע למערכת להבין מהו סוג המסמך.
• אחסון מסמכים מאובטח - התוכנה חייבת לספק אחסון למקרה שתרצו לאחסן את המסמכים.

כעת, ישנן תוכנות רבות לניהול מסמכים בשוק. כיסינו את מערכות ניהול המסמכים הטובות ביותר בבלוג שלנו כאן. הנה כמה מהטופים תוכנת DMS בשוק:

#1. ננונטים

#2. לְהִצְטוֹפֵף

#3. Alfresco One

#4. OpenKM

#5. eFileCabinet

הנה איך הם משווים זה לזה:

---

רוצה לבצע אוטומציה של משימות ידניות שחוזרות על עצמן?

בדוק מבוסס זרימת עבודה של Nanonets תוכנה לעיבוד מסמכים. חלץ נתונים, הפעל זרימות עבודה ואחסן מידע על הטייס האוטומטי!

---

שימוש בננונטים לארגון קבצים

Nanonets היא פלטפורמת אוטומציה של זרימת עבודה מבוססת בינה מלאכותית עם תוכנת OCR מובנית. Nanonets הוא קוד ללא קוד לחלוטין פלטפורמת ניהול זרימת עבודה זה קל מאוד לשימוש, מוגדר תוך יום אחד, ומגיע עם 1+ אינטגרציות.

אתה יכול לארגן באופן אוטומטי את הקבצים שלך עם סיווג מסמכים של Nanonets ו אוטומציה חכמה. יהיה זה כל סוג של מסמך, Nanonets יכול למיין, לסווג, לעבד ולאחסן עבורך את המסמך.

להלן הדגמה קצרה של האופן שבו ניתן להשתמש ב-Nanonets כדי להפוך עיבוד חשבוניות לאוטומטי:

[תוכן מוטבע]

ננונטים יכולים לבצע את המשימות הבאות ועוד:

האם יש לך מחשבה על מקרה שימוש ספציפי?

פנה לצוות שלנו או להתחיל ניסיון חינם. אם אתה זקוק לסיוע, הצוות שלנו יגדיר עבורך זרימות עבודה.

---

למה לבחור Nanonets?

Nanonets יש מספר תבניות לאוטומטיות תהליכי תיעוד, אבל אתה יכול גם ליצור מקרה שימוש משלך תוך פחות מ-15 דקות.

• לכוד בקלות מסמכים ממקורות נתונים כמו Gmail, Drive, Outlook ועוד.
• חילוץ נתונים ממסמכים עם דיוק של מעל 95%.
• API מתקדם של OCR
• ממשק קל לשימוש
• פלטפורמה ללא קוד
• הפוך כל תהליך לאוטומטי עם זרימות עבודה
• צור פונקציות לוגיות מורכבות לאימות מסמכים
• תבניות ואפשרויות התאמה אישית קלות
• מבחר רחב של אינטגרציות
• בקרת גישה מבוססת תפקיד
• שביל ביקורת יומני
• תמחור שקוף - לבדוק תוכניות תמחור
• תמיכה 24 × 7

---

הפוך כל תהליך של קבצים לאוטומטיים כמו העלאה, עיבוד, ארכיון או אימות באמצעות זרימות העבודה ללא קוד של Nanonets.

התחל ניסיון חינם או לפנות לצוות שלנו, למקרה שיש לך מחשבה על מקרה שימוש!

---

מהם היתרונות של ארגון קבצים דיגיטליים?

מדוע כדאי לבזבז משאבים בארגון קבצים דיגיטליים? הנה כמה סיבות לכך:

• תפוקה מוגברת: כאשר קבצים מאורגנים וקלים לאיתור, זה חוסך זמן שאחרת היה מבלה בחיפוש אחריהם. עובדים מבלים זמן רב כדי למצוא ולשחזר קבצים שניתן לבטל אותם אם יש לך מסד נתונים שניתן לחיפוש.
• קבלת החלטות טובה יותר: עם גישה קלה למסמכים, אתה יכול לגשת למידע בכל עת ומכל מקום, מה שמקשה על קבלת החלטות טובות יותר.
• אבטחת מידע משופרת: מבנה קבצים מסודר מאפשר למשתמשים לגבות, לאחסן ולהגן על מסמכים עסקיים חשובים מפני מחיקה בשוגג או גישה לא מורשית.
• חיסכון עלויות: אוטומציה של תהליך ארגון הקבצים יכולה לחסוך זמן, כסף ומשאבים.
• תאימות טובה יותר: ארגון נכון של קבצים יכול לעזור להבטיח עמידה בדרישות החוק והרגולציה.

---

מהן כמה שיטות עבודה מומלצות לניהול קבצים דיגיטליים?

עכשיו מגיע החלק החשוב. כיצד להבטיח שאתה פועל לפי נוהלי ניהול קבצים נאותים?

להלן כמה טיפים שכדאי לזכור בעת ארגון הקבצים שלך:

• צור מבנה תיקיות ברור: ארגן את הקבצים שלך בתיקיות לוגיות עם היררכיה ברורה ומוסכמות שמות.
• יישם מוסכמות שמות: השתמש במוסכמה עקבית של שמות לכל הקבצים שלך, מה שהופך אותם לניתנים לחיפוש ולזיהוי בקלות. אל תשתמש בראשי תיבות או טפסים קצרים שאינם ידועים לאנשים אחרים.
• השתמש בתגיות ובמילות מפתח: השתמש בתגיות ובמילות מפתח מתאימות כדי למצוא את הקבצים שלך בקלות רבה יותר.
• השתמש באחסון בענן: השתמש באחסון בענן כדי להבטיח גישה מרחוק מכל מקום.
• סנכרן את הקבצים שלך: הבטח סנכרון בזמן אמת של הקבצים שלך, כך שכולם יראו גרסה עדכנית של קבצים בכל מקום. אתה יכול להשתמש בכלים כמו Nanonets כדי לסנכרן את הקבצים שלך על פני מסדי נתונים מרובים.
• גבה את קבציך: שמור תמיד עותק של הקבצים שלך, למקרה שדברים ישתבשו!
• השתמש בדחיסת קבצים: דחוס קבצים גדולים כדי לחסוך במקום, ולהקל עליהם לשתף ולהעלות אותם.
• השתמש בתוכנת ניהול מסמכים: השתמש בתוכנת ניהול מסמכים כדי להפוך תהליכי מסמכים לאוטומטיים, לשפר את הנגישות והאבטחה למסמכים.

הגדל את ניהול הקבצים שלך עוד היום

שפר את ארגון הקבצים ללא צריבה גדולה בכיס שלך עם Nanonets. ראה כיצד Nanonets יכולה לייעל את ניהול המסמכים שלך תוך חיסכון של 80% בעלויות ו-90% זמן.

התחל גרסת ניסיון ללא תשלום or פנה אל מומחי האוטומציה שלנו כדי לראות כיצד Nanonets יכול לעזור לך עם מקרה השימוש שלך.

---

קרא עוד:

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. ידע מוגבר. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-files/