הוצאות בלתי נמנעות. עם זאת, ניתן להימנע מהגיליון האלקטרוני המגושם, שעות של הזנת נתונים ידנית וקבלות נייר. כשזה מגיע לעריכת דוחות הוצאות ואישורם, אף אחד לא אוהב את זה.
בין אם זה העובד, צוות הכספים, סמנכ"ל הכספים או רואה החשבון, אף אחד לא רוצה לעשות את הטרחה.
ביצוע דוחות הוצאות עשוי להיראות תהליך פשוט למדי, אך הוא הכל מלבד פשוט. ואם אתה עדיין מסתמך על תהליכים ידניים, זה כאב ראש לכל המעורבים. אתה לא רק גורם לבזבוז שעות עבודה לעובדים אלא גם לעסק לעשות יותר טעויות, כפילות ואובדן תפוקה.
הגיע הזמן שתחשוב גם להפוך את ניהול ההוצאות שלך לאוטומטי, כך שיעזור לעסק שלך להשתחרר מהדאגות של בקשות ואישורים ידניים להוצאות.
מהי אוטומציה של ניהול הוצאות?
אוטומציה של ניהול הוצאות היא האוטומציה של תהליכי ניהול ההוצאות הידניים. זה מבטל את הצורך בתיוק ידני של הוצאות והיבטים כואבים של עיבוד דוחות הוצאות.
ביצוע דוחות הוצאות באופן ידני יכול להיות מרתיע עבור אנשים רבים. אם עשית אותם, אתה יודע כמה זה נורא לנהל ולעבד את הדוחות האלה בסוף החודש, מה שאנו מכנים "סגירת החודש", שהם למעשה ימים של הזנת נתונים וטעויות כואבות.
חברות הנהנות מניהול הוצאות אוטומטי משתמשות בתוכנות וכלים אוטומטיים לניהול תהליך המעקב, ההקלטה ותשלום ההוצאות שנגרמו לעובדים עקב דרישות העסק.
שימוש בכלים אוטומטיים יכול גם לעזור לארגונים לקבל החלטות הוצאות בצורה חכמה. יתר על כן, זה יכול לעזור להם לשמור על אחריות בכך שהוא מאפשר להם לטפל בהוצאות בצורה מדויקת.
למה להפוך את ניהול ההוצאות לאוטומטי?
כיום, עסקים משתמשים בכלים ובטכנולוגיות העדכניות ביותר כדי להפיק את המרב מעבודתם. עם זאת, לפעמים הם מתעלמים מהצורך להפוך את ניהול ההוצאות לאוטומטי. סקר אחד הראה כי "43% מהחברות השתמש בתהליכים ידניים לניהול דוחות הוצאות, ו-46% אינם עוקבים אחר העלויות הקשורות לעבודה זו".
תהליכי ניהול הוצאות ידניים פירושם הרבה נייר וגיליונות אלקטרוניים. זה גם מוביל לתהליכים לא יעילים, גוזלים יותר זמן ומועדים לשגיאות. תהליכי ניהול הוצאות ידניים עלולים להפריע לעבודתך.
הצורך בניהול הוצאות אוטומטי אינו העלות עצמה. ארגונים רבים שמוציאים או מתכננים להשקיע בטכנולוגיה רוצים לפשט את תהליך דיווח ההוצאות עבור העובדים והמנהלים. כדי לשמח אותם ולשפר את התפוקה שלהם.
זה חיוני שחברות יהפכו את תהליך ניהול ההוצאות שלהן לאוטומטיות, כך שיוכלו ליהנות גם מהמגמות והטכנולוגיות העדכניות ביותר. כמו כן, ניהול הוצאות אוטומטי יכול להוביל לתהליכים יעילים, גוזלים פחות זמן וללא שגיאות.
עם אוטומציה של ניהול הוצאות, אתה יכול:
- חסכו כמויות עצומות של זמן.
- אחסן קבלות באופן דיגיטלי ומידי.
- אתה לא צריך לשמור קבלות עד סוף החודש.
תהליך ניהול הוצאות מסורתי
ניהול הוצאות מסורתי מורכב מכמה תהליכים שגוזלים זמן. השלבים לניהול הוצאות באופן ידני מפורטים להלן.
הגש בקשות הוצאה בנפרד
כשהעובדים צוברים הוצאות, הם אוספים קבלות על תשלום כהוכחה לתשלומים אלו. על בסיס רבעוני או חודשי, הם מגישים בקשות פרטניות למנהל הצוות שלהם.
עקוב אחר קבלות ורשום הוצאות
על העובד לעקוב אחר קבלות התשלום, החשבונות, דפי כרטיס האשראי ומסמכים אחרים כדי להגיש בקשות להוצאות.
הגש בקשות להחזר
על העובדים למלא כל פרט של ההוצאות בגיליון אלקטרוני יחד עם תזכירים וקבלות. לאחר מכן על העובד להגיש את בקשת ההחזר למנהל על מנת לקבל את אישור התשלום.
חברות מסוימות דורשות מהעובדים למלא את דוחות ההוצאות מדי שבוע, בעוד שאחרות דורשות דוחות רבעוניים או חודשיים.
אישור המנהל
כאן מגיע החלק שעשוי להיות נורא עבור מנהלים רבים. לאחר שהעובד הגיש את בקשת ההוצאה עם תזכירים וקבלות אותנטיים, על המנהל להקדיש זמן לבדיקת בקשות ההוצאה הללו בפירוט.
על המנהל לוודא כי בקשות ההוצאות המוגשות הן אותנטיות ומדויקות. זה לוקח הרבה זמן. אם הבקשות מתקבלות, הן נשלחות עוד לעיבוד הוצאות ותשלום. עם זאת, בקשות הוצאה לא מאושרות נשלחות בחזרה לעובד לבדיקה ותיקון.
עיבוד הוצאות
במקרה של קבלת בקשות הוצאה, הן מועברות לצוות החשבונות לצורכי תשלום וביקורת.
תשלום
לאחר אישור ההוצאות והתביעות על ידי המנהל והחשבונות, התשלום מתבצע לעובד. עיבוד תשלום ההחזר עשוי להימשך ימים. כאשר זה מגיע, הוא מתקבל על ידי העובד בצורה של צ'ק, הפקדה ישירה לחשבונות, או החזרים במזומן.
חשבונאות וביקורת
לאחר אישור ההוצאות וביצוע תשלומי ההחזרים, ההוצאות נרשמות במערכת הנהלת החשבונות של החברה לצורכי חשבונאות וביקורת.
ניהול הוצאות מסורתי הוא בדרך כלל תהליך איטי ויכול להיות בעל מספר השפעות שליליות. כמה מהם הם כדלקמן.
פגיעה ביחסי חברה-עובד
תהליכי תשלום החזר איטיים פוגעים גם ביחסי העובדים עם החברה. כאשר עובדים מתמודדים עם בעיות או עיכובים בהחזרי הוצאות, סביר יותר שהם יעברו לאותם ארגונים שיש להם תהליכי ניהול הוצאות טובים יותר.
על פי סקר של PwC, 76% מהעובדים הלחוצים צפויים להימשך על ידי חברות שאכפת להן יותר מהרווחה הכלכלית שלהן.
מפורר את הכלכלה האישית של העובדים
תשלומי החזר איטיים גורמים לעובדים להרגיש שלארגון שלהם לא אכפת מהכספים האישיים שלהם. לא רק שהיחסים בין חברה לעובד נפגעים, אלא שגם העובדים מתמודדים עם בעיות תזרים מזומנים עקב החזר הוצאות איטי.
על פי דיווח: "2 מתוך 5 עובדים חוו בעיות תזרים מזומנים עקב החזר הוצאות איטי."
לדוגמה, עובד משתמש בכסף שלו כדי למלא הוצאות בנסיעת עסקים. כעת הם צריכים לחכות זמן רב לתשלום ההחזר. בינתיים, הכספים האישיים שלהם מוטרדים מכיוון שהם עשויים להיאלץ לשלם את שכר הדירה או חשבונות אחרים בתשלום זה.
עובדים פחות פרודוקטיביים
עובדים המתמודדים עם בעיות כלכליות פחות פרודוקטיביים בעבודה. החזר איטי עלול להוביל ללחץ כלכלי בקרב העובדים, אשר בתורו עלול לפגוע בפריון שלהם.
לפי איגוד הנסיעות העסקיות העולמי, זה לוקח 20 דקות למילוי דוח הוצאות בודד.
זה יכול להרחיק את הזמן מאחריות הליבה של העובדים ולגרום לפחות פרודוקטיביות ברחבי הארגון.
על מנת להימנע מהשפעות שליליות אלו ברחבי הארגון, הארגון שלך חייב לקיים תהליך ניהול הוצאות אוטומטי. תהליכי ניהול הוצאות מסורתיים הפכו מיושנים כעת.
הגיע הזמן שתדלג על תהליכי החזר איטיים אופייניים ותבצע אוטומציה של ניהול הוצאות בארגון שלך.
אמצעים מסורתיים לעומת אוטומטיים לניהול הוצאות
אנשים אומרים שזהב הוא ישן. אבל לפעמים, זה לא נכון במקרים רבים. אם אנחנו מדברים על ניהול הוצאות אוטומטי, יש לו כמה תכונות ויתרונות על פני ניהול הוצאות מסורתי.
ניהול הוצאות מסורתי |
ניהול הוצאות אוטומטי |
עובדים צריכים לעשות ניירת או להכין גיליונות אלקטרוניים כדי להגיש בקשות להוצאות. |
אין צורך לעשות ניירת או להכין גיליונות אלקטרוניים כדי להגיש בקשות להוצאות. |
אספו ואספו קבלות וחשבונות עד סוף החודש להוכחת הוצאות. |
קבלות וחשבונות ניתנים לכניסה למערכת ברגע שהם נעשים לצורך הוכחת הוצאות. |
המתן פרק זמן ארוך יותר עד שהמנהל יאשר או ידחה בקשות להוצאות. |
ניתן לאשר או לדחות בקשות מרגע הגשתן למערכת עם הוכחה. |
תהליך שלוקח זמן הן לעובדים והן למנהלים. |
דורשים פחות זמן ומאמץ. |
יכול להשפיע על תקציב החברה. |
בדיקת הוצאות בזמן אמת מאפשרת לחברות לנהל תקציב והוצאות |
הפרודוקטיביות נפגעת |
שיפור הפרודוקטיביות בקרב עובדים ומנהלים. |
היתרונות של ניהול הוצאות אוטומטי
ישנם מספר יתרונות כאשר מדובר באוטומציה של ניהול הוצאות. חלק מההטבות ניתנות להלן.
פחות טעויות
כאשר דוחות ההוצאות מוזנים באופן ידני, יש סיכוי לטעויות רבות. על פי איגוד הנסיעות העסקיות העולמי, יש א 19% סיכוי לדוחות הוצאות עם שגיאות.
עם שימוש במערכות אוטומטיות לניהול הוצאות, אין צורך להזין נתונים באופן ידני. זה מביא פחות טעויות וגם חיסכון משמעותי בעלויות.
עובדים שמחים
החזר בזמן יכול לגרום לעובדים מרוצים. זה יכול להיות נורא עבור העובדים כאשר הם צריכים להזין דוחות הוצאות באופן ידני ואז לחכות ימים, לפעמים שבועות כדי לקבל החזר על ההוצאות שלהם.
אישורים בזמן גורמים להם להבין שהארגון דואג לצרכים הפיננסיים שלהם.
תפוקה משופרת
עובדים מאושרים יותר פירושם פרודוקטיביות מוגברת בארגון. זמנו של אף אחד לא מתבזבז כשיש תהליכי ניהול הוצאות קלים לשימוש. הצורך להשקיע שעות עבודה יקרות ברישום כואב ובתהליך דוחות ההוצאות ממוזער, ובכך מגדיל את הפרודוקטיביות בעבודה.
ניהול הוצאות אוטומטי מגביר את הפרודוקטיביות הן עבור העובד והן עבור מנהלי הכספים.
נראות בזמן אמת על ההוצאות
ניהול הוצאות אוטומטי מאפשר לך לעקוב אחר רכישות בארגון בזמן אמת. אתה יכול לפקוח עין על הוצאות הארגון כולו או על עובד בודד.
זה לא רק עוזר לך לנהל את תזרים המזומנים אלא גם לקבל החלטות מושכלות ובזמן המבוסס על התקציב שנותר שלך.
בקשות ואישורי הוצאה מהירים יותר
המנהל יכול לקבל ולשפר בקשות הוצאות באופן מיידי עם אוטומציה של ניהול הוצאות. כמו כן, לא מבזבזים זמן על ניירת ויצירת גיליונות אלקטרוניים.
תכונות של פתרונות ניהול הוצאות אוטומטיים
התהליך של ניהול הוצאות אוטומטי הוא חלק אם יש לך את הכלים והפתרונות הנכונים במקום. כמה מהתכונות המרכזיות של פתרונות ניהול הוצאות אוטומטיים ניתנות להלן.
קל לשימוש
פתרונות ניהול הוצאות אוטומטיים צריכים להיות קלים לשימוש ולהגדרה. ישנם פתרונות רבים זמינים אך יש להם ממשקים מורכבים ואתה צריך להקצות חבר צוות במשרה מלאה שישתמש בהם.
חלק מהפתרונות עשויים להימשך חודשים. עם זאת, פתרונות טובים יותר הם תמיד קלים לשימוש ואינם דורשים מאמץ רב.
להרחבה
בין אם מדובר בפתרונות לניהול תיקים או בניהול הוצאות אוטומטי, יש להם את התכונות לגדול ככל שהעסק שלך יגדל. כמו כן, קל להוסיף ולהסיר משתמשים באמצעות פתרון ניהול הוצאות אוטומטי שניתן להרחבה.
כדי לפשט את תהליך ההגשה, פתרונות אוטומטיים מאפשרים לארגונים לשאוב נתונים אוטומטיים, כגון עלויות, טיפים, מיסים, מידע אחר וכו'.
רמות הרשאה שונות
יהיה בעל אחד של החשבון בתוכנת ניהול הוצאות אוטומטית, עם זאת, מנהלי צוותים יוכלו לאשר או לדחות בקשות הוצאה עבור הוצאות הצוות שלהם. כמו כן, העובדים יוכלו להגיש בקשות להוצאות.
לוח מחוונים מובנה לבקשות ואישורים
לפתרונות אלו יש לוח מחוונים מובנה למשתמשים כך שהם יכולים להגיש בקשות ואישורים על סמך ייעודם. כמו כן, מנהלי מערכת ומנהלי כספים יכולים להציג ולאשר בקשות בקלות בכל עת.
אינטגרציות חשבונאיות טובות יותר
פתרונות ניהול הוצאות אוטומטיים מאפשרים לך לבצע אינטגרציות ישירות במערכות פיננסיות או חשבונאיות מרכזיות אחרות של החברה. אין צורך להעתיק/להדביק עם אוטומציה של ניהול הוצאות.
ההוצאה מוכיחה
תוכנה אוטומטית מכילה הוכחות הוצאות מתועדות עבור כל מכירה ורכישה שבוצעו במקרה של ביקורת.
דוחות נתונים
דוחות נתונים ותובנות קיימים בפתרונות אלה כדי שחברות יוכלו לעקוב אחר ההוצאות והתקציב שלהן.
בחירת תוכנת ניהול הוצאות אוטומטית נכונה
בחירת תוכנת ניהול ההוצאות האוטומטית הנכונה היא לא קלה בכלל. עם כל כך הרבה אפשרויות בחוץ, אתה תתבלבל באיזו תוכנה לבחור עבור החברה שלך. לארגונים שונים יש דרישות וזרימת עבודה שונה בכל הנוגע לניהול הוצאות.
עליך לבחור את הפתרון בהתאם לדרישות שלך ולגודל החברה שלך. ישנם מספר גורמים שיש לקחת בחשבון כאשר מחפשים תוכנה אוטומטית לניהול הוצאות.
גורמים שיש לקחת בחשבון לפני שפונים לניהול הוצאות אוטומטי
גמישות
בעת בחירת פתרון אוטומטי, חפש כלי בעל גמישות. זה חייב להיות מותאם וניתן להתאמה אישית לפי הדרישות והדרישות של החברה שלך. חלק מהפתרונות מאפשרים לך לעצב ולהתאים אישית את הקלפים שלך ולהציב גבולות.
אבטחה
כאשר אתה מוציא הוצאות בכל כך הרבה רמות שונות, אבטחת הכסף של החברה יכולה להיות קריטית. זה חיוני ללכת על פתרון ניהול הוצאות אוטומטי המציע אבטחה מלאה בזמן אמת לתהליכי ניהול ההוצאות שלך.
אינטגרציה קלה
גורם נוסף שיש לקחת בחשבון בעת בחירת פתרון אוטומטי הוא השילוב שלו. התוכנה שתבחר חייבת להשתלב עם המערכת הקיימת למעבר חלק.
מבט בזמן אמת
בדיקות בזמן אמת למערכת ניהול ההוצאות מאפשרות לחברה לעקוב אחר הוצאות בהתאם לתקציב שלה וגם תביעות הונאה.
אלו היו חלק מהגורמים הרבים שעליך לקחת בחשבון כשאתה מחפש תוכנה אוטומטית לניהול הוצאות. כמו כן, תלמד שלא כל פתרון מתאים לחברה שלך ולא כולם זהים.
חפש פתרון המציע גמישות ואבטחה, מבטל נייר, ועוקב אחר הוצאות ורישום. תרצה גם פתרון שמציע פונקציונליות בהתאם לדרישות שלך וניתן להתאמה אישית.
- הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. ידע מוגבר. גישה כאן.
- מקור: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :הוא
- $ למעלה
- a
- יכול
- אודות
- פי
- חֶשְׁבּוֹן
- דין וחשבון
- חשבונאות
- חשבונות
- לצבור
- מדויק
- במדויק
- לרוחב
- למעשה
- מנהלים
- לאחר
- תעשיות
- מאפשר
- מאפשר
- תמיד
- בין
- כמויות
- ו
- לאשר
- מאושר
- ARE
- AS
- היבטים
- המשויך
- עמותה
- At
- נמשך
- בדיקה
- ביקורת
- אוֹתֶנְטִי
- אוטומטי
- אוטומטי
- מכני עם סלילה אוטומטית
- אוטומציה
- זמין
- נמנע
- בחזרה
- מבוסס
- בסיס
- BE
- להיות
- לפני
- להיות
- להלן
- תועלת
- הטבות
- מוטב
- שטרות
- גבולות
- תקציב
- מובנה
- עסקים
- עסקים
- by
- שיחה
- CAN
- כרטיס
- כרטיסים
- אשר
- מקרה
- מקרים
- מזומנים
- תזרים מזומנים
- לגרום
- גורם
- מֶרכָּזִי
- מנהל כספים ראשי
- סיכוי
- סיכויים
- בדיקה
- בדיקות
- בחרו
- בחירה
- טענות
- לגבות
- COM
- חברות
- חברה
- של החברה
- מורכב
- פשרה
- התפשר
- מבולבל
- לשקול
- מכיל
- ליבה
- עלות
- חיסכון עלויות
- עלויות
- יוצרים
- אשראי
- כרטיס אשראי
- קריטי
- מכריע
- להתאמה אישית
- אישית
- לוח מחוונים
- נתונים
- הזנת נתונים
- ימים
- החלטות
- עיכובים
- דרישות
- לְהַפְקִיד
- עיצוב
- מינוי
- פרט
- אחר
- באופן דיגיטלי
- ישיר
- מסמכים
- לא
- לא
- כל אחד
- בקלות
- קל לשימוש
- יעיל
- מאמץ
- או
- מבטל
- עובד
- עובדים
- משופר
- זן
- נכנס
- שלם
- כניסה
- שגיאות
- וכו '
- כל
- כולם
- דוגמה
- קיימים
- המערכת הקיימת
- הוצאות
- מנוסה
- עין
- פָּנִים
- לְהַקֵל
- גורמים
- למדי
- תכונות
- מעטים
- שלח
- תיוק
- למלא
- לממן
- פיננסים
- כספי
- רווחה כלכלית
- גמישות
- תזרים
- כדלקמן
- בעד
- פורבס
- טופס
- רמאי
- חופשי
- החל מ-
- מן המניין
- פונקציונלי
- נוסף
- לקבל
- נתן
- גלוֹבָּלִי
- עסק גלובלי
- Go
- הולך
- זהב
- לגדול
- גדל
- לטפל
- שמח
- יש
- לעזור
- עוזר
- מפריע
- שעות
- איך
- אולם
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- עצום
- מיד
- השפעות
- לשפר
- in
- עליות
- גדל
- בנפרד
- לֹא יָעִיל
- מידע
- הודעה
- תובנות
- לשלב
- השתלבות
- ואינטגרציות
- ממשקים
- להשקיע
- מעורב
- בעיות
- IT
- שֶׁלָה
- עצמו
- שמור
- מפתח
- לדעת
- האחרון
- עוֹפֶרֶת
- מוביל
- לִלמוֹד
- רמות
- סביר
- ארוך
- הרבה זמן
- עוד
- נראה
- הסתכלות
- את
- מגרש
- עשוי
- לתחזק
- לעשות
- עושה
- עשייה
- לנהל
- ניהול
- פתרון ניהול
- מנהל
- מנהלים
- מדריך ל
- באופן ידני
- רב
- הרבה אנשים
- אומר
- בינתיים
- חבר
- יכול
- דקות
- טעויות
- רֶגַע
- כסף
- חוֹדֶשׁ
- אחת לחודש
- חודשים
- יותר
- יתר על כן
- רוב
- צורך
- צרכי
- שלילי
- מספר
- of
- המיוחדות שלנו
- זקן
- on
- ONE
- אפשרויות
- להזמין
- ארגון
- ארגונים
- אחר
- אחרים
- שֶׁלוֹ
- בעלים
- כואב
- מאמר
- ניירת
- חלק
- תשלום
- משלם
- תשלום
- תשלומים
- אֲנָשִׁים
- תקופה
- רשות
- אישי
- מקום
- תכנון
- אפלטון
- מודיעין אפלטון
- אפלטון נתונים
- להציג
- בעיות
- תהליך
- תהליכים
- תהליך
- פּרוּדוּקטִיבִי
- פִּריוֹן
- הוכחה
- הוכחות
- רכישות
- למטרות
- PWC
- זמן אמת
- להבין
- קבלות
- לקבל
- קיבלו
- שיא
- הקלטה
- רשום
- קשר
- מערכות יחסים
- נותר
- להסיר
- לשכור
- לדווח
- דווח
- דוחות לדוגמא
- לבקש
- בקשות
- לדרוש
- דרישות
- אחריות
- תוצאה
- תוצאות
- סקירה
- s
- מכירות
- אותו
- חיסכון
- להרחבה
- אבטחה
- סט
- כמה
- משמרת
- צריך
- משמעותי
- פָּשׁוּט
- לפשט
- יחיד
- מידה
- להאט
- So
- תוכנה
- פִּתָרוֹן
- פתרונות
- כמה
- לבלות
- הוצאה
- גיליון אלקטרוני
- הצהרות
- צעדים
- עוד
- פשוט
- לחץ
- להגיש
- הוגש
- כזה
- סֶקֶר
- מערכת
- מערכות
- לקחת
- לוקח
- לדבר
- מסים
- נבחרת
- טכנולוגיות
- טכנולוגיה
- זֶה
- השמיים
- שֶׁלָהֶם
- אותם
- אלה
- זמן
- דורש זמן רב
- טיפים
- ל
- כלי
- כלים
- לעקוב
- מעקב
- מסורתי
- מַעֲבָר
- נסיעות
- מגמות
- טיול
- נָכוֹן
- תור
- טיפוסי
- בדרך כלל
- להשתמש
- משתמשים
- בעל ערך
- לצפיה
- ראות
- vs
- לחכות
- לבזבז
- שבועי
- שבועות
- מה
- מה
- אשר
- בזמן
- מי
- יצטרך
- עם
- תיק עבודות
- עובד
- אתה
- זפירנט