מהי הנהלת חשבונות וכיצד להפוך אותה לאוטומטית?

עדכן את הספרים שלך עם תהליכי עבודה יעילים של הנהלת חשבונות. השתמש ב- Nanonets כדי להגדיר זרימות עבודה ללא קוד תוך 15 דקות. התחל את תקופת הניסיון בחינם שלך עוד היום.

---

כבעל עסק חדש, אתה מבין במהירות שיש הרבה יותר בניהול העסק מאשר המוצר או השירות שלך. העלאת כישוריך, ניהול קשרי לקוחות וספקים, ואולי הכי קריטי - שמירה על תיעוד מדויק של העסקאות שלך. כאן נכנסת לתמונה הנהלת החשבונות.

מספרים מפחידים אנשים מסוימים.

אולי אתה אחד מהם. אתה עשוי לחשוב, "אני אהיה בסדר אם אשמור בראש שלי מושג גס על המכירות וההוצאות שלי. עד שאתחיל, אני יכול להרשות לעצמי לשכור מישהו שיטפל בדברים מהסוג הזה".

זו עלולה להיות שגיאה מסוכנת. המקרה הגרוע ביותר - ייתכן שהעסק שלך לא ישרוד ביקורת פיננסית בזמן מס ללא הרישומים המתאימים. במקרה הטוב, אתה עלול להסתבך עם סבך יקר לסדר כאשר אתה שוכר את העזרה הנכונה בהנהלת חשבונות. כך או כך, עדיף שתשמור רישומים מפורטים מהיום הראשון.

עכשיו אולי צריך לדעת: מהי הנהלת חשבונות? כיצד אוכל לשמור רישומים נאותים? מהם דוחות כספיים וכיצד אוכל לקבל אותם? במאמר זה נעבור על התשובות לכל השאלות הללו ועוד, כדי שתוכל להתחיל את מסע הנהלת החשבונות העסקי שלך בביטחון.

---

מהי הנהלת חשבונות?

הנהלת חשבונות היא תהליך של ניהול רישומים פיננסיים עבור העסק שלך. עסק קטן של אדם יחיד יכול לברוח מלשמור רשומות פיננסיות כתובות במחברת, אך עסקים גדולים זקוקים לערכים מפורטים.

במקרה הפשוט ביותר, זה חייב להיות הגיוני לאדם המבצע את רישום הרישומים. אם העסק שלך גדול מאדם אחד בלבד (בעלים בודד), הנהלת החשבונות שלך צריכה להיות במתכונת סטנדרטית המובנת לכל המעורבים: הבעלים, מנהל החשבונות או רואה החשבון, וכל אנשי מקצוע חיצוניים כגון פקידי הלוואות או פקידי מס.

הפורמט הסטנדרטי להנהלת חשבונות הוא מערכת הנהלת חשבונות כפולה. מערכת הנהלת החשבונות שלך רושמת כל סכום עסקה בשני מקומות שונים. לכל עסקה שני חלקים:

• חלק שנרשם ביומן הכללי: יומן כל העסקאות על כל החשבונות;
• הרשומה עבור כל חשבון נפרד היא חלק שנרשם בספר החשבונות. לפנקס החשבונות יש חלקים שונים עבור כל הוצאה, חשבון לקוח ומקור הכנסה.

מערכת הנהלת החשבונות הכפולה היא מערכת הצלבה מובנית המפחיתה טעויות אנוש. ההכנסה והיציאה שניהם נרשמות כדי להראות את תזרים המזומנים הכולל וכיצד העסקה השפיעה על חלקים בודדים של העסק שלך.

---

אוטומציה של רישומי ספר כללי, קידוד GL, ניהול חשבוניות ועוד. הזמן הדגמה חיה מותאמת אישית כדי לראות איך אתה יכול לחסוך זמן, מאמץ ועלויות תוך אוטומציה של תהליכי הנהלת החשבונות שלך.

קבעו הדגמה

---

הנהלת חשבונות מול הנהלת חשבונות

אז מה ההבדל בין הנהלת חשבונות לחשבונאות?

אם שקלת לשכור את אחד מאנשי המקצוע הללו עבור העסק שלך, אתה עלול לחשוב שרואה חשבון הוא רק מנהל חשבונות יקר. שום דבר לא יכול להיות רחוק יותר מהאמת. מנהלי חשבונות ורואי חשבון ממלאים תפקידים חיוניים לבעלי עסקים ולמנהלי כספים – הם משרתים חלקים שונים במחזור החיים הפיננסי של העסק.

מנהל החשבונות מטפל ברישום הכספי השוטף עבור העסק. מנהל החשבונות עסוק מדי יום בטיפול בהזמנת עסקאות, הוצאת חשבוניות ללקוחות וטיפול באיחור בחשבונות, תיאום חשבונות, מעקב אחר חובות ופיקוח על השכר. היא סוגרת את החשבונות בסוף החודש ומאזנת את הספרים. הנהלת חשבונות היא החלק המעשי בטיפול הפיננסי של העסק.

לאחר סיום עבודתו של מנהל החשבונות, מתחילה עבודתו של רואה החשבון. היא לוקחת את המידע מהחודש או מהשנה ויוצרת את הדוחות הכספיים. במידת הצורך, היא רשאית לבקר את הדוחות הכספיים ולדון בהם עם הבעלים. לדוחות הכספיים יהיה תפקיד מרכזי גם בהכנת מס הכנסה לעסק – עוד עבודה לרואה החשבון. רואה החשבון הנכון יכול גם לסייע בתכנון מס לאורך כל השנה כדי למזער את חבות המס הכוללת. תפקידו של רואה החשבון הוא ניתוח פיננסי ברמה גבוהה יותר בהשוואה לעבודת מנהל החשבונות.

יחסים פיננסיים, סכומים חריגים וסמנים מרכזיים אחרים להצלחה או כישלון של עסק הם מה שרואה החשבון מחפש. היא יכולה לדון במידע זה עם בעל העסק או מנהל הכספים, כך שהמנהלים יוכלו לקבל את המידע הדרוש להם כדי לקבל החלטות אסטרטגיות לעתיד העסק.

עסק יכול לבחור באיזו רמה של עזרה פיננסית הוא צריך מרואה חשבון או מנהל חשבונות. עסקים קטנים עשויים להחליט שלא לשכור עזרה בהנהלת חשבונות ולעשות עשה זאת בחשבונאות היומיומית שלהם. הם רשאים להעסיק רואה חשבון רק לכמה שעות בשנה בעונת המס.

ייתכן שעסקים גדולים יותר לא יוכלו להתחמק עם הרמה הנמוכה הזו של עזרה מבחוץ. ייתכן שיש להם מחלקת הנהלת חשבונות פנימית שלמה עבור העבודה היומיומית ועזרה חשבונאית חיצונית לעונת המס. כדי להחליט איזו רמה של עזרה פיננסית מתאימה לעסק שלך, העריך את התקציב, הענף, קצב הצמיחה והצרכים הכוללים של העסק שלך.

---

מהם שני סוגי הנהלת החשבונות?

שני סוגי הנהלת החשבונות הם הנהלת חשבונות חד פעמית וחשבונאות כפולה.

הנהלת חשבונות חד-פעמית היא פשוטה כמו רשימה של דמויות במחברת או בגיליון אלקטרוני של Excel. הוסף כסף פנימה, תחסר כסף החוצה. אם אתה רק מתחיל, זו יכולה להיות אופציה מצוינת להניע אותך. זהו עותק של דף חשבון הבנק שלך עבור העסק שלך וניתן להתאמה עם דף חשבון הבנק שלך בסוף החודש לצורך דיוק.

עם זאת, ברגע שהעסק שלך יתחיל, אתה תתגבר על שיטת החשבונאות הזו די מהר. זה לא יהיה יעיל עבור אנשי מקצוע חיצוניים, כמו מכיני מס או משקיעים, לראות איך העסק שלך מסתדר. ההכנסה שלך עשויה להשתנות מאוד מחודש לחודש; אם הייתה לך הוצאה גדולה במיוחד, כמו תשלום ביטוח בתחילת השנה, לא תוכל לזהות כי הוצאה זו "צריכה" להתפרס על פני כל השנה שכן פוליסת הביטוח מכסה את כל השנה. ברגע שהעסק שלך מתחיל להמריא, הגיע הזמן לעבור למערכת הנהלת החשבונות הכפולה.

מערכת הנהלת החשבונות הכפולה רושמת עסקאות כדי להראות אילו חלקים בעסק מושפעים מכל עסקה. הבסיס של מערכת החשבונאות הכפולה הוא המשוואה החשבונאית, האומרת:

נכסים = התחייבויות + הון עצמי

המשמעות היא שלכל עסקה, שני חלקי הרישום הכפול חייבים לשמור על איזון המשוואה החשבונאית.

אם חשבון נכס עולה, גם חשבון התחייבות או הון (או שניהם) חייבים לעלות. אם התחייבות יורדת, אז גם אחד מהנכסים חייב לרדת, או שההון העצמי חייב לעלות כדי להישאר מאוזן. כל עסקה מתועדת באופן שמראה בדיוק איזה חלק בחברה מושפע מאותה עסקה ספציפית. בסוף השנה מראה המאזן כיצד מועברת המשוואה החשבונאית לדוחות הכספיים של החברה.

הנהלת חשבונות כפולה מוזנת בדרך כלל למערכת תוכנת הנהלת חשבונות כגון Quickbooks או Xero וכל התהליך יכול להיות אוטומטי באמצעות תוכנת אוטומציה חשבונאית כמו ננונטים. ניתן לעשות זאת באופן ידני או אוטומטי באמצעות חיבור חשבון הבנק של החברה לתוכנה.

מהי הדרך הקלה ביותר לבצע הנהלת חשבונות?

הדרך הקלה ביותר לבצע הנהלת חשבונות היא הדרך המתאימה לעסק שלך. מערכת הנהלת חשבונות חד-פעמית עשויה להיות הקלה ביותר אם החברה שלך קטנה מאוד. עם זאת, הקלות של רישום ההכנסות וההוצאות שלך בגיליון אלקטרוני יחיד של Excel עשויה להתגבר על אי הנוחות של חוסר רישומי חשבונאות נאותים עבור בנקאים, משקיעים או מכיני מס.

אם העסק שלך צומח במהירות, יהיה הכי קל בטווח הארוך להחזיק מערכת הנהלת חשבונות שתוכל לצמוח איתך. מערכת חשבונאות כפולה עשויה לקחת קצת יותר מאמץ כדי להקים, אבל היא תשרת אותך מתחילת החברה שלך ועד כמה שתגדל.

---

ייעל את תהליכי הנהלת החשבונות שלך עם Nanonets. השתמש בזרימות עבודה לאוטומטיות של כניסות GL, אישורים, עיבוד חשבוניות, הזנת נתונים ועוד. נסה זאת בעצמך.  

---

מהי השיטה הנפוצה ביותר להנהלת חשבונות?

שיטת הנהלת החשבונות הכפולה היא השיטה הנפוצה ביותר בעולם. אף אחד עדיין לא המציא מערכת אינטואיטיבית ונטולת שגיאות כמו מערכת הנהלת החשבונות הכפולה.

הגדרת הנהלת חשבונות לעסקים

על מנת להקים הנהלת חשבונות עבור העסק שלך, תצטרך להחליט באיזו שיטה תשתמש בהנהלת החשבונות שלך. אולי תשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מבוססת ענן כמו Nanonets & QuickBooks או אולי כל מה שאתה צריך זה תבנית Excel.

בכל שיטה שתבחר, תצטרך לחשוב היטב על כל ההוצאות ומקורות ההכנסה שיש לך לעסק שלך. אם תצטרך, תוכל לעבור למערכת הנהלת חשבונות אחרת בהמשך הדרך לאחר התרחבות העסק, אך עדיף לבחור במערכת שתוכל לצמוח איתך.

• האם יש לך מספר חשבונות בנק או כרטיסי אשראי עבור העסק שלך שיהיה עליך להתייחס אליהם?
• כמה מקורות הכנסה יש לך?
  • קווי מוצרים מרובים?
  • שירותים?
  • הכנסה אחרת כמו נדל"ן או הכנסה מהשקעות?
• כמה ספקים אתה משלם מדי חודש?
• איזה סוג של הוצאות יש לך? לכל הוצאה אחרת יהיה צורך להקצות קטגוריה ממוספרת.
  • משפטי
  • ביטוח
  • לשכור
  • תשתיות
  • מסעות
  • אחר

איך עושים הנהלת חשבונות?

בין אם תבחרו בתוכנת הנהלת חשבונות או בשיטה פשוטה כמו אקסל, תתחילו. רוב תוכנות הנהלת החשבונות אינטואיטיביות לשימוש ומדריכות את המשתמש בהזנת עסקאות, והאינטרנט מלא בהדרכות אקסל למתחילים.

עליך לדייק בקפדנות בעת הזנת עסקאות - שגיאות מסוימות ייתפסו על ידי התוכנה או בעת התאמה בין הספרים בסוף החודש, אך אחרות הן ערמומיות יותר.

איך מתחילים הנהלת חשבונות למתחילים?

ראשית, בחרו שיטת הנהלת חשבונות המתאימה לצרכי העסק שלכם.

שנית, ארגן את הרישומים העסקיים שלך כך שתוכל להזין אותם בתבנית Excel או בתוכנת הנהלת החשבונות שלך מבלי לפספס שום עסקאות. דפי בנק יכולים לעזור בכך.

אם יש לך רישומים אחוריים שצריך להזין מהחודשים האחרונים, אתה יכול לבקש דפי חשבון ישנים מהבנק שלך. זה אמור לתת לך תיעוד מדויק למדי של העסקים שהחברה שלך עשתה בחודשים האחרונים.

שלישית, הגדר לוח זמנים קבוע כדי להבטיח שלא תיפול בפיגור בהנהלת החשבונות שלך. ייתכן שעסקים קטנים מאוד יצטרכו לבצע הנהלת חשבונות רק פעם בשבוע. עסקים גדולים יותר יצטרכו לעשות זאת מדי יום ועשויים לדרוש צוות הנהלת חשבונות מסור בבית כדי להתמודד עם עומס העבודה.

---

הפוך כל היבט של הנהלת חשבונות עם Nanonets. הזמן הדגמה חיה של 20 דקות כדי לראות איך אתה יכול לעדכן את הספרים שלך עם Nanonets.

קבעו הדגמה

---

הבנת איזון הספרים

בתום תקופת החשבונאות, בדרך כלל בסוף החודש, תצטרכו "לאזן את הספרים". המשמעות היא לעבור על רישומי הנהלת החשבונות שלך ולהבטיח ששני הצדדים של המשוואה החשבונאית תואמים. יש כמה דברים שצריך לעשות בסוף התקופה כדי להבטיח שהחשבונאות שלך תהיה מדויקת.

התאמה של דף חשבון בנק

לאחר תום החודש, תקבל מהבנק שלך תדפיס בנק. עליך לעבור על רישום המזומנים של העסק שלך בפנקס החשבונות כדי לוודא שהעסקאות בפנקס שלך תואמות למה שרשומות בדף חשבון הבנק שלך. אם יש הבדלים, כמו צ'ק ששלחתם שעדיין לא סולקה מהבנק, עליכם לברר מדוע.

לנסות תבנית התאמה בין בנק

מאזן בוחן

מאזן הבוחן הוא בדיקה נוספת המבטיחה שכל עסקה תירשם בשני מקומות. עליך לחבר את כל יתרות החיוב ואת כל יתרות הזיכוי עבור כל החשבונות שלך. הם צריכים להשתוות זה לזה.

אם לא, עליך לברר מדוע. יכול להיות שמספר הוזן שגוי, עסקה נרשמה בצורה מרושלת או סיבה אחרת. תוכנת הנהלת חשבונות כוללת לעתים קרובות הגנת שגיאות מובנית כדי למנוע שגיאות מסוג זה מלכתחילה.

סגירת רישומי יומן

ישנם חשבונות מסוימים שצריך "לסגור" בסוף כל חודש, ואת היתרות שלהם להעביר לחשבונות חשבונות קבועים אחרים. כל חשבונות ההוצאות נסגרים בסוף החודש כדי שניתן יהיה להעביר את יתרותיהם לחלק ההון העצמי של הספרים. פעולה זו מעבירה את חשבונות ההכנסות וההוצאות, המשתקפים בדוח רווח והפסד, לחשבונות הנכסים וההון העצמיים, המשתקפים במאזן.

דוחות כספיים והנהלת חשבונות

לבסוף, לאחר השלמת משימות החשבונאות היומיות, השבועיות והחודשיות שלך, אתה מוכן להכניס מידע זה לדוחות הכספיים השנתיים שלך.

כל חשבונות ההכנסות וההוצאות שלך מקובצים לדוח רווח והפסד. דוח רווח והפסד מציג את סך המכירות שלך, סך ההוצאות שלך וההכנסה או ההפסד הסופי שלך. לאחר עריכת דוח רווח והפסד, ההכנסה או ההפסד הסופיים מועברים לחלק ההון העצמי של חשבונות המאזן שלך.

כל חשבונות הנכסים, ההתחייבויות וההון שלך מקובצים במאזן. המאזן מראה כיצד כל דולר מהנכסים שלך מאוזן על ידי חוב או הון עצמי של הבעלים. גם דוח רווח והפסד וגם המאזן הם פיסות מידע קריטיות לגבי הבריאות והרווחיות של העסק שלך בטווח הקצר והארוך.

---

ננונטים can בצע אופטימיזציה של הנהלת החשבונות, הנהלת החשבונות והתהליכים הפיננסיים שלך עם זרימות עבודה אוטומטיות. תגלה כיצד מקרי השימוש של Nanonets יכולים לחול על המוצר שלך.

---

ננונטים לאוטומציה של הנהלת חשבונות

Nanonets היא תוכנת אוטומציה חשבונאית מבוססת AI עם תוכנת OCR מובנית שיכולה לטפל בכל ההיבטים של הנהלת חשבונות, חשבונאות ואוטומציה פיננסית. ניתן להשתמש בננונטים כדי לבצע אוטומציה של:

• תהליכי התאמה – תיאום תשלומים, תיאום בנק, חשבון וכרטיס אשראי
• עיבוד חשבוניות – התאמת חשבוניות, העלאה, חילוץ נתונים ותשלום
• תשלום - שלח ACH והעברות בנקאיות ישירות מהפלטפורמה
• תהליכי אשראי וחיובים
• תהליכי הזנת נתונים
• סנכרון נתוני ERP
• ניהול ניסוי ביקורת

הנה הסיבה שכדאי לך לשקול Nanonets:

• אוטומציה של נתונים החילוץ ממסמכים - השתמש בזרימות עבודה אוטומטיות כדי לחלץ טבלאות, טקסט, ברקודים או קודי QR ממסמכים תוך שניות.
• אוטומציה של אישורים - קבל אישורים מבעלי עניין רלוונטיים באמצעות תהליכי עבודה של אישור.
• היה מוכן לביקורת - שמור יומן של כל הפעולות שלך עם Nanonets.
• צוות ממוקד לקוח - תקבל תמיכה 24×7, צוות הדרכה מוכשר ומנהל הצלחת לקוחות מסור.

Tלשנות מחדש הנהלת החשבונות, הנהלת החשבונות והתהליכים הפיננסיים שלך עם תהליכי עבודה אוטומטיים. תגלה כיצד מקרי השימוש של Nanonets יכולים לחול על המוצר שלך.

פשט את תהליכי החשבונאות שלך עם תבניות הנהלת החשבונות החינמיות שלנו:

תבנית התאמה בין בנק

תבנית דוח הוצאות

תבנית הזמנת רכש

קרא עוד:

מהי התוכנה הטובה ביותר לאוטומציה חשבונאית עבור העסק שלך?

איך ליישב תשלומים?

כיצד להפוך את עיבוד החשבוניות לאוטומטי?

כיצד לעדכן את הפנקס הכללי?