10 התוכנות המובילות לניהול מסמכים משפטיים לעורכי דין בשנת 2023

---

#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace היא תוכנת ניהול מסמכים ודוא"ל מבוססת ענן. זה מאפשר למשתמשים לנהל מסמכים ודואר אלקטרוני ומשפר את שיתוף הפעולה. LexWorkPlace יכול לשמש עבור צוותים שעשויים לעשות דברים רבים, כמו ניהול זרימות עבודה, האצלת משימות לחברי צוות, ניטור זמן ותשלום ואחסן נתונים.

חלק מהתכונות שמספקת LexWorkplace הם חיפוש בטקסט מלא, ניהול גרסאות מסמכים, אינדקס מסמכים ופרופילים, הרשאות וניהול גישה, והצפנת נתונים מקצה לקצה.

תמחור: $395 לחודש (3 משתמשים)

ניסיון חינם: לא

אידיאלי עבור: סיווג, ארכיון ושמירת מסמכים

Pros

• בקרת גרסאות
• אין זמן השבתה

חסרונות

• חוסר יכולת לשמור אימיילים

---

#6. קליאו

Clio היא תוכנה לניהול פרקטיקה משפטית המאפשרת הרצה, ארגון ושיתוף פעולה יעילים בתיקים. משתמשים יכולים להשתמש בו כדי לערוך, לאחסן ולנהל מסמכים בבטחה בענן.

ניהול תיקים ומסמכים, תזמון, חשבונאות, מעקב אחר זמן, ניהול משימות וחיוב הם חלק מהמאפיינים העיקריים שלו. בנוסף, Clio כוללת אפליקציה לנייד המאפשרת למשתמשים לעיין, לשתף או להעלות מסמכים, לעדכן סטטוסים של תיקים ולהתחבר ללקוחות ולחברי צוות.

תמחור: החל מ-$39 לחודש למשתמש

ניסיון חינם: יש

אידיאלי עבור: מעקב אחר לידים וניהול תיקים

Pros

• ניהול לידים ומקרים מקיף
• אינטגרציה קלה

חסרונות

• הצעות נפרדות (לגדול ולנהל)
• אין תבניות מוגדרות מראש

---

#7 LogicalDoc

LogicalDOC היא תוכנה חופשית עמוסה במסד נתונים בקוד פתוח.

למרות שהוא תומך בכל ה-DBMS הפופולריים, מפתחים עדיין מייעצים ל-MySQL לשימוש במערכות ייצור. LogicalDoc מאפשר למשתמשים ולארגונים לארגן בצורה מאובטחת ומהימנה, לאינדקס, לאחזר, לשלוט ולהפיץ מסמכים עסקיים חיוניים, תוך התמקדות באוטומציה של תהליכים עסקיים ואחזור תוכן מהיר. בנוסף, הוא תומך בייבוא ​​אוטומטי מקבצים משותפים ובשילוב עם Microsoft Office ו-Outlook.

מחיר כרטיס: בבקשה

ניסיון ללא תשלום: כן, יש לו גם גרסה חינמית

אידיאלי: יצירת אינדקס ואחזור מהיר של מסמכים

Pros

• ידידותי למשתמש
• תוספים בקוד פתוח לשיפור הפונקציונליות

חסרונות

• התאמה אישית דורשת ידע בתכנות
• קשה ליצור קבצי גיבוי

---

#8. efileCabinet

ארון אפיל הוא א תוכנת ניהול מסמכים המאפשרת למשתמשים לנהל מסמכים, ליצור זרימות עבודה ולהתאים תהליכים בהתאם לצרכיהם. עם תכונות כמו חיפוש טקסט מתקדם, שיתוף מאובטח, חתימות אלקטרוניות, הוא נועד לעזור לארגונים ליצור, לנהל ולשתף ביעילות מסמכים ולדאוג לתאימות. יש לו גם אפשרות של אפליקציה סלולרית למשתמשים.

מחיר כרטיס: $699 לשנה/משתמש

ניסיון חינם: יש

אידיאלי עבור: ניהול תוכן

Pros

• קל לשימוש, נגישות
• גרור ושחררת

חסרונות

• פונקציונליות חיפוש מורכבת
• אינטגרציה מוגבלת

---

#9. Sharepoint

SharePoint היא פלטפורמה מבוססת אינטרנט לשיתוף פעולה המשתלבת בצורה חלקה עם Microsoft Office. למרות שהפונקציה העיקרית של SharePoint היא כמערכת לניהול ואחסון מסמכים, האופן שבו כל עסק משתמש בה ישתנה מאוד. קבוצות יכולות ליצור אזור מרכזי ומוגן בסיסמה לשיתוף מסמכים עם כלי זה.

ניתן לגשת לתכונות שלו באמצעות יישומי אינטרנט וממשק משתמש אינטרנט (UI). הוא מציע תכונות שונות על פני הספקטרום, כמו שמות קבצים מורחבים, תמיכה בקבצים גדולים, ניהול זכויות מידע, שיתוף תיקיות ונגישות לספריית מסמכים.

תמחור: הוא זמין כחלק מחבילת Microsoft Office 365

ניסיון חינם: יש גרסה חינמית

אידיאלי עבור: שיתוף פעולה

Pros

• שיתוף ושיתוף פעולה
• סנכרון נתונים
• שימוש במכשירים רבים

חסרונות

• קשה לנווט
• עקומת לימוד תלולה

---

#10. תדמיין

דימוי הוא מקיף מערכת ניהול תוכן שיוצר מסמכים ומשתף פעולה בצורה מאובטחת. הם גם מספקים מערכת אקולוגית של שותפים ואינטגרציות כמו Google Workspace. עם תכונות כמו ניהול דוא"ל, חיפוש הקשרי מבוסס בינה מלאכותית והצפנה, היא מכוונת לסייע לארגונים בניהול ידע יעיל.

תמחור: בבקשה

ניסיון חינם: לא

---

מחפשים לייעל את ניהול המסמכים המשפטיים?

בדוק את פלטפורמת ניהול המסמכים ללא קוד של Nanonets ובצע אופטימיזציה של ניהול המסמכים תוך 15 דקות. התחל את תקופת הניסיון בחינם.

---

השוואה בין המערכות המובילות לניהול מסמכים משפטיים

השווינו את ניהול המסמכים המשפטיים המוזכרים בבלוג למעלה. הנה תמונת מצב של כל התוכנות בקצרה.

---

Nanonets - התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים משפטיים

[תוכן מוטבע]

Nanonets היא מערכת ניהול מסמכים קלה במיוחד לשימוש עם ניהול זרימת עבודה ללא קוד, הטובה ביותר מסוגה תוכנת OCR, ואחסון ענן אמין ומאובטח. אתה יכול להגדיר Nanonets ביום אחד, להשתמש בהם מבלי לכתוב שורת קוד אחת ולהפוך כל תהליך ידני לאוטומטי תוך דקות.

Nanonets מציעה:

מלבד אלה, הנה שלוש סיבות מדוע Nanonets היא אופציה מצוינת עבור מערכת ניהול מסמכים משפטיים:

• זרימת עבודה אוטומציה - הפוך הודעות דוא"ל לאוטומטיות, לכידת מסמכים, חיפוש PDF, התאם מסמכים משפטיים ועוד עם זרימות עבודה פשוטות ללא קוד.
• ניהול מסמכים - מצא כל התייחסות, חוזה או הסכם במילה אחת בלבד. אתה יכול להשתמש בננונטים כדי למצוא מסמכים, הערות למסמכים, דיגיטציה, אחסון ועוד.
• לקוחות מעולה תמיכה - הצוות שלנו עומד בהמתנה כדי לעזור לך לאורך כל המסע שלך. Nanonets מספקת תמיכה 24×7, סיוע טכני והדרכות חינם לכל לקוחותינו.

Nanonets מציעה פלטפורמה עמוסה בתכונות לאוטומציה של כל דבר, החל מתהליכים פיננסיים מורכבים ועד להזנת נתונים שגרתית. עם אינטגרציות חלקות, פלטפורמה ללא קוד ואוטומציה של זרימת עבודה, Nanonets היא מושלמת עבור משרדי עורכי דין המעוניינים לבטל תהליכים ידניים.

---

כיצד לבחור את התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים משפטיים?

בעת בחירת מערכת ניהול מסמכים משפטיים.

זיהוי הצרכים שלך

לפני שתתחיל לרשום תוכנות אפשריות, סקור את המערכות והתהליכים הנוכחיים כדי לזהות פערים מרכזיים שהתוכנה תעזור לך לפתור. לאחר שהם מזוהים, ערכו רשימה יסודית שתוכל לשמש לעיון.

שלושה גורמים מרכזיים שכדאי לזכור הם

אבטחה וציות

לגבי משרדי עורכי דין, אבטחה היא בעלת חשיבות עליונה שכן הם נושאים הרבה נתונים רגישים וסודיים של לקוחותיהם. פרטיות ואבטחת נתונים הם חובה עבור לקוחות ארגוניים ואישיים. אפילו הפרת מידע קלה עלולה להוביל לתוצאות הרות אסון. לפיכך, אבטחה ברמה ארגונית היא חובה עבור מערכות מסמכים משפטיים כדי להגן על הנתונים מפני האקרים, פישרים והתקפות סייבר אחרות. לפיכך, בעת בחירת תוכנת מסמך, יש לאמת את תכונות ההצפנה והתאימות שלה.

קלות גישה

העבודה במשרד עורכי דין כרוכה בשיתוף פעולה רב. גורמים מרובים עשויים להיות מושפעים, ומסמכים יכולים לשנות ידיים רבות לאורך התהליך. לפיכך, במקרים כאלה, חיוני להבטיח שניתן יהיה לגשת למסמכים ממסד הנתונים במהירות וביעילות. הוא מציע חופש וגמישות רבה מכיוון שצוותים יכולים לשרת לקוחות בכל זמן ובכל מקום. זה גם עושה דרך ארוכה בשיפור הפרודוקטיביות והיעילות הכוללת.

שיתוף מאובטח

יש לדרוש רמות הרשאה/גישה או מנגנוני אישור שונים כדי להבטיח אבטחה. מסמכים צריכים להיות מוצפנים כדי שניתן יהיה לבצע שיתוף ושיתוף פעולה בצורה מאובטחת. לחלק מהתוכנות יש גם הוראות להגדרת סיסמאות או קישורי שיתוף מאובטחים.

מחקר

השלב הבא הוא רשימה קצרה של תוכנות שונות שמתאימות לצרכים שלך. אתה יכול להתייעץ עם אנשים שכבר משתמשים בתוכנה הזו ולבדוק אם יש ביקורות בפורטלים כמו G2 ו-Capterra. לאחר שתפסת חלק מהם, בצע ניתוח מעמיק באמצעות הדגמות מוצרים, ניסויים וכו'.

---

אם אתה עובד עם חוזים והודעות משפטיות, בדוק את Nanonets. נהל מסמכים בקלות עם אוטומציה של זרימת עבודה ללא קוד. התחל את תקופת הניסיון בחינם or לקבוע איתנו שיחה.

---

מהן התכונות הנפוצות של תוכנת ניהול מסמכים משפטיים?

חלק מהתכונות שצריכות להיות לתוכנה לניהול מסמכים משפטיים הן כדלקמן.

אחסון מסמכים

הבעיה העיקרית שפלטפורמת ניהול מסמכים משפטית שואפת לפתור היא אחסון מסמכים - מקום בלתי מוגבל לכל המסמכים הוא חובה. למערכת חייבות להיות אמצעים לאחסון כל הנתונים מקובצי טקסט, הקלטות אודיו, קטעי וידאו ותמונות. זה צריך לאפשר יעיל אחסון מסמכים לאחסן מסמכים משפטיים באחסון ענן מאובטח.

אבטחה ותאימות

תכונות אבטחה כמו הגנה באמצעות סיסמה, ניהול הרשאות ואימות רב-גורמי נחוצות, וכך גם עמידה בתקנות שונות שכן משרדי עורכי דין עוסקים בנתונים רגישים.

ניהול דואר אלקטרוני

זה גם לא אחד מהצרכים אבל עוזר מאוד אם קיים. מערכת מרכזית שיכולה לנהל את כל המסמכים והמיילים שלך עוזרת להפחית את החיכוך ולחסוך זמן שאבד בין הלוך ושוב, מה שנעשה כאשר שני אלה מנוהלים בתוכנות שונות. חפש תוכנה לניהול מסמכים משפטיים עם יכולות ניתוח דוא"ל כדי לחלץ מידע מהודעות דוא"ל תוך כדי תנועה.

יכולות אינטגרציה

זה יהיה שימושי במיוחד עבור משרדי עורכי דין שכבר משתמשים בכלים שונים לניהול תהליכים שונים ורוצים להמשיך להשתמש בהם/בנתונים שלהם. תוכנת ניהול מסמכים משפטית המציעה אינטגרציה חלקה עם יישומים שונים תאפשר זרימת מידע חלקה.

זרימות עבודה של מסמכים

דרישות הניהול עבור החברה שלך יכולות לכלול תיוג מסמכים, עריכה, שינוי תפקידים והרשאות עבור מסמכים, העברת מסמך בין תיקיות, יצירת מסמכים חדשים ועדכון מסמכים.

לפיכך, אם התוכנה מספקת אוטומציה של זרימת עבודה, רבות מהמשימות הללו יכולות להיות אוטומטיות.

זיהוי תווים אופטי

רוב חברות עורכי הדין עדיין עובדות עם הרבה מסמכי נייר. משרדים משפטיים דורשים פתרון אוטומטי של סריקה ואינדקס מסמכים כדי לנהל ביעילות את המידע הכלול במסמכים אלה. תוכנה עם טכנולוגיית OCR יכולה לעזור לפתור בעיה זו ביעילות.

חפש מילת מפתח

מכיוון שיש הרבה נתונים על פני מספר קבצים, חיפוש אחר נקודת נתונים מסוימת הופך לעתים קרובות למשימה מונומנטלית. הנוכחות של חיפוש מתקדם מאפשרת למשתמשים להשתמש במספר טכניקות בעת החיפוש והופכת את שליפת המסמכים למהירה יותר.

אוטומציה של אישורים

יש לאשר מסמכים משפטיים לפני שליחתם ללקוחות. ודא שלמערכת ניהול המסמכים המשפטיים שלך יש תהליכי עבודה של אישור או מאפשרת לך ליצור אחד.

---

עם זרימות עבודה אוטומטיות, ניהול משימות, מעקב אחר זמן, ניהול חתימות, שיתוף פעולה ושיתוף מאובטח, תוכנת ניהול מסמכים משפטיים יכולה לעשות הרבה כדי לסדר את הפעילות של משרד עורכי הדין שלך ולהגביר את היעילות בתהליך.

לפיכך, עם הזמן אימוץ תוכנות ניהול מסמכים משפטיות רק יעלה ככל שיותר ויותר חברות יבינו את ערכן.

עם שפע של אפשרויות זמינות בשוק, הקפד לבחור את האחת המתאימה ביותר לצרכים ולתקציב שלך.

---

מצא חוזים כאשר אתה צריך אותם עם מילת מפתח בלבד. השתמש בננונטים כדי לפשט את החיפוש, האחסון והעיבוד של מסמכים.

יש לך מארז שימוש מותאם אישית? פנה לצוות המומחים שלנו כדי להגדיר את זרימות העבודה שלך כפי שאתה רוצה. קפצו לשיחה קצרה של 10 דקות עכשיו!

---

קרא עוד על ניהול מסמכים

הבלוג פורסם במקור ב-11 בדצמבר 2022 ועודכן ב-12 בינואר 2023.