מהי הנהלת חשבונות וכיצד להפוך אותה לאוטומטית?

Keep your books updated with efficient bookkeeping workflows. Use Nanonets to set up no-code workflows in 15 minutes. Start your free trial today.

---

כבעל עסק חדש, אתה מבין במהירות שיש הרבה יותר בניהול העסק מאשר המוצר או השירות שלך. העלאת כישוריך, ניהול קשרי לקוחות וספקים, ואולי הכי קריטי - שמירה על תיעוד מדויק של העסקאות שלך. כאן נכנסת לתמונה הנהלת החשבונות.

מספרים מפחידים אנשים מסוימים.

אולי אתה אחד מהם. אתה עשוי לחשוב, "אני אהיה בסדר אם אשמור בראש שלי מושג גס על המכירות וההוצאות שלי. עד שאתחיל, אני יכול להרשות לעצמי לשכור מישהו שיטפל בדברים מהסוג הזה".

זו עלולה להיות שגיאה מסוכנת. המקרה הגרוע ביותר - ייתכן שהעסק שלך לא ישרוד ביקורת פיננסית בזמן מס ללא הרישומים המתאימים. במקרה הטוב, אתה עלול להסתבך עם סבך יקר לסדר כאשר אתה שוכר את העזרה הנכונה בהנהלת חשבונות. כך או כך, עדיף שתשמור רישומים מפורטים מהיום הראשון.

עכשיו אולי צריך לדעת: מהי הנהלת חשבונות? כיצד אוכל לשמור רישומים נאותים? מהם דוחות כספיים וכיצד אוכל לקבל אותם? במאמר זה נעבור על התשובות לכל השאלות הללו ועוד, כדי שתוכל להתחיל את מסע הנהלת החשבונות העסקי שלך בביטחון.

---

מהי הנהלת חשבונות?

הנהלת חשבונות היא תהליך של ניהול רישומים פיננסיים עבור העסק שלך. עסק קטן של אדם יחיד יכול לברוח מלשמור רשומות פיננסיות כתובות במחברת, אך עסקים גדולים זקוקים לערכים מפורטים.

At its simplest, it has to make sense to the person doing the recordkeeping. If your business is larger than just one person (sole proprietor), your bookkeeping should be in a standard format that is understandable to everyone involved: the owner, the bookkeeper or accountant, and any outside professionals such as loan officers or tax officials.

הפורמט הסטנדרטי להנהלת חשבונות הוא מערכת הנהלת חשבונות כפולה. מערכת הנהלת החשבונות שלך רושמת כל סכום עסקה בשני מקומות שונים. לכל עסקה שני חלקים:

• חלק שנרשם ביומן הכללי: יומן כל העסקאות על כל החשבונות;
• הרשומה עבור כל חשבון נפרד היא חלק שנרשם בספר החשבונות. לפנקס החשבונות יש חלקים שונים עבור כל הוצאה, חשבון לקוח ומקור הכנסה.

מערכת הנהלת החשבונות הכפולה היא מערכת הצלבה מובנית המפחיתה טעויות אנוש. ההכנסה והיציאה שניהם נרשמות כדי להראות את תזרים המזומנים הכולל וכיצד העסקה השפיעה על חלקים בודדים של העסק שלך.

---

Automate general ledger entries, GL coding, invoice management, and more. Book a personalized live demo to see how you can save time, effort, and costs while automating your bookkeeping processes.

קבעו הדגמה

---

הנהלת חשבונות מול הנהלת חשבונות

אז מה ההבדל בין הנהלת חשבונות לחשבונאות?

אם שקלת לשכור את אחד מאנשי המקצוע הללו עבור העסק שלך, אתה עלול לחשוב שרואה חשבון הוא רק מנהל חשבונות יקר. שום דבר לא יכול להיות רחוק יותר מהאמת. מנהלי חשבונות ורואי חשבון ממלאים תפקידים חיוניים לבעלי עסקים ולמנהלי כספים – הם משרתים חלקים שונים במחזור החיים הפיננסי של העסק.

מנהל החשבונות מטפל ברישום הכספי השוטף עבור העסק. מנהל החשבונות עסוק מדי יום בטיפול בהזמנת עסקאות, הוצאת חשבוניות ללקוחות וטיפול באיחור בחשבונות, תיאום חשבונות, מעקב אחר חובות ופיקוח על השכר. היא סוגרת את החשבונות בסוף החודש ומאזנת את הספרים. הנהלת חשבונות היא החלק המעשי בטיפול הפיננסי של העסק.

לאחר סיום עבודתו של מנהל החשבונות, מתחילה עבודתו של רואה החשבון. היא לוקחת את המידע מהחודש או מהשנה ויוצרת את הדוחות הכספיים. במידת הצורך, היא רשאית לבקר את הדוחות הכספיים ולדון בהם עם הבעלים. לדוחות הכספיים יהיה תפקיד מרכזי גם בהכנת מס הכנסה לעסק – עוד עבודה לרואה החשבון. רואה החשבון הנכון יכול גם לסייע בתכנון מס לאורך כל השנה כדי למזער את חבות המס הכוללת. תפקידו של רואה החשבון הוא ניתוח פיננסי ברמה גבוהה יותר בהשוואה לעבודת מנהל החשבונות.

יחסים פיננסיים, סכומים חריגים וסמנים מרכזיים אחרים להצלחה או כישלון של עסק הם מה שרואה החשבון מחפש. היא יכולה לדון במידע זה עם בעל העסק או מנהל הכספים, כך שהמנהלים יוכלו לקבל את המידע הדרוש להם כדי לקבל החלטות אסטרטגיות לעתיד העסק.

עסק יכול לבחור באיזו רמה של עזרה פיננסית הוא צריך מרואה חשבון או מנהל חשבונות. עסקים קטנים עשויים להחליט שלא לשכור עזרה בהנהלת חשבונות ולעשות עשה זאת בחשבונאות היומיומית שלהם. הם רשאים להעסיק רואה חשבון רק לכמה שעות בשנה בעונת המס.

ייתכן שעסקים גדולים יותר לא יוכלו להתחמק עם הרמה הנמוכה הזו של עזרה מבחוץ. ייתכן שיש להם מחלקת הנהלת חשבונות פנימית שלמה עבור העבודה היומיומית ועזרה חשבונאית חיצונית לעונת המס. כדי להחליט איזו רמה של עזרה פיננסית מתאימה לעסק שלך, העריך את התקציב, הענף, קצב הצמיחה והצרכים הכוללים של העסק שלך.

---

מהם שני סוגי הנהלת החשבונות?

שני סוגי הנהלת החשבונות הם הנהלת חשבונות חד פעמית וחשבונאות כפולה.

הנהלת חשבונות חד-פעמית היא פשוטה כמו רשימה של דמויות במחברת או בגיליון אלקטרוני של Excel. הוסף כסף פנימה, תחסר כסף החוצה. אם אתה רק מתחיל, זו יכולה להיות אופציה מצוינת להניע אותך. זהו עותק של דף חשבון הבנק שלך עבור העסק שלך וניתן להתאמה עם דף חשבון הבנק שלך בסוף החודש לצורך דיוק.

עם זאת, ברגע שהעסק שלך יתחיל, אתה תתגבר על שיטת החשבונאות הזו די מהר. זה לא יהיה יעיל עבור אנשי מקצוע חיצוניים, כמו מכיני מס או משקיעים, לראות איך העסק שלך מסתדר. ההכנסה שלך עשויה להשתנות מאוד מחודש לחודש; אם הייתה לך הוצאה גדולה במיוחד, כמו תשלום ביטוח בתחילת השנה, לא תוכל לזהות כי הוצאה זו "צריכה" להתפרס על פני כל השנה שכן פוליסת הביטוח מכסה את כל השנה. ברגע שהעסק שלך מתחיל להמריא, הגיע הזמן לעבור למערכת הנהלת החשבונות הכפולה.

מערכת הנהלת החשבונות הכפולה רושמת עסקאות כדי להראות אילו חלקים בעסק מושפעים מכל עסקה. הבסיס של מערכת החשבונאות הכפולה הוא המשוואה החשבונאית, האומרת:

נכסים = התחייבויות + הון עצמי

המשמעות היא שלכל עסקה, שני חלקי הרישום הכפול חייבים לשמור על איזון המשוואה החשבונאית.

אם חשבון נכס עולה, גם חשבון התחייבות או הון (או שניהם) חייבים לעלות. אם התחייבות יורדת, אז גם אחד מהנכסים חייב לרדת, או שההון העצמי חייב לעלות כדי להישאר מאוזן. כל עסקה מתועדת באופן שמראה בדיוק איזה חלק בחברה מושפע מאותה עסקה ספציפית. בסוף השנה מראה המאזן כיצד מועברת המשוואה החשבונאית לדוחות הכספיים של החברה.

הנהלת חשבונות כפולה מוזנת בדרך כלל למערכת תוכנת הנהלת חשבונות כגון Quickbooks או Xero וכל התהליך יכול להיות אוטומטי באמצעות תוכנת אוטומציה חשבונאית כמו ננונטים. ניתן לעשות זאת באופן ידני או אוטומטי באמצעות חיבור חשבון הבנק של החברה לתוכנה.

מהי הדרך הקלה ביותר לבצע הנהלת חשבונות?

הדרך הקלה ביותר לבצע הנהלת חשבונות היא הדרך המתאימה לעסק שלך. מערכת הנהלת חשבונות חד-פעמית עשויה להיות הקלה ביותר אם החברה שלך קטנה מאוד. עם זאת, הקלות של רישום ההכנסות וההוצאות שלך בגיליון אלקטרוני יחיד של Excel עשויה להתגבר על אי הנוחות של חוסר רישומי חשבונאות נאותים עבור בנקאים, משקיעים או מכיני מס.

אם העסק שלך צומח במהירות, יהיה הכי קל בטווח הארוך להחזיק מערכת הנהלת חשבונות שתוכל לצמוח איתך. מערכת חשבונאות כפולה עשויה לקחת קצת יותר מאמץ כדי להקים, אבל היא תשרת אותך מתחילת החברה שלך ועד כמה שתגדל.

---

Streamline your bookkeeping processes with Nanonets. Use workflows to automate GL entries, approvals, invoice processing, data entry, and more. Try it yourself.  

---

מהי השיטה הנפוצה ביותר להנהלת חשבונות?

שיטת הנהלת החשבונות הכפולה היא השיטה הנפוצה ביותר בעולם. אף אחד עדיין לא המציא מערכת אינטואיטיבית ונטולת שגיאות כמו מערכת הנהלת החשבונות הכפולה.

הגדרת הנהלת חשבונות לעסקים

על מנת להקים הנהלת חשבונות עבור העסק שלך, תצטרך להחליט באיזו שיטה תשתמש בהנהלת החשבונות שלך. אולי תשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מבוססת ענן כמו Nanonets & QuickBooks או אולי כל מה שאתה צריך זה תבנית Excel.

בכל שיטה שתבחר, תצטרך לחשוב היטב על כל ההוצאות ומקורות ההכנסה שיש לך לעסק שלך. אם תצטרך, תוכל לעבור למערכת הנהלת חשבונות אחרת בהמשך הדרך לאחר התרחבות העסק, אך עדיף לבחור במערכת שתוכל לצמוח איתך.

• האם יש לך מספר חשבונות בנק או כרטיסי אשראי עבור העסק שלך שיהיה עליך להתייחס אליהם?
• כמה מקורות הכנסה יש לך?
  • קווי מוצרים מרובים?
  • שירותים?
  • הכנסה אחרת כמו נדל"ן או הכנסה מהשקעות?
• כמה ספקים אתה משלם מדי חודש?
• איזה סוג של הוצאות יש לך? לכל הוצאה אחרת יהיה צורך להקצות קטגוריה ממוספרת.
  • משפטי
  • ביטוח
  • לשכור
  • תשתיות
  • מסעות
  • אחר

איך עושים הנהלת חשבונות?

Whether you choose accounting software or a simple method such as Excel, you will begin. Most accounting software is intuitive to use and guides the user through entering transactions, and the internet is full of beginner Excel tutorials.

You must be meticulously accurate when entering transactions – some errors will be caught by the software or when you reconcile the books at the end of the month, but others are more insidious.

איך מתחילים הנהלת חשבונות למתחילים?

ראשית, בחרו שיטת הנהלת חשבונות המתאימה לצרכי העסק שלכם.

שנית, ארגן את הרישומים העסקיים שלך כך שתוכל להזין אותם בתבנית Excel או בתוכנת הנהלת החשבונות שלך מבלי לפספס שום עסקאות. דפי בנק יכולים לעזור בכך.

If you have back records that need to be entered from past months, you can request old account statements from your bank. This should give you a fairly accurate record of what business your company did in the last few months.

שלישית, הגדר לוח זמנים קבוע כדי להבטיח שלא תיפול בפיגור בהנהלת החשבונות שלך. ייתכן שעסקים קטנים מאוד יצטרכו לבצע הנהלת חשבונות רק פעם בשבוע. עסקים גדולים יותר יצטרכו לעשות זאת מדי יום ועשויים לדרוש צוות הנהלת חשבונות מסור בבית כדי להתמודד עם עומס העבודה.

---

Automate every aspect of bookkeeping with Nanonets. Book a 20-min live demo to see how you can keep your books updated with Nanonets.

קבעו הדגמה

---

הבנת איזון הספרים

At the end of the accounting period, usually at the end of the month, you will need to “balance the books”. This means going through your bookkeeping records and ensuring that both sides of the accounting equation match. There are a few things that have to be done at the end of the period to ensure that your accounting is accurate.

התאמה של דף חשבון בנק

לאחר תום החודש, תקבל מהבנק שלך תדפיס בנק. עליך לעבור על רישום המזומנים של העסק שלך בפנקס החשבונות כדי לוודא שהעסקאות בפנקס שלך תואמות למה שרשומות בדף חשבון הבנק שלך. אם יש הבדלים, כמו צ'ק ששלחתם שעדיין לא סולקה מהבנק, עליכם לברר מדוע.

לנסות תבנית התאמה בין בנק

מאזן בוחן

מאזן הבוחן הוא בדיקה נוספת המבטיחה שכל עסקה תירשם בשני מקומות. עליך לחבר את כל יתרות החיוב ואת כל יתרות הזיכוי עבור כל החשבונות שלך. הם צריכים להשתוות זה לזה.

אם לא, עליך לברר מדוע. יכול להיות שמספר הוזן שגוי, עסקה נרשמה בצורה מרושלת או סיבה אחרת. תוכנת הנהלת חשבונות כוללת לעתים קרובות הגנת שגיאות מובנית כדי למנוע שגיאות מסוג זה מלכתחילה.

סגירת רישומי יומן

There are certain accounts that have to be “closed” at the end of every month, and their balances moved to other permanent ledger accounts. All expense accounts are closed at the end of the month so that their balances can be moved to the equity portion of the books. This action moves the income and expense accounts, reflected on the income statement, to the asset and equity accounts, reflected on the balance sheet.

דוחות כספיים והנהלת חשבונות

לבסוף, לאחר השלמת משימות החשבונאות היומיות, השבועיות והחודשיות שלך, אתה מוכן להכניס מידע זה לדוחות הכספיים השנתיים שלך.

All your income and expense accounts are compiled into an income statement. The income statement shows your total sales, your total expenses, and your final income or loss. After you compile your income statement, the final income or loss is moved into the equity portion of your balance sheet accounts.

All your asset, liability, and equity accounts are compiled into the balance sheet. The balance sheet shows how each dollar of your assets is balanced by either debt or owner’s equity. Both the income statement and the balance sheet are critical pieces of information about your business’s short- and long-term health and profitability.

---

ננונטים can בצע אופטימיזציה של הנהלת החשבונות, הנהלת החשבונות והתהליכים הפיננסיים שלך עם זרימות עבודה אוטומטיות. תגלה כיצד מקרי השימוש של Nanonets יכולים לחול על המוצר שלך.

---

ננונטים לאוטומציה של הנהלת חשבונות

Nanonets is an AI-based accounting automation software with in-built OCR software that can handle all aspects of bookkeeping, accounting and financial automation. Nanonets can be used to automate:

• תהליכי התאמה – תיאום תשלומים, תיאום בנק, חשבון וכרטיס אשראי
• Invoice processing – Invoice matching, uploading, data extraction and payment
• Payment – Send ACH and wire transfers directly from the platform
• תהליכי אשראי וחיובים
• תהליכי הזנת נתונים
• סנכרון נתוני ERP
• ניהול ניסוי ביקורת

הנה הסיבה שכדאי לך לשקול Nanonets:

• אוטומציה של נתונים החילוץ ממסמכים - Use automated workflows to extract tables, text, barcodes or QR codes from documents in seconds.
• אוטומציה של אישורים - Get approvals from relevant stakeholders with approvalworkflows.
• היה מוכן לביקורת - שמור יומן של כל הפעולות שלך עם Nanonets.
• צוות ממוקד לקוח - תקבל תמיכה 24×7, צוות הדרכה מוכשר ומנהל הצלחת לקוחות מסור.

Tלשנות מחדש הנהלת החשבונות, הנהלת החשבונות והתהליכים הפיננסיים שלך עם תהליכי עבודה אוטומטיים. תגלה כיצד מקרי השימוש של Nanonets יכולים לחול על המוצר שלך.

פשט את תהליכי החשבונאות שלך עם תבניות הנהלת החשבונות החינמיות שלנו:

תבנית התאמה בין בנק

תבנית דוח הוצאות

תבנית הזמנת רכש

קרא עוד:

מהי התוכנה הטובה ביותר לאוטומציה חשבונאית עבור העסק שלך?

איך ליישב תשלומים?

כיצד להפוך את עיבוד החשבוניות לאוטומטי?

כיצד לעדכן את הפנקס הכללי?