多くのビジネスリーダーにとって、売掛金サイクルは単に現金の回収であると考えられていますが、実際にはそれよりも複雑です。で重要な役割を果たしています 会計サイクル 売掛金チームはビジネス機能全体をレビューする責任があります。 発注書、各顧客の信用の確認、適切な信用条件の付与、請求書の送信、支払いの回収、AR の経年劣化や不良債権などの主要な財務指標の管理を行います。
ビジネスがどのような製品やサービスを販売しているかに関係なく、売掛金の全サイクルが成功には不可欠です。適切な現金回収がなければ、キャッシュ フローと流動性の問題が発生します。思慮深い顧客契約がなければ、顧客関係が損なわれる可能性があります。また、AR メトリクスを注意深く監視しなければ、経営陣は適切なビジネス上の意思決定を行うことができません。売掛金処理では、ビジネスに流入するキャッシュ フローを 1 セント単位で感謝します。
この記事では、AR プロセス全体を示し、適切に管理された AR サイクルの利点を強調し、自動化/テクノロジーによって AR 関連タスクを効率化する方法を理解するのに役立ちます。あなたの熱い質問がすべて解決されます。
売掛金処理プロセスまたは AR サイクルとは何ですか?
AR 処理は、顧客に支払い督促を送信したり、遅れた支払いを追跡したりするだけではありません。そこから組織の AR 戦略が始まると、資金が流出し、ビジネスよりも混乱の片づけに多くの時間を費やすことになります。フルサイクル AR は、実際には、すべての要素を適切にレビューすることから始まります。 発注書 あなたのビジネスは、購入を検討している顧客から商品を受け取ります。
サイクルを視覚的に見るのが最も簡単なので、そこから始めましょう。
フローチャートが示すように、やるべきことは他にもたくさんあります AR管理 目に見えるよりも。はい、AR チームが未払いの請求書を持つ顧客と難しい会話を安心して行えるようにする必要がありますが、プロアクティブに行動し、リスクを管理し、詳細な AR レポートを実行することも必要です。
上記の各ステップの重要性をよりよく示すために、1 つずつ見ていきましょう。
売掛金管理プロセスのステップ: 完全な AR サイクル ワークフロー
資産である売掛金が現金にならないと、お金がテーブルの上に残ることになり、ビジネスが危険にさらされることになります。フルサイクルで見ると、売掛金の最適化は各ステップに依存します。どちらかが他のものより重要であるというわけではありません。むしろ、AR サイクルの各ステップが組織の現金を集めて利益率を高める能力に影響を与えます。
ステップ 1: 顧客が注文する
B2B スペースまたは B2C スペースのどちらで作業している場合でも、顧客は売掛金サイクルを開始するために注文を行う必要があります。 B2B スペースでは、注文書を受け取ると、最初にそれを確認するチームの XNUMX つが AR チームです。適切なデューデリジェンスを実施して、注文書が正当であり、正しい情報が含まれており、不正なものではないことを確認する必要があります。この段階では、営業チームが関与して、AR に受注に関する警告を与える場合があります。
ステップ 2: 信用調査と承認
正当な発注書を手にした売掛金専門家は、各顧客の信用度を評価することで、貴社のビジネスをリスクからさらに隔離する必要があります。新規顧客の場合は、綿密なクレジット申請プロセスを行う必要があります。 決して スキップされる。既存の顧客については、組織での支払い履歴を確認してください。彼らは期日通りに支払いますか?彼らは支払いを怠ったことはありますか?詳細な顧客記録を保持することは、不良債権を減らし財務リスクを軽減する鍵となります。
ステップ 3: AR が請求書を送信する
顧客の信用度が判明し、AR チームがフルフィルメント プロセスを続行することに抵抗を感じなくなったら、 請求書 顧客に送信されます。請求書には、支払い条件、購入する製品、および両社の連絡先情報が含まれている必要があります。同じやり方で APオートメーション AP チームが受信した請求書を自動的に処理して支払うのに役立ち、AR オートメーションはそのトランザクションの送信者側をサポートします。
ステップ 4: 支払いリマインダーの送信と資金の回収
請求書の送信後、時計がスタートします。お客様は、指定された支払いウィンドウでのみ支払いを行うことができます。支払い条件が N30 の場合、つまり請求書を受け取ってから 30 日以内に支払う契約上の義務がある場合、AR チームは支払いが受領されるまで定期的に支払いリマインダーを送信する必要があります。作業をさらに簡単にするには、支払いリマインダーやその他の繰り返しのタスクを自動化します。 会計の自動化 ソフトウェアを使用して、WindowsXNUMX XNUMXビット上で動作する XNUMXTB RAID XNUMX を備えたデスクトップ コンピューターで録画されます。
ステップ 5: 不良債権の更新/未回収資金の償却
理想的ではありませんが、ビジネスを行う上で、料金を支払わない顧客が常に 1 人か 2 人存在するのが現実です。これが発生すると財務的に大きな打撃となる可能性があるため、売掛金サイクルの各ステップを徹底的に実行することが不可欠です。顧客が支払いを回収する試みをすべて無視した場合、その債務は不良債権として帳消しになります。不良債権を償却するスケジュールは、業界、顧客の支払条件、および特定の注文書に関連する特別な状況によって異なります。
ステップ 6: 入金の受け取りと処理
プラスの面としては、ほとんどの顧客が料金を支払うことになります。資金を受け取ったら、AR チームは請求書を締め切り、組織内にある売掛金追跡メカニズムを更新する必要があります。自動支払い、ACH、電信送金、またはその他の支払い方法を提供することで、顧客ができるだけ簡単に支払いできるようにします。
ステップ 7: 紛争に対処する
これはすべての AR プロセスの一部ではありませんが、顧客が何らかの理由で請求書に異議を唱えている場合は、この時点でその状況に対処する必要があります。おそらく、受け取った製品に満足していないか、受け取ったことがないと主張している可能性があります。 ARは紛争解決と資金集めに全力を尽くす必要がある。場合によっては、顧客が請求書の一部 (短期支払い) を支払うこともありますが、その理由を解明し、全額を回収するための道筋を立てるのは AR の責任です。
ステップ 8: AR レポートを管理する
売掛金処理の全サイクルに関して重要な指標が多数あります。の AR離職率、売上未払い日数 (DSO)、およびコレクション効果指数は、AR チームが管理するいくつかの一般的な指標です。会計サイクル全体の最後のステップである月末締めプロセス中に、AR チームは必要な仕訳を提出し、総勘定元帳の AR 勘定が適切に更新されていることを確認します。
売掛金サイクルを自動化するメリット
同じように 製造ソフトウェア 製造プロセスの多くを自動化するために使用できるため、自動化ソフトウェアは AR サイクル全体にわたって導入できます (またそうすべきです!)。 AR 処理は退屈で複雑で、「正しく処理する」には多くの詳細な追跡が必要です。たとえ最高の AR チームであっても、支払いのリマインダー、信用調査、月末のレポート、および役割に伴うその他の多くの要求に対応し続けるのは難しい場合があります。
適切な自動化ツールと適切な実装により、AR チームは生産性の向上、レポートの改善、その他多くのメリットを体験できます。
処理時間の短縮
AR処理は時間がかからなければ何でもありません。入ってくる発注書が増えるほど、これはビジネスにとって素晴らしいことですが、AR チームの負担は大きくなります。自動化により、 電子請求書 自動的に作成して顧客に送信したり、人間の介入なしに支払いを受け取ったり、信用調査さえもコンピュータで開始したりできます。 AR チームは時間を大幅に節約できるため、より付加価値の高いアクティビティに集中できるようになります。
ビジネスの拡張性
ビジネスを成長させたいのであれば、AR もその成長に追いつくことができる必要があります。同じチーム (たとえば 3 人) が、30 人の顧客のすべての AR 処理を管理することから、3,000 人の顧客のすべての AR 処理を管理することはできません。このレベルの規模を達成するには、自動化ツールが不可欠です。
自動リマインダーと収集
支払いを追跡すること自体がフルタイムの仕事になる場合があります。自動リマインダー、自動支払い処理、自動システム更新により、AR チームは事前のデューデリジェンス、顧客関係、機能的な KPI に集中できます。自動リマインダーだけでも改善できます。 AR離職率、キャッシュフローを増加させ、最終的には収益に影響を与えます。
データエラーの減少
月末締めが近づくと、その月のデータが間違って記録されていた場合、問題を解明してどこで間違いが起こったのかを理解するのに長い時間がかかる可能性があります。しかし、自動化により、コンピュータはデータをシームレスにコピーするため、人間のようなデータ入力ミスをすることはほとんどありません。
コスト削減
回収効率指数の向上以外にも、売掛金サイクルを自動化することで実現される非常に現実的なコスト削減が待っています。より少ない人数でより多くの取引を処理できるようになり、組織のキャッシュ フロー レベルはより健全になり、これまでよりも不良債権の償却が減ります。
洞察力とレポート機能の向上
財務報告とデータに基づいた洞察は、ビジネス上の意思決定を促進するのに役立ちます。以前は、AR チームには、回収の電話や信用調査の実施にすべての時間が費やされていたため、一流のレポートを作成するための帯域幅がありませんでした。自動化により、その時間は解放されましたが、それだけではありません。最高のソフトウェア ソリューションには、統合されたダッシュボード機能とレポート機能が備わっており、リーダーシップ チームが依存する最も重要な指標に関するリアルタイムの更新を提供します。
テーブルの上にお金を残すのはやめましょう
組織の AR プロセスが効果的であればあるほど、組織のパフォーマンスも向上するという単純な事実です。事業を維持するのに十分なキャッシュ フローがなければ事業を継続することはできません。また、売掛金処理がなければキャッシュ フローも生まれません。
売掛金処理はこれまでもこれからも重要なビジネス機能ですが、今日では ロボットプロセス自動化 機能が強化されると、ビジネスにさらに大きな影響を与える可能性があります。 AR 自動化への投資には費用がかかりますが、AR 自動化への投資をしなければ、長期的にはより多くの費用がかかることになります。お金をテーブルの上に残さないでください。
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