出費は避けられません。 ただし、扱いにくいスプレッドシート、何時間もの手作業によるデータ入力、および紙の領収書は避けることができます。 経費報告書の作成と承認に関しては、誰も好きではありません。
従業員、財務チーム、CFO、会計士のいずれであっても、面倒なことをしたいと思う人はいません。
経費報告書の作成はかなり簡単なプロセスに思えるかもしれませんが、それは決して単純ではありません。 そして、それでも手動プロセスに依存している場合、関係者全員にとって頭痛の種です。 あなたは従業員の労働時間の浪費を引き起こしているだけでなく、ビジネスはより多くの間違い、重複、そして生産性の損失を引き起こしています。
また、経費管理を自動化して、手作業による経費請求や承認の心配からビジネスを解放できるようにすることも検討する必要があります。
経費管理の自動化とは?
経費管理の自動化は、手動の経費管理プロセスの自動化です。 これにより、経費報告書を処理する際の経費や面倒な側面を手動で提出する必要がなくなります。
経費報告書を手動で作成することは、多くの人にとって気が遠くなることがあります。 それらを作成した場合は、月末にこれらのレポートを管理および処理することがどれほど恐ろしいことかをご存知でしょう。これは、実際には苦痛なデータ入力とエラーの日である「月末」と呼ばれます。
自動化された経費管理の恩恵を受けている企業は、自動化されたソフトウェアとツールを使用して、ビジネス要件のために従業員が負担した経費の追跡、記録、および支払いのプロセスを管理します。
自動化されたツールを使用すると、組織が支出を賢く決定するのにも役立ちます。 さらに、経費を正確に処理できるようにすることで、説明責任を維持するのに役立ちます。
経費管理を自動化する理由
今日、企業は最新のツールとテクノロジーを使用して、仕事を最大限に活用しています。 それでも、経費管理を自動化する必要性を見落とすことがあります。 ある調査では、「43%の企業 手動プロセスを使用して経費報告書を管理し、46%はその作業に関連するコストを追跡していません。」
手動の経費管理プロセスは、多くの紙とスプレッドシートを意味します。 これはまた、非効率的で、時間のかかる、エラーが発生しやすいプロセスにつながります。 手動の経費管理プロセスは、作業を妨げる可能性があります。
自動化された経費管理の必要性は、コストそのものではありません。 テクノロジーに投資している、または投資を計画している多くの組織は、従業員とマネージャーの経費報告プロセスを簡素化したいと考えています。 彼らを幸せにし、生産性を高めるため。
企業が経費管理プロセスを自動化して、最新のトレンドやテクノロジーからも利益を得ることができるようにすることが重要です。 また、自動化された経費管理は、効率的で時間のかからない、エラーのないプロセスにつながる可能性があります。
経費管理の自動化により、次のことが可能になります。
- 時間を大幅に節約します。
- 領収書をデジタルですぐに保存します。
- 月末まで領収書を保管する必要はありません。
従来の経費管理プロセス
従来の経費管理は、いくつかの時間のかかるプロセスで構成されています。 経費を手動で管理する手順を以下に示します。
経費請求を個別に提出する
従業員は経費を蓄積するときに、それらの支払いの証拠として支払い領収書を収集します。 四半期ごとまたは月ごとに、チームマネージャーに個別のリクエストを送信します。
領収書を追跡し、経費を記録する
従業員は、経費請求を提出するために、領収書、請求書、クレジットカードの明細書、およびその他の文書を追跡する必要があります。
払い戻しリクエストを送信する
従業員は、メモや領収書とともに、経費の各詳細をスプレッドシートに記入する必要があります。 その後、従業員は支払いを承認するためにマネージャーに払い戻し要求を提出する必要があります。
一部の企業は、従業員に毎週の経費報告書の記入を要求していますが、他の企業は、四半期または月次の報告書を要求しています。
マネージャーの承認
ここに、多くのマネージャーにとって恐ろしいかもしれない部分があります。 従業員が本物のメモと領収書を使用して経費請求を提出したら、マネージャーはそれらの経費請求を詳細に確認するために時間を割く必要があります。
管理者は、提出された経費請求が本物で正確であることを確認する必要があります。 これにはかなりの時間がかかります。 要求が受け入れられると、それらはさらに経費処理と支払いのために送信されます。 ただし、未承認の経費請求は、レビューと修正のために従業員に返送されます。
経費処理
経費請求が受理された場合、支払いと監査の目的で経理チームに転送されます。
お支払について
経費と請求がマネージャーとアカウントによって承認されると、従業員に支払いが行われます。 払い戻しの支払いは、処理に数日かかる場合があります。 それが来ると、それは小切手、口座への直接預金、または現金払い戻しの形で従業員によって受け取られます。
会計と監査
経費が承認され、返済が行われると、会計および監査の目的で、経費が会社の会計システムに記録されます。
従来の経費管理は通常、遅いプロセスであり、いくつかの悪影響を与える可能性があります。 それらのいくつかは次のとおりです。
妥協した会社と従業員の関係
返済の支払いプロセスが遅いと、会社との従業員の関係も損なわれます。 従業員が経費精算の問題や遅延に直面した場合、経費管理プロセスが優れている組織にシフトする可能性が高くなります。
PwCの調査によると、 視聴者の38%が ストレスを感じている従業員の多くは、経済的幸福を重視する企業に惹かれる可能性があります。
従業員の個人的な財政を崩壊させる
返済の支払いが遅いと、従業員は自分の組織が自分の個人的な財政を気にしていないと感じます。 会社と従業員の関係が損なわれるだけでなく、経費の返済が遅いために従業員もキャッシュフローの問題に直面します。
報告によると、「従業員の2人に5人は、経費の返済が遅いためにキャッシュフローの問題を経験しています。
たとえば、従業員は自分のお金を使って出張の経費を支払います。 今、彼らは返済の支払いを長い間待たなければなりません。 その間、彼らはその支払いで家賃や他の請求書を支払わなければならないかもしれないので、彼らの個人的な財政は混乱しています。
生産性の低い従業員
経済的な問題に直面している従業員は、仕事での生産性が低くなります。 返済が遅いと、従業員の経済的ストレスにつながり、生産性が低下する可能性があります。
グローバルビジネストラベルアソシエーションによると、 単一の経費報告書に記入するのに20分.
これにより、従業員の主要な責任から時間を奪い、組織全体の生産性を低下させる可能性があります。
組織全体でこれらの悪影響を回避するには、組織に自動化された経費管理プロセスが必要です。 従来の経費管理プロセスは今では時代遅れになっています。
それは、これらの遅くて典型的な償還プロセスをスキップし、組織で経費管理の自動化を行うときです。
経費管理に対する従来の手段と自動化された手段
人々は金は古いと言います。 しかし、多くの場合、それは真実ではありません。 自動経費管理について言えば、従来の経費管理に比べていくつかの機能と利点があります。
従来の経費管理 |
自動経費管理 |
従業員は、経費請求を提出するために事務処理を行うか、スプレッドシートを作成する必要があります。 |
経費請求を提出するために事務処理をしたり、スプレッドシートを作成したりする必要はありません。 |
経費の証明のために、月末まで領収書と請求書を収集して収集します。 |
領収書と請求書は、経費の証明のために作成された瞬間にシステムにログインできます。 |
マネージャーが経費請求を承認または拒否するまで、より長い期間待ちます。 |
リクエストは、証拠とともにシステムに送信された時点で承認または拒否できます。 |
従業員とマネージャーの両方にとって時間のかかるプロセス。 |
必要な時間と労力は非常に少なくて済みます。 |
会社の予算に負担をかける可能性があります。 |
経費のリアルタイムチェックにより、企業は予算と支出を管理できます |
生産性が損なわれます |
従業員と管理者の生産性の向上。 |
自動経費管理のメリット
経費管理の自動化に関しては、多くの利点があります。 いくつかの利点を以下に示します。
エラーが少ない
経費報告書を手動で入力すると、多くのエラーが発生する可能性があります。 グローバルビジネストラベルアソシエーションによると、 視聴者の38%が エラーのある経費報告の可能性。
自動経費管理システムを使用すると、データを手動で入力する必要がありません。 これにより、エラーが少なくなり、コストも大幅に節約されます。
幸せな従業員
時間通りの払い戻しは、従業員の幸せにつながる可能性があります。 経費報告書を手動で入力してから数日、場合によっては数週間待って経費を払い戻す必要がある場合、従業員にとっては恐ろしいことです。
時間通りの承認は、組織が彼らの経済的ニーズを気にかけていることを彼らに認識させます。
生産性の向上
従業員が幸せになるということは、組織の生産性が向上することを意味します。 使いやすい経費管理プロセスがあれば、時間を無駄にすることはありません。 苦痛を伴うロギングと経費報告のプロセスに貴重な作業時間を費やす必要性が最小限に抑えられるため、作業の生産性が向上します。
自動化された経費管理により、従業員と財務マネージャーの両方の生産性が向上します。
支出に対するリアルタイムの可視性
自動化された経費管理により、組織での購入をリアルタイムで追跡できます。 組織全体の経費または個々の従業員のいずれかを監視できます。
これは、キャッシュフローの管理に役立つだけでなく、残りの予算に基づいて情報に基づいたタイムリーな意思決定を行います。
より迅速な経費請求と承認
管理者は、経費管理の自動化により、経費要求を即座に受信して改善できます。 また、事務処理やスプレッドシートの作成に時間を浪費することもありません。
自動経費管理ソリューションの機能
適切なツールとソリューションが整っていれば、自動経費管理のプロセスはスムーズです。 自動経費管理ソリューションの主な機能のいくつかを以下に示します。
使いやすい
自動経費管理ソリューションは、使いやすく設定しやすいものでなければなりません。 利用可能なソリューションはたくさんありますが、それらには複雑なインターフェースがあり、それらを使用するにはフルタイムのチームメンバーを割り当てる必要があります。
一部のソリューションは、セットアップに数か月かかる場合があります。 ただし、より優れたソリューションは常に使いやすく、多くの労力を必要としません。
スケーラブル
ケース管理ソリューションであろうと自動経費管理であろうと、ビジネスの成長に合わせて成長する機能を備えています。 また、スケーラブルな自動経費管理ソリューションを使用すると、ユーザーの追加と削除が簡単になります。
ファイリングプロセスを簡素化するために、自動化されたソリューションは、コスト、ヒント、税金、その他の情報などの自動データ抽出を組織に提供します。
さまざまな許可レベル
自動経費管理ソフトウェアにはアカウントの所有者がXNUMX人いますが、チームマネージャーは、チーム支出の経費要求を承認または拒否できます。 また、従業員は経費請求を提出することができます。
リクエストと承認のための組み込みダッシュボード
これらのソリューションにはユーザー用のダッシュボードが組み込まれているため、ユーザーは指定に基づいて要求と承認を行うことができます。 また、管理者と財務マネージャーは、いつでも簡単にリクエストを表示および承認できます。
より良い会計統合
自動化された経費管理ソリューションを使用すると、会社の他の中央の財務または会計システムに直接統合できます。 経費管理の自動化でコピー/貼り付けする必要はありません。
費用が証明する
自動化されたソフトウェアには、監査の場合に行われた販売および購入に関する文書化された経費証明が含まれています。
データレポート
これらのソリューションには、企業が支出と予算を追跡するためのデータレポートと洞察が含まれています。
適切な自動経費管理ソフトウェアの選択
適切な自動経費管理ソフトウェアを選択することは、まったく簡単ではありません。 そこに非常に多くのオプションがあるので、あなたはあなたの会社のためにどのソフトウェアを選ぶべきかについて混乱するでしょう。 経費管理に関しては、組織ごとに要件とワークフローが異なります。
要件と会社の規模に応じてソリューションを選択する必要があります。 自動経費管理ソフトウェアを探す際に考慮すべきいくつかの要因があります。
自動経費管理に進む前に考慮すべき要素
柔軟性
自動化されたソリューションを選択するときは、柔軟性のあるツールを探してください。 それはあなたの会社の要求と要件に応じて適応可能でカスタマイズ可能でなければなりません。 一部のソリューションでは、独自のカードを設計およびカスタマイズし、境界を設定できます。
セキュリティ
あなたが非常に多くの異なるレベルで経費を稼いでいるとき、会社のお金の安全は重要になる可能性があります。 経費管理プロセスに本格的なリアルタイムセキュリティを提供する自動経費管理ソリューションを選択することが重要です。
簡単な統合
自動化されたソリューションを選択する際に考慮すべきもうXNUMXつの要素は、その統合です。 選択するソフトウェアは、スムーズな移行のために既存のシステムと統合する必要があります。
リアルタイムルックオーバー
経費管理システムをリアルタイムでチェックすることで、会社は予算と不正請求に応じて支出を追跡できます。
これらは、自動経費管理ソフトウェアを探すときに考慮すべき多くの要因の一部でした。 また、すべてのソリューションが会社に適しているわけではなく、すべてが同じであるとは限りません。
柔軟性とセキュリティを提供し、紙を排除し、経費を追跡および記録するソリューションを探してください。 また、要件に応じた機能を提供し、カスタマイズ可能なソリューションも必要になります。
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