ビジネス ファイナンス チームは、重要な買掛金プロセスとして、ベンダーの請求書の 3 通りの照合を実行します。 裏付け書類を 3 通りに照合することで、企業は重複した支払い、誤った支払い、または不正な支払いを検出できます。
この記事の目的は、3 方向一致プロセス、手動一致プロセスの問題点、XNUMX 方向一致プロセスを自動化する方法、および自動化の利点を理解することです。
3 通りの照合は、Nanonets などの買掛金自動化ソリューションを利用した自動化されたワークフローとして最適に実行されます。
3ウェイマッチとは何ですか？
すべての支払いには、詐欺を回避し、裏付け書類の財務詳細が互いに一致していることを確認するための何らかの検証が含まれます。
スリーウェイ マッチとは、発注書 (PO) を受領書 (GRN) および関連するサプライヤの請求書と比較する内部管理プロセスです。
一方、双方向照合では、PO と請求書のみが比較されます。 請求された (請求書の) 数量は、注文された数量 (発注書) と一致する必要があります。 また、請求書の価格は、発注書で見積もられた価格と一致する必要があります。
双方向照合プロセスは、組織全体で請求書を検証するためのデフォルトのアプローチです。 しかし、企業はますますスリーウェイ マッチングを採用して、検証のレイヤーを追加し、浪費を防いでいます。
3 通りの照合により、請求書の支払いをより迅速に承認し、不一致、エラー、または潜在的な詐欺にフラグを立てることができます。
スリーウェイ マッチングでは、発注書 (PO)、商品の受領書 (確認済みの受領書と梱包明細)、および顧客に送信されたベンダーの請求書全体で、明細項目の詳細と合計が比較されます。
正常に検証された請求書は、許容範囲内で PO および領収書と一致する必要があります。 許容範囲の照合に失敗した請求書は保留にされ、適切なレビューのために送信されます。
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目次
3ウェイマッチのやり方は？
買掛金プロセス 注文書、注文領収書、請求書の XNUMX つの文書にわたる追跡の詳細に大きく依存しています。
ベンダーの支払いを処理する前に、AP チームはこれら 3 つのドキュメントを調べて、会社が受け取った製品/サービスが最初に注文/要求された内容と一致することを確認します。
3方法 請求書の照合 上記の 3 つの重要なドキュメントのエラーや矛盾を強調するのに役立ちます。 エラー/問題には、間違った支払いの詳細、水増し/間違った価格、間違ったまたは破損した製品などが含まれる可能性があります.
スリーウェイ マッチング プロセスでエラーが報告された場合、請求書は保留され、支払いは保留されます。 問題が調整され、スリーウェイ マッチが成功すると、請求書を処理して支払うことができます。
3 ウェイマッチの例
たとえば、バイヤーが バイヤー株式会社ベンダー/サプライヤーから $1500 の請求書を受け取り、 サプライヤー株式会社、XNUMX 個のペン ドライブの場合:
- AP チームは、最初に請求書と PO を比較/照合して、説明 (ペン ドライブ)、数量 (100)、コスト (15 個あたり 1500 ドル)、合計価格 (XNUMX ドル)、および条件 (支払い条件) が当初のものと一致するかどうかを確認します。 PO を承認しました。
- 次に、請求書と PO の詳細が注文受領書 (受領レポート) の内容と比較/照合されます。 この領収書は、納品書に同梱されている納品書に基づいて、受領部門によって作成されます。 ペン ドライブの種類と数量 (100)、価格 (15 個あたり 1500 ドル)、および合計価格 (XNUMX ドル) は、元の PO と請求書に記載されているものと一致する必要があります。
- 受入部門もこの段階で破損や品質のチェックを行います。
請求書、発注書、および注文受領書が正確に (または許容範囲内で) 一致する場合、3 方向の照合が成功しています。 AP チームが請求書を支払うことができるようになりました。
3 つのドキュメントが一致しない場合 (スリーウェイ マッチングの許容レベルを超えている場合)、請求書はエラー/問題が分類されるまで保留されます。
これらの各ドキュメントを簡単に見て、それらが買掛金の 3 ウェイ マッチング プロセスにどのように関連しているかを見てみましょう。
注文書
注文書または PO は、企業が必要とする製品またはサービスを一覧表示する、連続番号が付けられた企業の標準的なフォームです。 注文書は、購入を承認するために使用されます。
PO は、商品またはサービスの提供を意図するベンダーに送信され、受け入れられた時点で契約となります。 購買部 署名および承認されたものに基づいて発注書を生成します 購買依頼 ベンダー選択後。
発注プロセス 会社名とロゴ、ベンダー名と連絡先情報、法的条件と支払い条件、提供される割引、注文番号、会社の請求先住所と配送先住所、説明付きの項目、価格、注文数量、合計額、小計、消費税 (該当する場合) をキャプチャします。そして合計金額。
領収書
領収書は、商品/サービスの実際の領収書を反映する物理的または電子的な文書です。 領収書は、配送された製品に同梱されている項目別のベンダー梱包明細書と照らし合わせて、会社の受領部門によって検証されます。
領収書は、支払い方法と注文番号を参照するため、ドキュメントの照合が容易になります。
商品の受領は、発注書全体の配送、または製品が後で配送するためにバックオーダーされた場合、または別の場所から配送された場合は部分的な配送の場合があります。
ベンダーの請求書
仕入先請求書は、納品された商品または提供されたサービスに対して顧客に請求するドキュメントです。 請求書は支払いの要求です。
請求書フィールドは、基本的に発注書のフィールドと同じです。
請求書には、請求書番号、注文日、出荷日、送金先住所、支払条件、早期支払割引、小計、売上税、および合計支払額も記載されています。
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手動マッチングの問題点
手動による 2 方向または 3 方向のマッチングは、非常に遅く、費用がかかり、エラーが発生しやすい可能性があります。 スリーウェイ マッチングと買掛金承認ワークフローの自動化 AP チームがより価値の高いタスクに集中し、山のような手作業から解放されることは間違いありません。
何千ものサポート文書を手作業で照合することは、時間と費用がかかり、労働集約的である可能性があります。 AP チームは、すべての請求書、PO、および領収書を手動で探すために多くの工数を費やすことになります!
遅延やエラーにより、買掛金担当チームは残業を余儀なくされ、ベンダーへの支払いが遅れた場合に罰則が科せられる可能性もあります。
手動のスリーウェイ マッチング プロセスの主な問題点のいくつかを次に示します。
書類の紛失・紛失
手動の照合プロセスでは、将来の参照のためにすべてのドキュメントを収集、保存、および維持する必要があります。 時間が経つにつれて、ドキュメントは破損、紛失、盗難、行方不明になる可能性があります。 これは、買掛金の可視性に深刻な影響を与え、遅延を引き起こす可能性があります。
バリエーションの処理
変動は、仕入先請求書の品目、数量、拡張金額、または合計金額が、商品またはサービスの発注書または受領書と一致しない場合に発生します。 バリエーションや例外を手動で処理することは、非常に扱いにくく、文書化するのが難しい場合があります。
XNUMX回限りのシナリオ
買掛金担当の従業員が XNUMX 回限りの照合エラーに遭遇した場合、問題を調査して解決する必要があります。 解決には、既知の反復的な問題に比べて余分な時間がかかります。
たとえば、仕入先が間違った製品を請求した場合、買掛金は照合を完了するために修正された請求書を要求する必要があります。 仕入先から修正された請求書を受け取るのを待っていると、請求書の承認、支払いが遅れ、全体的な生産性が低下します。
重複または不正な請求書
重複した請求書には、元の請求書とすでに一致している必要な補足書類がありません。 しかし、何千もの請求書の中から、重複または不正な請求書を手動で特定しようとすることを想像してみてください。
請求書の承認が遅れる
手動の請求書承認ワークフローでは、請求書は文字通り、最終承認まであるデスクから別のデスクにプッシュされます。 ドキュメントが現在どのレベルの承認で止まっているか、承認者が誰であるかを追跡するのは困難です。
紙ベースのスリーウェイ マッチングおよび請求書承認では、承認者の遅延は、先延ばし、重い作業負荷、依頼者との質問の解決、および休日/休暇に起因する可能性があります。
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プロセスを自動化する利点
スリーウェイ マッチング プロセスを自動化することで、上記で説明した手動マッチングの問題点のすべてではないにしても、ほとんどが解決されます。 企業がスリーウェイ マッチとより大規模な AP プロセスの自動化を進めている主な理由のいくつかを次に示します。
監査証跡を提供する
自動化されたデジタル ファーストのアプローチにより、すべての記録の一貫性が確保され、信頼できる唯一の情報源が提供されます。 データにいつでも簡単にアクセスできる場合、企業は明確な監査証跡にアクセスし、財務上の不整合をすばやく特定できます。
エラー率と不正行為を減らす
自動化された 3 ウェイ マッチング ソフトウェアは、許容レベルと承認に基づいて、事前設定されたルール/ワークフローで動作します。 このような自動化されたワークフローは、迅速かつ高精度です。 AP チームがすぐに対応できるように、エラーや詐欺の可能性があるケースにすばやくフラグを立てます。
サプライヤーとの関係を改善する
スーパーチャージされた 3 ウェイ マッチング AP ワークフローにより、タイムリーなベンダー支払いが保証されます。 ベンダーは早期の支払いを重視し、見返りに割引を提供できます。 したがって、自動化は、安定したサプライ チェーンを確立しながらコストを削減するのに役立ちます。
収益を増やす
スリーウェイ マッチングやその他の AP プロセスを自動化することで、時間を節約し、人件費を削減し、詐欺やエラーを防ぎ、長期的にはベンダーの割引を提供します。 これは、会社の収益に重要な役割を果たします。
シームレスな同期
3 ウェイ マッチを ERP または会計ソフトウェアに直接同期することで、帳簿をより迅速に決算できます。
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スリーウェイ マッチングと AP ワークフローを自動化する方法
ブリッジ AP自動化ソフトウェアは Nanonets と同様に、組織が手動の 3 ウェイ マッチングから完全に非接触の自動化されたワークフローに切り替えるのに役立ちます。 企業全体の AP チームは Nanonets を使用して、エンドツーエンドの自動化された買掛金ワークフローを構築しています。
Nanonets にセットアップされた AP 自動化と 3 通りのマッチング ワークフローにより、追加のスタッフを雇用することなく、AP 部門の作業負荷を 80% 削減できます。
Nanonets を使用すると、自動化された AP 3 ウェイ マッチング ワークフローをセットアップできます。
- 電子メール、スキャンしたドキュメント、デジタル ファイル/画像、クラウド ストレージ、ERP など、複数のソースからドキュメントとファイルをプルします。
- ドキュメントを請求書、注文書、領収書として正しく分類および分類します
- すべての請求書、注文書、領収書からデータを正確に読み取り、取得します
- 関連する請求書、注文書、領収書のフィールド、経費、残高、SKU レベルの情報を 3 通りの照合で照合します
- 許容レベルに違反する 3 ウェイ マッチ エラーにフラグを立てるか、成功した 3 ウェイ マッチでさらなる承認を得るために請求書を送信します。
- 経費報告書の作成からマネージャーの承認取得まで、すべての経費ワークフローを処理します
- そして、上記のすべてを任意の ERP、会計ソフトウェア、またはビジネス ツールと同期/統合します。
- Sage、Xero、Netsuite、Quickbooks などと簡単に統合できます
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