ビジネス メールの受信トレイは、未読のメールや添付ファイルだけではなく、データの宝庫です。 手動で抽出して特定のビジネス ソフトウェアに送信する必要があるデータ。
企業は、請求書、領収書、見積もり、リード、連絡先情報、注文確認、配送の更新などを含む大量の電子メールを毎日受け取ります。
その後、メールをふるいにかけ、重要なものを選ぶという毎日の単調な作業が続きます。 また、特定のデータを手動で抽出して、Google スプレッドシート、CRM、ERP、会計ソフトウェア、またはその他のビジネス アプリケーションに追加します。
数百または数千の電子メールに対して手動でこれを行うことを想像してみてください。その結果、ボトルネックが発生します。 このプロセスは、特に大企業の場合、拡張できません。 これが、多くの企業がメール解析ソリューションに目を向けている理由です。
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電子メール パーサーは、電子メール データ ワークフローを大幅に自動化または最適化するのに役立ちます。
メール パーサーは、受信メールと添付ファイルを分類し、それらから特定のデータを抽出して、他のビジネス アプリケーションにエクスポートできるソフトウェアです。
この記事では、いくつかの最高の電子メール解析ソフトウェアと、それらが電子メール データ入力ワークフローを最適化する方法を確認します。
2022 年最高のメール解析ソフトウェア
- ナノネット – 高度な電子メール解析ワークフローを自動化
- Zapier メール パーサー – Zapier によるメールデータ統合用
- パルシオ – テンプレートベースの電子メール解析用
- メールパーサー – ルールベースの電子メール解析用
- メールパーサー – Windows でのスタンドアロンのルールベースの電子メール解析用
- パーサー – テンプレートベースの電子メール解析用
- シグパーサー – 電子メールから署名を抽出するため
メールを解析する理由
メール データの抽出は、解決が非常に難しい問題です。 メール データは構造化されておらず、スキーマがありません。 メールには複数の形式があり、標準化された表現はありません。
電子メールを分類し、電子メール データを認識し、関連情報だけを抽出するには、自動化、ルール、コグニティブ データ キャプチャの組み合わせが必要です。 これは、電子メール パーサーが行うことです。
ビジネスでメールの解析を検討する必要があるのはなぜですか? 電子メール解析を採用する利点の一部を次に示します。
- ソフトウェアを使用して電子メールを解析すると、手動の方法よりも高速で正確です。
- 電子メール パーサーを自動化して、受信電子メールから重要なデータを抽出できます。手動による介入は必要ありません。
- メールのヘッダー、本文、署名、添付ファイル (PDF、画像、その他のファイル) からデータを抽出できます。メールを開く必要はありません。
- 受信メール データを分類して、適切なビジネス アプリケーション (CRM、ERP など) に送信できます。手動でコピーを貼り付ける必要はありません。
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電子メールの解析で簿記を自動化できることをご存知ですか? たとえば、電子メール パーサーは、関連するすべての請求書データ (日付、金額、ベンダーの詳細など) を電子メール/添付ファイルから引き出し、Quickbooks、Sage、Netsuite、またはその他の会計ソフトウェアのエントリを更新できます。
理想的なメールパーサーを選ぶには?
この投稿では、市場に出回っている上位 XNUMX つの電子メール解析ソフトウェアだけを見ていきます。
そこにはさらに多くのものがあるかもしれません。 しかし、どれがあなたにとって最高ですか？
ビジネスに最適なメール解析ソフトウェアを選択する際に留意すべき点を以下に示します。
使用事例
必要なメール パーサーは、ほとんどの場合、受信メールから解析したいデータの種類によって異なります。
メール本文またはヘッダーやタイムスタンプなどのメタデータからのみデータを解析する必要がありますか? 添付ファイル、PDF、または画像からもデータを抽出する必要がありますか?
テンプレート vs ルールベース vs コグニティブ メール解析
メール パーサーを探している場合、ほとんどの場合、メールから特定のデータまたはフィールドだけを抽出する必要がありますか?
すべてのメールでデータがまったく同じ位置にある同じ形式のメールを受信していますか? 各メールのデータを定義/指定するルールを設定しますか? それとも、関連するすべてのデータを自動的に選択する電子メール パーサーが必要ですか?
データ統合
電子メール データの大部分は解析され、特定のビジネス アプリケーションに送信してさらに下流の処理を行うことができます。
メール パーサーは、Google スプレッドシート、CRM、ERP、会計ソフトウェア、データベース、さらには Slack とシームレスに統合できますか? 電子メール パーサーが既存のワークフローを変更せずに現在のプロセスを改善できるかどうかを確認する必要があります。
データ変換
メールから解析されたデータを処理、変換、または他の形式に変更できますか? ビジネス アプリケーションは、特定のファイル形式または構造でインポートされたデータのみを取り込む場合があります。
2022 年最高のメール解析ソフトウェア
トップの電子メール解析ソフトウェアをいくつか見てみましょう。
ナノネット
Nanonets は、電子メール、メタデータ、添付ファイルなどから情報を抽出できる AI ベースの自動パーサーです。
このリストの他のパーサーとは異なり、ルール ベースでもテンプレート ベースでもありません。 いくつかのサンプル メールでトレーニングを行うと、AI と機械学習機能を活用して、さまざまなデータと形式のメールを解析します。 AIは、より多くの変化に遭遇するにつれて、より良くなります！
長所：
- 高度な電子メール解析 wokflow
- 高い解析精度
- 簡単に拡張可能
- 後処理およびデータ変換機能
- あらゆるタイプの添付文書からのデータを自動的に解析できます
- 電子メール、ウェブサイト、ドキュメントなど、あらゆるソースからのデータを解析できます。
短所：
- 突然の大量スパイクに対応できない
- テーブル キャプチャ UI が改善される可能性があります
Zapier メール パーサー
Zapier メール パーサーは、特にワークフローで既に Zap を使用している場合に、使い始めるのに最適な基本的なパーサーです。
これは、受信メールからテキストを自動的にキャプチャする無料のテンプレート ベースのメール パーサーです。 ポイント アンド クリック インターフェイスを使用してテンプレートを作成し、関心のある電子メール データを強調表示できます。
長所：
- 設定と使用が簡単
- 無制限のメールボックス
- Zapier を介してほぼすべてのアプリと統合できます
短所：
- 簡単なメールしか解析できない
- 不明またはさまざまなテンプレートを含むメールを処理できない
- 電子メールからメタデータまたは表形式のデータを解析できません
- 添付ファイルや繰り返しの項目を解析できません
- 高度な解析機能がない
パルシオ
Parsio は、ユーザーが単純なハイライト機能を使用して関心のあるテンプレートまたはフィールドを定義する必要があるテンプレート ベースの電子メール パーサーです。 さまざまなアプリケーションと統合します。
長所：
- メタデータと添付ファイルからのデータを解析できます (テンプレートベース)
- 表形式のデータ解析 (テンプレートベース)
- 無制限のメールボックス
短所：
- 不明またはさまざまなテンプレートを含む電子メール、添付ファイル、またはメタデータを処理できない
メールパーサー
Mailparser は、人気のある強力なルールベースのメール解析ツールです。 テンプレートベースの対応するものよりも汎用性がありますが、電子メール解析ルールの設定は複雑になる可能性があります。特に複雑な電子メール レイアウトの場合.
長所：
- 複雑なメール レイアウトを処理できる
- メタデータおよび添付ファイルからのデータを解析できます (ルールベース)
- 表形式のデータ解析 (ルールベース)
短所：
- 特定の制限付きの添付ファイルからのデータ抽出
- 時代遅れのUI / UX
- 初めてのユーザーには圧倒される可能性があります
- 複雑な電子メール構造のセットアップが難しい
メールパーサー
EmailParser は、行と列のテキスト キャプチャ、正規表現、およびスクリプト ルールで動作する、ルール ベースの電子メール解析ソフトウェアです。
Windows アプリケーションとしても Web アプリとしても機能し、電子メール情報をローカル ファイルまたは内部ツールと統合できます。
長所：
- メールサーバーに接続可能 (IMAP/POP3)
- ローカルファイルをサポート
- さまざまな添付ファイルを解析できます
短所：
- Windows アプリほど高度ではない Web アプリ
- 初めてのユーザーには圧倒される可能性があります
- 複雑な電子メール構造のセットアップが難しい
パーサー
Parseur は、非常に直感的に使用できる優れたテンプレート ベースのメール パーサーです。 また、高度な後処理機能と、Web スクレーパーとして機能する Chrome 拡張機能も提供します。
長所：
- 素敵なUIで使いやすい
- さまざまな添付ファイル形式をスクレイピングできます
- 一般的な電子メールの種類を処理するためのテンプレートのライブラリ
- ワイド アレイ ワード プロセッシング ファイル形式からの解析をサポート
短所：
- 他の選択肢よりも高価
シグパーサー
SigParser は、電子メールの連絡先情報と電子メールの署名にのみ焦点を当てた電子メール パーサーです。
現在のすべてのメールを確認し、連絡先の詳細のリストを統合して、CRM に送信することもできます。
長所：
- 電子メール署名の解析を専門としています
短所：
- 本格的なメールパーサーではない
- 添付ファイルを解析できません
取り上げる
市場には多くの電子メール パーサーが存在しますが、企業の選択は特定のニーズによって異なります。
適切な電子メール パーサーは、電子メールから重要な情報を抽出する時間を大幅に節約するのに役立ち、最終的には企業のすべての活動を完全に自動化するのに役立ちます。
