잘못 놓인 영수증 하나로 인해 회사의 전체 비용 보고 프로세스가 중단될 수 있었던 때를 기억하십니까? 글쎄, 그런 시절은 오래 전에 지나갔습니다. 오늘날 빛처럼 빠른 비즈니스 세계에서 비용 관리의 효율성은 단지 있으면 좋은 것이 아니라, 회사가 번창하기 위해서는 반드시 갖춰야 할 필수 요소입니다. 간소화된 비용 승인은 단지 속도에만 관한 것이 아닙니다. 스마트 비즈니스에 관한 것입니다.
이번 블로그에서는 비용 승인의 세계에 대해 자세히 알아보겠습니다. 전통적인 비용 승인 프로세스의 까다로운 과제를 안내하고 효율성을 수용하는 것이 어떻게 재무 관리의 판도를 바꿀 수 있는지 알려드리겠습니다. 우리는 궁극적으로 비용 승인을 간소화하고 회사의 성장을 촉진할 수 있는 전략을 모색할 것입니다.
효율적인 비용 승인의 중요성
영수증 더미, 끝없이 주고받는 이메일, 수많은 대기 시간 등 일반적인 비용 승인 프로세스를 상상해 보세요.
전통적인 방법은 종종 비효율적입니다.
- 잃어버린 문서
- 지연된 승인
- 지출에 대한 가시성 부족
이 느린 과정은 단지 실망스러운 것이 아닙니다. 시간보다 더 많은 비용이 기업에 소요됩니다. 이는 환급 지연, 직원 불만, 그리고 최악의 경우 회사 지출에 대한 통제력 부족으로 이어집니다.
성공을 위한 간소화
이제 간소화된 비용 승인 프로세스로 전환해 보겠습니다. 여기서는 효율성이 가장 중요합니다. 빠르고 효율적인 비용 승인은 실시간 추적, 빠른 환급 및 행복한 직원을 의미합니다. 그러나 그것은 단지 행복한 얼굴 그 이상입니다. 그것은 결론에 관한 것입니다. 효율적인 비용 승인을 통해 회사의 지출 패턴을 명확하게 확인할 수 있어 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 모든 비용이 어디로 가는지 알 수 있으므로 더 나은 예산 관리와 재무 계획이 가능해집니다. 결과적으로 이는 회사의 전반적인 성장에 기여하여 비즈니스 톱니바퀴를 더 빠르고 효과적으로 돌립니다.
비용 승인 자동화 사례 연구
실제 사례를 살펴보겠습니다.
비용 보고 자동화의 이점에 대한 사례 연구는 자동차 소매점 및 작업장 체인인 ATU에서 나왔습니다. 그들은 현금 지급 및 수동 조정 프로세스에 대한 의존으로 인해 재무 워크플로에서 심각한 어려움에 직면했습니다. 이 시스템은 특히 500개가 넘는 지점과 광범위한 서류 작업이 필요한 외부 구매가 많은 ATU의 대규모 규모를 고려할 때 비효율적이었습니다.
ATU의 CFO인 Sebastian Jarankowski는 종이 송장을 독일 전역으로 운송해야 했기 때문에 대량의 서류 작업과 관리상의 어려움을 초래했던 기존 시스템의 비효율성을 강조했습니다. ATU의 전환점은 Payhawk의 비용 관리 소프트웨어를 채택하여 재무 운영에 혁명을 일으킨 것입니다.
Payhawk 솔루션의 구현을 통해 ATU는 회사 지출에 대한 완전한 가시성을 확보했으며 회사는 내장된 지출 제어 기능과 자동화된 다단계 승인을 활용할 수 있었습니다. 이러한 변화를 통해 ATU는 더 많은 정보를 바탕으로 지출 결정을 내리고, 수동 작업에 할당된 자원을 크게 줄이고, VAT 환급을 통해 상당한 비용 절감을 달성할 수 있었습니다.
이러한 디지털 혁신의 주목할만한 결과는 종이 영수증을 추적할 필요성이 사라진 것입니다. ATU의 수석 프로젝트 관리자인 Mathias Goetz가 설명한 대로 새로운 프로세스에서는 관리자가 영수증 사진을 찍어 자동 재무 시스템에 업로드하기만 하면 되었습니다. 이러한 변화로 인해 첫 해에만 세무서에서 2만 유로를 회수할 수 있었으며, 이는 이전 시스템에서는 손실되었을 상당한 재정적 이익이었습니다.
아래에서 전체 사례 연구 보고서를 읽어보세요.
비용 승인 간소화를 위한 주요 전략
이제 처음부터 비용 승인 과정을 설정하고 자동화하는 방법을 살펴보겠습니다. 지금 시작해 보겠습니다.
1. 투명성과 책임성 우선시
모든 거래, 모든 승인은 날짜별로 명확해야 합니다. 이를 달성하려면 승인과 거부를 전달하는 데 그치지 않고 설명하는 시스템을 구축하세요. 비용에 대해 의문을 제기하는 것이 금기가 아니라 올바른 거버넌스의 표시인 문화를 장려하십시오. 승인이 추적되고 관련 당사자에게 표시되므로 명확한 감사 추적이 가능한 플랫폼을 선택하십시오. 이러한 수준의 투명성은 궁극적으로 책임성을 강화합니다.
2. 비용정책 수립
회사의 비용 정책을 스포츠의 규칙서처럼 생각해보세요. 규칙이 명확하지 않으면 게임은 혼란에 빠진다. 잘 짜여진 포괄적인 비용 정책은 오용과 혼란에 대한 첫 번째 방어선입니다. 상환 가능한 것과 그렇지 않은 것을 정의하는 것부터 시작하십시오. 수정처럼 명확하게 말하십시오. 운동화 한 켤레가 사업 비용으로 간주되지 않는다면 그렇게 말하십시오. 법률 용어가 아닌 일반 언어를 사용하여 기술 팀부터 영업 인력까지 모두가 이해할 수 있도록 하세요. 그리고 의사소통? 이메일로 보내고 잊어버리지 마세요. 이러한 정책에 관해 정기적인 토론, 워크숍 및 알림을 받으십시오. 사무실에서 모닝 커피를 마시듯이 비용 정책을 이해하는 것이 일반적입니다.
아래 문서를 탐색하여 귀하의 필요에 맞는 비용 정책을 만드는 것을 시작할 수 있습니다.
3. 비용 승인 자동화를 위한 소프트웨어 선택
비용 자동화의 세계에 대해 알아보고 사용 가능한 솔루션을 살펴보겠습니다. 이러한 각각의 잠재적인 솔루션을 재무 관리 세계의 슈퍼히어로로 상상해 보십시오. 각 솔루션은 귀하의 비용 보고를 골치 아픈 일에서 산들바람으로 바꿔줄 고유한 힘을 가지고 있습니다.
- 나노 넷: Nanonets는 기술에 정통한 천재입니다. 최첨단 OCR 기술과 AI 기반 프로세스를 통해 Nanonets는 비용 관리의 어려움을 덜어줍니다. 직관적인 사용자 인터페이스, 다양한 회계 소프트웨어와의 원활한 통합 및 정책 준수 모니터링을 통해 Nanonets는 전체적인 솔루션으로 두각을 나타냅니다. 이는 영수증 추적부터 정교한 지출 분석까지 책에 나오는 모든 요령을 숙달한 전담 재정 보조원을 갖는 것과 같습니다.
- 지출하다: Expensify를 자신에게 필요한 것이 무엇인지 정확히 아는 멋지고 직관적인 친구라고 생각하세요. 사용자 친화적인 인터페이스 덕분에 영수증 추적과 환급 관리가 마치 공원을 산책하는 것처럼 느껴집니다. 다양한 회계 소프트웨어와의 호환성을 갖춘 Expensify는 단순히 다른 소프트웨어와 잘 어울리는 것이 아닙니다. 이는 팀 전체의 게임을 향상시킵니다.
- 조호 비용: 조호익스는 그룹 내 멀티태스킹 천재 같은 존재다. Zoho의 광범위한 제품군의 일부로 자동화된 비용 기록을 테이블에 제공하여 정책 준수를 쉽게 보장합니다. 회계 소프트웨어와의 완벽한 통합은 모든 금융 언어를 유창하게 구사하는 번역가를 갖는 것과 같습니다.
- 온라인 QuickBooks: QuickBooks Online이 노련한 다재다능한 제품이라고 상상해 보세요. 이는 단지 강력한 회계에 관한 것이 아닙니다. 그것은 비용 추적을 접는 것입니다. QuickBooks를 사용하면 단순히 비용을 관리하는 것이 아닙니다. 전체 금융 세계를 한곳에 통합하고 있습니다. 그것은 케이크를 먹고 먹는 것과 같습니다.
- 스펜데스크: 스펜데스크(Spendesk)는 현대적이고 통제력이 뛰어난(좋은 의미에서) 비용 관리 솔루션입니다. 이는 제어, 가시성 및 자동화를 손 안에서 바로 수행할 수 있는 포괄적인 지출 솔루션을 제공합니다. 회사 카드부터 예상치 못한 결제까지, Sendesk가 해결해 드립니다. 이는 금융 스위스 군용 칼을 마음껏 사용할 수 있는 것과 같습니다.
이러한 각 솔루션은 고유한 기능을 제공하여 어려운 비용 관리 작업을 보다 관리하기 쉽고 능률적이며 감히 말하면 보다 즐거운 작업으로 변화시킵니다. 비용을 추적하는 것만이 아닙니다. 이는 귀하의 요구 사항에 적절하게 맞는 솔루션을 선택하여 보다 스마트한 작업 방식을 수용하는 것입니다.
비용 승인 워크플로
시계를 되돌려 모든 것이 손으로 이루어졌던 시절을 연상시키는 전통적인 수동 비용 승인 워크플로를 살펴보겠습니다.
- 영수증 수집: 직원들은 택시 탑승부터 고객 저녁 식사까지 모든 비용에 대해 종이 영수증을 수집합니다. 스크랩북을 보관하는 것과 비슷하지만 덜 재미 있고 지루합니다.
- 경비 보고서 작성: 다음으로, 직접 또는 스프레드시트로 지출 보고서를 작성합니다. 매달 세금을 납부하는 것처럼 시간이 많이 걸립니다.
- 승인을 위한 제출: 영수증으로 쌓인 이러한 보고서는 관리자나 재무팀에 제출됩니다. 종종 뜨거운 감자처럼 전달되는 물리적 폴더에 담겨 있습니다.
- 관리자 검토: 관리자는 각 보고서를 검토하고 모든 항목을 면밀히 조사합니다. 탐정 작업과 비슷하지만 숫자가 많고 흥미가 적습니다.
- 질의 및 설명: 문의 사항이 있으면 직원에게 다시 설명을 요청합니다. 이 앞뒤로 움직이는 것은 끝없는 탁구 게임처럼 느껴질 수 있습니다.
- 최종 승인 및 환급: 승인되면 환급 처리를 위해 보고서가 재무팀으로 전달됩니다. 대기열에 따라 며칠 또는 몇 주가 걸릴 수 있습니다.
- 보관 및 기록 보관: 마지막으로, 이러한 모든 문서는 기록 보관을 위해 정리되어 물리적 공간을 차지하고 검색이 번거로워집니다.
Nanonets를 통한 간소화된 작업 흐름: 현대적인 접근 방식
이제 오늘로 돌아가서 Nanonets로 이 워크플로우를 재구상하여 번거로운 프로세스를 능률적이고 효율적인 작업으로 전환해 보겠습니다.
- 자동 영수증 캡처: 직원들이 영수증 사진을 찍습니다. Nanonets의 OCR 기술은 데이터를 즉시 캡처하고 디지털화합니다. 더 이상 종이를 쌓아두지 마세요!
- 간편한 비용 보고서 생성: 시스템은 캡처된 데이터를 사용하여 비용 보고서를 자동으로 채우고 선택한 소프트웨어로 내보냅니다. 마치 마법처럼 필요한 곳에 숫자가 깔끔하게 표시됩니다.
- 전자 제출 및 통지: 직원들은 자신이 선택한 매체를 통해 전자적으로 보고서를 제출합니다. 관리자는 이메일 속도로 프로세스를 진행하면서 즉각적인 알림을 받습니다.
- AI 지원을 통한 빠른 관리자 검토: 관리자는 이상 징후나 정책 위반을 표시하는 AI의 도움을 받아 보고서를 보다 효율적으로 검토합니다. 보물찾기라기보다는 빠른 스캔에 가깝습니다.
- 쿼리 감소 및 실시간 설명: 더욱 선명한 데이터와 디지털 기록으로 문의가 줄어듭니다. 필요한 모든 설명은 시스템을 통해 신속하게 처리되어 앞뒤로 이동하는 시간이 크게 줄어듭니다.
- 신속한 승인 및 자동 환급: 승인되면 결제시스템과 연동되어 신속한 환급이 가능합니다. 직원들은 돈을 더 빨리 돌려받고 모두가 더 행복해집니다.
- 디지털 보관 및 간편한 검색: 모든 기록은 디지털 방식으로 저장되므로 Google 검색만큼 쉽게 보관하고 검색할 수 있습니다. 더 이상 서류 캐비닛을 뒤질 필요가 없습니다!
Nanonets를 구현함으로써 기업은 비용 승인 워크플로우를 느린 수동 프로세스에서 빠르고 자동화되며 거의 손쉬운 시스템으로 전환합니다. 시대를 따라가는 것만이 아닙니다. 이는 효율성이 표준이고 생산성이 치솟는 미래로 비즈니스를 추진하는 것입니다.
일반적인 과제 극복
어색한 분위기를 없애다
특히 기존 조직에서 변화는 늙은 개에게 새로운 기술을 가르치는 것만큼 어려울 수 있습니다. 하지만 불가능하지는 않습니다. 새로운 비용 승인 프로세스나 기술을 도입할 때 저항이 예상됩니다. 이를 쉽게 하려면 선택 및 구현 프로세스에 팀을 참여시키십시오. 그들이 변화의 피해자가 아니라 변화의 일부라고 느끼게 해주세요. 충분한 교육을 제공하고 회사뿐만 아니라 그들에게도 혜택이 있다는 것을 보여주세요. 약간의 공감과 많은 의사소통은 회의론자를 옹호자로 바꾸는 데 큰 도움이 됩니다.
속도와 규정 준수
비용 승인을 간소화하기 위한 경쟁에서 준수해야 할 것은 규정 준수입니다. 속도와 규정 준수의 균형을 맞추는 것은 줄타기를 걷는 것과 같습니다. 한편으로는 프로세스를 더 빠르게 만들고 싶습니다. 다른 한편으로는 합법적으로 코너를 자를 여유가 없습니다. 핵심은 효율적일 뿐만 아니라 본질적으로 규정을 준수하는 시스템을 설정하는 것입니다. 규제 업데이트를 주시하고 이를 프로세스에 통합하는 기술을 사용합니다. 정기적인 감사를 실시하고 팀이 규정 준수 문제에 대해 교육을 받을 수 있도록 하세요. 단순히 빨리 가는 것만이 아닙니다. 규제를 벗어나지 않고 멀리 나아가는 것입니다.
이러한 전략을 구현하면 비용 승인 프로세스가 간소화될 뿐만 아니라 효율성과 책임의 문화가 구축됩니다. 이는 하나의 여정이지만 올바른 접근 방식을 사용하면 회사의 재정적 중추를 변화시킬 수 있는 여정입니다.
결론
이제 역동적인 비용 관리의 세계를 둘러보는 회오리바람 투어가 끝났습니다. 우리는 어제의 투박하고 시간이 많이 걸리는 방법과 이러한 방법이 오늘날의 매끄럽고 효율적인 프로세스와 어떻게 비교되는지 살펴보았습니다. 이는 마차와 스포츠카를 비교하는 것과 같습니다. 둘 다 원하는 곳으로 이동하지만 훨씬 더 스타일과 속도가 뛰어난 마차를 제공합니다.
우리는 ATU가 종이로 가득한 과거에서 디지털화되고 간소화된 미래로의 여정과 같은 실제 변화를 탐구하여 그 과정에서 무려 2만 유로를 회수했습니다. 현대적인 비용 관리 솔루션을 채택할 때의 실질적인 영향을 보여주는 것은 이와 같은 이야기입니다.
기술에 정통한 Nanonets부터 직관적인 Expensify, 다재다능한 Zoho Expense, 모든 것을 포괄하는 QuickBooks Online, 제어 중심의 Sendesk에 이르기까지 시장 최고의 솔루션을 탐색하면서 우리가 사용할 수 있는 다양한 혁신의 맛을 강조했습니다. 각 솔루션은 고유한 감각을 테이블에 제공하지만 모든 세계의 최고를 미묘하게 결합하는 Nanonet의 포괄적인 매력을 무시하기는 어렵습니다.
우리가 전통적인 방법의 미로에서 현대 기술이 개척한 간소화된 경로로 여행하면서 비용 관리의 미래는 단순히 일을 더 빠르게 처리하는 것만이 아니라는 것이 분명해졌습니다. 투명성, 책임감, 효율성을 높여 더욱 스마트하게 작업을 수행하는 것입니다. 이는 팀에 권한을 부여하고, 고된 수동 프로세스에서 벗어나 비즈니스를 발전시킬 수 있는 도구를 제공하는 것입니다.
따라서 마무리하면서 현재의 비용 관리 프로세스를 생각해 보시기 바랍니다. 그것은 과거의 유물입니까, 아니면 생산적인 미래로 나아갈 준비가 되어 있습니까? 비즈니스 세계에서 가만히 서 있는 것은 선택 사항이 아니라는 점을 기억하십시오. 변화를 수용하고 기술 발전의 물결을 타고 회사를 효율성과 성장의 지평을 향해 이끌어 갑시다. 미래는 바로 지금입니다. 정말 신나는 일입니다!
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- 사용
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- 시간을 아껴주는 인터페이스
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- 변화 있는
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- 다양한
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- 걷기
- 필요
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