조달 프로세스는 무엇입니까?

조달 프로세스는 무엇입니까?

타임 스탬프 : 9 년 2023 월 6 일 오전 03:XNUMX
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비즈니스 운영의 본질적인 특성상 가장 평범하고 일상적인 작업도 프로세스 또는 시스템 기반 프레임워크로 전환하여 규정 준수를 관리해야 합니다. 사기 방지, 선박이 원활하게 작동하도록 유지하십시오. 이를 위해 집에서 상품이나 서비스를 구매해야 할 때 카드를 긁거나 현금을 건네는 데 익숙하지만 기업 구조의 일부로 동일한 것을 획득하면 간단한 거래가 조달 과정.

 

그러나 카드를 무심코 긁는 것보다 조달 과정이 더 길고 더 많은 시간과 주의가 필요하기는 하지만 어렵거나 불쾌할 필요는 없습니다. 유사한 역할, 특히 관료적 기능 관리에 능숙하거나 오늘날의 자동화된 조달 플랫폼을 활용한 경험이 있다면 귀하는 조달 프로.

그러나 먼저 조달 프로세스에 수반되는 내용, 조달 절차, 조달 프로세스 단계, 조달과 관련된 일반적인 함정 및 이를 탐색하는 기술을 확실히 이해해야 합니다.

조달이란 무엇입니까?

조달은 귀하의 비즈니스를 대신하여 자재, 상품 또는 서비스를 주문하기 위한 공식화되고 성문화된 프로세스 기반 기술입니다. 조달은 종종 더 깊은 공급업체 연결과 관련된 문구이므로 공급업체와 협력하여 공급업체 조달 프로세스를 관리하는 것이 가장 중요합니다.

과거의 조달은 수많은 서류 작업과 역사상 가장 귀중한 작업장 필수품을 요구하는 수동 프로세스였습니다. 디지털 스프레드시트 및 이메일과 같은 최근 개발조차도 오늘날의 기업 속도를 따라잡기에는 너무 느리며 조달이 최적화되지 않으면 수익에 중대한 영향을 미칠 수 있습니다.   

궁극적으로 품질 조달 전략 비용을 절감하고, 빠르게 실행하며, 공급업체 팀과 좋은 관계를 유지하는 최적화된 일련의 워크플로를 통해 요구 사항(자재, 상품, 서비스 등)을 충족합니다.

조달 유형

조달하는 동안 세부 사항 범위가 넓다면 회사의 조달은 세 가지 기본 우산 중 하나에 속할 가능성이 높습니다.

직접 조달

이는 사실상 귀하의 손익계산서의 내용입니다. 상품 비용 반영합니다. 직접 조달에는 최고 매출 및 판매에 직접적으로 기여하는 모든 자재 구매가 포함됩니다. 업계에 따라 이는 제조용 목재 또는 재판매용 도매 재고와 같은 원자재일 수 있습니다.

간접조달 

이러한 항목은 다음 항목에 속합니다. SG & A 귀하의 손익 계산서에 대한 비용. 여기에는 회사 내부 사용을 위해 구매, 구매 및 조달된 모든 것이 포함됩니다. 품목에는 컨퍼런스 참석 항공료, 새 사무용 가구 또는 수도 및 전기와 같은 일상 유틸리티가 포함될 수 있습니다. 비즈니스에 필요하지만 간접 조달 품목은 수익에 직접적인 영향을 미치지 않습니다. 

서비스 조달

최종 조달 유형에는 직원이나 회사의 성과, 효율성 또는 작업 품질을 향상시키는 모든 것이 포함됩니다. 여기에는 소프트웨어 구독, 일회성 컨설팅 서비스 또는 바쁜 비즈니스 주기를 처리하기 위한 임시 계약자가 포함됩니다.

조달 프로세스는 무엇입니까?

조달 프로세스는 공급업체 조달 실행을 위한 회사의 특정 표준 운영 절차(SOP)를 설명합니다. 현금을 뿌리거나 모든 직원에게 신용 카드를 주는 것과 비교할 때 공식 조달 프로세스를 코드화하면 몇 가지 구체적이고 정량화 가능한 이점이 있습니다.

  1. 이는 사기, 낭비 및 남용을 방지합니다.
  2. 규정 준수를 위한 서류 추적을 유지하는 데 도움이 됩니다.
  3. 시간이 지남에 따라 조달 프로세스를 면밀히 관찰하면 비효율성이나 정리해야 할 조직적 낭비가 발견되어 궁극적으로 수익이 향상됩니다.

다시 한번 말씀드리지만, 특정 공급업체 조달 프로세스는 SOP, 역할, 회사 산업에 따라 달라집니다. 하지만 성공한다면 훌륭한 조달 프로세스가 됩니다. 

  1. 회사와 공급업체 간에 공유된 이해가 형성되며, 각 당사자는 상호 합의된 규칙과 시스템을 따릅니다.
  2. 직원 및 경영진과 충분한 접점을 확보하여 낭비 없이 고품질 구매를 보장하는 동시에 효율적이고 신속하게 작업 흐름을 간결하게 유지합니다.
  3. 프로세스 내 단계에서 문서를 효과적으로 구성하고 유지 관리하는 파일링 및 저장 매개변수가 있습니다.

조달 프로세스의 단계: 어떻게 진행되나요?

우리는 조달 프로세스에서 관련 단계에 대한 문서를 유지하고 있으므로 해당 단계도 다루어야 합니다. 기억하십시오. 특정 조달 단계는 다를 수 있지만 매우 유사한 프레임워크를 따를 가능성이 높습니다.

  1. 필요성을 확인하십시오: 회사 내에서 직원이나 관리자는 요구 사항을 파악하고 다음과 같이 구매를 시작합니다. 청구서.
  2. 구매 요청: 초기 직원이 작업을 완료합니다. 구매 요청 검토 및 승인을 위해 체인 위로 보내기 전에.
  3. 간원: 승인 당국의 승인을 받으면 회사의 계약팀이 조달 권유를 시작합니다. 요구 사항이 얼마나 복잡한지에 따라 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 견적 요청 (RFQ) 매우 간단하고 간단한 조달 사례의 경우 또는 전체 제안 요청(RFP)(더 큰 시스템이나 복잡한 서비스를 조달하는 경우).
  4. 평가 및 계약 시작: 팀에서 모든 제안과 입찰을 평가한 후에는 공급업체를 선택하세요, 모든 지원자에게 알리고 공급업체 온보딩을 시작합니다. 이는 계약 및 법적 문서가 완료되는 시점이기도 합니다. 공급업체가 해당 계약을 수령하고 서명하면 단계가 종료됩니다. 주문 구입 (포).
  5. 주문 주기: 그런 다음 회사 SOP에 따라 라우팅 전에 품목과 송장을 받게 됩니다. 송장 승인 워크플로 그리고 전액을 지불합니다. 이 단계의 복잡성은 조달된 품목과 회사의 관리 방식에 따라 다릅니다. 미지급금 업무.
  6. 문서화 및 기록 관리: 그런 다음 저장하기 전에 모든 서류 작업이 올바르고 순서대로 완료되었는지 확인할 수 있습니다. 하지만 수십 년간의 오래된 조달 데이터를 은행 상자에 보관하는 것보다 고품질 디지털 저장 플랫폼을 찾는 것이 좋습니다!

조달 과정에서 기업이 직면하는 일반적인 과제

 XNUMX명 이상의 인력이 관련된 모든 경우와 마찬가지로 조달은 기업에 몇 가지 고유한 과제를 제기합니다. 특히 잠재적인 위험을 염두에 두지 않고 이를 해결하기 위한 사전 계획을 세우지 않는 경우 더욱 그렇습니다.

동기화되지 않은 공급업체 및 공급업체 관계

기업 세계에서 기름칠이 잘 된 기계의 특징은 공급업체와의 포괄적이고 유익한 관계입니다. 온보딩, 송장 관리 등 회사가 공급업체와 갖는 모든 접점은 해당 관계를 개선하거나 저하시킬 수 있는 기회입니다.

궁극적으로 품질 조달 관리는 관계 품질을 높게 유지하는 데 큰 도움이 됩니다. 초기 권유 및 온보딩 이후 조달 워크플로우는 공급업체가 가장 자주 보게 되는 작업의 일부일 수 있습니다. 공급업체가 플랫폼에 구매 주문 필터를 볼 때 기뻐하길 원하시나요? 아니면 불필요하게 복잡하고 복잡한 조달 주기에 직면하면서 공급업체가 좌절감에 한숨을 쉬는 모습을 상상하시겠습니까? 

공급업체 관리는 좋은 사업일 뿐이지만, 조달 품질을 높게 유지하면 할인도 유도되고, 가치 판매의 첫 번째 기회가 되며, 계약 갱신 시 더 나은 협상 위치를 확보할 수 있습니다. 

사기, 낭비 및 남용

 공식적인 조달 프로세스를 통해 작업장 내에서 발생하는 노골적인 사기가 대부분 무효화되지만, 인간의 본성(및 인간의 실수)으로 인해 때때로 낭비나 불필요한 지출이 발생합니다. 이는 때때로 독단적 지출이라고도 하는데, 이는 조달업체와 주문한 품목에 대한 확인이 거의 없을 때 널리 발생합니다.

매버릭 지출은 본질적으로 열악한 조달 관행의 결과입니다. 여러 직원이 확인되지 않은 소비 능력을 갖고 있고 일련의 매개 변수를 벗어나 작동하면 최선의 의도로라도 기업에 가치를 제공하는 것과 관련 없는 항목을 초과 지출하거나 비용을 지출하기 쉽게 시작할 수 있습니다. 

가시성 및 추적

우리는 무엇을 측정하지 않는지 이해할 수 없지만 수동 조달 프로세스를 사용하는 기업은 효율성을 개선하기 위해 데이터를 집계하고 평가할 수 있는 기회를 놓칠 위험이 있습니다. 마찬가지로 경영진과 경영진이 갖고 있는 정보가 적을수록 배를 적절하게 조종하는 능력도 떨어집니다. 

동시에 제대로 추적되지 않는 프로세스나 제한된 가시성 조달은 규제 및 규정 준수 위험을 초래하여 감사 중에 엄청난 골칫거리와 번거로움을 초래할 수 있습니다.

결론

 조달이 어려울 수 있지만 차세대 금융 자동화 기술은 가장 복잡한 조달 워크플로우도 빠르게 간소화하고 있습니다. 조달 자동화를 소싱하고 있거나 어떤 기회가 있는지 확인하고 싶다면 다음과 같은 훌륭한 조달 플랫폼을 기억하세요.

  1. 가시성을 극대화하기 위해 직원, 공급업체, 이해관계자 및 경영진을 단일 워크플로로 중앙 집중화합니다.
  2. 데이터 집계 및 AI 기반 분석을 통해 낭비를 파악하고, 보고서를 생성하고, 전략적 의사 결정을 안내할 수 있습니다.
  3. 모든 직원이 쉽게 배울 수 있을 만큼 사용자 친화적인 동시에 특정 업계 또는 규제 요구 사항에 맞게 시스템을 맞춤화할 수 있을 만큼 사용자 정의가 가능합니다.
  4. 생태계 내에서 통합하고 실행하는 동안 공급업체의 스택과도 통합하세요. 초기 벤더 온보딩.
  5. 반복적인 피드백 루프를 만들어 조달 워크플로와 재무 상태를 개선하세요.

반면에, 그래, 너는 조달 워크플로를 수동으로 계속 실행하면 안 됩니다. 특히 관련된 위험과 조달 프로세스 단계를 쉽게 만드는 새로운 플랫폼 채택의 용이성을 고려하면 더욱 그렇습니다.

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