지급 계정에 대한 내부 통제를 관리하는 방법

지급 계정에 대한 내부 통제를 관리하는 방법

타임 스탬프 : 17 년 2023 월 2 일 오전 59:XNUMX
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모든 기업은 다른 사람이나 단체에 지급해야 하는 지급액을 전문적으로 관리해야 합니다. 이 기능은 미지급금는 모든 산업 분야의 비즈니스 운영, 재무 관리 및 장기적인 관계 구축에 매우 중요합니다. 

지급 계정 팀은 올바른 파트너에게 올바른 지불금을 지급하기 위해 속도와 정확성 사이의 균형을 찾아야 합니다. 정시에. 지급과 관련된 오류가 발생할 가능성이 있으므로 전 과정에 걸쳐 여러 지급 계정 통제를 구현해야 합니다. 채무 회계 프로세스. 

지급 계정 내부 통제는 AP 프로세스의 어느 위치에서 발생하든 지급 위험으로부터 기업을 보호하기 위해 신중하게 개발되고 광범위하게 구현되며 지속적으로 개선되었습니다. 다양한 유형의 AP 통제, 지급 계정 내부 통제 모범 사례, 오늘날의 디지털 환경에서 AP 통제를 관리하는 방법을 살펴보겠습니다.

지급 계정 내부 통제 이해

반품하는 고객, 원자재를 보내는 공급업체, 세금이나 수수료를 징수하는 정부 기관 등 자금을 지출할 때 처리 오류가 방해가 되지 않는 것이 중요합니다. 빚을 지고 있는 사업체는 송장을 보내고, 그 송장은 AP 팀에 의해 처리되며, AP 팀은 송장 소유자에게 자금을 보냅니다. 자금이 정리되면 프로세스가 완료되고 비즈니스는 평소와 같이 계속될 수 있습니다. 

지급 계정에 대한 내부 통제 AP 프로세스를 보다 효율적으로 만들고 해당 기능과 관련된 비즈니스 위험을 줄이며 장기적인 현금 관리를 최적화하는 일련의 표준 및 요구 사항입니다. 짧게 말하면, 효율적이고 효과적인 AP 팀 모든 다운스트림 비즈니스 기능에 긍정적인 영향을 미칠 것입니다. 

미지급금 위험

미지급금 위험은 지불 연체 및 손상된 비즈니스 관계 이상의 것입니다. 심각할 경우 미지급금 문제로 인해 비즈니스 생존 가능성이 의심될 수 있습니다. 이 비즈니스 기능 내에서 가장 큰 위험 중 일부는 다음과 같습니다.

  • Fraud
  • 지연되거나 불완전한 결제
  • 감사 요구 사항을 준수하지 않음
  • 부적절한 송장 관리
  • 초과 지급

지급 계정 통제의 비즈니스 기능

올바르게 구현되면 지급 계정 내부 통제는 프로세스 전반에 걸쳐 역할과 책임을 나누고, 송장 및 지급의 정확성을 보장하고, 다중 지급의 위험을 완화하고, 감사 가능한 서류 추적을 유지하고, 처음부터 끝까지 인적 오류를 줄입니다. 

적절한 AP 제어가 이루어지면 비즈니스 리더, 고객 및 기타 공급업체는 사기 위험이 적고 자금 이체가 신속하고 정확하며 조직의 재정 관리가 신뢰할 수 있다는 사실을 알고 편히 잠들 수 있습니다. 모든 기업이 우선순위로 삼아야 할 미지급금 내부 통제 모범 사례가 많이 있습니다. 그 속으로 들어가 보자.

지급 계정에 대한 내부 통제 유형

지급 계정 내부 통제는 지급 의무 통제, 데이터 입력 통제, 지급 입력 통제라는 세 가지 주요 하위 범주로 나뉩니다. 각 범주는 결제 프로세스의 주요 단계(수신 송장 확인, 내부적으로 데이터가 올바르게 기록되었는지 확인, 결제 수취인에게 적절한 금액의 자금 지급)와 일치합니다. 

급여 통제 의무

지급 계정에 대한 첫 번째 유형의 내부 통제는 기업의 지불 의무를 중심으로 합니다. 수신 송장을 기업에 보낼 때 기업은 다음을 수행해야 합니다. 모든 송장을 검증하세요. 이는 수령한 상품이나 서비스와 일치해야 하며 이미 처리된 송장과 중복되어서는 안 됩니다. 프로세스의 이 부분에서 AP 팀은 다음 방법을 사용하여 실사를 수행해야 합니다.

  1. 송장 승인

조직의 구조에 따라 담당하는 정확한 역할은 다음과 같습니다. 송장 승인 다를 수 있지만 일반적으로 들어오는 청구서를 검토하고 지불해야 할 금액이 정확한지 확인한 후 해당 청구서에 대한 지불을 승인하는 한 사람 또는 소규모 팀이 있습니다. 

이것은 생각보다 어려운 일이 될 수 있습니다. 승인자는 구매되는 제품의 수량, 합의된 판매 가격, 해당 제품의 수령 여부를 알아야 합니다. 송장, 원본 구매 주문서, 배송 영수증을 통해 정보의 정확성을 교차 확인할 수 있습니다.

  1. 구매 주문 승인

기업이 구매를 결정하면 조달팀이 이를 발행하고 승인해야 합니다. 구매 주문서. 구매 주문이 승인되면 주문 번호가 부여되고 공급업체와 공유됩니다. 이를 통해 송장 승인자는 각 송장의 지불을 승인하기 전에 간단한 확인을 할 수 있습니다. 이는 과잉 지출을 완화하고 비용 예측을 관리하는 좋은 방법입니다. 

  1. XNUMX방향 매칭

송장을 구매 주문서와 비교하고 정보를 받는 과정을 호출합니다. 삼자 매칭. 이를 통해 지불된 품목이 수령되었는지 확인합니다. 결제 승인 전 매칭이 이루어져야 합니다. 

  1. 중복 송장 또는 결제 감사

마지막 단계는 송장 항목에 대한 지불금이 공급업체에 아직 전송되지 않았는지 확인하는 것입니다. 예전에는 수동으로 처리했지만 이제는 대부분의 기업이 Nanonets와 같은 소프트웨어 도구를 사용하여 시스템을 샅샅이 뒤지고 관련 송장 번호와 주문 번호를 검색하고 중복 결제에 플래그를 지정합니다.  

데이터 입력 제어

데이터 입력 제어 - 특히 대부분의 산업에서 활용되는 디지털 솔루션의 경우 회계 및 FP&A 기능 – 오늘날 지급 계정 팀의 주요 내부 통제 수단입니다. 지불 의무를 결정한 후, 지불 계정 소프트웨어에 올바른 데이터를 가져오기 위해 데이터 입력 제어가 이루어집니다. ERP, 자동화 플랫폼, 도구 조합 등 무엇을 사용하든 정확한 데이터 입력이 우선시되어야 합니다. 지급 계정에 대한 내부 통제를 탐색하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  1. 승인 전 송장 기록

이 접근 방식을 사용하면 AP 팀이 보낸 사람으로부터 송장을 받는 즉시 송장과 해당 차변이 기록됩니다. 그런 다음 승인 프로세스를 통해 전송되므로 처리 및 자금 지출이 더 빨라지는 경우가 많습니다.

  1. 승인 후 송장 기록

중복 결제가 걱정된다면 내부적으로 적절한 기관의 승인을 받은 후 시스템에 송장을 기록하도록 선택하세요. 주의를 기울이지 않은 경우 이것이 권장되는 접근 방식입니다. 

  1. 지불 입력 통제

지급 계정 프로세스에 대한 마지막 주요 내부 통제 유형은 모든 지급 입력 통제입니다. 이는 승인되어 시스템에 업로드된 송장과 관련된 지불을 보내는 데 중점을 둡니다. 이 범주의 지급 계정 통제는 다음과 같습니다.

  1. 직무 분리

수표를 준비하고 서명하는 일을 동일한 사람에게 지정하지 마십시오. 추가 보안 계층을 만들려면 별도로 보관하십시오. 이는 또한 결제가 이루어지기 전에 두 번째 사람이 모든 것을 다시 확인하도록 합니다. 이는 간단해 보이지만 전반적인 채무 내부 통제에 있어서 중요한 역할을 합니다. 

  1. 수동 확인 서명

서명 스탬프를 피하고 모든 공급업체 지불에 대해 구식 수동 수표 서명을 의무화하십시오. 스탬프는 승인되지 않은 개인이 사용할 수 있으며, 사기 위험이 증가하고 실수로 중복 결제가 발생할 수 있습니다.

  1. 안전 수표 보관

조직에서 사용하는 서명 스탬프와 별도로 잠긴 보관 장소에 수표를 보관하세요.

  1. 추적 확인 번호

AP 팀은 점검 실행을 통해 전송된 모든 점검을 면밀히 관찰함으로써 누락된 점검이 있는지 확인하고 적절한 채널을 통해 문제를 신고할 수 있습니다.

  1. 이중 서명

특정 금액 이상의 지불에 대해 이중 서명 정책이 없으면 지급 계정 통제가 완료되지 않습니다. 관리자나 고위 임원은 많은 자금이 걸려 있을 때 효과적인 보호 장치 역할을 할 수 있습니다.

지급 계정 내부 통제 모범 사례

모든 AP 제어 범주에는 모범 사례 권장 사항이 제공됩니다. 특히 새로운 기술이 내부 및 외부적으로 AP 프로세스를 변경함에 따라 현재 지급 계정 내부 통제 모범 사례가 무엇인지 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다. 

모범 사례: 급여 통제 의무

지불 통제 의무로부터 최대한의 보호를 받으려면 응집력 있는 문서 저장 솔루션을 활용하십시오. 귀하의 회사에서 종이 송장을 받고 이를 모두 다른 장소에 보관하고 어디로 가는지에 대한 표준 프로세스가 없으면 모든 것이 손실될 것입니다.

대신에 투자하세요. AP 소프트웨어 각 청구서의 디지털 사본을 보관하고, 승인 흐름을 추적하고, 청구서 데이터를 조직 내 다른 시스템과 일치시킬 수 있는 Nanonets와 같은 솔루션입니다. 소프트웨어 솔루션은 중복 항목을 표시하거나 지불금이 이미 전송된 경우 개인에게 알릴 수도 있습니다. 디지털 도구를 사용하더라도 이해 상충을 피하고 승인 및 지불 프로세스에 여러 사람이 참여하여 역할과 책임을 분리할 수 있도록 하십시오. 

모범 사례: 데이터 입력 제어

데이터 입력은 인적 오류가 발생할 가능성이 가장 높은 분야입니다. 각 송장이나 구매 주문서의 정보를 직접 입력하기 위해 AP 직원에게 의존하는 대신, 자동으로 정보를 추출하고 사용하는 비즈니스 시스템을 통해 배포할 수 있는 문서 읽기 도구로 문서를 스캔하십시오. Nanonets의 Flow는 다음과 같이 맞춤화되었습니다. 수동 데이터 입력 제거 모든 사람과 원활하게 소통합니다. 최고의 ERP, CRM 및 기타 비즈니스 도구. 

모범 사례: 결제 입력 제어

지불 입력 제어 자체에 맞춰 프로세스에서 일부 업무 분리를 유지해야 합니다. 송장을 승인한 사람이 수표를 작성하고 서명하는 사람이 되는 것을 원하지 않습니다. 결제가 이루어지기 전에 또 다른 눈이 모든 것을 살펴보아야 합니다. 더 나은 방법은 인쇄된 수표 대신 ACH 결제 또는 전신 송금으로 전환하는 것을 고려하는 것입니다. 물건을 잃어버릴 일이 없고, 종이 흔적이 파괴되지 않으며 지불금이 거의 즉시 접수됩니다. 

지급 계정에 대한 내부 통제로 비즈니스, 공급업체 및 고객을 보호합니다.

새로운 AP 제어를 구현하고 싶지만 어디서부터 시작해야 할지 확실하지 않은 경우. 앉아서 처음부터 끝까지 프로세스를 감사해 보세요. 누가 관련되어 있나요? 송장을 받은 후 결제가 완료될 때까지 정확한 단계는 무엇입니까? 현재 프로세스의 문제점은 무엇입니까? 기술은 어떻게 영향을 미치나요?

이러한 질문에 대한 답을 기준으로 삼고 나면 시작하기 전에 쉽게 접할 수 없는 성과와 더 복잡한 변경 사항을 식별할 수 있습니다. 새로운 제어 또는 업데이트된 프로세스를 구현하는 데 도움을 주기 위해서는 기능을 잘 이해하는 사람이 필요합니다. 그러나 일단 완료되면 이러한 제어는 귀하의 비즈니스와 이에 관련된 모든 개인 또는 조직을 보호합니다.

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