재무팀은 수동 지급 계정 프로세스의 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 특성을 잘 알고 있습니다. 뭉쳐진 종이 송장을 정리하고, 승인자에게 개별적으로 연락하고, 수표를 우편으로 보내는 일은 매우 지루하고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이로 인해 결제가 지연되거나 경우에 따라 잠재적인 문제가 발생할 수도 있습니다. 벤더 사기.
오늘날 지급 계정 자동화 솔루션을 사용하여 이러한 프로세스를 자동화하고 재무 팀을 위해 지급 계정을 최적화할 수 있습니다.
우리 블로그에서는 AP 프로세스의 복잡성을 해소하고 7단계로 자동화를 향한 명확한 경로를 제시합니다.
우리는 다음 사항을 논의할 것입니다:
- 미지급금이란 무엇입니까?
- Account Payable을 그토록 어렵게 만드는 이유는 무엇입니까?
- 지급 계정 자동화란 무엇입니까?
- 지급 계정을 자동화하는 7단계
- Nanonets로 지급 계정 자동화
미지급금이란 무엇입니까?
간단히 말해서, 수령했지만 아직 대금을 지불하지 않은 상품이나 서비스에 대해 기업이 공급업체, 공급업체 또는 채권자에게 지불해야 하는 돈입니다. 이를 귀하의 비즈니스 탭이라고 생각하십시오. 신용으로 구매했으며 지정된 기간 내에 갚아야 하는 모든 항목의 모음입니다. 이러한 AP 항목은 대차대조표에 유동 부채로 기록되며 재고 구매부터 공과금 청구서까지 다양한 비용을 포함합니다.
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당신이 커피숍을 운영하고 있다고 상상해 보세요. 당신은 30일의 신용 기간을 제공하는 공급자에게 커피 원두를 주문합니다. 콩이 도착하면 미리 현금을 지불하지 않습니다. 대신, 이 콩에 대해 귀하가 지불해야 할 금액은 미지급 계정에 기록됩니다. 앞으로 30일 이내에 귀하는 공급자에게 합의된 금액을 지불해야 합니다. 결제가 완료되면 해당 금액은 지급 계정에서 삭제됩니다. 이 시스템을 사용하면 상품을 받는 순간 현금을 모두 보유하지 않고도 커피숍이 원활하게 운영될 수 있습니다.
그렇다면 지급 계정이 왜 중요한가요?
- 현금 흐름 관리: 지급 계정을 적절하게 관리하면 회사가 현금 상태를 훼손하지 않고 의무를 이행할 수 있으며, 이는 운영 연속성에 매우 중요합니다.
- 공급업체 관계: 시의적절하고 정확한 결제 프로세스는 공급업체와의 관계를 강화하여 잠재적인 할인, 유리한 결제 조건 및 안정적인 공급망으로 이어집니다.
- 재무 보고의 정확성: 지급 계정은 회사의 재무 건전성과 의무를 반영하여 재무제표의 정확성을 보장하는 데 중요한 역할을 합니다.
- 예산 책정 및 예측: 향후 비용에 대한 명확한 통찰력을 제공하고 보다 정확한 재무 계획 및 예측을 촉진하여 예산 관리에 도움이 됩니다.
- 규정 준수 : 지급 계정 조건을 준수하면 금융 규정을 준수하고 연체 또는 재무 허위 보고와 관련된 처벌을 피하는 데 도움이 됩니다.
본질적으로 지급 계정은 재무 운영의 중추를 형성합니다. 여기에는 귀하의 의무를 다하고 공급업체와의 신뢰를 조성하며 궁극적으로 비즈니스를 원활하게 운영하는 것이 포함됩니다.
Account Payable을 그토록 어렵게 만드는 이유는 무엇입니까?
이것은 최고의 금융 전문가들을 오랫동안 괴롭혀온 질문입니다. 지급 계정은 일반적으로 회사 내에서 비용 기능으로 간주되며 그 이유는 간단합니다. 누구도 청구서를 지불하고 청구서 지불에 대한 데이터를 입력하는 데 시간을 보내고 싶어하지 않습니다!
그러나 이는 여전히 (매우) 필수적인 비즈니스 기능입니다.
AP가 최적화하기 어려운 이유는 사실 짐승의 본성 때문입니다.
AP 프로세스(데이터 추출, 송장 코딩, ERP 동기화)의 주요 활동은 본질적으로 데이터 변환 활동입니다. 이를 자동화하는 것은 간단합니다.
그러나 더 중요한 것은 AP 작업에는 검토, 승인 및 재무 통제를 위한 사람의 개입도 포함된다는 것입니다.
AP를 최적화하기 매우 복잡하고 어려운 프로세스로 만드는 것은 데이터 변환과 인간 입력의 혼합입니다.
이러한 과제는 정확히 무엇입니까?
다음은 AP 프로세스의 각 단계와 워크플로의 각 부분 내에서 고유한 과제가 어디에 있는지 자세히 살펴보겠습니다.
송장 수집: 디지털 및 종이 송장 혼합 관리의 비효율성으로 인해 문서가 잘못 배치되고 처리가 지연됩니다.
데이터 입력: 수동 데이터 입력으로 인해 재무 기록 및 보고가 부정확해지고 지연됩니다.
확인 : PO 및 배달 메모와 송장을 대조하는 데 시간이 많이 소요되는 프로세스로 인해 결제가 지연되는 경우가 많습니다.
찬성: 승인자에게 컨텍스트를 제공하고 송장 상태를 추적하며 시기적절한 승인을 보장하는 데 어려움을 겪는 번거로운 승인 프로세스입니다.
지불 : 적시에 지불을 보장하면서 여러 지불 조건, 일정 및 통화를 관리하는 데 어려움이 있습니다.
화해: 은행 거래를 원장 항목과 일치시키는 노동 집약적인 프로세스입니다.
분쟁 해결: 시간이 많이 걸리고 복잡한 분쟁 해결 프로세스는 공급업체 관계 및 운영 효율성에 영향을 미칩니다.
수동 지급 계정은 조직 성장의 입증된 장애물입니다.
비즈니스에 수동 프로세스를 사용하면 AP 프로세스와 관련된 정확성, 효율성 및 비용에 직접적인 영향을 미쳐 성장이 둔화됩니다.
- 불필요한 운영 비용: 수동 송장 처리 비용이 $13에서 $50로 증가하여 미지급 계정이 최대 XNUMX주까지 연장됩니다.
- 처벌 및 공급업체 관계 긴장: 거의 절반에 달하는 공급업체가 대금 지급 연체로 인해 공급업체 관계에 부담을 주고 연체 수수료나 벌금을 부과하고 있습니다.
- 현금흐름의 혼란: 중견기업 및 초기 기업 CFO의 74%는 AP 결제 프로세스의 디지털화가 대차대조표를 개선한다는 점을 인식하고 있습니다.
- 사기 및 규정 준수 위험: ACFE의 연구에 따르면 사기 사례의 14%가 회계 부서에서 발생했으며, 사례당 평균 손실액은 $200,000에 달했습니다.
- 생산성 저하: 수동 환경의 평균 송장 처리 시간은 최대 45일에 달할 수 있습니다. 이는 낭비되는 시간과 귀중한 인적 자원을 보다 영향력 있는 계획에 더 잘 투자한다는 것을 의미합니다.
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지급 계정 자동화란 무엇입니까?
기본적으로 지급 계정 자동화는 회사의 지급 계정 관리와 관련된 수동 작업을 자동화된 워크플로로 변환하는 기술 중심 프로세스입니다. 이는 청구서의 최초 수령부터 청구서의 최종 지불까지 모든 것을 포함합니다.
AP 자동화 솔루션은 인공지능(AI), 딥러닝(DL), 로봇 프로세스 자동화(RPA) 등 첨단 기술을 활용해 사람의 개입을 최소화하고 오류를 줄이며 거래 처리 시간을 가속화하도록 설계됐다.
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AP 자동화는 하나의 특정 질문에 대한 답변을 살펴봅니다. 어떻게 하면 지급 계정 프로세스의 각 단계를 10배 더 향상시킬 수 있습니까?
AP 프로세스를 자동화함으로써 기업은 다음을 달성할 수 있습니다.
- 효율성 및 생산성 향상: 자동화를 통해 송장 처리에 필요한 시간이 크게 단축됩니다. 예전에는 며칠이 걸렸던 작업을 이제 몇 분 안에 완료할 수 있으므로 직원은 더욱 전략적이고 부가가치가 높은 활동에 집중할 수 있습니다.
- 비용 절감: 자동화로 인건비 절감, 연체료 방지, 조기납부 할인 극대화
- 향상된 정확도: AP자동화로 중복결제, 잘못된 데이터 입력 등 인적 오류를 최소화하여 재무기록의 정확성을 높이고, AP 보고.
- 향상된 가시성 및 제어: 자동화된 AP 솔루션은 재무 데이터에 대한 실시간 통찰력을 제공하여 더 나은 현금 흐름 관리 및 재무 의사 결정을 가능하게 합니다. 기업은 부채를 보다 명확하게 파악하고 운전 자본을 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다.
- 규정 준수 및 사기 예방: 규정 준수 검사 및 감사 추적 기능이 내장된 AP 자동화 도구는 기업이 규제 요구 사항을 준수하고 사기 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.
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AP 자동화는 다른 회계 시스템과 함께 작동합니까?
AP 자동화 시스템은 다른 회계 시스템과 함께 작동할 수 있습니다. 많은 시스템에는 서로 다른 시스템 간의 원활한 데이터 전송을 제공하기 위해 API 또는 미들웨어와 같은 다양한 통합 옵션이 있습니다. 이러한 방식으로 AP 자동화 소프트웨어는 다른 회계 시스템에서 송장 및 구매 주문서와 같은 데이터를 검색하여 처리한 다음 외부 회계 플랫폼의 정보를 업데이트할 수 있습니다.
통합을 통해 기업은 AP 자동화 소프트웨어의 기능과 자동화 기능을 활용하는 동시에 자신에게 편리한 회계 소프트웨어를 계속 사용할 수 있습니다. Nanonets의 AP 자동화 소프트웨어예를 들어 QuickBooks 및 Sage와 같은 다른 회계 시스템과 통합될 수 있습니다.
지급 계정을 자동화하는 7단계
지급 계정을 자동화한다는 것은 재무 운영에서 새로운 차원의 효율성과 정확성을 실현한다는 의미입니다. 이 여정은 7가지 중요한 단계로 구성되며 각 단계는 지급 계정 프로세스를 처음부터 끝까지 간소화하고 향상하도록 설계되었습니다.
각 단계를 하나씩 살펴보고 이를 이해해 봅시다.
선택할 수 있습니다.
ERP 또는 회계 소프트웨어와 통합하여 아래 단계를 구현하고 지급 계정 자동화를 시작하세요.
1. 인보이스 수집을 중앙 집중화하세요
동작 단계 :
1. 송장을 받는 소스에서 자동 송장 가져오기를 지원하는 AP 자동화 소프트웨어를 선택하세요.
2. 이메일, 구글 드라이브, 벤더 포털 등의 인보이스를 단일 저장소로 자동으로 가져오도록 시스템을 구성합니다.
이점: 송장이 잘못 관리되지 않고 도착하자마자 처리되기 시작합니다.
2. 자동화된 데이터 입력 구현
동작 단계 :
1. 청구서에서 가장 정확한 것이 무엇인지 테스트하여 데이터 추출을 위해 AI 기반 OCR이 포함된 AP 소프트웨어를 선택하십시오.
2. ERP/회계 소프트웨어와의 통합을 제공하는지 확인하세요.
3. 중앙 저장소에 있는 송장에서 데이터 입력을 자동화합니다.
이점: 상당한 수작업 시간을 절약하고 데이터 입력 정확도를 높입니다.
3. GL 코딩 자동화:
동작 단계 :
1. GL 코딩에 NLP 및 LLM을 활용하는 OCR 도구를 선택하십시오.
2. OCR을 사용한 데이터 추출이 완료된 후 송장을 자동으로 코딩하도록 시스템을 설정합니다.
3. 추출된 데이터와 함께 GL 코드를 ERP/회계 소프트웨어로 내보냅니다.
이점: 수동 코딩 노력을 줄이고 정확성을 높이며 직원이 보다 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.
4. 자동 송장 확인 설정:
동작 단계 :
1. OCR을 사용하여 구매 주문서 및 납품서와 송장을 확인함으로써 3방향 매칭을 지원하는 시스템을 통합합니다.
2. 송장 외에도 구매 주문서 및 배송 메모에 대해 데이터 추출 OCR이 제대로 작동하는지 확인하십시오.
3. 불일치 사항을 자동으로 표시합니다.
4. 플래그가 지정된 송장을 처리하는 프로세스를 만듭니다.
이점: 송장 확인에 소요되는 시간을 절약하고 오류를 줄이며 이제 팀은 불일치를 효과적으로 해결할 시간을 찾을 수 있습니다.
5. 승인 워크플로 간소화:
동작 단계 :
1. 귀하의 조직이 있는 곳에서 승인 프로세스가 진행되는 소프트웨어를 선택하십시오(예: 이메일, Slack, Microsoft Teams).
2. 소프트웨어를 통해 필요에 따라 간소화된 승인 작업 흐름을 생성할 수 있는지 확인하십시오.
이점: 승인 시간을 단축하고 중단을 줄이며 운영 흐름에 적응합니다.
6. 원활한 결제 촉진:
동작 단계 :
1. AP 자동화/ERP 솔루션에 효과적인 직접 결제 처리 기능이 포함되어 있는지 확인하거나 적절한 결제 솔루션을 채택하세요.
2. 외환을 처리하고 지불 거절을 완화하도록 시스템을 구성합니다.
이점: 안정적인 결제를 통해 공급업체 관계를 개선하고 통화 변환을 손쉽게 처리합니다.
7. 조정 프로세스 자동화:
동작 단계 :
1. 자동 은행 조정을 제공하고 은행 명세서를 가져오는 소프트웨어를 선택하십시오.
2. 명세서를 업로드하면 시스템이 거래를 원장 항목과 자동으로 일치시킵니다.
장점: 책을 닫는 데 필요한 시간이 획기적으로 단축됩니다.
Nanonets로 지급 계정 자동화
위 단계 중 몇 가지만 구현하더라도 지급 계정 프로세스에 미치는 영향은 상당할 수 있습니다.
Nanonets는 귀하의 비즈니스 고유 요구 사항에 맞게 맞춤화할 수 있는 동적 AP 자동화 제품군을 제공합니다. 기존 ERP 및 회계 소프트웨어와의 통합이 원활하여 원활한 전환이 보장되고 운영 중단이 최소화됩니다. Nanonets는 고급 AI와 최첨단 워크플로우 자동화를 통해 지급 계정 관리와 관련된 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 작업을 자동화하여 재무 팀이 보다 전략적인 활동에 집중할 수 있도록 해줍니다.
나노넷 시작하기
Nanonets로 AP 자동화를 자동화하는 것은 간단합니다.
가입하기 app.nanonets.com.
이제 다음을 수행할 수 있습니다.
0일차: 대화 시작
귀하의 필요 사항에 대해 자동화 전문가와 논의하기 위해 편리한 시간에 전화를 예약하시면 맞춤형 Nanonets 데모가 제공됩니다.
1일차: 요구사항 평가
우리는 귀하의 현재 AP 프로세스를 평가하고 Nanonets가 어떻게 가장 큰 영향을 미칠 수 있는지 정확히 파악하여 솔루션이 귀하의 목표에 부합하는지 확인합니다.
2일차: 설정 및 사용자 정의
나노넷 사용에 대해 안내해드리겠습니다. 우리의 논의를 바탕으로 귀하에게 적합한 지급 계정 워크플로를 설정하고 자동화하게 됩니다.
3일차: 테스트
설정 후 표준 7일 평가판(요청 시 연장 가능) 동안 실제 데이터로 워크플로를 테스트하세요. 우리 팀이 귀하의 작업 흐름을 미세 조정하는 데 도움을 드릴 것입니다.
7일차: 구매 및 라이브 시작
테스트를 성공적으로 마친 후 비용 효율적인 맞춤형 가격 계획을 제안해 드립니다. 만족스러우시면 라이브로 진행하겠습니다!
영원히: 팀 역량 강화
우리는 팀의 채택, 숙련도 및 자신감을 보장하기 위해 리소스, 세션 및 지속적인 고객 서비스를 제공합니다.
고객 사례
소규모 기업부터 다국적 기업까지, 이러한 사례는 산업 전반에 걸쳐 Nanonet을 통한 AP 자동화의 혁신적인 영향을 보여줍니다.
SaltPay: SAP 통합으로 공급업체 관리 간소화
업종 : 결제 서비스 및 소프트웨어
위치: 런던, 영국
과제 : SaltPay는 수천 개의 송장을 수동으로 처리해야 하는 어려운 작업에 직면했는데, 이는 광범위한 공급업체 네트워크를 관리하는 데 비실용적이고 비효율적이었습니다.
해결 방법 : Nanonets는 송장 데이터 추출을 위한 AI 기반 도구를 사용하여 SAP와 원활하게 통합했습니다. 이러한 통합으로 데이터 정확성이 향상되었을 뿐만 아니라 프로세스 효율성도 크게 향상되었습니다.
결과 : 구현을 통해 수동 작업이 99% 감소하여 SaltPay가 100,000개 이상의 공급업체를 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 이러한 획기적인 개선으로 생산성과 자동화 기능도 크게 향상되었습니다.
Tapi: 자산 유지 관리 송장 발행 자동화
업종 : 자산 유지 관리 소프트웨어
위치: 웰링턴, 뉴질랜드
과제 : 월별 청구서가 100,000개 이상인 Tapi는 자산 유지 관리의 청구서 관리를 위한 확장 가능하고 효율적인 솔루션이 필요했습니다.
해결 방법 : Nanonets의 AI 도구를 활용하는 Tapi는 송장 데이터 추출을 자동화하여 기술 직원이 아닌 사람이 유지 관리할 수 있는 기존 시스템과의 빠른 통합을 촉진합니다.
결과 : 송장당 처리 시간이 6시간에서 단 12초로 단축되었으며, 송장 발행 비용이 70% 절감되고 자동화 정확도가 94% 달성되었습니다.
Pro Partners Wealth: Quickbooks의 회계 데이터 입력 자동화
업종 : 자산 관리 및 회계
위치: 콜럼비아, 미주리
과제 : Pro Partners Wealth는 기존 자동화 도구가 부족함에 따라 송장 발행을 위한 데이터 입력의 정확성과 효율성을 향상시키려고 노력했습니다.
해결 방법 : Nanonets는 정확한 데이터 추출 및 QuickBooks와의 통합 기능을 갖춘 맞춤형 솔루션을 제공하여 효율적인 송장 발행 및 자동화된 데이터 검증을 가능하게 했습니다.
결과 : 데이터 추출 정확도는 95%를 초과했으며, 기존 OCR 도구에 비해 시간은 40% 절약되었고, 직접 처리 속도는 80% 이상이어서 수동 개입의 필요성이 최소화되었습니다.
Augeo: Salesforce의 지급 계정 자동화 발전
업종 : 회계 및 컨설팅 서비스
위치: United States
과제 : Augeo는 수동 처리의 큰 부담 없이 수천 개의 월별 송장을 관리하기 위해 Salesforce와 원활하게 통합할 수 있는 효율적인 지급 계정 솔루션이 필요했습니다.
해결 방법 : Nanonets는 자동화된 송장 처리에 맞춰진 AI 기반 플랫폼을 제공하여 효율적인 데이터 관리를 위해 Salesforce와의 손쉬운 통합을 촉진했습니다.
결과 : 이 솔루션은 송장 처리 시간을 하루 4시간에서 30분으로 단축하고, 수동 데이터 입력 시간을 88% 단축했으며, 정확성과 효율성을 높여 연간 36,000건의 송장을 처리했습니다.
이러한 고객 사례는 Nanonet을 사용한 AP 자동화의 광범위한 적용 가능성과 중요한 이점을 보여줍니다. AI 기반 도구와 원활한 통합을 활용함으로써 기업은 지급 계정 프로세스를 최적화할 뿐만 아니라 더 광범위한 운영 우수성을 위한 기반을 마련하고 있습니다. 이들 조직의 여정은 재무 운영에 혁명을 일으키고 산업 전반에 걸쳐 효율성, 정확성 및 성장을 촉진할 수 있는 AP 자동화의 잠재력을 강조합니다.
결론
의 자동화 미지급금 운영은 송장, 지불 및 기타 금융 거래 처리 프로세스를 간소화하여 기업이 효율성을 향상하고 비용을 절감하며 정확성을 높일 수 있도록 합니다.
Nanonets와 같은 AP 자동화 소프트웨어는 AI에서 실행되며 이메일, 스캔한 문서, 디지털 파일/이미지, 클라우드 스토리지, ERP 시스템 등 다양한 소스에서 파일과 문서를 자동으로 수집할 수 있는 AP 워크플로우를 생성할 수 있습니다.
스마트 캡처 외에도 우수한 AP 자동화 도구는 비용을 일치 및 조정하고, 비용 보고서 작성부터 관리자 승인 획득에 이르기까지 모든 비용 워크플로를 관리하고, 월별 회계 마감 프로세스를 원하는 ERP, 회계 소프트웨어 또는 비즈니스 도구와 원활하게 통합할 수 있습니다.
Nanonets와 같은 AP 자동화 소프트웨어는 다음과 같은 측면에서 AP 팀을 크게 지원할 수 있습니다.
- 기업의 비용을 80% 절감
- 송장 처리 속도를 최대 10배까지 향상
- AP 일 최적화
- 수동 확인 및 검증으로 인한 부정확성 제거
- 예외를 식별하고 지능적으로 처리하며 이를 적절한 개인에게 전달합니다.
- 사기, 절도, 이중 지불 및 기타 비효율성을 식별/제거합니다.
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- 출처: https://nanonets.com/blog/7-steps-to-automate-your-accounts-payable/
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- 환경
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