OCR을 스프레드시트로 변환하는 최종 가이드: 작업 흐름, 도구 및 정확성 팁

OCR을 스프레드시트로 변환하는 최종 가이드: 작업 흐름, 도구 및 정확성 팁

타임 스탬프 : 15 년 2024 월 9 일 오전 52:XNUMX
OCR에서 스프레드시트로 변환하는 최종 가이드: 작업 흐름, 도구 및 정확성 팁 PlatoBlockchain Data Intelligence. 수직 검색. 일체 포함.

PDF 또는 스캔한 문서에서 데이터를 스프레드시트로 추출해야 했던 적이 있습니까? OCR은 시간을 크게 절약해 줄 수 있습니다. 문서를 스캔하고 이미지를 편집 및 검색 가능한 텍스트로 변환하기만 하면 됩니다. OCR을 사용하면 PDF, 사진, 스캔한 페이지 등 어떤 작업을 하든 데이터 추출이 쉬워집니다.

이 가이드는 스캔부터 정확성 향상까지 OCR에서 스프레드시트 프로세스까지 안내합니다. 우리는 OCR 도구를 추천하고 정확성을 높이기 위한 팁과 수동 작업 시간을 절약해 주는 실제 OCR 사용 사례를 제공할 것입니다.

OCR을 사용하여 데이터를 스프레드시트로 재구성하는 이유는 무엇입니까?

OCR은 완전한 게임 체인저입니다. 스캔한 서류, PDF, 사진에 잠겨 있는 데이터를 가져와 구조화된 데이터로 변환합니다. 바로 사용할 수 있는 스프레드시트에 대해 이야기하고 있습니다. 이는 완전히 새로운 가능성의 세계를 열어줍니다.

데이터를 스프레드시트로 정리하기 위해 OCR 사용을 고려해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

1. 더욱 쉬워진 데이터 분석

데이터가 추출되어 스프레드시트의 행과 열로 깔끔하게 구성되면 분석하고 작업하기가 훨씬 쉬워집니다. 빠르게 추세를 파악하고, 정렬, 필터링하고, 수식을 사용하고, 피벗 테이블과 차트를 만들 수 있습니다. 스캔한 문서나 PDF에서는 이 수준의 데이터 조작이 불가능합니다.

2. 더 나은 데이터 품질

OCR을 스프레드시트로 변환하면 깔끔하고 구조화된 데이터를 얻을 수 있습니다. OCR 프로세스 중에 데이터를 검증하고 표준화할 수 있습니다. 이는 구조화되지 않은 스캔 문서에 비해 전반적인 데이터 품질과 정확성을 향상시킵니다.

3. 검색 가능성 향상

스캔한 문서와 이미지는 검색하기 복잡합니다. OCR은 이미지를 실제 텍스트로 변환하여 이 문제를 해결합니다. 스프레드시트에 포함되면 데이터를 완전히 검색할 수 있습니다. 필요한 것을 즉시 찾을 수 있습니다.

4. 향상된 데이터 공유

추출된 데이터가 포함된 스프레드시트를 다른 사람과 쉽게 공유하여 협업할 수 있습니다. 이제 데이터는 개별 문서 이미지에 갇히지 않고 재사용 가능한 표준화된 형식으로 제공됩니다.

5. 자동화 기능

스프레드시트 데이터는 비즈니스 시스템 전체에서 자동화되고 간소화될 수 있습니다. CSV 파일을 출력하는 기능을 통해 OCR 추출 데이터는 데이터베이스 및 기타 LOB(기간 업무) 응용 프로그램으로 자동으로 유입될 수 있습니다.

6. 수동 처리 건너뛰기

귀하의 팀은 더 이상 스캔한 문서의 데이터를 수동으로 복사할 필요가 없으며 PDF에 대한 지루하고 비효율적인 복사-붙여넣기 작업 흐름을 견딜 필요가 없습니다. 단조로운 데이터 입력 작업을 제거하여 오류를 줄이고 데이터 정리 및 유효성 검사 시간을 절약할 수 있습니다. 결과적으로 직원들은 보다 생산적이고 만족스러운 업무에 전념할 수 있습니다.

7. 확장 성

OCR 변환은 데이터 볼륨이 증가함에 따라 확장됩니다. 수백 또는 수천 개의 문서 페이지를 처리해야 하는지 여부에 관계없이 OCR 자동화는 이를 원활하게 처리합니다. 수동 데이터 입력은 대용량의 경우 빠르게 확장되지 않습니다.

OCR에서 스프레드시트로의 작업 흐름

다음 주요 단계를 수행하면 OCR을 사용하여 문서를 스프레드시트로 변환하는 것이 간단해집니다. 효율적인 작업 흐름을 설정하면 수동으로 데이터를 입력하는 시간을 절약하고 PDF 또는 스캔한 파일에 잠겨 있는 정보에 빠르게 액세스할 수 있습니다.

들어가자.

1. OCR을 위한 문서 수집

먼저, 추출해야 하는 데이터가 포함된 문서 이미지, PDF 또는 스캔한 문서를 수집하세요. Nanonets를 사용하면 이메일, 클라우드 저장소, Dropbox, Google Drive, OneDrive 등을 포함한 다양한 소스에서 파일을 쉽게 가져올 수 있습니다.

새 파일이나 수신 첨부 파일을 자동으로 처리하도록 자동화된 감시 폴더나 이메일을 설정할 수도 있습니다. 원활한 데이터 추출을 위해 API 호출 및 다른 비즈니스 소프트웨어와의 통합도 설정할 수 있습니다.

2. 데이터 필드 정의

다음으로, 송장 번호, 날짜, 고객 이름, 미결제 금액 등 추출하려는 데이터 필드 또는 열을 지정합니다. Nanonets는 송장, 영수증, 명함 등과 같은 문서 유형에 대해 다양한 AI 모델을 제공합니다.

사전 구축된 모델은 각 문서 유형에서 공통 필드를 지능적으로 추출하는 방법을 이미 알고 있습니다. 또한 자신만의 사용자 정의 필드를 구성하고 AI 모델을 교육할 수도 있습니다. 그런 다음 몇 가지 샘플을 사용하여 모델을 준비할 수 있습니다. 중요한 데이터가 있는 위치를 파악하려면 샘플 문서에 영역을 그려보세요.

이제 OCR을 실행하고 문서에서 데이터를 추출할 준비가 되었습니다. Nanonets는 고급 AI 및 ML 알고리즘을 활용하여 복잡한 문서 레이아웃에서 높은 정확도로 텍스트를 자동으로 식별하고 캡처합니다. AI는 각 문서를 "읽고" 정의된 필드를 추출하고 내보낼 준비가 된 구조화된 데이터를 출력합니다.

데이터 필드와 AI 모델이 올바르게 구성되면 이 단계는 완전히 자동화됩니다. 그 이면에는 OCR 기술이 스캔한 이미지를 텍스트로 변환합니다. 그러면 지능형 구역 감지가 관련 데이터 필드를 선택합니다.

4. 데이터 검증 및 수정

추출된 데이터의 정확성을 검토하세요. Nanonets를 사용하면 문서 뷰어에서 바로 수정할 수 있으므로 이 작업이 쉬워집니다. 고급 사용자의 경우 구조화된 JSON 출력을 편집할 수도 있습니다.

또한 자동화된 검증 기능을 사용하여 캡처된 데이터의 검증을 위한 규칙을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어 날짜가 유효한 범위에 속하는지 또는 임계값보다 낮은 숫자 값에 속하는지 확인할 수 있습니다. 모든 유효성 검사 문제는 검토를 위해 플래그가 지정됩니다.

5. 스프레드시트 데이터 내보내기 및 통합

스캔한 문서 또는 PDF에서 추출된 구조화된 데이터가 포함된 최종 출력을 다운로드하여 다운스트림 목적으로 사용할 수 있습니다. Nanonets를 사용하면 데이터를 CSV, Excel 또는 JSON 파일로 내보낼 수 있으므로 선호하는 스프레드시트 애플리케이션이나 기타 비즈니스 소프트웨어로 데이터를 쉽게 가져올 수 있습니다.

Google Sheets, QuickBooks, Salesforce 등과 같은 널리 사용되는 애플리케이션과 직접 통합할 수도 있습니다. Zapier 통합을 사용하면 원활한 데이터 흐름을 위해 5000개 이상의 앱과 연결할 수 있습니다. 이 통합을 통해 모든 플랫폼에서 데이터가 실시간으로 자동 업데이트됩니다.

OCR을 스프레드시트 프로세스로 개선하는 방법

OCR 기술은 완벽하지 않습니다. 때로는 낮은 품질의 스캔, 복잡한 레이아웃 또는 특이한 글꼴로 인해 어려움을 겪을 수 있습니다. 그러나 OCR 프로세스의 사소한 개선이라도 상당한 시간과 비용 절약으로 이어질 수 있습니다.

하루에 수천 건의 문서를 처리하는 보험 회사를 운영한다고 가정해 보겠습니다. OCR 정확도가 2%만 향상되어도 주당 수백 시간의 노동 시간을 절약할 수 있습니다.

OCR을 스프레드시트 프로세스로 개선하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 스캔 품질 향상

스캔하는 문서가 깨끗하고 읽기 쉬운지 확인하세요. 품질이 낮은 스캔은 OCR 프로세스에 오류가 발생할 수 있습니다. 따라서 스캔을 OCR 시스템에 공급하기 전에 스캔을 전처리하여 이미지 품질을 향상시키십시오.

스캔 품질 향상을 위한 팁:

  • 고해상도 스캐너(최소 300dpi)를 사용하십시오. 이는 OCR 엔진이 문자를 정확하게 인식하는 데 도움이 되는 더 미세한 세부 사항을 캡처합니다.
  • 페이지가 올바르게 정렬되어 있고 비뚤어지지 않았는지 확인하세요. 기울기를 조정하면 기울어진 스캔이 수정됩니다.
  • 스캔 밝기와 대비를 확인하십시오. 텍스트가 선명하게 보이고 너무 밝거나 어둡지 않도록 레벨을 조정합니다.
  • 스캔한 이미지에 먼지, 얼룩 또는 인공물이 생기지 않도록 스캐너 유리를 청소하십시오.
  • Adobe Scan 또는 유사한 앱을 사용하여 스마트폰으로 고품질 스캔을 캡처하세요.
  • 선명하게 하기, 노이즈 감소, 이진화와 같은 이미지 향상 기술을 사용합니다.

2. 문서 표준화

문서 레이아웃과 디자인의 일관성은 OCR 정확도를 크게 향상시킬 수 있습니다. 가능하다면 처리하는 문서의 형식을 표준화하세요. 이는 데이터 필드를 각 문서의 동일한 위치에 유지하고, 일관된 글꼴과 크기를 사용하고, 깔끔하고 정돈된 레이아웃을 유지하는 것을 의미합니다.

다음은 문서 표준화에 대한 몇 가지 팁입니다.

  • 동일한 유형의 모든 문서에 대해 일관된 템플릿을 사용합니다.
  • 모든 문서의 동일한 위치에 필수 데이터 필드를 유지하십시오.
  • 명확하고 읽기 쉬운 글꼴을 사용하고 예술적이거나 특이한 글꼴을 사용하지 마십시오.
  • 복잡함을 피하고 레이아웃을 깨끗하고 단순하게 유지하세요.
  • 중요한 텍스트 필드 근처에는 이미지, 로고, 그래픽의 사용을 제한하세요.
  • 가독성을 높이기 위해 텍스트와 배경에 고대비 색상을 사용합니다.

3. AI 기반 OCR 시스템에 투자하세요

이러한 시스템은 기계 학습 알고리즘을 사용하여 처리된 모든 문서에서 학습하여 관련 데이터를 인식하고 추출하는 능력을 지속적으로 향상시킵니다.

Nanonets는 AI 기반 OCR 시스템의 대표적인 예입니다. 다양한 문서 유형에 대해 사전 훈련된 모델을 제공하며 필요에 따라 모델을 사용자 정의할 수 있습니다. 처리하는 데이터가 많을수록 패턴을 더 잘 인식하고 데이터를 정확하게 추출합니다.

또한 AI 기반 OCR 시스템의 언어 인식 및 상황 이해 기능을 통해 다양한 언어, 통화, 세금 형식 등의 문서를 처리할 수 있습니다. 이는 매우 다재다능하고 다양한 비즈니스 요구에 적응할 수 있게 해줍니다.

4. 자동화된 워크플로 설정

OCR 워크플로우에서 반복적인 수동 단계를 자동화하면 효율성을 높이고 오류를 최소화할 수 있습니다. 예를 들어, OCR 시스템이 전송된 모든 송장을 자동으로 처리하도록 자동 가져오기 규칙을 설정할 수 있습니다. 회계@yourbusiness.com.

ERP와 같은 비즈니스 소프트웨어와의 통합으로 원활한 데이터 흐름이 가능합니다. 추출된 스프레드시트 데이터는 다운스트림 데이터베이스에 자동으로 동기화될 수 있습니다. 자동화된 검증 규칙은 추출 오류를 조기에 포착하는 데 도움이 됩니다. 워크플로를 통해 검토가 필요한 문서를 적절한 직원에게 전달할 수 있습니다. 자동 알림 및 미리 알림을 통해 마감일을 놓치지 않도록 보장합니다.

마무리

OCR 기술은 스캔한 문서와 PDF에서 데이터를 추출하고 작업하는 방식에 혁명을 일으켰습니다. OCR은 이미지를 구조화된 스프레드시트 데이터로 변환함으로써 지루한 수동 입력을 없애고 분석 기능을 향상시킵니다.

이 가이드에 설명된 대로 Nanonets와 같은 올바른 도구를 사용하여 효율적인 OCR 워크플로를 생성하면 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다. 정확도가 약간 향상되면 상당한 비용 절감 효과도 얻을 수 있습니다.

OCR이 어떻게 비즈니스 작업 흐름을 가속화할 수 있는지 알고 싶으십니까? Nanonets는 문서에서 AI 기반 데이터 추출을 테스트할 수 있는 무료 버전을 제공합니다. PDF 테이블이나 스캔한 송장을 편집 가능한 Excel 시트로 변환하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 시작하려면 지금 가입하세요!

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