De ongemakkelijke behoefte van financiële diensten aan WhatsApp-archivering (Harriet Christie)

In september 2022 bereikten de Securities Exchange Commission (SEC) en Commodity Futures Trading Commission (CTFC) schikkingen van in totaal ongeveer $ 1.8 miljard met

12 van de toonaangevende investeringsbanken van Wall Street. De prominente instellingen, waaronder Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs en Bank of America, werden gestraft omdat ze er niet in slaagden toezicht te houden op het gebruik van ongeautoriseerde berichtenapps door werknemers, zoals Whatsapp.
collega's en klanten. 

Het onderzoek volgde op de boete van 200 miljoen dollar van JP Morgan in december 2021, waarbij de sluizen blijkbaar opengingen. De autoriteiten lijken het oorspronkelijke schikkingsbedrag van $200 miljoen te hebben gebruikt als maatstaf voor de sector, wat het einde betekende van een onofficiële schikking.
een uitstelperiode die bedrijven de kans bood zich aan de pandemie aan te passen.  

Dergelijke monumentale straffen hebben uiteraard een enorme impact gehad op het landschap van de financiële dienstverlening, waarbij de gevolgen veel verder reikten dan de kolossen waar kennelijk een voorbeeld van werd genomen. Maar hoe zijn we in dit stadium beland en hoe kunnen bedrijven deze problemen aanpakken?
gedrag van werknemers dat duidelijk niet langer wordt getolereerd?

Wat is er aan de hand met WhatsApp? 

De SEC-mandaten dat banken gegevens bijhouden van alle communicatie tussen klanten en makelaars. Privé-uitwisselingen, zoals die plaatsvinden via WhatsApp,
zijn veel moeilijker te monitoren, en de kans dat gegevens in gevaar komen neemt alleen maar toe naarmate persoonlijke apparaten in de vergelijking worden geïntroduceerd. 

Het is belangrijk op te merken dat het probleem hier niet bij WhatsApp zelf ligt; dezelfde zorgen gelden voor WeChat, Telegram en andere ‘kortstondige’ berichten-apps. Het zijn de moeilijkheden bij het documenteren van de communicatie op deze gecodeerde platforms en de daaropvolgende
overtreding van de eisen inzake het bijhouden van gegevens is problematisch. 

Telefoongesprek Vermoeidheid 

Tot voor kort hadden consumenten beperkte mogelijkheden als ze contact wilden opnemen met een gereguleerd bedrijf. Om bijvoorbeeld hun bankrekening te bespreken, moeten ze bellen of naar hun plaatselijke filiaal gaan voor een persoonlijk gesprek.
discussie. Nu kunnen ze via een groot aantal digitale kanalen met de organisatie communiceren. 

Het is niet zomaar een optie, maar een voorkeur. WhatsApp, Facebook Messenger en Telegram behoorden tot de

meest gedownloade apps in Q1 2022, en WhatsApp heeft zelf een astronomisch
2 miljard actieve gebruikers wereldwijd. Volgens
Forbeswil 93% van de Amerikaanse consumenten communiceren via sms, waarbij snelheid, gebruiksgemak en (consumenten)bekendheid met de platformen doorslaggevende voordelen zijn.  

Dit werkt twee kanten op; het is ook gemakkelijker en efficiënter voor werknemers om te communiceren via hulpmiddelen waarmee ze vertrouwd zijn in hun dagelijks leven, dan via hulpmiddelen die door hun werkgever worden verstrekt. 

Externe kanalen 

De verstoring van de Covid-19-pandemie leidde tot een veel grotere afhankelijkheid van berichten-apps, aangezien fysieke nabijheid, zelfs met collega's, verboden was. In 2019 gebruikten 68.1 miljoen Amerikaanse mobiele telefoongebruikers WhatsApp om te communiceren. Dit cijfer wordt geprojecteerd op

groeien naar 85.8 miljoen gebruikers in 2023. Een bijproduct van deze afhankelijkheid van nieuwe digitale kanalen was een escalatie van het aantal werknemers dat er gebruik van maakte

persoonlijke telefoons of tablets voor het bedrijfsleven, toen lijnen begonnen te vervagen en professionele en persoonlijke levens met elkaar verweven raakten. 

Werknemers gedragen zich vaker nonchalant als ze op afstand werken, of dat nu betekent dat ze langere pauzes moeten nemen of dat ze berichten moeten sturen naar klanten of collega's via een ongeautoriseerd kanaal. Omdat ze deze communicatiegewoonten gedurende een langere periode hebben laten inwerken, zijn ze dat ook
het is nu erg moeilijk om terug te schakelen naar een pre-Covid-niveau, gezien het inherente gemak en de bruikbaarheid waaraan werknemers gewend zijn geraakt. 

De rekening betalen 

JP Morgan's
$ 200 miljoen dollar boete in december 2021 was de eerste significante boete in een onderzoek dat ook de eerder genoemde tientallen toonaangevende investeringsbanken heeft getroffen voor een bedrag van $ 1.8 miljard. Het harde optreden van de SEC is sindsdien blijven groeien, net als dat van Wall Street

private-equityreuzen hebben onthuld dat ze worden onderzocht.  

Ook de cel handhaving is van start gegaan
vragen over kleinere Registered Investment Advisor (RIA)-protocollen voor ‘off-channel’ zakelijke communicatie. RIA’s zijn onderworpen aan dezelfde regelgeving als de grotere bedrijven die eerder werden bestraft, dus hoewel ze wellicht gespaard zijn gebleven van de hinderlaag van
Bij de eerste onderzoeken moeten ze zich ervan bewust zijn dat ze toch in het vizier van de toezichthouders zitten. 

Wat nu? 

De situatie brengt bedrijfsleiders en complianceteams in een dilemma. Moeten ze gemak en operationele efficiëntie opofferen bij het nastreven van compliance, berichten-apps volledig verbieden en in plaats daarvan vertrouwen op de beproefde oplossingen van
e-mail, telefoontjes en, in mindere mate, sociale media? 

Dit is waarschijnlijk een verleidelijke optie gezien de enorme omvang van de opgelegde straffen. Het is zeker de meest populaire benadering geweest, aangezien het in juli 2022 net is

15% van de financiële firma's hield WhatsApp in de gaten. 

Maar zo eenvoudig is het niet. Het verbieden van medewerkers om bepaalde kanalen te gebruiken betekent niet noodzakelijkerwijs dat alle risico’s zijn geëlimineerd. Het verbod op nuttige hulpmiddelen zal waarschijnlijk leiden tot ontevreden werknemers en ‘compliance gaps’ op de werkvloer.
De veiligere optie is dat bedrijfsleiders inzicht krijgen in de platforms die werknemers en consumenten het liefst gebruiken, en vervolgens dienovereenkomstig passend beleid ontwikkelen.  

Als werknemers ongeautoriseerde apps willen gebruiken, zullen ze dat uiteindelijk doen, tenzij er een toezichtsprocedure bestaat om dit correct te controleren. Dit heeft enorme gevolgen gehad voor bedrijven als Goldman Sachs, Bank of America et al., die er niet in zijn geslaagd
deze stap zetten, ondanks hun middelen.  

Kan WhatsApp worden gecontroleerd? 

De voorkeursoptie hier is zeker om medewerkers in staat te stellen de platforms te gebruiken waarmee ze zich het meest op hun gemak voelen, waarbij beperkingen waar mogelijk worden geminimaliseerd.  

Om compliance op gecodeerde platforms zoals WhatsApp te bereiken, moeten bedrijfsleiders ervoor zorgen dat ze gesprekken kunnen vastleggen, bewaren en monitoren. Dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan, en het proces is historisch gezien een bron van grote moeilijkheden geweest. Echter, binnen
De afgelopen jaren zijn er nieuwe oplossingen ontwikkeld die specifiek inspelen op deze opkomende noodzaak.  

Net als voorheen voor sociale-mediaplatforms hebben toonaangevende leveranciers van digitale archivering de technologie ontwikkeld om communicatiegegevens van apps als WhatsApp, WeChat, Signal en Telegram vast te leggen en te archiveren. Dit redt bedrijfsleiders van de frustratie
van het moeten kiezen tussen efficiëntie en compliance; beide kunnen nu zeer vreedzaam naast elkaar bestaan. 

Cruciaal is dat bedrijven ook secundaire nummers op persoonlijke apparaten kunnen toekennen, waardoor werknemers onderscheid kunnen maken tussen zakelijke en niet-werkgerelateerde contacten, en dienovereenkomstig relevante gegevens kunnen vastleggen. Dit betekent dat de privacy ondanks verhoogde privacy toch behouden kan blijven
niveaus van professionele controle. 

Het zou contra-intuïtief zijn om de stijgende vraag naar versleutelde berichten-apps op de werkplek te negeren. Gelukkig hoeven bedrijven dat niet meer te doen.