Wat is Record-to-Report (R2R-proces) in de financiële wereld?

Record-to-Report (R2R) is een cruciaal financieel managementproces in de bedrijfsfinanciën, dat zich richt op het verzamelen, verwerken en leveren van nauwkeurige financiële gegevens.

Dit proces omvat alles, van het vastleggen van financiële transacties tot het opstellen en rapporteren van financiële overzichten en prestatierapporten die belanghebbenden gebruiken om belangrijke beslissingen te nemen.

Voor bedrijven is R2R niet louter een regelgevende of boekhoudkundige formaliteit, maar dient het als de ruggengraat van strategische financiële planning en analyse. Het biedt een spiegel voor de financiële gezondheid van de organisatie en maakt weloverwogen beslissingen mogelijk die groei, duurzaamheid en naleving van wettelijke normen stimuleren.

Het begrijpen van R2R in zijn geheel is daarom niet alleen voor accountants of financiële analisten, maar van cruciaal belang voor iedereen binnen een organisatie.

Het concept van record-to-report

De Record-to-Report (R2R)-cyclus is de financiële hartslag van een organisatie. Het is een alomvattend raamwerk dat ruwe financiële gegevens omzet in betekenisvolle, bruikbare inzichten.

De R2R-cyclus omvat de volgende belangrijke componenten:

1. Gegevensverzameling: De basis van R2R, waarbij alle financiële transacties nauwkeurig worden vastgelegd.
2. Gegevensverwerking: Transacties worden geclassificeerd, gesorteerd en geregistreerd op de juiste rekeningen.
3. consolidatie: Gegevens uit verschillende bronnen en dochterondernemingen worden gecombineerd om een ​​uniforme financiële status te presenteren.
4. Verzoening: Ervoor zorgen dat alle financiële gegevens accuraat en consistent zijn in alle rapporten.
5. Rapportage: Het maken van financiële overzichten en rapporten die de financiële gezondheid van het bedrijf weerspiegelen.
6. Analyse: Gegevens interpreteren om inzichten te verschaffen voor strategische besluitvorming.
7. Sluitend: Het finaliseren van rapporten en het afsluiten van de boeken voor de periode.

De noodzaak van record-to-report

De R2R speelt een cruciale rol bij het beheer van de financiën binnen een bedrijf. Het dient verschillende doeleinden –

1. Verbeterd besluitvormingsvermogen

Het R2R-proces is van cruciaal belang voor het opstellen van nauwkeurige financiële overzichten, die als basis dienen voor strategische besluitvorming op verschillende niveaus van de organisatie.

• Voor interne belanghebbenden:
  • Prestatie-evaluatie: Stelt leiders in staat de financiële gezondheid en operationele efficiëntie te beoordelen aan de hand van vooraf gedefinieerde doelen en benchmarks.
  • Strategische planning: Vergemakkelijkt de formulering van bruikbare strategieën om hiaten aan te pakken, de prestaties te optimaliseren en kansen te benutten.
• Voor externe belanghebbenden:
  • Investeringsbeslissingen: Biedt investeerders en externe partijen essentiële gegevens om de financiële levensvatbaarheid en het groeipotentieel van de organisatie te evalueren.
  • Transparantie en vertrouwen: Verbetert het vertrouwen van belanghebbenden door duidelijke, betrouwbare financiële rapportage.

2. Naleving en nauwkeurigheid van regelgeving

Over de naleving van financiële regelgeving valt niet te onderhandelen, en het R2R-proces zorgt ervoor dat organisaties aan de regelgeving blijven voldoen terwijl de nauwkeurigheid van hun financiële rapporten behouden blijft.

• Gestandaardiseerd rapportagekader: Biedt een consistente methode voor het vastleggen en valideren van financiële gegevens, cruciaal om te voldoen aan diverse wettelijke vereisten.
• Risicobeperking:
  • Nalevingsrisico: Vermindert de kans op niet-naleving van sectorale en geografische financiële rapportagestandaarden.
  • Financieel risico: Minimaliseert fouten in de financiële rapportage, waardoor mogelijke boetes, juridische gevolgen en reputatieschade worden vermeden.

3. Belastingrapportage en strategie

Het R2R-proces speelt een belangrijke rol bij het verstrekken van de gedetailleerde en georganiseerde financiële informatie die nodig is voor effectief belastingbeheer.

• Belastingaanslag: Maakt nauwkeurige berekening van belastingverplichtingen mogelijk, waardoor naleving van belastingwet- en regelgeving wordt gegarandeerd.
• Strategische belastingplanning: Identificeert mogelijkheden voor belastingoptimalisatie en besparingen, waardoor de fiscale efficiëntie wordt vergroot.

---

Concluderend kan worden gezegd dat het R2R-proces niet alleen een procedurele noodzaak is, maar een strategisch instrument dat kritieke gebieden van het bedrijfsbeheer ondersteunt – van het nemen van weloverwogen beslissingen en het garanderen van naleving tot het optimaliseren van belastingstrategieën.

Het proces van record-tot-rapport

Laten we ons verdiepen in het Record-to-Report (R2R)-proces en de opeenvolgende stappen doorlopen, waarbij we de pragmatische toepassing ervan in de zakelijke context verkennen.

Handmatig R2R-proces

Sommige freelancers, startups en kleine bedrijven navigeren door het Record-to-Report (R2R)-proces zonder de geavanceerde infrastructuur van ERP of speciale boekhoudsoftware, vooral in de beginfase. Deze aanpak wordt vaak ingegeven door kostenoverwegingen, eenvoud en het aanvankelijk lagere transactievolume.

• Gegevensverzameling: Handmatige invoer in spreadsheets of eenvoudige boekhoudtools zoals Excel. Transacties worden vastgelegd in een grootboekformaat waarin de datum, het bedrag en de betalingsmethode worden vermeld, met aparte bladen voor verkopen, uitgaven, activa en andere financiële gebeurtenissen.
• Gegevensverwerking: Categorisering en registratie van transacties worden handmatig beheerd op het moment van gegevensverzameling. De bedrijfseigenaar of een aangewezen medewerker beoordeelt elke transactie, bepaalt de aard ervan (bijvoorbeeld opbrengsten, kosten, aankoop van activa) en legt deze dienovereenkomstig vast in het juiste grootboek.
• consolidatie: Bij zeer kleine bedrijven of startups is consolidatie wellicht niet nodig als het bedrijf vanuit één locatie opereert en geen dochterondernemingen heeft. Indien nodig wordt de consolidatie echter handmatig uitgevoerd, vaak door een masterspreadsheet op te stellen waarin financiële gegevens uit verschillende bronnen worden samengevoegd.
• Verzoening: Afstemming houdt in dat de gegevens handmatig worden gecontroleerd aan de hand van bankafschriften en ontvangstbewijzen. Dit kan tijdrovend zijn, maar is van cruciaal belang voor het garanderen van nauwkeurigheid in de financiële rapportage.
• Rapportage: Financiële rapportages worden handmatig samengesteld, hetzij door aan het einde van ieder kwartaal een freelance consultant in te schakelen, hetzij door gebruik te maken van sjablonen in Excel of Word. Deze stap vereist een goed begrip van de financiële principes om ervoor te zorgen dat rapporten zoals winst- en verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten nauwkeurig worden opgesteld.
• Analyse: Analyse kan minder geformaliseerd zijn bij kleinere operaties zonder speciale software. Bedrijfseigenaren of managers kunnen financiële rapporten bekijken om trends, winstgevendheid en gebieden voor kostenbesparingen te identificeren, waarbij ze vertrouwen op hun intuïtie en ervaring in plaats van op geavanceerde analytische hulpmiddelen.
• Sluitend: Het afsluitingsproces is handmatig, met een checklist om ervoor te zorgen dat alle financiële activiteiten voor de periode zijn vastgelegd en afgestemd. Dit kan inhouden dat wordt bevestigd dat alle facturen zijn uitgegeven en betaald, dat de kosten zijn geregistreerd en dat de noodzakelijke reserveringen zijn gemaakt.

Werken zonder ERP of speciale boekhoudsoftware vereist een nauwgezette administratie en een goed begrip van de boekhoudkundige basisprincipes. Hoewel dit haalbaar is voor bedrijven met een zeer klein transactievolume, worden de beperkingen van handmatige processen naarmate een bedrijf uitgroeit tot een MKB (kleine en middelgrote onderneming) steeds duidelijker, wat vaak een overgang naar meer geavanceerde boekhoudoplossingen en automatisering noodzakelijk maakt om ervoor te zorgen dat efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance.

R2R Proces met behulp van boekhoudsoftware / ERP

Voor bedrijven die verder zijn gegaan dan spreadsheets, betekent het gebruik van zelfstandige boekhoudsoftware/ERP een belangrijke stap voorwaarts in het beheer van het Record-to-Report (R2R)-proces. Dit scenario omvat doorgaans een geavanceerder financieel beheer dan handmatige methoden toestaan.

Data Collection

De verschuiving naar boekhoudsoftware of ERP-systemen automatiseert de invoer van transacties gedeeltelijk.

• Deze platforms kunnen rechtstreeks worden geïntegreerd met bankrekeningen, verkooppuntsystemen en andere financiële gegevensbronnen, waardoor transacties automatisch in realtime worden vastgelegd.
• Facturen en andere transacties die via e-mail of papieren ontvangstbewijzen worden ontvangen, vereisen handmatige invoer in het systeem.
• Aangepaste of onregelmatige financiële transacties die niet in standaardsjablonen of categorieën passen, vereisen mogelijk handmatige tussenkomst om een ​​nauwkeurige registratie te garanderen.

data Processing

Met boekhoudsoftware of een ERP-systeem wordt de categorisering en registratie van transacties geïmplementeerd met behulp van een rekeningschema en de juiste GL-codering voor elke financiële transactie, wat handmatig gebeurt. De software identificeert de aard van elke transactie op basis van de ingevoerde grootboekcode (handmatig toegewezen) en wijst deze toe aan het juiste grootboek (uitgaven, activa, inkomsten, enz.), waardoor de handmatige werklast en de kans op fouten aanzienlijk worden verminderd. Leverancierscodering kan de categorisering verder helpen vergemakkelijken.

Alles wat u moet weten over GL-codes

GL-codes zijn codes die worden gebruikt om financiële transacties te categoriseren. Leer hoe u ze instelt en toewijst, en verken de automatisering van GL-codes met Nanonets.

Consolidering

Voor bedrijven met meerdere afdelingen of dochterondernemingen vergemakkelijken boekhoudsoftware en ERP-systemen het consolidatieproces.

Deze systemen kunnen gegevens uit diverse bronnen verwerken en deze automatisch consolideren in een uniforme set nauwkeurige financiële overzichten, klaar voor analyse en rapportage.

Verzoening

Sommige functies in boekhoudsoftware en ERP-systemen ondersteunen het proces, waarbij enige handmatige inspanning vereist is.

• Noodzaak om gegevens van banktransacties in de ERP-/boekhoudsoftware in te vullen met behulp van handmatige invoer.
• Het matchen van in de software geregistreerde transacties met bankafschriften kan ongeëvenaarde items aan het licht brengen als gevolg van timingverschillen of fouten, waardoor handmatig onderzoek en oplossing nodig zijn.

Rapportage

Het genereren van financiële rapporten wordt eenvoudig met boekhoudsoftware of ERP-systemen.

Ze kunnen automatisch financiële overzichten samenstellen op basis van de geregistreerde transacties, in overeenstemming met de toepasselijke standaarden voor financiële verslaggeving.

Gebruikers kunnen rapportsjablonen vaak aanpassen aan specifieke vereisten zonder uitgebreide handmatige inspanningen.

Analyse

De beschikbaarheid van realtime gegevens in combinatie met uitgebreide rapportage en analyse vergroot de capaciteit voor geïnformeerde besluitvorming.

Sluitend

Het afsluitingsproces profiteert van de gestructureerde aanpak van ERP-systemen, die checklists en workflows bieden.

Handmatige interventies zijn echter vaak nodig om journaalposten aan te passen, afstemmingen te beoordelen en goed te keuren en ervoor te zorgen dat alle financiële activiteiten nauwkeurig worden vastgelegd.

Met name complexe of ongebruikelijke transacties aan het einde van de rapportageperiode kunnen een gedetailleerde handmatige beoordeling vereisen om een ​​juiste registratie en classificatie te garanderen.

Geautomatiseerd R2R-proces met behulp van nanonetten en boekhoudsoftware

Het integreren van boekhoudsoftware of ERP-systemen met boekhoudautomatiseringssoftware zoals Nanonets zorgt voor een revolutie in het Record-to-Report (R2R)-proces en biedt ongeëvenaarde efficiëntie, nauwkeurigheid en bruikbare inzichten voor financieel beheer.

Data Collection

Door de integratie met AP-automatiseringsplatforms zoals Nanonets wordt het verzamelen en invoeren van financiële gegevens volledig geautomatiseerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van OCR- en AI-technologieën.

Elk stukje financiële informatie wordt automatisch verzameld vanaf de oorsprong ervan (facturen, kwitanties, e-mails, kassasystemen, bankafschriften) en verwerkt zodra het binnenkomt, waardoor een naadloze gegevensstroom naar uw financiële systemen wordt gegarandeerd.

Met AI-aangedreven gegevensextractie met een nauwkeurigheid van meer dan 99% wordt de betrouwbaarheid van uw financiële gegevens aanzienlijk verbeterd, waardoor u talloze uren bespaart en de sfeer op de werkplek transformeert.

De impact in de echte wereld is groot: stel u voor dat uw team de focus verlegt van vervelende gegevensinvoer naar meer strategische, hoogwaardige taken.

data Processing

Zodra de gegevens zijn verzameld, worden deze automatisch in realtime verwerkt en gecodeerd in uw boekhoudsoftware of ERP-systeem.

De traditioneel arbeidsintensieve taken van het coderen van grootboekgegevens (GL) worden nu moeiteloos afgehandeld door geavanceerde AI, waaronder Natural Language Processing (NLP) en Large Language Models (LLM's).

Deze automatisering versnelt niet alleen de gegevensverwerking, maar minimaliseert ook fouten, waardoor uw financiële team de vrijheid krijgt om hun vaardigheden en expertise toe te passen waar dat het belangrijkst is.

Consolidering

Nanonetten kunnen worden geconfigureerd om nabewerkingsstappen uit te voeren, waardoor complexe scenario's zoals intercompany-transacties en transacties in meerdere valuta op bekwame wijze kunnen worden beheerd. Dit zorgt ervoor dat de gegevens die in uw ERP- of boekhoudsoftware worden ingevoerd, altijd schoon en nauwkeurig zijn.

Verzoening

Nanonetten kunnen uw bankafschriften automatisch importeren en transacties vergelijken met bankafschriften, waardoor eventuele inconsistenties worden opgemerkt voor menselijke beoordeling, waardoor de nauwkeurigheid wordt verbeterd en het risico op financiële discrepanties wordt verminderd.

Rapportage, analyse en afsluiting

Doordat transacties onmiddellijk worden gerapporteerd zodra ze plaatsvinden, krijgen besluitvormers toegang tot actuele financiële gegevens.

Deze flexibiliteit in de rapportage maakt beter geïnformeerde en tijdige zakelijke beslissingen mogelijk.

Bovendien verminderen de gestroomlijnde en geautomatiseerde workflows de tijd en moeite die nodig is voor het afsluiten van de boeken aanzienlijk, waardoor de efficiëntie wordt vergroot en de kans op fouten wordt verkleind.

---

De integratie van automatiseringssoftware zoals Nanonets met boekhoud- of ERP-systemen verandert niet alleen het R2R-proces; het brengt een revolutie teweeg. Door vervelende handmatige taken te automatiseren, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en realtime financiële inzichten te bieden, kunnen bedrijven niet alleen hun financiële processen optimaliseren, maar ook strategische inzichten benutten om groei en efficiëntie te stimuleren.

Verder lezen en bronnen

Het eerste dat u moet onderkennen is dat, hoewel het bovenstaande overzicht van het Record-to-Report (R2R)-proces als een sterke basis dient, bedrijven actief op zoek moeten gaan naar bruikbare informatie die kan worden toegepast om hun activiteiten efficiënter, compliant en betrouwbaarder te maken. strategisch gezond. Dit is waar u op moet letten:

1. De rol van governance, risico en compliance (GRC): Hoe kunnen bedrijven hun R2R-processen effectief afstemmen op de GRC-behoeften?
   1. Bestuur in R2R zorgt ervoor dat de financiële verslaggeving wordt beheerst door duidelijk beleid, procedures en standaarden. Het definieert de rollen en verantwoordelijkheden binnen het financiële team en zorgt voor afstemming op bredere bedrijfsdoelstellingen.
   2. RISICO BEHEER binnen R2R richt zich op het identificeren, beoordelen en mitigeren van risico's die samenhangen met financiële verslaggeving. Dit omvat alles, van fouten bij het invoeren van gegevens tot compliancerisico's met financiële regelgeving.
   3. Conformiteit in de context van R2R gaat het om het naleven van toepasselijke boekhoudnormen, wet- en regelgeving. Dit zorgt ervoor dat financiële rapporten worden opgesteld in overeenstemming met erkende raamwerken zoals GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) of IFRS (International Financial Reporting Standards), en dat ze ook voldoen aan belastingwetten en andere wettelijke vereisten.

Zes stappen voor een succesvolle GRC-implementatie: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

Geïntegreerde GRC: de sleutel tot een beter risicobewustzijn en betere prestaties

Risico- en compliance-informatie in het juiste formaat, op het juiste moment en in de juiste handen is de sleutel tot succes van de organisatie.

• Strategische implicaties van R2R: Duik dieper in hoe R2R-inzichten kunnen worden omgezet in uitvoerbare strategieën. Hoe kunnen trends die in financiële rapporten worden geïdentificeerd bijvoorbeeld informatie geven over strategische verschuivingen in bedrijfsmodellen, investeringen in nieuwe technologieën of het betreden van nieuwe markten? Voorbeeld -

De digitale afsluiting

Het R2R-proces naar het digitale tijdperk stuwen

• Casestudies en voorbeelden uit de praktijk: Zoek naar bedrijven die hun R2R-proces met succes hebben geoptimaliseerd. Dit kunnen voorbeelden zijn van kostenbesparingen, verbeterde compliance of strategische draaipunten op basis van inzichten uit R2R-gegevens. Voorbeeld -

GlaxoSmithKline's R2R-transformatie met cadans

Leer meer van Babak Naraghi, directeur van R2R Cadency GPO bij GSK, terwijl hij de financiële transformatie van GlaxoSmithKline met Cadency bespreekt.

• Internationale standaarden: Wat zijn de gevolgen voor bedrijven die in meerdere rechtsgebieden actief zijn?

Conclusie

Samenvattend kan worden gezegd dat het Record-to-Report (R2R)-proces een belangrijk onderdeel is van het geldbeheer in bedrijven. Het gaat verder dan alleen het volgen van regels en wordt een cruciaal instrument voor succes.

Door gebruik te maken van automatisering en nieuwe technologie zoals ERP-systemen en tools zoals Nanonets kunnen bedrijven sneller en nauwkeuriger werken en in realtime een duidelijk beeld krijgen van hun financiële status.

Een efficiënt R2R-proces maakt niet alleen het dagelijkse werk soepeler, maar helpt ook bij het nemen van grote beslissingen, waardoor bedrijven slimmer en met een betere planning kunnen omgaan met de hedendaagse zakelijke uitdagingen.

Als we vooruitkijken, zal de rol van R2R in de bedrijfsstrategie alleen maar toenemen, waardoor het beheersen ervan een sleutelbepalende factor wordt voor het succes van de organisatie.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/