Hoewel Chat-GPT mogelijk het CPA-examen kan halen en ongelooflijke tekstmuren kan genereren, ziet echte AI-automatisering er anders uit (en is niet zo eenvoudig als een prompt van รฉรฉn regel).
Introductie
Er valt eenvoudigweg niet te ontkomen aan het feit dat AI in 2023 het meest besproken onderwerp op internet is. Chat-GPT, de populaire chatgebaseerde interface voor het verkennen van de LLM-mogelijkheden (Large Language Model), ontwikkeld door OpenAI, werd vrijgegeven voor het publiek eerder in het jaar.
Speel er een paar minuten mee en je kunt beginnen te begrijpen waarom iedereen en hun hond hierover praten - Chat-GPT kan op vrijwel elk domein bovenmenselijke vaardigheid demonstreren. AI belooft duidelijk veel werkterreinen aanzienlijk te transformeren, terwijl het mogelijk miljoenen banen en loopbanen beรฏnvloedt.
Kunstmatige intelligentie wordt nu toegepast in professionele domeinen die rijp zijn voor automatisering - werkgebieden zoals software, recht, boekhouding, consulting, financiรซn enzovoort. Binnen de financiรซle wereld is de crediteurenfunctie er een die als enigszins uniek in de schijnwerpers komt te staan, vooral omdat er aan beide kanten evenveel ruis lijkt te zijn, met AI-voorstanders en nee-zeggers die allebei een woedend debat hebben over wat zal ( of zal niet) gebeuren.
De jury weet nog steeds niet hoe deze snelle transformatie precies zal worden bereikt - en dit is waar de meeste verhandelingen over de voordelen van ChatGPT in het bijzonder (en AI in het algemeen) de grens trekken.
De behoefte aan AI in Accounts Payable
Bij traditionele AP-operaties vertrouwen bedrijven vaak op handmatige processen, uitgebreid papierwerk en repetitieve taken om hun crediteurenfunctie af te handelen. Deze taken zijn activiteiten zoals gegevensinvoer, factuurverwerking en financiรซle analyse, die cruciaal zijn voor besluitvorming, operationele planning en risicobeheer.
Deze processen brengen echter tijd (en geld) met zich mee. De belangrijkste nadelen van handmatig AP-werk zijn:
- Handmatige gegevensinvoer introduceert een groot risico op fouten, omdat mensen fouten kunnen maken bij het invoeren van gegevens in grote volumes. Denk aan velden als factuurnummers, datums en dollarbedragen; als deze fout zijn, heeft dit grote gevolgen.
- Het is tijdrovend en vergt vele uren werk om rekeningen af โโte stemmen, rapporten te genereren en financiรซle analyses uit te voeren.
- Het is zwaar op synchrone communicatie. Bent u situaties zoals hieronder tegengekomen?
โโA. Goedkeuringen vinden pas plaats als u de CFO en het Business Head belt
โโB. Regelitems worden pas opgelost als de AP-functie een vergadering plant met het inkoopteam en de leverancier.
Dit alles leidt tot ontoereikende vertragingen bij de betalingen aan leveranciers onkosten planningen moeilijkheden bij het handhaven van de financiรซle integriteit.
AI voor crediteuren hoeft geen volledige herziening te betekenen
De hierboven genoemde problemen zijn goed gedocumenteerd โ en desgevraagd zullen de meeste accountantsteams het erover eens zijn dat de introductie van AI hen zeker zal helpen. Technologieรซn zoals machinaal leren en natuurlijke taalverwerking kunnen dat wel revolutie in de AP-functie op een zeer diepgaande manier โ op voorwaarde dat ze op de juiste manier worden geรฏmplementeerd en geรฏntegreerd.
Dit leidt velen echter meestal tot de conclusie dat op AI gebaseerde automatisering niets voor hen is โ het lijkt omslachtig, tijdrovend en duur om te implementeren.
De realiteit kan echter niet anders zijn: vandaag de dag is het mogelijk om binnen enkele minuten aan de slag te gaan met het gebruik van AI voor uw AP-proces. En jij kunt dit bereiken zonder wat afbreuk doet aan de betrouwbaarheid, veiligheid en efficiรซntie van uw huidige proces.
Zet generatieve AI en LLM's even opzij: de realiteit is dat zelfs AI-automatisering op instapniveau aanzienlijk kan helpen bij het aanpakken van deze problemen. Zelfs de bescheiden OCR โ die al tientallen jaren bestaat โ vermindert de tijd die nodig is om een โโfactuur te verwerken met minstens 60%, waardoor AP-teams meerdere dagen per maand besparen. En toch is de adoptie van deze technologie dat wel nog steeds niet wijdverbreid.
Wilt u AI integreren in uw AP-functie? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen end-to-end te implementeren AP automatisering.
Potentiรซle use-cases voor AI binnen het Accounts Payable-proces
Dus hoe moet je AI precies in je AP-proces integreren? Waar begin je?
De eerste plaats om te beginnen is kijken naar welk deel van het proces werkelijk het grootste deel van de tijd in beslag neemt. Typische knelpunten die door AP-teams worden gemeld zijn activiteiten als:
- Factuurcodering
- Grootboektoewijzing (GL).
- Verificatie van betalingsgegevens (om te controleren op fraude)
- Dubbele detectie
Er is hier een heel duidelijk onderliggend thema: handmatige gegevensinvoer en -verificatie is wat ervoor zorgt dat deze taken vervelend en tijdrovend zijn.
Deze enquรชtegrafiek hierboven (van de Rapport Automatiseringstrends 2022) onthult veel โ bijna 70% van de mensen heeft de meest urgente problemen in hun AP-proces nog steeds niet geautomatiseerd. De hierboven genoemde taken zijn allemaal handmatig: iemand moet naar de daadwerkelijke gegevens op de factuur kijken en bevestigen dat deze correct zijn voordat verder wordt gegaan.
Als zodanig kan het automatiseren van deze taken overweldigend lijken, omdat u er nu op vertrouwt dat een machine hetzelfde niveau van discretie heeft als een (getraind) mens.
Het goede nieuws? AI kan ook net zo goed worden getraind! Hieronder gaan we dieper in op enkele gebruiksscenario's.
1. Factuurcodering en toewijzing van grootboekrekeningen (GL).
Misschien wel een van de moeilijkste taken om te automatiseren, is het toewijzen van facturen en bonnen aan de juiste categorie en GL-code binnen uw boekhoudsysteem. Waarom is dit bijzonder lastig?
- Er zijn vaak meerdere GB-codes die van toepassing zijn op dezelfde uitgave, uitgesplitst naar regelitems/afzonderlijke productcodes. Toewijzing van deze GB-codes is meestal handmatig en moet worden gedaan in overleg met de businessteams en de CFO.
- Het toekennen van een GL-code aan een factuur is soms subjectief โ terwijl reguliere verkoopfacturen bijvoorbeeld altijd worden toegewezen aan 'Verkoop' in uw rekeningschema, wordt soms exact hetzelfde factuurformaat gebruikt voor aannemers en niet-werknemers. Dit kan ertoe leiden dat contractuele uitgaven ten onrechte worden getagd als "Verkoop" door basisautomatiseringstools.
Hoe kan AI hier helpen?
- Automatiseer factuurcodering op basis van LLM-verwerking โ hier vertelt de AI u in feite in welke GL deze factuur moet worden gecategoriseerd, en dit kan worden geconfigureerd om meerdere suggesties te bieden die geschikt kunnen zijn. Dit maakt de taak van de gebruiker iets gemakkelijker.
- Leer en onthoud gebruikersinvoer โ zodra een gebruiker daadwerkelijk de GB-code selecteert, kan het systeem de selectie onthouden en de volgende keer voor dezelfde leverancier automatiseren.
2. Fraudedetectie en foutafhandeling
Een andere cruciale taak van een AP-team is het opsporen van fouten voordat ze zich voordoen. Het kan zo ernstig zijn als verkeerde betaalgegevens en factuurfraude, of het kan zo simpel zijn als een dubbele factuur.
Zonder twijfel kunnen deze problemen het beste worden voorkomen voordat ze zich voordoen. De meeste organisaties aangedrongen over het maken van deze proceshandleiding. Het is echter lastig om elke factuur door een mens te laten controleren, omdat:
- Het biedt รฉรฉn enkel faalpunt (en knelpunt) voor het proces โ hoewel het goed is om een โโmedewerker elke uitgave op fouten te laten controleren, kunnen er soms dingen door de mazen van het net glippen.
- Het zorgt ervoor dat alleen de persoon met de meeste context over leveranciersbetalingen (CFO/AP-hoofd) correcties kan aanbrengen, en niemand anders. Alle kennis en context is slechts bij een paar mensen aanwezig en niet verspreid over de organisatie.
Hoe kan AI hier helpen?
- Slimmere duplicaatdetectie/verkeerde informatie โ Basis dubbele controles op bestanden verifiรซren alleen of de twee bestanden hetzelfde zijn. Met geavanceerde AI-duplicaatcontroles kunt u nog een stap verder gaan: controleren of de inhoud van twee verschillende bestanden verdacht veel op elkaar lijken.
- Meerdere gegevensvalidaties op factuurgegevens โ Alleen de factuurgegevens automatisch inlezen heeft geen zin als iemand toch moet inloggen en verifiรซren. Geavanceerde AI-tools kunnen nu gegevensvalidatie uitvoeren om hygiรซnecontroles te garanderen (als een nieuw bankrekeningnummer op een factuur bijvoorbeeld niet overeenkomt met het gebruikelijke nummer van een leverancier, krijgt u een melding!)
3. Eenvoudige acties leren die herhaalbaar zijn
Vraag iemand wat ze ECHT willen dat AI doet, en dit is het antwoord dat als beste uit de bus komt: veel mensen zijn van mening dat de echte waarde van AI is wanneer het hun patronen kan leren en tijd voor hen kan besparen.
Er zijn bijvoorbeeld veel kleine taken die op precies dezelfde manier worden uitgevoerd, voor meerdere soorten facturen/bonnen. Een paar voorbeelden:
- Een factuur toewijzen aan de juiste categorie/klasse/project in uw ERP
- Het wijzigen van de grootboektoewijzing voor รฉรฉn specifiek regelitem van een factuur
- Elke keer de factuur van een bepaalde leverancier ter goedkeuring naar dezelfde persoon sturen
Hoe kan AI hier helpen?
De eerste stap is het identificeren van de stappen in het AP-proces die bij uitstek geschikt zijn voor herhaaldelijk opnieuw leren (dwz activiteiten die u dagelijks blijft doen, die uiteindelijk door de AI kunnen worden onthouden en 90% van de tijd kunnen worden geautomatiseerd).
Goede voorbeelden hiervan zijn:
- GL-code toewijzing โ De logica hier is simpel: als de applicatie de juiste GL-code aan een factuur toekent, geweldig! Zo niet, dan verander je het zelf, en de AI onthoudt deze wijziging voor de volgende keer. Hierdoor wordt de automatische toewijzing van de GL-code steeds beter met elke klik die u maakt.
- Categorie/Klasse/Project classificatie โ Als een bepaalde leveranciersfactuur niet automatisch in de juiste categorie kan worden geclassificeerd, kan AI patronen in uw selectie leren (classificeert u bijvoorbeeld Uber-bonnen altijd als 'Projectkosten' in plaats van 'Reis'?). Na verloop van tijd wordt dit een regelset binnen uw platform en wordt deze automatisch toegepast.
Wilt u AI toevoegen aan uw crediteurenproces? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.
Hoe Nanonets u kan helpen bij het implementeren van AI in uw Accounts Payable Process
De bovenstaande voorbeelden zijn waarschijnlijk slechts het topje van de ijsberg - er is veel meer dan AI kan doen voor uw AP-proces dat alleen wordt beperkt door hoe diep u in staat bent om in het proces van automatisering en machine learning te gaan.
Gelukkig hoeft u tegenwoordig niet technisch onderlegd te zijn om AI-mogelijkheden in uw AP-proces te implementeren - er zijn tools waarmee u vrijwel direct aan de slag.
Nanonets heeft bijvoorbeeld een AI-platform genaamd Stroom die uw huidige AP-proces kan transformeren en die vitale AI-elementen aan uw workflow kan toevoegen. Het kan alles wat hierboven is aangetoond - en nog veel, veel meer.
Eenvoudig te implementeren maar toch complex in zijn mogelijkheden, dit is het ideale startpunt voor diegenen die hun AP-proces echt willen opvoeren en hun werklast efficiรซnter willen schalen. Neem vandaag nog contact op voor een gratis demonstratie van wat dit AI-platform voor uw AP-functie kan betekenen.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- EVM Financiรซn. Uniforme interface voor gedecentraliseerde financiรซn. Toegang hier.
- Quantum Media Groep. IR/PR versterkt. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3 gegevensintelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/ai-automation-for-accounts-payable/
- : heeft
- :is
- :niet
- :waar
- $UP
- 200
- 2022
- 2023
- a
- vermogen
- in staat
- Over
- boven
- Account
- Accounting
- accounts
- rekeningen betalen
- Bereiken
- bereikt
- over
- acties
- activiteiten
- daadwerkelijk
- werkelijk
- toevoegen
- aanpakken
- Adoptie
- vergevorderd
- voorstanders
- AI
- AI-platform
- Alles
- toelaten
- altijd
- bedragen
- hoeveelheden
- an
- analyse
- en
- beantwoorden
- elke
- iedereen
- Aanvraag
- toegepast
- Solliciteer
- passend
- goedkeuring
- goedkeuringen
- ZIJN
- gebieden
- argument
- rond
- AS
- toegewezen
- At
- automatiseren
- geautomatiseerde
- Automatisch
- webmaster.
- automatiseren
- Automatisering
- Bank
- bankrekening
- gebaseerde
- basis-
- Eigenlijk
- BE
- omdat
- wordt
- geweest
- vaardigheden
- beginnen
- wezen
- onder
- betekent
- BEST
- Betere
- boek
- zowel
- Beide kanten
- bedrijfsdeskundigen
- by
- Dit betekent dat we onszelf en onze geliefden praktisch vergiftigen.
- CAN
- mogelijkheden
- carriรจres
- dragen
- gevallen
- Categorie
- oorzaken
- cfo
- verandering
- tabel
- ChatGPT
- controle
- controleren
- Controles
- duidelijk
- duidelijk
- Klik
- code
- codes
- codering
- COM
- komt
- Communicatie
- Bedrijven
- compleet
- complex
- afbreuk te doen aan
- conclusie
- Bevestigen
- Gevolgen
- consulting
- content
- inhoud
- verband
- aannemers
- contractueel
- te corrigeren
- Correcties
- Kosten
- kon
- CPA
- cruciaal
- Actueel
- dagelijks
- gegevens
- gegevensinvoer
- Data
- dagen
- debat
- decennia
- Besluitvorming
- deep
- diepere
- definitief
- vertragingen
- demonstratie
- tonen
- gedemonstreerd
- gegevens
- Opsporing
- ontwikkelde
- anders
- moeilijk
- moeilijkheden
- goeddunken
- do
- doesn
- Nee
- Hond
- doen
- Dollar
- domein
- domeinen
- don
- gedaan
- twijfelen
- trekken
- nadelen
- duplicaten
- e
- elk
- Vroeger
- gemakkelijker
- doeltreffendheid
- efficiรซnt
- geeft je de mogelijkheid
- anders
- ingebed
- Werknemer
- eind tot eind
- eindigt
- verzekeren
- waarborgt
- het invoeren van
- toegang
- entry-level
- gelijk
- even
- fout
- fouten
- vooral
- Zelfs
- uiteindelijk
- Alle
- iedereen
- precies
- tentamen
- voorbeeld
- voorbeelden
- kosten
- duur
- Verkennen
- uitgebreid
- feit
- Storing
- voelen
- weinig
- Velden
- Dien in
- Bestanden
- financiรซn
- financieel
- Voornaam*
- stroom
- Voor
- formaat
- bedrog
- fraude detectie
- Gratis
- oppompen van
- functie
- verder
- Algemeen
- voortbrengen
- generatief
- generatieve AI
- krijgen
- het krijgen van
- geeft
- Go
- goed
- Grafisch
- handvat
- gebeuren
- Hebben
- met
- hoofd
- zwaar
- hulp
- hier
- Hoge
- HOURS
- Hoe
- Echter
- HTTPS
- menselijk
- Mensen
- i
- ideaal
- het identificeren van
- if
- impact
- uitvoeren
- geรฏmplementeerd
- uitvoering
- in
- onjuist
- ongelooflijk
- instantie
- verkrijgen in plaats daarvan
- integreren
- geรฏntegreerde
- integriteit
- Intelligentie
- Interface
- Internet
- in
- Introduceert
- de invoering
- Introductie
- factuurverwerking
- betrekken
- problemen
- IT
- artikelen
- HAAR
- Vacatures
- voor slechts
- Houden
- kennis
- taal
- Groot
- Wet
- leiden
- Leads
- LEARN
- leren
- minst
- Grootboek
- Niveau
- als
- Beperkt
- Lijn
- opgesomd
- leven
- LLM
- logica
- Log in
- lang
- Kijk
- op zoek
- LOOKS
- lot
- machine
- machine learning
- Het handhaven
- groot
- maken
- MERKEN
- maken
- management
- manier
- handboek
- veel
- veel mensen
- in kaart brengen
- Match
- Mei..
- gemiddelde
- vergadering
- macht
- miljoenen
- minuten
- fouten
- model
- moment
- geld
- Maand
- meer
- meest
- veel
- meervoudig
- Dan moet je
- Naturel
- Natural Language Processing
- Noodzaak
- behoeften
- New
- nieuws
- volgende
- geen
- Geluid
- nu
- aantal
- nummers
- OCR
- of
- bieden
- vaak
- on
- eens
- EEN
- degenen
- Slechts
- OpenAI
- operationele
- Operations
- or
- bestellen
- organisatie
- organisaties
- uit
- over
- papierwerk
- deel
- bijzonder
- vooral
- passeren
- patronen
- betaling
- betalingen
- Mensen
- Uitvoeren
- persoon
- stuk
- plaats
- planning
- platform
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- punt
- Populair
- mogelijk
- potentieel
- mogelijk
- druk
- waarschijnlijk
- problemen
- processen
- verwerking
- Product
- professioneel
- project
- Beloften
- mits
- publiek
- woedend
- snel
- RE
- Opnieuw leren
- vast
- werkelijke waarde
- Realiteit
- werkelijk
- ontvangsten
- vermindert
- regelmatig
- uitgebracht
- betrouwbaarheid
- vertrouwen
- niet vergeten
- herhalende
- verslag
- gemeld
- Rapporten
- opgelost
- resultaat
- onthult
- rechts
- Risico
- risicobeheer
- s
- verkoop
- dezelfde
- Bespaar
- besparing
- savvy
- Scale
- veiligheid
- zien
- lijkt
- selectie
- verzonden
- ernstig
- moet
- Sides
- aanzienlijk
- gelijk
- Eenvoudig
- eenvoudigweg
- sinds
- single
- situaties
- Klein
- So
- Software
- sommige
- Iemand
- enigszins
- specifiek
- snelheid
- Uitgaven
- spleet
- Spotlight
- verspreiden
- begin
- gestart
- Start
- Stap voor
- Stappen
- Still
- eenvoudig
- dergelijk
- vermeend
- Enquรชte
- Verdacht
- system
- Nemen
- ingenomen
- praat
- Taak
- taken
- team
- teams
- technisch
- Technologies
- Technologie
- vertelt
- neem contact
- dat
- De
- De lijn
- hun
- Ze
- thema
- Er.
- Deze
- ze
- spullen
- denken
- dit
- die
- toch?
- Door
- niet de tijd of
- tijdrovend
- type
- naar
- vandaag
- tools
- top
- onderwerp
- traditioneel
- getraind
- Transformeren
- Transformatie
- reizen
- Trends
- waar
- vertrouwen
- twee
- types
- Uber
- die ten grondslag liggen
- begrijpen
- unieke
- tot
- .
- gebruiksgevallen
- gebruikt
- Gebruiker
- gebruik
- doorgaans
- bevestiging
- waarde
- verkoper
- Verificatie
- controleren
- zeer
- virtueel
- vitaal
- volumes
- willen
- was
- Manier..
- we
- GOED
- Wat
- wanneer
- welke
- en
- Waarom
- wil
- Met
- binnen
- Mijn werk
- workflow
- Verkeerd
- jaar
- nog
- You
- Your
- jezelf
- youtube
- zephyrnet