5 måter å ta opp mobil tale og SMS for å overholde forskrifter (Steve Dourdil)

Hvis du jobber med finansielle tjenester, er sjansen stor for at organisasjonen din har en form for mobil opptaksløsning på plass. Selv om enkelte firmaer ikke nødvendigvis har et regulatorisk krav om å ta opp mobilkommunikasjon, velger mange det uansett.
av beste praksis.

For en stor prosentandel av bedriftene har imidlertid opptak av mobilsamtaler og tekstmeldinger vært et nødvendig faktum i mange år. Og som nylige bøter i USA har fremhevet, tar regulatorer en tøffere holdning enn noen gang til uovervåket bruk av SMS og andre
mobile meldingsplattformer.

Denne korte artikkelen gir litt bakgrunn om utviklingen av mobil stemmeopptak ("MVR") og skisserer de fem forskjellige tilnærmingene vi tilbyr våre kunder for fangst, arkivering og overvåking av mobilkommunikasjon for overholdelse av
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA og andre regulatoriske krav.

Fødselen til mobilanropsopptak

Opptak av mobilanrop i Storbritannias finansielle tjenester har eksistert siden 2011, da FSA (nå FCA) offisielt fjernet mobiltelefonunntaket fra kravene til telefonopptak. Ikke alle bedrifter ble berørt. Men de som var hadde relativt
få alternativer.

Teknologien for å ta opp mobiler var i sin spede begynnelse, med bare en håndfull leverandører på markedet. Høye kostnader, så vel som tekniske problemer som lange forsinkelser, tapte anrop og batteritømming, viste seg ofte å være en barriere for bruk. I de tidlige dager,
mange firmaer bestemte seg for å sette et direkte forbud mot bruk av mobiltelefoner for bedriftens virksomhet.

Andre firmaer slo seg sammen for å lobbye regulatorene for å gjeninnføre mobiltelefonunntaket, eller i det minste vente til teknologien hadde modnet, men ropene deres falt for døve ører. RegTech-fellesskapet visste imidlertid at eksisterende løsninger var klønete og
upålitelig. Da regulatorene fortsetter å stå på sitt, måtte forbedringer gjøres.

MiFID II og spredningen av mobile opptaksløsninger

Etter hvert som mobile samsvarsopptaksløsninger modnet i løpet av de påfølgende årene og nye systemer ble tilgjengelige, vokste også bruken. Den europeiske regulatoren ESMAs introduksjon av MiFID II i 2018 økte også omfanget av mobilopptakskravet massivt.
Konkurransen blant RegTech-leverandørene var hard, alle kjempet med nebb og klør for å vinne en del av dette nye, uutnyttede markedet.

Da CoVID rammet på slutten av 2019 og kastet verden i låsninger gjennom de påfølgende to årene, ble selskapene nok en gang utfordret til å sette nye opptakstiltak på plass. Bedrifter som er avhengige av eldre lokale telefonsystemer, fant ut at deres ansatte
nå måtte bruke mobiler for å kommunisere. For mange betydde dette at de måtte finne en mobilopptaksleverandør for første gang – frem til da hadde personalet alltid brukt innspilte kontortelefoner.

De som allerede hadde flyttet taletjenestene sine til skyen var heldigere. Men med ansikt-til-ansikt-møter også utenfor vinduet, og den hastige fremveksten av enhetlige kommunikasjonsverktøy som MS Teams og Zoom for videomøter og samarbeid, regulert
bedrifter ble tvunget til å finne måter å registrere disse også.

I mellomtiden gjorde strenge advarsler fra FCA, etter et års mildhet, det klart at selskapene nå hadde hatt god tid til å sette nye samsvarskontroller på plass og ville forventes å overvåke ansattes kommunikasjon eksternt, like effektivt som
de ville i et kontormiljø.

Mange firmaer setter først nå inn tiltak for å tette dette etterlevelsesgapet. Den massive økningen i mobilbruk siden 2020, inkludert bruken av meldingsapper som WhatsApp og WeChat, har ført til at for mange selskaper har mobiler blitt deres primære
måter å kommunisere på. Dette har tvunget selskaper til enten å distribuere en MVR-løsning for første gang eller finne en mer langsiktig løsning for å erstatte opptakssystemer som raskt ble implementert ved starten av pandemien.

Med innføringen av FCA Consumer Duty-forskriften som nærmer seg i juli 2023, og uten tvil andre nye forskrifter og endringer som kommer etter det, ser kravet om å ta opp mobiler bare ut til å utvide seg. Så, hva er tilgjengelige alternativer? Hvilken tilnærming
til arkivering av mobil tale og SMS er best egnet for din bedrift? La oss se på de fem mest pålitelige måtene vi kan oppnå dette på...

1. Nettverksbaserte mobile opptaksløsninger

For selskaper basert i Storbritannia, som utsteder bedriftsmobilenheter til sine ansatte, er nettverksbasert opptak ofte den åpenbare veien å gå. Med alle anrop og SMS-er sikkert fanget på nettverksnivå som standard, er det ikke nødvendig å endre brukernes atferd
og ingen risiko for at brukere "glemmer" å aktivere opptak. Alt blir registrert, uansett hva.

Det er imidlertid ikke alle nettverk som tilbyr dette. Vodafones MVR-tjeneste er stort sett kun tilgjengelig for større kunder. I mellomtiden kan opptak på O2 være dyrt, med høye oppsettskostnader. Mens vi også kan tilby O2-nettverksbasert opptak, bruker EE-nettverket Kerv's
egen innspillingsplattform og gir et pålitelig og kostnadseffektivt alternativ til firmaer som leter etter en robust opptaksløsning for samsvar for deres mobile flåte, og er klarert av 50 % av Storbritannias ledende Tier 1-banker.

En viktig vurdering er imidlertid om organisasjonen din for øyeblikket er bundet til kontrakt med en annen operatør. Hvis din nåværende mobilnettverksleverandør ikke tilbyr en opptakstjeneste, må du flytte til en som gjør det. Hvis du fortsatt har kontrakt,
dette vil alltid bety betaling for tidlig oppsigelse.

Av denne grunn finner noen selskaper at andre alternativer kan være mer passende, i hvert fall på kort sikt.

2. App-baserte mobile opptaksløsninger

App-basert opptak gir uten tvil den mest fleksible tilnærmingen for firmaer som ønsker å ta opp mobilsamtaler og tekstmeldinger. App-baserte mobilopptaksprodukter fungerer på Apple- og Android-enheter og er nettverksagnostiske, noe som betyr at det ikke er behov for selskaper å
endre mobilnett. Dette betyr også at de ikke er begrenset til ansatte basert i Storbritannia.

Vanligvis er appbaserte løsninger knyttet til et virtuelt telefonnummer, forskjellig fra nummeret på enhetens SIM-kort. Anrop som foretas eller mottas via appen, tas opp, mens alle anrop som foretas eller mottas via telefonens opprinnelige oppringer, ved hjelp av enhetens SIM-nummer,
forbli uregistrert.

Selv om dette er ideelt for bedrifter der ansatte bruker sin egen personlige mobil på jobb («Bring Your Own Device» eller «BYOD»-brukere), er dette noen ganger en bekymring for organisasjoner som utsteder firmatelefoner. Hva om ansatte omgår appen og bruker den opprinnelige
oppringer i stedet for å foreta uinnspilte forretningsanrop, enten med vilje eller utilsiktet?

Det finnes imidlertid måter å unngå at dette skjer på. En populær tilnærming er å bare flytte telefonens opprinnelige oppringingsapp til en annen mappe eller skjerm på enheten. Dette vil unngå at brukere foretar uinnspilte anrop ved en feiltakelse, men vil åpenbart ikke stoppe
de gjør det med vilje. Selv om du kan argumentere for at hvis de ønsket å omgå opptaket, kunne de bare bruke en annen telefon ...

En annen tilnærming er å erstatte det underliggende SIM-kortet med et SIM-kort bare for data, noe som gir brukeren ikke noe annet valg enn å bruke den innspilte appen. Dette er en effektiv løsning, men betyr at telefonen da kun vil stole på mobildata (4G eller WiFi) for å lage og
motta anrop – ikke nødvendigvis et problem, men kan utgjøre begrensninger hvis de ansatte har ustabil WiFi eller reiser til steder med dårlig mobildatadekning.

3. SIM-baserte mobile opptaksløsninger

Svært lik nettverksbaserte løsninger, har SIM-basert opptak mange av de samme fordelene og ulempene som nettverks-MVR - samtaler og tekstmeldinger tas opp automatisk uten noen "brukerintervensjon", men numre må fortsatt flyttes bort fra eksisterende
nettverk.

Hovedforskjellen mellom nettverks- og SIM-basert mobilsamtaleopptak er at SIM-baserte opptaksløsninger bruker MVNOer (Mobile Virtual Network Operators), i stedet for primære nettverksoperatører, ofte med tilstedeværelse i mange forskjellige land. Dette betyr
de kan distribueres av organisasjoner med internasjonale kontorer der ansatte må registreres.

Dette har imidlertid en kostnad. Mange SIM-baserte MVR-løsninger har ekstremt dyre databrukskostnader utenom bunten, med en risiko for betydelig regningsjokk ved roaming i visse land. Dette er vanligvis ikke et problem i Storbritannia, EU og
USA, men firmaer hvis ansatte reiser utenfor disse områdene bør ha dette i bakhodet.

4. Enhetsbaserte mobile opptaksløsninger

Mobilanrop og SMS-opptak kan også aktiveres på enhetsnivå, men dette er begrenset til Android-telefoner (Apple kan være morsomt sånn). Etter å ha installert et stykke programvare på telefonen, blir samtaler og tekstmeldinger tatt opp lokalt på enheten og sendt til
det utpekte selskapets opptaksarkiv. Hvis telefonen ikke har 4G-data eller WiFi-signal når samtalen avsluttes, vil opptaket sendes så snart en er tilgjengelig.

Med utbredelsen av Apple-enheter i finansmiljøet blir imidlertid dette alternativet noen ganger oversett ("det er ingen måte vi får våre handelsmenn til å gi fra seg iPhones"). Imidlertid har den fordelen av å være nettverksuavhengig og ikke
krever endringer i brukeratferd – anrop og tekstmeldinger sendes med den opprinnelige oppringings-/SMS-funksjonen, nøyaktig som normalt.

5. Skybaserte mobile opptaksløsninger

Etter hvert som flere og flere virksomheter flytter sine taletjenester til skyen og erstatter gammel lokal PABX-infrastruktur med vertsbaserte telefonsystemer og enhetlige kommunikasjonsplattformer (inkludert Microsoft Teams), blir skybasert samtaleopptak stadig mer.
populær tilnærming.

Selv om det strengt tatt ikke er en "mobilopptaksløsning", siden den bruker fasttelefonnumre og ikke tilbyr SMS, har dette alternativet flere viktige fordeler og gir en annen måte for kommunikasjon over mobile enheter å bli tatt opp. For mange bedrifter er endringen
arbeidsmiljø de siste årene har også drevet endring i vaner.

Med hybrid- og fjernarbeid har bruk av skytelefonsystemer for å ringe og motta anrop, som Kervs flaggskip Voxivo-plattform eller Microsoft Teams, blitt normen for mange selskaper. Ansatte er vant til å kunne bruke sitt eksisterende kontornummer til
ringe og motta anrop fra hvor som helst med en datatilkobling, fra hvilken som helst enhet ... inkludert mobilen.

Med ansatte som allerede er vant til å bruke selskapets skybaserte telefonsystems mobilapp og kjent med brukergrensesnittet, enten det er MS Teams eller en hvilken som helst annen vertsbasert PBX, er det like naturlig å fortsette å bruke det på daglig basis som å puste.

Disse systemene kan enkelt kobles til en FCA- og MiFID II-kompatibel opptakstjeneste for å fange opp og arkivere alle anrop. Når det gjelder Teams, kan dette til og med utvides til også å ta opp videomøter, IM-chat, fildeling og skjermdeling (for alle brukere
som må registreres – de som ikke trenger det, trenger ikke å være det).

Ved å utnytte disse teknologiene som de i mange tilfeller allerede bruker og er kjent med, kan bedrifter holde sine ansatte glade og kompatible, samtidig som de slipper utgiftene ved å distribuere tradisjonelle mobile opptakssystemer og ressursen.
nødvendig for å håndtere dem.

Siden Microsoft Teams er en global plattform, har dette alternativet den ekstra fordelen å tilby én enkelt global løsning til organisasjoner som har kontorer over hele verden.

konklusjonen

Med så mange alternativer som tilbys, kan det være en forvirrende og tidkrevende oppgave å velge den riktige løsningen for opptak av mobilanrop for virksomheten din. Arbeide med en uavhengig og objektiv teknologipartner, med mange års erfaring i samsvarsregistrering
plass, kan gjøre hele prosessen enklere og raskere, og hjelpe deg å unngå risikoen for å gjøre dyre og potensielt omdømmeskadende feil.