En dybdeveiledning til automatisering av e-fakturering PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

En dybdeveiledning til automatisering av elektronisk fakturering

Tidsstempel: 6. juli 2022 4:54

En dybdeveiledning til automatisering av elektronisk fakturering

Ser du etter en e-faktureringsautomatiseringsløsning? Se ikke lenger! Last ned ekspertens guide til e-fakturaautomatisering nå!

Last ned Buyer's Guide to AP Automation
// $Id: $
function zf_ValidateAndSubmit(){ if(zf_CheckMandatory()){ if(zf_ValidCheck()){ if(isSalesIQIntegrationEnabled){ zf_addDataToSalesIQ(); } return true; }else{ return false; } }else{ return false; } } function zf_CheckMandatory(){ for(i = 0 ; i < zf_MandArray.length ; i ++) { var fieldObj=document.forms.form[zf_MandArray[i]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ if ( fieldObj.nodeName=='OBJECT' ) { if(!zf_MandatoryCheckSignature(fieldObj)){ zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } }else if (((fieldObj.value).replace(/^s+|s+$/g, '')).length==0) { if(fieldObj.type =='file') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } else if( fieldObj.nodeName=='SELECT' ) {// No I18N if(fieldObj.options[fieldObj.selectedIndex].value=='-Select-') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } else if( fieldObj.type =='checkbox' || fieldObj.type =='radio' ){ if(fieldObj.checked == false){ fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } }else{ var checkedValsCount = 0; var inpChoiceElems = fieldObj; for(var ii = 0; ii < inpChoiceElems.length ; ii ++ ){ if(inpChoiceElems[ii].checked === true ){ checkedValsCount ++; } } if ( checkedValsCount == 0) { inpChoiceElems[0].focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } } } return true; } function zf_ValidCheck(){ var isValid = true; for(ind = 0 ; ind < zf_FieldArray.length ; ind++ ) { var fieldObj=document.forms.form[zf_FieldArray[ind]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ var checkType = fieldObj.getAttribute("checktype"); if( checkType == "c2" ){// No I18N if( !zf_ValidateNumber(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c3" ){// No I18N if (!zf_ValidateCurrency(fieldObj) || !zf_ValidateDecimalLength(fieldObj,10) ) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c4" ){// No I18N if( !zf_ValidateDateFormat(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c5" ){// No I18N if (!zf_ValidateEmailID(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c6" ){// No I18N if (!zf_ValidateLiveUrl(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c7" ){// No I18N if (!zf_ValidatePhone(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c8" ){// No I18N zf_ValidateSignature(fieldObj); } } } } return isValid; } function zf_ShowErrorMsg(uniqName){ var fldLinkName; for( errInd = 0 ; errInd < zf_FieldArray.length ; errInd ++ ) { fldLinkName = zf_FieldArray[errInd].split('_')[0]; document.getElementById(fldLinkName+"_error").style.display = 'none'; } var linkName = uniqName.split('_')[0]; document.getElementById(linkName+"_error").style.display = 'block'; } function zf_ValidateNumber(elem) { var validChars = "-0123456789"; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; if (numValue.charAt(0) == "-" && numValue.length == 1) { return false; } for (i = 0; i < numValue.length && result == true; i++) { strChar = numValue.charAt(i); if ((strChar == "-") && (i != 0)) { return false; } if (validChars.indexOf(strChar) == -1) { result = false; } } return result; } else { return true; } } function zf_ValidateDateFormat(inpElem){ var dateValue = inpElem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if( dateValue == "" ){ return true; }else{ return( zf_DateRegex.test(dateValue) ); } } function zf_ValidateCurrency(elem) { var validChars = "0123456789."; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(numValue.charAt(0) == '-'){ numValue = numValue.substring(1,numValue.length); } if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; for (i = 0; i = 0) { var decimalLength = numValue.substring(numValue.indexOf(‘.’) + 1).length; if (decimalLength > decimalLen) { return false; } else { return true; } } return true; } function zf_ValidateEmailID(elem) { var check = 0; var emailValue = elem.value; if (emailValue != null && !emailValue == “”) { var emailArray = emailValue.split(“,”); for (i = 0; i < emailArray.length; i++) { var emailExp = /^[w]([w-.+'/]*)@([a-zA-Z0-9]([a-zA-Z0-9-]{0,61}[a-zA-Z0-9])?.)+[a-zA-Z]{2,22}$/; if (!emailExp.test(emailArray[i].replace(/^s+|s+$/g, ''))) { check = 1; } } if (check == 0) { return true; } else { return false; } } else { return true; } } function zf_ValidateLiveUrl(elem) { var urlValue = elem.value; if(urlValue !== null && typeof(urlValue) !== "undefined") { urlValue = urlValue.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(urlValue !== "") { var urlregex = new RegExp("^((((h|H)(t|T)|(f|F))(t|T)(p|P)((s|S)?)://[-.\w]*)|(((w|W){3}\.)[-.\w]+))(/?)([-\w.?,:'/\\+=&;%$#@()!~]*)?$"); // Same regex as website_url in security-regex.xml. Men enkelt skråstrek erstattes med to skråstreker. return(urlregex.test(urlValue)); } } returner sann; } funksjon zf_ValidatePhone(inpElem){ var ZFPhoneRegex = { PHONE_INTE_ALL_REG: /^[+]{0,1}[()0-9-. ]+$/, PHONE_INTE_NUMERIC_REG: /^[0-9]+$/, PHONE_INTE_CONT_CODE_ENABLED_REG: /^[(0-9-.][()0-9-.

.zf-tempContDiv
{ maks-bredde: maks-innhold; polstring:10px; margin-venstre: auto; marg-høyre: auto;
}
#submitbtn{ padding:10px;
}
#submitbtn{
bakgrunnsfarge: #546fff;
farge: #fff;
grense: usatt;
bredde: 120px;
grense-radius: 50px;
margin til venstre: 10px;
markør: pointer;
padding: 15px;
}
#emailField{
grense: usatt;
bakgrunnsfarge: #e0e3e8;
padding: 15px;
font-size: 14px;
grense-radius: 50px;
bredde: 250px;
disposisjon: 0;
kant: 0;
tekstjustering: venstre;
padding-left: 20px;
}






var zf_DateRegex = new RegExp(“^(([0][1-9])|([1-2][0-9])|([3][0-1]))[-](Jan|Feb|Mar|Apr|May|Jun|Jul|Aug|Sep|Oct|Nov|Dec|JAN|FEB|MAR|APR|MAY|JUN|JUL|AUG|SEP|OCT|NOV|DEC)[-](?:(?:19|20)[0-9]{2})$”);
var zf_MandArray = [ "E-post"]; var zf_FieldArray = [ "E-post"]; var isSalesIQIntegrationEnabled = false;
var salesIQFieldsArray = [];

Fakturaer er både avgjørende og uunngåelige for bedrifter. Fakturabehandling er et hovedansvar for Kreditoravdelingen. Manuell behandling av fakturaer er kjedelig, tidkrevende og utsatt for feil. En av de mest effektive løsningene som ser ut til å være en gamechanger er e-fakturering.

Elektronisk fakturering eller e-fakturering hjelper organisasjoner med å lette AP-funksjoner og effektivisere dem. Det reduserer fakturabehandlingstiden, tar over repeterende oppgaver og muliggjør smidig funksjon mellom virksomheten og kundene.

Denne artikkelen gir et dypt innblikk i hva e-faktura handler om, hvordan automatisering kan hjelpe e-fakturering, fordelene og utfordringene og mer.

var contentsTitle = "Innholdsfortegnelse"; // Sett tittelen din her, for å unngå å lage en overskrift til den senere var ToC = “

«+innholdstittel+»

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Hva er e-fakturering?

E-fakturering, en form for elektronisk fakturering, refererer til den automatiserte prosessen med å generere fakturaer. Sendt fra en leverandør til en kjøper for de leverte varene eller tjenestene, er denne elektroniske dokumentutvekslingen et juridisk godkjent dokument som brukes til handel mellom et selskap og dets kunder/partnere.

Sammenlignet med fakturaer som sendes via e-post som PDF-vedlegg, er overføring, mottak, behandling og betalingshåndtering i elektronisk fakturering helt digital.

Elektronisk fakturering er en ideell erstatning for papirfakturering og bidrar til å eliminere problemer som oppstår under manuelle faktureringsprosesser.

Viktigheten av e-fakturering

Konseptet med elektronisk fakturering er ikke nytt for bedrifter. Fra det tidspunktet EU vedtok e-fakturering som standard og utstedte en Direktiver i 2014 har mange land inkludert Hong Kong, Japan, Sør-Amerika, Asia og flere fulgt etter.

De 2012 Global e-faktureringsstudie ble utført av Basware, en leder innen skybasert e-fakturering og kjøp-til-betal-løsninger i samarbeid med The Institute of Financial Operations, en anerkjent autoritet og pedagog for finansiell drift, og beskriver hvordan elektronisk fakturering utvides over hele verden. I følge studien ble det sett økt bruk og bruk av e-fakturering med 73 % av respondentene som brukte elektronisk fakturering til en viss grad i 2012, noe som var en økning på godt 14 % fra 2011. Tilsvarende har leverandørmotstanden mot e-fakturering betydelig redusert fra 46 % i 2011 til 26 % i 2012.

Elektronisk fakturering er en gamechanger for mange organisasjoner som har å gjøre med flere kunder eller kjøpere og som må håndtere en rekke fakturaer på daglig basis. Siden de er juridisk akseptable i virksomheter, tjener de også samsvarsformål uten problemer.

Elektronisk fakturering bidrar til å formalisere behandlingen av fakturaer, forbedrer arbeidsflyten og effektiviserer betalingsprosessen. Automatiseringsverktøy som brukes i e-fakturering gjør prosessen jevn, sikker, feilfri og effektiv.

Lyst til å skrap data fra PDF dokumenter, konvertere PDF til XML or automatisere bordutvinning? Sjekk ut Nanonets' PDF-skrape or PDF-parser å konvertere PDF-filer til databasen innganger!

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Hva er e-fakturaautomatisering?

E-faktureringsautomatisering refererer til distribusjon av programvare designet for å gjøre faktureringsprosessen elektronisk eller datastyrt for enkel bruk. Disse e-faktureringsløsningene er i stand til å automatisere hele prosessen fra data som leses for fakturafangst til å dirigere dem fra selgers til kjøpers kreditorsystem, uavhengig av fakturaformat, for betalingsbehandling.

E-faktureringsløsninger kan være en viktig del av leverandørreskontroautomatisering. Det muliggjør jevnere arbeidsflyter som støtte for integrering av systemer, automatisering av oppgaver som fakturamatching og godkjenninger, og håndtering av repeterende oppgaver som er nødvendige for å fullføre fakturabetalingsprosessen.

Hvordan fungerer e-fakturaautomatisering?

E-faktureringsløsninger genererer en fakturadokumentfil som automatisk importeres inn i systemet. EDI (elektronisk datautveksling), XML (extensible markup language) eller CSV (kommaseparerte verdier) er noen av de vanlige dataformatene som brukes til å eksportere filer i elektronisk fakturering.

Teknologiske fremskritt har gjort det mulig å bruke teknologier for kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) automatisk fange data og eliminer selv den fjerne muligheten for feil.

Automatiserte e-faktureringsløsninger er utviklet for å utføre alle valideringer med forhåndsinnstilte regler for å verifisere at fakturaene som samles og sendes til kundene deres er nøyaktige og lett lesbare. Dataene fra e-fakturaløsninger lagres stort sett i en sentralisert skybasert plattform som leverandører og kjøpere kan bruke til å administrere fakturadataene.

Ønsker du å automatisere repeterende manuelle oppgaver? Sjekk vår Nanonets arbeidsflyt-baserte dokumentbehandlingsprogramvare. Trekk ut data fra fakturaer, identitetskort eller et hvilket som helst dokument på autopilot!

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Automatiseringens rolle i e-fakturering

E-fakturering er en velsignelse for mange små og mellomstore bedrifter som er avhengige av regelmessige betalinger for å drive og opprettholde bedriftene sine. Automatisering gjør elektronisk fakturering til en lek.

Ved å fange opp relevante data og forhindre uautoriserte endringer, sikrer det en feilfri prosess. Det er ikke rom for overfakturering eller dupliserte betalinger da forhåndsinnstilte regler validerer dataene før betalingsbehandling finner sted.

Automatisering gjør det mulig for e-fakturaløsninger å integreres med eksisterende systemer. Fakturaer kan heves, sendes og rutes til riktig person ved å angi passende nivåer for tilgang og sikkerhet for å beskytte data mot misbruk eller tap.

E-faktureringsløsninger optimerer betalingsprosessen, reduserer arbeidsbelastningen til ansatte, muliggjør compliance og revisjonsspor, og gir mer innsyn i leverandørgjeldsprosessen for analyse og beslutningstaking.

Hvordan kan e-faktura brukes?

E-fakturering er en komplett prosess og noen grunnleggende krav bør være på plass for at den skal brukes effektivt.

  • Et ERP (enterprise resource planning) eller regnskapssystem bør være tilstede for å se transaksjonene som er involvert.
  • Regler må være forhåndsdefinert og ruting må settes etter å ha diskutert innspill fra leverandørgjeld, informasjonsteknologi (IT) og innkjøpsteam.
  • Valideringsregler for fakturaunntak, 3-veis matching av faktura, og sende varsler når fakturaer er godkjent eller avvist.
  • Pilottesting for å se hvordan systemene og prosessen fungerer
  • Implementer den automatiserte prosessen i sanntid

Typer e-fakturering

Utbredelsen av e-fakturering øker i mange land. Selv om noen land ikke har regelverk for samsvar med e-fakturering, utføres det likevel fordi det fremmer bedre effektivitet i fakturabetalingsprosessen. Slik sett er e-fakturering klassifisert i 2 typer – e-faktura uten samsvar og e-fakturering med samsvar.

E-fakturering uten samsvar

I denne typen overholder e-fakturaen kun dataformatet som er avtalt av kjøper og selger, og er ikke i samsvar med landets elektroniske faktureringsbestemmelser. Prosessene som følges er:

  • De involverte partene, det vil si kjøper og leverandør, bestemmer og blir enige om data og format på fakturaen.
  • Fakturaen vil ha strukturerte data ved bruk av enten EDI-teknologi eller enkle nettskjemaer
  • En e-faktura opprettes og sendes av leverandøren enten fra deres debitorsystem eller gjennom et nettbasert skjema.
  • E-fakturaen mottas i et format som umiddelbart kan behandles av kjøpers kreditorsystem

E-fakturering med compliance

Land varierer i sine regler og forskrifter for e-fakturering. E-fakturaer som overholder samsvar følger en lignende prosess med unntakene:

  • Fakturaformatet er bundet av lover og forskrifter i landene til handelspartene
  • Spesifikke retningslinjer fra myndighetene angående innholdsvalidering, sikkerhet osv. følges ved elektronisk fakturering.
  • Fakturaer kan brukes til revisjon og merverdiavgift (MVA).
  • Ingen papir involvert

E-fakturering med compliance er en bedre metode siden det forenkler revisjonsspor. Avhengig av territoriene der handelstransaksjonene finner sted, er det lurt å følge den typen e-fakturering for større forretningsfordeler.

Vil du bruke robotisert prosessautomatisering? Sjekk ut Nanonets arbeidsflytbasert dokumentbehandlingsprogramvare. Ingen kode. Ingen problemfri plattform.

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Fordeler med å bruke automatisering av elektronisk fakturering

Automatisering ved bruk av e-faktureringsløsninger kan lette leverandørgjeldfunksjoner og gi store fordeler for handelspartnere og deres virksomheter. Noen av de største fordelene ved å bruke automatiserte elektroniske faktureringsløsninger er:

Ideell erstatning for papirfakturaer

Oppretting og behandling av papirfakturaer er tungvint, feilutsatt og krever tid og krefter fra både selgere og kjøpere. Der mange transaksjoner eller flere kjøpere er involvert, blir prosessen møysommelig vanskelig. E-faktureringsløsninger kan eliminere slike problemer som fakturaen i et dataskjema og trenger ikke papir.

Strømlinjeformede prosesser og redusert behandlingstid

E-faktureringsløsninger hjelper til med å optimalisere fakturabehandlingssyklusen og bidrar til å redusere tid og krefter brukt på ulike stadier, inkludert sporing, godkjenning og behandling av betalinger. Eliminering av behovet for papirfakturaer, validering og matching av relaterte dokumenter og automatisering av repeterende oppgaver kan redusere behandlingstiden og resultere i en raskere behandlingstid.

Forbedrede forhold

E-faktureringsløsninger fungerer som en bro for å opprettholde gode relasjoner mellom forretningspartnere. Siden alt er automatisert, kan leverandører spore status på fakturaene sine uten å måtte ringe eller sende e-post gjentatte ganger for bekreftelse. Selv feil rettes raskere og godkjenninger settes for å muliggjøre raskere behandling av fakturaer. Samlet sett bidrar dette til forbedrede relasjoner og smidig funksjon.

Fremmer synlighet og åpenhet

Elektronisk fakturering kan øke synligheten i hele faktureringsprosessen. Automatiserte e-faktureringsløsninger sporer fakturaer, valideringer og godkjenningsprosesser, og muliggjør detaljerte revisjonsspor. Transaksjonsdata i sanntid gir økt innsyn i forpliktelser og forbedrer dermed prognosenøyaktigheten.

Reduserte kostnader

Elektronisk fakturering kan gi store besparelser for bedrifter. Elektronisk fakturering sikrer økt kontantstrøm da fakturaer leveres umiddelbart for behandling. Konvertering til e-fakturering kan redusere papirkostnadene, behandlingskostnadene med nesten 70 %. Ved å bruke e-faktureringsløsninger kan interessenter spore betalinger, analysere utgiftstrender og finne flere muligheter for å spare kostnader. Mens raske betalinger er til fordel for leverandørene, kommer rabatter på tidlig betaling kjøpere til gode, noe som fører til kostnadsbesparelser for begge parter.

Høyere samsvar

Overholdelse er en av de største fordelene ved å bruke e-faktureringsløsninger. Disse løsningene er utviklet for å håndtere samsvar. E-fakturering eliminerer papirspor og lagrer fakturadata og alle andre relaterte dokumenter sentralt for å gjøre det enkelt å overholde momsloven. Det opprettholder autentisiteten til fakturadataene og forhindrer at de enkelt endres.

Redusert risiko

Med e-fakturaløsninger reduseres eller elimineres ulike risikoer. Duplisering av fakturaer og overfakturering som er vanlig med manuelle fakturaer er uaktuelt ved e-fakturering da valideringsregler ivaretar dem. Sikre krypteringsprotokoller kontrollerer hver e-faktura, flagger falske fakturaer og forhindrer datamisbruk eller datatap av forretningsinformasjon.

Grønt initiativ

Bytte til e-faktura eliminerer behovet for å vedlikeholde papirfakturaer. I tillegg til å hjelpe med det grønne initiativet for et bedre globalt miljø, gjør e-fakturaløsninger også bedrifter kostnadseffektive og energieffektive. Noen av de største fordelene på denne fronten er:

  • Fjerne behovet for papir i faktureringsprosessen
  • Senket utskrift og transport
  • Mindre behov for menneskelig arbeidskraft
  • Lavere svinn
  • Mindre fysisk lagring

Hvis du jobber med fakturaer og kvitteringer eller bekymrer deg for ID-verifisering, sjekk ut Nanonets online OCR or PDF-tekstuttrekk for å trekke ut tekst fra PDF-dokumenter gratis. Klikk nedenfor for å lære mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Topp bruksområder for automatisering av elektronisk fakturering

E-fakturering øker synligheten i en bedrifts økonomiske situasjon og fungerer som et uunnværlig prognoseverktøy. E-faktureringsløsninger kan også muliggjøre samarbeidende kundeforhold som igjen støtter rettidig fakturabetaling. En felles portal for e-fakturering mellom leverandør og kunder gir tilgang til relevante dokumenter for begge parter, noe som kan redusere tvister og misforståelser og dermed fremme bedre kundeforhold. Nanonetter har blitt brukt til digitalisering av fakturaer av mange kunder. Nedenfor finner du noen vellykkede brukstilfeller av automatisering av e-faktura ved bruk av Nanonets:

  • ACM-tjenester: ACM Services er en fullserviceleverandør for miljøsanering med base i Maryland, USA. Bruken av Nanonets AI har hjulpet ACM Services med å automatisere fakturautvinning, noe som sparer 90 % tid for kreditorteamet.
  • In2 Prosjektledelse, brukte et australsk urbant vannselskap Nanonets Pre-trained Invoice Extractor for å fange opp fakturainformasjon i sanntid og rutet denne informasjonen til In2 Project Managements SQL-database. Den uthentede informasjonen ble validert mot kundens kostnadsstyringssystem. Den oppdaterte databasen ble koblet til Power BI, som sendte innsiktsfulle visualiseringer på e-post.
  • Augeo, et virtuelt regnskapsfirma i USA, brukte Nanonets sin Ai-drevne databehandlingsplattform for digitalisering av fakturaer og opplasting av e-fakturadata til et regnskapsprogram for videre behandling og arbeidsflyt.
  • Glade juvelerer, en familieeid bedrift i USA, bruker NanoNets til å digitalisere og organisere fakturaer som kommer inn som e-poster, kjøre det gjennom fakturamodellen for å fange opp nøkkelfakturainformasjon som selgernavn, fakturabeløp, fakturadato, forfallsdato osv., og lagre fakturaene på skyen i mapper strukturert etter selgernavn. NanoNets implementerte den tilpassede arbeidsflyten for Happy Jewelers på < 7 dager fra kontraktsigneringsdatoen. Dette påvirket økonomiteamet direkte, som nå kunne behandle 50 % flere fakturaer samtidig uten å ansette flere.

Utfordringer ved bruk av E-Faktura og E-Faktura automatiseringssystemer

Akkurat som det er mange fordeler med å bruke e-faktura, er det også noen utfordringer med å ta i bruk e-faktura. De er:

Valg av e-fakturaløsning

Den fremste utfordringen er å bestemme seg for om man skal gå inn for en e-fakturaløsning ved å benytte seg av tilgjengelige ressurser eller å bruke en e-fakturatjenesteleverandør. Implementering av en e-faktureringsløsning betyr investering i kostnader, ressurser, tid og ferdigheter. Å skaffe nødvendige lisenser, onboarding partnere på forskjellige lokasjoner med varierende tekniske evner, vedlikeholde oppdateringer og imøtekomme endringer er de forskjellige utfordringene ved å velge en intern e-faktureringsløsning. Å bruke en tjenesteleverandør kan være et mye enklere og gjennomførbart alternativ, men organisasjoner må sørge for at de støtter B2B-standarder, gir integrasjonsalternativer, har flerspråklig støtte, gir skybasert tilgang og kan rampe opp til endrede forskrifter.

Svært teknisk og kompleks prosess

Implementering av e-fakturering kan være en vanskelig oppgave. Den trenger konsensus og innsats fra både interne team som IT, innkjøp, økonomiteam, og muligens noen skattekonsulenter også for å hjelpe med landsbestemmelser. Tilgjengeligheten av nødvendige ressurser og teknisk kunnskap for å sette opp jevn funksjon av systemene i begge ender er en stor utfordring som må løses.

System integrasjon

Integrasjon er en av de største utfordringene under utførelse av e-faktura. Automatiserte løsninger må sikre at alle systemer inkludert leverandørgjeld, kundefordringer og ERP-systemer for å muliggjøre en smidig betalingsprosess for fakturering. Integrasjonen som utføres bør støtte utvekslingen av dokumentet uansett format, tillate valideringer og være i samsvar med landsbestemmelser.

Kundemotvilje

Elektronisk fakturering vil kun fungere dersom det er aksept for å gjøre endringer fra en manuell til en digital prosess fra kundens side. Mange kunder foretrekker kanskje den gammeldagse prosessen med å vedlikeholde manuelle fakturaer, spesielt hvis det ikke er noen landslov som pålegger dem å følge e-fakturering. Å overbevise kunder ved å diskutere fordelene på forhånd og til og med gi opplæring for å håndtere den digitale prosessen kan lette e-faktureringsutfordringene.

Datalagring

Å velge elektronisk fakturering kan redusere datalagringen som kreves sammenlignet med papirfakturaer. Derfor kan myndighetenes lover pålegge lagring av e-fakturaer i lange perioder. Selv en mellomstor organisasjon kan håndtere mange fakturaer hver dag. I tillegg til medfølgende dokumenter som innkjøpsordrer, kan varemottak og kontrakter måtte vedlikeholdes for å lette mva og revisjonsformål. Dette står for mye datalagring, noe som kan vise seg å bli stadig vanskeligere for organisasjoner.

Feil og forsinkelser

Små feil kan føre til uoverstigelige forsinkelser. Forsinkelser kan oppstå på grunn av inkompatible versjoner av e-fakturaløsninger, manglende eller overskytende tall i datafeltene og mismatching av stamdata med de på leverandørfakturaer. Selv om e-fakturering betyr berøringsfri behandling, kan denne typen forsinkelser kreve menneskelig involvering og omgjøring av hele fakturaprosessen fra bunnen av, noe som gjør det til en stor utfordring for leverandøren å motta betalinger.

Ønsker du å automatisere repeterende manuelle oppgaver? Spar tid, innsats og penger samtidig som du øker effektiviteten!

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Hvordan velge den beste programvaren i henhold til kravene?

Med den økende etterspørselen etter e-fakturaløsninger, blir det en vanskelig oppgave å velge en god løsning. Her er noen viktige tips som kan brukes til å velge den beste e-faktureringsløsningen for forretningsbehov:

Tilrettelegger for elektronisk dokumentutveksling

E-fakturaløsningen skal støtte konfigurering av ulike fakturaformater og flere betalingsformer. Det bør muliggjøre utveksling av dokumenter mellom handelspartene uten hensyn til deres størrelse eller tekniske muligheter. Andre medfølgende dokumenter som trengs for å behandle fakturaen må støttes for å gjøre prosessen komplett.

Enkel systemintegrasjon

De fleste bedrifter ønsker å beholde funksjonaliteten til ERP-systemene (Enterprise Resource Planning). En e-fakturaløsning bør ha mulighet til enkelt å integreres med eksisterende systemer, og webskjemaer, og muliggjøre rett gjennom behandling (STP) med kjøpers og selgers systemer.

Valideringssjekker og samsvar

Effektive e-faktureringsløsninger bør kunne utføre gode datakvalitetskontroller. Den skal validere om obligatoriske felt er fanget opp, data i fakturaen samsvarer med de i tilknyttede dokumenter som innkjøpsordrer eller kontrakter, og varemottak, oppfyller etablerte handelsregler og holder seg til samsvarskriterier satt av respektive land.

Arkivering og skylagring

Arkivering av e-fakturaer for lengre perioder er fastsatt som et kriterium av mange land. Derfor bør e-faktureringsløsningen kunne støtte den med tilstrekkelig skylagringskrav. Dessuten er skybasert tilgang den foretrukne modusen for lagring og tilgang under behandling av fakturaer og for å lette revisjonsspor.

Effektivt støttesystem

En god e-faktureringsløsning vil sannsynligvis tilby god støtte til sine kunder når det gjelder funksjoner og muligens tilpasning. Den bør støtte flerspråk og tidssoner for å imøtekomme globale partnerskap og forretningstransaksjoner. Den bør også være i stand til å utføre rettidige oppdateringer for å holde tritt med eventuelle endringer i regler eller lands mva-lover.

Ta bort

Elektronisk fakturering er for tiden en stigende tidevann som mange land kan utnytte for å oppnå gode forretningsfordeler. Det er en av de beste strategiene bedrifter kan ta i bruk for å muliggjøre digitalisering av fakturaprosesser. Å administrere betalingsprosesser er nødvendig og avgjørende for at alle virksomheter skal overleve i en konkurranseutsatt verden. Bruk av automatisering i e-fakturering sikrer at fakturaprosessen kan fremskyndes, strømlinjeformes, gjøres sikker, samsvarende, og kan garantere god avkastning til ikke bare leverandøren og kjøperen, men til landene som oppmuntrer til det.

Spørsmål og svar

Hva er e-fakturering og hvordan fungerer det?

Elektronisk fakturering eller e-faktura refererer til å bruke digitale metoder for å opprette og sende fakturaer til kjøpere for betalingsbehandling, i stedet for å bruke vanlige papirfakturaer.

Elektronisk fakturering fungerer ved å bruke strukturerte dataformater som garanterer systemenes interoperabilitet mellom kjøper og selger. Valideringsregler, overholdelse av overholdelse og skybasert tilgang gjør e-fakturaer til et trygt, sikkert og juridisk gyldig digitalt dokument for forretningstransaksjoner.

Er e-fakturering obligatorisk?

Elektronisk fakturering er stadig mer populært i den grad at det har blitt obligatorisk i mange land for å unngå GST-unndragelse og for å øke skatteinnkrevingen, med Europa i spissen. Mens land som Mexico og Brasil bruker myndighetskontrollerte systemer for å pålegge e-fakturering, har det amerikanske finansdepartementet pålagt e-fakturering for alle sine leverandører. Tilsvarende har Norge og Danmark pålagt e-fakturering for sine offentlige transaksjoner, og India har gjort e-fakturering obligatorisk for selskaper som krysser en omsetning på 20 crores for å muliggjøre GST-overholdelse. Land som Storbritannia, Tyskland, Frankrike og flere ønsker å gjøre elektronisk fakturering obligatorisk for offentlig sektor.

Hvem er kvalifisert for e-faktura i GST?

Ny digital globalisering har gjort skattlegging komplisert, og regjeringer over hele verden utnytter teknologi for å muliggjøre metodisk beskatning. Mange land krever nå direkte innsending av elektroniske økonomiske dokumenter direkte fra et selskaps ERP-system under innlevering av selvangivelser. Slike automatiserte digitale innsendinger muliggjør bedre revisjon og håndheving av myndigheter og skatteorganer. E-fakturering er spesielt nyttig i denne forbindelse. I følge a rapporterer av Accounts Payable Network, vedtok minst 56 land, eller vurderte seriøst e-faktureringsmandater allerede i 2013, et tall som garantert har økt siden den gang.

Hvilke typer virksomheter som er kvalifisert for e-fakturering, spesielt for skatte- og GST-formål, varierer fra land til land. De fleste land som har et GST-system har kvalifikasjonskriterier for e-fakturering.

USA er den eneste store økonomien som ikke har et VAT- eller GST-system, og derfor er det ennå ikke et rammeverk eller mandat for e-fakturering i det landet. Likevel tyr noen få stater i USA sakte til digital fakturering. For eksempel fremmer The Business Payments Coalition (BPC) ledet av Federal Reserve Bank of Minneapolis bruken av elektroniske business-to-business (B2B) betalinger, remitteringsdata og fakturering. Et nåværende initiativ fra BPC er å utvikle og vedlikeholde standardene og kravene for å muliggjøre omfattende utveksling av e-fakturaer.

Hva er hensikten med e-faktura?

Hensikten med å bruke en e-faktura er å overvinne nødvendigheten av å bruke papirfakturaer og øke effektiviteten i fakturabetalingsprosessen. Organisasjoner ser etter å øke besparelser når det gjelder kostnader, innsats og tid, i tillegg til å øke hastigheten og nøyaktigheten fra tidspunktet for opprettelsen av fakturaen til det tidspunktet betalinger er klarert. Digitaliseringen av e-fakturaer bidrar også til å etterleve compliance- og momsbestemmelser og sikre sikkerheten og sikkerheten til viktige dokumenter for revisjoner.

Hva er forskjellen mellom faktura og e-faktura?

En faktura er et sertifikatdokument som sendes fra en leverandør til kjøper for å kreve inn betaling for varer og tjenester. En skannet papirfaktura eller en som er opprettet i Word kalles en digital faktura. E-fakturaer er fakturadatafiler utstedt enten ved bruk av elektronisk datautveksling (EDI) eller XML-formater (extensible markup language) eller gjennom standard internettbaserte nettskjemaer.

Hvordan genereres e-faktura?

E-fakturaer opprettes av leverandører eller leverandører gjennom regnskaps- eller faktureringsprogramvare. Følgende er trinnene for å generere en e-faktura:

  • E-fakturaskjemaet med obligatoriske parametere fullføres først og deretter opprettes en JSON-fil
  • Et unikt fakturareferansenummer (IRN) genereres
  • E-fakturaen signeres deretter digitalt og en QR-kode (Quick Response) genereres slik at den kan nås selv gjennom håndholdte enheter.
  • Fakturaen lastes opp til fakturaregistreringsportalen (IRP) for godkjenning
  • De opplastede dataene deles med E-way bill og GST-systemet
  • Den digitalt signerte JSON-en sammen med IRN og QR-koden sendes tilbake til selgeren av portalen, og kjøperen vil også motta fakturaen på sin e-post-ID.

Hvem er unntatt fra e-fakturering?

Hvilke typer virksomheter som er unntatt fra e-fakturering varierer også mellom land. I India, for eksempel, er forsikringsselskaper, banker og finansinstitusjoner, varetransportbyråer, transporttjenesteleverandører og enheter i den spesielle økonomiske sonen, frihandels- og lagersonene fritatt fra å sende inn e-fakturaer for GST/beskatning. ZUGFeRD, NLCIUS og Finvoice er noen av e-faktureringsstandardene som brukes i hele EU, med informasjon om hvilke typer selskaper som er og ikke er kvalifisert eller unntatt fra e-fakturering. Alle disse standardene er basert på EN 16931-standarden (semantisk datamodell) og kan henvises til for flere detaljer om unntak.

Hva er programvare for e-fakturering?

En e-fakturaløsning eller programvare er et verktøy som brukes til å effektivisere fakturaprosessen i leverandørreskontro (AP). Den bruker strukturerte dataformater for å gjøre leverandør- og kundesystemer kompatible og bruker passende feltkartlegging for bedre interoperabilitet. Programvaren bruker vanligvis en skybasert database eller Saa for tilgang og lagring.

Hva er grensen for en e-faktura?

Grensen for e-faktura varierer mellom land og det er best å få informasjon om spesifiserte grenser fra skatteavdelingen i det aktuelle landet. For eksempel, i India, selskaper med en omsetning på 50 Cr. – 100 kr. er pålagt å sende inn e-fakturaer for skatteformål.

var contentsTitle = "Innholdsfortegnelse"; // Sett tittelen din her, for å unngå å lage en overskrift til den senere var ToC = “

«+innholdstittel+»

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetter online OCR & OCR API har mange interessante bruk saker that kan optimalisere forretningsytelsen, spare kostnader og øke veksten. Finne ut hvordan Nanonets' brukstilfeller kan gjelde for produktet ditt.

Tidstempel:

Mer fra AI og maskinlæring