Ser du etter en automatiseringsløsning for bedrifter? Se ikke lenger!
.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Dokumenter har vært en integrert del av virksomheter i århundrer nå. Etter hvert som organisasjoner ekspanderer og forretningsprosesser blir mer komplekse, har behovene for forretningsdokumentasjon blitt mangedoblet og vist seg å bli stadig mer utfordrende. AI og dens avanserte teknologier har gjort dokumentautomatisering mulig, noe som letter kjedelige og tungvinte manuelle dokumentasjonsprosesser og påvirker måten bedrifter administrerer dokumentasjon på.
var contentsTitle = "Innholdsfortegnelse"; // Sett tittelen din her, for å unngå å lage en overskrift til den senere var ToC = “
«+innholdstittel+»
"; ToC += “
"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Hva er dokumentautomatisering?
Dokumentautomatisering ofte referert til som dokumentmontering innebærer bruk av systemer og programvareteknologier for å produsere elektroniske dokumenter med minimal menneskelig avhengighet.
Data og tekst hentet fra ulike kilder brukes som input for å lage nye dokumenter. Regler er definert i form av forhåndsdesignede maler som kan fungere som en guide for å lage et endelig dokument.
Dokumentautomatisering kan være:
Behandling av dokumenter
Utviklet som dokumentprosessautomatisering, innebærer det identifisering, utvinning og validering av relevant informasjon fra ulike typer dokumenter og transformering til beriket data for sluttbrukeren.
Generering av dokumenter
Dette innebærer å ta eksisterende eller uttrukket informasjon og bruke dem som input for å lage dokumenter som kan være fakturaer, kontrakter, forretningsbrev, forslag og mer.
Viktigheten av dokumentautomatisering
Dokumentautomatisering minimerer repeterende oppgaver som reduserer de ansattes tid og innsats. Skanning, utvinning av data, klassifisering og lagring av dokumentdata er viktig for at enhver virksomhet skal fungere effektivt. Dokumentautomatisering gjør alt dette og mer.
Det kan eliminere inkonsekvenser og effektivisere dokumentbehandlingen ved å bruke tilpassede maler for å redusere tid brukt på dokumentasjon. Dette hjelper organisasjonen med å etablere en dokumentasjonsprosess som hver ansatt bare kan følge for å gjøre sin tid og innsats produktiv.
Dokumentautomatisering er avgjørende for å spare tid og arbeidskraft, redusere fysisk filvedlikehold og redusere risikoen for dokumenttilgjengelighet og unøyaktighet. I tillegg til dette, muliggjør det også jevn arbeidsflyt mellom avdelinger og forbedrer den generelle organisasjonen for å administrere forretningsprosesser effektivt.
Lyst til å skrap data fra PDF dokumenter, konvertere PDF til XML or automatisere bordutvinning? Sjekk ut Nanonets' PDF-skrape or PDF-parser å konvertere PDF-filer til databasen innganger!
.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Om dokumentautomatiseringsprogramvare
Programvare for dokumentautomatisering er et verktøy som bruker avansert teknologi for å hjelpe bedrifter med å oppnå automatisering av dokumenter på en enkel måte. Dens kapasitet til å integrere med andre teknologier som Optical Character Recognition (OCR), Natural Language Processing (NLP), Machine Learning (ML), etc., og dens evne til å jobbe med Document Management Systems (DMS) og annen programvare, gjør den en ideell passform for mange organisasjoner.
Avhengig av hvilke typer dokumenter organisasjoner jobber med, kan automatiseringskravene også variere sterkt. Mens noen små bedrifter krever en enkel programvare for å håndtere dokumenter som kontrakter, brev eller forslag, kan andre virksomheter som advokatfirmaer eller finansselskaper trenge automatiseringsløsninger som håndterer et bredt spekter av dokumenter, fra enkle til komplekse dokumenter som kan innebære klausuler eller beregninger. De kan også 'sette sammen' tilknyttede dokumenter som ett enkelt dokument for økt verdi. Et eksempel er å inkludere en forsikring med lån eller refererte dokumenter, utstillinger osv. i juridiske kontrakter.
Selv om slik programvare kan være utformet med en rekke funksjoner for å passe enhver organisasjon, bruker de alle maler for å lette opprettelsen og genereringen av dokumenter. Malene kan inneholde statiske og dynamiske data som tillater passende endringer i innholdet for å gjøre dokumenter målrettede.
Programvare for dokumentautomatisering hjelper til med å:
- Lag maler som kan gjenbrukes, dupliseres og redigeres i henhold til organisasjonens krav
- Sett sammen ulike dokumenter som har data fylt ut automatisk fra relevante kilder
- Strømlinjeforme arbeidsflyter med en enklere dokumentopprettingsprosess
- Overhold samsvarsnormer der det er nødvendig, og reduser risikoen for brudd
Hvordan fungerer dokumentautomatisering?
Forhåndsdefinerte maler er kjernen i dokumentautomatisering. Datainndata inkludert tekst som er fylt ut fra forskjellige kilder, settes inn i deler av disse malene for å lage nye dokumenter. Maler kan inneholde en rekke elementer som inkluderer tekstbiter, tabeller, tall, logoer eller andre bilder.
Dokumentautomatisering kan variere i behandling og generering av dokumenter.
Automatisert dokumentbehandling
Det er hovedsakelig 3 trinn i automatisert dokumentbehandling. De er:
Utvinning
Det første trinnet for å få relevant data er å trekke ut nødvendig informasjon fra dokumenter som kan være strukturert, semi-strukturert eller ustrukturert.
- Strukturerte dokumenter – Å skaffe nødvendig informasjon fra strukturerte dokumenter som excel-ark, undersøkelser eller spørreskjemaer er ganske enkelt, siden det meste av informasjon er organisert. Automatiseringsprogramvare ved hjelp av OCR-funksjoner (optisk tegngjenkjenning) kan trekke ut korrekt informasjon selv om dokumenter er tilstede som bilder og fylt dem ut for bruk.
- Semistrukturerte dokumenter – Dokumenter som fakturaer eller innkjøpsordrer har ikke angitte datafelter, og utvinningen blir derfor litt vanskelig. Dokumentautomatiseringsprogramvare, i slike tilfeller, bruker en kombinasjon av OCR og DL (dyp læring) for å samle og organisere det til strukturerte data.
- Ustrukturerte dokumenter – Med svært få strukturerte datafelt kan uttak av data fra dokumenter som kontrakter, notater, brev osv. bli stadig mer komplisert. Likevel kan OCR og DL brukes til å innhente nødvendige data, med økt fokus på viktige aspekter som tilfører verdi til dokumentasjonsprosessen.
Validering
Følgende trinn for utvinning er å sjekke nøyaktigheten og kvaliteten til de hentede dataene basert på forretningsregler, interne retningslinjer og standarder for eksterne data.
- Med forretningsregler – Sjekke om det ikke er duplisering av data, slik det er vanlig med fakturaer, og om de innhentede data er synkronisert med forretningskrav
- Med interne retningslinjer – En organisasjon kan ha satt retningslinjer mens de validerer data. Dette inkluderer å verifisere om dataene som trekkes ut samsvarer med selskapets retningslinjer for å innhente og legge inn informasjon i relevante felter som dato, beløp osv.
- Med standarder for eksterne data – De fleste dokumenter har standard retningslinjer som må følges mens de lager dem, og disse blir også en viktig del av valideringsprosessen. For eksempel kan fakturaer variere, men har vanlige felt som fakturadato, fakturanummer, mottaker- og avsenderadresser, leveringsdato, varebeskrivelse og totalbeløp.
Berikelse
Databerikelse refererer til prosessen med å tilføre verdi til den interne informasjonen for å gjøre eksisterende data mer komplett. Dette gjøres for det meste ved hjelp av eksterne datakilder. Dette kan gjøres ved å:
- Legge til attributter med metadata for å gjøre dokumentasjonen komplett.
- Utfyllende informasjon for et mer fullstendig bilde. Eksempel: oppgi fullstendig postnummer eller postnummer
Automatisert dokumentgenerering
Automatiseringsverktøy kan hjelpe organisasjoner med å få nødvendige data og endre dem til nødvendige dokumenttyper. Den totale prosessen kan gjøres jevn, uanstrengt og feilfri for å generere et høyere antall dokumenter på kortere behandlingstid.
Dokumentgenereringsprosessen er som beskrevet nedenfor:
Får inndata for å slå sammen med maler
Automatiseringsverktøy henter først nødvendig informasjon fra passende databaser eller systemer. Eksempeldata som navn, nummer, adresser osv.
Velg ønsket utdataformat
Velg dokumentene der automatisering vil være nødvendig og effektiv. Disse dokumentene kan omfatte juridiske kontrakter, fakturaer, arbeidsordrer og kundekommunikasjon, og kan omfatte mer enn én type dokumenter, med spesifikke maler for hver av dem.
Konverter data til et bestemt format
Når inndataene er klare og dokumentet for automatisert generering er valgt, er den valgte informasjonen klar for plassering i forhåndsutformede maler. Dette kan innebære transformasjon av data fra en type til en annen. Eksempel fra bilde til tekst.
Sjekk innholdet for inkonsekvenser eller modifikasjoner
Før de genererer det endelige resultatet, sjekker dokumentautomatiseringssystemer for uregelmessigheter eller justeringer i nødvendig innhold. Et eksempel kan være et felts tegn som overskrider angitte grenser. Programvaren kan oppdage slike inkonsekvenser og gjøre nødvendige justeringer før det endelige dokumentet er klart.
Generer dokumenter
Når dokumentet er ferdig og klart, fortsetter programvaren med å generere det komplette dokumentet i ønsket format og lagrer det i mapper, dokumenthåndteringssystemer (DMS) eller Enterprise Information Systems (EIM), etc., for fremtidig bruk.
Ønsker du å automatisere repeterende manuelle oppgaver? Sjekk vår Nanonets arbeidsflyt-baserte dokumentbehandlingsprogramvare. Trekk ut data fra fakturaer, identitetskort eller et hvilket som helst dokument på autopilot!
.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Hvem trenger dokumentautomatisering?
Dokumentautomatisering er svært viktig for brukere som ofte trenger å opprette eller generere dokumenter for ulike formål. Bransjer som omhandler komplekse, gjensidig avhengige og dokumentintensive arbeidsflyter kan dra nytte av dokumentautomatisering.
Uavhengig av bransje har dokumentautomatiseringsløsninger som mål å redusere arbeidsbelastningen og administrasjons- og logistikkaktiviteter i en organisasjon. Dette bidrar til å lage og dele dokumenter som er svært nøyaktige, konsistente, kompatible, og som hele tiden kreves for å gjøre forretningsarbeidsflyten jevn og effektiv.
Dokumentautomatisering er påkrevd der produktivitet er av primær betydning. Når ansatte er fri for "ventetider", gjør det dem i stand til å bli mer produktive. Enhver bruker med tilgangstillatelser kan opprette og generere nødvendige dokumenter siden de er digitalisert og eller brukt de lagrede fra sentraliserte databaser for å fullføre oppgaver raskt.
Mens små selskaper som krever svært få dokumenter kanskje ikke drar nytte av å bruke et sofistikert dokumentautomatiseringssystem, kan store organisasjoner med flere avdelinger som bruker mange dokumenter direkte dra nytte av å bruke en passende og tilpassbar dokumentautomatiseringsprogramvare.
De varierte fordelene med dokumentautomatisering
Dokumentautomatiseringsløsninger er et middel for å løse problemer med dokumentbehandling og dokumentgenerering. Med det økende antallet forretningstransaksjoner kan mange organisasjoner dra nytte av å utnytte funksjonene for dokumentautomatiseringsprogramvare for å gjøre dokumentoppretting til en lek. De viktigste fordelene er beskrevet nedenfor:
Raskere opprettelse av dokumenter
Den største fordelen med automatisering er at den letter de vanskelige oppgavene med å lage dokumenter hver eneste gang fra bunnen av. Dokumentautomatisering hjelper til med å fremskynde opprettelsen/genereringen av dokumenter, og sparer verdifull tid for ansatte. Utrulling av standarddokumenter er mye raskere, og selv om det er forskjellige dokumenter som krever flere kopier, håndteres hoveddelen av arbeidet effektivt og raskt av automatiseringsprogramvare.
Brukervennlighet
Automatisering kan bidra til å eliminere endeløse ventetider for eksperter som kommer og lager de nødvendige dokumentene. Brukere kan benytte seg av dokumentautomatiseringsprogramvare for å lage eller generere nødvendige dokumenter med høy nøyaktighet i en håndvending. Dette reduserer sløsing med tid og fører til raskere lukking av kontrakter, salg etc. med økt forretningseffektivitet.
Lavere forekomst av feil
Manuell oppretting av dokumenter kan innebære kopiering og lim inn, eller nyere kan ha inkonsekvenser som krever gjentatt korrigering og uttømmende menneskelig innsats som forårsaker unødvendige forsinkelser i arbeidsflyter. Automatisering kan bidra til å eliminere eller redusere denne typen feil med garantert nøyaktighet. Bruken av forhåndsdefinerte maler og AI-baserte teknologier som bruker datafangst, hjelpe til med å få nødvendig informasjon på en enkel måte og sende varsler til relevant personell i tilfelle manglende data.
Oppretthold standard og konsistens
Dokumenter som opprettes manuelt er kanskje ikke konsistente i formatet hver gang. For eksempel kan et salgsforslag laget av to individer alltid variere i stilene deres. Dette kan være forvirrende for partene som mottar det og vanskelig å spore for selskapet. Med automatisering gir malene strukturen og bare noen inndata må kanskje endres. Dette sikrer at alle typer dokumenter, uavhengig av hvor mange personer som håndterer det, alltid er nøyaktige og konsistente.
Besparelser på kostnad
Reduserte utgifter er en sikker fordel som organisasjoner kan oppleve ved å automatisere dokumentoppretting/generering. Bortsett fra å forbedre organisasjonskontrollen, kan automatisering redusere de totale utgiftene betraktelig som utskrift av dokumenter, lage lagringsskap for fysiske dokumenter osv. Digitaliserte dokumenter som opprettes eller genereres kan lagres på sentraliserte steder med alle nødvendige data, noe som gjør det enklere å spare tid og kostnad for bedrifter.
Forbedret produktivitet
Dokumentgenerering, spesielt av samme type, er en slitsom og repeterende oppgave som kan tappe ansatte for verdifull tid. Siden automatisering bruker maler og enkelt trekker inn data fra andre integrerte systemer, reduserer det arbeidsbelastningen på ansatte. Ved å frigjøre dyrebar tid, lar det dem unngå slike tungvinte oppgaver med lav kompetanse, og fokusere oppmerksomheten på viktigere eller komplekse oppgaver med effektivitet, noe som fører til bedre jobbtilfredshet og forbedret produktivitetsnivå.
Øker personvern og sikkerhet
Papirdokumenter lagres vanligvis i fysiske skap eller filer som er utsatt for skade. Automatiseringssystemer har innebygde digitale lagringsplasser med passende tilgangstillatelser for å forhindre tap av dokumenter og forbedre datasikkerheten. Automatiseringsløsninger som har ekstra sikkerhetskontroller hjelper bransjer som juridiske tjenester eller helsetjenester med å sikre sensitive data mot brudd og lekkasjer. Dette hjelper organisasjoner med å overholde samsvar, forhindre brudd og opprettholde dokumentsikkerhet for alle sine dokumenter på ett sted.
Forbedrer forretningsforhold og kundeopplevelser
Enhver virksomhet trives med gode relasjoner, enten det er interne, leverandører eller kunder. Manuell opprettelse av dokumenter kan ta en toll på å opprettholde gode relasjoner hvis de er utsatt for feil, forsinkelser og inkonsekvenser. Automatisering letter alt ovenfor. Det forenkler rask og enkel opprettelse/generering av dokumenter og gjør dem lett tilgjengelige på et sentralisert sted. Lukking av salgsprosesser, automatiserte godkjenninger og signering av digitale kontrakter med e-signaturer er alt mulig med dokumentautomatisering. Aktivert tilgang til elektroniske dokumenter gjør det enklere og trygt å samarbeide med flere leverandører og nå ut til flere kunder. Bekvemmeligheten med å få tilgang til dokumentene hvor som helst, når som helst, forbedrer bedre relasjoner og bidrar til personlig tilpassede kundeopplevelser.
Vil du bruke robotisert prosessautomatisering? Sjekk ut Nanonets arbeidsflytbasert dokumentbehandlingsprogramvare. Ingen kode. Ingen problemfri plattform.
.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Utfordringer ved implementering av dokumentautomatisering
Selv om dokumentautomatisering er svært fordelaktig, er det visse utfordringer som mange organisasjoner kan møte i digitaliseringen av dokumentasjonsprosessene. De vanlige er detaljert nedenfor:
Plankrav og dokumentasjonsprosesser
Ofte er utgangspunktet for automatiseringsprosessene det vanskeligste. Mye planlegging er avgjørende for å velge avdelingen eller forretningsprosessen som må automatiseres for at den skal være fordelaktig for organisasjonen. Planlegging inkluderer valg av prosesser, tiden det vil ta å introdusere/utdanne personellet til å bruke og tilpasse seg dokumentautomatisering, og kostnadene som må påløpe for å sette det opp. Det betyr også å velge en automatiseringsløsning som er fleksibel, omfattende, tilpassbar og kan integreres med eksisterende systemer.
Et annet problem i planleggingen er hvor mange prosesser som må automatiseres. I en stor organisasjon kan forskjellige avdelinger foretrekke at forskjellige prosesser automatiseres. Selv om automatiseringsløsninger er i stand til å håndtere flere prosesser, vil tiden og innsatsen som kreves for det være monumental. Foruten om automatiseringen blir funnet uegnet eller ineffektiv, vil selskapet bli belastet med ekstra utgifter. Å prioritere prosesser og velge automatisering for én eller to prosesser først og deretter utvide gradvis kan hjelpe organisasjoner med å unngå fallgruver og gjøre dokumentautomatisering mer gjennomførbar.
Forstå og akseptere endring
Å få inn endringer i dokumentasjonsprosesser via automatisering kan være svært vanskelig dersom aktuelle avdelinger eller ansatte er imot det. Brukere som er nye til dokumentasjonsprogramvare kan ikke forstå hvordan disse løsningene virkelig fungerer eller kan være motvillige til ideen om automatisering.
For å dokumentere oppnåelig automatisering kan ledere ta innspill fra ansatte og først venne dem til ideen om å gå inn for automatisering. Toveiskommunikasjon, involvering av toppledelsen/sjefer og forklaring av fordelene deres er noen av måtene å sikre generell forståelse og aksept for å opprettholde jevn implementering av dokumentautomatisering.
Testing og implementering
Virkeligheten mellom planlegging og implementering av en automatiseringsprogramvare kan være svært forskjellig. Tidslinjer kan variere, koordinering mellom team og eksterne parter kan være inkonsekvent, og eventuelle endringer i planlagte prosesser kan påvirke milepæler for faktisk implementering,
Teststadiet vil bidra til å utelukke hull og gjøre endringer der det er nødvendig for en jevn overgang til dokumentautomatisering. Å sette riktige milepæler for å nå live-fasen er avgjørende for å gjøre implementeringen av dokumentautomatiseringsløsninger effektiv.
Vedlikehold og forbedringer
Automatiseringsprogramvare innebærer også forbedringer etter hvert som organisasjonen begynner å venne seg til det. Tilføyelsen av flere prosesser betyr grundig gjennomgang, forbedringer av eksisterende automatiserte prosesser og ekstra kostnader som kan måtte påløpe for å øke for flere funksjoner og opprettholde effektiviteten til løsningen.
Denne typen utfordring er vanlig og kan innebære innledende kamper for å strømlinjeforme løsningen, men det kan vise seg å være vel verdt det for å oppnå jevnere dokumentautomatisering som kan hjelpe med jevnere arbeidsflyt og økt produktivitet.
Sikkerhet
En av de store utfordringene ved å implementere automatisering av kritiske dokumenter er å sikre at de er trygge. Manuelle dokumenter håndteres individuelt. Selv om de kan være utsatt for menneskelige feil, er deres sikkerhet vanligvis ikke kompromittert. Med automatisering kan ting være helt annerledes.
Organisasjoner som ikke velger en velkjent dokumentautomatiseringsløsning kan risikere å miste dokumenter eller møte overholdelsesproblemer. De fleste bransjer som helsetjenester, juridiske tjenester og finansielle tjenester håndterer sensitive data som ikke kan kompromitteres. Utfordringen ligger i å velge et system som har skybasert integrasjon som kan hindre sikkerhetsproblemer, støtte sikker deling av kritiske dokumenter og sikre overholdelse.
Dokumenter egnet for dokumentautomatisering
Dokumentautomatisering kan passe for en rekke bransjer. Avhengig av arbeidsarten kan automatiseringsbehovene variere. Noen av de vanlige dokumentene som kreves ofte av mange selskaper og passer perfekt for dokumentautomatisering er:
- Salgstilbud
- Avtaler som taushetserklæring (NDA), serviceavtaler, låneavtaler
- Kontrakter som leverandørkontrakter, arbeidskontrakter
- Brev som kundekommunikasjonsbrev, tilbudsbrevfakturaer
- Fakturaer
- Ulike typer rapporter
Bortsett fra de generaliserte dokumentene, kan dokumenter som kan automatiseres variere mellom bransjer. Her er en liste over noen få dokumenter, bransjemessig, som kan automatiseres for enklere administrasjon.
Juridiske tjenester
- Ansettelsesavtaler
- Bedriftssekretærdokumenter
- Aksjekjøpsavtale
- Reguleringsavtaler
- Testamenter og trustavtaler
- Juridiske meningsbrev
Helsevesen
- Pasientjournaler
- Behandlingsplaner
- Resepter
- Rapporter
- Timelister
Finans
- Fakturaer
- Innkjøpsordrer
- Konnossement
- Samsvarsdokumenter
HR (HR)
- Lønnsslipp
- Ansattes tilbudsbrev
- Internkommunikasjonsbrev
- Ansatthåndbok
Banker
- Kontoutskrifter
- Velkomstbrev
- Forliksbrev
- Låneavtaler
- Forhåndspåminnelser
Hvis du jobber med fakturaer og kvitteringer eller bekymrer deg for ID-verifisering, sjekk ut Nanonets online OCR or PDF-tekstuttrekk for å trekke ut tekst fra PDF-dokumenter gratis. Klikk nedenfor for å lære mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.
.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Velge et dokumentautomatiseringsverktøy
Dokumentautomatiseringsløsninger er utviklet for å strømlinjeforme forretningsprosesser ved å trekke ut data og bruke dem til å lage dokumenter, noe som kan spare verdifull tid og krefter for den avdelingen. Imidlertid er ikke alle automatiseringsløsninger like. Derfor kan nøye planlegging og riktig forskning basert på forretningsbehov hjelpe deg med å velge riktig programvare.
Automatiseringsløsninger kan variere mye i tilbudene deres. Selv om én programvare kan kreve teknisk ekspertise, støtter kanskje ikke en annen alle dokumenttyper. Nok en kan ha for mange evner som en bedrift kanskje aldri trenger.
Med så mange alternativer i markedet å velge mellom, kan det være skremmende å velge riktig dokumentautomatiseringsløsning. Her er noen tips du bør huske på når du velger en god programvare:
Brukervennlighet
Når du velger hvilken som helst automatiseringsprogramvare, er det første du må sjekke hvor brukervennlig den er. Brukere skal kunne forstå hvordan det fungerer og bruke det effektivt selv om de ikke er teknisk sterke. Enhver programvare som ikke gjør arbeidet enkelt og faktisk kompliserer det mer ville være en total fiasko.
Dokumentautomatiseringsprogramvare skal muliggjøre enkel opprettelse av maler, bruke eksisterende som de er, og lette enkel navigering gjennom funksjonene for brukere uten å måtte tilkalle eksperter.
De fleste leverandører av dokumentautomatiseringsløsninger vil gjerne tilby en prøveversjon i begrensede perioder for å få potensielle kunder. Benytt deg av disse for å forstå hvordan programvaren kan passe bedriftens og ansattes behov for å øke effektiviteten i dokumentautomatisering.
Integrasjoner med eksisterende forretningssystemer
Selv den beste dokumentautomatiseringsløsningen kan være ubrukelig hvis de ikke sørger for god integrasjon med eksisterende systemer som brukes av en bedrift.
God automatiseringsprogramvare har innebygde evner til å hente data fra ulike kilder. Integrasjon med CRM-systemer, CMS, fillagringssystemer, analyseprogramvare, betalingsbehandlingsprogramvare og kommunikasjonsprogramvare er de mest ettertraktede.
Et dokumentautomatiseringssystem som muliggjør enkel integrasjon kan hjelpe til med å fange opp nøyaktige data fra ulike kilder for å lage eller generere dokumenter av verdi. Å sjekke med leverandøren om programvarens muligheter til å integrere og samle data fra ulike kilder kan hjelpe organisasjoner med å bestemme nytten av en automatiseringsløsning.
tilgjengelighet
En av de moderne funksjonene som kan skille en automatiseringsprogramvare er tilgjengeligheten. I dag er mange representanter for en virksomhet på farten og de krever løsninger som raskt kan lage eller generere dokumenter for å presentere for potensielle kunder eller interessenter.
Se for deg en salgssjef som trenger å lage forslag for å avslutte en avtale med en interessert kunde. Ved å bruke en dokumentautomatiseringsløsning som er kompatibel med mobil, nettbrett eller andre enheter, er det mulig å samle nødvendige dokumenter og dele dem mens du er på farten.
Støtter forskjellige dokumentformater
Når du velger en dokumentautomatiseringsløsning, er det best å verifisere om programvaren støtter ulike typer dokumentformater som tekstfiler, bildefiler, PDF-er, passordbeskyttede dokumenter osv., som kan være nødvendig i en bedrift.
Det valgte systemet skal også kunne støtte annen dokumentautomatisering, nemlig bulk, interaktiv og on-demand. Massegenerering av dokumenter innebærer å produsere en rekke mengder av én eller flere typer dokumenter for spesifikke forretningsformål.
Interaktiv dokumentautomatisering er når programvaren automatisk lager et skjema basert på en mal og deretter oppretter et dokument ved å trekke data fra skjemaet inn i malen. On-demand automatisering, som navnet antyder, refererer til et dokument som er opprettet som svar på en "brukers etterspørsel" når nødvendig informasjon sendes inn.
Fokus på sikkerhet
Organisasjoner må være bekymret for sikkerhet når de leter etter en dokumentautomatiseringsløsning. Forretningsdokumenter er unike og må sikres mot datatyveri for å unngå sårbarhet og for å beskytte forretningsinteresser. Dokumentsammenstilling og deling skal være mulig uten bekymring for å miste data. Passordbeskyttelse eller ende-til-ende-kryptering er noen få funksjoner som kan sikre datasikkerhet. Selv om tilgangstillatelser kan fungere i favør av å beskytte data mot misbruk, bør de ikke være en hindring for å opprettholde jevne arbeidsflyter.
Tilfredsstillende kundestøtte
Som med alle produkter, vil også brukere av dokumentautomatisering ha stor nytte av god kundestøtte fra leverandøren. Vurderinger etter brukeranmeldelser og støtte, selv når du bruker prøveversjoner, kan gi innsikt i hvordan et selskap reagerer og støtter brukere.
Å ha mer enn én kommunikasjonskanal, inkludert e-post, telefon, nettprat osv. kan være mer effektivt når du har tvil eller feil som må løses raskt for å unngå forstyrrelser i arbeidsflyten.
Ønsker du å automatisere repeterende manuelle oppgaver? Spar tid, innsats og penger samtidig som du øker effektiviteten!
.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: #546fff; farge: hvit; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrunn:hvit; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #546fff !viktig; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fet; skriftstørrelse: 16px; linjehøyde: 24px; polstring: 12px 24px; bakgrunn: hvit; farge: #333; høyde: 56px; tekstjustering: venstre; display: inline-flex; flex-retning: rad; -moz-box-align: senter; align-items: center; bokstavavstand: 0px; boksstørrelse: border-box; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrunn:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktig; kantlinje: solid #333 !viktig; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-høyre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }
Dokumentautomatisering med nanonetter
Nanonets er en AI-basert OCR-programvare som sammen med ML-funksjoner kan hjelpe til med automatisert utvinning av strukturerte og ustrukturerte data fra PDF-dokumenter, skannede filer, bilder og mer. Sammenlignet med tradisjonell OCR-programvare er Nanonets fordelaktig da det ikke finnes separate regler og maler for hver dokumenttype.
AI-algoritmen og OCR-modellene som brukes i Nanonets lærer kontinuerlig over tid, noe som gjør håndteringen av semistrukturerte eller til og med usynlige dokumenttyper til en lek. Disse kan trenes opp flere ganger, kan tilpasses for å trekke data for å passe spesifikke forretningsbehov, og er enkle nok å utføre uten behov for et internt team av utviklere.
Bruk av nanonnett kan gi en rekke fordeler som inkluderer kostnadsbesparelser, brukervennlighet, presisjon og skalerbarhet. De mest unike fordelene som skiller nanonetter er:
- Ingen koding kreves
- Fungerer perfekt med tilpassede data
- Kontinuerlig læring av algoritmer
- Ingen etterbehandling er nødvendig
- Håndterer databegrensninger med letthet
- Muligheter for flere språk
- Tilpassede utganger
Ta bort
Dokumentautomatisering kan gi en rekke fordeler for bedrifter som er avhengige av papirarbeid for sine operasjoner. Det er en effektiv løsning for å eliminere ineffektivitet, redusere manuelle arbeidsbelastninger på ansatte og muliggjøre en jevn overgang av arbeidsflyter. Dokumentautomatisering med AI-baserte verktøy kan strømlinjeforme hele dokumentopprettingsprosessen for optimalisert forretningseffektivitet og lønnsomhet.
Spørsmål og svar
Hva betyr det å automatisere et dokument?
Automatisering av et dokument refererer til utvinning av meningsfull informasjon fra ustrukturerte og/eller semistrukturerte dokumenter ved hjelp av et digitalt verktøy. Informasjonen hentet på denne måten fra et dokument er et organisert format som i ettertid kan behandles eller arkiveres for ettertiden.
Kan du automatisere Word-dokumenter?
I et ord – Ja! Dokumenter kan være i form av tekstbehandlingsdokumenter som MS word docs. De fleste virksomheter krever dataene i dokumentene for senere behandling. For eksempel kan bedrifter kreve detaljene i en Word-basert faktura for etterfølgende behandling av bestillinger online. Automatisering av dokumenter innebærer å laste opp dokumentet til programvare og trekke ut relevant informasjon fra dem for å lagre i en form som er egnet for videre behandling.
Hvordan lager jeg et automatiseringsdokument?
Automatiseringen av et dokument innebærer følgende trinn:
- Konvertering av dokumentet fra papiret til en digital versjon hvorfra meningsfulle data kan trekkes ut.
- Skille elementene i dokumentet for å identifisere meningsfylt innhold
- Klassifisering av dokumentet gjennom analyse av det identifiserte innholdet
- Trekke ut relevant innhold fra dokumentet
- Etterfølgende behandling av dataene enten gjennom dataanalyseverktøy for arkivering for ettertiden.
Hva er intelligent dokumentautomatisering?
Når det digitale verktøyet som trekker ut meningsfulle data fra et dokument bruker AI-funksjoner som ML, blir automatiseringen "Intelligent Automation", selve prosessen blir referert til som Intelligent Document Processing (IDP). Den kombinerer datautvinning med filbehandling og orkestrering og involverer ikke bare utvinning av data, men også kategorisering, validering og lagringsfunksjoner. Disse verktøyene som omfatter IDP kan fungere uavhengig eller i synergi for å trekke ut ustrukturerte data fra ulike typer dokumenter og konvertere dem til strukturert, meningsfull informasjon.
var contentsTitle = "Innholdsfortegnelse"; // Sett tittelen din her, for å unngå å lage en overskrift til den senere var ToC = “
«+innholdstittel+»
"; ToC += “
"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Nanonetter online OCR & OCR API har mange interessante bruk saker that kan optimalisere forretningsytelsen, spare kostnader og øke veksten. Finne ut hvordan Nanonets' brukstilfeller kan gjelde for produktet ditt.
- "
- &
- a
- evne
- Om oss
- adgang
- tilgjengelighet
- Tilgang
- nøyaktig
- Oppnå
- ervervet
- Handling
- Aktiviteter
- tillegg
- Ytterligere
- adresser
- administrasjon
- avansert
- påvirke
- mot
- avtaler
- AI
- algoritme
- Alle
- tillater
- alltid
- beløp
- analyse
- analytics
- En annen
- hvor som helst
- hverandre
- Påfør
- hensiktsmessig
- Montering
- assosiert
- oppmerksomhet
- attributter
- automatisere
- Automatisert
- automatisk
- Automatisere
- Automatisering
- tilgjengelig
- bakgrunn
- Banker
- bli
- før du
- være
- under
- nytte
- Fordeler
- BEST
- mellom
- grensen
- brudd
- bringe
- innebygd
- virksomhet
- bedrifter
- ring
- evner
- stand
- Kapasitet
- fangst
- Kort
- forsiktig
- saker
- forårsaker
- sentralisert
- viss
- utfordre
- utfordringer
- utfordrende
- endring
- tegn
- kontroll
- Velg
- valgt ut
- klassifisering
- lukking
- kode
- Koding
- kombinasjon
- Kom
- Felles
- Kommunikasjon
- kommunikasjon
- Selskaper
- Selskapet
- sammenlignet
- kompatibel
- fullføre
- komplekse
- samsvar
- kompatibel
- omfattende
- konsistent
- stadig
- innhold
- innhold
- kontrakter
- kontroll
- kontroller
- bekvemmelighet
- samordning
- Kjerne
- Kostnader
- kunne
- skape
- opprettet
- skaper
- Opprette
- skaperverket
- kritisk
- CRM
- avgjørende
- skikk
- kunde
- Kundeservice
- Kunder
- tilpasses
- dato
- Data Analytics
- datasikkerhet
- databaser
- avtale
- dyp
- forsinkelser
- avhengig
- designet
- detaljert
- detaljer
- utviklere
- Enheter
- avvike
- forskjellig
- vanskelig
- digitalt
- digitalisering
- direkte
- Vise
- Avbrudd
- dokumenter
- dynamisk
- lettelser
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektivitet
- effektivt
- innsats
- elektronisk
- elementer
- eliminere
- emalje
- ansatte
- sysselsetting
- muliggjøre
- muliggjør
- kryptering
- ende til ende
- anriket
- Enterprise
- bedrifter
- spesielt
- avgjørende
- etablere
- etc
- eksempel
- stige
- Excel
- Øvelse
- utstillinger
- eksisterende
- Expand
- ekspanderende
- utgifter
- erfaring
- Erfaringer
- ekspertise
- eksperter
- ekstrakter
- Face
- møtt
- Failure
- raskere
- Egenskaper
- Felt
- finansiere
- finansiell
- finansielle tjenester
- Først
- passer
- fleksibel
- Fokus
- følge
- etter
- skjema
- format
- funnet
- Gratis
- fra
- fullt
- funksjon
- funksjoner
- videre
- framtid
- generere
- genererer
- generasjonen
- få
- skal
- god
- varer
- sterkt
- Vekst
- garantert
- veilede
- retningslinjer
- Håndtering
- lykkelig
- å ha
- helsetjenester
- høyde
- hjelpe
- hjelper
- her.
- Høy
- høyere
- svært
- hindring
- Hvordan
- Men
- hr
- HTTPS
- menneskelig
- Tanken
- ideell
- Identifikasjon
- identifisere
- Identitet
- bilde
- bilder
- gjennomføring
- implementere
- betydning
- viktig
- forbedret
- bedre
- inkludere
- inkluderer
- Inkludert
- Øke
- økt
- økende
- stadig
- uavhengig av hverandre
- indeks
- individer
- bransjer
- industri
- informasjon
- inngang
- innsikt
- forsikring
- integrere
- integrert
- integrering
- Intelligent
- interaktiv
- interessert
- interesser
- utstedelse
- saker
- IT
- selv
- Jobb
- Hold
- Språk
- stor
- Law
- ledere
- ledende
- Fører
- Lekkasjer
- LÆRE
- læring
- Lovlig
- nivåer
- utnytte
- Begrenset
- LINK
- Liste
- Lån
- plassering
- steder
- logistikk
- Se
- ser
- maskin
- maskinlæring
- laget
- vedlikeholde
- vedlikehold
- større
- gjøre
- GJØR AT
- Making
- administrer
- ledelse
- leder
- håndbok
- manuelt
- marked
- meningsfylt
- midler
- medisinsk
- kunne
- milepæler
- tankene
- ML
- Mobil
- modeller
- penger
- Måned
- mer
- mest
- flytte
- MS
- flere
- multiplisert
- mangfold
- nemlig
- navn
- Naturlig
- Natur
- Navigasjon
- nødvendig
- behov
- Antall
- tall
- mange
- tilby
- tilbud
- på nett
- Drift
- Mening
- Optimalisere
- optimalisert
- alternativer
- orkestre
- ordrer
- organisasjon
- organisasjons
- organisasjoner
- Organisert
- Annen
- samlet
- del
- Passord
- betaling
- betalingsbehandling
- perfekt
- ytelse
- perioder
- Personlig
- ansatte
- fysisk
- bilde
- planlagt
- planlegging
- plattform
- Point
- Politikk
- politikk
- mulig
- potensiell
- presentere
- pen
- primære
- privatliv
- fortsetter
- prosess
- Prosessautomatisering
- Prosesser
- prosessering
- prosessor
- produsere
- Produkt
- produktivitet
- lønnsomhet
- forslag
- beskytte
- beskyttelse
- gi
- leverandør
- tilbydere
- gi
- trekke
- Kjøp
- formål
- kvalitet
- Rask
- raskt
- Rampe
- område
- rangeringer
- å nå
- Reality
- redusere
- refererer
- Relasjoner
- relevant
- krever
- påkrevd
- Krav
- forskning
- Ressurser
- svar
- anmeldelse
- Anmeldelser
- Risiko
- Robot prosessautomatisering
- Rull
- regler
- trygge
- salg
- salg
- samme
- tilfredshet
- besparende
- skalerbarhet
- skanning
- sikre
- sikret
- sikkerhet
- valgt
- utvalg
- tjeneste
- Tjenester
- sett
- innstilling
- Del
- deling
- Enkelt
- siden
- enkelt
- liten
- små bedrifter
- So
- Software
- solid
- løsning
- Solutions
- noen
- sofistikert
- mellomrom
- spesifikk
- fart
- Scene
- stå
- Standard
- standarder
- starter
- Still
- lagring
- oppbevare
- butikker
- effektivisere
- sterk
- strukturert
- innsendt
- I ettertid
- levere
- støtte
- Støtter
- system
- Systemer
- ta
- oppgaver
- lag
- Teknisk
- Technologies
- maler
- Testing
- De
- tyveri
- ting
- ting
- Gjennom
- tid
- ganger
- Tittel
- verktøy
- verktøy
- topp
- mot
- spor
- tradisjonelle
- Transaksjoner
- Transformation
- transformere
- overgang
- prøve
- typer
- forstå
- forståelse
- unik
- bruke
- Brukere
- vanligvis
- validering
- verdi
- variasjon
- ulike
- leverandør
- leverandører
- Verifisering
- verifisere
- verifisere
- versjon
- sårbarhet
- måter
- om
- mens
- HVEM
- uten
- Arbeid
- arbeidsflyt
- virker
- verdt
- ville
- Din