QuickBooks er regnskapsprogramvaren til valg for millioner av brukere, de fleste av disse er små til mellomstore bedrifter. Den tilbyr en omfattende regnskapspakke som lover ikke bare å holde orden i bøkene, men å drive virksomheter fremover med smart økonomisk innsikt.
Likevel er spranget fra tradisjonell bokføring til et strømlinjeformet, automatisert finansielt økosystem et som mange QuickBooks-brukere ennå ikke har fullt ut omfavnet.
Utfordringene ved tradisjonell fakturabehandling i QuickBooks
Selv med QuickBooks' robuste muligheter, gir manuell håndtering av fakturaer og leverandørgjeld en flaskehals full av utfordringer:
- Tidkrevende dataregistrering: Manuell inntasting er ikke bare treg; det er et savn på ressurser, og trekker ansatte vekk fra mer verdiøkende aktiviteter.
- Feilutsatte transaksjoner: Den menneskelige faktoren introduserer en margin for feil ved datainntasting, noe som fører til avvik som kan falle gjennom finansiell rapportering.
- Ineffektive godkjenningsarbeidsflyter: Tradisjonelle prosesser involverer ofte tungvinte godkjenningskjeder som forsinker betalinger og kompliserer kontantstrømstyringen.
I hovedsak, mens QuickBooks gir grunnlaget for solid økonomistyring, fungerer manuell behandling av fakturaer som en bremse på potensielle effektivitetsgevinster.
The Solution
Bedrifter leter stadig etter måter å effektivisere disse kritiske operasjonene. I dag kan AP-automatiseringsteknologi automatisere det som en gang var en møysommelig prosess. Når sammenkoblet med Quickbooks regnskapsprogramvarepakker på markedet, integrasjonen av AP Automation-programvare, overskrider denne teknologien bare digitaliseringen av papirdokumenter, og tilbyr en rekke funksjoner designet for å automatisere og optimalisere alle aspekter av fakturabehandling:
- Automatisert datafangst: Ved å utnytte OCR trekkes fakturadetaljer ut med presisjon, fra leverandørinformasjon og fakturanumre til ordrelinjer og beløp, og transformerer papirdokumenter til handlingsdyktige digitale data.
- Intelligent datatolkning: Utover ren utvinning, tolker avanserte AI-algoritmer fakturadata, automatiserer oppgaver som hovedbokkoding og utgiftskategorisering basert på historiske data og kontekstuell forståelse.
- Strømlinjeformet godkjenning og betalingsbehandling: Med data som er nøyaktig fanget og lagt inn i QuickBooks, kan programvaren strømlinjeforme godkjenningsprosessen og bringe den dit organisasjonen din bor – enten det er på e-post, Slack eller Teams.
- Sanntidsdatasynkronisering med arbeidsflytautomatisering: OCR- og fakturaskanningsprogramvare synkroniserer i dag data med QuickBooks og andre apper (Slack, Email, Stripe, etc.) i sanntid. Dette sikrer at hver enkelt informasjon er der den skal være, når den må være der, uten manuell inngripen.
Nanonets-integrasjon med Quickbooks representerer et sprang fremover i å administrere finansielle transaksjoner, og setter en ny standard for operasjonell effektivitet i den digitale tidsalderen. La oss se hvordan dette fungerer, og hvordan du kan sette opp dette for teamene dine.
Utviklingen av fakturabehandling
Reisen med fakturabehandling fra sine tradisjonelle, manuelle røtter til den digitale grensen er en fortelling om teknologisk utvikling.
- Før 1980-tallet – Manuell leverandørgjeld: Leverandørgjeldsprosesser var helt manuelle, med fysiske fakturaer, papirsjekker og reskontrobøker.
- 1980-1990-tallet – Digital Ledgers: Tidlige programvareløsninger ga grunnleggende digitale reskontrofunksjoner, og strømlinjeformet enkelte deler av prosessen.
- 2000-tallet – elektronisk fakturering låst opp: Internett revolusjonerte leverandørgjeld, og introduserte elektronisk fakturering, elektroniske transaksjoner og e-postkommunikasjon. Denne epoken så en betydelig reduksjon i papirbaserte prosesser.
- 2010-tallet – Enkel å bruke skyløsninger: Skybaserte løsninger muliggjorde mer skalerbare, fleksible og tilgjengelige økonomiske operasjoner, mens mobilteknologi muliggjorde fakturahåndtering og godkjenninger på farten.
- Sent på 2010-tallet – i dag – Automatiserte kreditorløsninger: Den siste utviklingen innebærer bruk av automatisering og kunstig intelligens for å automatisere hele prosessen inkludert –
- Regnskap og AP Intelligence: Fremveksten av AI-baserte regnskapssystemer har innledet en ny æra av effektivitet. Disse systemene er i stand til å utføre repeterende oppgaver som dataregistrering, fakturamatching og transaksjonsbehandling, og opererer med en hastighet og nøyaktighet utover menneskelige evner.
- Tilkoblet arbeidsflyt på tvers av apper: I dagens sammenkoblede digitale landskap er sømløs kommunikasjon mellom applikasjoner avgjørende. E-poster, AP-verktøy, regnskapsprogramvare, ERP-er og andre databaser fungerer nå sammen, og automatiserer datafangst og synkronisering på tvers av plattformer.
- Intelligent datafangst: Ved å utnytte AI-teknologier som naturlig språkbehandling og optisk tegngjenkjenning (OCR), automatiserer dagens systemer utvinning og tolkning av data fra ulike fakturaformater. Dette inkluderer håndtering av ustrukturerte og skannede data med enestående effektivitet, noe som gjør leverandørgjeldprosessen jevnere og mer nøyaktig enn noen gang før.
OCR-teknologi for fakturaskanning
OCR-teknologi har transformert dokumenthåndtering på tvers av ulike bransjer, og dens anvendelse i fakturabehandling for QuickBooks-brukere er intet unntak. Ved å konvertere papirfakturaer og digitale dokumenter til redigerbare og søkbare data, gjør OCR det mulig for bedrifter å automatisere dataregistrering, minimere feil og forbedre effektiviteten.
OCR skanner fakturaer og andre papirdokumenter, og gjør dem om til digital tekst. Den digitale teksten tolkes ved hjelp av AI og fakturadetaljer trekkes ut –
- Felter (fakturedato, fakturanummer, beløp, selgerdetaljer, kjøperdetaljer osv.)
- Artikler (beskrivelser og kostnader for de solgte varene og tjenestene).
- GL-koder (automatisk tildelt av AI basert på tidligere data).
- Andre dimensjoner basert på kontekst (utgiftskategorisering, etc.)
De utpakkede dataene blir deretter kartlagt og synkronisert til Quickbooks.
Nanonetter for OCR og fakturaskanning i Quickbooks
For selskaper som bruker Quickbooks for sine regnskapsbehov, er den manuelle prosessen med å håndtere fakturaer ikke bare en tålmodighetsprøve, men også en betydelig belastning på ressurser. En OCR- og fakturaskanningsprogramvare for Quickbooks forvandler denne kritiske, men likevel tungvinte prosessen til en strømlinjeformet, effektiv arbeidsflyt.
La oss ta en titt på hvordan regnskapsteam kan bruke en OCR-basert AP-automatiseringsprogramvare som Nanonets og integrere den med Quickbooks for å strømlinjeforme regnskapsarbeidsflyten.
Manuell AP-arbeidsflyt i Quickbooks
Først, la oss se på den typiske manuelle AP-prosessen for et selskap som bruker Quickbooks:
Fakturakvittering: Fakturaer kommer i ulike formater, inkludert papir og digitalt. Personalet må manuelt samle inn og organisere disse dokumentene for å sikre at de behandles riktig.
Manuell sortering og GL-koding: Hver faktura blir deretter sortert basert på kriterier som leverandør, beløp eller forfallsdato, noe som krever betydelig tid og innsats. Deretter må hver faktura kodes nøyaktig til de riktige hovedbokkontoene, et kritisk trinn for å opprettholde organiserte økonomiske poster.
Data Entry: Den neste fasen involverer manuell inntasting av viktige fakturadetaljer i QuickBooks. Dette inkluderer informasjon som leverandørnavn, fakturerte beløp og forfallsdatoer for betaling. Nøyaktig dataregistrering er avgjørende for å sikre at økonomiske poster er pålitelige og oppdaterte.
Fakturabekreftelse: Avhengig av selskapets retningslinjer, kan fakturaer gjennomgå toveis (faktura og PO), treveis (faktura, PO og mottaksrapport), eller fireveis (faktura, PO, mottaksrapport og inspeksjonsrapport) matching til verifisere transaksjoner. Dette trinnet er avgjørende for å bekrefte nøyaktigheten av transaksjoner og forhindre svindel.
Godkjenning: Når de er bekreftet, blir fakturaer rutet for godkjenning. Denne prosessen involverer ofte flere avdelinger eller myndighetsnivåer i selskapet, hver med sitt eget sett med kriterier for godkjenning. Det er en sikring for å sikre at utgifter er godkjent og nødvendige.
Behandling av betaling: Godkjente fakturaer er planlagt for betaling basert på vilkår og kontantstrømhensyn. Det er viktig å opprettholde gode relasjoner med leverandører gjennom rettidig betaling.
Forsoning: Til slutt blir betalinger avstemt i Quickbooks, noe som sikrer at alle transaksjoner gjenspeiles nøyaktig i økonomiske poster. Avstemming er avgjørende for å opprettholde nøyaktige økonomiske poster og for utarbeidelse av økonomiske rapporter.
Automatisert AP-arbeidsflyt med nanonetter
La oss nå utforske hvordan integrering av Nanonets i QuickBooks kan transformere Accounts Payable (AP) arbeidsflyten fra manuell til automatisert, strømlinjeforme prosesser og forbedre effektiviteten:
Fakturakvittering: Se for deg dette – hver faktura bedriften din mottar, uavhengig av kilden, lander pent på ett digitalt sted. Fakturaer importeres automatisk fra rotet av e-poster, stasjoner og databaser så snart de kommer, noe som sparer deg for tid og reduserer feil.
Nanonets leser automatisk e-postfakturaer fra e-posttekst og vedlegg.
Alle håndskrevne og trykte fakturaer kan enkelt skannes ved hjelp av en smarttelefon eller lastes opp direkte på plattformen.
Digitale kvitteringer kan enten opprettes og skrives ut direkte ved hjelp av Nanonets-plattformen, eller importeres til Nanonets fra e-post, apper og databaser.
Denne prosessen sikrer at hver del av data, uavhengig av opprinnelse, finner sin plass i et sentralisert, digitalt depot, klar for videre handling.
Automatisert datainntasting: Nanonets utnytter AI for å oppnå over 99 % nøyaktighet ved lesing av fakturaer, og forvandler timer med manuelt arbeid til bare øyeblikk. Denne automatiseringen lar teamet ditt fokusere på mer meningsfylte oppgaver, ettersom data hentet fra fakturaer legges direkte inn i QuickBooks uten noen manuell intervensjon.
Automatisert sortering og GL-koding: Ved å bruke OCR-teknologi gjenkjenner og kategoriserer Nanonets automatisk fakturaer etter ulike kriterier som leverandør, dato og beløp. Den automatiserer også tildelingen av GL-koder gjennom:
- Trening på tidligere data: Dette innebærer å laste opp historiske økonomiske dokumenter og transaksjoner merket med historisk korrekte GL-koder. Modellen lærer av disse eksemplene å forutsi GL-koder nøyaktig for nye transaksjoner.
- Out of the Box Gen AI: Ved å bruke Nanonets GenAI kan programvaren vår tolke teksten på finansielle dokumenter på en måte som etterligner menneskelig forståelse. Dette gjør det mulig å trekke ut relevant informasjon, kontekst og semantikk for å bruke kompleks resonnement for å tildele GL-koder nøyaktig, selv i tilfeller der transaksjonsdetaljer er tvetydige eller sparsomme.
Intelligent fakturabekreftelse: Ved å utnytte AI, utfører Nanonets automatisk toveis, treveis eller fireveis matching ved å lese og kryssreferanser de utpakkede fakturadataene med innkjøpsordrer, mottaksrapporter og inspeksjonsrapporter som finnes i QuickBooks.
Validering og ruting: Systemet identifiserer avvik for menneskelig vurdering, men ruter eller godkjenner automatisk fakturaer som samsvarer med forhåndsdefinerte kriterier, noe som reduserer manuelt tilsyn betydelig.
Godkjenning: Godkjenninger med nanonetter er ikke lenger en flaskehals. De blir fleksible og lever der organisasjonen din gjør – enten det er på e-post, Slack eller Teams. Dette eliminerer behovet for forstyrrende telefonsamtaler og den altfor kjente floken av påminnelser.
Behandling av betaling: Når fakturaer er kodet og godkjent i Nanonets, vil integrasjonen automatisk lage klare til å sende regninger for betalinger. Med alt dette på plass, kan bedrifter nå optimalisere betalingstidspunktene for å dra full nytte av rabatter ved tidlig betaling eller unngå forsinkelsesgebyrer, noe som direkte bidrar til kostnadsbesparelser.
Forsoning: Du kan importere kontoutskriftene dine, og Nanonets avstemmer betalingene automatisk med dataene i Quickbooks, og sikrer at regnskapet er oppdatert og nøyaktig, og at bøkene dine lukkes 90 % raskere.
Vi diskuterte de konkrete fordelene ved å bruke OCR og fakturaskanningsprogramvare for Xero tidligere. Men på toppen av det representerer overgangen fra en manuell til en automatisert AP-prosess ikke bare et skifte i hvordan oppgavene utføres, men en grunnleggende transformasjon i rollen til finansavdelingen. Med verktøy som Nanonets flytter finansteam seg fra backoffice-funksjoner til strategiske bidragsytere, og utnytter sanntidsdata og analyser for å drive forretningsbeslutninger. Dette er fremtiden for økonomi, og den er tilgjengelig nå for Xero-brukere gjennom kraften til automatisering med Nanonets.
Hvilken innvirkning har OCR og fakturaskanningsprogramvare?
Ulike rapporterte statistikker understreker virkningen av automatiseringsprogramvare. Disse tallene representerer en fortelling om hvilken type suksess du og teamet ditt kan se frem til å oppleve.
Dramatiske kostnadsreduksjoner i behandlingen
La oss starte med den økonomiske helsen til avdelingen din. AP Automation har vist seg å redusere prosesseringskostnadene med svimlende 70 %. Dette handler ikke bare om å spare pennies; det handler om å omfordele budsjettet til vekst, opplæring og kanskje til og med den kontor-espressomaskinen alle har sett på. Tenk på dette som en investering i både teamets effektivitet og deres velvære.
Tiden er av essensen
Nå, forestill deg å redusere fakturabehandlingstiden med 384 %. Denne dramatiske nedgangen betyr at teamet ditt kan behandle flere fakturaer raskere enn noen gang før, og frigjøre tid til å fokusere på strategiske initiativer som virkelig betyr noe. Med AP Automation blir "Jeg har ikke tid til det" "Hva er neste på agendaen?"
Feilreduksjon for sjelefred
Vi vet at feil kan være mer enn bare irriterende – de kan være kostbare. Med 37 % reduksjon i fakturabehandlingsfeil, AP Automation gir trygghet til driften din. Færre feil betyr færre timer brukt i korrigeringssykluser og mer tillit til dataintegriteten din. Dette fører også til mindre friksjon med leverandører og interessenter, og jevner ut veien for jevnere relasjoner og drift.
Å dyrke leverandørrelasjoner
Apropos forhold, la oss snakke om de 76 % av organisasjonene som rapporterer økt leverandørtilfredshet. Dette er nøkkelen. Glade leverandører betyr en pålitelig forsyningskjede og muligheter for forhandlinger og rabatter på veien. Leverandørene dine vil legge merke til og sette pris på punktligheten og nøyaktigheten til betalingene dine, takket være AP Automation.
Kontantstrømoptimalisering gjennom tidligbetalingsrabatter
3 % besparelse gjennom rabatter ved tidlig betaling gir organisasjonen din en økonomisk ansiktsløftning, forbedrer kontantstrømmen din og gir deg mer innflytelse og fleksibilitet i dine økonomiske operasjoner.
Overholdelse uten komplikasjoner
Til slutt, kronjuvelen til AP Automation: 100 % stressfri samsvar. I en tid der regulatoriske krav stadig øker, er det intet mindre enn mirakuløst å oppnå fullstendig etterlevelse uten stress.
????
Vi diskuterte de konkrete fordelene ved å bruke OCR og fakturaskanningsprogramvare for Quickbooks tidligere. Men på toppen av det representerer overgangen fra en manuell til en automatisert AP-prosess ikke bare et skifte i hvordan oppgavene utføres, men en grunnleggende transformasjon i rollen til finansavdelingen. Med verktøy som Nanonets flytter finansteam seg fra backoffice-funksjoner til strategiske bidragsytere, og utnytter sanntidsdata og analyser for å drive forretningsbeslutninger. Dette er fremtiden for finans, og den er tilgjengelig nå for QuickBooks-brukere gjennom kraften til automatisering med Nanonets!
Klar til å revolusjonere fakturabehandlingen din med Nanonets for QuickBooks? Avtal en samtale i dag for å utforske hvordan vår banebrytende løsning kan strømlinjeforme dine økonomiske operasjoner.
Trinn for å integrere nanonetter for Quickbooks
Du kan integrere Nanonets med QuickBooks i løpet av minutter, og begynne å bruke plattformen for å automatisere fakturabehandlingen og AP-arbeidsflytene dine.
En helautomatisert Nanonets-arbeidsflyt for fakturabehandling integrert med QuickBooks ser ut som følger.
Her er en komplett trinnvis veiledning for hvordan du setter opp Nanonets-integrasjonen med QuickBooks i løpet av minutter –
1. Sette opp kontoen din
- Velg den forhåndstrente fakturamodellen.
2. Konfigurering av automatisk fakturainnsamling
- Når du har opprettet modellen, naviger til delen Arbeidsflyt i venstre navigasjonsrute.
- Gå til importfanen og konfigurer importalternativene dine –
- 1. E-post:
- Gå til importfanen og klikk på "Motta filer via e-post".
- I den utvidede visningen vil du kunne finne en automatisk generert e-postadresse opprettet av Nanonets.
- 1. E-post:
- All e-post som sendes til denne adressen vil bli tatt opp av Nanonets-modellen du opprettet, og strukturerte data vil bli trukket ut fra den. Du kan sette opp videresending av e-post for å automatisk videresende innkommende e-poster fra hvilken som helst e-postadresse til Nanonets e-postadresse for å automatisere e-postinntak og datautvinning.
- Lær hvordan du konfigurerer videresending av e-post fra hvilken som helst e-post
- 2. Automatisert import fra apper og databaser
- Konfigurer importene dine fra «Bla gjennom alle importalternativer»-modalen.
- 3. Direkte opplasting
- Du kan også velge å ta bilder direkte og laste opp fakturaer ved hjelp av Nanonets-plattformen eller mobilappen.
- Testdatautvinning: Last opp en testfaktura og Nanonets fungerer på det importerte dokumentet og trekker ut felt, linjeelementer og tabeller.
4. Legg til etterbehandlingstrinn
- Etter å ha testet datauttrekket med en testfaktura, kan du automatisere videre behandling av de utpakkede dataene ved hjelp av Actions. Gå til Handlinger-delen i Arbeidsflyt side.
- Klikk på Legg til en handling.
- Velg og konfigurer en handling. Her er en liste over handlinger du kan legge til –
Konverter til datoformat | Endre tekst til et valgt datoformat. |
Valuta detektor | Trekker ut valutafeltet som en 3-tegns kode (f.eks. USD). |
Finn og erstatt | Erstatt forekomster av alle tegn eller frase. |
Fjern tegn | Fjern alfabeter, tall eller spesialtegn. |
Kombiner forekomster | Sammenslå atskilte verdier av data i en enkelt streng. |
Bytt til nærmeste match | Endre tekst til en verdi som er et nært samsvar med innfangede data. |
Endre store og små bokstaver | Endre tekst til store/små bokstaver eller store bokstaver. |
Konverter til heltall | Fjern desimaler fra tall. |
Konverter til flytende | Legg til desimaler til tall. |
Fjern valutasymboler | Behold bare tall, desimaler og kommaer i mengder. |
Konverter til ASCII | Konverter en streng til American Standard Code for Information Interchange-koding. |
Match regulært uttrykk | Trekk ut delstrengen som samsvarer med det regulære uttrykket. |
Opprett et nytt felt med Regex | Utled felt fra fangede regex-grupper og tilordne til variabler. |
Legg til/erstatt verdi | Legg til ny etikett eller erstatt verdien av en etikett med en kombinasjon av strenger og andre etiketter. |
Slett verdi | Slett verdier (innhold) i det angitte feltet mens du beholder etiketten i de endelige resultatene/utdataene. |
Barcode Scanner | Skann strekkoder. |
QR Kode Skanner | Skann QR-koder. |
Avmerkingsboksdetektor | Få alle generiske avmerkingsboksfelt. |
Spesifikk avmerkingsboksdetektor | Få spesifikke avmerkingsboksfelt. |
Matematiske funksjoner | Utfør matematiske operasjoner på etiketter og verdier. |
LLM-datahandling | Bruk store språkmodeller og spørsmål for å behandle data. |
Oppslag i ulike databaser | PostgreSQL, MySQL, MariaDB, MSSQL, Salesforce, Quickbooks, Microsoft Dynamics-365, Sage Intacct, Nanonets DB, CSV-filer. |
Oppslag i CSV | Finn og hent tilleggsdata fra .csv-filer. |
Hovedbokkategorier | Legg til hovedbokkontoer, automatiser kategorisering basert på et hvilket som helst felt. |
Python-kode | Lag et tilpasset trinn med Python-kodeblokk. |
Gmail – Send e-post | Send e-post til alle som har utvunnet data. |
Slack – Send kanalmelding | Send melding til en offentlig kanal med uttrukket data. |
Google Sheets – Oppdater regneark | Oppdater automatisk et Google Regneark med fakturadetaljer. |
Twilio – Send SMS | Send SMS til et hvilket som helst telefonnummer med uttrukket data. |
Zapier – Trigger Event | Utløs en hendelse i Zapier med uttrukket data. |
Salesforce – Oppdater poster | Oppdater Salesforce-poster med fakturainformasjon. |
Microsoft Dynamics 365 – Oppdateringsenhet | Oppdater enheter i Dynamics 365 med fakturadetaljer. |
Webhooks – tilpasset integrasjon | Send utpakkede fakturadata til et hvilket som helst endepunkt som en webhook. |
4. Sett opp godkjenningsprosessen
- Gå til Godkjenningsdelen i Arbeidsflyt side.
- Klikk på Legg til en anmeldelsesfase.
- En Stage-blokk vil bli lagt til arbeidsflyten din.
- Velg en Type anmeldelse.
- Tilordne anmelder bare hvis flagget – bruk dette hvis du vil hoppe over manuell gjennomgang for filer uten at noen feil er flagget og tilordne en anmelder kun til filene med feil.
- Obligatorisk gjennomgang – bruk denne hvis du vil sende alle filene til det valgte medlemmet for manuell gjennomgang, enten de er flagget eller ikke.
- Legg til anmeldere
- Du kan legge til ett eller flere medlemmer her. Hvis flere medlemmer legges til, vil filen bli tildelt et hvilket som helst av dem.
- Velg felt å anvende betingelsen på.
- Velg tilstand å flagge feltet. Regler brukes i dette formatet: If er sant, da vil bli flagget.
- Sett opp tilstanden. Basert på den valgte betingelsen, må du kanskje velge en operatør eller fylle ut ytterligere detaljer for å sette opp regelen.
- Legg til Regler for å flagge filene. Eksempel: Sett opp en regel for å flagge filer hvis Invoice_amount er > 5000.
- Velg felt å anvende betingelsen på
- Velg tilstand å flagge feltet. Regler brukes i dette formatet: If er sant, da vil bli flagget.
- Sett opp tilstanden. Basert på den valgte betingelsen, må du kanskje velge en operatør eller fylle ut ytterligere detaljer for å sette opp regelen.
- Du kan legge til flere regler om nødvendig. Operatorene mellom reglene kan enten være 'AND' eller 'OR'.
- OG: Hvis flere regler legges til med OG-operator, vil en fil bare bli flagget hvis alle reglene i det stadiet mislykkes.
- ELLER: Hvis flere regler legges til med OR-operatør, vil en fil bli flagget hvis noen av reglene i det stadiet mislykkes.
- Klikk på Ferdig.
5. Eksportere data til QuickBooks
- Gå til Arbeidsflyter -> Eksporter -> Bla gjennom alle eksportalternativer.
- Klikk på QuickBooks-kortet for å legge det til arbeidsflyten din.
- Når du har lagt til arbeidsflyten din, klikker du på kortet for å åpne det.
- Klikk på Logg på QuickBooks. Du vil bli omdirigert til QuickBooks.
- Skriv inn QuickBooks-legitimasjonen din. Du vil bli bedt om de relevante tillatelsene, og deretter omdirigert tilbake til Nanonets.
- Tilbake på Nanonets QuickBooks-kortet, velg typen objekt du vil lage i QuickBooks:
- Kontobaserte regninger (dette er vanligvis standard når du prøver å eksportere betalbare fakturaer til QuickBooks)
- Varebaserte regninger
- Utgiftsposter
- Velg riktig AP-konto / utgiftskonto du vil legge inn på.
- Tilordne Nanonets-feltene til de tilsvarende kolonnene i QuickBooks.
For eksempel: Den Fakturanummer fanget i nanonetter skal fylles ut under 'Dokumentnummer' i QuickBooks. For å koble disse to enhetene, må de tilordnes i QuickBooks eksportblokk.
- Last opp kontoplanen din og sett opp automatisert GL-koding i QuickBooks eksportkort.
- Velg en eksportutløser:
– Filen kan eksporteres så snart den er behandlet av modellen, eller
– Filen kan kun eksporteres hvis den er merket med «Godkjent» (dette er den anbefalte innstillingen)
- Velg en eksporthandling:
– Filen kan settes opp en ny oppføring opprettes bare hvis det ikke finnes en eksisterende med samme data)
– Filen kan settes inn (en ny oppføring vil alltid bli opprettet)
- Velg en eksporttype:
– Du kan eksportere hver side av den opplastede filen separat, eller
– Du kan eksportere hver fil som et helt dokument
- Testhandling – Du kan velge en eksempelfil fra modellen din og teste eksporten på den
- Fra denne siden kan du bekrefte statusen til eksporten på skjermbildet Workflow Run History.
- Når du er fornøyd med arbeidsflyttestkjøringen, klikker du på Ferdig for å lagre arbeidsflyten.
Og vips, din Nanonets-arbeidsflyt er nå live, og strømlinjeformer den en gang så tungvinte prosessen med fakturabehandling og leverandørgjeld arbeidsflyter til et sømløst, automatisert system. Med Nanonets sømløst integrert med Quickbooks, blir hver faktura automatisk inntatt så snart den kommer, detaljene trekkes omhyggelig ut, og deretter, basert på forhåndsdefinerte regler, kategorisert, godkjent og klarert for betaling med manuell intervensjon som kun kreves for å godkjenne/avvise fakturaer som sendes for manuell gjennomgang.
Klar til å revolusjonere fakturabehandlingen din med Nanonets for QuickBooks? Avtal en samtale i dag for å utforske hvordan vår banebrytende løsning kan strømlinjeforme dine økonomiske operasjoner.
case Study
Mens vi utforsker de konkrete fordelene med OCR og fakturaskanningsprogramvare for QuickBooks, la oss dykke inn i en virkelig applikasjon som demonstrerer den transformative kraften til denne teknologien. En overbevisende suksesshistorie kommer fra Pro Partners Wealth, et firma som har utnyttet egenskapene til Nanonets for å revolusjonere prosessen for regnskapsdataregistrering.
Klient: Pro Partners Formue
Pro Partners Wealth er et regnskaps- og formuesforvaltningsfirma med hovedkontor i Columbia, Missouri. De har tilbudt omfattende formuesforvaltningsløsninger til veterinæreiere i over to tiår. Deres ekspertise er å samle inn og analysere viktige finansielle dokumenter, for eksempel selvangivelser, investeringsprospekter, juridiske papirer og personlige regnskaper, for å gi skreddersydde råd til sine kunder.
Pro Partners Wealth håndterer også klientbokføringstjenester, og sikrer at deres økonomi er oppdatert og organisert. Deres finansielle rådgivere, Kale Flaspohler og James Michael, er dedikert til å hjelpe kunder med å strømlinjeforme deres økonomiske operasjoner og administrere regnskapet.
Utfordringen: Manuell dataregistrering og dens begrensninger
Som bokholdere forstår de viktigheten av høy nøyaktighet og feilfri regnskapsføring for å unngå uberettigede tap for sine kunder. Imidlertid var prosessen deres med datautvinning, validering og oppdatering i QuickBooks tidkrevende. Dette problemet utgjorde et skalerbarhetsproblem, noe som gjorde det vanskelig å ta tak i nye kunder ettersom det ble brukt mye tid på å lage en feilfri prosess for leverandørgjeld.
Pro Partners Wealth brukte automatiseringstjenester, men møtte flere utfordringer, for eksempel:
- Til tross for implementering av automatiseringsprogramvare, måtte de ansatte bruke betydelig tid på å korrigere fakturadata manuelt.
- Raten for Straight Through Processing (STP) var veldig lav, og nesten hver faktura krevde manuell gjennomgang eller redigering.
- Den eksisterende løsningen manglet automatisering og fleksibilitet, og krevde ekstra manuelt arbeid for viktige prosesser som validering av fakturatotaler og ordrelinjer.
Kale og James visste at en mer effektiv og strømlinjeformet løsning var nødvendig for å løse disse problemene. De trengte et selskap som kunne gi dem tilpasning og støtte for å skreddersy en løsning som passer for virksomheten deres.
Løsningen: Implementering av nanonetter for en strømlinjeformet regnskapsprosess
Med tradisjonelle automatiseringsverktøy så Pro Partners Wealth en høy feilrate som krevde at de manuelt sjekket hver faktura og validerte dem basert på forretningsreglene deres. De måtte videre gjøre manuell behandling for å mate disse validerte dataene til regnskapsprogramvaren deres – Quickbooks.
For å overvinne disse utfordringene søkte Kale og James en løsning for å fange opp fakturaer nøyaktig, utføre visse datavalideringskontroller og mate data direkte inn i QuickBooks på det nødvendige nivået. Dette er grunnen til at de valgte Flow, av Nanonets, som tilbød tilpasninger som gjorde dem i stand til å strømlinjeforme faktureringsprosessen og automatisere hele flyten.
Med Nanonets kunne de laste opp klientbilder eller sette opp automatisk videresending, og sørge for datautvinning med høy grad av nøyaktighet. De setter også opp valideringstrinn basert på forretningslogikk for å flagge ut feilfakturaer, noe som gjør det enklere å identifisere og løse problemer raskt.
Ved å bruke Nanonets fikk Pro Partners Wealth større innsikt i inntektene og kostnadene, slik at de kunne beregne fortjenestemarginer og anbefale informerte forretningsbeslutninger til sine kunder. De reduserte behandlingstidene og økt nøyaktighet i faktureringsprosessen forbedret brukeropplevelsen til deres nåværende kunder og tillot dem å skalere virksomheten ved å ta med nye kunder.
Effektive resultater: Effektivitet, nøyaktighet og kostnadsbesparelser
Pro Partners Wealth er i en vekstfase, så de måtte fjerne flaskehalser som reduserte effektiviteten deres. Deres tradisjonelle OCR-verktøy kunne ikke gi en langsiktig løsning på grunn av langsomme behandlingstider og mangel på tilpasninger og støtte. Med implementeringen av Nanonets fikk de umiddelbart støtten som trengs for å løse problemer raskt og tilpasse produktet for å redusere behandlingstiden ytterligere.
Før Nanonets hadde deres OCR en nøyaktighetsgrad på bare 80 %, og Nanonets ga en nøyaktighetsgrad på over 95 %. Ved først og fremst å utføre stikkprøver i stedet for å manuelt validere hver faktura, har Pro Partners Wealth kunnet spare 40 % i tid sammenlignet med deres tidligere verktøy. Fremover planlegger de å fortsette å jobbe med Nanonets for å forbedre nøyaktigheten ytterligere og implementere ytterligere verktøy som kan bidra til å spare enda mer tid. Dette lar dem strømlinjeforme leverandørgjeld og fokusere på å skalere kjernevirksomheten.
Ta en titt på hva de hadde å si om Nanonets.
konklusjonen
Integrasjonen av Nanonets med QuickBooks forvandler den vanskelige oppgaven med manuell fakturabehandling til en sømløs, automatisert arbeidsflyt, som gir bedrifter mulighet til å overskride tradisjonelle begrensninger. Ved å utnytte avansert OCR-teknologi og AI-drevet innsikt kan bedrifter nå glede seg over akselerert fakturabehandling, minimaliserte feil og forbedrede beslutningstakingsmuligheter. Den automatiserte synkroniseringen med QuickBooks effektiviserer ikke bare finansielle operasjoner, men posisjonerer også finansteam som strategiske partnere i forretningsvekst.
Klar til å revolusjonere fakturabehandlingen din med Nanonets for QuickBooks? Avtal en samtale i dag for å utforske hvordan vår banebrytende løsning kan strømlinjeforme dine økonomiske operasjoner.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/ocr-invoice-scanning-and-automated-invoice-processing-software-for-quickbooks/
- : har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $OPP
- 10
- 11
- 13
- 14
- 200
- 2000
- 33
- 40
- 5000
- 7
- 798
- 8
- 95%
- a
- I stand
- Om oss
- akselerert
- tilgjengelig
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- leverandørgjeld
- nøyaktighet
- nøyaktig
- nøyaktig
- Oppnå
- oppnå
- tvers
- Handling
- handlings
- handlinger
- Aktiviteter
- handlinger
- legge til
- la til
- Ytterligere
- adresse
- avansert
- Fordel
- advent
- råd
- rådgivere
- alder
- agenda
- AI
- algoritmer
- Alle
- Alle transaksjoner
- tillatt
- tillate
- tillater
- også
- alltid
- amerikansk
- beløp
- beløp
- an
- analytics
- analyserer
- og
- noen
- noen
- ap automatisering
- app
- Søknad
- søknader
- anvendt
- Påfør
- verdsette
- hensiktsmessig
- godkjenning
- godkjenninger
- godkjent
- apps
- ER
- ankommer
- kunstig
- kunstig intelligens
- AS
- tildelt
- At
- myndighet
- autorisert
- auto
- automatisere
- Automatisert
- automatiserer
- automatisk
- Automatisere
- Automatisering
- tilgjengelig
- unngå
- borte
- tilbake
- Bank
- barrage
- basert
- grunnleggende
- BE
- bli
- blir
- vært
- før du
- være
- Fordeler
- mellom
- Beyond
- Sedler
- Blokker
- kroppen
- bøker
- både
- flaskehals
- flaskehalser
- Eske
- bringe
- Bringer
- budsjett
- virksomhet
- bedrifter
- men
- KJØPER..
- by
- beregne
- ring
- Samtaler
- CAN
- evner
- stand
- caps
- fangst
- fanget
- kort
- cascade
- saker
- Kontanter
- kontantstrøm
- kategorisert
- sentralisert
- viss
- kjede
- kjeder
- utfordre
- utfordringer
- Kanal
- karakter
- karaktergjenkjenning
- tegn
- Figur
- sjekk
- Sjekker
- Velg
- valgte
- klikk
- kunde
- klienter
- Lukke
- Cloud
- kode
- kodet
- koder
- Koding
- samle
- Samle
- COLUMBIA
- kolonner
- kombinasjon
- kommer
- Kommunikasjon
- kommunikasjon
- Selskaper
- Selskapet
- Selskapets
- sammenlignet
- overbevisende
- fullføre
- komplekse
- samsvar
- omfattende
- konsert
- konklusjon
- tilstand
- selvtillit
- konfigurering
- betraktninger
- stadig
- innhold
- innhold
- kontekst
- kontekstuelle
- fortsette
- medvirkende
- bidragsytere
- konvertering
- Kjerne
- korrigere
- riktig
- Tilsvarende
- Kostnad
- kostnadsbesparelser
- kostbar
- Kostnader
- kunne
- skape
- opprettet
- Opprette
- Credentials
- kriterier
- kritisk
- kryssreferanser
- Crown
- avgjørende
- tungvint
- valuta
- Gjeldende
- skikk
- tilpasning
- tilpasse
- skjærekant
- sykluser
- dato
- dataregistrering
- databaser
- Dato
- datoer
- tiår
- Beslutningstaking
- avgjørelser
- redusere
- dedikert
- Misligholde
- Grad
- forsinkelse
- krav
- demonstrerer
- Avdeling
- avdelinger
- avhengig
- designet
- detaljer
- vanskelig
- digitalt
- digital tidsalder
- digital hovedbok
- digitalisering
- dimensjoner
- direkte
- direkte
- rabatter
- diskutert
- forstyrrende
- dykk
- do
- dokument
- dokumenthåndtering
- dokumenter
- gjør
- Don
- gjort
- ned
- avløp
- dramatisk
- stasjonen
- stasjoner
- to
- dynamikk
- e
- hver enkelt
- Tidligere
- Tidlig
- enklere
- lett
- lett-å-bruke
- økosystem
- effektivitet
- effektiv
- innsats
- enten
- elektronisk
- eliminerer
- emalje
- e-post
- innebygd
- omfavne
- ansatte
- myndiggjøring
- aktivert
- muliggjør
- koding
- Endpoint
- forbedret
- styrke
- nyte
- sikre
- sikrer
- sikrer
- kom inn
- bedrifter
- Hele
- fullstendig
- enheter
- entry
- Era
- feil
- feil
- essens
- avgjørende
- etc
- Selv
- Event
- NOEN GANG
- stadig økende
- Hver
- alle
- evolusjon
- eksempel
- eksempler
- unntak
- eksisterende
- utvidet
- erfaring
- opplever
- ekspertise
- utforske
- eksportere
- eksport
- eksporten
- uttrykk
- utvendig
- trekke ut
- utdrag
- ekstrakter
- øye
- møtt
- facelift
- faktor
- FAIL
- raskere
- fôring
- avgifter
- færre
- felt
- Felt
- filet
- Filer
- fyll
- slutt~~POS=TRUNC
- Endelig
- finansiere
- økonomi
- finansiell
- Finn
- funn
- Firm
- passer
- flaggede
- fleksibilitet
- fleksibel
- flyten
- Fokus
- følger
- Til
- format
- Forward
- Fundament
- svindel
- fylt
- frigjør
- friksjon
- fra
- Frontier
- fullt
- fullt
- funksjoner
- fundamental
- videre
- framtid
- fikk
- inntjening
- Gen
- genai
- general
- generert
- få
- gir
- Go
- god
- varer
- større
- Gruppens
- Vekst
- veilede
- HAD
- Håndterer
- Håndtering
- lykkelig
- utnyttet
- Ha
- hovedkontor
- Helse
- hjelpe
- hjelpe
- her.
- Høy
- historisk
- historisk
- historie
- TIMER
- Hvordan
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- menneskelig
- i
- identifiserer
- identifisering
- if
- bilder
- umiddelbart
- Påvirkning
- iverksette
- gjennomføring
- implementere
- importere
- betydning
- viktig
- import
- forbedre
- forbedret
- in
- inkluderer
- Inkludert
- Innkommende
- økt
- bransjer
- informasjon
- informert
- initiativer
- innsiden
- innsikt
- i stedet
- integrere
- integrert
- Integrering
- integrering
- integritet
- Intelligens
- utveksling
- sammenhengende
- Internet
- tolkning
- intervensjon
- inn
- Introduserer
- innføre
- investering
- faktura
- Fakturabehandling
- fakturabehandling
- fakturaer
- fakturering
- involvere
- innebærer
- involverer
- er n
- utstedelse
- saker
- IT
- varer
- DET ER
- james
- Jewel
- reise
- bare
- Hold
- nøkkel
- Type
- Vet
- Etiketten
- etiketter
- maling
- lander
- landskap
- Språk
- stor
- Late
- siste
- ledende
- Hoppe
- lærer
- Ledger
- venstre
- Lovlig
- mindre
- la
- Nivå
- nivåer
- Leverage
- utnytter
- utnytte
- i likhet med
- begrensninger
- linje
- LINK
- Liste
- leve
- logikk
- langsiktig
- lenger
- Se
- UTSEENDE
- tap
- Lav
- maskin
- vedlikeholde
- Vedlike
- Making
- administrer
- ledelse
- administrerende
- håndbok
- manuelt arbeid
- manuelt
- mange
- Margin
- marginer
- merket
- marked
- Match
- matchende
- math
- Saken
- Kan..
- kan være
- bety
- meningsfylt
- midler
- medlem
- medlemmer
- bare
- melding
- omhyggelig
- Michael
- Microsoft
- millioner
- tankene
- minimere
- minutter
- feil
- Mobil
- Mobilapp
- Mobil teknologi
- modell
- modeller
- modifisere
- Moments
- mer
- mer effektivt
- mest
- flytte
- flytting
- flere
- må
- mysql
- navn
- FORTELLING
- Naturlig
- Natural Language Processing
- Naviger
- Navigasjon
- nesten
- nødvendig
- Trenger
- nødvendig
- behov
- forhandlinger
- Ny
- neste
- Nei.
- ingenting
- Legge merke til..
- nå
- Antall
- tall
- objekt
- OCR
- ocr verktøy
- of
- tilbudt
- tilby
- Tilbud
- Office
- ofte
- on
- onboarding
- gang
- ONE
- på nett
- bare
- åpen
- betjene
- operasjonell
- Drift
- operatør
- operatører
- Muligheter
- Optisk karaktergjenkjennelse
- optimalisering
- Optimalisere
- alternativer
- or
- rekkefølge
- ordrer
- organisasjon
- organisasjoner
- Organisert
- opprinnelse
- Annen
- vår
- ut
- enn
- Overcome
- oppsyn
- egen
- eiere
- side
- sammen
- brød
- panel
- Papir
- papirbasert
- papirer
- partnere
- deler
- Past
- Tålmodighet
- betaling
- betalinger
- fred
- Utfør
- utført
- utfører
- utfører
- tillatelser
- personlig
- fase
- telefon
- telefonsamtaler
- Bilder
- fysisk
- bilde
- brikke
- Sted
- steder
- fly
- plattform
- Plattformer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- pm
- PO
- Politikk
- befolket
- poserte
- stillinger
- Post
- potensiell
- makt
- Precision
- forhåndsdefinert
- forutsi
- forberedelse
- presentere
- gaver
- hindre
- forrige
- primært
- pro
- Problem
- prosess
- Bearbeidet
- Prosesser
- prosessering
- Produkt
- Profit
- lover
- ledetekster
- Propell
- gi
- forutsatt
- gir
- gi
- offentlig
- trekke
- Kjøp
- Python
- qr-koder
- Quickbooks
- raskt
- quora
- Sats
- RE
- Lesning
- klar
- ekte
- virkelige verden
- sanntids
- sanntidsdata
- kvitteringer
- motta
- mottatt
- mottar
- mottak
- anerkjennelse
- gjenkjenner
- anbefaler
- anbefales
- avstemming
- poster
- redusere
- Redusert
- redusere
- reduksjon
- reduksjoner
- reflektert
- Uansett
- regex
- regelmessig
- regulatorer
- Relasjoner
- relevant
- pålitelig
- fjerne
- repeterende
- erstatte
- rapporterer
- rapportert
- Rapportering
- Rapporter
- Repository
- representere
- representerer
- påkrevd
- løse
- Ressurser
- Resultater
- støttemur
- avkastning
- inntekter
- anmeldelse
- Revolusjonere
- revolusjon
- vei
- robust
- Rolle
- røtter
- rutet
- ruter
- Regel
- regler
- Kjør
- s
- ivareta
- Salesforce
- samme
- sample
- tilfredshet
- fornøyd
- fornøyd med
- Spar
- besparende
- Besparelser
- så
- sier
- skalerbarhet
- skalerbar
- Skala
- skalering
- skanning
- skanner
- planlegge
- planlagt
- Skjerm
- sømløs
- Seksjon
- se
- søker
- velg
- valgt
- semantikk
- send
- sendt
- Tjenester
- sett
- innstilling
- ark
- skift
- Kort
- bør
- vist
- undertegne
- signifikant
- betydelig
- enkelt
- slakk
- langsom
- liten
- Smart
- smarttelefon
- jevnere
- SMS
- So
- Software
- solgt
- solid
- løsning
- Solutions
- noen
- snart
- ettertraktet
- kilde
- spesiell
- spesifikk
- spesifisert
- fart
- bruke
- brukt
- Spot
- regneark
- Staff
- Scene
- svimlende
- interessenter
- Standard
- Begynn
- startet
- uttalelser
- statistikk
- status
- Trinn
- Steps
- Still
- Story
- rett
- Strategisk
- strategiske partnere
- effektivisere
- strømlinjeformet
- effektiviserer
- effektivisering
- stresset
- String
- stripe
- strukturert
- I ettertid
- suksess
- suksesshistorie
- slik
- suite
- levere
- forsyningskjeden
- støtte
- synk.
- synkronisering
- system
- Systemer
- skredder
- skreddersydd
- Ta
- fortelling
- Snakk
- håndgripelig
- Oppgave
- oppgaver
- skatt
- lag
- lag
- teknologisk
- Technologies
- Teknologi
- vilkår
- test
- Testing
- tekst
- enn
- Takk
- Det
- De
- Fremtiden
- deres
- Dem
- deretter
- Der.
- Disse
- de
- tror
- denne
- Gjennom
- tid
- tidkrevende
- rettidig
- ganger
- timings
- til
- i dag
- verktøy
- verktøy
- topp
- mot
- tradisjonelle
- Kurs
- Transaksjonen
- Transaksjonsdetaljer
- Transaksjoner
- transcenderer
- Transform
- Transformation
- transformative
- forvandlet
- transformere
- transforme
- overgang
- utløse
- sant
- virkelig
- prøver
- Turning
- to
- typen
- typisk
- etter
- gjennomgå
- underst
- forstå
- forståelse
- ulåst
- enestående
- ustrukturert
- uberettiget
- up-to-date
- Oppdater
- oppdatering
- lastet opp
- Opplasting
- USD
- bruke
- brukt
- Bruker
- Brukererfaring
- Brukere
- innledet
- ved hjelp av
- vanligvis
- utnytte
- VALIDERE
- validert
- validere
- validering
- verdi
- Verdier
- ulike
- leverandør
- leverandører
- verifisert
- verifisere
- veldig
- av
- Se
- synlighet
- vital
- ønsker
- var
- Vei..
- måter
- we
- Rikdom
- formuesforvaltning
- var
- Hva
- når
- om
- hvilken
- mens
- hvorfor
- vil
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- arbeidsflyt
- arbeidsflyt
- arbeid
- virker
- ville
- Xero
- ennå
- Du
- Din
- youtube
- zephyrnet