En faktura fungerer som et dokument for å detaljere varer levert eller tjenester levert fra en leverandør til en kjøper. Utover en enkel logg inneholder imidlertid en faktura en rekke informasjon som inkluderer betalingsbetingelser, juridiske avtaler og mer. Fakturaer er en viktig del av dokumentasjonen for enhver virksomhet og bidrar til å beskytte mot revisjons- og juridiske vanskeligheter. Samtidig, når den samles inn som en del av en helhetlig datahåndteringsstrategi, støtter effektiv og velutviklet fakturering dataanalyse som bidrar til strategisk beslutningstaking.
Hva er en faktura?
En faktura er akkurat som kvitteringen du får etter å ha kjøpt dagligvarer eller skiftet olje, men i en annen rekkefølge – og mye mer kompleks. Mens du får en dagligvarekvittering etter betaling, vil du sende eller motta en faktura før du betaler regningen eller får betalt. I likhet med kvitteringer logger fakturaer også en finansiell transaksjon mellom kjøper og selger.
Så, hva er en faktura og hvordan skiller den seg fra en kvittering? En faktura gjør alt ovenfor, men tilbyr også:
- Streng juridisk beskyttelse når det gjøres riktig.
- Nyttige datapunkter for å hjelpe til med å informere en bredere analysestrategi.
- En måte å revisjonssikre virksomheten din på.
- Tilrettelegging for skatteregistrering.
- Vilkår og betingelser som beskriver betalingsmetoden.
- Mye mer, avhengig av bedriftens omstendigheter.
Bunnlinjen – en faktura er en offisiell, juridisk støttet transaksjonslogg mellom en kjøper og selger med uttømmende detaljer som sikrer felles forståelse mellom begge parter, rettslig stilling i tilfelle en tvist, og fungerer som dokumentasjon for å støtte analytiske bestrebelser, beskytte mot dårlige revisjonsresultater, og maks skattetid enklere.
Hva er typene fakturaer?
Når du administrerer, sender eller mottar fakturaer, vil de vanligvis være én av fire typer:
- Salgsfaktura: Den vanligste typen, en salgsfaktura, er vanligvis det du tenker på når du hører begrepet. I motsetning til en salgskvittering inneholder en salgsfaktura detaljert informasjon om begge parter, prisinformasjon, betalingsinformasjon og mer. I tillegg, når penger skifter eier og fakturaen er signert, fungerer dokumentet som et juridisk verktøy i tilfelle en tvist.
- Proforma faktura: En proformafaktura er i hovedsak som en foreløpig salgsfaktura – den gir kjøperen en estimert leveringsdato og pristilbud før du fortsetter med arbeidet eller sender varen. En proformafaktura lar kjøperen stille spørsmål og forstå kostnadene før han forplikter seg.
- Gjentakende faktura: Hvis du er i et pågående kjøper/selgerforhold med varer levert eller tjenester levert på periodisk, men kontinuerlig basis, er det bortkastet å manuelt generere og godkjenne en faktura hver gang. I stedet vil du sannsynligvis bruke en gjentakende faktura. Denne typen faktura sendes før neste sykluss leveranser (dvs. månedlig, kvartalsvis eller årlig) og må betales før transaksjonen utføres. Dette er litt som et streaming videoabonnement – hvis du får en regning i posten for Netflix 31. desemberst for din 15. januarth månedlig fornyelse, men ikke betal, mister du tilgangen.
- Timelistefaktura: Hvis du jobber med et tjenestebasert firma, som konsulenter eller outsourcede bokføringstjenester, vil leverandøren logge sine ansattes tid gjennom hver periode og konsolidere totalen på en timelistefaktura. Denne fakturaen vil inkludere timeprisen per ansatt, totalt antall arbeidstimer, hva de ansatte jobbet med (et kort referansenotat er vanligvis tilstrekkelig), og eventuelle administrasjonshonorarer du har avtalt innenfor kontrakten.
Andre typer fakturaer i regnskap inkluderer:
- Forfalt faktura
- Samlet faktura
- Retainer og mellomregninger
- Kreditt- og debetnotaer
- Kommersiell faktura (brukes i grenseoverskridende transaksjoner for toll)
Hvordan ser en faktura ut?
Mange fakturamaler er tilgjengelige, og de kan alle tilpasses etter dine unike behov. Her er ett eksempel på hvordan fakturaer vanligvis ser ut – den viser dato, parter i transaksjonen, leverte varer/tjenester, betalingsinformasjon og eventuelle tilleggsdetaljer som kreves.
Hva er hensikten med en faktura?
I sin kjerne oppfyller en faktura alle standardfunksjonene til en kvittering, men gir ekstra fordeler for både kjøpere og selgere.
Dokument- og journalhåndtering
Når du utfører transaksjoner som en bedrift, er du juridisk pålagt å føre streng regnskap for alle kjøp og salg. Effektiv fakturering betyr at du er beskyttet mot revisjon eller rettslig forfølgelse, og administrasjon av kvalitetsposter gjør skatteregistrering mye enklere hvert år.
Ikke bare er fakturering en del av påkrevd journalhåndtering, men å holde kontroll over dokumentasjonen din er et tegn på generell helse for virksomheten. Hvis du ikke kan gjøre de små tingene riktig, vil du aldri gjøre de store tingene riktig – og fakturering er en av de små tingene som representerer din samlede organisatoriske effektivitet.
Betalingssporing og dataanalyse
En kjernefunksjon av kontoavstemming inkluderer fakturahåndtering – uten fakturering vil du ikke kunne matche transaksjoner mellom innkjøpsordrer og varemottaksbekreftelse effektivt. Fakturaen er også den tredje delen av 3-veis matching og en kjernefunksjon i regnskapspraksis som matching av faktura.
På samme tid, hvis du sjonglerer med mange leverandører og leverandører, må du følge med på kontantstrøm og hvor mye du skylder til hvem. Godt organisert fakturering bidrar til å opprettholde likevekt på tvers av betalingslandskapet ditt, og sikrer at du opprettholder et kvalitetsforhold mellom virksomheten og leverandørene.
Hvis du har utviklet en tilstrekkelig faktureringsdybde, kan dokumentasjonen også tjene som effektiv feederinformasjon for dataanalyse, spesielt hvis du er på leverandørsiden. Fakturering hjelper til med å bestemme kjøpstrender, forretningssykluser og mer for å hjelpe deg med å informere markedsføringsstrategien din. Fra innkjøpssiden bidrar effektiv fakturaanalyse også til å kutte kostnader og identifisere avfall eller ineffektivitet.
Rettsvern
Selv om effektive fakturaer bidrar til å beskytte mot revisjons- eller skatteproblemer, er de også et verktøy i ditt juridiske arsenal. Siden signerte fakturaer er en del av kontraktsavtaler og prosedyrer, kan du bruke fakturering for å sikre at du betaler den avtalte prisen for varer eller tjenester eller får riktig betalt som leverandør. Dette kan bidra til å beskytte mot useriøse søksmål eller tjene som en utstilling hvis du blir tvunget inn i rettssystemet for å tvinge inn betaling.
Hvilke detaljer inneholder en faktura?
Selv om form kan variere på tvers av sektorer og virksomheter, gjør ikke funksjon det. Du vil vanligvis inkludere de fleste, om ikke alle, av disse kjernedetaljene:
- Fakturanummer for å effektivt arkivere og spore fakturaer og betalinger på tvers av virksomheten din.
- Dato tjenester ble levert eller varer levert (eller prognoser i tilfelle av en proforma faktura), samt datoen fakturaen ble utarbeidet og sendt.
- Kontaktinformasjon for kjøper og selger.
- Eventuelle gjeldende vilkår og betingelser, dvs. betaling på netto-30 vilkår, eventuelle tvisteklausuler, etc.
- Detaljert informasjon for hver vare som leveres eller tjeneste levert sammen med priser for den spesifikke artikkelen, enten som en enhetspris eller samlet.
- Eventuelle gjeldende avgifter.
- Total skyld og valutainformasjon hvis det er en internasjonal transaksjon.
- Eventuelle ekstra notater, notater eller personlig tilpassede meldinger til mottakeren.
Når bør du sende fakturaer?
Det er ingen "beste tid" for å sende en faktura, men en god tommelfingerregel er det tidlig og ofte. Kommunikasjon er nøkkelen i alle aspekter av livet, men spesielt når du er engasjert i B2B- eller B2C-tjenester som har store juridiske konsekvenser.
Mens dine spesifikke forretningsbehov styrer timing, er det god praksis å sende en proformafaktura etter å ha fordøyd kundens krav for å sikre at du er på samme side og sender salgsfakturaen raskt etter bekreftelse av mottak eller når tjenestene er fullført. Fakturering i ettertid kalles fakturering ved levering.
Hvis du jobber med en ny kunde eller kontrakten er spesielt stor, kan det også være lurt å sende en foreløpig faktura før arbeidet starter for å sikre en forskuddsbetaling. Dette kalles avansert fakturering. På samme måte, hvis kontrakten er lang, en mellomperiodefaktura eller faktura i henhold til sett, kan forhåndsbestemte milepæler bidra til å sikre at dere begge er på rett spor med hensyn til fakturert tid og budsjett.
Fakturaer og internkontroller
Fakturaer er en kjernedel av 3-veis matching og dermed avgjørende for effektiv leverandørreskontro internkontroller. Sporing av fakturaflyt langs dens bane bidrar til å sikre at du får varer bestilt i tide i henhold til avtalte kostnader, samtidig som du beskytter mot ansattes svindel eller fritaksutgifter.
Innen leverandørgjeld eller fordringer, avhengig av din rolle som kjøper eller leverandør, hjelper fakturaen også med å administrere kredittkontoen din siden den er mottatt før betaling. Fra et salgsperspektiv hjelper fakturering deg også med å holde oversikt over lagernivåene eller bemanningskravene dine hvis du er en tjenestebasert virksomhet.
konklusjonen
Fakturering er ikke komplisert i seg selv, men avhengig av bedriftens størrelse og omfang, kan du raskt bli overveldet når du sjonglerer mange fakturaer og sørger for at betaling sendes (eller mottas) på en rettidig og korrekt måte.
I dag er fakturering i rask endring ettersom digitalisering og transaksjoner over landegrensene blir normen. En mengde automatisert AP og faktureringsprogramvare hjelper brukere med å automatisere fakturaprosessen, inkludert tilpassede maler for raskt å levere fakturaer til kjøpere og effektivisere leverandørgjeld og arbeidsflyter for fakturagodkjenning ved utføring av kontoavstemming eller anskaffelsesprosesser.
Siden neste generasjons faktureringsplattformer er helt digitale, vil du også spare penger ved å redusere bemanningskravene og la ansatte fokusere på å forbedre bedriftens posisjonering i stedet for å gå gjennom mengder av manuelle data. Hvis du sender eller mottar fysiske fakturaer, tilbyr mange plattformer også Optisk karaktergjenkjennelse (OCR), en teknologi som automatisk fyller ut digital tekst og informasjon skannet fra fysiske dokumenter.
Husk at det å gjøre de små tingene riktig er grunnlaget for effektiv ledelse – og å holde tett på faktureringsprosessen din er en av de enkle gevinstene som gjør organisasjonen klar for suksess.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :er
- :ikke
- $OPP
- a
- I stand
- Om oss
- ovenfor
- adgang
- Ifølge
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- leverandørgjeld
- tvers
- Ytterligere
- admin
- Etter
- mot
- avtalte
- avtaler
- Alle
- tillater
- langs
- sammen
- også
- an
- analyse
- analytisk
- analytics
- og
- Årlig
- noen
- aktuelt
- godkjenning
- ER
- Arsenal
- AS
- spør
- aspekter
- At
- revisjon
- automatisere
- automatisk
- tilgjengelig
- B2B
- B2C
- basis
- BE
- bli
- før du
- Begynnelsen
- Fordeler
- mellom
- Beyond
- Stor
- Bill
- fakturering
- både
- begge partiene
- bredere
- budsjett
- virksomhet
- bedrifter
- men
- KJØPER..
- Strijela
- Kjøpe
- by
- som heter
- CAN
- saken
- Kontanter
- endring
- Endringer
- endring
- karakter
- ladet
- omstendigheter
- kunde
- samlet sett
- begå
- Felles
- Kommunikasjon
- Selskapets
- komplekse
- bekymringer
- konklusjon
- forhold
- bekreftelse
- konsolidere
- konsulenter
- inneholde
- kontrakt
- bidra
- kontroll
- Kjerne
- korrigere
- riktig
- Kostnad
- Kostnader
- Court
- kreditt
- kritisk
- grense
- valuta
- tilpasses
- tilpasset
- toll
- Kutt
- kutte kostnader
- sykluser
- dato
- Data Analytics
- Dataledelse
- datapunkter
- Dato
- debet
- Desember
- Beslutningstaking
- leverer
- levert
- levering
- avhengig
- dybde
- detalj
- detaljert
- detaljering
- detaljer
- Bestem
- utviklet
- avvike
- forskjellig
- vanskeligheter
- digitalt
- digitalisering
- Tvist
- do
- dokument
- dokumentasjon
- dokumenter
- gjør
- ikke
- gjør
- gjort
- ikke
- ned
- stasjonen
- e
- hver enkelt
- lett
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- Ansatt
- ansatte
- bestrebelser
- engasjert
- sikre
- sikrer
- sikrer
- Enterprise
- Equilibrium
- hovedsak
- anslått
- etc
- Event
- eksempel
- Utfører
- utførende
- viser
- Faktisk
- avgifter
- filet
- Filing
- finansiell
- Firm
- flyten
- Fokus
- Til
- skjema
- Fundament
- fire
- svindel
- fra
- fullt
- funksjon
- funksjoner
- genererer
- få
- få
- god
- varer
- hender
- Ha
- Helse
- høre
- hjelpe
- hjelper
- holder
- helhetlig
- vert
- TIMER
- Hvordan
- HTTPS
- i
- identifisere
- if
- bedre
- in
- inkludere
- inkluderer
- Inkludert
- ineffektivitet
- info
- informere
- informasjon
- i stedet
- midlertidige
- intern
- inn
- inventar
- faktura
- Fakturabehandling
- fakturaer
- fakturering
- IT
- DET ER
- selv
- Januar
- bare
- Hold
- holde
- nøkkel
- Type
- landskap
- stor
- Søksmål
- Lovlig
- lovlig
- utleie
- nivåer
- Life
- i likhet med
- Sannsynlig
- linje
- lite
- logg
- Se
- ser ut som
- taper
- vedlikeholde
- GJØR AT
- administrer
- ledelse
- administrerende
- måte
- håndbok
- manuelt
- mange
- Marketing
- Match
- matchende
- maverick
- max
- Kan..
- midler
- Memo
- melding
- metodikk
- kunne
- milepæler
- penger
- månedlig
- mer
- mest
- mye
- mangfold
- Trenger
- behov
- Netflix
- aldri
- Ny
- neste
- Nei.
- note
- Antall
- OCR
- of
- Tilbud
- offisiell
- ofte
- Olje
- on
- gang
- ONE
- pågående
- bare
- or
- rekkefølge
- ordrer
- organisasjon
- organisasjons
- utfall
- samlet
- overveldet
- side
- betalt
- del
- spesielt
- parter
- banen
- Betale
- betalende
- betaling
- betalinger
- for
- perioden
- periodisk
- Personlig
- perspektiv
- fysisk
- brikke
- Plattformer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- i tillegg til
- poeng
- dårlig
- posisjonering
- praksis
- praksis
- innledende
- forberedt
- pris
- prising
- Før
- pro
- proceedings
- prosess
- innkjøp
- Anslagene
- riktig
- beskytte
- beskyttet
- beskytte
- beskyttelse
- Kjøp
- kjøp
- formål
- forfølgelse
- kvalitet
- kvartal
- spørsmål
- raskt
- sitere
- ramifications
- rask
- Sats
- heller
- kvitteringer
- motta
- mottatt
- mottak
- avstemming
- rekord
- poster
- gjentakende
- redusere
- referanse
- om
- forholdet
- gjengitt
- representere
- påkrevd
- Krav
- ikke sant
- Rolle
- Regel
- salg
- samme
- Spar
- omfang
- sektorer
- sikre
- se
- selgere
- send
- sending
- sendt
- betjene
- serverer
- tjeneste
- Tjenester
- sett
- sett
- Shield
- bør
- side
- undertegne
- signert
- Enkelt
- enklere
- siden
- Størrelse
- liten
- spesifikk
- utgifter
- bemanning
- Standard
- stående
- Strategisk
- Strategi
- streaming
- effektivisere
- Streng
- abonnement
- suksess
- tilstrekkelig
- leverandører
- støtte
- Støtter
- system
- skatt
- skatter
- Teknologi
- maler
- begrep
- vilkår
- vilkår og betingelser
- tekst
- enn
- Det
- De
- deres
- Disse
- ting
- tror
- Tredje
- denne
- De
- selv om?
- Gjennom
- hele
- Dermed
- tid
- rettidig
- timing
- til
- verktøy
- Totalt
- spor
- Sporing
- handler
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- Trender
- typen
- typer
- typisk
- forstå
- forståelse
- unik
- I motsetning til
- upon
- bruke
- brukt
- Brukere
- vanligvis
- leverandør
- leverandører
- video
- ønsker
- var
- Avfall
- Vei..
- VI VIL
- var
- Hva
- Hva er
- uansett
- når
- mens
- om
- mens
- helt
- vil
- Vinner
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- arbeidet
- arbeid
- år
- Du
- Din
- zephyrnet