Å administrere utgifter viser seg ofte å være en herkulisk oppgave for mange organisasjoner. Tradisjonelle utgiftsstyringssystemer er ofte fulle av utfordringer: manuell dataregistrering er tidkrevende og utsatt for feil; uredelige påstander kan slippe gjennom sprekkene; og å sikre overholdelse av selskapets retningslinjer og skattelover kan føles som å navigere i et minefelt. Disse ineffektivitetene tapper ikke bare verdifulle ressurser, men fjerner også fokus fra kjernevirksomheten, og kveler vekst og innovasjon.
Kunstig intelligens (AI) i dag har blitt en transformativ kraft innen utgiftsstyring. AI-teknologier tilbyr lovende løsninger på disse eldgamle problemene, automatiserer hverdagslige oppgaver, forbedrer nøyaktigheten og effektiviserer prosesser.
Bruk tilfeller av AI i utgiftsstyring
I kjernen er kunstig intelligens (AI) simulering av menneskelig intelligens i maskiner som er programmert til å tenke som mennesker og etterligne deres handlinger. Følgende AI-løsninger er relevante i forbindelse med utgiftsstyring –
Automatisering av arbeidsflyten for utgiftsstyring
1. Kvittering og fakturabehandling: AI-algoritmer kan automatisk trekke ut data fra kvitteringer og fakturaer, noe som reduserer manuell dataregistrering. Denne funksjonen effektiviserer utgiftsrapportering og refusjonsprosesser, og minimerer feil og svindel.
2. Utgiftskategorisering og GL-koding: AI øker effektiviteten ved automatisk å kategorisere utgifter og tilordne dem til de riktige hovedbokkodene (GL). Det reduserer manuell innsats, øker nøyaktigheten og sikrer konsistens i finansiell rapportering.
3. Automatiserte godkjenningsarbeidsflyter: AI kan håndheve selskapets retningslinjer ved automatisk å kategorisere utgifter og dirigere dem gjennom de riktige godkjenningsarbeidsflytene. Dette sikrer at utgifter gjennomgås og godkjennes raskere, med konsekvent overholdelse av retningslinjer.
4. Integrasjon med finansielle systemer: AI kan sømløst integrere utgiftsstyringssystemer med annen finansiell programvare, for eksempel regnskapssystemer eller ERP-løsninger. Denne integrasjonen letter finansiell analyse i sanntid og bidrar til å opprettholde nøyaktige økonomiske poster.
5. Oppdagelse og forebygging av svindel: Ved å analysere mønstre og avvik i utgiftsrapporter, kan AI identifisere potensielle svindel eller brudd på retningslinjene. Denne proaktive tilnærmingen hjelper organisasjoner med å redusere risikoer og håndheve overholdelse mer effektivt.
Utnytte generativ AI
6. Chatbots for utgiftsspørsmål: AI-drevne chatboter kan gi umiddelbar hjelp til ansatte med spørsmål om utgiftspolitikk, innsendingsprosesser eller status for refusjoner. Dette forbedrer brukeropplevelsen og reduserer arbeidsbelastningen på økonomiteam.
7. Kategorisering direkte fra esken: Utnytte GenAI for automatisk å klassifisere finansielle transaksjoner i forhåndsdefinerte kategorier uten omfattende opplæring, tilpasning eller manuell intervensjon. Denne tilnærmingen gir en rask, nøyaktig og skalerbar løsning for å kategorisere utgifter.
Implementere AI for utgiftsstyring
Nå som vi har en forståelse av brukstilfellene som kan løses ved hjelp av AI, la oss utforske hvordan du implementerer dem for virksomheten din.
Automatisering av arbeidsflyten for utgiftsstyring
Dette kan gjøres ved å bruke riktig programvare for utgiftsstyring for å administrere utgiftene dine fra ende til annen.
Vurder de spesifikke behovene til organisasjonen din, ta hensyn til faktorer som størrelse, utgiftsvolum og spesifikke funksjoner som kreves (f.eks. OCR, godkjenningsoppsett, mobil tilgjengelighet, integrasjon med regnskapsprogramvare osv.).
Se deretter på forskjellige programvarealternativer for kostnadsstyring, sammenlign funksjoner, brukeranmeldelser, priser og enkel integrasjon med eksisterende systemer.
Vi har samlet en liste over den beste programvaren for utgiftsstyring på markedet i dag. Les den ved å klikke på lenken nedenfor.
Det neste trinnet er å sette opp arbeidsflyten i utgiftsstyringsprogramvaren.
Før det, la oss raskt se på hvordan en manuell arbeidsflyt uten AI og automatisering ser ut.
1. Utgiftspåløp: Ansatte samler opp utgifter – reiser, måltider, you name it. De klamrer seg til kvitteringer som dyrebare gjenstander, som, la oss innse det, ofte ender opp med utvasking etter en vaskeekspedisjon.
2. Manuell datainntasting: Ansatte logger utgifter manuelt. Tenk på regneark, krøllete kvitteringer og en og annen kaffeflekk. Det er en møysommelig prosess, full av menneskelige feil og omtrent like effektiv som et ettbent løp.
3. Generering av utgiftsrapporter: Prosessen med å prøve å kompilere disse regnearkene til noe som ligner en utgiftsrapport.
4. Besværlige godkjenninger: Ledere går deretter inn på arenaen for å kjempe mot overholdelse av retningslinjer og rimelighet. Denne prosessen involverer ofte mer frem og tilbake enn en pingpongkamp.
5. Langsomme refusjoner: Når de er godkjent, går ansatte inn i stadiet med refusjonsventetider. Det er et limbo der tiden står stille og moralen ofte får en knekk.
6. Dataregistrering i ERP/regnskapsprogramvare: Dataregistrering – forbannelsen av finansteamets eksistens kommer tilbake igjen. Å legge inn dataene manuelt i regnskapssystemene med riktig kategorisering og koding er like spennende som å se maling tørke.
7. Innsikt? Mer som etterpåklokskap: Periodiske rapporter genereres, og gir innsikt som ofte er like betimelig som gårsdagens avis.
Automatisering og kunstig intelligens har forvandlet dette dystre landskapet.
En moderne utgiftsstyringsprogramvare som Nanonetter bruker disse teknologiske fremskrittene for å gjøre utgiftsstyring sømløs, effektiv og feilfri.
La oss nå ta en titt på hvordan arbeidsflyten for automatisert utgiftsstyring ser ut med Nanonets.
1. Utgiftspåløp: Samme gamle utgifter, men det er her magien skjer. Kvitteringer fanges raskere enn en fartskule, takket være underverkene til mobilteknologi og sømløse integrasjoner for å importere kvitteringer fra appene og databasene dine.
2. Automatisk magisk opptak: Optical Character Recognition (OCR)-teknologi trer inn og trekker ut strukturerte data fra kvitteringer til digitale data raskere enn du kan si «utgiftet».
3. Utgiftskategorisering og GL-koding: Nanonets tilbyr fleksibiliteten til å tilpasse regler og kategorier i henhold til dine spesifikke behov. Du kan slå på Intelligent utgiftskategorisering, tilpasse utgiftskategorier og underkategorier basert på forretningsbehovene dine, og Nanonets tildeler automatisk utgifter til de aktuelle kategoriene, underkategoriene og oppdager uregelmessigheter for videre gjennomgang. Dessuten fungerer denne funksjonen rett ut av esken uten å kreve noen treningsdata!
GL-kodetildeling kan utføres effektivt av –
- Trening på tidligere data: Med Nanonets kan du trene en maskinlæringsmodell for å gjenkjenne og kategorisere økonomiske transaksjoner. Dette innebærer å laste opp historiske økonomiske dokumenter og transaksjoner merket med historisk korrekte GL-koder. Modellen lærer av disse eksemplene å forutsi GL-koder nøyaktig for nye transaksjoner.
- Out of the Box Gen AI: Ved å bruke Nanonets GenAI kan programvaren vår tolke teksten på finansielle dokumenter på en måte som etterligner menneskelig forståelse. Dette gjør det mulig å trekke ut relevant informasjon, kontekst og semantikk for å bruke kompleks resonnement for å tildele GL-koder nøyaktig, selv i tilfeller der transaksjonsdetaljer er tvetydige eller sparsomme.
4. Sanntidsrapportering: Rapporter genereres med et klikk på en knapp – det er som å ha din egen personlige assistent, minus kaffekjøringene. Sanntidsdata er tilstede i systemet som sikrer full oversikt over forretningsutgifter uten etterslep og feil.
5. Enkle godkjenninger: Systemdrevne samsvarskontroller starter først, og flagger bare avvikene. Ledere får fokusere på reelle problemer i stedet for å spille Whack-a-Mole med hver rapport. Du kan deretter legge til mennesker-i-løkken for å sikre at fakturaer sendes til godkjenning til rett person til rett tid. Videre kan du håndheve godkjenningspolicyen og tilpassede valideringssjekker.
6. Overholdelse Cruise Control: Kontinuerlige, automatiserte revisjoner gjør livet enklere. Anomalier stikker ut som en sår tommel, og håndhevelsen av politikk er strengere enn en tromme.
7. Speed of Light-refusjoner: Refusjoner skjer med fordreiningshastighet, og øker ansattes moral til stratosfæren.
8. Synkroniseringssymfonien: Sømløs integrasjon med regnskapsprogramvaren og andre apper gjør dataregistrering og avstemming til en harmonisk symfoni i stedet for en kaotisk kakofoni.
9. Analyse med tankehastighet: Sanntidsinnsikt er lett tilgjengelig, og tilbyr en krystallkule i forbruksmønstre og sparemuligheter.
Chatboter for utgiftsspørsmål
Dette innebærer å lage en tilpasset chatbot som bruker utgiftspolicyen din og svarer på utgiftsrelaterte spørsmål basert på den. Takket være fremskritt innen generativ AI, er implementering av dette like enkelt som å laste opp utgiftspolicyen din.
For å gjøre dette kan du –
- Bruk en arbeidsområde ChatGPT-konto.
- Distribuer din egen Chatbot.
- Bruk en Chatbot-programvare som lager denne chatboten for deg.
Les mer i artikkelen vår nedenfor.
Fordeler med AI i utgiftsstyring
Integreringen av kunstig intelligens (AI) i utgiftsstyringssystemer gir en rekke fordeler som revolusjonerer måten organisasjoner håndterer sin økonomi på.
1. Forbedret effektivitet og produktivitet
AI automatiserer kjedelige og tidkrevende oppgaver som dataregistrering, utgiftskategorisering og godkjenningsprosessen. Denne automatiseringen frigjør ansattes tid, og lar dem fokusere på mer strategiske oppgaver i stedet for å bli fastlåst av administrative oppgaver. Behandlingshastigheten for utgifter og refusjoner øker betydelig, noe som reduserer syklustiden fra innsending til godkjenning og betaling.
2. Økt nøyaktighet og reduserte feil
Manuell inntasting av data er utsatt for menneskelige feil, noe som kan føre til unøyaktigheter i økonomiske poster. AI-drevne systemer bruker Optical Character Recognition (OCR) og maskinlæringsalgoritmer for å trekke ut og behandle data fra kvitteringer og fakturaer med høy presisjon. Dette minimerer feil, sikrer nøyaktighet i utgiftsrapporter og opprettholder integriteten til økonomiske data.
3. Forbedret etterlevelse og oppdagelse av svindel
AI-systemer kan programmeres til å forstå og håndheve selskapets retningslinjer og regulatoriske krav automatisk. De kan oppdage anomalier, uvanlige forbruksmønstre og potensielle svindelaktiviteter ved å analysere enorme mengder data i sanntid. Denne proaktive tilnærmingen til samsvar og svindeloppdagelse hjelper organisasjoner med å redusere risikoer og unngå potensielle økonomiske tap og juridiske problemer.
4. Forbedret medarbeideropplevelse
AI-drevne chatbots og intuitive grensesnitt gjør det enklere for ansatte å sende inn utgifter, spørre om retningslinjer og spore statusen til refusjonene deres. Denne brukervennlige tilnærmingen forbedrer den generelle opplevelsen for ansatte, noe som fører til høyere tilfredshet og overholdelse av prosedyrer for utgiftsrapportering.
5. Kostnadsreduksjon
Bruken av kunstig intelligens i utgiftsstyring fører til direkte og indirekte kostnadsbesparelser. Automatisering av rutineoppgaver reduserer arbeidskostnadene, mens forbedret nøyaktighet og svindeldeteksjon forhindrer økonomiske tap. I tillegg kan den strategiske innsikten fra AI hjelpe bedrifter med å optimalisere utgiftene sine, noe som fører til mer effektiv budsjettbruk.
6. Skalerbarhet og fleksibilitet
AI-systemer kan enkelt tilpasse seg endrede forretningsbehov og skalere opp for å håndtere økende volumer av utgiftstransaksjoner uten en tilsvarende økning i feil eller behandlingstid. Denne skalerbarheten sikrer at virksomheter kan vokse og utvikle seg uten å bli begrenset av kostnadsstyringsprosessene deres.
Mens hoppet fra å implementere manuell til automatisert utgiftsstyring kan virke som et stort sprang, er det i virkeligheten en rekke små, praktiske skritt mot effektivitet, klarhet og til slutt økt lønnsomhet.
Her er noen få case-studier av virksomheter som har implementert utgiftsstyring og automatisering med AI –
- SaltPay bruker nanonetter for å integrere med SAP for å administrere leverandørfakturaer.
- In2 Project Management hjelper Water Supply Corporation med å spare 700,000 XNUMX AUD med Nanonets AI.
- Hvordan Happy Jewellers, en SMB, hadde nytte av NanoNets.
- Nanonets AI hjelper ACM Services med å automatisere utvinning fra utgiftsdokumenter, noe som sparer 90 % tid for kreditorteamet.
- Tapi automatiserer eiendomsvedlikeholdsfakturaer ved hjelp av Nanonets.
- Puma automatiserer utgiftsstyringsprosessen med Zoho Expense.
- SWISS forbedret kostnadsbehandlingseffektiviteten med 80 % med Rydoo.
- Suncommon administrerer selskapets utgifter og sparer tid ved å bruke Expensify-kortet.
konklusjonen
Ved å automatisere prosesser, forbedre nøyaktigheten, sikre samsvar og gi strategisk innsikt, forvandler AI-teknologier utgiftsstyring til en strategisk ressurs i stedet for en administrativ byrde.
Organisasjoner som tar i bruk AI-drevne utgiftsstyringsløsninger posisjonerer seg for økt driftseffektivitet, økonomisk kontroll og konkurransefortrinn i markedet.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/
- : har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $OPP
- 000
- 2000
- 2024
- 33
- 35%
- 7
- 700
- 990
- a
- Om oss
- tilgjengelighet
- Ifølge
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- leverandørgjeld
- nøyaktighet
- nøyaktig
- nøyaktig
- ACM
- handlinger
- Aktiviteter
- tilpasse
- legge til
- I tillegg
- binding
- administrativ
- adoptere
- Adopsjon
- fremskritt
- Fordel
- Etter
- en gang til
- eldgamle
- AI
- AI-drevet
- algoritmer
- tillate
- tillater
- også
- beløp
- an
- analyse
- analytics
- analyserer
- og
- abnormiteter
- svar
- noen
- api
- Påfør
- tilnærming
- hensiktsmessig
- godkjenning
- godkjenninger
- godkjent
- apps
- ER
- Arena
- Artikkel
- kunstig
- kunstig intelligens
- Kunstig intelligens (AI)
- AS
- eiendel
- Assistanse
- Assistent
- At
- AUD
- revisjoner
- automatisere
- Automatisert
- automatiserer
- automatisk
- Automatisere
- Automatisering
- unngå
- ball
- basert
- Battle
- BE
- bli
- være
- under
- Fordeler
- BEST
- fast
- øke
- Eske
- Bringer
- budsjett
- bygge
- byrde
- virksomhet
- bedrifter
- men
- knapp
- by
- CAN
- evne
- fanget
- kort
- saker
- kategorier
- kategorisere
- kategorisering
- utfordringer
- endring
- karakter
- karaktergjenkjenning
- chatte
- chatbot
- chatbots
- ChatGPT
- Sjekker
- Velg
- krav
- klarhet
- Klassifisere
- klikk
- kode
- koder
- Koding
- Kaffe
- Selskaper
- Selskapet
- sammenligne
- konkurranse
- fullføre
- komplekse
- samsvar
- konklusjon
- vurderer
- konsistent
- kontekst
- kontinuerlig
- kontroll
- Kjerne
- SELSKAP
- korrigere
- Tilsvarende
- Kostnad
- kostnadsbesparelser
- Kostnader
- skaper
- Opprette
- cruise
- Krystall
- tungvint
- kuratert
- skikk
- tilpasning
- tilpasse
- syklus
- dato
- dataregistrering
- databaser
- detaljer
- oppdage
- Gjenkjenning
- forskjellig
- digitalt
- direkte
- oppdage
- viderekoble
- do
- dokumenter
- gjort
- ned
- avløp
- trommel
- tørk
- e
- lette
- enklere
- lett
- lett
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektiv
- innsats
- Ansatt
- ansatte
- ansette
- anvender
- slutt
- ende til ende
- håndheve
- håndhevelse
- forbedret
- Forbedrer
- styrke
- sikre
- sikrer
- sikrer
- Enter
- entry
- ERP
- feil
- feil
- etc
- Selv
- Hver
- utvikle seg
- eksempler
- henrettet
- eksistens
- eksisterende
- utgifter
- erfaring
- utforske
- omfattende
- trekke ut
- utdrag
- Face
- forenkler
- faktorer
- raskere
- Trekk
- Egenskaper
- føler
- Noen få
- finansiere
- økonomi
- finansiell
- Økonomiske data
- tuppene
- Først
- fleksibilitet
- Fokus
- etter
- Til
- svindel
- svindeloppdagelse
- uredelig
- fylt
- fra
- videre
- Dess
- Gen
- genai
- general
- generert
- generasjonen
- generative
- Generativ AI
- få
- få
- giganten
- Grow
- Vekst
- håndtere
- skje
- skjer
- lykkelig
- Ha
- å ha
- hjelpe
- hjelper
- her.
- Høy
- høyere
- i ettertid
- historisk
- historisk
- hit
- vert
- Hvordan
- Hvordan
- HTML
- HTTPS
- menneskelig
- menneskelig intelligens
- Mennesker
- identifisere
- iverksette
- implementert
- implementere
- importere
- forbedret
- forbedrer
- in
- Øke
- økt
- øker
- økende
- ineffektivitet
- informasjon
- Innovasjon
- legge inn
- spørre
- innsikt
- instant
- i stedet
- integrere
- integrering
- integrasjoner
- integritet
- Intelligens
- grensesnitt
- intervensjon
- inn
- intuitiv
- faktura
- fakturaer
- innebærer
- saker
- IT
- DET ER
- hoppe
- sparke
- arbeidskraft
- landskap
- Lover
- føre
- ledende
- Fører
- Hoppe
- LÆRE
- læring
- lærer
- Ledger
- Lovlig
- Juridiske problemer
- la
- utnytte
- Life
- lett
- i likhet med
- LINK
- Liste
- logg
- Se
- UTSEENDE
- tap
- maskin
- maskinlæring
- maskiner
- magi
- vedlikeholde
- opprettholder
- vedlikehold
- gjøre
- administrer
- ledelse
- Ledere
- forvalter
- administrerende
- håndbok
- manuelt
- mange
- marked
- markedsplass
- Match
- måltider
- kunne
- minimerer
- minimere
- Minske
- Mobil
- Mobil teknologi
- modell
- Moderne
- mer
- navn
- navigere
- behov
- Ny
- neste
- sporadisk
- OCR
- of
- tilby
- tilby
- Tilbud
- ofte
- Gammel
- on
- gang
- ONE
- bare
- operasjonell
- Muligheter
- Optisk karaktergjenkjennelse
- Optimalisere
- alternativer
- or
- rekkefølge
- organisasjon
- organisasjoner
- Annen
- vår
- ut
- samlet
- egen
- Past
- mønstre
- betaling
- periodisk
- person
- personlig
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- spiller
- Politikk
- politikk
- posisjon
- potensiell
- makt
- Praktisk
- Dyrebar
- Precision
- forhåndsdefinert
- forutsi
- presentere
- forebygge
- Forebygging
- prising
- Proaktiv
- problemer
- prosedyrer
- prosess
- Prosesser
- prosessering
- lønnsomhet
- programmert
- prosjekt
- prosjektledelse
- lovende
- eiendom
- beviser
- gi
- forutsatt
- gir
- gi
- spørsmål
- spørsmål
- Rask
- raskt
- Race
- heller
- Lese
- ekte
- sanntids
- sanntidsdata
- Reality
- riket
- kvitteringer
- anerkjennelse
- gjenkjenne
- avstemming
- innspilling
- poster
- Redusert
- reduserer
- redusere
- regulatorer
- i slekt
- relevant
- rapporterer
- Rapportering
- Rapporter
- påkrevd
- Krav
- likner
- Ressurser
- avkastning
- anmeldelse
- anmeldt
- Anmeldelser
- Revolusjonere
- pepret
- ikke sant
- risikoer
- rutine
- ruting
- regler
- går
- s
- samme
- sap
- tilfredshet
- Spar
- besparende
- Besparelser
- sier
- skalerbarhet
- skalerbar
- Skala
- sømløs
- sømløst
- synes
- semantikk
- sendt
- Serien
- Tjenester
- sett
- oppsett
- betydelig
- Enkelt
- simulering
- Størrelse
- langsom
- liten
- SMB
- Software
- løsning
- Solutions
- noe
- spesifikk
- fart
- bruke
- utgifter
- Scene
- står
- status
- Trinn
- Steps
- Still
- Strategisk
- stratosfæren
- effektivisere
- effektiviserer
- effektivisering
- strukturert
- studier
- innsending
- send
- vellykket
- slik
- levere
- symfoni
- synk.
- system
- Systemer
- Ta
- tar
- Oppgave
- oppgaver
- skatt
- lag
- lag
- teknologisk
- Technologies
- Teknologi
- langtekkelig
- tekst
- enn
- Takk
- Det
- De
- verden
- deres
- Dem
- seg
- deretter
- Disse
- de
- tror
- denne
- trodde
- spennende
- Gjennom
- strammere
- tid
- tidkrevende
- rettidig
- ganger
- til
- i dag
- mot
- spor
- tradisjonelle
- Tog
- Kurs
- Transaksjonen
- Transaksjonsdetaljer
- Transaksjoner
- Transform
- transformative
- forvandlet
- reiser
- prøver
- SVING
- snur
- tutorial
- Til syvende og sist
- forstå
- forståelse
- Unsplash
- Opplasting
- bruke
- Bruker
- Brukererfaring
- brukeranmeldelser
- brukervennlig
- bruker
- ved hjelp av
- validering
- Verdifull
- enorme
- leverandør
- Brudd
- synlighet
- volum
- volumer
- venter
- se
- Vann
- Vei..
- måter
- we
- klask-en-føflekk
- Hva
- hvilken
- mens
- med
- uten
- arbeidsflyt
- arbeidsflyt
- virker
- verden
- i går
- Du
- Din
- zephyrnet