Hva er anskaffelsesprosessen?

Hva er anskaffelsesprosessen?

Tidsstempel: 9. desember 2023 6:03
Hva er anskaffelsesprosessen? PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

Den iboende naturen til å drive en virksomhet krever at du gjør selv de mest banale, dagligdagse handlinger til prosess- eller systembaserte rammeverk for å administrere samsvar, forhindre svindel, og holde skipet i gang. Til det formål, selv om du er vant til å sveipe et kort eller overlate kontanter når du trenger å kjøpe varer eller tjenester hjemme, blir en enkel transaksjon om til det samme som en del av en bedriftsstruktur. anskaffelsesprosessen.

 

Men selv om innkjøp er lengre og krever mer tid og oppmerksomhet enn å dra et kort tankeløst, trenger det ikke å være vanskelig eller ubehagelig. Hvis du har erfaring fra lignende roller, spesielt dyktig til å administrere byråkratiske funksjoner, eller utnytter mange av dagens automatiserte innkjøpsplattformer, er du på god vei til å bli en anskaffelse pro.

Men du må først ha en solid forståelse av hva anskaffelsesprosessen innebærer, anskaffelsesprosedyrer, trinn i anskaffelsesprosessen og vanlige fallgruver knyttet til anskaffelser – samt teknikker for å navigere gjennom dem.

Hva er innkjøp?

Innkjøp er den formaliserte, kodifiserte og prosessbaserte teknikken for å bestille materialer, varer eller tjenester på vegne av virksomheten din. Innkjøp er ofte uttrykket forbundet med en dypere leverandørforbindelse også, så det er viktig å administrere leverandøranskaffelsesprosessen ved å kontakte leverandørene dine.

Tidligere var innkjøp en manuell prosess som krevde mengder med papirarbeid og tidenes mest dyrebare arbeidsplassvare. Selv nyere utviklinger, som digitale regneark og e-post, er for sakte til å matche bedriftens tempo i dag og kan ha en vesentlig effekt på bunnlinjen hvis innkjøpet ikke er optimalisert.   

Til syvende og sist, a kvalitetsinnkjøpsstrategi matcher dine behov (materiale, gods, service osv.) med en optimert serie arbeidsflyter som reduserer kostnader, utfører raskt og holder bedriften din på god fot med leverandørteamene dine.

Typer innkjøp

Mens innkjøp detaljer rekkevidde, vil bedriftens innkjøp sannsynligvis falle inn under en av tre primære paraplyer:

Direkte innkjøp

Dette er faktisk hva inntektsregnskapet ditt er varekostnad reflekterer. Direkte anskaffelser omfatter alle kjøp av materielle objekter som direkte bidrar til topplinjeinntekter og salg. Avhengig av din bransje kan dette være råvarer som trelast for produksjon eller engrosbeholdning for videresalg.

Indirekte anskaffelser 

Disse elementene vil falle inn under SG&A utgifter på resultatregnskapet. De inkluderer alt som er kjøpt, kjøpt og anskaffet for internt bruk. Elementer kan omfatte flybilletter til en konferanse, nye kontormøbler eller daglige hjelpemidler som vann og strøm. Selv om det er nødvendig for virksomheten, påvirker ikke indirekte innkjøpselementer inntektene dine direkte. 

Tjenester Innkjøp

Den endelige anskaffelsestypen inkluderer alt som forbedrer din ansattes eller bedrifts ytelse, effektivitet eller arbeidskvalitet. Disse inkluderer programvareabonnement, engangskonsulenttjenester eller til og med midlertidige kontraktører for å dekke travle forretningssykluser.

Hva er anskaffelsesprosessen?

Anskaffelsesprosessen beskriver firmaets spesifikke standard operasjonsprosedyre (SOP) for å utføre leverandøranskaffelser. Kodifisering av en formell anskaffelsesprosess, sammenlignet med å kaste penger rundt eller gi hver ansatt et betalingskort, har noen få spesifikke og kvantifiserbare fordeler:

  1. Det forhindrer svindel, sløsing og misbruk.
  2. Det bidrar til å opprettholde et papirspor for overholdelse av regelverk.
  3. Over tid vil det å følge nøye med på anskaffelsesprosesser avdekke ineffektivitet eller organisatorisk avfall å trimme, og til slutt forbedre bunnlinjen.

Igjen, din spesifikke leverandøranskaffelsesprosess vil variere i henhold til SOP, din rolle og bedriftens bransje. Hvis du imidlertid lykkes, er en flott anskaffelsesprosess: 

  1. Skaper en felles forståelse mellom din bedrift og leverandører, der hver part følger de gjensidig avtalte reglene og systemene.
  2. Har akkurat nok kontaktpunkter med ansatte og ledelse til å sikre kvalitetsinnkjøp uten sløsing, samtidig som arbeidsflyten holdes slank nok til å være effektiv og rask.
  3. Har arkiverings- og lagringsparametere som effektivt organiserer og vedlikeholder dokumentasjon fra trinnene i prosessen.

Trinn i anskaffelsesprosessen: Hvordan fungerer det?

Siden vi sikrer at anskaffelsesprosessen vår opprettholder dokumentasjon av trinnene som er involvert, må vi også dekke disse. Husk – de spesifikke anskaffelsestrinnene dine kan variere, men vil sannsynligvis følge et veldig likt rammeverk:

  1. Identifiser behovet: i bedriften identifiserer en ansatt eller leder et behov og starter innkjøp med en rekvisisjon.
  2. Innkjøpsrekvisisjon: den initierende ansatte vil fullføre Innkjøpsrekvisisjon før du sender den opp i kjeden for gjennomgang og godkjenning.
  3. Oppfordring: Når det er godkjent av godkjenningsmyndigheten, begynner selskapets kontraktsteam å anskaffe anskaffelse. Avhengig av hvor komplekst behovet er, kan du ende opp med en Be om pristilbud (RFQ) i tilfelle av svært enkle, greie anskaffelsessaker eller en fullstendig Request for Proposal (RFP) hvis du anskaffer et større system eller en kompleks tjeneste.
  4. Evaluering og kontraktstart: Når teamet ditt har vurdert alle forslag og bud, vil du velge en leverandør, gi beskjed til alle søkere, og begynn å gå ombord på leverandøren. Det er også når kontrakter og juridisk dokumentasjon er ferdig. Fasen avsluttes når leverandøren mottar og signerer sine Innkjøpsordre (PO).
  5. Bestillingssyklus: Deretter, avhengig av bedriftens SOP, vil du motta varen og fakturaen før ruting arbeidsflyter for fakturagodkjenning og betaler i sin helhet. Dette trinnet varierer i kompleksitet basert på anskaffede varer og hvordan bedriften din administrerer leverandørgjeld transaksjoner.
  6. Dokumentasjon og journalhåndtering: Da vil du sørge for at alt papirarbeid er fullført riktig og i orden før lagring – vi anbefaler imidlertid å finne en digital lagringsplattform av høy kvalitet i stedet for å oppbevare flere tiår med gamle innkjøpsdata i bankbokser!

Vanlige utfordringer bedrifter møter under innkjøp

 Som med alt som involverer mer enn to personer, utgjør innkjøp noen unike utfordringer for bedriften din – spesielt hvis du ikke er oppmerksom på potensielle fallgruver og ikke proaktivt planlegger å løse dem.

Usynkroniserte leverandør- og leverandørrelasjoner

Et kjennetegn på en velsmurt maskin i bedriftsverdenen er omfattende og fruktbare forhold til leverandørene dine. Hvert kontaktpunkt bedriften din har med en leverandør – onboarding, fakturahåndtering og mer – er en sjanse til å forbedre eller forringe forholdet.

Til syvende og sist går kvalitetsinnkjøpsstyring langt for å holde forholdskvaliteten høy. Etter innledende oppfordring og ombordstigning, kan arbeidsflyten for anskaffelse være den hyppigste delen av operasjonen leverandøren ser. Vil du at leverandøren din skal bli begeistret når de ser et innkjøpsordrefilter inn i plattformen deres, eller vil du heller forestille deg at de sukker i frustrasjon når de står overfor en ny unødvendig kompleks og kronglete innkjøpssyklus? 

Selv om leverandøradministrasjon bare er en god forretning, induserer det å holde innkjøpskvaliteten høy også rabatter, en første sjanse til verdisalg og en bedre forhandlingsposisjon når kontrakter skal fornyes. 

Bedrageri, avfall og misbruk

 Selv om en formell anskaffelsesprosess opphever mye av den åpenbare svindelen på en arbeidsplass, skaper menneskelig natur (og menneskelige feil) noen ganger sløsing eller unødvendige utgifter. Dette kalles også noen ganger maverick-utgifter, som er utbredt når det er få kontroller på innkjøpere og deres bestilte varer.

Maverick-utgifter er i sin natur et resultat av dårlig anskaffelsespraksis. Når flere ansatte har ukontrollert forbrukskraft og opererer utenfor et sett med parametere, kan de lett begynne å overforbruke eller bruke utgifter som ikke er relatert til å levere verdi til bedriften din – selv med de beste intensjoner. 

Synlighet og sporing

Vi kan ikke forstå hva vi ikke måler, men selskaper som bruker manuelle anskaffelsesprosesser risikerer å miste mulighetene til å samle og vurdere data for å forbedre effektiviteten. Likeledes, jo mindre informasjon ledere og ledelse har, jo mindre evner er de til å styre skipet riktig. 

Samtidig utgjør dårlig sporede prosesser eller anskaffelser med begrenset synlighet regulatoriske og overholdelsesrisikoer som kan forårsake tonnevis av hodepine og problemer under revisjoner.

konklusjonen

 Selv om innkjøp kan være tøft, neste generasjons finansautomatisering teknologien effektiviserer raskt selv de mest komplekse arbeidsflytene for anskaffelser. Hvis du kjøper innkjøpsautomatisering eller ønsker å se hvilke muligheter som er tilgjengelige, husk at flotte innkjøpsplattformer:

  1. Sentraliser ansatte, leverandører, interessenter og ledelse i én enkelt arbeidsflyt for maksimal synlighet.
  2. Tillat dataaggregering og AI-drevet analyse for å finne avfall, generere rapporter og hjelpe deg med å veilede strategiske beslutninger.
  3. Kan tilpasses nok til å la deg skreddersy systemet til din spesifikke bransje eller regulatoriske krav, samtidig som de forblir brukervennlige nok til at alle ansatte enkelt kan lære.
  4. Integrer i økosystemet ditt og, like viktig, med leverandørenes stabel mens du utfører første innføring av leverandøren.
  5. Lag iterative tilbakemeldingssløyfer for å forbedre innkjøpsarbeidsflyten og den økonomiske statusen din.

Mens, ja, du kan holde anskaffelsesarbeidsflyten kjørende manuelt, bør du ikke – spesielt i lys av risikoen som er involvert og det er enkelt å ta i bruk nye plattformer som gjør trinnene i anskaffelsesprosessen til en lek.

Tidstempel:

Mer fra AI og maskinlæring