Utgifter er uunngåelige. Imidlertid kan det klønete regnearket, timer med manuell datainntasting og papirkvitteringer unngås. Når det gjelder å lage utgiftsrapporter og godkjenne dem, er det ingen som liker det.
Enten det er den ansatte, økonomiteamet, finansdirektøren eller regnskapsføreren, er det ingen som ønsker å gjøre bryet.
Å lage utgiftsrapporter kan virke ganske grei prosess, men det er alt annet enn enkelt. Og hvis du fortsatt stoler på manuelle prosesser, er det en hodepine for alle involverte. Du forårsaker ikke bare sløsing med arbeidstimer for de ansatte, men også virksomheten til å gjøre flere feil, duplisering og tap av produktivitet.
Det er på tide at du også tenker på å automatisere utgiftsadministrasjonen din, slik at den hjelper bedriften din å slippe bekymringene med manuelle utgiftsforespørsler og godkjenninger.
Hva er automatisering av kostnadsstyring?
Utgiftsstyringsautomatisering er automatisering av de manuelle utgiftsstyringsprosessene. Det eliminerer behovet for manuelt å registrere utgifter og smertefulle aspekter ved behandling av utgiftsrapporter.
Å lage utgiftsrapporter manuelt kan være skremmende for mange mennesker. Hvis du har laget dem, vet du hvor forferdelig det er å administrere og behandle disse rapportene på slutten av måneden, det vi kaller "avslutning av måneden", som faktisk er dager med smertefull datainntasting og feil.
Bedrifter som drar nytte av automatisert utgiftsstyring bruker automatisert programvare og verktøy for å administrere prosessen med å spore, registrere og betale utgifter ansatte påløper på grunn av forretningskrav.
Bruk av automatiserte verktøy kan også hjelpe organisasjoner med å ta utgiftsbeslutninger på en smart måte. Dessuten kan det hjelpe dem å opprettholde ansvarlighet ved å la dem håndtere utgifter nøyaktig.
Hvorfor automatisere utgiftsstyring?
I dag bruker bedrifter de nyeste verktøyene og teknologiene for å få mest mulig ut av arbeidet sitt. Likevel overser de noen ganger behovet for å automatisere utgiftsstyring. En undersøkelse viste at "43% av selskapene bruke manuelle prosesser for å administrere utgiftsrapporter, og 46 % sporer ikke kostnadene forbundet med dette arbeidet.»
Manuelle utgiftsstyringsprosesser betyr mye papir og regneark. Dette fører også til ineffektive, mer tidkrevende og feilutsatte prosesser. Manuelle utgiftsstyringsprosesser kan hindre arbeidet ditt.
Behovet for automatisert utgiftsstyring er ikke selve kostnaden. Mange organisasjoner som bruker eller planlegger å investere i teknologi ønsker å forenkle utgiftsrapporteringsprosessen for ansatte og ledere. For å gjøre dem glade og øke produktiviteten deres.
Det er avgjørende at bedrifter automatiserer utgiftsstyringsprosessen slik at de også kan dra nytte av de nyeste trendene og teknologiene. Dessuten kan automatisert utgiftsstyring føre til effektive, mindre tidkrevende og feilfrie prosesser.
Med utgiftsstyringsautomatisering kan du:
- Spar enorme mengder tid.
- Lagre kvitteringer digitalt og umiddelbart.
- Du trenger ikke oppbevare kvitteringer før slutten av måneden.
Tradisjonell utgiftsstyringsprosess
Tradisjonell utgiftsstyring består av flere tidkrevende prosesser. Trinnene for å administrere utgifter manuelt er gitt nedenfor.
Send inn utgiftsforespørsler individuelt
Når de ansatte akkumulerer utgifter, samler de inn betalingskvitteringer som bevis på disse betalingene. På kvartals- eller månedsbasis sender de individuelle forespørsler til teamlederen sin.
Spor kvitteringer og registrer utgifter
Den ansatte må holde styr på betalingskvitteringer, regninger, kredittkortutskrifter og andre dokumenter for å sende inn utgiftsforespørsler.
Send inn refusjonsforespørsler
De ansatte må fylle ut hver detalj av utgiftene i et regneark sammen med notater og kvitteringer. Deretter må den ansatte sende refusjonsforespørselen til leder for å få godkjent utbetalingen.
Noen selskaper krever at de ansatte fyller ut kostnadsrapportene ukentlig, mens andre krever kvartalsvise eller månedlige rapporter.
Lederens godkjenning
Her kommer den delen som kan være fryktelig for mange ledere. Når den ansatte har sendt inn utgiftsforespørselen med autentiske notater og kvitteringer, må lederen bruke tid på å gjennomgå disse utgiftsforespørslene i detalj.
Lederen må sørge for at utgiftsforespørslene som sendes inn er autentiske og nøyaktige. Dette tar mye tid. Dersom forespørslene blir akseptert, sendes de videre til utgiftsbehandling og betaling. Imidlertid sendes ikke-godkjente utgiftsforespørsler tilbake til den ansatte for gjennomgang og revisjon.
Utgiftsbehandling
I tilfelle utgiftsforespørsler blir akseptert, videresendes de til regnskapsteamet for betalings- og revisjonsformål.
Betaling
Når utgiftene og kravene er godkjent av leder og regnskap, skjer betalingen til den ansatte. Det kan ta dager å behandle refusjonsbetalingen. Når det gjelder, mottas det av den ansatte i form av en sjekk, direkte innskudd til kontoer, eller kontantrefusjoner.
Regnskap og revisjon
Når utgiftene er godkjent og refusjonsbetaling er utført, logges utgiftene i selskapets regnskapssystem for regnskaps- og revisjonsformål.
Tradisjonell utgiftsstyring er vanligvis en langsom prosess og kan ha flere negative konsekvenser. Noen av dem er som følger.
Kompromitterte forhold mellom bedrift og ansatte
Langsomme prosesser for refusjonsbetaling kompromitterer også ansattes forhold til selskapet. Når ansatte møter problemer eller forsinkelser i utgiftsrefusjon, er det mer sannsynlig at de skifter til de organisasjonene som har bedre utgiftsstyringsprosesser.
I følge en PwC-undersøkelse, 76% av stressede ansatte vil sannsynligvis bli tiltrukket av selskaper som bryr seg mer om deres økonomiske velvære.
Smuldre opp ansattes privatøkonomi
Langsomme refusjonsutbetalinger gjør at ansatte føler at organisasjonen deres ikke bryr seg om deres personlige økonomi. Ikke bare er forholdet mellom bedrift og ansatt kompromittert, men også ansatte møter kontantstrømproblemer på grunn av langsom utgiftsrefusjon.
I følge en rapport: "2 av 5 ansatte har opplevd kontantstrømproblemer på grunn av treg utgiftsrefusjon."
For eksempel bruker en ansatt pengene sine til å dekke utgifter på en forretningsreise. Nå må de vente lenge på refusjonsutbetalingen. I mellomtiden er deres personlige økonomi forstyrret ettersom de kanskje må betale husleien eller andre regninger med den betalingen.
Mindre produktive ansatte
Ansatte som har økonomiske problemer er mindre produktive på jobben. Langsom refusjon kan føre til økonomisk stress blant ansatte, som igjen kan skade deres produktivitet.
Ifølge Global Business Travel Association tar det 20 minutter å fylle ut en enkelt utgiftsrapport.
Dette kan trekke tiden bort fra de ansattes kjerneansvar og føre til mindre produktivitet i hele organisasjonen.
For å unngå disse negative konsekvensene på tvers av organisasjonen, må organisasjonen din ha en automatisert utgiftsstyringsprosess. Tradisjonelle utgiftsstyringsprosesser har blitt utdaterte nå.
Det er på tide at du hopper over de langsomme, typiske refusjonsprosessene og har automatisering av utgiftsstyring i organisasjonen din.
Tradisjonelle kontra automatiserte midler til utgiftsstyring
Folk sier at gull er gammelt. Men noen ganger er det ikke sant i mange tilfeller. Hvis vi snakker om automatisert utgiftsstyring, har det flere funksjoner og fordeler i forhold til tradisjonell utgiftsstyring.
Tradisjonell utgiftsstyring |
Automatisert utgiftsstyring |
Ansatte må gjøre papirarbeid eller lage regneark for å sende inn utgiftsforespørsler. |
Du trenger ikke å gjøre papirarbeid eller lage regneark for å sende inn utgiftsforespørsler. |
Samle og samle inn kvitteringer og regninger frem til slutten av måneden for utgiftsbevis. |
Kvitteringer og regninger kan logges inn i systemet i det øyeblikket de er laget for utgiftsbevis. |
Vent en lengre periode på at lederen skal godkjenne eller avvise utgiftsforespørsler. |
Forespørsler kan godkjennes eller avvises i det øyeblikket de sendes inn til systemet med bevis. |
Tidkrevende prosess for både ansatte og ledere. |
Krever svært mindre tid og krefter. |
Kan ha en toll på budsjettet til selskapet. |
Sanntidssjekking av utgifter lar bedrifter administrere budsjett og utgifter |
Produktiviteten er kompromittert |
Økt produktivitet blant ansatte og ledere. |
Fordeler med automatisert utgiftsstyring
Det er en rekke fordeler når det gjelder automatisering av utgiftsstyring. Noen av fordelene er gitt nedenfor.
Færre feil
Når utgiftsrapportene legges inn manuelt, er det sjanser for mange feil. I følge Global Business Travel Association er det en 19% sjanse for utgiftsrapporter med feil.
Med bruk av automatiserte utgiftsstyringssystemer er det ikke nødvendig å legge inn data manuelt. Dette resulterer i færre feil og også betydelige kostnadsbesparelser.
Glade ansatte
Rettidig refusjon kan resultere i fornøyde ansatte. Det kan være forferdelig for ansatte når de må legge inn utgiftsrapporter manuelt og deretter vente i dager, noen ganger uker for å få refundert utgiftene.
Tidlige godkjenninger får dem til å innse at organisasjonen bryr seg om deres økonomiske behov.
Forbedret produktivitet
Fornøyde ansatte betyr økt produktivitet i organisasjonen. Ingens tid blir bortkastet når det er brukervennlige utgiftsstyringsprosesser. Behovet for å bruke verdifulle arbeidstimer på smertefull logging og prosessen med utgiftsrapporter minimeres, og øker dermed produktiviteten på jobben.
Automatisert utgiftsstyring øker produktiviteten for både ansatte og økonomisjefer.
Synlighet i sanntid over utgifter
Automatisert utgiftsstyring lar deg spore kjøp i organisasjonen i sanntid. Du kan enten ha et øye med hele organisasjonens utgift eller en enkelt ansatt.
Dette hjelper deg ikke bare med å administrere kontantstrømmen, men tar også informerte og rettidige beslutninger basert på det gjenværende budsjettet ditt.
Raskere utgiftsforespørsler og godkjenninger
Lederen kan motta og forbedre utgiftsforespørsler umiddelbart med automatisering av utgiftsstyring. Dessuten er ingen tid bortkastet på papirarbeid og å lage regneark.
Funksjoner i løsninger for automatisert utgiftsstyring
Prosessen med automatisert utgiftsstyring er jevn hvis du har de riktige verktøyene og løsningene på plass. Noen av nøkkelfunksjonene til automatiserte utgiftsstyringsløsninger er gitt nedenfor.
Lett å bruke
Automatiserte utgiftsstyringsløsninger skal være enkle å bruke og stille inn. Det er mange løsninger tilgjengelig, men de har komplekse grensesnitt, og du må tildele et heltidsteammedlem for å bruke dem.
Noen løsninger kan ta måneder å sette opp. Men bedre løsninger er alltid enkle å bruke og krever ikke mye innsats.
Skalerbar
Enten det handler om saksbehandlingsløsninger eller automatisert utgiftsstyring, har de funksjonene til å vokse etter hvert som virksomheten din vokser. Det er også enkelt å legge til og fjerne brukere med en skalerbar automatisert utgiftsstyringsløsning.
For å forenkle arkiveringsprosessen legger automatiserte løsninger organisasjoner til rette for automatisk datautvinning, som kostnader, tips, skatter, annen informasjon, etc.
Ulike tillatelsesnivåer
Det vil være én eier av kontoen i en automatisert utgiftsadministrasjonsprogramvare, men teamledere vil kunne godkjenne eller avvise utgiftsforespørsler for teamutgiftene deres. Ansatte vil også kunne sende inn utgiftsforespørsler.
Innebygd dashbord for forespørsler og godkjenninger
Disse løsningene har et innebygd dashbord for brukere slik at de kan komme med forespørsler og godkjenninger basert på deres betegnelse. Dessuten kan administratorer og økonomiansvarlige enkelt se og godkjenne forespørsler når som helst.
Bedre regnskapsintegrasjoner
Automatiserte utgiftsstyringsløsninger lar deg gjøre direkte integrasjoner i selskapets andre sentrale økonomi- eller regnskapssystemer. Du trenger ikke å kopiere/lime inn med utgiftsstyringsautomatisering.
Utgifter beviser
Automatisert programvare inneholder dokumenterte utgiftsbevis for eventuelle salg og kjøp i tilfelle revisjon.
Datarapporter
Datarapporter og innsikt er til stede i disse løsningene for bedrifter å spore forbruk og budsjett.
Velge riktig programvare for automatisert utgiftsstyring
Å velge riktig programvare for automatisert utgiftsstyring er ikke lett i det hele tatt. Med så mange alternativer der ute, vil du bli forvirret om hvilken programvare du skal velge for din bedrift. Ulike organisasjoner har ulike krav og arbeidsflyt når det kommer til utgiftsstyring.
Du må velge løsning i henhold til dine krav og størrelsen på din bedrift. Det er noen få faktorer å vurdere når du ser etter programvare for automatisert utgiftsstyring.
Faktorer du bør vurdere før du går for automatisert kostnadsstyring
fleksibilitet
Når du velger en automatisert løsning, se etter et verktøy som har fleksibilitet. Den må kunne tilpasses og tilpasses i henhold til bedriftens krav og krav. Noen løsninger lar deg designe og tilpasse dine egne kort og sette grenser.
Sikkerhet
Når du gjør utgifter på så mange forskjellige nivåer, kan sikkerheten til selskapets penger bli kritisk. Det er avgjørende å gå for en automatisert utgiftsstyringsløsning som tilbyr fullverdig sanntidssikkerhet for utgiftsstyringsprosessene dine.
Enkel integrering
En annen faktor å vurdere når du velger en automatisert løsning, er integrasjonen. Programvaren du velger må integreres med det eksisterende systemet for en jevn overgang.
Se over i sanntid
Sanntidssjekker i utgiftsstyringssystemet lar selskapet spore utgifter i henhold til deres budsjett og også uredelige krav.
Dette var noen av de mange faktorene du bør vurdere når du ser etter programvare for automatisert utgiftsstyring. Du vil også lære at ikke alle løsninger er riktige for din bedrift, og ikke alle er like.
Se etter en løsning som tilbyr fleksibilitet og sikkerhet, eliminerer papir og sporer og registrerer utgifter. Du vil også ha en løsning som tilbyr funksjonalitet i henhold til dine behov og som kan tilpasses.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :er
- $OPP
- a
- I stand
- Om oss
- Ifølge
- Logg inn
- ansvarlighet
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- Akkumulere
- nøyaktig
- nøyaktig
- tvers
- faktisk
- administratorer
- Etter
- Alle
- tillate
- tillater
- alltid
- blant
- beløp
- og
- godkjenne
- godkjent
- ER
- AS
- aspekter
- assosiert
- Association
- At
- tiltrakk
- revisjon
- revisjon
- Autentisk
- automatisere
- Automatisert
- Automatisk
- Automatisering
- tilgjengelig
- unngås
- tilbake
- basert
- basis
- BE
- bli
- før du
- være
- under
- nytte
- Fordeler
- Bedre
- Sedler
- grenser
- budsjett
- innebygd
- virksomhet
- bedrifter
- by
- ring
- CAN
- kort
- Kort
- hvilken
- saken
- saker
- Kontanter
- kontantstrøm
- Årsak
- forårsaker
- sentral
- cfo
- sjanse
- sjansene
- kontroll
- Sjekker
- Velg
- velge
- krav
- samle
- COM
- Selskaper
- Selskapet
- Selskapets
- komplekse
- kompromiss
- kompromittert
- forvirret
- Vurder
- inneholder
- Kjerne
- Kostnad
- kostnadsbesparelser
- Kostnader
- Opprette
- kreditt
- kredittkort
- kritisk
- avgjørende
- tilpasses
- tilpasse
- dashbord
- dato
- dataregistrering
- Dager
- avgjørelser
- forsinkelser
- krav
- innskudd
- utforming
- betegnelse
- detalj
- forskjellig
- digitalt
- direkte
- dokumenter
- ikke
- ikke
- hver enkelt
- lett
- lett-å-bruke
- effektiv
- innsats
- enten
- eliminerer
- Ansatt
- ansatte
- forbedret
- Enter
- kom inn
- Hele
- entry
- feil
- etc
- Hver
- alle
- eksempel
- eksisterende
- eksisterende system
- utgifter
- erfaren
- øye
- Face
- legge til rette
- faktorer
- ganske
- Egenskaper
- Noen få
- filet
- Filing
- fyll
- finansiere
- økonomi
- finansiell
- økonomisk velvære
- fleksibilitet
- flyten
- følger
- Til
- Forbes
- skjema
- uredelig
- Gratis
- fra
- fullverdig
- funksjonalitet
- videre
- få
- gitt
- Global
- global virksomhet
- Go
- skal
- Gull
- Grow
- Vokser
- håndtere
- lykkelig
- Ha
- hjelpe
- hjelper
- hindre
- TIMER
- Hvordan
- Men
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- stort
- umiddelbart
- Konsekvenser
- forbedre
- in
- øker
- økende
- individuelt
- ineffektiv
- informasjon
- informert
- innsikt
- integrere
- integrering
- integrasjoner
- grensesnitt
- Investere
- involvert
- saker
- IT
- DET ER
- selv
- Hold
- nøkkel
- Vet
- siste
- føre
- Fører
- LÆRE
- nivåer
- Sannsynlig
- Lang
- lang tid
- lenger
- Se
- ser
- tap
- Lot
- laget
- vedlikeholde
- gjøre
- GJØR AT
- Making
- administrer
- ledelse
- Management Solution
- leder
- Ledere
- håndbok
- manuelt
- mange
- mange folk
- midler
- Mellomtiden
- medlem
- kunne
- minutter
- feil
- øyeblikk
- penger
- Måned
- månedlig
- måneder
- mer
- Videre
- mest
- Trenger
- behov
- negativ
- Antall
- of
- Tilbud
- Gammel
- on
- ONE
- alternativer
- rekkefølge
- organisasjon
- organisasjoner
- Annen
- andre
- egen
- eieren
- smertefullt
- Papir
- papirer
- del
- Betale
- betalende
- betaling
- betalinger
- Ansatte
- perioden
- tillatelse
- personlig
- Sted
- planlegging
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- presentere
- problemer
- prosess
- Prosesser
- prosessering
- produktiv
- produktivitet
- bevis
- bevis
- kjøp
- formål
- PWC
- sanntids
- realisere
- kvitteringer
- motta
- mottatt
- rekord
- innspilling
- poster
- forholdet
- Relasjoner
- gjenværende
- fjerne
- Leie
- rapporterer
- Rapportering
- Rapporter
- anmode
- forespørsler
- krever
- Krav
- ansvar
- resultere
- Resultater
- anmeldelse
- s
- salg
- samme
- Besparelser
- skalerbar
- sikkerhet
- sett
- flere
- skift
- bør
- signifikant
- Enkelt
- forenkle
- enkelt
- Størrelse
- langsom
- So
- Software
- løsning
- Solutions
- noen
- bruke
- utgifter
- regneark
- uttalelser
- Steps
- Still
- rett fram
- stresset
- send
- innsendt
- slik
- Survey /Inspeksjonsfartøy
- system
- Systemer
- Ta
- tar
- Snakk
- skatter
- lag
- Technologies
- Teknologi
- Det
- De
- deres
- Dem
- Disse
- tid
- tidkrevende
- tips
- til
- verktøy
- verktøy
- spor
- Sporing
- tradisjonelle
- overgang
- reiser
- Trender
- tur
- sant
- SVING
- typisk
- typisk
- bruke
- Brukere
- Verdifull
- Se
- synlighet
- vs
- vente
- Avfall
- ukentlig
- uker
- Hva
- Hva er
- hvilken
- mens
- HVEM
- vil
- med
- Arbeid
- arbeid
- Du
- Din
- zephyrnet