Hvordan administrere internkontroll for leverandørgjeld

Hvordan administrere internkontroll for leverandørgjeld

Tidsstempel: 17. november 2023, kl
Hvordan administrere interne kontroller for leverandørgjeld PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

Alle virksomheter må behandle betalingene de skylder til andre personer eller enheter på en dyktig måte. Denne funksjonen, referert til som leverandørgjeld, er avgjørende for forretningsdrift, økonomistyring og langsiktig relasjonsbygging i alle bransjer. 

Kreditorteam må finne balansen mellom hastighet og nøyaktighet for å få de riktige utbetalingene til de rette partnerne på tide. Muligheten for feil rundt betalinger krever at flere kreditorkontroller implementeres gjennom hele leverandørgjeldsprosess. 

Internkontroller for leverandørgjeld er nøye utviklet, bredt implementert og kontinuerlig forbedret for å beskytte virksomheter mot betalingsrisiko uansett hvor i AP-prosessen de kommer fra. Vi vil undersøke de forskjellige typene AP-kontroller, beste praksiser for internkontroller for leverandørgjeld og hvordan du administrerer AP-kontroller i dagens digitale landskap.

Forstå internkontroller for leverandørgjeld

Når det gjelder utbetaling av midler – enten det er til en kunde som returnerer, en leverandør som sender råvarer, eller en statlig enhet som samler inn skatter eller avgifter – er det viktig at behandlingsfeil ikke kommer i veien. Virksomheten som skylder penger vil sende en faktura, den fakturaen vil bli behandlet av AP-teamet, og deretter vil AP-teamet sende midler til fakturaeieren. Når midlene er klare, vil prosessen være fullført, og virksomheten kan fortsette som vanlig. 

Internkontroll for leverandørgjeld er et sett med standarder og krav som gjør AP-prosesser mer effektive, reduserer forretningsrisiko knyttet til funksjonen og optimaliserer langsiktig kontantstyring. Kort sagt, en effektivt og effektivt AP-team vil positivt påvirke alle nedstrøms forretningsfunksjoner. 

Leverandørgjeldsrisiko

Betalinger risiko går langt utover sen betaling og skadede forretningsforhold; hvis det er alvorlig nok, kan det settes spørsmålstegn ved bedriftens levedyktighet på grunn av problemer med leverandørgjeld. Noen av de største risikoene innenfor denne forretningsfunksjonen er:

  • Bedrageri
  • Forsinkede eller ufullstendige betalinger
  • Manglende overholdelse av revisjonskrav
  • Feil fakturahåndtering
  • Overbetaling

Forretningsfunksjonen til kreditorkontroller

Når de er implementert på riktig måte, deler leverandørgjelds interne kontroller roller og ansvar gjennom hele prosessen, sikrer faktura- og betalingsnøyaktighet, reduserer risikoen for flere betalinger, opprettholder et papirspor som kan revideres, og reduserer menneskelige feil fra start til slutt. 

Med de riktige AP-kontrollene på plass, kan bedriftsledere, kunder og andre leverandører sove i ro og vite at risikoen for svindel er liten, overføringen av midler vil være rask og nøyaktig, og den økonomiske forvaltningen av organisasjonen din er pålitelig. Det er mange beste praksiser for internkontroller for leverandørgjeld som hver virksomhet bør prioritere; la oss komme inn på dem.

Typer internkontroll for leverandørgjeld

Internkontroller for leverandørgjeld er delt inn i tre hovedunderkategorier: betalingspliktkontroller, dataregistreringskontroller og betalingsoppføringskontroller. Hver kategori stemmer overens med hovedtrinnene i betalingsprosessen: validering av innkommende fakturaer, sikring av at data registreres korrekt internt, og utbetaling av riktig mengde midler til betalingsmottakeren. 

Plikt til å betale kontroller

Den første typen internkontroll for leverandørgjeld sentrerer seg rundt en bedrifts betalingsplikt. Når inngående faktura sendes til en virksomhet skal virksomheten validere hver faktura. De skal samsvare med varene eller tjenestene som mottas og må ikke være duplikater av fakturaer som allerede er behandlet. I denne delen av prosessen må AP-teamet ditt gjøre sin due diligence ved å bruke følgende metoder:

  1. Godkjenning av faktura

Avhengig av strukturen til organisasjonen din, den nøyaktige rollen som er ansvarlig for fakturagodkjenninger kan variere, men generelt sett er det én person eller et lite team av personer som vurderer innkommende fakturaer, verifiserer at det skyldige beløpet er korrekt og godkjenner betalingen for den fakturaen. 

Dette kan være vanskeligere å gjøre enn du tror. Godkjenneren må vite hvor mye av et produkt som kjøpes, hva den avtalte salgsprisen er, og om produktet er mottatt. Med fakturaen, den originale innkjøpsordren og fraktkvitteringene kan de krysssjekke informasjonen for å sikre nøyaktigheten.

  1. Godkjenning av kjøpsordre

Når en bedrift bestemmer seg for å foreta et kjøp, bør anskaffelsesteamet utstede og godkjenne innkjøpsordre. Når innkjøpsordren er godkjent, får den et ordrenummer og deles med leverandøren. Dette gir fakturagodkjenneren en enkel sjekk før betaling av hver faktura godkjennes. Dette er en fin måte å redusere overforbruk og administrere utgiftsprognoser. 

  1. Treveis matching

Prosessen med å sammenligne fakturaer med innkjøpsordrer og motta informasjon kalles treveis matching. Dette sikrer at varene som betales for ble mottatt. Matching bør gjøres før betaling godkjennes. 

  1. Duplikatfaktura eller betalingsrevisjon

Det siste er å bekrefte at betalingen ikke allerede er sendt til en leverandør for linjeelementene på fakturaen. Det pleide å være manuelt, men nå er de fleste bedrifter avhengige av et programvareverktøy som Nanonets for å kjemme gjennom systemet, søke etter det tilknyttede fakturanummeret og ordrenummeret, og flagge eventuelle dupliserte betalinger.  

Datainntastingskontroller

Dataregistreringskontroller - spesielt med de digitale løsningene som brukes i de fleste regnskap og FP&A funksjoner – er sentrale internkontroller for leverandørgjeldsteam i dag. Etter å ha bestemt din betalingsplikt, er dataregistreringskontroller på plass for å få de riktige dataene inn i leverandørgjeldprogramvaren din. Enten du bruker en ERP, en automatiseringsplattform eller en kombinasjon av verktøy, må nøyaktig datainntasting prioriteres. Det er to måter å navigere i disse interne kontrollene for leverandørgjeld:

  1. Registrer faktura før godkjenning

Med denne tilnærmingen blir en faktura og dens respektive debet registrert så snart AP-teamet mottar den fra avsenderen. Den sendes deretter gjennom godkjenningsprosessen, noe som ofte resulterer i raskere behandling og utbetaling av midler.

  1. Registrer faktura etter godkjenning

Hvis du er bekymret for dupliserte betalinger, velger du å registrere fakturaen i systemet ditt etter at den har blitt godkjent av riktig myndighet internt. Hvis du tar feil på siden av forsiktighet, er dette den anbefalte tilnærmingen. 

  1. Betalingsoppføringskontroller

Den siste hovedtypen internkontroll for leverandørgjeldsprosesser er alle betalingsregistreringskontrollene. Disse fokuserer på å sende betalingene knyttet til fakturaer som er godkjent og lastet opp i systemet ditt. Kreditorkontrollene i denne kategorien er:

  1. Ansvarsfordeling

Ikke gi samme person i oppdrag å forberede og signere sjekker; hold dem adskilt for å skape et ekstra lag med sikkerhet. Dette sikrer også at en annen person dobbeltsjekker alt før en betaling foretas. Dette kan virke enkelt, men det spiller en stor rolle i den generelle internkontrollen for leverandørgjeld. 

  1. Manuell sjekksignering

Hold deg unna signaturstempler og gi fullmakt til gammeldags manuell sjekksignering for alle leverandørbetalinger. Frimerker kan brukes av uautoriserte personer, øke risikoen for svindel og forårsake utilsiktede dupliserte betalinger.

  1. Sikker sjekk lagring

Oppbevar sjekker i et låst lagringsområde som er atskilt fra eventuelle signaturstempler organisasjonen din bruker.

  1. Sporing av sjekknumre

Ved å følge nøye med på alle sjekkene som har blitt sendt ut ved hjelp av en sjekkkjøring, kan AP-team identifisere om noen sjekker mangler og flagge problemet gjennom de riktige kanalene.

  1. Dobbel signering

Kreditorkontroller ville ikke være komplett uten en policy for dobbeltsignering for betalinger over et visst beløp. En leder eller en leder på høyere nivå kan tjene som effektive sikkerhetstiltak når det er mye penger på spill.

Beste praksis for internkontroll for leverandørgjeld

Alle kategorier av AP-kontroller kommer med anbefalinger for beste praksis. Det er viktig å holde seg oppdatert på hva de beste praksisene for internkontroll for gjeldende leverandørgjeld er, spesielt ettersom nye teknologier endrer AP-prosessen internt og eksternt. 

Beste praksis: Forpliktelse til å betale kontroller

For å få best mulig beskyttelse mot betalingsplikten, sørg for å bruke en sammenhengende dokumentlagringsløsning. Hvis bedriften din aksepterer papirfakturaer, oppbevarer alle på forskjellige steder og ikke har en standardprosess for hvor de går, vil ting gå tapt.

Invester i stedet i AP programvare som Nanonets, som kan beholde en digital kopi av hver faktura, spore godkjenningsflyten og matche fakturadata til andre systemer i organisasjonen din. Programvareløsninger kan også flagge duplikater eller varsle enkeltpersoner når en betaling allerede er sendt. Selv med et digitalt verktøy, sørg for å unngå interessekonflikter og hold flere personer involvert i godkjennings- og betalingsprosessene for å hjelpe å skille roller og ansvar. 

Beste praksis: Dataregistreringskontroller

Dataregistrering er en massiv kandidat for menneskelige feil. I stedet for å stole på at en av AP-medarbeiderne dine legger inn informasjonen fra hver faktura eller innkjøpsordre for hånd, kan du skanne dokumentene til et dokumentleseverktøy som automatisk kan trekke ut informasjonen og distribuere den gjennom forretningssystemene du bruker. Flow by Nanonets er tilpasset eliminere manuell inntasting av data og kommuniserer sømløst med alle topp ERP-er, CRM-er og andre forretningsverktøy. 

Beste praksis: Betalingsoppføringskontroller

I samsvar med selve betalingsoppføringskontrollene, sørg for å ha en viss adskillelse av oppgaver i prosessen. Du vil ikke at den samme personen som godkjente fakturaen skal være den som skriver og signerer sjekken; et annet sett med øyne bør se over alt før en betaling foretas. Enda bedre, vurder å bytte til ACH-betalinger eller bankoverføringer i stedet for trykte sjekker. Ting kan ikke gå tapt, papirsporet er uforgjengelig, og betalinger mottas nesten umiddelbart. 

Internkontroll for leverandørgjeld beskytter virksomheten din, leverandører og kunder

Hvis du er ivrig etter å implementere nye AP-kontroller, men du ikke er sikker på hvor du skal begynne. Sett deg ned og kontroller prosessen fra start til slutt. Hvem er involvert? Hva er de nøyaktige trinnene som finner sted fra en faktura er mottatt til den er betalt? Hva er smertepunktene med den nåværende prosessen? Hvordan spiller teknologi inn

Når du har svaret på disse spørsmålene som utgangspunkt, kan du begynne å identifisere de lavthengende fruktene og mer komplekse endringene før du hopper inn. Du trenger folk som forstår funksjonen veldig godt for å hjelpe med å implementere nye kontroller eller oppdaterte prosesser, men når de er fullført, vil disse kontrollene beskytte virksomheten din og alle personer eller organisasjoner som er involvert i den.

Tidstempel:

Mer fra AI og maskinlæring