Excel-regneark er et av de kraftigste (og gratis!) verktøyene som er tilgjengelige for småbedriftseiere. Selv om du ikke er en matteekspert eller en regnskapsekspert, lar Excel deg føre detaljerte, nøyaktige forretningsdokumenter.
Du kan tilpasse Excel til detaljnivået du trenger for virksomheten din. Hvis du har en enkel nettbutikk eller frilansbedrift, kan du bruke grunnleggende Excel-ferdigheter i ett enkelt ark for å holde oversikt over inntektene og utgiftene dine. Excel kan også brukes til å lage et komplett regnskapssystem, komplett med regnskap, for en kompleks virksomhet med mange utgifter, inntektsstrømmer, eiendeler og gjeld.
Ønsker du å automatisere regnskapsprosesser?
Prøv Nanonets for å få tilgang til 24×7 support og betale fakturaene dine uten å forlate Nanonets. Start din gratis prøveperiode i dag. Ingen kredittkort kreves.
Kontantgrunnlag Regnskap i Excel
Kontantbasert regnskap betyr at du sporer bedriftens inntekter og utgifter ved å følge kontantene. Inntekter føres etter hvert som de mottas, og utgifter føres etter hvert som de betales.
For eksempel, hvis du solgte en widget i januar, men kunden betalte deg i februar, vil inntekten fra widgeten bli registrert i februar når du mottok kundebetalingen.
Kontantbasert regnskap er den enkleste og mest greie regnskapsmetoden. Det fungerer best for bedrifter med en enkel struktur og ganske jevne inntekter og utgifter.
Registrering av forretningstransaksjoner i Excel er enkelt. Tenk deg å se på registeret over banktransaksjonene dine i bankappen din. Du kan se hver aktivitet: ditt direkte innskudd, mobiltelefonregningen din, pizzaen du har bestilt, og en saldo som viser hvor mye som er på kontoen etter hver transaksjon. Når du oppretter et kontantbasert regneark i Excel, gjør du stort sett det samme for virksomheten din som banken din gjør for deg.
For å opprette en kontantbasert regnskapspost i Excel, åpne en ny Excel-arbeidsbok.
Du trenger følgende kolonner:
- Transaksjons nummer
- Dato
- Transaksjonsbeskrivelse
- Inntekt
- Kostnader
- Saldo
Du får noe som ser slik ut:
Avhengig av virksomhetens størrelse og aktivitetsnivå, kan du legge til et nytt regneark eller Excel-fane hver måned eller kvartal. På slutten av måneden eller annen periode kan du legge til en totalrad for inntekts- og utgiftskolonnene. Dette vil tillate deg å se hvor mye inntekt og hvor mange utgifter du hadde hver måned, slik at du kan beregne fortjeneste eller tap.
Hvis bedriften din er veldig liten, som en sidehobby som du tjener litt penger på, trenger du kanskje ikke opprette nye faner hver måned, og du kan ganske enkelt beholde ett Excel-ark for hele året.
Den største ulempen med kontantbasert regnskap er at det kan føre til store opp- og nedturer i inntekter og utgifter over flere måneder. Dette kan gi inntrykk av at virksomheten ikke har så pålitelige inntekter som den virkelig har. For eksempel, hvis du betaler bedriftsforsikringen din på forhånd i seks måneder, vil en måned ha hele forsikringsutgiften, mens de fem andre ikke vil ha noe av den utgiften.
Dette vil gi en mye lavere nettoinntekt den første måneden og høyere nettoinntekt i de andre månedene. Kontantbasert regnskap er en intuitiv og enkel måte å registrere bedriftens inntekter og utgifter på, men det er kanskje ikke den beste metoden å velge hvis du trenger å bruke bedriftens økonomiske poster for å bevise stabil inntekt.
På grunn av dette vil større eller mer komplekse virksomheter og selskaper med aksjonærer velge den andre regnskapsmetoden: periodisering.
Automatiser behandling av økonomiske dokumenter, trekk ut data fra fakturaer, kvitteringer og regninger og oppdater dine økonomiske dokumenter uten å forlate Nanonets.
Start din gratis prøveperiode i dag. Ingen kredittkort kreves.
Periodiseringsregnskap i Excel
Periodiseringsregnskap, i motsetning til kontantbasert regnskap, følger virksomhetens aktiviteter i stedet for kontantstrømmen for å spore inntekt. Husker du vårt eksempel fra før, hvor du foretok et salg i januar, men kunden betalte deg i februar? Under periodisering vil du registrere inntekten fra salget i januar i stedet for februar fordi det er da du faktisk tjente penger.
Periodiseringsregnskap har flere bevegelige deler å holde styr på enn kontantbasert regnskap, men det gir et mer nøyaktig økonomisk bilde av virksomhetens aktivitet. Det regnes som standard regnskapsmetode for alle virksomheter som trenger å dele sin økonomiske aktivitet med andre. Tenk deg at du vurderer å ta på deg en partner, la aksjonærer investere i virksomheten din, eller ta opp personlige eller bedriftslån basert på bedriftens inntekt. I så fall bør du vurdere å bruke periodiseringsmetode.
Klar for lynkurset?
Det viktigste å huske på med periodiseringsregnskap er at hver transaksjon du gjør i virksomheten din påvirker to kontoer, i stedet for bare én. Dette betyr at du kan se hvordan hver aktivitet i virksomheten din påvirker ikke bare bankkontoen din, men også andre deler av virksomheten din. Dette er basert på regnskapsligningen:
Eiendeler = gjeld + egenkapital
Hvis en virksomhet påvirker én konto, må den også påvirke en annen. Hvis det er en konto på samme side av regnskapsligningen, vil den ene kontoen gå ned og den andre gå opp for å opprettholde balansen. Hvis en berørt konto er på den ene siden av ligningen, og den andre er på den andre siden, må de begge gå opp, eller begge ned, for å holde ligningen balansert.
Det er her ideen om debet og kreditering kommer inn. Hver konto kan debiteres eller krediteres. For å holde regnskapsligningen balansert, må hver transaksjon ha én debet og én kreditt.
Periodiseringsmetode er litt mer komplisert å sette opp i Excel, men det gir bedre sluttresultater. Det første trinnet er å liste opp alle kontoene bedriften din bruker. Organiser dem etter kategori. Du vil få noe sånt som dette:
- Eiendeler
- Kontanter
- Kundefordringer – penger du skylder deg for kjøp på kundekreditt
- Varelager
- Gjeld
- Leverandørgjeld – penger du skylder leverandører eller andre tjenesteleverandører
- Egenkapital
- Eierens egenkapital
- Inntekter
- Salg
- Kostnader
- Utgifter til verktøy
- Kostnad for solgte varer
- Leiekostnad
- Annonseutgifter
Vær så grundig du kan. Det er lettere å sette opp flere kontoer i Excel enn du trenger akkurat nå, enn å justere formler og regneark senere når du trenger flere kontoer.
Tildel hver konto et nummer, og merk den med en debet- eller kreditsaldo. Du får noe som ser slik ut:
Etter at du har satt opp kontoplanen din, trenger du et eget regneark eller fane for hver konto. Begynn med Cash, siden det sannsynligvis er den du vil bruke oftest. Sett opp en fane for hver konto som inkluderer debet- og kredittkolonner for hver konto. Hver gang du har en forretningstransaksjon, må du registrere hver konto som er berørt av transaksjonen. I hovedsak flytter du penger rundt fra en del av virksomheten til en annen.
For eksempel, hvis du kjøper $35 med kontorrekvisita, kan det se slik ut:
D. Utgifter til forsyninger 35
C. Kontanter 35
Du vil ta $35 ut av kontantkontofanen i Excel (kreditt) og flytte den til rekvisitasiden (debet) siden det er der verdien er i virksomheten din. Når du får det brutt ned slik, er hver kontofane den samme som metoden for enkeltoppføring. I stedet for å ha én side for alle transaksjoner og kontoer, har du lagt til et ekstra lag med organisasjon. Transaksjonene er delt opp i de ulike kontoene de påvirker.
Klassifiser innkommende utgifter automatisk. Hold småbedriftens økonomiske prosesser på autopilot slik at du kan fokusere på ting som betyr noe.
Start din gratis prøveperiode i dag. Ingen kredittkort kreves.
Formler og formater for regnskap
Excel har funksjoner for mange forskjellige bruksområder, men de fleste av dem er fokusert rundt økonomistyring. Her er noen av de vanligste du vil se og bruke i regnskap for små bedrifter i Excel.
- Regnskapsnummerformat: Dette lar deg automatisk formatere så mange celler du trenger med et standard dollar-og-cent-format. Hvis du skriver inn tallet 5 i en celle, kan det bety en rekke forskjellige ting: klokken 5, 5 dollar, mai måned. Ved å bruke regnskapsnummerformat kan du liste opp alle tall som dollarbeløp (eller en annen valuta).
- Filtre: Filtre lar deg raskt finne det du vil ha i organiserte data. For eksempel, hvis husleiebetalingene dine er merket, kan du filtrere alle dataene dine for å vise bare husleiebetalinger. Dette gjør det enkelt å se for eksempel hvor mye husleie du har betalt for hele året. Eller du kan gjøre dette med en hvilken som helst konto.
- =SUM()-funksjonen: Sumfunksjonen er en av de viktigste funksjonene å kjenne til i Excel. Den lar deg legge til hvert tall i en kolonne raskt. Du trenger sumfunksjonen for å legge sammen inntekter, utgifter eller en bestemt type utgift.
Enkeltbokføring i Excel
Generelt er Excel bygget for enkeltpost i stedet for dobbel bokføring. Det er teoretisk mulig å sette opp et dobbeltinngangssystem, men det ville fort blitt unødvendig stort. Teknisk sett kan du ha opptil 255 ark i en Excel-arbeidsbok. Dette vil tillate mange kontoer for en liten bedrift. I praksis vil dette imidlertid være for mange kontoer til å holde styr på eller administrere manuelt som Excel tillater.
Enkeltbokføring betyr at hver transaksjon eller forretningsaktivitet kun får én oppføring i regnskapsbøkene. Dobbel bokføring betyr at hver transaksjon eller aktivitet får to posteringer, en debet og en kreditt, til hver berørte konto.
Hvordan registrere transaksjoner i Excel
Det er to måter å registrere hva som helst i Excel: enkeltoppførings- eller dobbeltoppføringstransaksjoner.
Salg
En salgsoppføring med én oppføring vil se slik ut:
En dobbel salgstransaksjon vil se slik ut:
D. Kontanter $50
C. Salg $50
Hvis salget er på kreditt, og du ikke har mottatt kundebetalingen, vil salget se slik ut:
D. Kundefordringer $50
C. Salg $50
Så, når kunden betaler deg senere, vil transaksjonen se slik ut:
D. Kontanter $50
C. Kundefordringer $50
Utgiftstransaksjoner
Det er så mange forskjellige typer utgifter, og utgiftene dine vil være spesifikke for virksomheten din.
For et enkelt bokføringssystem må du føre opp betalt beløp og beskrive hva det er til for. Siden pengene går ut, kan du vise dem som et negativt tall eller sette det i parentes for å vise et negativt tall. Eller, som dette eksemplet, kan du ha en egen kolonne for utgifter.
Dobbelutgiftstransaksjoner vil se slik ut:
D. Internett-utgifter $25
C. Kontanter $25
Og hvis du forhåndsbetaler en utgift i flere måneder, inkludert inneværende måned, vil den se slik ut:
D. Forskuddsbetalt forsikring $900
D. Forsikringsutgifter $100
C. Kontanter $1000
Deretter, etter hvert som du bruker opp forsikringsutbetalingen, vil den forhåndsbetalte forsikringen gradvis reduseres til null, en måned av gangen:
D. Forsikringsutgifter $100
C. Forskuddsbetalt forsikring $100
Gjeldsbetalinger
Tenk deg at du tar opp et lån for å utvide virksomheten din. Hvis du har engangsregnskap, vil det se slik ut:
Deretter, hver måned når du betaler lånet, vil det se slik ut:
Dobbel bokføring vil se slik ut:
Kontanter $10,000 XNUMX
Lån som betales $10,000 XNUMX
Deretter, hver måned når du foretar betalingen, vil det se slik ut:
D. Lån betales $900
D. Rentekostnader $100
C. Kontanter $1,000
Automatiser regnskapsprosesser for små bedrifter uten å forlate Nanonets.
Automatiser betalinger, behandling av økonomiske dokumenter, utgiftsklassifisering, oppretting av økonomiske rapporter, avstemming og mer.
Start din gratis prøveperiode i dag. Ingen kredittkort kreves.
Hvordan generere regnskap i Excel?
Balanse
Balansen er et øyeblikksbilde av alle kontosaldoer ved slutten av regnskapsperioden. For å lage en balanse, må du først se hvor mye du har tjent i inntekt for perioden. Dette betyr å ta inntekts- (salg) og utgiftsregnskapet og bringe alle summene av inntekter og utgifter til egenkapitalen.
Lag deretter en liste over alle eiendelskontosaldoer, alle gjeldskontosaldoer og alle egenkapitalkontosaldoer, og trekk tall fra hver kontoarkfane i Excel for å lage en liste over alle kontoene. Totale eiendeler skal tilsvare den totale forpliktelsen pluss total egenkapital.
Resultatregnskap
Resultatregnskapet, noen ganger kalt resultatregnskap, er det eneste regnskapet du får i kontantregnskap, og det er enkelt å lage. Alt du trenger er de totale tallene fra inntekter og utgifter i løpet av året. Hvis du kategoriserer utgiftene dine med et tall eller en farge for hver utgift, kan du filtrere Excel-arket for å få totaler for hver utgiftskategori.
Kontantstrømoppstilling
Kontantstrømoppstillingen er viktig hvis du bruker periodiseringsmetode. Du ser ikke nødvendigvis hvor mye penger som gikk inn og ut av virksomheten din i løpet av måneden. En kontantstrømoppstilling oversetter inntekten du tjente til en faktisk kontantsaldo. For eksempel, hvis du har solgt på kundekreditt, teller ikke disse for faktiske kontanter i virksomheten din. På den annen side, hvis du betalte forsikringen for tre måneder siden, men registrerte forsikringsutgifter denne måneden, var ikke forsikringsutgiften faktisk utbetaling av virksomheten din, men det reduserte inntekten din. Hvis det er nok av disse variasjonene, er det mulig å ha en "overskudd" på resultatregnskapet mens bedriften faktisk tapte penger for måneden.
Kontantstrømoppstillingen er et sted å registrere alle disse korreksjonene og ende opp med en nøyaktig kontantsaldo.
Dette er en veldig grunnleggende oversikt over småbedriftsregnskap som kan komme i gang. Å føre nøyaktig regnskap gjennom året vil gjøre det mye enklere når noe viktig skjer i virksomheten din. Det kan være skattesesong, en SBA-lånesøknad eller å konvertere virksomheten din fra eneeier til en enhet. Excel kan hjelpe virksomheten din å komme dit i enhver situasjon, men etter hvert som virksomheten vokser, bør du implementere et automatisert regnskapsautomatiseringssystem for å håndtere regnskapet ditt.
Nanonetter for automatisert regnskap
Nanonetter er et godt valg for programvare for å automatisere manuelle oppgaver ved hjelp av et brukervennlig grensesnitt. Nanonets har et bredt spekter av verktøy som automatiserte arbeidsflyter, dokumentverifisering, 3-veis matchingog OCR API sammen med tjenestevalg som personlig opplæring, annotatorer, 24×7 support sammen med en gratis prøveperiode som gjør det til et perfekt valg som regnskapsautomatiseringsprogramvare for små bedrifter i 2023.
Last opp automatisk alle dine økonomiske dokumenter som sedler, kvitteringerog fakturaer med enkle integrasjoner. Nanonetter fortsetter til trekke ut data fra skannede dokumenter, valider dokumentets autentisitet og last opp dataene til systemet du velger. Du trenger ikke manuelt å laste opp informasjon fra kvitteringer og matche innkjøpsordre, kvitteringer og fakturaer. Automatiser arbeidsflyter for bokføring og månedslutt lukke prosesser sømløst.
- Enkel å bruke - Ingen kodemiljø
- Dra og slipp automatiserte arbeidsflyter
- Automatiserte utgiftsrapporter
- Behandle fakturaer på autopilot
- Betal leverandørene dine ved å bruke globale betalingsplattformer fra Nanonets
- 24 × 7-støtte
- >95 % nøyaktighet av API-modeller
- GDPR og SOC2-kompatibel
- Pay-as-you-go-planer
Kom i gang med Nanonets sine ferdigtrente arbeidsflyter eller bygg din egen tilpasset regnskapsarbeidsflyt. Du kan også planlegg en demonstrasjon for å lære mer om vår OCR bruk saker!
Her er hva kundene sier om Nanonets.
Vurdert 4.9 på Capterra og G2. Prøv Nanonets i dag. Start din gratis prøveperiode uten kredittkortdetaljer.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/excel-spreadsheets-for-small-business-accounting/
- :er
- $OPP
- 2023
- 7
- 9
- 95%
- a
- Om oss
- adgang
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- nøyaktighet
- nøyaktig
- Aktiviteter
- aktivitet
- faktisk
- la til
- påvirke
- Etter
- fremover
- Alle
- Alle transaksjoner
- tillater
- beløp
- beløp
- og
- En annen
- api
- app
- Søknad
- ER
- rundt
- AS
- eiendel
- Eiendeler
- At
- autentisitet
- automatisere
- Automatisert
- automatisk
- Automatisering
- tilgjengelig
- Balansere
- Balanse
- balanserer
- Bank
- bankkonto
- BANKTRANSAKSJONER
- Banking
- basert
- grunnleggende
- I utgangspunktet
- basis
- BE
- fordi
- bli
- før du
- BEST
- Bedre
- Bill
- Sedler
- Bit
- bøker
- Bringe
- Brutt
- bygget
- virksomhet
- bedriftseiere
- bedrifter
- kjøpe
- by
- beregne
- som heter
- CAN
- Kan få
- kort
- saken
- Kontanter
- kontantstrøm
- Cash Out
- Kategori
- Årsak
- Celler
- Figur
- valg
- valg
- Velg
- klassifisering
- Lukke
- kode
- farge
- Kolonne
- kolonner
- COM
- Felles
- Selskaper
- fullføre
- komplekse
- Vurder
- ansett
- vurderer
- kontrast
- Korreksjoner
- kunne
- Kurs
- Crash
- skape
- skaperverket
- kreditt
- kredittkort
- studiepoeng
- valuta
- Gjeldende
- skikk
- kunde
- Kunder
- tilpasse
- dato
- debet
- innskudd
- beskrive
- detalj
- detaljert
- detaljer
- gJORDE
- forskjellig
- direkte
- dokument
- dokumenter
- gjør
- Dollar
- dollar
- ikke
- ned
- nedturer
- Drop
- under
- hver enkelt
- opptjent
- enklere
- nok
- Hele
- fullstendig
- enhet
- entry
- egenkapital
- hovedsak
- Selv
- Hver
- eksempel
- Excel
- Expand
- utgifter
- Expert
- ekstra
- trekke ut
- ganske
- Februar
- filtrere
- filtre
- finansiell
- økonomisk Rapport
- Finn
- Først
- flyten
- Fokus
- fokuserte
- etter
- følger
- Til
- format
- Gratis
- gratis prøveperiode
- freelance
- fra
- fullt
- funksjon
- funksjonalitet
- funksjoner
- general
- generere
- få
- Gi
- gir
- Global
- Go
- skal
- varer
- gradvis
- Vokser
- hånd
- håndtere
- skjer
- Ha
- å ha
- hjelpe
- her.
- høyere
- Hvordan
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- Tanken
- iverksette
- viktig
- in
- inkluderer
- Inkludert
- Inntekt
- Innkommende
- informasjon
- f.eks
- i stedet
- forsikring
- integrasjoner
- interesse
- Interface
- Internet
- intuitiv
- Investere
- IT
- Januar
- bare én
- Hold
- holde
- Vet
- Etiketten
- stor
- større
- lag
- LÆRE
- forlater
- Lar
- utleie
- Nivå
- gjeld
- ansvar
- i likhet med
- Sannsynlig
- Liste
- lite
- lån
- Lån
- Se
- ser ut som
- ser
- UTSEENDE
- tap
- laget
- Hoved
- vedlikeholde
- gjøre
- GJØR AT
- administrer
- ledelse
- håndbok
- manuelt
- mange
- Match
- math
- Saken
- midler
- metode
- kunne
- penger
- Måned
- måneder
- mer
- mest
- flytte
- flytting
- nødvendigvis
- Trenger
- negativ
- nett
- Ny
- Antall
- tall
- OCR
- of
- Office
- on
- ONE
- på nett
- åpen
- rekkefølge
- organisasjon
- Organisert
- Annen
- andre
- eiere
- side
- betalt
- del
- partner
- deler
- Betale
- betaling
- betalinger
- land
- perfekt
- perioden
- personlig
- Personlig
- telefon
- bilde
- Pizza
- Sted
- Plattformer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Plenty
- i tillegg til
- PO
- politikk
- mulig
- kraftig
- praksis
- Prepaid
- Prosesser
- prosessering
- Profit
- Bevis
- trekke
- kjøp
- sette
- Fjerdedel
- raskt
- område
- heller
- kvitteringer
- mottatt
- avstemming
- rekord
- registrert
- poster
- redusere
- Redusert
- registrere
- pålitelig
- husker
- Leie
- rapporterer
- påkrevd
- resultere
- Resultater
- inntekter
- Anmeldelser
- RAD
- s
- salg
- salg
- samme
- sømløst
- Årstid
- separat
- tjeneste
- sett
- flere
- Del
- aksjonærer
- Shop
- bør
- Vis
- Viser
- side
- Enkelt
- ganske enkelt
- siden
- enkelt
- situasjon
- SIX
- Seks måneder
- Størrelse
- ferdigheter
- liten
- småbedrifter
- små bedrifter
- Snapshot
- So
- Software
- solgt
- noen
- noe
- spesifikk
- regneark
- Standard
- Begynn
- startet
- Uttalelse
- uttalelser
- jevn
- Trinn
- rett fram
- bekker
- struktur
- leverandører
- støtte
- system
- Ta
- ta
- oppgaver
- skatt
- Det
- De
- Registeret
- deres
- Dem
- Disse
- ting
- ting
- tre
- hele
- tid
- til
- i dag
- også
- verktøy
- Totalt
- spor
- Kurs
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- prøve
- etter
- unødvendig
- Oppdater
- UPS
- bruke
- brukervennlig
- VALIDERE
- verdi
- leverandører
- Vei..
- måter
- VI VIL
- Hva
- hvilken
- mens
- hele
- bred
- Bred rekkevidde
- vil
- med
- uten
- arbeidsflyt
- virker
- ville
- år
- Du
- Din
- zephyrnet
- null