Wydatki są nieuniknione. Można jednak uniknąć nieporęcznego arkusza kalkulacyjnego, godzin ręcznego wprowadzania danych i paragonów papierowych. Jeśli chodzi o sporządzanie zestawień wydatków i ich zatwierdzanie, nikt tego nie lubi.
Niezależnie od tego, czy jest to pracownik, zespół finansowy, dyrektor finansowy czy księgowy, nikt nie chce robić kłopotów.
Sporządzanie raportów wydatków może wydawać się dość prostym procesem, ale wcale nie jest proste. A jeśli nadal polegasz na ręcznych procesach, jest to ból głowy dla wszystkich zaangażowanych. Nie tylko powodujesz marnowanie godzin pracy pracowników, ale także powodujesz, że firma popełnia więcej błędów, powielania i utraty produktywności.
Nadszedł czas, aby pomyśleć również o zautomatyzowaniu zarządzania wydatkami, aby pomóc Twojej firmie uwolnić się od zmartwień związanych z ręcznymi żądaniami wydatków i zatwierdzeniami.
Czym jest automatyzacja zarządzania wydatkami?
Automatyzacja zarządzania wydatkami to automatyzacja procesów ręcznego zarządzania wydatkami. Eliminuje konieczność ręcznego ewidencjonowania wydatków i bolesnych aspektów przetwarzania raportów wydatków.
Ręczne sporządzanie raportów z wydatków może być dla wielu osób zniechęcające. Jeśli je wykonałeś, wiesz, jak okropne jest zarządzanie i przetwarzanie tych raportów na koniec miesiąca, co nazywamy „zamknięciem miesiąca”, które w rzeczywistości są dniami bolesnych wprowadzania danych i błędów.
Firmy korzystające z automatycznego zarządzania wydatkami używają zautomatyzowanego oprogramowania i narzędzi do zarządzania procesem śledzenia, rejestrowania i opłacania wydatków poniesionych przez pracowników w związku z wymaganiami biznesowymi.
Korzystanie z zautomatyzowanych narzędzi może również pomóc organizacjom w inteligentnym podejmowaniu decyzji o wydatkach. Co więcej, może pomóc im zachować odpowiedzialność, umożliwiając im dokładne zarządzanie wydatkami.
Po co automatyzować zarządzanie wydatkami?
Dziś firmy korzystają z najnowszych narzędzi i technologii, aby jak najlepiej wykorzystać swoją pracę. Czasami jednak pomijają potrzebę automatyzacji zarządzania wydatkami. Jedna ankieta wykazała, że „43% firm używaj procesów ręcznych do zarządzania raportami wydatków, a 46% nie śledzi kosztów związanych z tą pracą”.
Ręczne procesy zarządzania wydatkami oznaczają dużo papieru i arkuszy kalkulacyjnych. Prowadzi to również do nieefektywnych, bardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów. Ręczne procesy zarządzania wydatkami mogą utrudniać pracę.
Potrzeba zautomatyzowanego zarządzania wydatkami nie jest kosztem samym w sobie. Wiele organizacji, które wydają lub planują zainwestować w technologię, chce uprościć proces raportowania wydatków dla pracowników i menedżerów. Aby byli szczęśliwi i zwiększali ich produktywność.
Niezwykle ważne jest, aby firmy zautomatyzowały proces zarządzania wydatkami, aby mogły również korzystać z najnowszych trendów i technologii. Ponadto zautomatyzowane zarządzanie wydatkami może prowadzić do wydajnych, mniej czasochłonnych i wolnych od błędów procesów.
Dzięki automatyzacji zarządzania wydatkami możesz:
- Zaoszczędź ogromne ilości czasu.
- Przechowuj paragony cyfrowo i natychmiast.
- Nie musisz przechowywać rachunków do końca miesiąca.
Tradycyjny proces zarządzania wydatkami
Tradycyjne zarządzanie wydatkami składa się z kilku czasochłonnych procesów. Poniżej podano kroki ręcznego zarządzania wydatkami.
Składaj wnioski o wydatki indywidualnie
Gdy pracownicy gromadzą wydatki, gromadzą pokwitowania płatności jako dowód tych płatności. Raz na kwartał lub co miesiąc składają indywidualne wnioski do kierownika zespołu.
Śledź rachunki i rejestruj wydatki
Pracownik musi śledzić pokwitowania płatności, rachunki, wyciągi z kart kredytowych i inne dokumenty, aby składać wnioski o wydatki.
Prześlij prośby o zwrot pieniędzy
Pracownicy muszą wypełnić każdy szczegół wydatków w arkuszu kalkulacyjnym wraz z notatkami i rachunkami. Następnie pracownik musi złożyć wniosek o zwrot do kierownika, aby uzyskać zatwierdzenie płatności.
Niektóre firmy wymagają od pracowników cotygodniowego wypełniania raportów wydatków, podczas gdy inne wymagają raportów kwartalnych lub miesięcznych.
Zgoda kierownika
Oto część, która dla wielu menedżerów może być straszna. Gdy pracownik złoży wniosek o zwrot wydatków wraz z autentycznymi notatkami i rachunkami, kierownik musi poświęcić czas na szczegółowe przeanalizowanie tych wniosków o wydatki.
Kierownik musi upewnić się, że złożone wnioski o zwrot kosztów są autentyczne i dokładne. To zajmuje dużo czasu. Jeśli wnioski zostaną zaakceptowane, są one dalej przesyłane w celu rozpatrzenia i opłacenia kosztów. Jednak niezatwierdzone żądania wydatków są odsyłane do pracownika do przeglądu i korekty.
Przetwarzanie wydatków
W przypadku zaakceptowania wniosków o zwrot wydatków są one przekazywane do zespołu księgowego w celu dokonania płatności i audytu.
Oplata
Po zatwierdzeniu wydatków i roszczeń przez kierownika i rozliczeń, płatność jest przekazywana pracownikowi. Zwrot kosztów może zająć kilka dni. Gdy przyjdzie, pracownik otrzymuje go w formie czeku, wpłaty na konto lub zwrotu gotówki.
Rachunkowości i audytu
Po zatwierdzeniu wydatków i dokonaniu płatności zwrotu, wydatki są rejestrowane w systemie księgowym firmy w celach księgowych i audytowych.
Tradycyjne zarządzanie wydatkami jest zazwyczaj procesem powolnym i może mieć kilka negatywnych skutków. Niektóre z nich są następujące.
Naruszone relacje firma-pracownik
Powolne procesy płatności refundacji zagrażają również relacjom pracowników z firmą. Gdy pracownicy napotykają problemy lub opóźnienia w zwrotach wydatków, są bardziej skłonni do przeniesienia się do tych organizacji, które mają lepsze procesy zarządzania wydatkami.
Według ankiety PwC 76% zestresowanych pracowników prawdopodobnie przyciągną firmy, które bardziej dbają o ich dobre samopoczucie finansowe.
Kruszy finanse osobiste pracowników
Powolne wypłaty zwrotów sprawiają, że pracownicy czują, że ich organizacja nie dba o ich osobiste finanse. Nie tylko relacja firma-pracownik jest zagrożona, ale także pracownicy borykają się z problemami z przepływem środków pieniężnych z powodu powolnego zwrotu kosztów.
Według raportu: „2 na 5 pracowników doświadczyło problemów z przepływem środków pieniężnych z powodu powolnego zwrotu kosztów."
Na przykład pracownik wykorzystuje swoje pieniądze na pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową. Teraz muszą długo czekać na zwrot pieniędzy. Tymczasem ich finanse osobiste są zakłócone, ponieważ mogą być zmuszeni do płacenia czynszu lub innych rachunków za tę płatność.
Mniej produktywni pracownicy
Pracownicy borykający się z problemami finansowymi są mniej wydajni w pracy. Powolny zwrot kosztów może prowadzić do stresu finansowego wśród pracowników, co z kolei może zaszkodzić ich produktywności.
Według Global Business Travel Association potrzeba 20 minut na wypełnienie jednego raportu wydatków.
Może to odciągnąć czas od podstawowych obowiązków pracowników i zmniejszyć produktywność w całej organizacji.
Aby uniknąć tych negatywnych skutków w całej organizacji, Twoja organizacja musi mieć zautomatyzowany proces zarządzania wydatkami. Tradycyjne procesy zarządzania wydatkami stały się już przestarzałe.
Nadszedł czas, aby pominąć te powolne, typowe procesy zwrotu kosztów i zautomatyzować zarządzanie wydatkami w organizacji.
Tradycyjne vs. zautomatyzowane sposoby zarządzania wydatkami
Ludzie mówią, że złoto jest stare. Ale czasami nie jest to prawdą w wielu przypadkach. Jeśli mówimy o automatycznym zarządzaniu wydatkami, ma ono kilka cech i zalet w porównaniu z tradycyjnym zarządzaniem wydatkami.
Tradycyjne zarządzanie wydatkami |
Zautomatyzowane zarządzanie wydatkami |
Pracownicy muszą wykonywać papierkową robotę lub sporządzać arkusze kalkulacyjne, aby składać wnioski o zwrot kosztów. |
Nie musisz robić papierkowej roboty ani tworzyć arkuszy kalkulacyjnych, aby przesyłać wnioski o wydatki. |
Zbierz i zbierz paragony i rachunki do końca miesiąca w celu potwierdzenia wydatków. |
Paragony i rachunki mogą być rejestrowane w systemie w momencie ich wystawienia w celu potwierdzenia wydatków. |
Poczekaj dłuższy czas, aż menedżer zatwierdzi lub odrzuci wnioski o wydatki. |
Żądania mogą być zatwierdzane lub odrzucane w momencie ich przesłania do systemu wraz z dowodem. |
Czasochłonny proces zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. |
Wymagają bardzo mniej czasu i wysiłku. |
Może mieć wpływ na budżet firmy. |
Kontrola wydatków w czasie rzeczywistym pozwala firmom zarządzać budżetem i wydatkami |
Wydajność jest zagrożona |
Zwiększona produktywność wśród pracowników i menedżerów. |
Korzyści z automatycznego zarządzania wydatkami
Istnieje szereg korzyści, jeśli chodzi o automatyzację zarządzania wydatkami. Niektóre z korzyści podano poniżej.
Mniej błędów
Gdy raporty wydatków są wprowadzane ręcznie, istnieje ryzyko wielu błędów. Według Global Business Travel Association istnieje 19% szansa na raporty wydatków z błędami.
Dzięki zastosowaniu zautomatyzowanych systemów zarządzania wydatkami nie ma konieczności ręcznego wprowadzania danych. Skutkuje to mniejszą liczbą błędów, a także znacznymi oszczędnościami kosztów.
Zadowoleni pracownicy
Zwrot kosztów na czas może zaowocować szczęśliwymi pracownikami. Pracownicy mogą być straszni, gdy muszą ręcznie wprowadzać raporty z wydatków, a następnie czekać całymi dniami, a czasem tygodniami na zwrot kosztów.
Terminowe zatwierdzenia uświadamiają im, że organizacja dba o ich potrzeby finansowe.
Zwiększona produktywność
Szczęśliwsi pracownicy to większa produktywność w organizacji. Nikt nie marnuje czasu, gdy istnieją łatwe w obsłudze procesy zarządzania wydatkami. Konieczność spędzania cennych godzin pracy na bolesnym logowaniu oraz proces raportowania wydatków jest zminimalizowana, co zwiększa produktywność w pracy.
Zautomatyzowane zarządzanie wydatkami zwiększa produktywność zarówno pracowników, jak i kierowników finansowych.
Widoczność wydatków w czasie rzeczywistym
Zautomatyzowane zarządzanie wydatkami umożliwia śledzenie zakupów w organizacji w czasie rzeczywistym. Możesz mieć oko na wydatki całej organizacji lub pojedynczego pracownika.
Pomaga to nie tylko w zarządzaniu przepływami pieniężnymi, ale także w podejmowaniu świadomych i terminowych decyzji w oparciu o pozostały budżet.
Szybsze wnioski i zatwierdzenia wydatków
Menedżer może natychmiast odbierać i poprawiać wnioski o wydatki dzięki automatyzacji zarządzania wydatkami. Ponadto nie marnujesz czasu na papierkową robotę i tworzenie arkuszy kalkulacyjnych.
Cechy rozwiązań zautomatyzowanego zarządzania wydatkami
Proces zautomatyzowanego zarządzania wydatkami przebiega sprawnie, jeśli dysponujesz odpowiednimi narzędziami i rozwiązaniami. Niektóre z kluczowych cech rozwiązań zautomatyzowanego zarządzania wydatkami podano poniżej.
Łatwe do użycia
Zautomatyzowane rozwiązania do zarządzania wydatkami powinny być łatwe w użyciu i konfiguracji. Dostępnych jest wiele rozwiązań, ale mają one złożone interfejsy i do korzystania z nich trzeba wyznaczyć pełnoetatowego członka zespołu.
Konfiguracja niektórych rozwiązań może potrwać kilka miesięcy. Jednak lepsze rozwiązania są zawsze łatwe w użyciu i nie wymagają dużego wysiłku.
Skalowalne
Niezależnie od tego, czy chodzi o rozwiązania do zarządzania sprawami, czy zautomatyzowane zarządzanie wydatkami, mają one funkcje, które pozwalają rozwijać się wraz z rozwojem firmy. Ponadto łatwo jest dodawać i usuwać użytkowników dzięki skalowalnemu rozwiązaniu do automatycznego zarządzania wydatkami.
Aby uprościć proces archiwizacji, zautomatyzowane rozwiązania ułatwiają organizacjom automatyczne pobieranie danych, takich jak koszty, napiwki, podatki, inne informacje itp.
Różne poziomy uprawnień
Będzie jeden właściciel konta w oprogramowaniu do automatycznego zarządzania wydatkami, jednak menedżerowie zespołów będą mogli zatwierdzać lub odrzucać wnioski o wydatki związane z wydatkami zespołu. Ponadto pracownicy będą mogli składać wnioski o zwrot kosztów.
Wbudowany pulpit nawigacyjny do próśb i zatwierdzeń
Rozwiązania te mają wbudowany pulpit nawigacyjny dla użytkowników, dzięki czemu mogą oni składać wnioski i zatwierdzać na podstawie ich oznaczenia. Ponadto administratorzy i menedżerowie finansowi mogą łatwo przeglądać i zatwierdzać wnioski w dowolnym momencie.
Lepsze integracje księgowe
Zautomatyzowane rozwiązania do zarządzania wydatkami umożliwiają bezpośrednią integrację z innymi centralnymi systemami finansowo-księgowymi firmy. Nie ma potrzeby kopiowania/wklejania dzięki automatyzacji zarządzania wydatkami.
Koszt dowodzi
Zautomatyzowane oprogramowanie zawiera udokumentowane dowody wydatków dla wszelkich sprzedaży i zakupów dokonanych w przypadku audytu.
Raporty danych
W tych rozwiązaniach znajdują się raporty i analizy danych, które pozwalają firmom śledzić ich wydatki i budżet.
Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatycznego zarządzania wydatkami
Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatycznego zarządzania wydatkami wcale nie jest łatwy. Przy tak wielu dostępnych opcjach nie będziesz wiedział, jakie oprogramowanie wybrać dla swojej firmy. Różne organizacje mają różne wymagania i przepływ pracy, jeśli chodzi o zarządzanie wydatkami.
Musisz wybrać rozwiązanie zgodnie ze swoimi wymaganiami i wielkością Twojej firmy. Przy poszukiwaniu oprogramowania do automatycznego zarządzania wydatkami należy wziąć pod uwagę kilka czynników.
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przed przejściem na zautomatyzowane zarządzanie wydatkami
Elastyczność
Wybierając zautomatyzowane rozwiązanie, szukaj narzędzia, które jest elastyczne. Musi nadawać się do dostosowania i dostosowania do wymagań i wymagań Twojej firmy. Niektóre rozwiązania umożliwiają projektowanie i dostosowywanie własnych kart oraz wyznaczanie granic.
Bezpieczeństwo
Kiedy dokonujesz wydatków na tak wielu różnych poziomach, bezpieczeństwo pieniędzy firmy może stać się krytyczne. Bardzo ważne jest, aby wybrać rozwiązanie do zautomatyzowanego zarządzania wydatkami, które oferuje pełne bezpieczeństwo w czasie rzeczywistym dla procesów zarządzania wydatkami.
Łatwa integracja
Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze zautomatyzowanego rozwiązania, jest jego integracja. Wybrane oprogramowanie musi zintegrować się z istniejącym systemem, aby zapewnić płynne przejście.
Przeglądanie w czasie rzeczywistym
Kontrole w czasie rzeczywistym w systemie zarządzania wydatkami pozwalają firmie śledzić wydatki zgodnie z budżetem, a także fałszywe roszczenia.
Były to tylko niektóre z wielu czynników, które należy wziąć pod uwagę, szukając oprogramowania do automatycznego zarządzania wydatkami. Dowiesz się też, że nie każde rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy i nie wszystkie są takie same.
Poszukaj rozwiązania, które oferuje elastyczność i bezpieczeństwo, eliminuje papier oraz śledzi i rejestruje wydatki. Będziesz także potrzebować rozwiązania, które oferuje funkcjonalność zgodną z Twoimi wymaganiami i jest konfigurowalne.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :Jest
- $W GÓRĘ
- a
- Zdolny
- O nas
- Stosownie
- Konto
- odpowiedzialność
- Księgowość
- Konta
- Gromadź BTC
- dokładny
- dokładnie
- w poprzek
- faktycznie
- Administratorzy
- Po
- Wszystkie kategorie
- Pozwalać
- pozwala
- zawsze
- wśród
- kwoty
- i
- Zatwierdzać
- zatwierdzony
- SĄ
- AS
- aspekty
- powiązany
- Stowarzyszenie
- At
- przyciąga
- Audyt
- audytu
- Autentyczny
- zautomatyzować
- zautomatyzowane
- automatycznie
- Automatyzacja
- dostępny
- unikany
- z powrotem
- na podstawie
- podstawa
- BE
- stają się
- zanim
- jest
- poniżej
- korzyści
- Korzyści
- Ulepsz Swój
- Banknoty
- Granice
- budżet
- wbudowany
- biznes
- biznes
- by
- wezwanie
- CAN
- karta
- Kartki okolicznosciowe
- który
- walizka
- Etui
- Gotówka
- Przepływy pieniężne
- Spowodować
- spowodowanie
- centralny
- Cfo
- szansa
- duża szansa,
- kontrola
- Wykrywanie urządzeń szpiegujących
- Dodaj
- Wybierając
- roszczenia
- zbierać
- COM
- Firmy
- sukcesy firma
- Firma
- kompleks
- kompromis
- Zagrożone
- zmieszany
- Rozważać
- zawiera
- rdzeń
- Koszty:
- oszczędności
- Koszty:
- Tworzenie
- kredyt
- Karta kredytowa
- krytyczny
- istotny
- konfigurowalny
- dostosować
- tablica rozdzielcza
- dane
- wprowadzanie danych
- Dni
- Decyzje
- opóźnienia
- wymagania
- kaucja
- Wnętrze
- Przeznaczenie
- detal
- różne
- cyfrowo
- kierować
- dokumenty
- Nie
- nie
- każdy
- z łatwością
- łatwy w użyciu
- wydajny
- wysiłek
- bądź
- eliminuje
- Pracownik
- pracowników
- wzmocnione
- Wchodzę
- wpisana
- Cały
- wejście
- Błędy
- itp
- Każdy
- wszyscy
- przykład
- Przede wszystkim system został opracowany
- istniejący system
- wydatki
- doświadczony
- oko
- Twarz
- ułatwiać
- Czynniki
- dość
- Korzyści
- kilka
- filet
- Złożenie
- wypełniać
- finansować
- Finanse
- budżetowy
- dobrobyt finansowy
- Elastyczność
- pływ
- następujący sposób
- W razie zamówieenia projektu
- Forbes
- Nasz formularz
- nieuczciwy
- Darmowy
- od
- pełnoprawny
- Funkcjonalność
- dalej
- otrzymać
- dany
- Globalne
- globalny biznes
- Go
- będzie
- Złoto
- Rosnąć
- Rośnie
- uchwyt
- Zaoszczędzić
- Have
- pomoc
- pomaga
- utrudniać
- GODZINY
- W jaki sposób
- Jednak
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- olbrzymi
- natychmiast
- Oddziaływania
- podnieść
- in
- Zwiększenia
- wzrastający
- indywidualny
- niewydajny
- Informacja
- poinformowany
- spostrzeżenia
- integrować
- integracja
- integracje
- interfejsy
- Inwestuj
- zaangażowany
- problemy
- IT
- JEGO
- samo
- Trzymać
- Klawisz
- Wiedzieć
- firmy
- prowadzić
- Wyprowadzenia
- UCZYĆ SIĘ
- poziomy
- Prawdopodobnie
- długo
- długi czas
- dłużej
- Popatrz
- poszukuje
- od
- Partia
- zrobiony
- utrzymać
- robić
- WYKONUJE
- Dokonywanie
- zarządzanie
- i konserwacjami
- Rozwiązanie do zarządzania
- kierownik
- Zarządzający
- podręcznik
- ręcznie
- wiele
- wielu ludzi
- znaczy
- W międzyczasie
- członek
- może
- minut
- błędy
- moment
- pieniądze
- Miesiąc
- miesięcznie
- miesięcy
- jeszcze
- Ponadto
- większość
- Potrzebować
- wymagania
- ujemny
- numer
- of
- Oferty
- Stary
- on
- ONE
- Opcje
- zamówienie
- organizacja
- organizacji
- Inne
- Pozostałe
- własny
- właściciel
- bolesny
- Papier
- Papierkowa robota
- część
- Zapłacić
- zwracając
- płatność
- płatności
- Ludzie
- okres
- pozwolenie
- osobisty
- Miejsce
- planowanie
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- teraźniejszość
- problemy
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- produktywny
- wydajność
- dowód
- dowody
- zakupy
- cele
- PWC
- w czasie rzeczywistym
- zrealizować
- wpływy
- otrzymać
- Odebrane
- rekord
- nagranie
- dokumentacja
- związek
- Relacje
- pozostały
- usunąć
- Wynajem
- raport
- Raportowanie
- Raporty
- zażądać
- wywołań
- wymagać
- wymagania
- obowiązki
- dalsze
- Efekt
- przeglądu
- s
- sole
- taki sam
- Oszczędności
- skalowalny
- bezpieczeństwo
- zestaw
- kilka
- przesunięcie
- powinien
- znaczący
- Prosty
- upraszczać
- pojedynczy
- Rozmiar
- powolny
- So
- Tworzenie
- rozwiązanie
- Rozwiązania
- kilka
- wydać
- Spędzanie
- Arkusz kalkulacyjny
- oświadczenia
- Cel
- Nadal
- bezpośredni
- stres
- Zatwierdź
- składane
- taki
- Badanie
- system
- systemy
- Brać
- trwa
- Mówić
- Podatki
- zespół
- Technologies
- Technologia
- że
- Połączenia
- ich
- Im
- Te
- czas
- czasochłonne
- wskazówki
- do
- narzędzie
- narzędzia
- śledzić
- Śledzenie
- tradycyjny
- przejście
- podróżować
- Trendy
- wycieczka
- prawdziwy
- SKRĘCAĆ
- typowy
- zazwyczaj
- posługiwać się
- Użytkownicy
- Cenny
- Zobacz i wysłuchaj
- widoczność
- vs
- czekać
- Marnotrawstwo
- tygodniowy
- tygodni
- Co
- Co to jest
- który
- Podczas
- KIM
- będzie
- w
- Praca
- pracujący
- You
- Twój
- zefirnet