Jak usprawnić proces zamykania na koniec miesiąca

Dla laika, który żyje od wypłaty do wypłaty, często zadawanym pytaniem jest „dlaczego pod koniec miesiąca pozostało tyle pieniędzy? Dla księgowego jest zupełnie odwrotnie – „dlaczego na koniec miesiąca jest tyle pieniędzy do rozliczenia?”

Wiele firm zamyka swoje konta na koniec miesiąca, aby uporządkować swoje dane finansowe. Ze względu na ilość włożonej pracy, proces zamknięcia miesiąca nigdy nie jest czynnością wykonywaną raz w miesiącu i może trwać nawet tydzień wolnego co miesiąc.

W związku z tym księgowy musi nie tylko zarządzać codzienną i końcową księgowością, ale także przeprowadzać proces zamknięcia miesiąca. Oczywiście księgowi są przepracowani przez cały rok, a księgowość stała się pracą, która nigdy nie odpoczywa.

Podczas gdy zamknięcie miesiąca może być stresujące dla księgowych małych firm, może być przytłaczające dla tych w dużych firmach o znacznej aktywności finansowej.

Istnieją sposoby na pokonanie tego przytłaczania. Posiadanie listy kontrolnej zamknięcia miesiąca może umożliwić systematyczne zarządzanie procesem. Automatyzacja może również odciążyć proces zamykania księgowości i umożliwić lepsze i szybsze zamykanie ksiąg co miesiąc.  

W tym artykule szczegółowo omówiono proces zamykania na koniec miesiąca oraz sposób, w jaki automatyzacja może pomóc zoptymalizować ten proces.

Jaki jest koniec miesiąca?

Proces zamykania księgowości na koniec miesiąca w każdym przedsiębiorstwie to proces „zamykania ksiąg”. Obejmuje konsolidację, przegląd i uzgadnianie wszystkich informacji finansowych na koniec każdego miesiąca.

Proces zamykania księgowości jest ważny, ponieważ zapewnia wgląd w kondycję finansową firmy. Proces ten ułatwia również planowanie finansowe i operacyjne oraz stanowi podstawę do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.

Spis treści

Etapy zakończenia miesiąca zamykają proces

Proces zamknięcia na koniec miesiąca obejmuje rejestrację, przegląd i raportowanie transakcji finansowych, które miały miejsce w okresie od ostatniego zamknięcia w poprzednim miesiącu. Zapewnia szybki przegląd kondycji finansowej firmy w tym okresie i służy jako punkt odcięcia dla transakcji, dzięki czemu kolejny miesiąc zaczyna się od nowa.

Szczegóły i etapy procesu zamykania końca miesiąca w dużej mierze zależą od wielkości firmy i ilości transakcji finansowych wykonywanych w miesiącu.

Jednak wszystkie procesy zamykania księgowości składają się z czterech czynności:

• Rejestrowanie przepływów pieniężnych* – Proces rejestrowania obejmuje wprowadzanie danych o przychodach, wydatkach, zobowiązaniach, środkach trwałych i podatkowych do wybranego repozytorium.
• Uzgadnianie kont przychodów i wydatków — Proces uzgadniania uzgadnia wyciągi bankowe i drobną gotówkę z transakcjami i płatnościami między firmami.
• Analiza bilansu — analiza wykorzystuje dane z etapów rejestrowania i uzgadniania do analizy wzorców i dostarczania prognoz.
• Raportowanie/archiwizacja — ostatni krok tworzy wszystkie raporty i zestawienia dla interesariuszy oraz archiwizuje wszystkie dane.

Proces zamykania kont jest czasami określany jako proces „Record to Report (R2R)”.

*Samo wprowadzanie danych o dochodach i wydatkach do repozytorium składa się z czterech kroków:

• Przenieś wszystkie salda z konta przychodów do podsumowania dochodów.
• Przenieś salda z konta wydatków do podsumowania dochodów
• Biorąc pod uwagę, że podsumowanie dochodów jest kontem tymczasowym, saldo jest przenoszone do dochodów zatrzymanych
• Wypłaty gotówki lub dywidendy wypłacane właścicielom są zaliczane do zysków zatrzymanych

Proces zamykania rozliczeń na koniec miesiąca jest rzeczywiście skomplikowany, ponieważ obejmuje różnego rodzaju informacje i dane, które muszą być skonsolidowane, zweryfikowane i uzgodnione.  

Może to być przytłaczające, chyba że zespół księgowy ma dobrze zaprojektowaną SOP, której można przestrzegać. Wielu sprawnych księgowych posiada obszerną listę kontrolną procesów zamykania kont.  

Lista kontrolna zamknięcia miesiąca

Listy kontrolne służą jako przypomnienia o podstawowych krokach, umożliwiają weryfikację i zwiększają dyscyplinę, a wszystko to prowadzi do bezproblemowych i wydajnych operacji.  

Lista kontrolna zamknięcia miesiąca jest specyficzna dla firmy, ale może wyglądać mniej więcej tak:

Zadania nagrywania    ✅Przesłane arkusze czasu  ✅ Wszystkie rachunki do zapłacenia są uwzględnione w systemie   ✅ Wszystkie faktury z należnościami są uwzględnione w systemie   ✅ Wszystkie raporty wydatków są dołączone i zatwierdzone  ✅ Wszystkie płatności są rejestrowane   Przejrzyj zadania    ✅ Przejrzyj przychody i upewnij się, że zostały uwzględnione.  ✅ Przejrzyj odroczenia, rozliczenia międzyokresowe i cofnięcia oraz upewnij się, że zostały włączone.  ✅ Sprawdź, czy wszystkie wpisy zostały wprowadzone  ✅ Sprawdź, czy transakcje odroczone lub opóźnione, transakcje zakończone niepowodzeniem i transakcje oczekujące na zatwierdzenie nie zostały uwzględnione lub wykluczone.   Spowiedź    ✅ Uzgodnij wszystkie konta bankowe z wyciągami bankowymi.   ✅ Uzgodnij dane AP z księgą podrzędną i/lub księgą główną.  ✅ Uzgodnij dane AR z księgą podrzędną i/lub księgą główną.  ✅ Pogodzić aktywa i odroczone działania.  ✅ Uzgadnianie rzeczywistych zapasów z księgą główną.   Raportowanie          ✅ Raport ze ścieżki audytu        ✅ Raport interesariuszy

Taka lista kontrolna zapewnia płynne i efektywne zamknięcie miesiąca. Skuteczny proces zamykania księgowania na koniec miesiąca ma następujące zalety:

• Zapewnia rzetelny i dokładny system księgowy
• Zapewnia obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa
• Usprawnia audyty finansowe na koniec roku
• Upraszcza rozliczanie podatków
• Pomaga w planowaniu i podejmowaniu decyzji finansowych na bliższą i daleką przyszłość

Wyzwania związane z ręcznymi procesami zamykania miesiąca

Zamknięcie miesiąca może być uciążliwe i czasochłonne, zwłaszcza w dużych firmach z dużymi miesięcznymi transakcjami finansowymi.

Według ankiety przeprowadzonej przez Badania Ventany, w 2014 r. 58% firm podało, że zamykanie ksiąg zabierało co najmniej siedem dni. Dodanie do poziomu stresu i pracy to zorientowany na termin charakter czynności; rachunki muszą być koniecznie zamknięte do ostatniego dnia miesiąca.

[Osadzone treści]

Ilość pracy, jej nużący charakter i terminy mogą być stresujące dla księgowych i finansistów. Wymogi dotyczące uwagi i czasu są dodatkowo zwiększane przez konieczność wykonywania regularnych obowiązków oprócz ścisłych pojednań.

Ankieta internetowa przeprowadzona wśród specjalistów ds. rachunkowości i finansów przez program Consumer Analytics Uniwersytetu Georgia w marcu 2022 r., bezpośrednio po zamknięciu miesiąca, wykazała, że ​​ciasne zajęcie księgowości zakłóciło życie osobiste co najmniej 81% księgowych w ciągu co najmniej jeden miesiąc w ubiegłym roku.

Wszelkie działania związane z zamknięciem księgowości nie mogą być przyspieszone ze względu na możliwość wystąpienia błędów, które są niedopuszczalne w dziedzinie rachunkowości. Powyższa ankieta wykazała również, że 85% uczestników zgłosiło konieczność ponownego otwierania książek w ciągu co najmniej jednego miesiąca w ciągu ostatniego roku, aby naprawić błędy.

Wiele wyzwań związanych z procesem zamykania księgowości można przypisać jednej lub kilku z następujących przyczyn:

• Członkowie zespołu nie są pewni zadań, które należy wykonać
• Przełożeni mają ograniczoną widoczność zadań i ich statusu
• Zdezorganizowane źródła księgowe – faktury i inne dokumenty księgowe są w różnych formatach i w różnych repozytoriach, co komplikuje konsolidację. Fragmentacja, operacje w wielu lokalizacjach geograficznych i duże współzależności danych finansowych dodatkowo komplikują ten zamknięty proces.
• Błędy w uzgadnianiu kont nie są wyłapywane na wczesnym etapie i przekształcają się w skomplikowane błędy, których naprawienie jest trudniejsze i czasochłonne.

Najlepsze praktyki dotyczące procesu zamykania na koniec miesiąca

Istnieje kilka zdroworozsądkowych kroków, które pozwalają uniknąć błędów/porażek i przezwyciężyć stres zwykle związany z procesem zamykania księgowości.

• Pierwszym krokiem do bezproblemowego procesu zamykania jest dobrze zaprojektowany SOP, który uwzględnia wszystkie zadania i kroki zgodnie z pracą firmy. Skrupulatne planowanie i schemat procesu zamykania może zapobiec niepotrzebnym krokom i słabej koordynacji między zainteresowanymi stronami.
• Obszerne szkolenie wszystkich profesjonalistów zaangażowanych w proces zamknięcia może zapewnić jasność w zakresie ról i obowiązków.
• Realistyczne oszacowanie czasu potrzebnego na comiesięczne zamknięcie nie może pomijać odpowiedzialności księgowego i specjalisty ds. finansowych, które nie obejmują zamknięcia. Spotkania przed zamknięciem są przydatne w omówieniu harmonogramu i harmonogramu oraz pomogą w przełożeniu zadań w celu dotrzymania terminu końca miesiąca. Pomaga ustalić konkretne terminy dla określonych czynności, takich jak gromadzenie danych, dostosowywanie księgi, przygotowanie raportów itp.
• Konsolidacja wszystkich źródeł danych wymaganych do operacji zamknięcia. Mogą to być wyciągi bankowe, sprawozdania finansowe i bilanse, środki trwałe i zapasy, dokumenty rozrachunków z odbiorcami i zobowiązaniami, kasa pogotowia i dane Księgi Głównej.
• Lista kontrolna zamknięcia miesiąca, taka jak pokazana powyżej, może pomóc w bezproblemowym działaniu procesu księgowego.

Automatyzacja zamknięcia miesiąca

Oprogramowanie księgowe może złagodzić wiele trudności związanych z zamykaniem miesiąca. Automatyzacja może pomóc w konsolidacji wszystkich istotnych danych na jednej platformie oraz pomóc w klasyfikowaniu i organizowaniu danych w pola, które pomagają w uzgodnieniu i generowaniu raportów.

Korzyści z automatyzacji zamykania miesiąca obejmują:

Oszczędność czasu

Ręczne zamykanie miesięczne jest czasochłonne. Na przykład zgłoszono, że zadania niskiego poziomu, które można zautomatyzować, pochłaniają 47% czasu działu AP i 75% czasu personelu działu kadr i płac. To naturalnie prowadzi do opóźnień i związanego z tym stresu. Automatyzacja niektórych lub wszystkich zadań miesięcznego procesu zamykania może pomóc w uniknięciu opóźnień i wąskich gardeł.

Oszczędności

Ręczne zamykanie księgowości wymaga znacznego kapitału ludzkiego. McKinsey wykazał, że 45% bieżących płatnych działań, które kosztują równowartość 2 bilionów rocznych zarobków, można potencjalnie zautomatyzować. Ponadto ręczne wykonywanie zbędnych, potencjalnie zautomatyzowanych zadań zmniejsza produktywność firmy, a niska produktywność może kosztować pracodawców około 1.8 miliarda dolarów rocznie.

Redukcja błędów

Ręczne zadania księgowe, wykonywane w czasie kryzysu i stresu, mogą być podatne na błędy. Człowiek, wykonując zbędną pracę, prawdopodobnie popełni 10 błędów na każde 100 kroków.

Większa koncentracja na zadaniach strategicznych

Globalne badanie dotyczące automatyzacji procesów wykazało, że przeciętny pracownik spędza ponad 3 godziny dziennie na przyziemnych, powtarzalnych zadaniach, co zmniejsza koncentrację na zadaniach o większej wartości, które obejmują opracowywanie strategii i planowanie przez ludzi w celu poprawy organizacji. Wydajność i satysfakcja pracowników wzrasta, gdy spędzają czas na interesujących i satysfakcjonujących aspektach swojej pracy, a to zmniejsza rotację pracowników i zwiększa ich retencję.

Wspólne przetwarzanie

Narzędzie automatyzacji do zamykania na koniec miesiąca tworzy ujednoliconą platformę, na której wszyscy interesariusze mogą pracować w tandemie i wypełniać listę kontrolną zamknięcia miesiąca opracowaną przez firmę. Takie narzędzia programowe są wyposażone w pulpity nawigacyjne i powiadomienia, aby śledzić proces zamykania w czasie rzeczywistym, co zapewnia, że ​​wszyscy zaangażowani są świadomi stanu procesu, a problemy można zidentyfikować i rozwiązać na czas.

Gotowość do audytu

Być może najbardziej atrakcyjną zaletą automatycznego zamykania na koniec miesiąca jest gotowość do przeprowadzenia audytu. Zautomatyzowane procesy biznesowe nie tylko pozwalają na standaryzację operacji, ale także zapewniają utrzymanie zapisów przez cały rok, tworząc w ten sposób ścieżkę audytu.

Skalowalne

W miarę powiększania się bazy klientów i portfela finansowego przedsiębiorstwa, ręczne comiesięczne zamykanie kont może stać się niewygodne i niemożliwe bez automatyzacji.

Nic dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z jakiegoś narzędzia automatyzacji w procesie zamykania konta.

Badania w Weronie pokazał że 83% firm stosuje obecnie co najmniej pewną automatyzację w porównaniu do 60 procent w 2015 roku. W rezultacie 61 procent uczestników wskazało, że ich firma zamyka miesięczne zamknięcie w ciągu sześciu dni roboczych, a prawie połowa (46%) kończy w ciągu czterech dni roboczych . Porównaj to z 7 lub więcej dniami zgłoszonymi wcześniej, bez użycia automatyzacji.

Nanonety w procesie zamykania miesiąca

Narzędzia księgowe to nie pojedyncze jednostki, ale zbiór przepływów pracy, które służą różnym celom, działaniom i działom. Mogą istnieć przepływy pracy specyficzne dla procesu rozrachunków z dostawcami, procesu rozrachunków z odbiorcami, listy płac i tak dalej. Proces zamknięcia łączy dane wyjściowe lub zawartość wszystkich tych komponentów w celu uzgodnienia. Zasadniczo zbieranie danych jest podstawowym zadaniem każdego procesu zamykania konta

Zintegruj istniejące narzędzia z Nanonets i zautomatyzuj gromadzenie danych, przechowywanie eksportu i księgowość.

Nanonets może również pomóc w zautomatyzowaniu procesu zamknięcia miesiąca poprzez:

• Import i konsolidacja danych z wielu źródeł – e-mail, zeskanowane dokumenty, cyfrowe pliki/obrazy, przechowywanie w chmurze, ERP, API itp.
• Inteligentne przechwytywanie i wyodrębnianie danych z faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów finansowych.
• Kategoryzacja i kodowanie transakcji w oparciu o reguły biznesowe.
• Konfigurowanie automatycznych przepływów pracy zatwierdzania w celu uzyskiwania zatwierdzeń wewnętrznych i zarządzania wyjątkami.
• Uzgadnianie wszystkich transakcji.
• Bezproblemowa integracja z systemami ERP lub oprogramowaniem księgowym, takim jak Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite i innymi.

Wszystkie te cechy Nanonetów pozwalają na szybkie i dokładne zamykanie ksiąg oraz sprawne zarządzanie zasobami.

Na wynos

Praca księgowego nigdy nie jest jedną jednostką mającą początek i koniec. W najlepszym razie można go podzielić na niewielkie fragmenty miesięcznych uzgodnień, aby proces zamykania konta nie stał się przytłaczający pod koniec roku finansowego.  

Automatyzacja procesu zamykania miesięcznych kont może złagodzić wiele napięć związanych z działalnością i może pomóc każdemu przedsiębiorstwu nie tylko być na bieżąco z obecną sytuacją, ale także przygotować się na przyszłość.