Jak wygląda proces zakupów?

Jak wygląda proces zakupów?

Znacznik czasu: 9 grudnia 2023 6:03
Jak wygląda proces zakupów? Inteligencja danych PlatoBlockchain. Wyszukiwanie pionowe. AI.

Nieodłączny charakter prowadzenia firmy wymaga przekształcenia nawet najbardziej banalnych, codziennych działań w ramy oparte na procesach lub systemach w celu zarządzania zgodnością, zapobiegać oszustwomi utrzymuj płynność działania swojego statku. W tym celu, chociaż jesteś przyzwyczajony do przesuwania karty lub przekazywania gotówki, gdy chcesz kupić towary lub usługi w domu, uzyskanie tego w ramach struktury korporacyjnej zamienia prostą transakcję w proces zamówień.

 

Ale choć zakupy są dłuższe i wymagają więcej czasu i uwagi niż bezmyślne przesuwanie karty, nie muszą być trudne ani nieprzyjemne. Jeśli masz doświadczenie na podobnych stanowiskach, szczególnie biegle zarządzasz funkcjami biurokratycznymi lub korzystasz z wielu współczesnych zautomatyzowanych platform zakupowych, jesteś na dobrej drodze, aby zostać specjalistą ds. specjalista ds. zakupów.

Najpierw jednak musisz solidnie zrozumieć, na czym polega proces zaopatrzenia, procedury zaopatrzenia, etapy procesu zaopatrzenia i typowe pułapki związane z zaopatrzeniem, a także techniki poruszania się po nich.

Co to są zamówienia?

Zaopatrzenie to sformalizowana, skodyfikowana i oparta na procesach technika zamawiania materiałów, towarów lub usług w imieniu Twojej firmy. Zaopatrzenie to często określenie kojarzone z głębszymi relacjami z dostawcami, dlatego zarządzanie procesem zaopatrzenia u dostawców poprzez współpracę z dostawcami ma ogromne znaczenie.

W przeszłości zaopatrzenie było procesem ręcznym, wymagającym stosów dokumentów i najcenniejszego dobra wszechczasów w miejscu pracy – czasu. Nawet najnowsze rozwiązania, takie jak cyfrowe arkusze kalkulacyjne i poczta e-mail, działają zbyt wolno, aby dotrzymać tempa dzisiejszego biznesu i mogą mieć istotny wpływ na wyniki finansowe firmy, jeśli zakupy nie zostaną zoptymalizowane.   

Ostatecznie a strategię zakupów wysokiej jakości dopasowuje się do Twoich potrzeb (materiały, towary, usługi itp.) dzięki zoptymalizowanej serii przepływów pracy, które obniżają koszty, szybko realizują i utrzymują doskonałą współpracę Twojej firmy z zespołami dostawców.

Rodzaje zamówień

Podczas zakupów specyfika mają szeroki zakres, zamówienia Twojej firmy będą prawdopodobnie należeć do jednego z trzech głównych grup:

Zamówienia bezpośrednie

To jest faktycznie to, co znajduje się w Twoim rachunku zysków i strat Cena dóbr odzwierciedla. Zakupy bezpośrednie obejmują wszelkie zakupy obiektów materialnych, które bezpośrednio przyczyniają się do Twoich przychodów i sprzedaży. W zależności od branży mogą to być surowce, takie jak drewno do produkcji lub zapasy hurtowe przeznaczone do odsprzedaży.

Zamówienia pośrednie 

Przedmioty te wchodziłyby w zakres SG&A wydatki w rachunku zysków i strat. Obejmują one wszystko, co zostało kupione, zakupione i nabyte do użytku wewnętrznego firmy. Przedmioty te mogą obejmować przelot na konferencję, nowe meble biurowe lub media codziennego użytku, takie jak woda i prąd. Pozycje związane z zamówieniami pośrednimi, choć niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej, nie mają bezpośredniego wpływu na Twoje przychody. 

Zakupy usług

Ostateczny rodzaj zamówienia obejmuje wszystko, co poprawia wydajność, efektywność lub jakość pracy Twojego pracownika lub firmy. Należą do nich subskrypcje oprogramowania, jednorazowe usługi doradcze, a nawet tymczasowi wykonawcy na pokrycie intensywnych cykli biznesowych.

Co to jest proces zakupowy?

Proces zaopatrzenia opisuje specyficzną standardową procedurę operacyjną (SOP) obowiązującą w Twojej firmie w celu realizacji zamówień dostawców. Kodyfikowanie formalnego procesu zakupowego w porównaniu do wyrzucania gotówki lub dawania każdemu pracownikowi karty płatniczej ma kilka konkretnych i wymiernych korzyści:

  1. Zapobiega oszustwom, marnotrawstwu i nadużyciom.
  2. Pomaga w utrzymaniu papierowej ścieżki zgodności z przepisami.
  3. Z biegiem czasu uważne obserwowanie procesów zaopatrzenia pozwala odkryć nieefektywności lub marnotrawstwo organizacyjne, które należy poprawić, ostatecznie poprawiając wyniki finansowe.

Ponownie, proces pozyskiwania konkretnego dostawcy będzie się różnić w zależności od SOP, Twojej roli i branży, w której działa Twoja firma. Jeśli jednak odniesiesz sukces, wspaniały proces zamówień: 

  1. Tworzy wspólne porozumienie między Twoją firmą a dostawcami, w którym każda ze stron przestrzega wspólnie ustalonych zasad i systemów.
  2. Ma wystarczającą liczbę punktów kontaktowych z pracownikami i kierownictwem, aby zapewnić wysokiej jakości zakupy bez marnotrawstwa, przy jednoczesnym utrzymaniu przepływu pracy na tyle oszczędnym, aby był wydajny i szybki.
  3. Posiada parametry archiwizacji i przechowywania, które skutecznie organizują i przechowują dokumentację na poszczególnych etapach procesu.

Etapy procesu zakupowego: jak to działa?

Ponieważ dbamy o to, aby w naszym procesie zamówień przechowywana była dokumentacja zawierająca poszczególne etapy, będziemy musieli uwzględnić także te etapy. Pamiętaj – konkretne etapy zamówienia mogą się różnić, ale prawdopodobnie będą przebiegać według bardzo podobnych ram:

  1. Zidentyfikuj potrzebę: w firmie pracownik lub menedżer identyfikuje potrzebę i rozpoczyna realizację zamówień od a zarekwirować.
  2. Zapotrzebowanie na zakup: pracownik inicjujący zakończy Zapotrzebowanie na zakup przed wysłaniem go dalej do przeglądu i zatwierdzenia.
  3. Napraszanie się: Po zatwierdzeniu przez organ udzielający homologacji zespół zamawiający firmy rozpoczyna pozyskiwanie zamówień publicznych. W zależności od tego, jak złożona jest potrzeba, możesz skończyć z Zapytanie ofertowe (RFQ) w przypadku bardzo prostych, bezpośrednich przypadków zamówień lub pełne zapytanie ofertowe (RFQ), jeśli zamawiasz większy system lub złożoną usługę.
  4. Ocena i rozpoczęcie kontraktu: Gdy Twój zespół oceni wszystkie propozycje i oferty, Ty to zrobisz wybierz dostawcę, powiadom wszystkich kandydatów i rozpocznij wdrażanie dostawcy. Na tym etapie finalizowane są także umowy i dokumentacja prawna. Faza kończy się w momencie otrzymania i podpisania przez dostawcę Zamówienia (PO).
  5. Cykl zamówienia: Następnie, w zależności od SOP Twojej firmy, otrzymasz przedmiot i fakturę przed wysyłką przepływy pracy związane z zatwierdzaniem faktur i płacąc w całości. Stopień złożoności tego etapu zależy od zakupionych towarów i sposobu zarządzania firmą Rachunki płatne transakcje.
  6. Zarządzanie dokumentacją i zapisami: Następnie upewnisz się, że wszystkie dokumenty zostały wypełnione prawidłowo i w porządku przed przechowywaniem – zalecamy jednak znalezienie wysokiej jakości cyfrowej platformy do przechowywania danych, zamiast trzymać dane dotyczące zamówień sprzed kilkudziesięciu lat w skrzynkach bankowych!

Typowe wyzwania, przed którymi stają firmy podczas zakupów

 Podobnie jak w przypadku wszystkiego, w co angażuje się więcej niż dwie osoby, zaopatrzenie stwarza dla Twojego przedsiębiorstwa pewne wyjątkowe wyzwania – zwłaszcza jeśli nie zdajesz sobie sprawy z potencjalnych pułapek i nie planujesz aktywnie się nimi zająć.

Niezsynchronizowane relacje z dostawcami

Cechą dobrze naoliwionej maszyny w świecie korporacji są kompleksowe i owocne relacje z dostawcami. Każdy punkt kontaktu Twojej firmy z dostawcą – wdrażanie, zarządzanie fakturami i nie tylko – jest szansą na poprawę lub pogorszenie tej relacji.

Ostatecznie zarządzanie zamówieniami wysokiej jakości w dużym stopniu przyczynia się do utrzymania wysokiej jakości relacji. Po wstępnym namówieniu i wprowadzeniu na rynek przepływ pracy związany z zaopatrzeniem może być najczęstszą częścią Twojej operacji, którą widzi dostawca. Czy chcesz, aby Twój dostawca był podekscytowany, gdy zobaczy na swojej platformie zamówienie zakupu, czy raczej wyobrażasz sobie, jak wzdycha z frustracji, gdy staje w obliczu kolejnego niepotrzebnie złożonego i zawiłego cyklu zaopatrzenia? 

Chociaż zarządzanie dostawcami to po prostu dobry biznes, utrzymywanie wysokiej jakości zakupów zapewnia również rabaty, pierwszą szansę na wartościową sprzedaż i lepszą pozycję negocjacyjną, gdy zbliża się termin odnowienia umów. 

Oszustwa, marnotrawstwo i nadużycia

 Chociaż formalny proces udzielania zamówień neguje większość rażących oszustw w miejscu pracy, natura ludzka (i błędy ludzkie) czasami powodują marnotrawstwo lub niepotrzebne wydatki. Nazywa się to również czasami wydatkami niezależnymi i ma miejsce w przypadku niewielkiej liczby kontroli dostawców i zamawianych przez nich produktów.

Wydatki Maverick są ze swej natury wynikiem złych praktyk zakupowych. Kiedy wielu pracowników ma niekontrolowaną siłę nabywczą i działa poza ustalonym zestawem parametrów, mogą z łatwością zacząć przekraczać wydatki lub wydawać rzeczy niezwiązane z dostarczaniem wartości przedsiębiorstwu – nawet przy najlepszych intencjach. 

Widoczność i śledzenie

Nie rozumiemy, czego nie mierzymy, ale firmy korzystające z ręcznych procesów zaopatrzenia ryzykują utratę możliwości agregowania i oceniania danych w celu poprawy wydajności. Podobnie, im mniej informacji mają dyrektorzy i kierownictwo, tym mniej są w stanie właściwie sterować statkiem. 

Jednocześnie źle śledzone procesy lub zamówienia o ograniczonej widoczności stwarzają ryzyko regulacyjne i związane z przestrzeganiem przepisów, które mogą powodować mnóstwo problemów i kłopotów podczas audytów.

Wnioski

 Chociaż zaopatrzenie może być trudne, następna generacja automatyzacja finansów tech szybko usprawnia nawet najbardziej złożone przepływy pracy związane z zaopatrzeniem. Jeśli zależy Ci na automatyzacji zakupów lub chcesz zobaczyć, jakie możliwości są dostępne, pamiętaj, że świetne platformy zakupowe:

  1. Scentralizuj pracowników, dostawców, interesariuszy i kierownictwo w jednym przepływie pracy, aby uzyskać maksymalną widoczność.
  2. Pozwól na agregację danych i analizę opartą na sztucznej inteligencji, aby określić marnotrawstwo, generować raporty i pomóc w podejmowaniu strategicznych decyzji.
  3. Są na tyle konfigurowalne, że pozwalają dostosować system do konkretnej branży lub wymagań prawnych, a jednocześnie są na tyle przyjazne dla użytkownika, aby wszyscy pracownicy mogli się z łatwością uczyć.
  4. Zintegruj się ze swoim ekosystemem i, co równie ważne, ze stosem dostawców podczas realizacji wstępne wdrożenie dostawcy.
  5. Twórz iteracyjne pętle informacji zwrotnej, aby usprawnić przepływy pracy i sytuację finansową.

Chociaż tak, ty mogą nie powinno się tego robić ręcznie, zwłaszcza w świetle związanego z tym ryzyka i łatwości wdrażania nowych platform, dzięki którym poszczególne etapy procesu zakupowego stają się dziecinnie proste.

Znak czasu:

Więcej z AI i uczenie maszynowe