Kompletny przewodnik po transformacji cyfrowej w zakresie zobowiązań

Procesy rozliczeń z dostawcami (AP) są ważną funkcją dla każdej firmy, nadzorującą płatności wychodzące na rzecz dostawców i dostawców. Transformacja cyfrowa, tradycyjnie prowadzona ręcznie, znajduje się obecnie w centrum uwagi AP, a technologie takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe rewolucjonizują sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi finansami. 

W epoce, w której transformacja cyfrowa zmienia każdy aspekt działalności biznesowej, rola działu zobowiązań (AP) również ulega znaczącej ewolucji. Światowa automatyzacja AP rynek prognozuje się, że wzrośnie z 2.6 miliarda dolarów w 2021 r. do 7.5 miliarda dolarów w 2030 r., przy CAGR wynoszącym 12.5%.​​

Ta transformacja to nie tylko trend; dla firm, które chcą zachować konkurencyjność, obniżyć koszty i zwiększyć efektywność operacyjną, jest to wskaźnik, że rozwiązaniem jest automatyzacja i transformacja punktów dostępowych. W tym artykule zagłębiamy się w niuanse transformacji AP oraz w to, jak jest to strategiczne posunięcie w operacjach finansowych, które pomaga firmom zachować konkurencyjność w stale zmieniającym się krajobrazie gospodarczym.

Czym jest transformacja cyfrowa w zobowiązaniach?

Transformacja cyfrowa w AP  to integracja zaawansowanych technologii, takich jak uczenie maszynowe (ML), sztuczna inteligencja (AI) i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), w celu strumieniowego przesyłania i automatyzacji procesów zaplecza. Ta transformacja eliminuje poleganie na ręcznych przepływach pracy, znacznie zwiększając wydajność i zmniejszając ryzyko oszustw i błędów. W miarę jak coraz więcej dyrektorów finansowych i zespołów zarządzających finansami wdraża cyfrową transformację AP, zauważają, że ich systemy stają się coraz inteligentniejsze, oszczędzając czas i pieniądze, jednocześnie poprawiając kontrolę finansową i zgodność z globalnymi przepisami. 

Znaczenie transformacji cyfrowej w zobowiązaniach

Znaczenie transformacji cyfrowej w rozrachunkach z dostawcami (AP) wykracza poza zwykłe przyjęcie technologii. Stanowi to zasadniczą zmianę w sposobie zarządzania operacjami finansowymi przez firmy. W epoce szybkiego postępu technologicznego cyfryzacja procesów AP jest niezbędna, aby organizacje mogły dotrzymać kroku tym zmianom i zachować konkurencyjność. 

Tradycyjne, ręczne metody przetwarzania AP są nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy i nieefektywność. Cyfryzacja w AP nie tylko usprawnia przepływ pracy, ale także poprawia wgląd w proces w całej organizacji. Umożliwia większą kontrolę nad transakcjami finansowymi, co prowadzi do bardziej świadomego podejmowania decyzji. 

Ma to kluczowe znaczenie w krajobrazie biznesowym charakteryzującym się rosnącą inflacją i niedoborami siły roboczej, na które czynniki szczególnie uwydatniono podczas pandemii Covid-19. Pandemia uwydatniła potrzebę elastyczności i zdolności adaptacyjnych w operacjach biznesowych, a zaawansowane cyfrowo działy AP są w stanie płynniej poruszać się po nowoczesnych środowiskach pracy zdalnej i przejściach.

Co ważne, cyfrowe systemy AP umożliwiają firmom wykorzystanie mocy analizy danych, zapewniając krytyczny wgląd w wzorce wydatków, wydajność dostawców i możliwości oszczędności. Ten poziom analizy nie jest możliwy przy użyciu tradycyjnych metod AP, co podkreśla strategiczną wartość transformacji cyfrowej w tym obszarze. Zasadniczo cyfryzacja AP to nie tylko unowocześnienie technologiczne, ale strategiczna inwestycja, która umożliwia przedsiębiorstwom większą elastyczność, odporność i bystrość finansową w stale zmieniającym się krajobrazie gospodarczym.

Korzyści z automatyzacji AP

Przyjmując nowoczesne narzędzia automatyzacji AP, organizacje mogą dotrzymać kroku cyfryzacji i stale ulepszać swoje funkcjonowanie w miarę upływu czasu, niezależnie od tego, na jakim etapie cyfryzacji i AP się aktualnie znajdują.

1. Zwiększona wydajność i dokładność: Automatyzacja punktu dostępowego ogranicza ręczne wprowadzanie danych, minimalizując błędy ludzkie, a tym samym skracając czas potrzebny na wprowadzanie i sprawdzanie informacji. Prowadzi to do dokładniejszej obsługi danych i sprawniejszego przetwarzania faktur.
2. Oszczędność czasu i kosztów: Automatyzując rejestrowanie faktur i płatności cyfrowe, organizacje oszczędzają znaczną ilość czasu i zasobów. Wydajność ta obejmuje także obsługę zwiększonej liczby faktur bez konieczności stosowania dodatkowego personelu. W ten sposób organizacja uwolniła zasoby, aby móc zająć się zadaniami o większej wartości dodanej.
3. Ulepszona skalowalność: Wraz z rozwojem firmy wzrasta liczba faktur i złożoność transakcji finansowych. Automatyzacja punktów dostępowych umożliwia firmom płynne skalowanie operacji. Dzięki możliwości efektywnej obsługi większej liczby faktur firmy mogą się rozwijać bez proporcjonalnego zwiększania personelu AP, utrzymując w ten sposób oszczędne i wydajne działanie.
4. Zoptymalizowane zarządzanie przepływami pieniężnymi: Automatyzacja AP zapewnia większą kontrolę nad terminami i metodami płatności. Dzięki strategicznemu planowaniu płatności firmy mogą lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi. Korzystanie z elektronicznych metod płatności, takich jak karty wirtualne i automatyczne planowanie płatności, również pomaga uniknąć opóźnień w płatnościach. Dzięki temu firmy mogą korzystać ze zniżek za wcześniejszą płatność, optymalizując ogólną kondycję finansową firmy.
5. Lepsze relacje z dostawcami: Zautomatyzowane procesy AP prowadzą do bardziej terminowych i dokładnych płatności, zwiększając zaufanie i satysfakcję dostawców. Dzięki funkcjom takim jak fakturowanie elektroniczne i usprawnione procesy płatności dostawcy doświadczają mniej opóźnień i błędów, co wzmacnia relacje między przedsiębiorstwami a dostawcami. Oprogramowanie AP umożliwia firmom przechowywanie preferencji dostawców i walut, zapewniając płynny i uczciwy proces płatności.
6. Większa widoczność i kontrola: Automatyzacja AP zapewnia wgląd w proces AP w czasie rzeczywistym, od otrzymania faktury po płatność. Ta przejrzystość pozwala na lepsze śledzenie, audytowanie i planowanie finansowe. Menedżerowie mogą skuteczniej monitorować procesy AP, identyfikować wąskie gardła i podejmować decyzje w oparciu o dane.
7. Zapobieganie oszustwom i zgodność z przepisami: Zautomatyzowane systemy są wyposażone w funkcję wykrywania rozbieżności, takich jak duplikaty faktur lub nietypowe wzorce płatności, co zwiększa zapobieganie oszustwom. Dodatkowo systemy te pomagają zachować zgodność z różnymi przepisami finansowymi, zapewniając dokładne i terminowe prowadzenie dokumentacji.
8. Analiza danych i raportowanie: Narzędzia do automatyzacji AP często oferują zaawansowane możliwości analityczne. Mogą generować cenne raporty i wskaźniki, oferując wgląd w wzorce wydatków, wydajność dostawców i potencjalne obszary oszczędności. Dane te są kluczowe dla strategicznego planowania finansowego i podejmowania decyzji.
9. Korzyści dla środowiska: Odejście od procesów opartych na papierze na rzecz rozwiązań cyfrowych przyczynia się do osiągnięcia celów organizacji w zakresie zrównoważonego rozwoju. To zmniejszenie zużycia papieru nie tylko pomaga chronić środowisko, ale także zmniejsza koszty przechowywania i obsługi związane z dokumentami fizycznymi.

Podsumowując, automatyzacja AP przekształca proces zobowiązań w bardziej wydajną, opłacalną i strategiczną funkcję, kluczową dla firm, które chcą prosperować w dzisiejszym dynamicznym i konkurencyjnym środowisku gospodarczym.

Które funkcje AP można zautomatyzować?

Transformacja cyfrowa w procesie AP może i powinna być wielostronna. Oto niektóre z kilku funkcji, które można zautomatyzować:

1. Wdrażanie dostawców i przestrzeganie przepisów podatkowych: Automatyzacja usprawnia proces wdrażania dostawców, zapewniając dokładne gromadzenie i zarządzanie wszystkimi niezbędnymi danymi, w tym informacjami podatkowymi. Obejmuje to automatyczne kontrole zgodności z przepisami podatkowymi i innymi wymogami regulacyjnymi.
2. Przechwytywanie danych faktury dostawcy: Automatyzacja AP wykorzystuje technologie takie jak OCR do automatycznego przechwytywania i kategoryzowania danych z faktur dostawców, znacznie ograniczając ręczne wprowadzanie.
3. Przetwarzanie faktury: Obejmuje to automatyzację całego przepływu pracy związanego z przetwarzaniem faktur, od otrzymania do zaksięgowania. Automatyzacja zapewnia sprawne przetwarzanie faktur, zgodnie z ustalonymi zasadami zatwierdzeń i wyjątków.
4. Procesy dopasowywania: Automatyzacja pomaga w dwu- i trójstronnym dopasowywaniu, porównując faktury z zamówieniami zakupu i pokwitowaniami dostaw, zapewniając śledzenie i dokładność płatności, a także zapobiegając nadpłatom.
5. Zatwierdzenie faktury: Zautomatyzowane przepływy pracy kierują faktury do odpowiedniego personelu w celu zatwierdzenia w oparciu o wcześniej zdefiniowane zasady, zapewniając terminowe i wydajne przetwarzanie faktur.
6. Zarządzanie kosztami: Automatyzacja pomaga w kategoryzowaniu i śledzeniu wydatków w stosunku do budżetów, poprawiając widoczność wydatków i zarządzanie nimi.
7. Globalne płatności: Rozwiązania automatyzacji AP ułatwiają płynne płatności globalne, zarządzanie różnymi walutami i zgodność z międzynarodowymi przepisami dotyczącymi płatności.
8. Uzgodnienie płatności: Zautomatyzowane systemy uzgadniają płatności z wyciągami bankowymi, zapewniając dokładne rejestrowanie i księgowanie wszystkich transakcji.
9. Monitorowanie statusu płatności faktur: Systemy AP śledzą status każdej płatności za fakturę, zapewniając wgląd w proces AP w czasie rzeczywistym.
10. Generowanie wskaźników i trendów KPI: Narzędzia do automatyzacji zapewniają możliwości analityczne i raportowania, generując wgląd w wydajność punktu dostępowego, zarządzanie dostawcami i planowanie finansowe.

Kroki zobowiązań, które można zautomatyzować

Podobnie jak w przypadku funkcji związanych z procesem AP, także poszczególne etapy procesu AP można zautomatyzować. Oto jak:

1. Odbiór, przechwytywanie i kodowanie faktur: Narzędzia do automatyzacji przechwytują i klasyfikują dane faktury po otrzymaniu, ograniczając ręczną obsługę i ryzyko błędu.
2. Dopasowanie zamówienia zakupu (PO).: Pośrednie systemy AP automatyzują dopasowywanie faktur do odpowiednich zamówień zakupu, zapewniając, że płatności są dokonywane na podstawie zweryfikowanych zakupów.
3. Dopasowanie trójstronne: Obejmuje to zestawienie faktur, zamówień zakupu i potwierdzeń dostawy w celu potwierdzenia, że ​​zamówienia zostały prawidłowo zrealizowane przed dokonaniem płatności.
4. Ułatwianie komunikacji: Zaawansowane systemy wypełniają lukę pomiędzy zespołem AP a innymi działami, umożliwiając wspólne przetwarzanie faktur i podejmowanie decyzji.
5. Kompleksowa automatyzacja: Najbardziej wyrafinowane systemy AP oferują kompleksową automatyzację, obsługując każdy etap, od zarejestrowania faktury po przetwarzanie płatności. Zapewniają elastyczność metod płatności i upraszczają rozliczenia, dzięki czemu cały proces AP jest wydajny i przyjazny dla użytkownika.

Wnioski

Transformacja działu zobowiązań poprzez automatyzację to nie tylko trend, ale fundamentalna zmiana w zarządzaniu finansami dla firm, które chcą pozostać konkurencyjnymi w stale zmieniającym się środowisku pracy. Wykorzystując automatyzację punktów dostępowych, firmy zwiększają wydajność, dokładność i skalowalność, jednocześnie osiągając oszczędności i lepsze relacje z dostawcami. 

To przejście w stronę cyfryzacji procesów AP wyposaża organizacje w możliwości i narzędzia umożliwiające poruszanie się po zawiłościach współczesnych finansów, wspierając lepsze podejmowanie decyzji, relacje i planowanie strategiczne. W miarę jak świat szybko zmierza w stronę podejścia cyfrowego, rola automatyzacji punktów dostępowych staje się coraz ważniejsza, zapewniając sukces elastycznym przedsiębiorstwom.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/