Wyobraź sobie, że odkryłeś, że proste niedopatrzenie w zarządzaniu wydatkami biznesowymi doprowadziło do nieświadomego wydania małej fortuny na koszty, których można było uniknąć.
To nie jest tylko hipotetyczny scenariusz; jest to rzeczywistość dla organizacji, które nie dostrzegają strategicznego znaczenia skrupulatnie opracowanej polityki wydatków.
W tym artykule przedstawimy szablon polityki wydatków, który ma służyć jako punkt odniesienia przy tworzeniu własnej polityki wydatków dla Twojej firmy.
Ramy te mają na celu zarówno wzmocnienie pozycji pracowników, jak i ochronę kondycji finansowej organizacji.
Przeanalizujemy istotę polityki wydatków, zaprezentujemy wszechstronny szablon i udzielimy wskazówek dotyczących jej praktycznego zastosowania i automatyzacji.
Podsumowanie: Polityka wydatków
Polityka wydatków to zbiór zasad, które narzucają pracownikom
- jak mogą wydawać pieniądze firmy na wydatki.
- w jaki sposób mogą zwrócić koszty.
- co się dzieje w przypadku nieprzestrzegania przepisów.
Główne cele polityki wydatków są dwojakie.
Po pierwsze, polityka ta odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami firmy i upewnieniu się, że pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje, gdy ponoszą wydatki w imieniu organizacji.
Po drugie, pomaga firmie zachować zgodność z przepisami i regulacjami finansowymi, unikając problemów prawnych i kar. Ten podwójny cel sprawia, że polityka wydatków jest istotnym narzędziem zarówno dla pracowników, jak i kondycji finansowej firmy.
Wdrożenie jasnej polityki wydatkowej niesie ze sobą kilka kluczowych korzyści:
- Zapobiega oszustwom: Ustalając rygorystyczne wytyczne dotyczące wydatków, zmniejsza ryzyko nieuczciwych roszczeń.
- Zapewnia uczciwość: Każdy wie, co jest dozwolone, a co nie, dzięki czemu roszczenia dotyczące wydatków są prostsze i uczciwsze.
- Kontroluje budżet: Pomaga utrzymać wydatki pod kontrolą, zapewniając, że wydatki są zgodne z ograniczeniami budżetowymi firmy.
Szablon polityki wydatków
Stworzenie skutecznego dokumentu dotyczącego polityki wydatków jest niezbędne do utrzymania kontroli finansowej, zapewnienia zgodności i przejrzystości dla pracowników.
Oto dokument dotyczący szablonu polityki wydatków, który pomoże Ci w opracowaniu własnej polityki wydatków:
Format słowa:
Możesz także zapisać kopię szablonu jako Dokument Google:
Szablon polityki wydatków (wersja zapoznawcza)
[Nazwa firmy] Dokument polityki wydatków
[Nazwa firmy]
[Data]
Numer wersji
Niniejszy dokument może ulegać zmianom i być okresowo aktualizowany, aby odzwierciedlić zmieniające się potrzeby [nazwa firmy] i jej pracowników.
Niniejszy dokument Polityki wydatków ma na celu pomóc pracownikom [nazwa firmy] w podejmowaniu świadomych i odpowiedzialnych decyzji dotyczących ponoszenia i raportowania wydatków związanych z pracą. Naszym celem jest, aby wszystkie wydatki były konieczne, rozsądne i zgodne z celami i wartościami naszej firmy. Przestrzegając tej polityki, wspieramy przejrzystość, odpowiedzialność i efektywność naszych praktyk finansowych.
Wydatki
Aby ułatwić dokładne i spójne zarządzanie wydatkami, ważne jest jasne określenie, co stanowi wydatek podlegający zwrotowi w ramach [Nazwa firmy]. Poniżej znajdują się kategorie wydatków uznawanych za podlegające zwrotowi wraz z przykładami dla każdej kategorii, aby wyeliminować wszelkie niejasności:
- Podróże: Wydatki związane z podróżami służbowymi, w tym przelotem, transportem naziemnym i zakwaterowaniem. Na przykład bilet lotniczy w obie strony na konferencję biznesową lub bilet kolejowy na spotkanie z klientem.
- Nocleg: Koszty poniesione podczas podróży służbowych w związku z pobytem w hotelu lub innym zakwaterowaniem. Przykładem może być dwudniowy pobyt w hotelu w ramach seminarium biznesowego.
- Posiłki: Rozsądne wydatki na posiłki podczas podróży służbowych lub spotkań z klientami. Obejmuje to śniadanie, lunch i kolację, na przykład spotkanie przy kolacji z potencjalnym klientem.
- Rozrywka klienta: Wydatki na rozrywkę dla klientów, takie jak koszty posiłków lub bilety na wydarzenia, pod warunkiem, że są bezpośrednio związane z rozwojem lub utrzymaniem działalności. Przykładem jest przyjęcie klienta na wydarzeniu sportowym w celu omówienia przyszłych możliwości biznesowych.
- Artykuły biurowe: Koszty przedmiotów niezbędnych do codziennej pracy biura, w tym artykułów papierniczych, materiałów drukarskich i drobnego sprzętu biurowego. Na przykład zakup długopisów, papieru i wkładów atramentowych do użytku biurowego.
- Technologia: Wydatki związane z technologią zwiększającą produktywność pracy, w tym subskrypcje oprogramowania i awaryjne zakupy sprzętu. Przykładem może być subskrypcja narzędzia do zarządzania projektami lub zakup nowej klawiatury w związku z nieoczekiwaną awarią.
Nie-wydatki
Równie ważne jest określenie wydatków, których [Nazwa firmy] nie zwróci. Należą do nich między innymi:
- Wydatki osobiste niezwiązane z działalnością gospodarczą.
- Grzywny lub kary, takie jak wykroczenia drogowe lub opłaty za spóźnienie.
- Wydatki przekraczające z góry ustalone limity dla poszczególnych kategorii bez uprzedniej zgody.
Limity wydatków
Ustaliliśmy jasne limity wydatków dla każdej kategorii wydatków podlegających zwrotowi. Limity te mają na celu pomóc pracownikom w podejmowaniu rozsądnych decyzji dotyczących wydatków, zgodnych z rozważaniami budżetowymi i celami finansowymi firmy. Dodatkowo uwzględniono zwolnienia specyficzne dla poszczególnych działów, aby uwzględnić unikalne potrzeby i wzorce wydatków w różnych obszarach firmy.
Ogólne limity wydatków
Poniżej znajduje się tabela przedstawiająca maksymalne dopuszczalne limity wydatków dla każdej kategorii wydatków, mająca na celu zapewnienie, że wszystkie wydatki są zarówno konieczne, jak i uzasadnione:
Kategoria wydatków | Maksymalny limit | Uwagi |
---|---|---|
Podróż (bilet lotniczy) | $500 | Klasa ekonomiczna dla lotów krajowych |
Podróż (zakwaterowanie) | 150 $ za noc | Standardowa cena pokoju |
Posiłki | 25 USD za posiłek | Nie obejmuje napojów alkoholowych |
Rozrywka klienta | $100 | Na osobę, wymagana jest wcześniejsza zgoda na wyjątki |
Artykuły biurowe | 50 USD za zamówienie | Tylko niezbędne rzeczy |
Technologia | $300 | W przypadku artykułów przekraczających ten limit wymagane jest wcześniejsze zatwierdzenie |
Limity wydatków specyficzne dla działu
Aby uwzględnić wyspecjalizowane potrzeby różnych działów w firmie [Nazwa firmy], ustalamy również limity wydatków dla poszczególnych działów w następujący sposób:
- Dział Sprzedaży:
- Rozrywka dla klientów: podwyższony limit do 150 USD na osobę, aby umożliwić spotkania z potencjalnymi klientami o dużej wartości.
- Podróż: Dodatkowa elastyczność w zakresie biletów lotniczych do 700 USD w przypadku podróży międzynarodowych po uprzedniej zgodzie.
- Dział IT:
- Technologia: Zwiększono limit do 500 USD na zakup specjalistycznego oprogramowania lub sprzętu niezbędnego do funkcjonowania działu.
Wszelkie wydatki, które mogą przekroczyć te limity, należy przedłożyć do wstępnego zatwierdzenia, aby zapewnić zgodność z ograniczeniami budżetowymi i celami operacyjnymi.
Procedury zatwierdzania
Wydajność i odpowiedzialność w procesie zarządzania wydatkami w firmie [Nazwa firmy] są najważniejsze. Aby to zapewnić, ustanawia się następujące szczegółowe procedury i wymagania dotyczące dokumentacji, które prowadzą pracowników przez proces zatwierdzania wydatków i zwrotu kosztów.
Podróż i zakwaterowanie
- Zatwierdzenie przed podróżą:
- Pracownicy planujący podróże służbowe muszą przedłożyć plan podróży i szacunkowy budżet do zatwierdzenia za pośrednictwem naszego wyznaczonego portalu internetowego.
- Złożenie takiego wniosku powinno nastąpić co najmniej dwa tygodnie przed planowaną datą wylotu, aby zapewnić wystarczającą ilość czasu na sprawdzenie i zatwierdzenie.
- Dokumentacja po podróży:
- Po powrocie pracownicy mają obowiązek w ciągu tygodnia przedstawić wszystkie rachunki związane z wydatkami na podróż i zakwaterowanie.
- Obejmuje to loty, hotele i inne wydatki związane z podróżą, które należy przesłać na naszą cyfrową platformę zarządzania wydatkami.
Wydatki służbowe
- W przypadku wydatków poniesionych podczas spotkań z klientami, zakupu materiałów biurowych lub innych potrzeb związanych z działalnością gospodarczą pracownicy muszą przedstawić rachunek i krótki opis celu biznesowego.
- Zgłoszenia te należy dokonać za pomocą naszego narzędzia do raportowania wydatków w ciągu trzech dni od poniesienia wydatku.
Duże wydatki
- Duże wydatki definiuje się jako pojedynczy wydatek przekraczający 2500 USD lub serię powiązanych wydatków, które łącznie przekraczają 2500 USD w ciągu miesiąca.
- Szczegółowa propozycja, zawierająca uzasadnienie, oczekiwane korzyści i całkowity koszt, musi zostać przedłożona kierownictwu wyższego szczebla i zatwierdzona przez nią przed poniesieniem wydatku.
Dokumentacja i rachunki
Aby ułatwić sprawną obsługę wydatków, podczas składania wniosku o zwrot kosztów za pośrednictwem portalu wymagane jest złożenie następującej dokumentacji:
- Rachunki za wszystkie wydatki, zawierające dowód zapłaty.
- Krótki opis celu biznesowego każdego wydatku, zwiększający przejrzystość i uzasadnienie.
- W przypadku wydatków związanych z podróżą, do uzupełnienia zgłoszenia niezbędne są pełne plany podróży i dowód wydatków.
Osie czasu
- Raporty dotyczące wydatków związanych z podróżą należy przedłożyć w ciągu tygodnia od daty podróży.
- Raporty dotyczące pozostałych wydatków służbowych należy składać w ciągu trzech dni od wystąpienia wydatku.
- Zatwierdzenie lub informacja zwrotna na temat zgłoszonych wydatków zostanie dostarczona w ciągu trzech dni roboczych, co zapewni pracownikom szybki zwrot kosztów i przejrzystość.
Przesyłanie i przetwarzanie cyfrowe
[Nazwa firmy] korzysta z cyfrowej platformy zarządzania wydatkami [Link] do przesyłania i zatwierdzania wszystkich wydatków.
W tej sekcji znajdują się instrukcje krok po kroku dotyczące skutecznego dostępu do portalu i korzystania z niego.
- Adres URL logowania: Przejdź do [Łącze do portalu] za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej. Link ten jest także dostępny w intranecie firmy, w sekcji „Zasoby dla pracowników”.
- Nazwa użytkownika i hasło: Twoje dane logowania to firmowy adres e-mail i hasło początkowo dostarczone przez dział IT. Jeśli logujesz się po raz pierwszy, zostaniesz poproszony o zmianę hasła.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): W celu zwiększenia bezpieczeństwa portal wymaga uwierzytelniania dwuskładnikowego. Kod otrzymasz SMS-em lub e-mailem, który należy wprowadzić na ekranie logowania.
Po zalogowaniu znajdziesz następujące główne sekcje:
- Panel Użytkownika: Wyświetlanie ostatnich zgłoszeń wydatków i ich statusu (oczekujące, zatwierdzone lub odrzucone).
- Prześlij nowy wydatek: wprowadź nowe oświadczenie o wydatku, łącznie z przesłaniem potwierdzeń i dodaniem szczegółów wydatków.
- Raporty: Generuj raporty dotyczące przedstawionych wydatków w wybranych okresach.
- Ustawienia: zaktualizuj swoje dane osobowe, zmień hasło i skonfiguruj ustawienia 2FA.
Aby zgłosić nowy wydatek:
- Przejdź do „Prześlij nowy wydatek”: Kliknij tę opcję na pulpicie nawigacyjnym.
- Szczegóły wydatków: Wypełnij formularz wydatku, podając szczegóły, takie jak data, kategoria (np. Podróż, posiłki), kwota i krótki opis.
- Prześlij rachunki: załącz cyfrowe kopie rachunków, klikając przycisk „Prześlij”. Portal akceptuje pliki JPG, PNG i PDF.
- Prześlij do zatwierdzenia: sprawdź poprawność wpisu, a następnie kliknij „Prześlij”. Otrzymasz e-mail z potwierdzeniem przesłania.
Aby sprawdzić status i raporty,
- Aby sprawdzić status przesłanych wydatków, odwiedź „Panel kontrolny”. Każdy wpis pokaże jego aktualny status.
- Aby uzyskać szczegółowe raporty dotyczące wydatków, przejdź do sekcji „Raporty” i dostosuj kryteria raportu w oparciu o zakres dat, kategorię lub status.
Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy lub masz pytania dotyczące korzystania z portalu:
- Często zadawane pytania i podręcznik użytkownika: Zapoznaj się z obszernymi często zadawanymi pytaniami i instrukcją obsługi dostępną w sekcji „Pomoc” portalu.
- Skontaktuj się z działem pomocy technicznej IT: Aby uzyskać pomoc techniczną, w tym problemy z logowaniem lub przesyłaniem dokumentów, skontaktuj się z działem pomocy IT pod adresem ithelp@[nazwa firmy].com lub (123) 456-7892.
Uwagi specjalne
W sytuacjach, gdy przestrzeganie tej polityki stwarza wyzwania, zachęca się pracowników do proaktywnej komunikacji z bezpośrednim przełożonym lub zespołem finansowym. Podejście to ma na celu uzyskanie wskazówek lub omówienie potencjalnych wyjątków, zapewniając zaspokojenie potrzeb operacyjnych bez narażania integralności polityki.
Najlepsze praktyki, zasoby i partnerstwa
Aby wesprzeć pracowników [Nazwa firmy] w skutecznym zarządzaniu wydatkami i wykorzystać potencjalne oszczędności dzięki strategicznym partnerstwom, w tej sekcji przedstawiono cenne zasoby, najlepsze praktyki i szczegółowe informacje na temat korzystnego partnerstwa.
Najlepsze praktyki i wskazówki
- Zarezerwuj z wyprzedzeniem: Planowanie i rezerwacja podróży i zakwaterowania tak wcześnie, jak to możliwe, może znacznie obniżyć koszty. Staraj się rezerwować je z co najmniej trzytygodniowym wyprzedzeniem.
- Skorzystaj z preferowanych dostawców: Jeśli to możliwe, korzystaj z usług preferowanych dostawców w zakresie podróży, zakwaterowania, materiałów biurowych i technologii. Dostawcy ci zostali sprawdzeni pod kątem wartości i jakości usług.
- Cyfrowe paragony: Zachowaj cyfrowe kopie wszystkich rachunków. Większość dostawców oferuje e-rachunki, którymi łatwiej zarządzać i przesyłać je wraz z raportami wydatków.
- Terminowość raportu wydatków: Niezwłocznie przesyłaj raporty z wydatków, aby zapewnić szybkie przetwarzanie i zwrot kosztów. Opóźnione przesyłanie wniosków może prowadzić do opóźnień w zwrocie kosztów i skomplikować śledzenie budżetu.
Zasoby
- Platforma cyfrowego zarządzania wydatkami: [Nazwa firmy] oferuje platformę internetową do śledzenia i zgłaszania wydatków, dostępną za pośrednictwem firmowego intranetu. Szkolenia dotyczące korzystania z tej platformy odbywają się raz na kwartał.
- Dział finansowy Kanał Slack: W przypadku pytań lub wyjaśnień dotyczących polityki wydatków pracownicy mogą kontaktować się z działem finansowym Slack Channel, dostępnym w godzinach pracy pod adresem #expense-queries.
Partnerstwo strategiczne
[Nazwa firmy] nawiązała współpracę z kilkoma zewnętrznymi dostawcami, aby zapewnić pracownikom rabaty i specjalne warunki, zwiększając wartość i efektywność wydatków związanych z działalnością gospodarczą.
- Partnerstwo w podróży: Dzięki TravelCo pracownicy mogą korzystać ze zniżek na loty i rezerwacje hoteli. Użyj kodu firmowego [TC123] podczas rezerwacji za pośrednictwem platformy lub aplikacji TravelCo. [Połączyć]
- Dostawy technologii: TechSolutions oferuje pracownikom [nazwa firmy] specjalne ceny na akcesoria komputerowe i oprogramowanie. Uzyskaj do niego dostęp poprzez link podany w naszym intranecie, korzystając z konta firmowego. [Połączyć]
- Rabat na materiały biurowe: OfficeMax nawiązał z nami współpracę, aby oferować zniżki na materiały biurowe. Zamówienia można składać bezpośrednio za pośrednictwem naszego systemu zamówień, a rabaty są naliczane automatycznie. [Połączyć]
Aby skorzystać z tych partnerstw, pracownicy powinni zapoznać się z konkretnymi kodami i łączami dostępnymi w firmowym intranecie. W przypadku pierwszego dostępu lub w przypadku napotkania trudności zespół zaopatrzenia jest do dyspozycji, aby pomóc i zapewnić pracownikom możliwość pełnego wykorzystania tych ofert.
Polityka nieprzestrzegania zasad
Zapewnienie zgodności z polityką wydatków [Nazwa firmy] ma kluczowe znaczenie dla utrzymania integralności finansowej i odpowiedzialności w organizacji. W tej części omówiono konsekwencje nieprzestrzegania polityki wydatków oraz proces przeglądu i kwestionowania przypadków nieprzestrzegania zasad.
Nieprzestrzeganie polityki wydatkowej może skutkować szeregiem działań, w zależności od charakteru i częstotliwości naruszeń:
- Pierwsze wykroczenie: Pracownicy, którzy po raz pierwszy nie zastosują się do polityki dotyczącej wydatków, otrzymają pisemne ostrzeżenie i mogą być zobowiązani do wzięcia udziału w sesji szkoleniowej na temat przestrzegania polityki dotyczącej wydatków.
- Powtarzające się przestępstwa: Ciągłe nieprzestrzeganie przepisów będzie skutkować bardziej surowymi działaniami, w tym odmową zwrotu wydatków niezgodnych z przepisami, formalną oceną z kierownikiem działu i potencjalnymi działaniami dyscyplinarnymi, aż do zwolnienia włącznie.
- Poważne naruszenia: Oszukańcze lub celowo wprowadzające w błąd wnioski dotyczące wydatków będą podlegać natychmiastowym działaniom dyscyplinarnym, które mogą obejmować rozwiązanie umowy o pracę i postępowanie sądowe.
Proces przeglądu i kwestionowania jest udokumentowany w następujący sposób:
- Wstępna ocena: Jeśli raport wydatków pracownika zostanie oznaczony jako niezgodny z przepisami, pracownik otrzyma powiadomienie zawierające szczegółowy opis konkretnego problemu. Pracownik będzie miał możliwość dostarczenia dodatkowej dokumentacji lub wyjaśnień w celu rozwiązania problemu.
- Formalna apelacja: Jeżeli pracownik nie zgadza się z decyzją podjętą po wstępnej ocenie, ma prawo do formalnego odwołania się od tej decyzji. Odwołanie należy złożyć w formie pisemnej do Działu Finansowego w ciągu 10 dni roboczych od podjęcia pierwotnej decyzji.
- Komisja Rewizyjna Odwoławcza: Komisja ds. rozpatrzenia odwołań, składająca się z przedstawicieli działu finansowego, HR i działu pracowników, rozpatrzy odwołanie. Komisja ta rozpatrzy całą przedłożoną dokumentację i argumenty, aby podjąć ostateczną decyzję.
- Ostateczna decyzja: Decyzja komisji jest ostateczna i zostanie przekazana pracownikowi w ciągu 10 dni roboczych od złożenia odwołania. Decyzja określa wszelkie działania, które należy podjąć, lub potwierdza rozwiązanie problemu.
Polityka firmy [Nazwa firmy] dotycząca nieprzestrzegania zasad ma na celu promowanie zrozumienia i przestrzegania polityki dotyczącej wydatków, zapewniając jednocześnie uczciwy proces rozwiązywania problemów. Takie podejście zapewnia, że pracownicy są świadomi znaczenia przestrzegania zasad i konsekwencji nieprzestrzegania ustalonych wytycznych, a tym samym utrzymania dobrej kondycji finansowej organizacji i standardów etycznych.
Kontakty i wsparcie
Aby zapewnić wszystkim pracownikom [Nazwa firmy] dostęp do wskazówek i wsparcia w zakresie polityki dotyczącej wydatków, w tej sekcji znajdują się szczegółowe dane kontaktowe osób i działów odpowiedzialnych za nadzorowanie zapytań i procesów związanych z wydatkami oraz pomoc w nich.
- Zapytania i wyjaśnienia dotyczące polityki wydatków: w przypadku pytań związanych z wytycznymi dotyczącymi polityki wydatków, dopuszczalnymi wydatkami lub procesami zwrotu kosztów.
- Kontakt: Jane Doe, menedżer ds. polityki wydatków
- E-mail: jane.doe@[nazwa firmy].com
- Telefon: (123) 456-7890
- Szkolenia i zgodność: w przypadku zapytań dotyczących sesji szkoleniowych dotyczących polityki wydatków, kwestii związanych z przestrzeganiem przepisów lub zgłaszania wątpliwości związanych ze zwrotem wydatków.
- Kontakt: John Smith, specjalista ds. zgodności z przepisami HR
- E-mail: john.smith@[nazwa firmy].com
- Telefon: (123) 456-7891
- Pomoc w ramach cyfrowej platformy zarządzania wydatkami: pomoc techniczna dotycząca platformy przesyłania wydatków online, w tym dotycząca problemów z logowaniem, błędów w przesyłaniu lub przesyłania dokumentacji.
- Kontakt: Pomoc techniczna IT
- E-mail: ithelp@[nazwa firmy].com
- Telefon: (123) 456-7892
- Partnerstwa dostawców i rabaty: pomoc w uzyskaniu dostępu do rabatów preferowanych dostawców, składaniu zamówień za pośrednictwem kont firmowych lub zapytaniach dotyczących zatwierdzonych dostawców.
- Kontakt: Lisa Green, specjalistka ds. zakupów
- E-mail: lisa.green@[nazwa firmy].com
- Telefon: (123) 456-7893
- Pytania ogólne: W przypadku jakichkolwiek innych pytań lub pomocy, które nie zostały szczegółowo wymienione powyżej, pracownicy mogą skontaktować się z ogólną linią wsparcia lub pocztą elektroniczną, gdzie zapytania będą kierowane do odpowiedniego działu lub osoby.
- Adres e-mail pomocy ogólnej: support@[nazwa firmy].com
- Telefon wsparcia ogólnego: (123) 456-7894
Niniejszy dokument Polityki wydatków, opracowany dla [Nazwa firmy], służy jako kompleksowy przewodnik dotyczący zarządzania wydatkami związanymi z pracą w sposób zgodny z wartościami naszej organizacji, takimi jak uczciwość, odpowiedzialność i odpowiedzialność finansowa.
Zachęcamy wszystkich pracowników do zapoznania się z niniejszą polityką, wykorzystania udostępnionych zasobów i kontaktów oraz zobowiązania się do przestrzegania najwyższych standardów zarządzania finansami.
Regularne przeglądy i aktualizacje niniejszej polityki będą przekazywane w celu odzwierciedlenia zmian w naszym środowisku biznesowym, wymaganiach regulacyjnych lub potrzebach firmy.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszych wyjaśnień, nie wahaj się skontaktować z odpowiednimi osobami kontaktowymi wymienionymi w poprzedniej sekcji.
Twoje zrozumienie, współpraca i aktywne zaangażowanie w przestrzeganie tej polityki są nieocenione dla utrzymania reputacji i sukcesu [Nazwa firmy].
Dziękujemy za zaangażowanie w przestrzeganie tych standardów i wkład w kulturę doskonałości i uczciwości naszej firmy.
Koniec dokumentu
Jak wdrożyć Szablon Polityki Wydatkowej w swojej firmie?
Gdy już opracujesz politykę wydatków zgodnie z potrzebami biznesowymi, następnym krokiem będzie wdrożenie jej w codziennych działaniach firmy.
Przeanalizujemy teraz, jak efektywnie zarządzać wydatkami za pomocą prostego, ręcznego przepływu pracy, obejmującego etapy od udostępnienia polityki po aktualizację procedur.
W dalszej części przyjrzymy się również, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania wydatkami, takie jak Nanonets, może jeszcze bardziej uprościć proces poprzez zautomatyzowane zarządzanie wydatkami, oferując takie funkcje, jak przesyłanie wniosków online, skanowanie paragonów i bezpośrednie zatwierdzanie.
Ręczny przepływ pracy: uproszczone i praktyczne kroki
- Udostępnij politykę: Wyślij e-mailem politykę wydatków do wszystkich osób i opublikuj ją w firmowym intranecie. Upewnij się, że nowi pracownicy też to dostaną.
- Trenuj wszystkich: Organizuj sesje, aby wyjaśnić zasady. Dołącz specjalną sesję dla menedżerów na temat nadzorowania wydatków swojego zespołu.
- Przesyłanie wydatków: Pracownicy wypełniają standardowy formularz wydatków za każdym razem, gdy ponoszą wydatek służbowy. Powinny zawierać informację, czego dotyczył wydatek, ile kosztował i kiedy miał miejsce.
- Kategoryzacja wydatków: Po wprowadzeniu szczegółów finansista sortuje każdy wydatek na kategorie, takie jak podróże lub posiłki. Pomaga to zachować porządek i ułatwia raportowanie.
- Załączanie rachunków: Pracownicy muszą dołączyć rachunki do swoich formularzy. Jeśli paragony są papierowe, należy zrobić wyraźne zdjęcie lub wykonać skan.
- Wprowadzanie danych: Ktoś z działu finansów wprowadza dane z załączonych rachunków do firmowego systemu śledzenia wydatków. Dzięki temu wszystkie wydatki są dokładne i zapisane w jednym miejscu.
- Przejrzyj i zatwierdź: Wydatki przechodzą proces przeglądu, zwykle najpierw przez kierownika pracownika, a następnie przez dział finansowy, aby upewnić się, że są zgodne z polityką.
- Zwroty kosztów: Po zatwierdzeniu dział finansowy organizuje zwrot wydatków na następnej liście płac lub zgodnie z harmonogramem spłat firmy.
- Kontrola i audyt: Okresowo zespół finansowy sprawdza raporty wydatków pod kątem zgodności z polityką, aby wychwycić wszelkie problemy lub oszustwa.
- Aktualizacja i opinie: Zbieraj opinie pracowników na temat procesu wydatków i w razie potrzeby aktualizuj zasady lub procedury, aby wszystko przebiegało sprawnie.
Zautomatyzowany przepływ pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania wydatkami
Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania wydatkami, takie jak Nanonets, wdraża politykę wydatków w usprawnionym przepływie pracy.
Zobaczmy jak.
- Zaczynać: Zarejestruj się app.nanonets.com.
- Ustawiać: Skonfiguruj politykę wydatków na swoim koncie NanoNets. Dodaj kontrole walidacyjne i routing zatwierdzeń.
- Zgłoszenie online: Pracownicy od razu rejestrują swoje wydatki w NanoNets, po prostu przesyłając zeskanowaną lub cyfrową kopię rachunku!
- Ekstrakcja danych: NanoNets automatycznie pobiera dane z przesłanych rachunków, takie jak data, kwota i sprzedawca, eliminując w ten sposób potrzebę ręcznego wprowadzania danych i zapewniając, że dane dotyczące wydatków są zawsze dokładne.
- Automatyczne sortowanie: Następnie NanoNets sortuje każdy wydatek do odpowiedniej kategorii zgodnie z kontekstem polisy i strukturą kategoryzacji, np. podróże lub posiłki.
- Kontrole zasad: Podczas kategoryzowania NanoNets sprawdza każdy wydatek pod kątem zgodności z zasadami polityki. Automatycznie oznacza te, które nie nadają się do sprawdzenia.
- Bezpośrednie zatwierdzenie: System kieruje każdy wydatek do odpowiedniego menedżera w celu zatwierdzenia na podstawie ustalonych przez Ciebie reguł, takich jak kwota wydatku lub dział. Przyspiesza to proces zatwierdzania.
- Szybki zwrot kosztów: Po zatwierdzeniu wydatki są automatycznie umieszczane w kolejce do zwrotu. NanoNets może połączyć się z Twoim oprogramowaniem księgowym, aby było to możliwe bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności.
- Spostrzeżenia i raporty: NanoNets oferuje raporty i analizy dotyczące wzorców wydatków i zgodności z zasadami, dając jasny obraz tego, na co idą pieniądze.
Do dalszej lektury, oto lista najlepszego oprogramowania do zarządzania wydatkami na rynku, które pomoże Ci z łatwością wdrożyć politykę wydatków.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/
- :ma
- :Jest
- :nie
- :Gdzie
- $W GÓRĘ
- 1
- 10
- 2000
- 2024
- 2FA
- 32
- 35%
- a
- O nas
- powyżej
- Akceptuje
- dostęp
- dostępny
- Dostęp
- akcesoria
- pomieścić
- nocleg
- Stosownie
- Konto
- odpowiedzialność
- Księgowość
- Konta
- precyzja
- dokładny
- Działania
- działania
- zajęcia
- Dodaj
- w dodatku
- dodanie
- Dodatkowy
- do tego
- adres
- adresowanie
- przylegać
- przyczepność
- przylegający
- awansować
- Korzyść
- Po
- przed
- zmierzać
- wyrównać
- wyrównany
- wyrównanie
- Wyrównuje
- Wszystkie kategorie
- dopuszczać
- dozwolony
- wzdłuż
- również
- zawsze
- Dwuznaczność
- ilość
- an
- analityka
- i
- Przewiduje
- każdy
- Aplikacja
- odwołać się
- Zastosowanie
- stosowany
- podejście
- właściwy
- zatwierdzenie
- Zatwierdzenia
- Zatwierdzać
- zatwierdzony
- SĄ
- obszary
- argumenty
- AS
- pomagać
- Wsparcie
- pomoc
- At
- dołączać
- uczęszczać
- Audyt
- Uwierzytelnianie
- zautomatyzowane
- automatycznie
- Automatyzacja
- wykorzystać
- dostępny
- unikając
- świadomy
- z dala
- na podstawie
- BE
- być
- zanim
- w imieniu
- jest
- poniżej
- korzystny
- Korzyści
- BEST
- Najlepsze praktyki
- książka
- Rezerwacja
- rezerwacje
- obie
- Śniadanie
- Przynosi
- przeglądarka
- budżet
- biznes
- rozwój biznesu
- ale
- przycisk
- by
- CAN
- Etui
- zapasy
- kategorie
- Kategoria
- wyzwania
- duża szansa,
- zmiana
- Zmiany
- Kanał
- ZOBACZ
- kontrola
- Wykrywanie urządzeń szpiegujących
- Dodaj
- roszczenie
- roszczenia
- klarowność
- klasa
- jasny
- wyraźnie
- kliknij
- klient
- klientów
- kod
- Kody
- zbierać
- zbiorowo
- COM
- popełnić
- zobowiązanie
- komisja
- przekazane
- Komunikacja
- sukcesy firma
- Firma
- kompletny
- spełnienie
- wykonania
- wszechstronny
- kompromis
- komputer
- Obawy
- Konferencja
- Potwierdzać
- potwierdzenie
- Konsekwencje
- Rozważać
- Rozważania
- za
- zgodny
- Składający się
- Ograniczenia
- konsultować
- skontaktuj się
- łączność
- kontekst
- nadal
- przyczyniając
- kontrola
- współpraca
- kopia
- Korporacyjny
- Koszty:
- Koszty:
- mógłby
- Crafting
- Listy uwierzytelniające
- Kryteria
- istotny
- kultura
- Aktualny
- dostosować
- codziennie
- tablica rozdzielcza
- dane
- wprowadzanie danych
- Data
- Dni
- decyzja
- Decyzje
- określić
- zdefiniowane
- opóźniony
- opóźnienia
- demonstrowanie
- Departament
- Działy
- wyjazd
- W zależności
- opis
- wyznaczony
- zaprojektowany
- biurko
- szczegółowe
- Detailing
- detale
- oprogramowania
- dyktuje
- różne
- trudności
- cyfrowy
- Obiad
- kierować
- skierowany
- bezpośrednio
- dyscyplinarny
- dyskontowane
- rabaty
- odkryj
- odkrywanie
- dyskutować
- nieuczciwy
- do
- dokument
- dokumentacja
- dokumenty
- łania
- Krajowy
- darowizna
- zrobić
- podwójny
- z powodu
- podczas
- e
- każdy
- Wcześnie
- łatwość
- łatwiej
- Efektywne
- faktycznie
- efektywność
- wydajny
- skutecznie
- wyeliminować
- eliminując
- nagły wypadek
- Pracownik
- pracowników
- zatrudnienie
- uprawniającej
- spotkanie
- spotkanie
- zachęcać
- zachęcać
- zobowiązany
- zaręczynowy
- wzmocnienie
- zapewnić
- zapewnia
- zapewnienie
- Wchodzę
- wprowadzenie
- Wchodzi
- zabawny
- rozrywka
- wejście
- Środowisko
- Równie
- sprzęt
- Błędy
- istota
- niezbędny
- zapewniają
- ustanowiony
- szacunkowa
- etyczny
- wydarzenie
- wszyscy
- ewoluuje
- przykład
- przykłady
- przekraczać
- nadzwyczajny
- Doskonałość
- spodziewany
- wydatki
- Wyjaśniać
- odkryj
- zewnętrzny
- dodatkowy
- ekstrakcja
- ułatwiać
- FAIL
- nie
- sprawiedliwy
- uczciwość
- oswajać
- Korzyści
- informacja zwrotna
- Opłaty
- Akta
- wypełniać
- finał
- finansować
- Finanse
- budżetowy
- Znajdź
- koniec
- i terminów, a
- pierwszy raz
- Fiskalny
- dopasować
- taflowy
- Flagi
- Elastyczność
- lot
- Loty
- obserwuj
- następujący
- następujący sposób
- W razie zamówieenia projektu
- Nasz formularz
- formalny
- Formalnie
- format
- formularze
- Majątek
- Sprzyjać
- Framework
- oszustwo
- nieuczciwy
- Częstotliwość
- od
- pełny
- dalej
- przyszłość
- Ogólne
- Generować
- otrzymać
- Dający
- Go
- Gole
- będzie
- Zielony
- Ziemia
- poradnictwo
- poprowadzi
- wytyczne
- przewodnictwo
- Prowadzenie
- zdarzyć
- się
- dzieje
- sprzęt komputerowy
- Have
- głowa
- Zdrowie
- pomoc
- pomaga
- tutaj
- Najwyższa
- wynajmuje
- przytrzymaj
- Hosting
- hotel
- Hotele
- GODZINY
- W jaki sposób
- How To
- hr
- HTTPS
- if
- Natychmiastowy
- wdrożenia
- narzędzia
- znaczenie
- ważny
- in
- zawierać
- włączony
- obejmuje
- Włącznie z
- wzrosła
- poniesione
- indywidualny
- osób
- Informacja
- poinformowany
- początkowy
- początkowo
- Zapytania
- przykład
- instrukcje
- integralność
- zamierzony
- celowo
- na świecie
- najnowszych
- nieoceniony
- ISN
- problem
- problemy
- IT
- szt
- JEGO
- Jane
- John
- podróż
- jpeg
- jpg
- właśnie
- Trzymać
- Klawisz
- Wiedzieć
- wie
- Późno
- Laws
- Prawa i regulacje
- prowadzić
- UCZYĆ SIĘ
- najmniej
- Doprowadziło
- Regulamin
- Zagadnienia prawne
- postępowanie sądowe
- Dźwignia
- lubić
- LIMIT
- Ograniczony
- Limity
- Linia
- prążkowany
- LINK
- linki
- Lista
- Katalogowany
- ll
- log
- zalogowany
- zalogowaniu
- Zaloguj Się
- Popatrz
- lunch
- zrobiony
- Główny
- Utrzymywanie
- robić
- WYKONUJE
- Dokonywanie
- zarządzanie
- i konserwacjami
- kierownik
- Zarządzający
- zarządzający
- sposób
- podręcznik
- rynek
- materiały
- maksymalny
- Może..
- posiłki
- Spotkanie
- Spotkania
- Kupiec
- spełnione
- skrupulatnie
- zwodniczy
- pieniądze
- Miesiąc
- jeszcze
- większość
- dużo
- musi
- Nazwa
- Natura
- Nawigacja
- niezbędny
- Potrzebować
- potrzebne
- wymagania
- Nowości
- Następny
- powiadomienie
- już dziś
- Cele
- występować
- występowanie
- of
- oferta
- oferuje
- Oferty
- Biurowe
- on
- pewnego razu
- ONE
- Online
- operacyjny
- operacje
- Szanse
- Okazja
- Option
- or
- Zlecenia
- organizacja
- organizacji
- Zorganizowany
- Inne
- ludzkiej,
- Nasza firma
- na zewnątrz
- zarys
- wytyczne
- obrysowywanie
- koniec
- nadzorować
- nadzorowanie
- Przeoczenie
- własny
- Papier
- najważniejszy
- partner
- partnerstwa
- Hasło
- wzory
- płatność
- Lista płac
- kary
- w oczekiwaniu
- dla
- okresy
- osoba
- osobisty
- telefon
- obraz
- kawałek
- Miejsce
- planowany
- planowanie
- Platforma
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- odgrywa
- Proszę
- polityka
- polityka
- Portal
- możliwy
- Post
- potencjał
- Praktyczny
- praktyki
- Korzystny
- prezenty
- Podgląd
- poprzedni
- wycena
- druk
- Wcześniejszy
- Proaktywne
- problemy
- procedury
- Obrady
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- Zamówień
- wydajność
- projekt
- Zarządzanie projektami
- promować
- natychmiast
- dowód
- wniosek
- zapewniać
- pod warunkiem,
- zapewnia
- że
- Ściąga
- zakup
- zakupy
- nabywczy
- cel
- jakość
- kwartalnie
- zapytania
- pytania
- zasięg
- ceny
- racjonalny
- dosięgnąć
- Czytający
- Rzeczywistość
- rozsądny
- wpływy
- otrzymać
- niedawny
- nagrany
- zmniejszyć
- zmniejsza
- odnosić się
- odniesienie
- odzwierciedlić
- w sprawie
- regulamin
- regulacyjne
- Odrzucony..
- związane z
- raport
- Raportowanie
- Raporty
- Przedstawiciele
- reputacja
- zażądać
- wymagać
- wymagany
- wymagania
- Wymaga
- Rozkład
- rozwiązać
- rozwiązywanie
- Zasoby
- odpowiedzialność
- odpowiedzialny
- dalsze
- retencja
- powrót
- przeglądu
- recenzowanie
- Recenzje
- prawo
- Rola
- Pokój
- trasy
- Routing
- reguły
- bieganie
- s
- zabezpieczenie
- próba
- Zapisz
- Oszczędności
- skanować
- skanowanie
- scenariusz
- rozkład
- Ekran
- Sekcja
- działy
- bezpieczeństwo
- widzieć
- Szukajcie
- wybrany
- seminarium
- Serie
- służyć
- służy
- usługa
- Sesja
- Sesje
- zestaw
- ustawienie
- w panelu ustawień
- kilka
- ciężki
- dzielenie
- powinien
- pokazać
- znak
- znacznie
- Prosty
- uproszczony
- upraszczać
- po prostu
- pojedynczy
- sytuacje
- luźny
- mały
- kowal
- płynnie
- SMS
- Tworzenie
- Rozwiązania
- Ktoś
- specjalny
- wyspecjalizowanym
- specyficzny
- swoiście
- prędkości
- wydać
- Spędzanie
- spędził
- sportowy
- standard
- standardy
- rozpoczęty
- materiały biurowe
- Rynek
- pobyt
- Ewolucja krok po kroku
- Cel
- Zarządzanie
- bezpośredni
- Strategiczny
- Partnerstwo strategiczne
- usprawniony
- Ścisły
- przedmiot
- uległość
- Zgłoszenia
- Zatwierdź
- składane
- przedkładający
- subskrypcja
- subskrypcje
- sukces
- taki
- wystarczający
- zaopatrzenie
- wsparcie
- podpory
- pewnie
- SWIFT
- system
- stół
- Brać
- Zadania
- zespół
- Techniczny
- Technologia
- szablon
- REGULAMIN
- że
- Połączenia
- świat
- ich
- sami
- następnie
- a tym samym
- Te
- one
- rzeczy
- to
- trzy
- Przez
- A zatem
- bilet
- bilety
- czas
- terminy
- do
- także
- narzędzie
- Kwota produktów:
- Śledzenie
- ruch drogowy
- Pociąg
- Trening
- Przezroczystość
- transport
- podróżować
- wycieczka
- drugiej
- dla
- zrozumienie
- Nieoczekiwany
- wyjątkowy
- demaskować
- Aktualizacja
- zaktualizowane
- Nowości
- aktualizowanie
- utrzymanie
- przesłanych
- Uploading
- us
- posługiwać się
- Użytkownik
- za pomocą
- zazwyczaj
- wykorzystać
- wykorzystuje
- uprawomocnienie
- Cenny
- wartość
- Wartości
- Ve
- sprzedawca
- sprzedawców
- wszechstronny
- sprawdzone
- przez
- Zobacz i wysłuchaj
- Naruszenia
- Odwiedzić
- istotny
- ostrzeżenie
- była
- we
- sieć
- przeglądarka internetowa
- tydzień
- tygodni
- Co
- jeśli chodzi o komunikację i motywację
- ilekroć
- który
- Podczas
- KIM
- będzie
- w
- w ciągu
- bez
- Praca
- workflow
- pracujący
- świat
- by
- pisanie
- napisany
- You
- Twój
- zefirnet