Xero to oparte na chmurze oprogramowanie księgowe SaaS dla małych firm zlokalizowanych w wielu krajach. Firma Xero, założona w 2006 roku, ma swoją siedzibę w Nowej Zelandii. Oprogramowanie Xero obsługuje zobowiązania tak jak tradycyjny system wymagający ręcznego wprowadzania danych. W celu automatyzacji płatności Xero klienci Xero integrują oprogramowanie do automatyzacji AP innych firm.
Jak zarządzać AP na Xero
Zarządzaj zobowiązaniami (AP) w Xero wykonując następujące niezbędne procesy:
- Otrzymaj fakturę od dostawcy lub inny rachunek pocztą elektroniczną do systemu księgowego Xero lub poprzez skanowanie
- Zatwierdź fakturę
- Zaplanuj zapłatę
- Xero dodaje fakturę/rachunek do zobowiązań
- Płatność dokonana
- Faktura/rachunek oznaczona jako zapłacona
Zauważ jednak, że te kroki, które można wykonać w Xero, nie obejmują wielu zadań ręcznych. Na przykład pracownicy działu zobowiązań muszą to wizualnie ustalić faktury są prawidłowe poprzez ręczne procesy weryfikacji i uzyskania atestów.
Te procesy weryfikacji dokładności obejmują 3-stronne dopasowanie (lub 2-kierunkowe dopasowanie) faktury z zamówieniem zakupu (PO) oraz, jeśli ma to zastosowanie, raport odbiorczy dotyczący odbioru towarów.
Personel AP musi określić, który wyznaczony kierownik(-owie) budżetowy musi zatwierdzić fakturę, zgodnie z polityką wydatków firmy. Następnie rozliczenia kierują dopasowane dokumenty (często w formie papierowej) do właściwej osoby zatwierdzającej i kontaktują się z osobami zatwierdzającymi, gdy ich zatwierdzenie nie następuje w odpowiednim czasie.
Rozrachunki z dostawcami płacą faktury partiami. Być może w rozliczeniach nadal wykorzystuje się tradycyjne czeki papierowe. W przypadku czeków papierowych wymagane są te ręczne czynności:
- Zatwierdzenie przebiegu kontroli przez dyrektora finansowego lub kontrolera
- Uzyskiwanie autoryzowanych podpisów czeków
- Drukowanie czeków na papierze
- Oddzielenie i złożenie kopii czekowej z dopasowanymi kopiami dokumentów faktury
- Wypełnianie i wysyłanie kopert z czekami i załączonymi potwierdzeniami przelewu
- Odpowiadanie na przychodzące połączenia telefoniczne lub e-maile dostawców z prośbą o aktualny status płatności
Przepływy pracy związane z rachunkami z dostawcami Xero
Poniższe opisy dotyczą przepływów pracy z dostawcami Xero służących do wykonywania procesów z dostawcami w podstawowym oprogramowaniu Xero do obsługi rachunków z dostawcami.
Przechwytuj i wprowadzaj rachunki/faktury dostawców
Użytkownicy planów edycji Business Xero, które obejmują plany cenowe Early, Growing i Ustalonego SaaS, otrzymują wbudowany Hubdoc funkcja rejestrująca rachunki i paragony w Xero. Hubdoc jest partnerem Xero w zakresie przechwytywania danych OCR, który wyodrębnia dane z dokumentów i tworzy transakcje w Xero. Adres e-mail dotyczący rachunków Xero jest wyświetlany na dowolnej karcie stanu na stronie przeglądu zakupów.
Aby rejestrować rachunki i faktury dostawców w Xero za pomocą funkcji Hubdoc, rachunek musi być załącznikiem do wiadomości e-mail, a nie osadzony w samej wiadomości e-mail. W ramach tego procesu przechwytywania wiadomości e-mail będziesz przesyłać rachunki otrzymane od dowolnego dostawcy na swój adres e-mail dotyczący rachunków Xero.
Większość formatów dokumentów i obrazów działa, gdy wysyłanie rachunków e-mailem na unikalny adres e-mail Twojej organizacji Xero, aby utworzyć wersję roboczą rachunku z załączonym rachunkiem przesłanym pocztą elektroniczną. Możesz wysłać e-mailem maksymalnie 10 rachunków w jednym e-mailu, co spowoduje utworzenie oddzielnych rachunków w Xero. Maksymalny rozmiar wiadomości e-mail to 25 MB.
Rachunek przesłany pocztą elektroniczną będzie wystawiony w walucie bazowej Twojej firmy, a nie w walucie obcej. Tylko w przypadku abonamentu obejmującego wielowalutowość możesz ręcznie zmienić walutę na rachunku lub fakturze na walutę obcą w Xero.
Tylko jeśli Xero pomyślnie odczyta rachunek przesłany pocztą elektroniczną, niektóre pola, w tym te, zostaną automatycznie wypełnione i oznaczone w Xero ikoną błyskawicy:
- Kontakt
- Data
- Kwota produktów:
- Due Date
- Numer Referencyjny
Należy zauważyć, że proces przechwytywania faktur może nie być kompletny lub dokładny i nadal wymaga wykonania ręcznych kroków (wymienionych w łączu Xero do wysyłania rachunków pocztą elektroniczną) w menu Firma/Rachunki do zapłaty oraz wymaganego przeliczenia waluty.
Jeśli nie korzystasz z funkcji Hubdoc firmy Xero do przechwytywania danych o rachunkach przesyłanych pocztą elektroniczną, musisz ręcznie wprowadzić dane, aby dodać faktury i rachunki do systemu oprogramowania księgowego Xero. W menu Firma/Rachunki do zapłaty wybierz Nowy rachunek i wprowadź szczegóły w polach. Zapisz rachunek i wyślij go do zatwierdzenia przed opłaceniem rachunku.
Będziesz ręcznie kodować te rachunki do zapłaty na właściwym koncie wydatków lub aktywów, takim jak zapasy.
Płacić rachunki i rejestrować płatności
Do rachunki, planuj rachunki w systemie (paczkowo), wpisując datę płatności i zaznaczając haczyk przy opłacanych fakturach. Po zapłaceniu rachunku Xero rejestruje transakcję jako zmniejszenie stanu zobowiązań w formie debetu i równoważące, podwójne księgowe uznanie w gotówce (oraz wszelkie rabaty za wcześniejszą płatność).
Dodawanie nowych dostawców
W oprogramowaniu księgowym Xero Xero tworzy nowych dostawców jako Kontakty i określa, w jaki sposób korzystasz z tych Kontaktów – jako Dostawcy, Klienci, lub jedno i drugie. Jeśli załadujesz rachunek, kontakt będzie używany jako dostawca. Dlatego nie musisz przenosić Kontaktów do Dostawców. Gdy użyjesz Hubdoc w Xero, Hubdoc zrobi to automatycznie skonfiguruj dostawcę w Xero system oprogramowania księgowego dla Ciebie po otrzymaniu faktury. W przeciwnym razie wymagane jest ręczne wprowadzenie danych w celu skonfigurowania dostawców w Xero.
Zarządzaj wydatkami i zwrotami kosztów
Dzięki Xero możesz przeglądać faktury, wydatki i zwroty kosztów oraz zarządzać nimi za pomocą oprogramowania online w chmurze lub za pomocą urządzenia mobilnego korzystającego z aplikacji Xero. Twój wgląd w zarządzanie wydatkami nie będzie tak kompleksowy, jak w przypadku integracji oprogramowania do automatyzacji AP.
Automatyzacja przepływu pracy Xero AP za pomocą Nanonets
Możesz w pełni zautomatyzować cały przepływ pracy Xero AP w zakresie otrzymywania i przetwarzania faktur, w tym płatności, dzięki Nanonets Flow, automatyzacji AP i oprogramowanie do przetwarzania faktur za zobowiązania. Wykorzystuje nanonet najlepsze praktyki rozliczeń z dostawcami w oprogramowaniu do automatyzacji AP.
Nanonets pomaga Ci to osiągnąć wdrażanie dostawców łatwo i doskonale zarządzaj dokumentami związanymi z zobowiązaniami. Dostawcy wybierają metodę płatności.
Oprogramowanie do automatyzacji Nanonets Flow AP umożliwia przesyłanie wiadomości e-mail lub skanowanie faktur do Nanonets za pomocą inteligentnego OCR (optycznego rozpoznawania znaków) wspomaganego sztuczną inteligencją AI/ML w celu elektronicznego przechwytywania danych faktur według pozycji z nagłówkami. Jednak Nanonets jest ekspertem w dziedzinie OCR i ma znacznie wyższy współczynnik dokładności przechwytywania danych fakturowych niż Xero z HubDocs może niezawodnie zapewnić dla każdej faktury. Nanonety Wprowadzanie danych AI jest kluczem do odblokowania dokładności i wydajności.
Nanonets zapewnia Twojej firmie terminowe, bezdotykowe przetwarzanie faktur, bez interwencji człowieka lub procesów ręcznych, które są wspierane przez sztuczną inteligencję (AI) i jej podzbiór, uczenie maszynowe (ML). Zautomatyzowane oprogramowanie Przetwarzanie faktur obejmuje etapy weryfikacji faktur, dopasowanie faktur, zatwierdzanie faktur do płatności oraz opłacanie zatwierdzonych rachunków i faktur partiami.
Będziesz mógł ubiegać się o rabaty dostawcy za wcześniejszą płatność, jeśli zapłacisz w ciągu krótkiej liczby dni wskazanej w warunkach płatności faktury, np. płatność w ciągu 10 dni za 2/10, 30 netto, aby otrzymać 10% rabatu od należnego salda faktury zamiast płacić całą kwotę faktury w ciągu 30 dni. Kiedy korzystasz ze zniżek za wcześniejszą płatność zobowiązania handlowe w przypadku pozycji magazynowych oszczędności są imponujące.
Dzięki Nanonets po przechwyceniu danych do faktur Nanonets weryfikuje faktury i kodowanie konta oraz synchronizuje te dane z Twoim systemem księgowym. Nanonets łączy faktury z dokumentami uzupełniającymi, m.in Zlecenia kupna (PO) i przyjęcia towarów, jeśli ma to zastosowanie.
Twoja firma może skonfigurować osoby zatwierdzające faktury i limity wydatków zgodne z polityką firmy lub pozwolić na obsługę sztucznej inteligencji przepływy pracy związane z zatwierdzaniem faktur automatycznie dla Ciebie w ramach Nanonets, jeśli wolisz. Osoby zatwierdzające mają możliwość odrzucenia lub zatwierdzenia faktur do płatności.
Planuj i dokonuj globalnych płatności elektronicznych w wybranych walutach, korzystając z wydajnych, dużych partii dzięki Nanonets. Następnie Nanonets uzgodni i porówna wewnętrzne zapisy, transakcje lub płatności z rachunkami bankowymi, wyciągami z kart kredytowych lub innymi źródłami uzgodnienie kont.
Nanonets zapewnia Twojemu zespołowi biznesowemu inteligentny wgląd w wydatki biznesowe, zapewniając większą kontrolę nad zarządzaniem kosztami biznesowymi.
Wnioski
Przepływy pracy związane z płatnościami Xero są bardzo czasochłonne. Kiedy Twoja firma zacznie usprawniać przepływ pracy dzięki Xero + AP Automation, pracownicy zajmujący się rozliczeniami nie będą musieli wykonywać tych powtarzalnych, ręcznych kroków wprowadzania danych dla każdego dostawcy, faktury lub raportu z wydatków pracownika wymagającego zwrotu kosztów.
Dowiedz się jak Przepływ przez Nanonets może usprawnić przepływ pracy w zakresie automatyzacji płatności Xero i zapewnić większą dokładność i kontrolę finansową.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- :ma
- :Jest
- :nie
- $W GÓRĘ
- 10
- 2006
- 30
- a
- Zdolny
- zgodność
- Konto
- Księgowość
- Konta
- Rachunki płatne
- automatyzacja rozliczeń zobowiązań
- precyzja
- dokładny
- Osiągać
- adres
- Dodaje
- Po
- AI
- Wszystkie kategorie
- ilość
- an
- i
- Inne
- każdy
- automatyzacja aplikacji
- Aplikacja
- odpowiedni
- Stosowanie
- zatwierdzenie
- Zatwierdzenia
- Zatwierdzać
- zatwierdzony
- SĄ
- sztuczny
- sztuczna inteligencja
- Sztuczna inteligencja (AI)
- AS
- kapitał
- upoważniony
- zautomatyzować
- zautomatyzowane
- automatycznie
- Automatyzacja
- Bilans
- równoważenie
- Bank
- konta bankowe
- baza
- BE
- zanim
- jest
- BEST
- Rachunek
- Banknoty
- Bolt
- obie
- biznes
- klienci biznesowi
- ale
- by
- Połączenia
- CAN
- zdobyć
- przechwytuje
- Przechwytywanie
- karta
- Gotówka
- Cfo
- zmiana
- charakter
- rozpoznawanie znaków
- ZOBACZ
- Znacznik wyboru
- Wykrywanie urządzeń szpiegujących
- wybór
- Dodaj
- roszczenie
- kod
- Kodowanie
- sukcesy firma
- Firma
- kompletny
- zgodny
- wszechstronny
- konkluzja
- skontaktuj się
- łączność
- kontrola
- kontroler
- kontroli
- Konwersja
- rdzeń
- skorygowania
- Koszty:
- oszczędności
- Koszty:
- kraje
- pokrywa
- Stwórz
- tworzy
- kredyt
- Karta kredytowa
- waluty
- Waluta
- Aktualny
- Klientów
- dane
- wprowadzanie danych
- Data
- Dni
- Obciążenie
- Departament
- wyznaczony
- detale
- Ustalać
- określa
- urządzenie
- Zniżka
- rabaty
- dokument
- zarządzanie dokumentami
- dokumenty
- nie
- projekt
- z powodu
- Wcześnie
- z łatwością
- edycja
- efektywność
- wydajny
- Elektroniczny
- elektronicznie
- e-maile
- osadzone
- Pracownik
- pracowników
- Wchodzę
- wprowadzenie
- wejście
- ustanowiony
- Każdy
- przykład
- doskonała
- wydatki
- ekspert
- Wyciągi
- Cecha
- Łąka
- Złożenie
- budżetowy
- pływ
- następujący
- następujący sposób
- W razie zamówieenia projektu
- obcy
- obca waluta
- Naprzód
- Założony
- od
- pełny
- w pełni
- daje
- Dający
- Globalne
- towary
- Rozwój
- uchwyt
- Uchwyty
- Have
- headers
- pomaga
- wyższy
- W jaki sposób
- HTTPS
- człowiek
- ICON
- if
- obraz
- imponujący
- in
- zawierać
- obejmuje
- Włącznie z
- Przybywający
- wskazany
- zamiast
- integrować
- integracja
- Inteligencja
- Inteligentny
- wewnętrzny
- interwencja
- najnowszych
- inwentarz
- faktura
- przetwarzanie faktury
- faktury
- IT
- szt
- JEGO
- samo
- Klawisz
- duży
- nauka
- niech
- pozwala
- błyskawica
- lubić
- Limity
- Linia
- LINK
- Katalogowany
- załadować
- usytuowany
- Partia
- maszyna
- uczenie maszynowe
- pocztowy
- robić
- zarządzanie
- i konserwacjami
- zarządzający
- podręcznik
- ręcznie
- wiele
- wyraźny
- Mecz
- dopasowane
- zapałki
- dopasowywanie
- maksymalny
- Może..
- Menu
- metoda
- ML
- Aplikacje mobilne
- urządzenie przenośne
- jeszcze
- ruch
- dużo
- musi
- niezbędny
- Potrzebować
- wymagania
- netto
- Nowości
- Zauważyć..
- numer
- uzyskać
- OCR
- of
- często
- on
- Online
- tylko
- optyczne rozpoznawanie znaków
- or
- zamówienie
- Inne
- Inaczej
- na zewnątrz
- przegląd
- strona
- płatny
- Papier
- na papierze
- partnerem
- Zapłacić
- zwracając
- płatność
- metoda płatności
- płatności
- kraj
- wykonać
- wykonywania
- może
- plany
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- PO
- polityka
- PoS
- powered
- woleć
- wycena
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- zapewniać
- zakup
- zamówienie zakupu
- zakupy
- Kurs
- raczej
- Czytaj
- wpływy
- otrzymać
- Odebrane
- odbieranie
- uznanie
- rekord
- dokumentacja
- redukcja
- związane z
- Przekaz
- powtarzalne
- raport
- z prośbą
- wymagany
- Wymaga
- prawo
- trasy
- s
- SaaS
- Zapisz
- Oszczędności
- skanować
- rozkład
- widzieć
- wybierać
- wysłać
- oddzielny
- zestaw
- Zestawy
- Short
- Targi
- pojedynczy
- Rozmiar
- mały
- small business
- Tworzenie
- kilka
- Źródła
- wydać
- Personel
- oświadczenia
- Rynek
- Cel
- Nadal
- usprawnienie
- subskrypcja
- Z powodzeniem
- taki
- doładowania
- dostawca
- dostawcy
- Wspierający
- system
- Brać
- Zadania
- zadania
- zespół
- REGULAMIN
- niż
- że
- Połączenia
- ich
- następnie
- w związku z tym
- Te
- innych firm
- to
- Przez
- czasochłonne
- aktualny
- do
- bezdotykowa
- tradycyjny
- transakcja
- transakcje
- wyjątkowy
- odblokowywanie
- posługiwać się
- używany
- zastosowania
- za pomocą
- sprzedawca
- Weryfikacja
- weryfikacja
- początku.
- widoki
- widoczność
- naocznie
- jeśli chodzi o komunikację i motywację
- który
- będzie
- w
- w ciągu
- bez
- Praca
- workflow
- przepływów pracy
- by
- Xero
- You
- Twój
- zefirnet