W jaki sposób AP Automation może pomóc w skalowaniu Twojej firmy?

Wraz z rozwojem przedsiębiorstw wzrasta wolumen transakcji, złożoność operacji finansowych i potrzeba strategicznego zarządzania przepływami pieniężnymi. W tym miejscu automatyzacja rozrachunków z dostawcami (AP) jawi się jako kluczowe narzędzie, nie tylko do zarządzania płatnościami, ale także jako strategiczne narzędzie skalowania Twojej firmy.

AP Automation polega na wykorzystaniu technologii w celu usprawnienia, optymalizacji i automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem zobowiązaniami firmy. To transformacja od tradycyjnej, ręcznej obsługi wydatków wychodzących do bardziej wydajnego, cyfrowego podejścia. Ta zmiana ma kluczowe znaczenie dla firm chcących zwiększyć skalę, ponieważ bezpośrednio wpływa na takie obszary, jak efektywność operacyjna, dokładność finansowa, relacje z dostawcami, zgodność z przepisami i podejmowanie decyzji strategicznych.

Jednak podróż polegająca na integracji automatyzacji punktów dostępowych w rozwijającej się firmie nie polega tylko na przyjęciu nowego oprogramowania. Wymaga zrozumienia różnorodnych sposobów, w jakie ta technologia łączy się z różnymi aspektami działalności biznesowej. Od otrzymywania faktur po zarządzanie zatwierdzeniami, realizację płatności i zapewnienie właściwych praktyk księgowych – każdy etap procesu AP można zoptymalizować poprzez automatyzację.

W tym artykule zagłębiamy się w krytyczne aspekty automatyzacji punktów dostępowych, które są niezbędne dla firm nastawionych na skalowanie. Zbadamy kluczowe wskaźniki do monitorowania, procesy, które należy wziąć pod uwagę podczas skalowania i czego należy szukać w oprogramowaniu do automatyzacji punktów dostępowych, zapewniając firmom plan działania, który pomoże im stawić czoła wyzwaniom wzrostu przy wsparciu zaawansowanych rozwiązań AP.

Co to jest automatyzacja zobowiązań?

Automatyzacja zobowiązań (AP) odnosi się do procesu, w którym rozwiązania programowe i technologie automatyzacji usprawniają każdy etap procesu AP, od płatności faktur po obliczenia podatków i zarządzanie dostawcami. To przejście z procesów ręcznych na zautomatyzowane zapewnia wydajniejszą realizację zadań, redukując czas spędzony na wprowadzaniu danych oraz sprawdzaniu błędów ludzkich i rozwiązywaniu rozbieżności. Automatyzacja punktów dostępowych jest konieczna dla firm, które chcą poprawić ogólną integralność finansową swojej firmy

W jaki sposób AP Automation może pomóc w skalowaniu Twojej firmy?

Automatyzacja rozliczeń z dostawcami (AP) jest podstawą dla firm chcących efektywnie skalować. W swej istocie automatyzacja AP polega na wykorzystaniu technologii do usprawnienia i optymalizacji procesu zarządzania płatnościami wychodzącymi do dostawców i sprzedawców. Ta cyfrowa transformacja procesu AP to nie tylko zmiana sposobu przetwarzania płatności, ale fundamentalna zmiana w sposobie, w jaki firmy zarządzają swoimi operacjami finansowymi.

1. Otrzymywanie faktur

Skalowalne przedsiębiorstwa często stają w obliczu zalewu faktur w różnych formatach, od papierowych po cyfrowe, oraz różnych typów dokumentów i struktur w każdym z nich. Automatyzacja punktu dostępowego wykorzystuje technologie takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i sztuczna inteligencja do digitalizacji i wyodrębniania kluczowych danych z faktur niezależnie od ich formatu.

Dzięki temu faktury są odbierane i rejestrowane w systemie szybko i dokładnie, co pozwala na szybszy i mniej podatny na błędy proces AP. Nie tylko poprawia wydajność, ale także zmniejsza ryzyko zagubienia lub przeoczenia faktur, co ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia opóźnień w płatnościach i utrzymania dobrych relacji z dostawcami.

2. Przetwarzanie faktur

Po otrzymaniu faktur należy je przetworzyć. Obejmuje to weryfikację szczegółów faktury, dopasowanie ich do zamówień zakupu i upewnienie się, że otrzymano zafakturowane towary lub usługi. Ręcznie jest to zadanie czasochłonne i podatne na błędy. 

Jednak systemy automatyzacji AP obsługują te procesy szybko i dokładniej. Mogą automatycznie dopasowywać faktury do odpowiednich zamówień i oznaczać wszelkie rozbieżności do sprawdzenia. To nie tylko przyspiesza czas przetwarzania, ale także zmniejsza prawdopodobieństwo nadpłat lub oszustw.

3. Proces zatwierdzania

W każdej firmie, szczególnie tej znajdującej się w fazie skalowania, posiadanie solidnego i wydajnego procesu zatwierdzania faktur ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​budżety finansowe nie zostaną przekroczone. Narzędzia AP do automatyzacji usprawniają ten proces, automatycznie kierując faktury do właściwej osoby lub działu do zatwierdzenia, w oparciu o wcześniej ustalone zasady. 

Ten zautomatyzowany przepływ pracy zapewnia terminowe zatwierdzanie faktur i zapobiega powstawaniu wąskich gardeł. Dodatkowo zapewnia większy wgląd w proces zatwierdzania, ułatwiając śledzenie statusu faktur i pociąganie działów do odpowiedzialności za opóźnienia.

4. Realizacja i płatność

Po zatwierdzeniu faktur kolejnym krokiem jest realizacja płatności. Automatyzacja punktu dostępowego może zaplanować płatności tak, aby uruchamiały się po zatwierdzeniu, w oparciu o warunki dostawcy i względy związane z przepływem pieniężnym firmy, zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów finansowych. 

To zautomatyzowane przetwarzanie płatności może obsługiwać różne ścieżki płatności, od przelewów elektronicznych po czeki, a nawet może oferować opcje wcześniejszej płatności w celu skorzystania ze zniżek (jeśli dostawcy oferują je w przypadku wcześniejszej płatności). Taki poziom kontroli i efektywności w zarządzaniu wychodzącymi przepływami pieniężnymi jest ogromną zaletą przy skalowaniu przedsiębiorstw.

5. Ewidencja i księgowość

Ostatnim krokiem procesu AP jest rejestracja transakcji w systemie księgowym firmy. Rozwiązania automatyzacyjne AP płynnie integrują się z oprogramowaniem księgowym, zapewniając dokładne rejestrowanie wszystkich płatności w czasie rzeczywistym. Integracja ta eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, ograniczając ryzyko błędów i zapewniając, że dokumentacja finansowa jest zawsze aktualna. 

Dokładne i aktualne dane finansowe mają kluczowe znaczenie dla analizy biznesowej i podejmowania decyzji, szczególnie w przypadku skalowalnego przedsiębiorstwa, w którym zarządzanie finansami jest kwestią strategii niezbędną do umożliwienia trwałego wzrostu.

Wskaźniki zobowiązań do monitorowania

Aby ustalić, czy automatyzacja punktu dostępowego zakończyła się sukcesem, dobrze jest, aby firmy z góry określiły, w jaki sposób będą to śledzić i sprawdzać. Poniżej przedstawiono kluczowe wskaźniki i wskaźniki umożliwiające określenie stopnia poprawy, jaką automatyzacja punktów dostępowych wnosi do firmy. Ciągłe śledzenie tych wskaźników przed, po i w trakcie procesu AP jest kluczem do podejmowania świadomych decyzji, które mają wpływ na strategię finansową i uczciwość firmy.

1. Czas przetwarzania faktury: Wskaźnik ten mierzy czas, jaki upływa od otrzymania faktury do jej zatwierdzenia. Krótszy czas przetwarzania oznacza wyższą wydajność i lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi.
2. Koszt przetworzenia faktury: Jest to kluczowy wskaźnik pozwalający zrozumieć efektywność operacyjną działu AP. Obejmuje wszystkie koszty związane z przetwarzaniem faktury, takie jak robocizna, koszty ogólne i koszty technologii.
3. Procent faktur elektronicznych: Śledzenie proporcji faktur elektronicznych i papierowych może wskazać poziom integracji cyfrowej w procesie AP. Wyższy odsetek faktur elektronicznych zwykle wiąże się z większą wydajnością i niższymi kosztami przetwarzania.
4. Wskaźnik rotacji zobowiązań: Wskaźnik ten mierzy, jak często firma spłaca swoich dostawców w określonym okresie. Wyższy wskaźnik rotacji może wskazywać na dobre relacje z dostawcami, ale należy go również zrównoważyć względami przepływu środków pieniężnych.
5. Częstotliwość wyjątków: Wskaźnik wyjątków śledzi odsetek faktur odbiegających od standardowego przetwarzania – na przykład faktur wymagających dodatkowego zatwierdzenia lub zawierających rozbieżności. Niższy współczynnik wyjątków sugeruje usprawniony proces AP.

Monitorowanie tych wskaźników zapewnia cenny wgląd w wydajność i skuteczność procesów AP, ułatwiając ulepszenia i podejmując strategiczne decyzje.

Procesy, które należy wziąć pod uwagę przy skalowaniu firmy

Próbując efektywnie skalować firmę, ważne jest, aby dobrze zadbać o obszary procesu AP, które mogą znacząco wpłynąć na ogólną wydajność. Poniżej znajduje się kilka kluczowych elementów i najlepszych praktyk, o których należy pamiętać:

1. Scentralizuj funkcje AP: W miarę skalowania przedsiębiorstwa centralizacja funkcji AP może prowadzić do większej kontroli, standaryzacji i wydajności. Obejmuje to posiadanie scentralizowanego systemu zarządzania fakturami, ich przetwarzania, zatwierdzania i płatności.
2. Rozwijaj silne relacje z dostawcami: Rozwijanie silnych relacji z dostawcami i regularne przeglądanie warunków dostawców może prowadzić do korzystniejszych warunków, takich jak rabaty lub lepsze warunki płatności, które są niezbędne w przypadku skalowania działalności. Płacenie dostawcom terminowo lub przed terminem zwiększa szansę na rabaty i korzystne warunki, które mogą okazać się świetne w fazie wzrostu.
3. Zintegruj AP z innymi systemami biznesowymi: Integracja automatyzacji AP z innymi systemami biznesowymi, takimi jak ERP czy CRM, zapewnia spójność danych i całościowy obraz kondycji finansowej firmy.
4. Wdrażaj zaawansowaną analitykę: Wykorzystanie analiz w celu uzyskania wglądu w wzorce wydatków, wydajność dostawców i potencjalne obszary oszczędności kosztów może zmienić zasady gry w procesie decyzyjnym, planowaniu strategicznym i kondycji finansowej firmy.
5. Regularny przegląd i optymalizacja: Ciągły przegląd i optymalizacja procesów AP gwarantuje, że pozostają one wydajne i dostosowane do zmieniających się potrzeb firmy.

Czego szukać w oprogramowaniu do automatyzacji AP do skalowania firmy

Globalny rynek rozwiązań AP został wyceniony na 2.6 miliarda dolarów w 2021 roku i oczekuje się, że do 6.7 roku osiągnie 2032 miliarda dolarów przy CAGR wynoszącym 10%. Chociaż istnieje wiele rozwiązań automatyzacji AP, zalewając tym samym rynek, firma powinna wybrać jedno w zależności od własnych potrzeb, celów i istniejących systemów. Poniżej znajduje się kilka podstawowych funkcji, które naszym zdaniem powinny być dostępne w każdym wybranym przez Ciebie oprogramowaniu.

1. Skalowalność: Oprogramowanie powinno być w stanie obsłużyć zwiększoną liczbę transakcji bez spadku wydajności, co jest istotne dla rozwijających się firm.
2. Możliwości integracji: Poszukaj oprogramowania, które łatwo integruje się z istniejącymi systemami księgowymi i innym oprogramowaniem biznesowym, aby zapewnić płynny przepływ danych.
3. Przyjazny dla użytkownika interfejs: Przyjazny dla użytkownika interfejs ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia Twojemu zespołowi efektywnego korzystania z oprogramowania, redukując czas i koszty szkoleń.
4. Solidne bezpieczeństwo danych: Biorąc pod uwagę wrażliwy charakter danych finansowych, oprogramowanie musi posiadać silne protokoły bezpieczeństwa w celu ochrony przed naruszeniami danych.
5. Konfigurowalne przepływy pracy: Możliwość dostosowywania przepływów pracy i hierarchii zatwierdzania w oprogramowaniu ma kluczowe znaczenie dla elastyczności w miarę ewolucji Twojej firmy, jej skali i procesów.
6. Analityka i raportowanie w czasie rzeczywistym: Oprogramowanie z wbudowanymi narzędziami analitycznymi i raportowymi zapewnia cenne informacje potrzebne do podejmowania strategicznych decyzji.
7. Zarządzanie zgodnością: Upewnij się, że oprogramowanie jest zgodne z odpowiednimi przepisami dotyczącymi finansów i ochrony danych, co jest kluczowe w miarę rozwoju Twojej firmy i ewentualnej ekspansji na nowe rynki.

Wnioski

Rozwój rynku automatyki AP można przypisać różnym czynnikom, w tym rosnącemu zapotrzebowaniu na rozwiązania poprawiające widoczność i efektywność systemów finansowych w firmach oraz potrzebie skrócenia czasu i kosztów transakcji.

Ale automatyzacja AP to znacznie więcej niż tylko narzędzie zwiększające efektywność przetwarzania faktur i wydatków bieżących. Jest to strategiczny atut dla firm chcących skalować, a dzięki zwiększeniu wydajności, dokładności i zarządzania przepływem środków pieniężnych w procesach AP automatyzacja AP umożliwia firmom zrównoważony rozwój, wzmocnienie relacji z dostawcami i odniesienie sukcesu.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/