Jak zautomatyzowana automatyzacja procesów w zarządzaniu pocztą e-mail może wpłynąć na nauczycieli

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) pozwala ludziom przestać wykonywać pewne rodzaje powtarzalnych zadań, często wykonywanych ręcznie. Ponieważ tak wiele osób poświęca teraz cenny czas na obsługę potrzeb związanych z zarządzaniem pocztą e-mail, nic dziwnego, że przyjrzeli się, w jaki sposób ZAP może pomóc ich skrzynkom odbiorczym. Oto kilka przykładów tego, jak może usprawnić działalność w sektorze edukacji i pomóc ciężko pracującym nauczycielom uwolnić swój czas.

Zmniejszenie liczby zadań do pisania

Niektóre narzędzia RPA mogą obsługiwać przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail, zanim nauczyciele je zobaczą. Eliminuje większość pracowitej pracy, która często obejmuje tak wiele ich typowych dni roboczych.

Takie rozwiązania zazwyczaj oceniają zawartość wiadomości e-mail jako pierwszy krok. Następnie stworzą ocenę zaufania do treści wiadomości e-mail. Jeśli system RPA ma duże zaufanie, wysyła odpowiedź bez udziału nauczycieli lub kogokolwiek innego zaangażowanego w zarządzanie pocztą e-mail. Nauczyciele angażują się tylko wtedy, gdy narzędzie RPA ma niewielkie zaufanie do treści wiadomości e-mail i potrzebuje wskazówek.

Takie ustawienia są szczególnie przydatne, gdy rodzice wysyłają e-maile, na które łatwo odpowiedzieć. Nauczyciel może skonfigurować określone szablony do wykorzystania w narzędziu RPA. Następnie muszą wpisać bardziej szczegółowe odpowiedzi tylko wtedy, gdy treść wiadomości e-mail jest bardziej złożona.

Rozważ przykład, w którym uczniowie wysyłają pracę domową pocztą elektroniczną. Nauczyciel może użyć RPA do potwierdzenia odbioru pracy lub oznaczenia, że ​​uczeń zapomniał dołączyć niezbędny załącznik.

ZAP jest również cenny w okresach takich jak początek roku szkolnego, kiedy nauczyciel może być zmuszony wysłać e-maile powitalne do dziesiątek nowych uczniów i ich rodziców. Nauczyciele nadal muszą dodawać osobiste akcenty do korespondencji, ale mogą wyeliminować lub ograniczyć niektóre treści e-maili, które muszą znaleźć się w każdej wiadomości.

„RPA może wysyłać odpowiedzi e-mail bez udziału nauczycieli”. 

Oszczędność czasu podczas podstawowych obowiązków

Wiele osób zajmujących się edukacją zawodową zawiera elementy zarówno powtarzalności, jak i indywidualizacji. Doskonałym przykładem jest planowanie lekcji. Nauczyciele zazwyczaj stosują określone ramy, aby zapewnić, że treść lekcji spełnia standardy stanowe lub krajowe. Jednak dostosują również plany dla każdego ucznia, w zależności od mocnych stron i potrzeb ucznia.

W Szkocji Rada Miejska Aberdeen jako pierwsza w kraju wykorzystała RPA do tworzenia planów lekcji. Ta aplikacja RPA spowodowała pozytywne zmiany równoznaczne z zatrudnieniem 14 dodatkowych nauczycieli bo to zaoszczędziło tyle czasu.

Niektóre plany lekcji zawierają nawet uczenie uczniów, jak wysyłać e-maile. Ta treść jest szczególnie korzystna dla młodszych uczniów lub osób uczących się angielskiego jako drugiego języka.

E-maile są dla wielu integralną częścią codziennego życia, ale w pewnym momencie każdy musiał się nauczyć, jak je wysyłać. Wyobraź sobie rozwiązanie RPA, które mogłoby pomóc nauczycielom w szybszym tworzeniu planów lekcji, a następnie dystrybucji treści tematycznych bezpośrednio do skrzynek odbiorczych uczniów.

„Aplikacja RPA używana w Szkocji zaoszczędziła tyle czasu, że zapewniła zatrudnienie 14 nowych nauczycieli”. 

Zapewnienie nauczycielom dostępu do wiadomości e-mail według poziomu priorytetu

E-mail to wygodna metoda komunikacji, ale może szybko stać się przytłaczająca. Dzieje się tak, ponieważ większość ludzi ma skonfigurowane skrzynki odbiorcze tak, aby otrzymywać wszystkie e-maile zaraz po ich przybyciu. Jednakże, najlepsza praktyka zarządzania pocztą e-mail jest ustalenie, jak i kiedy obsługujesz wiadomości. Prawie na pewno okaże się, że niektóre wymagają natychmiastowej uwagi, a inne w ogóle nie wymagają odpowiedzi.

ZAP może działać w tle, aby nadawać priorytety e-mailom. Niektóre systemy z czasem uczą się, które e-maile są mniej lub bardziej ważne. Użytkownicy mogą również dostosowywać ustawienia, aby widzieć wiadomości e-mail w partiach o ustalonych porach. W ten sposób użytkownicy nie zostaną przerwani, gdy nadejdzie nowa wiadomość.

Niektóre systemy RPA uczą się również rozpoznawać określone słowa kluczowe. Mogą to być „chore dziecko”, „spóźniona praca domowa” lub „nieodebrane zadanie”. To wszystko są sprawy, które mogą wymagać szybkiej uwagi nauczyciela.

Wielu nauczycieli stanęło w obliczu niezwykłych wyzwań w ciągu ostatnich kilku lat, a niektórzy są teraz mam do czynienia z wypaleniem w rezultacie. Jedną z kwestii jest to, że często muszą spędzać tak dużo czasu na zajęciach innych niż nauczanie. ZAP może rozwiązać ten problem, w szczególności w odniesieniu do zarządzania pocztą e-mail.

„Niektóre systemy RPA mogą priorytetyzować wiadomości e-mail i uczenie się w czasie, co jest mniej lub bardziej ważne”. 

Poprawa czasów i procedur przetwarzania

Wiele systemów edukacyjnych wykorzystuje treść wiadomości e-mail jako system wczesnego ostrzegania. Na przykład niektóre wyrażenia mogą wskazywać na ucznia zagrożonego lub o poglądach ekstremistycznych, który może narazić siebie lub innych na niebezpieczeństwo.

W Wielkiej Brytanii Departament Edukacji wdrożył narzędzie RPA znane jako Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data — lub ARNOLD. Przed użyciem ARNOLD pracownicy zajmowali się około 120,000 XNUMX e-maili od publiczności każdego roku ręcznie wprowadzając dane do systemu. Zajęło to dużo czasu, wymagając od kogoś przeczytania wiadomości i zrozumienia jej w kontekście, a następnie skategoryzowania jej, zanim trafiła do właściwej osoby.

Teraz ARNOLD przegląda każdy e-mail, klasyfikuje go według poziomu ryzyka i wprowadza wymagane dane do systemu działu edukacji. Narzędzie RPA analizuje setki zmiennych powiązanych z każdym e-mailem, aby zdecydować, jak go sklasyfikować. Ta konfiguracja wyeliminowała ręczne wprowadzanie danych powiązane z przychodzącymi wiadomościami e-mail.

Pracownicy twierdzą, że ta zmiana pomogła im skupić się na świadczeniu usług, a nie na administracji. Ułatwia im również dostrzeżenie e-maili wymagających najszybszego działania, takich jak te dotyczące uczniów z grup ryzyka lub szkół osiągających słabe wyniki.

Robotic Process Automation ułatwia zarządzanie pocztą e-mail

Dzisiejsi nauczyciele nie mogą uniknąć pisania i odpowiadania na e-maile. Jednak, jak pokazują te przykłady, zrobotyzowane narzędzie do automatyzacji procesów może pomóc im zaoszczędzić czas i zaangażować się w bardziej satysfakcjonującą i odpowiednią pracę.

Niektórzy decydenci w wydziałach edukacji wahają się, czy postępować inaczej, zwłaszcza jeśli nowe procesy wymagają zasobów finansowych. Oznacza to, że nauczyciele mogą potrzebować mówić konkretnie o tym, ile czasu i energii poświęcają obecnie na pisanie e-maili i jak RPA zmieniłoby zasady gry, pozwalając im poświęcić więcej czasu na to, co robią najlepiej.