Blog o inteligentnej automatyzacji Nanonets i sztucznej inteligencji procesów biznesowych

W szybko zmieniającym się krajobrazie biznesowym wydajność procesów związanych z rozliczeniami z dostawcami (AP) nie jest już tylko problemem back-office, ale strategicznym imperatywem. Złożoność i zasobochłonny charakter tradycyjnej pracy AP staje się nie do utrzymania, szczególnie w obliczu rosnących wymagań dotyczących szybkości i dokładności.

Automatyzacja rozliczeń z dostawcami (AP). to wykorzystanie technologii w celu usprawnienia i usprawnienia procesu zarządzania rachunkami i płatnościami w firmie wobec innych osób. Zamiast ręcznie obsługiwać faktury, sprawdzać je i dokonywać płatności, automatyzacja AP wykorzystuje oprogramowanie, aby wykonywać te zadania szybciej, dokładniej i przy mniejszym wysiłku ludzkim. Może to pomóc firmom w terminowym opłacaniu rachunków, unikaniu błędów oraz oszczędzaniu czasu i pieniędzy.

Nasz blog omawia złożoność procesów AP, prezentując jasną ścieżkę do automatyzacji AP. Ta narracja jest w dużej mierze napędzana przez zastąpienie ręcznych zadań związanych z rachunkami za pomocą oprogramowania; ale to także szersza opowieść o tym, jak w świecie biznesu najbardziej wpływowe rewolucje często dzieją się po cichu, za kulisami, głęboko zmieniając strukturę życia korporacji.

Dlaczego księgowość jest tak trudna?

To pytanie od dawna dręczy najlepszych specjalistów w dziedzinie finansów. Rozrachunki z dostawcami są zazwyczaj postrzegane jako funkcja kosztów w firmach, a powód jest prosty – nikt nie chce tracić czasu na płacenie rachunków i wprowadzanie danych o płatnościach rachunków!

Jednak nadal jest to (bardzo) istotna funkcja biznesowa.

Powodem, dla którego optymalizacja AP jest trudna, jest tak naprawdę natura bestii.

Kluczowe działania w procesie AP (ekstrakcja danych, kodowanie faktur, synchronizacja ERP) to zasadniczo działania związane z transformacją danych. Automatyzacja tych procesów byłaby prosta przy dzisiejszej technologii.

Jednak, co ważniejsze, praca AP obejmuje również interwencję człowieka – w zakresie przeglądu, zatwierdzeń i kontroli finansowej.

To właśnie połączenie transformacji danych i wkładu ludzkiego sprawia, że ​​AP jest procesem niezwykle złożonym i trudnym do optymalizacji.

Jakie dokładnie są te wyzwania?

Oto szczegółowe omówienie każdego etapu procesu AP. Czytając dalej, możemy zobaczyć, gdzie tkwią nieodłączne wyzwania w każdej części przepływu pracy związanej z rozliczeniami z dostawcami.

• Kolekcja faktur: Nieefektywność w zarządzaniu mieszanką faktur cyfrowych i papierowych, prowadząca do zagubienia dokumentów i opóźnień w przetwarzaniu.

• Wprowadzanie danych: Ręczne wprowadzanie danych powoduje niedokładności i opóźnienia w dokumentacji finansowej i raportowaniu.

• Weryfikacja: Czasochłonny proces porównywania faktur z zamówieniami i dokumentami dostawy, często prowadzący do opóźnień w płatnościach.

• Zatwierdzenie: Uciążliwy proces zatwierdzania z wyzwaniami związanymi z zapewnieniem kontekstu osobom zatwierdzającym, śledzeniem statusu faktury i zapewnianiem terminowych autoryzacji.

• Płatności: Trudność w zarządzaniu wieloma warunkami płatności, harmonogramami i walutami przy jednoczesnym zapewnieniu terminowości płatności.

• Pojednanie: Pracochłonny proces kojarzenia transakcji bankowych z zapisami księgowymi.

• Rozwiązywanie sporów: Czasochłonny i złożony proces rozwiązywania sporów, wpływający na relacje z dostawcami i efektywność operacyjną.

Nieefektywne zobowiązania: sprawdzona przeszkoda w rozwoju organizacji

Stosowanie ręcznego procesu kont w Twojej firmie spowalnia jej rozwój, bezpośrednio wpływając na dokładność, wydajność i wydatki związane z procesem AP –

1. Niepotrzebne koszty operacyjne: Koszty ręcznego przetwarzania faktur rosną z 13 do 50 dolarów, co wydłuża termin płatności do trzech tygodni.
2. Kary i napięte relacje z dostawcami: Prawie połowa dostawców boryka się z opóźnieniami w płatnościach, co nadwyręża relacje z dostawcami i ponosi opłaty lub kary za opóźnienia.
3. Chaos przepływu środków pieniężnych: 74% dyrektorów finansowych średnich i początkujących przedsiębiorstw uznaje, że cyfryzacja procesów płatności AP poprawia bilanse.
4. Ryzyko oszustwa i braku zgodności: Badanie przeprowadzone przez ACFE wykazało, że 14% przypadków oszustw miało swoje źródło w działach księgowych, a średnia strata na każde wystąpienie wynosiła 200,000 XNUMX dolarów.
5. Utracona produktywność: Średni czas przetwarzania faktur w środowisku ręcznym może sięgać nawet 45 dni. Oznacza to stracony czas i cenne zasoby ludzkie, które można lepiej wykorzystać na bardziej skuteczne inicjatywy.

---

Chcesz zintegrować sztuczną inteligencję z funkcją AP? Zarezerwuj 30-minutową demonstrację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi w kompleksowym wdrożeniu Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

Zobaczmy teraz, jak AP Automation usprawnia proces rozliczeń z dostawcami i rozwiązuje te problemy.

Co to jest automatyzacja zobowiązań?

Automatyzacja rozliczeń z dostawcami (AP). odnosi się do procesu technologicznego digitalizacji, usprawnienia, automatyzacji i optymalizacji zarządzania operacjami płatniczymi firmy – zwiększając wydajność, dokładność i zgodność.

AP Automation szuka odpowiedzi na jedno konkretne pytanie – w jaki sposób każdy etap procesu rozliczania zobowiązań może być 10 razy lepszy?

Przeanalizujmy każdy krok jeden po drugim i zrozummy to.

Wdrożenie automatycznego gromadzenia faktur

Wyobraź sobie świat, w którym wszystkie wysiłki związane z gromadzeniem faktur harmonijnie łączą się w jednym centralnym centrum. To nie jest odległe marzenie – to rzeczywistość dzięki AP Automation. Pożegnasz czasy przeglądania e-maili, dysków współdzielonych, portali dostawców i nieaktualnych baz danych. Zamiast tego powitaj usprawnione miejsce docelowe, w którym każda faktura, niezależnie od jej pochodzenia, jest odbierana automatycznie. Pomyśl tylko o tym, ile zaoszczędzisz czasu i zmniejszysz liczbę błędów!

Udoskonalanie sztuki automatycznego wprowadzania danych

Wprowadzanie danych często jest zmorą wydajności, ale nie musi tak być. AP Automation wprowadza ekstrakcję danych opartą na sztucznej inteligencji, która może pochwalić się imponującym współczynnikiem dokładności wynoszącym ponad 99%. Oznacza to, że Twoje faktury i zamówienia są odczytywane i przetwarzane bez żmudnego ręcznego wprowadzania danych. Godziny, a nawet dni pracy, które mogłyby uratować Twój zespół, są bezcenne. To ten rodzaj zmiany, która sprawia, że ​​Twój zespół chce rano przychodzić do pracy, wiedząc, że może skupić się na zadaniach, które naprawdę wymagają jego specjalistycznej wiedzy.

Usprawnienie dzięki automatycznemu kodowaniu GL i eksportowi danych

Wszyscy wiemy, jak żmudne i podatne na błędy może być kodowanie faktur. Ale dzięki AP Automation zaawansowane techniki sztucznej inteligencji, takie jak NLP i LLM, są w stanie poradzić sobie z najcięższą pracą. Automatyzując kodowanie GL i eksport danych, Twój dział może pracować mądrzej, a nie ciężej, i mieć pewność, że umiejętności zespołu zostaną wykorzystane tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

Zwiększanie dokładności dzięki automatycznej weryfikacji

Nie da się przecenić magii automatycznego dopasowywania trójstronnego. Integracja faktur, zamówień i dowodów dostawy zmniejsza zarówno czas, jak i ryzyko błędów – nie trzeba już szukać rozbieżności ani wysyłać niezliczonych e-maili uzupełniających. System ten przeprowadza proces weryfikacji z taką precyzją, że ma się wrażenie posiadania dodatkowej pary nieomylnych oczu.

Uproszczenie procesów dzięki łatwym zatwierdzeniom

Automatyzacja przepływu pracy oznacza, że ​​zatwierdzenia nie są już wąskim gardłem. Stają się elastyczni i działają tam, gdzie działa Twoja organizacja — niezależnie od tego, czy jest to poczta e-mail, Slack czy Teams. Eliminuje to potrzebę zakłócających rozmów telefonicznych i aż nazbyt znanej serii przypomnień. Twój proces zatwierdzania staje się równie elastyczny jak Twój zespół i płynnie dopasowuje się do przebiegu codziennych operacji.

Osiąganie płynności dzięki płynnym płatnościom

AP Automation to nie tylko obsługa faktur; chodzi także o ułatwienie procesu płatności. Oznacza to, że dokonywanie bezpośrednich płatności globalnych staje się bezproblemowe, ponieważ możesz mieć pewność, że system poradzi sobie z opłatami forex i uniknie nagłych obciążeń zwrotnych. Oznacza to również, że możesz zapewnić swoim dostawcom terminowe i dokładne płatności, wspierając lepsze relacje i silniejszy łańcuch dostaw.

Opanuj finanse dzięki automatycznemu uzgadnianiu

Na koniec porozmawiajmy o zamknięciu ksiąg. Automatyczne uzgadnianie zmienia to często żmudne zadanie, dopasowując transakcje bankowe do zapisów księgowych w ułamku czasu, jaki zajmowało to kiedyś. To, co kiedyś zajmowało kilka dni, teraz można wykonać w ciągu kilku minut. Wyobraź sobie, że zamykasz swoje miesięczne księgi z taką szybkością i precyzją, że niemal słyszysz zbiorowe westchnienie ulgi swojego zespołu.

---

Chcesz dodać sztuczną inteligencję do swojego procesu księgowego? Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych rozwiązań Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

AP Automation to najlepszy sojusznik, jakiego kiedykolwiek będzie miał Twój dział finansowy. Chodzi o przekształcenie procesów AP tak, aby były dziesięciokrotnie lepsze nie tylko pod względem wydajności, ale także satysfakcji i dokładności z pracy.

Powoduje to zasadniczą zmianę w dziale zobowiązań, przejście od podejścia zorientowanego na zadania do podejścia skoncentrowanego na strategii. Przyjmij te zmiany, a zobaczysz transformację nie tylko w swoich przepływach pracy, ale także w morale swojego zespołu, gdy zda on sobie sprawę z potencjału tego, co może osiągnąć przy odpowiednim czasie i odpowiedniej technologii na wyciągnięcie ręki.

Liczby mówią

Różne raportowane statystyki podkreślają wpływ automatyzacji AP. Liczby te obrazują rodzaj sukcesu, jakiego Ty i Twój zespół możecie się spodziewać.

Radykalne obniżenie kosztów przetwarzania

Zacznijmy od kondycji finansowej Twojego działu. Wykazano, że AP Automation obniża koszty przetwarzania aż o 70%. Nie chodzi tu tylko o oszczędzanie groszy; chodzi o przeniesienie budżetu na rozwój, szkolenia, a może nawet na biurowy ekspres do kawy, na który wszyscy zwracają uwagę. Potraktuj to jako inwestycję zarówno w efektywność swojego zespołu, jak i jego dobre samopoczucie.

Czas jest najważniejszy

Teraz, wyobraź sobie skrócenie czasu przetwarzania faktur o 384%. To nie pomyłka, to rewolucja. Ten radykalny spadek oznacza, że ​​Twój zespół może przetwarzać więcej faktur szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, uwalniając czas na skupienie się na strategicznych inicjatywach, które naprawdę mają znaczenie. Dzięki AP Automation „Nie mam na to czasu” zmienia się w „Co dalej w programie?”

Redukcja błędów dla spokoju ducha

Wiemy, że błędy mogą być nie tylko irytujące – mogą być kosztowne. Z 37% redukcją błędów w przetwarzaniu faktur, AP Automation zapewnia spokój ducha w Twoich operacjach. Mniej błędów oznacza mniej godzin spędzonych na cyklach korekcyjnych i większą pewność co do integralności danych. Przekłada się to również na mniejsze tarcia z dostawcami i interesariuszami, ułatwiając płynniejsze relacje i operacje.

Kultywowanie relacji z dostawcami

Mówiąc o związkach, porozmawiajmy o 76% organizacji zgłaszających wzrost zadowolenia dostawców. To jest kluczowe. Zadowoleni dostawcy oznaczają niezawodny łańcuch dostaw oraz możliwości negocjacji i rabatów w przyszłości. Twoi dostawcy zauważą i docenią terminowość i dokładność Twoich płatności, dzięki AP Automation.

Optymalizacja przepływów pieniężnych poprzez rabaty za wcześniejszą płatność

3% oszczędności dzięki rabatom za wcześniejszą płatność zapewnia Twojej organizacji finansowy lifting, poprawiając przepływ środków pieniężnych oraz zapewniając większą dźwignię i elastyczność w operacjach finansowych.

Zgodność bez komplikacji

I wreszcie klejnot koronny AP Automation: 100% bezstresowa zgodność. W czasach, gdy wymagania regulacyjne są stale rosnące, osiągnięcie całkowitej zgodności bez stresu jest po prostu cudem.

---

Zmiana strategiczna

Ważne jest, aby porozmawiać o głębokiej zmianie, jaką automatyzacja rozliczeń wnosi do etosu i operacji działu AP. To nie tylko zmiana sposobu wykonywania zadań – to renesans samej roli zobowiązań w Twojej organizacji. Oznacza to przejście od przepływu pracy zorientowanego na zadania do podejścia skoncentrowanego na strategii.

• Od przetwarzania do analizy: Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy wykorzystują czas zaoszczędzony na ręcznym wprowadzaniu danych do przeprowadzenia dokładnej analizy wydatków, identyfikując trendy i możliwości oszczędności. Mogliby negocjować lepsze warunki z dostawcami, wykorzystywać rabaty ilościowe lub korzystać z korzyści związanych z wcześniejszą płatnością dzięki nowo odkrytej elastyczności finansowej.
• Od reagowania do planowania: Zamiast reagować na niekończący się cykl faktur i zatwierdzeń, Twój zespół może teraz planować proaktywnie. Dzięki wzrostowi wydajności, jaki zapewnia AP Automation, masz możliwość opracowania solidnych prognoz budżetowych i zaangażowania się w strategiczne planowanie finansowe. Może to obejmować opracowanie planów awaryjnych zapewniających stabilność finansową podczas wahań rynkowych lub alokację zasobów na projekty związane ze wzrostem i ekspansją.
• Od rozwiązania do innowacji: Zamiast spędzać godziny na rozwiązywaniu błędów i uzgadnianiu kont, Twój zespół może teraz skupić się na innowacjach. Oznacza to, że mogą wdrażać nowe technologie płatnicze, takie jak karty wirtualne lub blockchain, aby zapewnić bezpieczne i wydajne transakcje. A może mogliby rozważyć inicjatywy w zakresie zrównoważonego rozwoju, takie jak przejście na proces AP całkowicie pozbawiony dokumentów papierowych, co nie tylko zmniejsza koszty, ale także wspiera cele środowiskowe Twojej firmy.
• Od transakcji do relacji: AP Automation przenosi punkt ciężkości z obowiązków transakcyjnych na budowanie i pielęgnowanie relacji. Twój zespół może spędzić więcej czasu na pracy z dostawcami w celu ulepszenia łańcucha dostaw lub z wewnętrznymi interesariuszami, aby lepiej zrozumieć i zaspokoić ich potrzeby w zakresie zaopatrzenia. Mogą inicjować przeglądy wydajności dostawców, tworzyć strategiczne partnerstwa i współpracować nad wspólnymi inicjatywami, które przynoszą obopólne korzyści.
• Od zgodności do przywództwa: Wreszcie, odchodząc od czasochłonnych kontroli zgodności, Twój zespół może teraz przewodzić najlepszym praktykom w zakresie zarządzania finansami. Mogą ustanawiać ramy kontroli wewnętrznej, które wyznaczają standardy branżowe i przyczyniają się do przemyślanego przywództwa w operacjach finansowych. To proaktywne podejście do kwestii zgodności może również chronić Twoją organizację przed przyszłymi zmianami regulacyjnymi, pozycjonując ją jako dział myślący przyszłościowo i odporny.

Podstawy automatyzacji AP

W każdej rozwijającej się narracji istnieją czynniki niepodlegające negocjacjom — czynniki, które muszą wystąpić, aby historia mogła się rozwijać. Jeśli chodzi o automatyzację AP, te 3 nie podlegające negocjacjom stanowią filary, które zapewnią solidną, efektywną strukturę procesu Twoich zobowiązań.

1. Integracja: most do przyszłości

Wiąże się to z płynnym łączeniem nowych narzędzi automatyzacji AP z istniejącymi systemami ERP. Wybierz narzędzie AP, które łatwo integruje się z obecnymi systemami ERP, zapewniając bezpośrednią ścieżkę do rynku i skracając czas uzyskania korzyści.

2. Wspierane przez sztuczną inteligencję: umysł stojący za maszyną

Drugi filar to inteligencja systemu, rdzeń oparty na sztucznej inteligencji, który kształtuje przepływ pracy, zapewniając automatyzację każdego ręcznego procesu i transformacji danych, a każda weryfikacja przez człowieka jest łatwiejsza.

3. Skalowalność: imperatyw wzrostu

Wreszcie skalowalność świadczy o ambicjach wzrostu. Wybierz oprogramowanie, które spełnia aktualne wymagania i płynnie skaluje się wraz z rozwojem Twojej firmy, unikając kosztownych przeglądów systemów i licencji.

Lista kontrolna automatyzacji AP

Oto wyczerpująca lista funkcjonalności, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu priorytetów.

Można to potraktować jako oderwanie i zachować w celach informacyjnych.

Zrewolucjonizuj swoje zobowiązania – pierwsze kroki

Przyjrzyjmy się, jak rozpocząć pracę z AP Automation i zintegrować ją z procesem rozliczeń z dostawcami. Oto kilka rzeczy, o których warto pamiętać.

1. Przyjmij nastawienie na automatyzację: Zacznij od filozofii, że automatyzacja jest podstawową strategią, a nie refleksją. Dzięki takiemu podejściu każdy proces i decyzja maksymalizuje wydajność i dokładność.

2. Zdefiniuj wskaźniki swojego sukcesu: Określ jasne, mierzalne cele, aby ocenić powodzenie przejścia. Może to oznaczać skrócenie czasu przetwarzania, obniżenie kosztów lub poprawę dokładności. Wiedza o tym, jak wygląda sukces, ma kluczowe znaczenie dla śledzenia postępów.

3. Nawiąż współpracę z dostawcą zorientowanym na zwrot z inwestycji: wybierz dostawcę, który pyta o Twoje wskaźniki sukcesu i wykazuje prawdziwe zaangażowanie w dostarczanie wartości.

4. Bezpieczne poparcie interesariuszy: Uzyskaj wsparcie ze strony kierownictwa, formułując propozycję wartości automatyzacji punktów dostępowych – oszczędności kosztów, lepszą wydajność i silniejszą kontrolę finansową.

5. Oceń bieżące procesy AP: Przeprowadź dokładny przegląd istniejących procesów AP. Zidentyfikuj obszary nieefektywności i potencjał automatyzacji.

6. Wyjaśnij wymagania i dostosowania: Jasno opisz, czego potrzebujesz od narzędzia do automatyzacji punktu dostępowego, łącznie z wszelkimi konkretnymi dostosowaniami.

7. Zaplanuj integrację i skalowalność: Upewnij się, że wybrane rozwiązanie dobrze integruje się z istniejącymi systemami i jest skalowalne w celu dostosowania do przyszłego rozwoju firmy i zmieniających się potrzeb.

8. Wdrażaj, szkol i dostosowuj: Po wdrożeniu skup się na kompleksowym szkoleniu swojego zespołu. Bądź przygotowany na dostosowanie procesów w razie potrzeby w oparciu o opinie i zmieniające się wymagania.

Jak wygląda Twoja podróż w dziedzinie AP Automation z Nanonets?

Historie sukcesu AP Automation z Nanonets

Od małych firm zmagających się z konfiguracją przepływu pracy punktów dostępowych po duże korporacje pragnące zwiększyć efektywność swoich procesów związanych z płatnościami – te narracje oferują panoramiczny obraz wymiernych korzyści, jakie może przynieść automatyzacja punktów dostępowych.

SaltPay wykorzystuje Nanonets do integracji z SAP w celu automatyzacji zobowiązań

SaltPay z siedzibą w Londynie w Anglii jest dostawcą usług płatniczych i oprogramowania dla lokalnych europejskich firm. Założona w 2019 roku firma świadczy usługi dla ponad 100,000 XNUMX małych i średnich przedsiębiorstw w całej Europie.

Opis projektu

• SaltPay potrzebował integracji SAP w celu wydajnego zarządzania dostawcami.
• Ręczna obsługa tysięcy faktur była niepraktyczna.

Rozwiązanie

• Firma Nanonets zapewniła narzędzie oparte na sztucznej inteligencji do ekstrakcji danych z faktur.
• Bezproblemowa integracja z SAP, zwiększająca dokładność danych i efektywność procesów.

Efekt

• Drastyczne zmniejszenie wysiłku ręcznego i oszczędność czasu wynosząca 99%.
• Skutecznie zarządzam ponad 100,000 XNUMX dostawców.
• Znaczący wzrost produktywności i możliwości automatyzacji.

Tapi automatyzuje faktury za utrzymanie nieruchomości za pomocą nanonetów

Oprogramowanie do konserwacji nieruchomości Tapi upraszcza konserwację nieruchomości. Tapi z siedzibą w Wellington w Nowej Zelandii pomaga w utrzymaniu 110,000 XNUMX obiektów i szybko się rozwija.

Opis projektu

• Ręczne przetwarzanie ponad 100,000 XNUMX miesięcznych faktur z tytułu utrzymania nieruchomości.
• Potrzeba skalowalnego i wydajnego zarządzania fakturami.

Rozwiązanie

• Narzędzie Nanonets AI do automatycznego wyodrębniania danych z faktur.
• Szybka integracja z istniejącymi systemami, utrzymywana przez personel nietechniczny.

Efekt

• Czas przetwarzania skrócony z 6 godzin do 12 sekund.
• 70% oszczędności w fakturowaniu.
• Dokładność automatyzacji 94%.

Pro Partners Wealth automatyzuje wprowadzanie danych księgowych za pomocą Nanonets

Pro Partners Wealth z siedzibą w Kolumbii w stanie Missouri specjalizuje się w zarządzaniu majątkiem i usługach księgowych dla właścicieli zwierząt weterynaryjnych.

Opis projektu

• Firma Pro Partners Wealth potrzebowała dokładnego i wydajnego wprowadzania danych do fakturowania.
• Istniejące narzędzia do automatyzacji były niewystarczające, co prowadziło do wysokiego poziomu błędów.

Rozwiązanie

• Firma Nanonets zaoferowała niestandardowe rozwiązanie z dokładną ekstrakcją danych i integracją z QuickBooks.
• Włączono usprawnione fakturowanie i automatyczną weryfikację danych.

Efekt

• Osiągnięto ponad 95% dokładności w ekstrakcji danych.
• Oszczędność czasu o 40% w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami OCR.
• Ponad 80% szybkości przetwarzania bezpośredniego, co ogranicza konieczność ręcznej interwencji.

Augeo wykorzystuje Nanonets do automatyzacji rozliczeń w Salesforce

Augeō świadczy zewnętrzne usługi księgowe i konsultingowe oraz służy jako wirtualny dział księgowy dla różnych klientów w całych Stanach Zjednoczonych. Ich założyciel i dyrektor generalny, Ken Christiansen (były dyrektor finansowy w Kaiser Permanente), ma ponad 20-letnie doświadczenie w finansach i księgowości.

Opis projektu

• Augeo potrzebowało wydajnego rozwiązania do obsługi płatności w Salesforce.
• Ręczne przetwarzanie tysięcy faktur miesięcznie.

Rozwiązanie

• Firma Nanonets zapewniła platformę opartą na sztucznej inteligencji do automatycznego przetwarzania faktur.
• Integracja z Salesforce w celu usprawnienia obsługi danych.

Efekt

• Skrócenie czasu przetwarzania faktur z 4 godzin do 30 minut dziennie.
• Redukcja czasu poświęconego na ręczne wprowadzanie danych o 88%.
• Przetwarzałem 36,000 XNUMX faktur rocznie z większą dokładnością i wydajnością.

Często Zadawane Pytania

Co to jest automatyzacja zobowiązań?

Automatyzacja zobowiązań jest jak danie zespołowi finansowemu supermocy. To wykorzystanie oprogramowania w celu przekształcenia tradycyjnej, ręcznej obsługi zobowiązań w usprawniony, cyfrowy proces. Automatyzując zadania, takie jak przetwarzanie faktur, wprowadzanie danych i planowanie płatności, firmy mogą przyspieszyć przepływ pracy, zmniejszyć liczbę błędów i uzyskać wgląd w swoje finanse w czasie rzeczywistym. Pomyśl o tym jak o operacjach finansowych działających na autopilocie, z lepszą wydajnością i kontrolą.

Jak automatyzacja wpływa na dokładność rozliczeń zobowiązań?

Wyobraź sobie świat, w którym zagubione faktury, literówki i błędne obliczenia należą już do przeszłości. Taki jest świat automatycznych płatności. Minimalizując interwencję człowieka, automatyzacja znacznie zmniejsza ryzyko błędów. To tak, jakby mieć skrupulatnego, niestrudzonego wirtualnego asystenta, który dba o trafność każdej liczby, zwiększając ogólną dokładność Twoich operacji finansowych.

Czy automatyzację można zintegrować z istniejącymi systemami finansowymi?

Tak i to jest jedna z jego największych zalet! Automatyzacja zobowiązań nie polega na zastąpieniu istniejących systemów; chodzi o ich udoskonalenie. Większość nowoczesnych rozwiązań została zaprojektowana tak, aby bezproblemowo integrować się z szeroką gamą systemów finansowych i platform ERP. To jak dodanie turbosprężarki do samochodu – zwiększenie wydajności bez zmiany tego, co już dobrze się sprawdza.

Jakie są konsekwencje kosztowe wdrożenia automatyzacji?

Nie ma co oszukiwać – wdrożenie automatyzacji wymaga początkowej inwestycji. Może to obejmować koszty oprogramowania, integrację i potencjalne szkolenie. To jednak jak zasianie nasionka, z którego wyrośnie drzewo oszczędności. Z biegiem czasu automatyzacja zmniejsza koszty pracy, eliminuje opłaty za zwłokę i poprawia zarządzanie przepływami pieniężnymi. Długoterminowe korzyści finansowe i zwrot z inwestycji często znacznie przewyższają początkowe koszty.

Przeczytaj ten blog, w którym omówiono, ile automatyzacji zobowiązań finansowych oszczędza firmy. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-firma-future/

Jak bezpieczna jest automatyzacja płatności?

W dzisiejszej erze cyfrowej bezpieczeństwo to nie tylko funkcja; to konieczność. Rozwiązania do automatyzacji rozliczeń z dostawcami są zbudowane z solidnymi środkami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie, uwierzytelnianie użytkowników i ścieżki audytu. Przestrzegają różnych przepisów o ochronie danych, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność danych finansowych.

Czy wymagane jest szkolenie personelu w zakresie korzystania z systemów zautomatyzowanych?

Chociaż narzędzia do automatyzacji zobowiązań zaprojektowano z myślą o łatwości użytkowania, zwykle wymagane jest pewne szkolenie, aby w pełni wykorzystać możliwości systemu. Nie jest to jednak kurs trwający miesiące; chodzi raczej o zapoznanie się i najlepsze praktyki. Większość dostawców zapewnia kompleksowe zasoby szkoleniowe i wsparcie, aby zapewnić płynne przejście. Pomyśl o tym jak o krótkiej krzywej uczenia się, którą można pokonać w ciągu kilku godzin, prowadzącą do długiej drogi do efektywności.

Jak działa oprogramowanie AP?

Oprogramowanie Accounts Payable działa poprzez digitalizację i automatyzację całego przepływu pracy związanego z przetwarzaniem faktur. W swojej istocie wykorzystuje technologie takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do konwertowania danych fakturowych do formatu cyfrowego. Zaawansowane algorytmy następnie kategoryzują i weryfikują te dane pod kątem zamówień zakupu i potwierdzeń dostaw. Oprogramowanie automatycznie kieruje faktury przez wstępnie zdefiniowany proces zatwierdzania i integruje się z istniejącymi systemami finansowymi, zapewniając bezproblemowe przetwarzanie płatności i prowadzenie dokumentacji.

W jaki sposób oprogramowanie do automatyzacji ułatwia skalowanie zespołu AP?

Oprogramowanie do automatyzacji AP umożliwia zespołom zarządzanie większymi wolumenami faktur bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia lub wysiłku ręcznego. Automatyzując rutynowe zadania, pozwala pracownikom skupić się na działaniach strategicznych. Skalowalność oprogramowania gwarantuje, że wraz ze wzrostem wolumenu transakcji system będzie w stanie poradzić sobie ze zwiększonym obciążeniem bez utraty wydajności i dokładności.

Czy automatyzacja AP sprawi, że niektóre zadania księgowe staną się zbędne?

Zamiast sprawiać, że zadania stają się przestarzałe, automatyzacja punktów dostępowych je przekształca. Przenosi punkt ciężkości z ręcznych, powtarzalnych zadań na role bardziej analityczne i strategiczne. Role specjalistów w dziedzinie rachunkowości i księgowości będą ewoluować i obejmować zarządzanie oprogramowaniem do automatyzacji, analizowanie danych finansowych i przyczynianie się do podejmowania strategicznych decyzji.

Jaki jest typowy koszt oprogramowania AP?

Koszt oprogramowania AP różni się w zależności od takich czynników, jak wielkość firmy, liczba transakcji i wymagane funkcje. Może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy dolarów miesięcznie. Wielu dostawców oferuje konfigurowalne modele cenowe, aby dopasować je do różnych potrzeb biznesowych i skali.

Ile firma może zaoszczędzić dzięki automatyzacji AP?

Firmy mogą osiągnąć znaczne oszczędności dzięki automatyzacji punktów dostępowych. Oszczędności te wynikają z niższych kosztów pracy, eliminacji opłat za zwłokę, rabatów za wcześniejszą płatność oraz zmniejszenia liczby błędów i oszustw. Zazwyczaj firmy mogą spodziewać się oszczędności od 60% do 80% swoich bieżących kosztów przetwarzania po wdrożeniu automatyzacji AP.

Jak automatyzacja może usprawnić strukturę działu AP?
Automatyzacja przekształca dział AP ze struktury skoncentrowanej na transakcjach w strukturę zorientowaną na strategię. Dzięki automatyzacji zadań wykonywanych ręcznie pracownicy mogą skoncentrować się na czynnościach o większej wartości, takich jak zarządzanie relacjami z dostawcami, analiza wydatków i strategia finansowa. Ta zmiana nie tylko poprawia wydajność i efektywność działu AP, ale także podnosi jego rolę w organizacji.

W jaki sposób AP Automation pomaga w procesie zatwierdzania faktur?

Automatyzacja AP usprawnia proces zatwierdzania, automatycznie kierując faktury do odpowiednich osób zatwierdzających na podstawie wcześniej ustalonych reguł. Zapewnia osobom zatwierdzającym wszystkie niezbędne informacje i kontekst, ułatwiając szybsze podejmowanie decyzji. System śledzi również postęp każdej faktury, wysyłając przypomnienia i aktualizacje, aby zapewnić terminowe zatwierdzenie.

Czy oprogramowanie AP Automation może zapobiegać fałszowaniu faktur i duplikacjom płatności?
Oprogramowanie do automatyzacji AP odgrywa znaczącą rolę w zapobieganiu oszustwom na fakturach. Robi to poprzez wdrożenie kontroli, takich jak 3-stronne dopasowywanie, które gwarantuje, że płatności są dokonywane tylko za zweryfikowane i zatwierdzone zakupy. Dodatkowo wykorzystanie cyfrowych ścieżek audytu i algorytmów wykrywania anomalii pomaga identyfikować podejrzane działania, zmniejszając ryzyko nieuczciwych transakcji.

Czy AP Automation obsługuje płatności wielowalutowe i międzynarodowe?
Oprogramowanie do automatyzacji AP jest zazwyczaj przystosowane do obsługi transakcji wielowalutowych i płatności międzynarodowych. Może automatycznie przeliczać waluty po bieżących kursach wymiany, zarządzać ryzykiem wahań walut i przestrzegać międzynarodowych protokołów płatniczych i przepisów podatkowych, zapewniając wydajne i zgodne globalne procesy płatnicze.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/rss/