Przypuszcza się, że system pisania wyewoluował wśród ludzi do rejestrowania transakcji finansowych; najwcześniejsze gliniane tabliczki datowane na 3000 rok p.n.e. to rachunki ksiąg finansowych – „rachunki płatnicze” cywilizacji mezopotamskiej i egipskiej, że tak powiem.
Od tego czasu system śledzenia interakcji finansowych między dostawcami a klientami ewoluował dzięki Contrugli's system księgowy podwójnego księgowania, Pacioli legendarny system księgi rachunkowej, usprawnienie procesu rozrachunków z dostawcami w amerykańskim przemyśle transportowym w latach 1960-tych, do obecnie ulepszonych cyfrowo procesów rozrachunków z dostawcami, przyjętych na całym świecie.
Dowiedzmy się więcej o Sprawdzone metody dotyczące rozliczeń z dostawcami oraz Proces rozliczeń z dostawcami.
Szukasz rozwiązania opartego na sztucznej inteligencji Rozwiązanie do automatyzacji AP? Sprawdź Nanonets dla lepszej dokładności, większej elastyczności i szerokiego zestawu integracji z innymi systemami księgowymi, ERP i nie tylko!
Spis treści
- Wprowadzenie
- Podstawowy proces przepływu pracy AP
- Dokumenty związane z procesem AP
- Znaczenie zarządzania AP
- Zakres procesu AP
- Wyzwania dla procesu AP
- Usprawnienie cyklu zobowiązań na rachunku
- Automatyzacja procesu zarządzania AP
Zautomatyzuj przechwytywanie danych, twórz przepływy pracy i usprawnij procesy AP w sekundy. Kod nie jest wymagany.
Wprowadzenie
Wszystkie przedsiębiorstwa działają w oparciu o wzajemnie powiązane cykle dochodów i wydatków. Rozrachunki z odbiorcami (AR) wchodzą w zakres cyklu przychodów, natomiast rozrachunki z dostawcami wchodzą w zakres wydatków i powiązanych cykli zakupów.
Konto płatne lub konto płatne (AP) to kwota pieniędzy, którą podmiot gospodarczy jest winien sprzedawcom/dostawcom za skorzystanie z ich towarów/usług. Proces rozliczeń z dostawcami polega na zarządzaniu i realizacji krótkoterminowych zobowiązań płatniczych firmy wobec sprzedawcy/dostawcy.
W skrócie, przetwarzanie zobowiązań to proces odpowiedzialny za płacenie dostawcom i sprzedawcom za towary i usługi, z których korzysta każda firma. Celem procesu AP jest zapewnienie legalności i dokładności wszelkich płatności pochodzących od firmy. Jest to część procesu P2P (od zamówienia do zapłaty), który obejmuje wszystkie działania, od zaopatrzenia po przetwarzanie faktur i płatności dla dostawców.
Większość firm ma oddzielny dział AP, który obsługuje przychodzące rachunki/faktury i płatności dokonywane na rzecz dostawców. Obowiązki działu mogą się różnić w zależności od charakteru i wielkości przedsiębiorstwa.
Podstawowy proces przepływu pracy AP
Skala Przetwarzania Zobowiązań każdej organizacji zależy od:
- liczba dostawców/usługodawców, którzy zaspokajają jego potrzeby
- kwota płatności, która ma zostać dokonana w krótkim okresie czasu
- rodzaje dokumentacji wymaganej do walidacji procesu zakupu
Dział AP może również kontaktować się z innymi działami, takimi jak dział zakupów w ramach swojej działalności.
Na przykład mały sklep typu mom-and-pop wymagałby tylko podstawowej procedury rozliczenia konta. W jednej księdze można ewidencjonować rachunki i faktury w dwóch kolumnach – jedna dla otrzymanych faktur, a druga dla dokonanych płatności. Tutaj dział zakupów podwaja się jako dział AP.
Działy obsługi rozliczeń z dostawcami w większych przedsiębiorstwach z większą liczbą interesariuszy nie mogą funkcjonować w tym systemie z jedną księgą. Potrzebowaliby procedur obejmujących wiele etapów: otrzymanie zamówienia zakupu (PO) z działu zakupów, otrzymanie faktur od dostawcy, dopasowanie szczegółów zamówienia zakupu i faktury, weryfikacja, zatwierdzenie i płatność rachunków do dostawcy.
W takich przypadkach bardziej rozbudowany przepływ pracy staje się niezbędny do efektywnego zarządzania wysoką wartością i wolumenem transakcji.
Prosty przepływ pracy procesu AP obejmuje następujące kroki:
Pod koniec procesu kwota, która była „należna” na pierwszym etapie, nie byłaby już zobowiązaniem. Może być interwencja procesy związane z zamówieniami zakupu, weryfikacje i zatwierdzenia, ale podstawowe pięć kroków jest niezbędnych, aby uniknąć błędów i nadużyć w wydatkach.
Dokumenty związane z procesem AP
W zależności od skali działalności, procedury rozrachunków z dostawcami mogą zawierać wiele lub wszystkie z poniższych dokumentów:
Zamówienie zakupu – PO: PO jest prawnie wiążącą umową wystawioną przez firmę ze sprzedawcą, informującą o rodzaju zamówionego produktu/usługi oraz uzgodnionej ilości i cenach. W przypadku dużych firm w proces zamówienia zakupu zaangażowanych jest wiele podmiotów, w tym osoba/dział zamawiający towary/usługi, dział zakupów, dział rozrachunków z dostawcami, dział przyjmujący i dostawca.
Raport odbioru: Raport odbioru towaru/usługi jest potwierdzeniem nabycia zamówionego towaru/usługi od dostawcy. Szczegóły na raporcie odbioru muszą być zgodne z danymi na wcześniej wystawionym Zamówieniu.
Faktura dostawcy: Równocześnie lub po otrzymaniu zamówionych towarów firma otrzyma fakturę/rachunek za produkt od dostawcy towarów/usług. Na końcu biznesowym nazywa się to fakturą od dostawcy. Za przetwarzanie faktury od dostawcy odpowiada wyłącznie dział AP, który weryfikuje szczegóły na fakturze poprzez trójstronne dopasowanie między PO, raportem odbioru i fakturą od dostawcy, a po zatwierdzeniu planuje płatności.
Kupony: Kupony są czasami używane do „poręczenia” kompletności procesu zatwierdzania – przypominają indeks dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie zakupu, raport odbioru, faktura od dostawcy itp. i zawierają informacje o zatwierdzeniach, numery spraw i inne informacje związane z ten konkretny zakup.
Dokumenty te są przechowywane w pliku „otwartym” do czasu pełnego przetworzenia płatności, po czym zostaje ona oznaczona jako „zamknięta”.
Aby to zilustrować, załóżmy, że kupujący, Buyer Inc., potrzebuje dla firmy 10 pendrive'ów. Wystawia zamówienie zakupu do swojego dostawcy, Supplier Inc., na dziesięć artykułów, po cenie, powiedzmy, 15 USD za pendrive, które mają być dostarczone w ciągu pięciu dni. Zamówienie zakupu jest generowane przez dział zakupów, którego jedna kopia jest wysyłana do dostawcy Inc., jedna do działu AP, jedna do działu beneficjenta i jedna do zatrzymania przez dział zakupów. Kiedy Dostawca Inc. dostarcza pendrive'y, raport odbioru (lub raport odbioru) jest przygotowywany przez ABC Inc., przez dział zakupów, a faktura od dostawcy jest składana przez dział AP. W tym momencie dział AP dokonuje trójstronnego dopasowania między PO, raportem odbioru i fakturą zakupu, aby sprawdzić, czy opis, ilość, koszt i warunki są zgodne we wszystkich trzech dokumentach. Gdy dopasowanie zostanie zweryfikowane przez dział AP, płatność jest inicjowana. Nie wszystkie firmy mogą mieć trójstronne dopasowanie, ale dwukierunkowe dopasowanie między PO a fakturą jest konieczne, aby zapobiec niewłaściwemu zarządzaniu funduszami.
Znaczenie zarządzania AP i przepływem zobowiązań z tytułu zobowiązań
Zarządzanie procesami rozrachunków z dostawcami ma kluczowe znaczenie dla sprawnego i bezbłędnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego znaczenie wynika z tego, że:
- Pomaga w szybkim regulowaniu rachunków, co jest ważne dla zdolności kredytowej firmy i pomaga w budowaniu zdrowych relacji między dostawcą a firmą.
- Szybkie płatności zapobiegają również zaległym opłatom, karom lub spóźnionym opłatom.
- Przetwarzanie rozliczeń z dostawcami utrzymuje nadmierne wydatki w ryzach i zapobiega wielokrotnym/duplikatywnym płatnościom za ten sam produkt/usługę.
- Śledzi potrzeby i zakupy firmy, co pozwala uniknąć opóźnień i przerw w codziennym funkcjonowaniu firmy.
- Konsoliduje wszystkie działania zakupowe w celu łatwego wyszukiwania.
- Przetwarzanie AP eliminuje oszustwa dzięki rygorystycznym kontrolom i kontrolom na każdym etapie procesu.
- Pomaga w lepszym zarządzaniu przepływami pieniężnymi poprzez umożliwienie płatności tylko w terminie, korzystanie z kredytu oferowanego przez dostawców itp.
Zakres procesu AP
Proces rozrachunków z dostawcami obejmuje prawie wszystkie płatności dokonywane przez firmę za towary i usługi; Lista płac nie jest jednak częścią procesu AP, ale należy do klasy zarządzania zasobami ludzkimi. AP prowadzi ewidencję wszystkich finansowych aspektów zakupów dokonywanych przez firmę, co ma kluczowe znaczenie dla celów audytowych i podatkowych.
Główne cele AP to:
- Aby upewnić się, że płatności są zgodne z prawem i dokładne
- Aby wykorzystać wcześniejsze płatności lub dynamiczne rabaty.
Integracja kontroli wewnętrznych w procesie AP, zwłaszcza w procesach zautomatyzowanych, eliminuje nieuczciwe lub niedokładne płatności, zapewniając jednocześnie rozliczanie wszystkich faktur.
Wyzwania dla procesu AP
Oto niektóre typowe wyzwania związane z przetwarzaniem AP:
- Opóźnienia czasowe: Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku ręcznego przetwarzania AP, ponieważ dokumenty papierowe muszą być przenoszone między tabelami i działami. Może to powodować opóźnienia w przetwarzaniu faktury i płaceniu dostawcy. Opóźnienia w cyklu zobowiązań mogą doprowadzić do opóźnień w odbiorach zamówionych produktów, słabej zdolności kredytowej, złych relacji z dostawcami oraz opłat/kar.
- Błędy dopasowania: Dopasowanie trójstronne jest konieczne, aby zapewnić, że wszystkie faktury od dostawcy są prawidłowo opłacane. Rozbieżności mogą wystąpić w przypadku błędów wprowadzania danych lub nieprawidłowych informacji rozliczeniowych, których zidentyfikowanie lub naprawa może zająć trochę czasu.
- Zarządzanie wyjątkami: Działy odpowiedzialne za zobowiązania muszą radzić sobie z wyjątkami, takimi jak niekompletne i niezgodne informacje na fakturach, które mogą prowadzić do kosztownych opóźnień.
- Niepotrzebne zakupy: Brak odpowiednich kontroli i punktów kontrolnych w cyklu rozliczeń z dostawcami może skutkować niepotrzebnymi lub nieautoryzowanymi zakupami.
- Oszustwa i kradzieże: zespoły AP muszą stale uważać na oszustwa i kradzieże, zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią.
- Brakujące dokumenty: Dokumentacja może skutkować zagubieniem i utratą ważnych dokumentów, takich jak faktury. Może to prowadzić do wielu problemów w całym cyklu rozliczeniowym zobowiązań, począwszy od tarć z dostawcą po opóźnienia w operacjach.
- Podwójna płatność: Niespójności i braki w dokumentacji mogą spowodować, że pojedyncza faktura zostanie zapłacona dwukrotnie. Podwójne płatności mogą również wystąpić w przypadku korzystania z wielu programów finansowych zamiast jednego zintegrowanego systemu.
- Martwe punkty: papierowe i ręczne procesy są związane z nieprzejrzystością, która uniemożliwia zespołom AP śledzenie przepływów pieniężnych firmy w czasie rzeczywistym.
- Zobowiązania outsourcingowe działania vs Automatyzacja obowiązków AP
Usprawnienie cyklu zobowiązań na rachunku
Przetwarzanie rozrachunków z dostawcami można uprościć, scentralizując wszystkie odpowiednie dokumenty AP i archiwizując je w celu łatwego dostępu. Takie usprawnienie może być umożliwione przez automatyzację. Automatyzacja służy do następujących celów:
- Eliminuje bałagan papierowy, skracając w ten sposób czas przetwarzania i liczbę błędów
- Łączy zamówienia zakupu i faktury z płatnościami elektronicznymi, co daje pełny obraz cyklu rozrachunków z dostawcami
- Pomaga w lepszym zarządzaniu dostawcami i zapobiegać oszustwom dostawców
- Umożliwia bezproblemowe dopasowanie trójstronne
- Umożliwia integrację procesu rozrachunków z dostawcami z innymi podstawowymi systemami biznesowymi, takimi jak ERP i CRM
- Umożliwia ustawienie wielu punktów kontrolnych w cyklu księgowania płatności, aby uniknąć nadmiernych wydatków lub niepotrzebnych zakupów
- Ostrzeżenia i alarmy można ustawić w przypadku wykrycia niezgodności na dowolnym etapie obiegu zobowiązań
- Pozwala na ustalenie terminów płatności
- Umożliwia generowanie raportów okresowych, aby zrozumieć wzorce wydatków firmy oraz przygotować się do audytów i opodatkowania
Automatyzacja procesu zarządzania AP
Uważa się, że cyfrowo ulepszony przepływ pracy dotyczący rozliczeń z dostawcami rozpoczął się w 1978 r., wraz z Visical, pierwszym oprogramowaniem do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, które można było wykorzystać do zarządzania kontami. Następnie pojawiło się podobne oprogramowanie, które mogłoby pomóc firmom w komputeryzacji ich księgowości. Obecnie cyfrowy proces rozliczeń z dostawcami obejmuje przechwytywanie danych z faktur, kodowanie faktur z prawidłowym kontem i miejscem powstawania kosztów, zatwierdzanie faktur, dopasowywanie faktur do zamówień zakupu i księgowanie ich do płatności.
Różne oprogramowanie do obsługi rachunków płatniczych wykorzystuje funkcje, takie jak Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i inteligentne przechwytywanie danych (IDC) do automatycznego przechwytywania kluczowych bitów danych, takich jak numer zamówienia, kwota i data. Używają również wstępnie ustawionych szablonów do konwersji wszystkich dokumentów związanych z zarządzaniem AP na wersje cyfrowe.
Ostatnio wszystkie zadania księgowe, w tym rozliczenia z dostawcami, zostały zautomatyzowane przy użyciu technologii opartych na sztucznej inteligencji. Uczenie maszynowe umożliwia systemowi AP uczenie się na podstawie zwykłych elementów procesu i przedstawianie znaczących sugestii, jak obsługiwać te elementy w przyszłości. Taka automatyzacja procesów AP przez sztuczną inteligencję może dać zespołowi AP więcej czasu na wykorzystanie funkcji analitycznych i administracyjnych, które przynoszą korzyści firmie.
Powiązane artykuły
- &
- 10
- O nas
- dostęp
- Konto
- Księgowość
- nabycie
- w poprzek
- działania
- zajęcia
- Umowa
- AI
- Wszystkie kategorie
- wśród
- ilość
- Analityczny
- AR
- zautomatyzowane
- automatyzacja
- Automatyzacja
- tło
- jest
- korzyści
- BEST
- Rachunek
- billing
- Banknoty
- granica
- budować
- biznes
- biznes
- zdobyć
- Etui
- Gotówka
- Przepływy pieniężne
- Spowodować
- wyzwania
- Opłaty
- Wykrywanie urządzeń szpiegujących
- klasa
- klientów
- kod
- Kodowanie
- wspólny
- Firmy
- sukcesy firma
- zawiera
- rdzeń
- mógłby
- kredyt
- krytyczny
- istotny
- Aktualny
- dane
- Randki
- sprawa
- opóźnienia
- dostarczona
- W zależności
- wykryte
- cyfrowy
- cyfrowo
- dokumenty
- Podwójna
- napęd
- dynamiczny
- Wcześnie
- wydajny
- skutecznie
- Opracować
- Elektronika
- Elementy
- umożliwiając
- zapewnienie
- Enterprise
- podmioty
- szczególnie
- niezbędny
- zapewniają
- przykład
- egzekucja
- spodziewany
- Łatwość
- Korzyści
- Opłaty
- budżetowy
- i terminów, a
- Fix
- Elastyczność
- pływ
- następujący
- oszustwo
- pełny
- funkcjonować
- funkcjonowanie
- fundusze
- przyszłość
- generacja
- cel
- Gole
- towary
- większy
- pomoc
- pomaga
- tutaj
- Wysoki
- W jaki sposób
- How To
- hr
- HTTPS
- Ludzie
- zidentyfikować
- znaczenie
- ważny
- Inc
- zawierać
- obejmuje
- Włącznie z
- wskaźnik
- Informacja
- zintegrowany
- integracja
- integracje
- Inteligentny
- Interfejs
- zaangażowany
- problemy
- IT
- Klawisz
- duży
- większe
- prowadzić
- UCZYĆ SIĘ
- nauka
- Księga główna
- prawowitość
- Dźwignia
- odpowiedzialność
- maszyna
- uczenie maszynowe
- zrobiony
- zarządzanie
- i konserwacjami
- podręcznik
- Mecz
- dopasowywanie
- pieniądze
- jeszcze
- wielokrotność
- Natura
- niezbędny
- numer
- z naszej
- więzy
- operacje
- zamówienie
- Zlecenia
- organizacja
- Inne
- p2p
- płatny
- Papier
- szczególnie
- płatność
- płatności
- obraz
- punkt
- biedny
- PoS
- Cena
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- Produkt
- zakup
- zakupy
- cele
- Kwant
- ocena
- otrzymać
- Odebrane
- rekord
- dokumentacja
- redukcja
- Relacje
- raport
- Raporty
- wymagać
- wymagany
- odpowiedzialność
- odpowiedzialny
- dochód
- run
- Skala
- sekund
- Usługi
- zestaw
- ustawienie
- Short
- krótkoterminowy
- podobny
- Prosty
- Rozmiar
- mały
- So
- Tworzenie
- Spędzanie
- STAGE
- rozpoczęty
- sklep
- usprawniony
- dostawcy
- Wspierający
- system
- systemy
- zadania
- podatek
- zespół
- Technologies
- kradzież
- Przez
- czas
- już dziś
- śledzić
- Śledzenie
- transakcje
- transport
- zrozumieć
- us
- posługiwać się
- uprawomocnienie
- wartość
- różnorodność
- sprzedawców
- Tom
- Podczas
- w ciągu
- bez
- na calym swiecie
- by
- pisanie