Kompletny przewodnik po archiwizacji dokumentów

---

Jak działa elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów nie jest czynnością jednorazową, ale po ustaleniu odpowiedniego procesu biznesowego można go zautomatyzować. Zobaczmy, jak dokumentować prace archiwizacyjne.

Krok 1: Wstępna ocena

Poznaj swoje bieżące procesy związane z dokumentami. Jak radzisz sobie z niezbędnymi i nieistotnymi dokumentami? Czy masz ustalony proces? Czy wszystkie dokumenty są obsługiwane jednocześnie, czy jest to proces ad hoc?

Zajrzyj do

• Jak dokumenty są generowane, rejestrowane, kategoryzowane i nazywane?
• Jak wygląda procedura digitalizacji dokumentów?
• Jakie są wymagania dotyczące usunięcia lub odrzucenia dokumentu?
• Kto zajmuje się wyjątkami dotyczącymi dokumentów?
• Jakie dokumenty są wymagane do audytu?

Powinieneś także zrozumieć liczbę dokumentów, z którymi musisz się zorientować.

Na podstawie tej wstępnej oceny pracujesz nad opracowaniem przepływów dla procesów.

Krok 2: Zidentyfikuj cele i role

Po zrozumieniu procesów spróbuj zmapować przyczyny archiwizacji dokumentów.

• Chcesz obniżyć koszty operacyjne obsługi dokumentów?
• Czy robisz to, aby przestrzegać wytycznych dotyczących bezpieczeństwa danych?
• Czy próbujesz zoptymalizować zarządzanie rekordami?
• Czy zespół wykonawczy robi to, aby poprawić wgląd w zasoby?

W oparciu o cele możesz nadać im priorytety i zmienić procesy archiwizacji dokumentów. Zrozum role interesariuszy w procesie.

• Kto będzie nadzorował proces archiwizacji dokumentów?
• Jakich poziomów autoryzacji użyjesz, aby ograniczyć dostęp do zarchiwizowanych danych?
• Jak zapewnisz zgodność pracowników?

Krok 3: Zaimplementuj harmonogram przechowywania

Teraz nadszedł czas na ustalenie harmonogramu przechowywania. Zasadniczo zrozum dokumenty, które należy zachować, i te, które nie muszą.

Musisz zachować oryginalne roczne sprawozdania finansowe, ponieważ mogą być potrzebne w przyszłości. Zapoznaj się z przepisami federalnymi, lokalnymi, stanowymi i branżowymi, których musisz przestrzegać.

Np. Przechowuj wszystkie IRS i dokumenty związane z podatkami przez co najmniej siedem lat.

Następnie usuń wszystkie dokumenty, które nie wymagają archiwizacji lub nigdy nie będą przechowywane na stałe, takie jak katalogi dostawców, wiadomości-śmieci i duplikaty. Możesz je zdigitalizować, skanując je i wyodrębniając informacje za pomocą oprogramowania OCR.

Zatrudnij dostawcę NAID (National Association of Information Destruction) w celu bezpiecznego transportu, późniejszej utylizacji i zniszczenia materiałów, aby uniknąć potencjalnej odpowiedzialności.

Krok 4: Digitalizuj pliki papierowe

Digitalizuj pliki papierowe, aby obniżyć koszty, zaoszczędzić miejsce i poprawić organizację dokumentów.

Możesz używać oprogramowania OCR wraz ze skanerem dokumentów do sortowania, organizowania, etykietowania i indeksowania plików w celu zwiększenia możliwości wyszukiwania.

Krok 5: Wybierz miejsce do przechowywania

Jeśli wybierasz się do przechowywania cyfrowego, musisz wybrać: taśmę, dysk i pamięć w chmurze. Każdy z nich ma swoje zalety i wady, które są związane z długoterminowym bezpieczeństwem, integralnością i łatwością wprowadzania danych przez oprogramowanie do zarządzania rekordami.

Krok 6: Automatyzacja dzięki obiegom dokumentów

Po zmapowaniu wszystkich procesów i wszystkich zmiennych nadszedł czas na wdrożenie procesu.

Jedną z zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak Nanonets, jest możliwość zautomatyzowania wszystkich procesów i skonfigurowania powiadomień dla interesariuszy, aby nie przegapić plików błędów. Zobacz kroki tworzenia przepływu archiwizacji dokumentów.

Krok 7: Monitoruj i optymalizuj

Na początku żaden proces nie jest doskonały. Po wdrożeniu obiegów dokumentów, uzyskaj informacje zwrotne od interesariuszy na temat tego, jak można ulepszyć proces.

Jakie firmy skorzystałyby na archiwizacji dokumentów?  

Twoja firma musi skupić się na archiwizacji dokumentów, jeśli:

• Twoja firma regularnie zajmuje się dużą ilością formalności
• W przyszłości możesz potrzebować dostępu do starych dokumentów
• Audyty są wspólne dla firm podobnych do Ciebie
• Musisz przechowywać dokumenty w ramach wymagań zgodności i przepisów

Jeśli te czynniki są istotne dla Twojej firmy, może być konieczne zarchiwizowanie dokumentów.

Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczną archiwizację dokumentów?

Zmniejsz koszty i zaoszczędź miejsce

Niezależnie od tego, czy prowadzisz rozległą międzynarodową korporację, czy raczkujący startup, ważne jest, aby oszczędzać wydatki tam, gdzie jest to możliwe. Cyfrowa archiwizacja dokumentów może to umożliwić, zwalniając miejsce i zmniejszając koszty operacyjne.

Ograniczone dokumenty, które masz na miejscu do uregulowania, tym mniej pieniędzy i czasu trzeba poświęcić na zarządzanie nimi.

Popraw przepływ pracy i wydajność

Odpowiednia archiwizacja dokumentów cyfrowych może poprawić wydajność Twojej firmy i przepływ pracy. Według szacunków, aż 80% danych produkcyjnych nie musi być łatwo dostępnych.

Archiwizując te dane, możesz ułatwić dostęp do pozostałych danych i potencjalnie zwiększyć wydajność.

---

Rozpocznij archiwizację dokumentów z Nanonets. Zaufało ponad 30,000 500 użytkowników z ponad 30 przedsiębiorstw, aby zautomatyzować ponad 4.9 milionów dokumentów! Oceniono 2 na GXNUMX. Spróbuj! Rozpocznij darmowy okres próbny or umów się z nami na rozmowę telefoniczną.

---

Przypadki użycia archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest przydatna w prawie wszystkich rodzajach firm. Rzućmy okiem na kilka rzeczywistych zastosowań archiwizacji dokumentów w różnych branżach.  

Dokumenty biznesowe, takie jak umowy, listy i dokumentacja projektowa, mogą być gromadzone przez lata, występując w ogromnych ilościach, które zwiększają wydatki na przechowywanie. Gdy pracownicy muszą pobrać dane z tych odniesień, ręczne przeszukiwanie dużych magazynów dokumentów może zająć wiele godzin w ciągu dnia.

• Usługi finansowe firmy muszą upewnić się, że wszystkie ich dokumenty są gotowe do audytu. W tym miejscu archiwizacja dokumentów pomaga im prowadzić wszystkie dzienniki klientów, pokwitowania wymiany pieniędzy i inne dokumenty prawne, gdy jest to wymagane.
• Sprzedaż detaliczna firmy mogą być zmuszone do zapisywania wszystkich informacji o klientach, dostawcach i dostawcach na wypadek jakichkolwiek rozbieżności w przyszłości.
• Kancelarie i działy prawne musisz przechowywać wszystkie umowy, dokumenty i faksy związane ze sprawą w formacie PDF. Muszą szybko znajdować dokumenty i oferty za pomocą inteligentnego wyszukiwania i tagów. Tutaj przydaje się archiwizacja dokumentów.
• Usługi publiczne codziennie zajmować się wieloma informacjami. Nie wszystko jest teraz istotne, ale muszą przechowywać wszystkie informacje, które muszą być łatwo dostępne w późniejszym terminie za jednym kliknięciem przycisku.
• Przedsiębiorstwa mogą zoptymalizować zarządzanie dokumentami dzięki wydajnej archiwizacji dokumentów. Konwertując dokumenty papierowe w przeszukiwalną bibliotekę, pracownicy mogą skrócić czas poświęcany na wyszukiwanie dokumentów, a digitalizacja może również poprawić widoczność danych.

---

Zautomatyzuj archiwizację dokumentów dzięki Nanonets. Wyciągaj dane z faktur, dowodów osobistych lub dowolnego dokumentu na autopilocie! Rozpocznij bezpłatną wersję próbną już teraz!

---

Archiwizacja dokumentów za pomocą Nanonets

Nanonets to inteligentne oprogramowanie do zarządzania dokumentami z wbudowanym oprogramowaniem OCR, które może pomóc w konwersji wszystkich dokumentów papierowych do formatu przeszukiwalnego w formacie cyfrowym. Nanonets jest łatwy w użyciu dzięki kreatorowi przepływu pracy typu „przeciągnij i upuść”, który nie wymaga użycia kodu, który może zautomatyzować każdy ręczny proces tworzenia dokumentów.

Oto jak możesz używać Nanonets do archiwizowania dokumentów:

Zmapuj cały proces i interesariuszy w swoim procesie

Utwórz konto w Nanonets i wybierz niestandardowy model OCR, aby utworzyć model OCR dla swoich potrzeb, lub możesz również wybrać spośród wstępnie przeszkolonych modeli OCR.

Prześlij dokumenty i przeszkol model, aby wyodrębnić dane w żądanym formacie.

Gdy będziesz zadowolony z modelu, możesz ustawić automatyczne przekazywanie wszystkich dokumentów na określony adres e-mail. Iść do Workflow > Importuj > Odbieraj pliki przez e-mail

Po skonfigurowaniu przyjmowania dokumentów Twój model OCR automatycznie otrzyma zeskanowane dokumenty i wyodrębni tekst z dokumentów w wybranym przez Ciebie formacie.

Możesz wyodrębnić dane do wybranej bazy danych, wybierając opcję eksportu z przepływu pracy.

Możesz dodać sekcję zatwierdzania, dodając etapy zatwierdzania, typy recenzji, reguły oznaczania plików i nie tylko.

Możesz także dodawać reguły, aby ulepszać dane, zmieniać nazwy plików, kategoryzować i sortować dokumenty i nie tylko. Potrzebuję pomocy? Nasz zespół jest tutaj, aby pomóc Ci to wszystko skonfigurować!

Udaj się do Nanonets i spróbuj zrobić to sam. Lub poproś nasz zespół, aby zrobił to za Ciebie!

Nanonets jest używany przez ponad 30,000 XNUMX zadowolonych profesjonalistów do automatyzacji procesów związanych z dokumentami każdego roku. Oto migawka wydajności Nanonets

Oto, co mówią o nas nasi klienci.

Jeśli masz złożony proces archiwizacji dokumentów, nasz utalentowany zespół pomoże Ci uprościć i zautomatyzować cały proces, tak aby był wydajny i działał zgodnie z Twoimi wymaganiami. Chcesz podzielić się z nami swoimi wymaganiami? Nawiąż połączenie or Wyślij nam email.

---

Chcesz zautomatyzować ekstrakcję danych z dokumentów? Sprawdź Nanonety. Brak kodu. Bez platformy kłopotów. Srozpocznij bezpłatny okres próbny i wyodrębnij dane z dokumentów na autopilocie.

---

Archiwizacja dokumentów a kopia zapasowa plików

Archiwizacja dokumentów to w zasadzie tworzenie kopii zapasowej pliku, prawda? Cóż, jest trochę inaczej.

Proces archiwizacji dokumentów dotyczy wyłącznie dokumentów pasywnych, natomiast kopie zapasowe tworzone są dla plików aktywnych wykorzystywanych w systemach na co dzień.

Celem archiwum dokumentów jest zachowanie oryginalnych dokumentów na wypadek, gdyby były one potrzebne z kilku powodów w przyszłości, podczas gdy celem kopii zapasowej plików jest zachowanie kopii aktywnych plików w przypadku uszkodzenia lub utraty rzeczywistych plików, zapewniając działanie ciągłość.

Przyjrzyjmy się większej liczbie różnic między archiwizacją dokumentów a tworzeniem kopii zapasowych plików.

	Archiwum dokumentów	Kopia zapasowa dokumentów
Cel	Długoterminowe przechowywanie dokumentów, które nie są obecnie używane	Zapisywanie kopii ostatnich danych na wypadek utraty lub uszkodzenia danych
Używany	Zgodnie z wymaganiami – np. Rewizja	Gdy bieżące dane są uszkodzone lub nie można ich załadować
Dane	Zapisano jako kopię. Dane nie są nadpisywane	Dane są nadpisywane
Rodzaj przechowywanych danych	Dane oryginalne – np. Raporty finansowe	Duplikat aktualnych danych jako kopia
Prędkość	Szybkość przywracania nie stanowi problemu	Powinien być w czasie rzeczywistym
Semestr	Długotrwałe przechowywanie	Przechowywanie krótko- i średnioterminowe

FAQ

Dlaczego digitalizować dokumenty?

Wydajne zarządzanie dokumentami: zindeksowane, zdigitalizowane dokumenty można eksportować do systemu i automatycznie przechowywać w bibliotekach cyfrowych, gdzie można dokumentować, śledzić i zarządzać ich wykorzystaniem.

Proste ponowne wykorzystanie tekstu: Gdy wydrukowany temat zostanie przywrócony do tekstu edytowalnego, można go poprawić i ponownie wykorzystać w programie Microsoft Excel lub Word, oszczędzając czas zwykle poświęcony na ponowne tworzenie i ponowne wpisywanie dokumentów.

Możliwość wyszukiwania: Dokumenty, w tym słowa kluczowe w metadanych lub tekście, mogą być wykrywane przez elektroniczne sieci wyszukiwania i wskazywane w ciągu kilku sekund.

Prosty dostęp: Dokumenty cyfrowe można pobrać z głównego repozytorium w dowolnym momencie i szybko rozesłać pocztą elektroniczną, eliminując potrzebę wykonywania kopii drukowanych.

Co to jest oprogramowanie do archiwizacji dokumentów?

Oprogramowanie do archiwizacji dokumentów przekształca dokumenty w zapisy cyfrowe, które można archiwizować, łatwo uzyskiwać i efektywnie zarządzać, pomagając Twojej instytucji

oszczędź na kosztach przechowywania, zwiększ produktywność pracowników i przyspiesz procedury biznesowe.

Odpowiednie do długoterminowej archiwizacji, przekonwertowane listy są małe i mają podwyższoną jakość wizualną. Mogą być odczytywane na różnych urządzeniach, łatwo dostępne z odizolowanych lokalizacji i centralnie archiwizowane w archiwach elektronicznych, bibliotekach cyfrowych lub w zarządzaniu dokumentami

sieci. Każda firma może przyspieszyć wewnętrzne procedury i zwiększyć wydajność, zapewniając łatwy dostęp do przechowywanych cyfrowo kopii z określonymi prawami dostępu.

---

Use Nanonets do automatyzacji procesu archiwizacji dokumentów i organizowania plików na autopilocie!

---