A espinha dorsal invisível do setor bancário: um mergulho profundo na correspondência e na reconciliação

No ano passado comemorei duas décadas de imersão em TI, especificamente no setor de Serviços Financeiros. Durante este período, fui testemunha de transformações notáveis ​​na banca e na tecnologia. O surgimento de empresas Fintech e sua abordagem centrada no cliente, juntamente com avanços significativos na engenharia de software, como metodologias ágeis, microsserviços e computação em nuvem, remodelaram o cenário. No entanto, curiosamente, as operações administrativas de muitas empresas de serviços financeiros permaneceram relativamente estáticas ao longo destes anos, ainda lutando com codificação manual, tarefas repetitivas e grande dependência do Excel.

Um processo particularmente manual e ainda assim automatizável no sector dos Serviços Financeiros é correspondência e reconciliação. Este processo surge de várias formas, ou seja, desde a identificação e resolução de discrepâncias (normalmente ocorridas devido a problemas ou lacunas nas integrações) nas integrações mestre-escravo até à correção ou remoção de duplicatas e atualizações semiautomáticas de sistemas operacionais com dados de fontes externas.

Apesar da disponibilidade software sofisticado (por exemplo, FIS IntelliMatch, Calypso Confirmation Matching, Misys CMS, Temenos T24 Confirmation Matching…​) para tarefas específicas de reconciliação, como correspondência de confirmação de pagamento e negociação (muitas vezes baseada em mensagens SWIFT), o a maioria das tarefas correspondentes geralmente depende de soluções personalizadas ou manuais, incluindo Excel ou mesmo métodos baseados em papel. Muitas vezes a automação também não é pertinente, já que a correspondência geralmente está envolvida em ações únicas, como campanhas de marketing, limpeza de dados, alinhamento com parceiros…​

Compreender uma melhor reconciliação requer dissecando seus componentes, Isto é,

• Começa com coletando e transformando os conjuntos de dados díspares para comparabilidade. Consiste na recuperação de 2 conjuntos de dados, que podem ser entregues em diferentes formatos, diferentes estruturas, diferentes âmbitos e com diferentes nomes ou enumerações. Os dados precisam ser transformados para torná-los comparáveis ​​e carregados na mesma ferramenta (por exemplo, um banco de dados ou Excel), para que possam ser facilmente comparados.

• O próximo passo é definir um algoritmo de correspondência precisa. Esta pode ser uma chave única simples, mas também pode ser uma combinação de vários atributos (chave composta), uma regra hierárquica (ou seja, corresponder primeiro à chave 1, se não houver correspondência, tentar a chave 2…​) ou uma regra difusa (se a chave for do conjunto de dados 1 se assemelha à chave do conjunto de dados 2, é uma correspondência). Definir este algoritmo de correspondência pode ser muito complexo, mas é crucial na capacidade de automatizar a correspondência e alcançar uma boa qualidade de saída.

• Uma vez definido o algoritmo de correspondência, entramos no fase de comparação. Para conjuntos de dados pequenos, isso pode ser feito de forma bastante simples, mas para conjuntos de dados muito grandes, pode exigir todos os tipos de otimizações de desempenho (como índices, segmentação, paralelismo…​) para executar a comparação em um tempo razoável.

• Finalmente, as discrepâncias identificadas devem ser traduzidas em resultados acionáveis, como relatórios, comunicações a colegas ou terceiros ou ações corretivas (por exemplo, geração de arquivos, mensagens ou instruções SQL para corrigir as diferenças).

As complexidades da correspondência em serviços financeiros são diversas. Deixe-nos explorar alguns casos de uso típicos no cenário dos serviços financeiros:

• A maioria dos bancos tem um Arquivo mestre de títulos, descrevendo todos os títulos que estão em posição ou podem ser negociados no banco. Este arquivo precisa ser integrado a muitos aplicativos, mas também precisa ser alimentado por múltiplas fontes de dados, como Telekurs, Reuters, Bloomberg, Moody’s…​ Isso significa que um título precisa ser correspondido de forma única. Infelizmente, não existe um identificador único que descreva todos os títulos. Os instrumentos negociados publicamente têm um código ISIN comummente acordado, mas os produtos privados e OTC, como, por ex. a maioria dos derivativos geralmente não o faz. Os bancos, portanto, inventaram identificadores internos, usam códigos ISIN falsos (normalmente começando com um “X”) ou usam chaves compostas para identificar exclusivamente o instrumento (por exemplo, para um derivativo, isso pode ser uma combinação do ticker do título subjacente, preço de exercício, tipo de opção e data de validade).

• Na banca de retalho é obviamente essencial identificar e combinar exclusivamente uma pessoa física específica. No entanto, mesmo num país desenvolvido como a Bélgica, é mais fácil falar do que fazer. Cada indivíduo na Bélgica tem um Número de Registo Nacional, pelo que esta parece ser a escolha óbvia para uma chave correspondente. Infelizmente, as leis belgas restringem a utilização deste número a casos de utilização específicos. Além disso, este identificador não existe para estrangeiros e pode mudar ao longo do tempo (por exemplo, os residentes estrangeiros recebem primeiro um número de registo nacional temporário que pode mudar para um definitivo, outro mais tarde ou em caso de mudança de género o número de registo nacional também mudará). Outra opção é utilizar o número da carteira de identidade, mas também é diferente para estrangeiros e muda a cada 10 anos. Muitos bancos utilizam, portanto, regras mais complexas, como uma correspondência baseada no nome, apelido e data de nascimento, mas obviamente isto também acarreta todo o tipo de problemas, como duplicados, diferenças ortográficas e erros nos nomes, utilização de caracteres especiais no nomes…​

• Um problema muito semelhante é correspondendo a uma empresa ou mais especificamente a uma loja. Na Bélgica, cada empresa tem um número de empresa, que é semelhante ao número de IVA (sem o prefixo “BE”), mas este é novamente muito nacional e 1 número de IVA pode ter vários locais (por exemplo, várias lojas). Existe um conceito de “número de agência” (“vestigingsnummer” em holandês), mas este conceito não é muito conhecido e raramente usado. Semelhante existe o código LEI (Legal Entity Identifier) ​​que é um código de uma combinação de 20 letras e códigos, que identifica de forma única uma empresa em todo o mundo. Infelizmente, apenas as grandes empresas solicitaram um código LEI, pelo que para as pequenas empresas esta não é realmente uma opção.
  Mais uma vez, são frequentemente efectuadas correspondências mais complexas, como uma combinação de número de IVA, código postal e número de porta, mas obviamente isto está longe de ser o ideal. Na busca por um identificador único e comumente conhecido, o Google ID também se torna cada vez mais utilizado, mas a dependência de uma empresa comercial também pode representar um grande risco operacional.

• Outro caso interessante é o correspondência de uma autorização e a mensagem de compensação em um pagamento com cartão VISA. Normalmente, um identificador exclusivo deve corresponder a ambas as mensagens, mas devido a todos os tipos de casos de exceção (por exemplo, autorizações offline ou autorizações incrementais), isto nem sempre será correto. Portanto, é necessária uma regra mais complexa, que considere vários identificadores, mas também outros critérios de correspondência, como ID do adquirente, ID do comerciante, ID do terminal, PAN (número do cartão), carimbo de data/hora e/ou valor.
  Este tipo de correspondência também se aplica a outros casos de uso de pagamento, como, por exemplo, combinar uma conclusão de pré-autorização com sua pré-autorização anterior ou um reembolso com uma compra anterior.

• Um caso de uso financeiro que diz respeito a quase todos os negócios é fatura e correspondência de pagamento. Quando uma empresa emite uma fatura, ela precisa saber quando a fatura pode ser considerada paga. Isto é importante para a contabilidade, mas também para verificar se devem ser enviados lembretes de faturas não pagas.
  Para combinar exclusivamente o pagamento com a fatura, na Bélgica normalmente é utilizado um comentário estruturado na instrução de pagamento. Este código exclusivo com dígito de verificação fornece uma referência de correspondência exclusiva. Infelizmente, os clientes muitas vezes esquecem de colocar o comentário estruturado ou usam o comentário errado (por exemplo, copiar/colar de uma fatura anterior). Isso significa que uma empresa precisa ter uma regra de correspondência alternativa caso o comentário não estruturado esteja faltando ou esteja errado. Normalmente, uma combinação de valor do pagamento, data de pagamento, IBAN da contraparte e/ou nome da contraparte pode fornecer uma forma alternativa de conciliar essas faturas.

Como você pode ver, a correspondência está longe de ser fácil, mas compreender as etapas básicas pode ajudar em melhores correspondências. Entretanto, apesar das suas limitações, o Excel continua a ser uma ferramenta poderosa para correspondência (manual). Portanto um lembrete rápido para todos que desejam fazer correspondência no Excel:

• Use VLOOKUP para realizar a correspondência. VLOOKUP tem, no entanto, certas limitações, como o facto de dar um erro se não houver correspondência e de só poder pesquisar na primeira coluna. Uma alternativa poderosa é usar XLOOKUP, que não possui essas limitações.

• Se você precisa de um chave de pesquisa composta, adicione uma coluna em seu conjunto de dados de pesquisa, com a chave de pesquisa composta (ou seja, concatene os diferentes atributos, por exemplo, “#” como separador) e, em seguida, use VLOOKUP/XLOOKUP para pesquisar nesta nova coluna.

• Alguns pontos de atenção ao usar PROCV:

  • Não se esqueça de adicionar “falso” como último argumento da função VLOOKUP para garantir uma correspondência exata.

  • Certifique-se de que os formatos de dados sejam iguais. Por exemplo. um número “123” e o texto “123” não corresponderão, por isso é importante convertê-los primeiro para o mesmo formato. Idem para identificadores começando com 0’s iniciais. Freqüentemente, o Excel os converte em números, removendo assim os 0s iniciais e não resultando em uma correspondência.

  • Não use conjuntos de dados com mais de 100.000 linhas no Excel. Conjuntos de dados maiores são problemáticos para o desempenho e a estabilidade do Excel.
    Também pode ser interessante colocar o modo de cálculo em “Manual” se você estiver trabalhando com VLOOKUP em grandes conjuntos de dados, caso contrário o Excel recalculará todos os VLOOKUPs cada vez que você fizer uma pequena alteração nos dados.

  • VLOOKUP possui o número da coluna para retornar como terceiro argumento. Este número não é adaptado dinamicamente ao adicionar ou remover colunas, portanto lembre-se de adaptar ao adicionar ou remover colunas.

  • Se você deseja apenas uma correspondência, pode usar a fórmula “=IF(ISERROR(VLOOKUP(,,1,false),,”NO MATCH”,”MATCH”)”

Esses truques podem ajudar a acelere suas correspondências manuais, mas obviamente a automação real é sempre melhor.

A correspondência nos serviços financeiros é uma desafio multifacetado, mas compreender os seus passos fundamentais é fundamental para melhorar os resultados. Embora ferramentas como o Excel ofereçam soluções temporárias, o futuro está na automação inteligente, que pode agilizar significativamente esses processos. Para aqueles que buscam se aprofundar na correspondência de complexidades ou automação, o aproveitamento de ferramentas e plataformas avançadas, incluindo soluções orientadas por IA, como ChatGPT, pode fornecer insights e soluções práticas.

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