Guia: O que é automação contábil e como começar?

Guia: O que é automação contábil e como começar?

Carimbo de data / hora: 15 de junho de 2023, 12h46
Guia: O que é automação contábil e como começar? Inteligência de dados PlatoBlockchain. Pesquisa vertical. Ai.

A automação contábil tornou-se um divisor de águas no mundo financeiro. Ele transforma a forma como as empresas lidam com seus processos financeiros.

A automação contábil pode ajudar a simplificar as operações, reduzir erros e economizar tempo e recursos. Em uma pesquisa, 58% dos contadores disse que a contabilidade automatizada levou ao aumento da eficiência.

Os serviços de contabilidade dos EUA mostram que quase 75% das tarefas contábeis podem ser automatizadas. Isso poderia обяснявам o alto crescimento da indústria de software de contabilidade, estimado em US$ 12 bilhões até 2026.

Neste post, abordaremos as etapas envolvidas na automação contábil e alguns desafios da contabilidade manual. Também veremos alguns casos de uso para automatizar a contabilidade e como Nanoredes pode ajudar as empresas com contabilidade automatizada.

O que é automação contábil?

A automação contábil usa tecnologia de software avançada e ferramentas para automatizar várias operações financeiras. Reduz a intervenção manual e agiliza as tarefas. A automação contábil não substitui a necessidade do envolvimento humano. Reduz o fardo de tarefas demoradas e repetitivas. Isso permite que os contadores se concentrem em atividades de maior valor.

A automação contábil também é conhecida como contabilidade automatizada, contabilidade computadorizada ou automação de processos contábeis. Abrange uma ampla gama de aplicativos projetados para simplificar, otimizar e automatizar diferentes aspectos do processo contábil. Antes de nos aprofundarmos neles, vejamos a contabilidade manual e seus desafios.

Quais são as limitações da contabilidade manual?

Os processos manuais de contabilidade há muito são a norma para as empresas, mas apresentam muitos desafios. Isso afeta a eficiência, precisão e segurança. À medida que os negócios crescem e as transações financeiras se tornam mais complexas, a automação contábil se torna vital. As seguintes desvantagens da contabilidade manual ilustram o porquê.

Demorada

Os métodos contábeis tradicionais envolvem tarefas demoradas, como entrada de dados, cálculos e reconciliações. Essas tarefas ocupam um tempo valioso que pode ser a tomada de decisões estratégicas ou outras atividades principais do negócio.

Propenso a erros

A contabilidade manual é altamente suscetível a erros humanos. Entradas de dados incorretas e omissões de dados podem levar a registros financeiros imprecisos. Corrigi-los pode ser tedioso e demorado.

Falta de segurança

Os processos contábeis manuais geralmente envolvem a manutenção de registros físicos. Estes podem ser facilmente extraviados, roubados ou danificados.

Manter dados financeiros em aplicativos básicos de computador sem medidas de segurança adequadas pode expor informações confidenciais a acesso não autorizado e ataques cibernéticos.

Escalabilidade limitada

À medida que as empresas crescem, elas têm mais transações financeiras que se tornam mais complicadas. Fazer a contabilidade manualmente se torna mais difícil nessa situação.

Isso pode resultar em mais trabalho, tempos de processamento mais longos e maior chance de erros. Tudo isso dificulta o crescimento efetivo das empresas.

Dificuldade de cumprimento

Pode ser difícil acompanhar os requisitos regulamentares e as leis tributárias se você confiar em métodos contábeis manuais. Isso pode resultar em possíveis problemas de não conformidade, penalidades e danos à reputação.

Colaboração ineficiente

A contabilidade manual geralmente depende de uma troca de documentos físicos e comunicação interpessoal. Isso pode resultar em ineficiências, falhas de comunicação e atrasos na tomada de decisões.

Informações limitadas em tempo real

Os dados financeiros compilados e analisados ​​manualmente muitas vezes ficam desatualizados. Isso pode dificultar a tomada de decisões inteligentes e oportunas por uma organização, porque ela não possui informações financeiras confiáveis ​​quando precisa delas.

Os desafios da contabilidade manual podem prejudicar a eficiência, a precisão, a segurança e o gerenciamento financeiro de uma empresa. No entanto, novas tecnologias como IA e RPA melhoraram a contabilidade. A automação usa IA para lidar com dados, eliminando tarefas repetitivas e permitindo que os analistas se concentrem em assuntos importantes.

As soluções de automação contábil revolucionam o processo contábil com sistemas modernos que requerem o mínimo de envolvimento humano e alcançam alta precisão. Na próxima seção, vamos nos aprofundar nos benefícios da contabilidade automatizada.

13 benefícios de automatizar a contabilidade

As empresas podem obter muitos benefícios usando a tecnologia para automatizar a contabilidade tarefas. Isso inclui tempos de resposta mais rápidos, precisão de dados aprimorada, economia de custos e muito mais. Esta seção explorará as várias vantagens de adotar a automação contábil em detalhes.

Conclusão de tarefa acelerada

A automação da contabilidade melhora a eficiência e a velocidade das tarefas, permitindo uma entrega mais rápida de resultados precisos. Ele oferece suporte à expansão dos negócios ao lidar com mais clientes e carga de trabalho.

Melhor precisão e menos erros

A automação reduz os erros humanos nas operações financeiras, garantindo maior precisão e mantendo a credibilidade da sua empresa. Dados precisos dão suporte à tomada de decisões informadas, impactando positivamente o desempenho financeiro de sua empresa.

Operações econômicas

A contabilidade automatizada pode reduzir os custos de mão de obra e automação, tornando o gerenciamento financeiro mais acessível.

Análise financeira aprofundada

A automação fornece dados precisos para análises abrangentes, capacitando os contadores a tomar decisões baseadas em dados. O fácil acesso a dados essenciais ajuda a rastrear tendências, detectar fraudes e avaliar a saúde financeira de uma empresa.

Medidas de segurança robustas

Os sistemas de contabilidade automatizados protegem os dados armazenando-os com segurança. Isso reduz o risco de violações e mantém seus registros financeiros privados.

Acesso a dados simplificado

A automação contábil simplifica a localização e o acesso a documentos financeiros, economizando tempo e esforço. Essa simplificação aumenta a produtividade.

Flexibilidade baseada em nuvem

Os sistemas de automação contábil com acesso à nuvem permitem que os contadores trabalhem de qualquer lugar com a internet. Essa flexibilidade promove colaboração eficiente e fluxo de trabalho aprimorado entre os membros da equipe.

Soluções de sistemas personalizados

O software de contabilidade automatizada é personalizável. Ele pode atender às necessidades exclusivas de vários setores e tamanhos de empresas. Essa adaptabilidade garante que seu sistema de contabilidade esteja alinhado com seus requisitos comerciais específicos.

Gerenciamento de dados organizado

A automação na contabilidade melhora a organização e o armazenamento de dados. Isso facilita a localização e o acesso a informações específicas. Isso resulta em uma melhor manutenção de registros e gerenciamento financeiro.

Segurança aprimorada

O software de automação contábil usa recursos de criptografia e segurança para proteger os registros e dados da empresa. Essas medidas de segurança avançadas ajudam a proteger sua empresa contra possíveis ameaças cibernéticas.

Informações abrangentes

A automação contábil apresenta dados financeiros precisos, auxiliando na melhor tomada de decisão dentro da empresa. Os contadores podem analisar tendências e variações e fazer previsões baseadas em dados com esses insights.

Preparação simplificada de impostos

Sistemas de contabilidade automatizados rastreiam despesas e recebimentos, facilitando a temporada de impostos e minimizando erros. Também auxiliam no cálculo das deduções, proporcionando uma visão clara das obrigações fiscais.

Oportunidades para o desenvolvimento de habilidades

A automação contábil libera os contadores de tarefas repetitivas. Isso permite que eles se concentrem em responsabilidades de maior valor. Isso promove o crescimento pessoal e agrega mais valor à empresa.

A contabilidade automatizada substituirá os contadores?

Como a automação contábil simplifica os processos financeiros, as pessoas se perguntam se ela substituirá os CPAs. Embora a automação facilite as tarefas contábeis, a experiência humana ainda será necessária no campo.

Papéis complementares de tecnologia e expertise

A automação contábil lida com tarefas repetitivas, liberando CPAs para trabalhos estratégicos. Os contadores fornecem informações valiosas e dão suporte a decisões financeiras informadas. A automação e a experiência humana trabalham juntas para uma contabilidade eficiente e eficaz.

Tomada de decisão complexa

Os sistemas de contabilidade automatizados não são avançados o suficiente para tomadas de decisões complexas ou conselhos financeiros estratégicos. Os CPAs têm habilidades de pensamento crítico para navegar pelos regulamentos e fornecer orientação personalizada.

Considerações éticas

Os CPAs se destacam em manter padrões éticos e manter registros financeiros transparentes. A automação reduz os erros e melhora a eficiência, mas não pode replicar o julgamento ético e a responsabilidade dos CPAs.

Customização e adaptação

O software de automação é personalizável, mas pode não se adequar a todas as situações de negócios. Os CPAs podem adaptar sua abordagem para atender às necessidades individuais do cliente. Eles podem oferecer soluções e orientações personalizadas que os sistemas automatizados podem não ter.

Construir confiança e relacionamentos

CPAs desempenham um papel vital na construção de confiança e relacionamentos com os clientes. Mesmo os sistemas de contabilidade automatizados avançados não podem replicar sua interação e empatia. Esse toque humano é crucial para entender as metas e aspirações financeiras do cliente.

Concluindo, a automação contábil complementa os CPAs em vez de substituí-los. Ele aprimora suas habilidades, permitindo que eles se concentrem em tarefas estratégicas e ofereçam insights valiosos. Juntos, a experiência humana e a tecnologia avançada garantem um futuro promissor para a profissão contábil.

8 maneiras de usar a automação contábil em seus negócios

A automação contábil revolucionou vários aspectos da gestão financeira. Os casos de uso a seguir mostram como a automação contábil pode melhorar a eficiência e a precisão:

  1. Gerenciamento de folha de pagamento: Automatizar os processos de folha de pagamento ajuda as empresas a economizar tempo e esforço e reduzir erros. As soluções de automação de contabilidade podem lidar com tarefas como depósito de fundos, cálculo de pagamento, sincronização com software de controle de tempo e gerenciamento de impostos sobre a folha de pagamento.
  2. Gestão de compras: O software de automação contábil simplifica as compras, reduzindo a burocracia e erros em pedidos de compra e contratos. Ele automatiza tarefas como a criação de ordens de compra e o processamento de pagamentos, encurtando o ciclo de aquisição ao pagamento e economizando em despesas com pessoal.
  3. Gestão Financeira: A automatização de tarefas de gerenciamento financeiro ajuda as empresas durante os períodos de maior movimento, como a temporada de impostos ou fechamentos financeiros mensais. Ele auxilia na detecção de erros, manutenção da conformidade, transferência de dados e identificação de pagamentos anônimos. Isso reduz a carga de trabalho das equipes financeiras.
  4. Gerenciamento de despesas: A automação da contabilidade facilita a cobrança, a transferência e o controle de despesas. Os funcionários podem digitalizar e enviar recibos para uma plataforma de rastreamento de despesas. Isso então extrai informações e as integra no software de contabilidade. Isso agiliza o processo de fechamento de contas e reduz a probabilidade de recebimentos perdidos ou incompletos.
  5. Contas a Pagar (AP) e Contas a Receber (AR) otimizadas: O software de automação contábil melhora o gerenciamento do fluxo de caixa, otimizando os processos de AP e AR. O AP mal gerenciado pode levar a altos custos e prejudicar relacionamentos com fornecedores. A AR mal gerenciada pode resultar em pagamentos atrasados ​​e desafios de capital de giro. A automação na contabilidade ajuda a rastrear pagamentos pendentes, lembrar os clientes das datas de vencimento e focar em clientes de alto risco para cobranças.
  6. Processamento Acelerado de Contas a Pagar: Os sistemas de automação AP podem agilizar o processamento e as aprovações de faturas. Isso reduzirá os atrasos e permitirá que as empresas aproveitem os descontos por pagamento antecipado.
  7. Documentação de auditoria aprimorada: A automação na contabilidade pode aprimorar a manutenção de registros e fornecer melhor controle sobre o acesso a informações confidenciais. Isso garante uma documentação de auditoria precisa e segura. Isso melhora a integridade financeira de uma empresa e a conformidade com os regulamentos.
  8. Processos de Aquisição Modernizados: A automação da contabilidade simplifica as tarefas de aquisição, como solicitações de cotação, planilhas de inspeção, recibos de remessa, guias de frete, registros de fabricação e gerenciamento de dados de fornecedores. A automação desses processos reduz a papelada e permite que os CPAs se concentrem nas atividades principais do negócio.

Como automatizar fluxos de trabalho de contabilidade com Nanonets?

Nanonets é uma plataforma avançada de automação contábil. Ele aproveita o aprendizado de máquina e a inteligência artificial para otimizar fluxos de trabalho contábeis, automatizar processos, melhorar a eficiência e reduzir erros.

A seguir estão algumas maneiras pelas quais o Nanonets ajuda a aprimorar os fluxos de trabalho de contabilidade:

  1. Processamento Inteligente de Faturas: Nanonets extrai dados de faturas, incluindo números de faturas, datas e itens de linha. Isso elimina a entrada manual de dados, acelera as contas a pagar e reduz o risco de erros humanos.
  2. Gerenciamento robusto de despesas: Os Nanonets podem automatizar a criação de relatórios de despesas extraindo dados de recibos, faturas e outros documentos relacionados a despesas. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para o rastreamento manual de despesas e garante registros financeiros precisos e atualizados.
  3. Gerenciamento simplificado de pedidos de compra: Os nanonets podem ajudar a automatizar o processo de pedido de compra, capturando informações cruciais de cotações de fornecedores, gerando pedidos de compra e atualizando registros de estoque. Essa automação aumenta a eficiência, reduz a papelada e minimiza o potencial de erros.
  4. Gestão Avançada de Contas a Receber: Os Nanonets permitem que as empresas automatizem o rastreamento e o gerenciamento de faturas pendentes. Isso ajuda a identificar pagamentos em atraso e clientes de alto risco. Ele agiliza o processo de contas a receber para que as empresas possam melhorar o fluxo de caixa e reduzir a carga de trabalho das equipes financeiras.
  5. Relatórios financeiros aprimorados: Nanonets podem gerar relatórios financeiros automaticamente reunindo e analisando dados de várias fontes, como faturas, recibos e relatórios de despesas. Essa automação economiza tempo e esforço, garantindo relatórios financeiros mais precisos e oportunos.
  6. Integração perfeita com software de contabilidade: Os Nanonets podem se integrar facilmente com softwares populares de contabilidade, como QuickBooks, Xero e Sage, permitindo que as empresas automatizem a transferência de dados e a sincronização entre sistemas. Essa integração aumenta a eficiência geral da contabilidade e reduz o risco de discrepâncias de dados.

Ao incorporar Nanonets em seus fluxos de trabalho de contabilidade, as empresas podem experimentar melhorias significativas na eficiência, precisão e gerenciamento financeiro geral. Como resultado, as equipes financeiras podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e contribuir para o crescimento e sucesso da empresa.

Conclusão

A automação contábil é uma inovação revolucionária para empresas de todos os tamanhos. Ele agiliza vários processos contábeis e aumenta a eficiência e a precisão.

A contabilidade automatizada libera as equipes financeiras para tarefas estratégicas, garantindo a integridade financeira. Ele revoluciona as operações financeiras, gerenciando folhas de pagamento, despesas e otimizando os processos de contas a pagar e receber.

A Nanonets oferece soluções inteligentes para automatizar fluxos de trabalho de contabilidade, facilitando a adaptação das empresas ao cenário digital em rápida evolução. Para saber mais sobre como os Nanonets podem ajudar a automatizar seus processos contábeis, solicite uma demonstração.

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