O gerenciamento eficiente dos processos de contas a pagar é crucial para qualquer organização, impactando o fluxo de caixa, o relacionamento com fornecedores e o desempenho financeiro geral. Um aspecto significativo das contas a pagar é o processamento de faturas. Tradicionalmente, o processamento manual de faturas tem sido uma tarefa demorada e com uso intensivo de recursos, levando a altos custos de processamento de uma fatura.
No entanto, com o advento das tecnologias de automação, as empresas agora têm a oportunidade de agilizar e otimizar seus processos de contas a pagar, reduzindo significativamente o custo de processamento de uma fatura.
Nesta postagem, exploraremos como a automação pode melhorar o custo por fatura de contas a pagar, permitindo aumentar a eficiência, reduzir erros e gerar economia.
Quanto custa processar uma fatura?
O custo de processamento de uma fatura abrange vários fatores, incluindo mão de obra, tecnologia, infraestrutura, reconciliações e muito mais.
O processamento manual de faturas envolve vários pontos de contato manuais, como entrada de dados, verificação, roteamento de aprovação e processamento de pagamentos. Essas tarefas podem ser demoradas e propensas a erros, levando a ineficiências e aumento de custos.
De acordo com estudos do setor, o custo médio do processamento manual de uma fatura pode variar de US$ 5 a US$ 20 por fatura, dependendo do tamanho da organização e da complexidade do processo.
Os custos de processamento de uma fatura podem ser categorizados em custos diretos e indiretos. Os custos diretos incluem mão de obra, impressão e postagem e custos de armazenamento para faturas físicas. Os custos indiretos abrangem os custos de oportunidade de pagamentos atrasados, possíveis multas por atraso e o impacto nos relacionamentos com fornecedores.
Além disso, o processamento manual aumenta o risco de erros, levando a discrepâncias nas faturas, disputas de pagamento e processos de reconciliação demorados.
É importante observar que o custo médio do processamento de faturas pode variar significativamente dependendo das operações existentes na organização, do volume de faturas e do nível de automação implementado.
Ao adotar tecnologias de automação, as empresas podem reduzir significativamente esses custos e obter uma função de contas a pagar mais simplificada e econômica.
Quanto tempo leva em média o processamento da fatura?
O tempo médio necessário para processar uma fatura manualmente pode variar dependendo de vários fatores, incluindo a complexidade da fatura, o número de aprovações necessárias e a eficiência do processo existente.
O processamento manual de faturas geralmente envolve etapas demoradas, como entrada de dados, verificação manual, encaminhamento para aprovações e arquivamento manual.
Estudos demonstraram que o processamento manual de faturas pode levar de alguns dias a várias semanas.
Atrasos no processamento de faturas podem levar a consequências negativas, incluindo pagamentos atrasados, descontos perdidos em pagamentos antecipados, relações tensas com fornecedores e aumento dos custos operacionais.
Além disso, quanto mais tempo demorar para processar uma fatura, maior a probabilidade de erros e discrepâncias, prolongando ainda mais o processo de conciliação.
Na próxima seção, exploraremos detalhadamente as etapas envolvidas no processamento de faturas.
O que inclui o processamento de faturas?
O processamento de faturas é um fluxo de trabalho abrangente que envolve várias etapas, desde o recebimento de uma fatura até o pagamento final.
Compreender os vários componentes do processamento de faturas é essencial para identificar áreas de melhoria e implementar a automação de forma eficaz.
Aqui estão os estágios críticos envolvidos no ciclo de processamento da fatura:
- Recibo de Fatura: O processo começa com o recebimento de uma fatura de um vendedor ou fornecedor. Isso pode estar em vários formatos, incluindo faturas em papel, PDFs ou arquivos de intercâmbio eletrônico de dados (EDI).
- Captura de fatura: o próximo passo é capturar os dados da fatura com precisão. Isso envolve a extração de informações relevantes, como número da fatura, detalhes do fornecedor, data da fatura, detalhes do item de linha e valores correspondentes. A entrada manual de dados pode ser demorada e propensa a erros, levando a atrasos e imprecisões.
- Verificação e validação: Depois que os dados da fatura são capturados, eles devem ser verificados quanto à precisão e validados em relação a ordens de compra, contratos ou outros documentos de suporte. Esta etapa garante que a fatura esteja alinhada com os termos e quantidades acordados.
- Aprovação de fatura: a fatura geralmente passa por um processo de aprovação após a verificação. Isso envolve o encaminhamento da fatura para o pessoal ou departamento apropriado para revisão e aprovação com base em fluxos de trabalho predefinidos e níveis de autorização. Os processos manuais de aprovação geralmente envolvem papelada física ou e-mails, levando a atrasos e ineficiências.
- Manipulação de exceção: em alguns casos, as faturas podem ter discrepâncias ou exigir ações adicionais, como resolver disputas de preços, esclarecer problemas de entrega ou abordar diferenças entre a fatura e os documentos de suporte. O tratamento de exceções envolve identificar e abordar esses problemas para garantir o processamento preciso da fatura.
- Reconciliação: Uma vez que a fatura seja aprovada, ela precisa ser conciliada com os registros financeiros e saldos de contas correspondentes. Isso garante que a fatura corresponda aos valores registrados no sistema contábil e que quaisquer discrepâncias sejam identificadas e resolvidas.
- para qualquer empresa: a etapa final no ciclo de processamento da fatura é o pagamento ao vendedor ou fornecedor. Isso pode envolver a geração de arquivos de pagamento, o início de transferências eletrônicas de fundos (EFT), a emissão de cheques ou a utilização de outros métodos de pagamento.
Cada etapa do ciclo de processamento da fatura pode ser demorada e consumir muitos recursos quando realizada manualmente. A implementação da automação nessas áreas pode melhorar significativamente a eficiência, a precisão e o custo geral por fatura.
O que afeta o custo médio de processamento de uma fatura?
Segundo estimativas da IOFM, com um baixo volume de faturas (<20,000), as organizações podem ter um custo médio de processamento de uma fatura de US$ 12.98 com automação e US$ 15.97 sem automação.
Para um volume moderado de faturas (20,000 – 100,000), o custo médio para processar uma fatura é de US$ 4.24 com automação e US$ 6.10 sem automação. Para alto volume de faturas (>100,000), o custo médio para processar uma fatura é de US$ 3.18 com automação e US$ 3.62 sem.
Essas diferenças podem resultar em fluxos de caixa significativos, por isso é imperativo identificar oportunidades de economia de custos ou de tempo. A automação pode ajudar nesse sentido.
Como reduzir o custo médio de processamento de uma fatura?
Vários fatores influenciam o custo médio de processamento de uma fatura. Entender esses fatores é crucial para as organizações que buscam otimizar o processamento de faturas e reduzir o custo do processamento de faturas. Os seguintes elementos são áreas potenciais de melhoria:
- Volume da fatura: O número total de faturas processadas em um período específico afeta o custo geral. Maiores volumes de fatura geralmente levam a custos médios mais baixos por fatura devido a economias de escala e maior eficiência do processo.
- Automação: O nível de automação implementado no fluxo de trabalho de processamento de faturas impacta significativamente o custo. A automação agiliza tarefas manuais, reduz erros e acelera o tempo geral de processamento, resultando em custos mais baixos por fatura.
- Custos de mão de obra: O custo dos recursos humanos envolvidos no processamento de faturas, incluindo salários de pessoal, benefícios e treinamento, contribui para o custo total por fatura. Organizações com custos de mão-de-obra mais altos terão custos médios por fatura mais altos.
- Manipulação de exceção: Lidar com exceções de faturas, como erros, discrepâncias ou informações ausentes, aumenta o custo de processamento. Resolver exceções requer recursos, tempo e esforço adicionais, o que pode aumentar o custo médio por fatura.
- Infraestrutura de tecnologia: A eficiência e os recursos da infraestrutura de tecnologia, incluindo sistemas de gerenciamento de faturas, digitalização de documentos, soluções de armazenamento e ferramentas de extração de dados, impactam o custo por fatura. A implementação de tecnologias robustas e integradas pode otimizar o fluxo de trabalho de processamento e reduzir custos.
Ao entender e abordar esses fatores, as organizações podem identificar oportunidades para otimizar seus processos de contas a pagar e obter custos médios mais baixos para processar uma fatura.
Isso melhora o desempenho financeiro e fornece fluxo de caixa adicional para investimento em iniciativas estratégicas, levando a melhores resultados gerais de negócios. A seção a seguir examinará como a automação pode ajudar no processamento de faturas.
Como a automação pode melhorar o processamento de faturas e reduzir custos
A automação surgiu como um divisor de águas no processamento de faturas, oferecendo benefícios significativos para as organizações que buscam otimizar suas operações de contas a pagar e reduzir custos.
Aqui estão algumas maneiras importantes pelas quais a automação pode aprimorar o processamento de faturas:
Processamento mais rápido
O processamento manual de faturas pode ser demorado e sujeito a atrasos. A automação agiliza o fluxo de trabalho do processamento de faturas, eliminando a entrada manual de dados e automatizando tarefas repetitivas.
As faturas podem ser digitalmente capturadas, validadas e encaminhadas para aprovação com o mínimo de intervenção humana, resultando em tempos de processamento de gerenciamento de volume e mão de obra mais rápidos. Isso ajuda a reduzir o custo médio de processamento de uma fatura.
Precisão Melhorada
A entrada manual de dados é suscetível a erros, levando a discrepâncias de pagamento e possíveis perdas financeiras.
A automação aproveita a tecnologia avançada de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e algoritmos inteligentes de extração de dados para capturar dados de faturas de vários formatos com precisão.
Isso reduz as chances de erros humanos e garante a precisão dos dados durante todo o ciclo de processamento, diminuindo assim o tempo e os recursos gastos. Isso ajuda a reduzir os custos de processamento de uma fatura.
Eficiência aprimorada
Com a automação, o processamento de faturas se torna mais eficiente e simplificado. As ferramentas inteligentes de automação do fluxo de trabalho podem automatizar os processos de roteamento e aprovação, garantindo que as faturas cheguem prontamente às partes interessadas certas.
Notificações e lembretes automatizados minimizam os gargalos, reduzindo os tempos de ciclo de processamento e melhorando a eficiência geral.
Redução de custos
A vantagem cumulativa significativa da automação é o potencial de reduzir o custo do processamento de faturas.
As organizações podem obter economias de custos significativas eliminando a entrada manual de dados, reduzindo erros e simplificando os fluxos de trabalho.
A automação reduz a necessidade de pessoal adicional, minimiza o uso de papel e aumenta a eficiência do processo, levando a um menor custo por fatura.
Conformidade aprimorada
A automação do processamento de faturas pode garantir a conformidade com políticas internas e requisitos regulatórios.
As regras de validação automatizadas podem sinalizar faturas não conformes, garantindo a adesão aos termos de pagamento, termos de contrato e diretrizes regulatórias. Isso ajuda a reduzir os riscos e fornece processamento preciso e compatível.
Visibilidade e análise de dados
As soluções de automação fornecem visibilidade em tempo real das atividades de processamento de faturas. As organizações podem gerar relatórios e análises abrangentes para obter informações sobre volumes de faturas, tempos de processamento, gargalos e métricas de desempenho.
Esses insights permitem a tomada de decisões informadas, a otimização de processos, a melhoria contínua e a eficiência dos negócios.
Ao aproveitar o poder da automação, as organizações podem transformar suas operações de processamento de faturas. A automação aumenta a velocidade, precisão, eficiência e economia, melhorando significativamente a função geral de contas a pagar.
Como a Nanonets automatiza o processamento de faturas
A Nanonets é uma fornecedora líder de soluções avançadas de automação para revolucionar o processamento de faturas.
Com sua tecnologia de ponta e recursos inteligentes, a Nanonets agiliza todo o fluxo de trabalho de processamento de faturas, oferecendo eficiência e precisão inigualáveis. Veja como a Nanonets automatiza o processamento de faturas.
A Nanonets utiliza tecnologia avançada de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e algoritmos de aprendizado de máquina para extrair dados relevantes de faturas com precisão.
Ele pode lidar com vários formatos de fatura, incluindo documentos digitalizados, PDFs e faturas digitais.
O sistema captura automaticamente detalhes essenciais, como nome do fornecedor, número da fatura, data, itens de linha e valores, eliminando a necessidade de entrada manual de dados.
Validação e verificação automatizadas
Nanonets podem implantar regras para garantir a precisão e integridade dos dados.
Ele verifica faturas duplicadas, informações ausentes e conformidade com regras predefinidas. Quaisquer discrepâncias ou anomalias são sinalizadas para revisão, reduzindo o risco de erros e atividades fraudulentas.
Simplifique todo o processo de fluxo de trabalho
A Nanonets encaminha automaticamente as faturas para as partes interessadas apropriadas para revisão e aprovação com base em regras e fluxos de trabalho predefinidos.
O sistema envia notificações e lembretes, garantindo ações oportunas e reduzindo os tempos de ciclo de processamento.
As partes interessadas podem colaborar, comunicar e acompanhar o status das faturas no sistema, melhorando a transparência, a velocidade e a responsabilidade.
Integrar com sistemas existentes
Os nanonets podem integrar sistemas existentes, como software ERP (Enterprise Resource Planning), sistemas de contabilidade e outros aplicativos, permitindo a troca e sincronização de dados sem problemas.
Essa integração elimina a necessidade de transferência manual de dados, reduzindo erros e aumentando a eficiência do processo.
Os Nanonets também podem lidar eficientemente com exceções ou discrepâncias em faturas com sua interface intuitiva.
O sistema sinaliza discrepâncias, como incompatibilidades de preços ou informações incompletas, permitindo que os usuários as resolvam prontamente. Esse processo simplificado de tratamento de exceções garante um processamento de faturas preciso e compatível.
ofertas de nanonets relatórios abrangentes e capacidades analíticas, fornecendo informações valiosas sobre o desempenho do processamento de faturas.
Os usuários podem gerar relatórios personalizados, rastrear as principais métricas e identificar áreas de melhoria. Esses insights ajudam as organizações a otimizar fluxos de trabalho de processamento de faturas, aumentar a produtividade e tomar decisões baseadas em dados.
A Nanonets capacita as organizações com uma plataforma robusta e inteligente para automatizar e otimizar o processamento de faturas, reduzindo o custo médio de processamento de uma fatura.
Ao alavancar tecnologias avançadas, a Nanonets reduz significativamente o esforço manual, melhora a precisão, aumenta a eficiência e reduz o custo por fatura.
As organizações podem, assim, experimentar operações simplificadas, tempos de processamento reduzidos e maior produtividade, conduzindo, em última instância, a uma melhor gestão financeira e resultados de negócios.
Conclusão
A mercado de software de processamento de faturas espera-se que cresça de $ 22 bilhões em 2022 para $ 25.3 bilhões até 2033, crescendo a um CAGR de 18%. Isso aponta claramente para o crescente papel da automação no processamento de faturas.
O processamento de faturas é crucial para qualquer empresa gerenciar seu processo de contas a pagar e fluxos de caixa financeiros. O processamento manual de faturas é demorado, trabalhoso e custoso.
Para reduzir custos e permanecer competitivos, as empresas devem automatizar o processamento de faturas. Com base no IOFM 2021 Denunciar sobre o futuro das contas a pagar, constatou-se que 51% das faturas serão processadas exclusivamente eletronicamente.
A automação elimina tarefas manuais tediosas, como entrada de dados e correspondência de faturas, permitindo que as equipes financeiras se concentrem em atividades de maior valor agregado.
Com a avançada tecnologia OCR da Nanonets, algoritmos de aprendizado de máquina e recursos de integração perfeita, as organizações têm uma ferramenta poderosa para aprimorar seus processos de contas a pagar.
Ao alavancar os recursos de automação da Nanonets, as empresas podem desbloquear novos níveis de eficiência, precisão e economia de custos no processamento de faturas.
- Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
- PlatoData.Network Gerativa Vertical Ai. Capacite-se. Acesse aqui.
- PlatoAiStream. Inteligência Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
- PlatãoESG. Automotivo / EVs, Carbono Tecnologia Limpa, Energia, Ambiente, Solar, Gestão de resíduos. Acesse aqui.
- BlockOffsets. Modernizando a Propriedade de Compensação Ambiental. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/cost-of-processing-an-invoice/
- :tem
- :é
- $3
- $UP
- 000
- 10
- 100
- 20
- 2021
- 2022
- 24
- 98
- a
- acelera
- Conta
- responsabilidade
- Contabilidade
- Contas
- contas a pagar
- precisão
- preciso
- exatamente
- Alcançar
- ações
- atividades
- Adicional
- endereço
- endereçando
- Adotando
- avançado
- Vantagem
- advento
- Depois de
- contra
- algoritmos
- Alinha
- Permitindo
- tb
- quantidade
- quantidades
- an
- analítica
- e
- qualquer
- aplicações
- apropriado
- aprovação
- aprovações
- aprovou
- SOMOS
- áreas
- AS
- aspecto
- At
- autorização
- automatizar
- automatiza
- automaticamente
- automatizando
- Automação
- média
- saldos
- baseado
- BE
- torna-se
- sido
- Benefícios
- Melhor
- entre
- bilhão
- negócio
- negócios
- by
- cagr
- CAN
- capacidades
- capturar
- capturados
- capturas
- casos
- dinheiro
- fluxo de caixa
- chances
- personagem
- reconhecimento de caracteres
- Cheques
- claramente
- colaborar
- COM
- comunicar
- Empresa
- competitivo
- complexidade
- compliance
- compatível
- componentes
- compreensivo
- conclusão
- Consequências
- contínuo
- contract
- contratos
- contribui
- Correspondente
- Custo
- economia de custos
- relação custo-benefício
- custos
- crítico
- crucial
- personalizado
- ponta
- ciclo
- dados,
- entrada de dados
- Data Exchange
- orientado por dados
- Data
- dias
- lidar
- Tomada de Decisão
- decisões
- Atrasado
- atrasos
- entregando
- Entrega
- Departamento
- Dependendo
- implantar
- detalhe
- detalhes
- diferenças
- digital
- digitalmente
- diretamente
- descontos
- disputas
- documento
- INSTITUCIONAIS
- parece
- feito
- distância
- condução
- dois
- Cedo
- economias
- Economias de escala
- efetivamente
- eficiência
- eficiente
- eficientemente
- esforço
- Eletrônico
- eletronicamente
- elementos
- elimina
- eliminando
- e-mails
- emergiu
- empodera
- permitir
- permitindo
- abranger
- engloba
- aplicar
- aumentar
- Melhora
- aprimorando
- garantir
- garante
- assegurando
- Empreendimento
- Todo
- entrada
- ERP
- erro
- erros
- essencial
- estimativas
- examinar
- exceção
- exchange
- existente
- esperado
- expedições
- vasta experiência
- explorar
- extrato
- fatores
- mais rápido
- Taxas
- poucos
- Arquivos
- Arquivamento
- final
- financiar
- financeiro
- desempenho financeiro
- marcado
- bandeiras
- fluxo
- Fluxos
- Foco
- seguinte
- Escolha
- encontrado
- fraudulento
- da
- função
- fundos
- mais distante
- futuro
- Ganho
- jogador desafiante
- geralmente
- gerar
- gerando
- vai
- Cresça:
- Crescente
- orientações
- manipular
- Manipulação
- Aproveitamento
- Ter
- ajudar
- ajuda
- SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA
- Alta
- superior
- Como funciona o dobrador de carta de canal
- HTTPS
- humano
- Recursos Humanos
- identificado
- identificar
- identificar
- Impacto
- impactando
- Impacto
- imperativo
- executar
- implementado
- implementação
- importante
- melhorar
- melhorado
- melhoria
- melhorar
- in
- incluir
- Incluindo
- aumentou
- Aumenta
- indústria
- influência
- INFORMAÇÕES
- informado
- Infraestrutura
- iniciativas
- insights
- integrar
- integrado
- integração
- integridade
- Inteligente
- Interface
- interno
- da intervenção
- para dentro
- intuitivo
- investimento
- Gerenciamento de faturas
- Processamento de faturas
- envolver
- envolvido
- envolvendo
- questões
- Emissão
- IT
- Unid
- ESTÁ
- Chave
- trabalho
- Atrasado
- conduzir
- principal
- aprendizagem
- Nível
- níveis
- aproveita as
- aproveitando
- como
- Line
- longo
- mais
- procurando
- perdas
- Baixo
- diminuir
- Baixa
- máquina
- aprendizado de máquina
- fazer
- gerencia
- de grupos
- manual
- manualmente
- correspondente
- Posso..
- métodos
- Métrica
- mínimo
- perdido
- desaparecido
- Mitigar
- mais
- mais eficiente
- muito
- múltiplo
- devo
- nome
- você merece...
- Cria
- negativo
- Novo
- Próximo
- notificações
- agora
- número
- OCR
- of
- oferecendo treinamento para distância
- frequentemente
- on
- uma vez
- ONE
- operacional
- Operações
- oportunidades
- Oportunidade
- reconhecimento de caracteres ópticos
- otimização
- Otimize
- or
- ordens
- organização
- organizações
- Outros
- resultados
- global
- Papel
- formulários
- pagamento
- métodos de pagamento
- processo de pagamento
- pagamentos
- atuação
- executa
- significativo
- Pessoal
- físico
- planejamento
- plataforma
- platão
- Inteligência de Dados Platão
- PlatãoData
- pontos
- políticas
- Publique
- potencial
- poder
- poderoso
- preços
- impressão
- processo
- Processado
- processos
- em processamento
- produtividade
- fornecer
- provedor
- fornece
- fornecendo
- compra
- puramente
- alcance
- alcançar
- em tempo real
- recebido
- reconhecimento
- reconciliação
- gravado
- registros
- reduzir
- Reduzido
- reduz
- redução
- Considerar
- reguladores
- Relacionamentos
- relevante
- repetitivo
- Relatórios
- Relatórios
- requerer
- requeridos
- Requisitos
- exige
- resolvidas
- resolver
- recurso
- uso intensivo de recursos
- Recursos
- resultando
- rever
- revolucionar
- certo
- Risco
- riscos
- uma conta de despesas robusta
- Tipo
- rotas
- roteamento
- regras
- s
- salários
- Poupança
- Escala
- exploração
- desatado
- Seção
- busca
- envia
- vários
- mostrando
- periodo
- de forma considerável
- Tamanho
- Liso
- So
- Software
- Soluções
- alguns
- específico
- velocidade
- gasto
- Staff
- Estágio
- partes interessadas
- Status
- ficar
- Passo
- Passos
- armazenamento
- Estratégico
- simplificar
- simplificada
- racionalização
- caso
- tal
- Apoiar
- suscetível
- Sincronização
- .
- sistemas
- Tire
- tomado
- toma
- Tarefa
- tarefas
- equipes
- Tecnologias
- Tecnologia
- condições
- que
- A
- O Futuro
- deles
- Eles
- Este
- isto
- Através da
- todo
- tempo
- demorado
- vezes
- para
- ferramenta
- ferramentas
- Total
- pista
- tradicionalmente
- Training
- transferência
- fáceis
- Transformar
- Transparência
- tipicamente
- Em última análise
- compreensão
- destravar
- incomparável
- Uso
- usuários
- Utilizando
- validado
- validação
- Valioso
- vário
- fornecedor
- Verificação
- verificado
- visibilidade
- volume
- volumes
- maneiras
- we
- semanas
- O Quê
- O que é a
- quando
- qual
- precisarão
- de
- dentro
- sem
- de gestão de documentos
- fluxos de trabalho
- Vocês
- investimentos
- zefirnet